Agenda Verbreding in onze doelgroepen it-punt imonitor: ICT-maturiteit van jouw bestuur

Transcriptie

1

2

3 Agenda 2016 Verbreding in onze doelgroepen it-punt imonitor: ICT-maturiteit van jouw bestuur Blijven inzetten op samenwerken # projecten in de spotlichten Jouw burgers de klok rond bedienen

4 VERA in een notendop = Steunpunt e-government voor lokale besturen van Vlaams-Brabant met bovenlokale focus

5 De genen van VERA Nabijheid en regionale aanpak Objectief & neutraal Tactisch / operationeel Vanuit dialoog en interactie met de besturen => vertrekpunt = behoefte van een bestuur Samenwerken leidt tot kostenefficiëntie => bespaard in 2015 dankzij raamcontracten!

6 Weet jij hoe groot het sluipverbruik is in jouw bestuur?

7 Verbreding

8 Groei in kostendelende dienstverlening IT-beheer: nu reeds bij >15 besturen, maar extra vragen IT-architectuur / IT-advies: lopende opdrachten bij >12 besturen Veiligheidsconsulent: nu reeds bij 45 besturen Servicedesk

9 Nieuwe doelgroepen VERA, steunpunt e-goverment voor: Gemeentes OCMW Politiezones Hulpverleningszones Bibliotheken Gemeentescholen Project serververnieuwing Raamcontract RFID Voor samenwerkingsprojecten & de kostendelende dienstverlening

10

11 Leden van it-punt Rotselaar Bekkevoort Geetbets Keerbergen Kampenhout Boortmeerbeek Machelen Steenokkerzeel VERA

12 Meerwaarde van it-punt ilv

13 Aanbod

14

15 imonitor: de 1ste resultaten

16 imonitor Nulmeting m.b.t. ICT- en informatiematuriteit van de Vlaamse lokale besturen Methodologie: 6 thema s: Informatiebeheer Beleid Capaciteit Partners / Samenwerking Processen E-dienstverlening Respons: 76 % (82% gemeenten & 70% OCMW s) I-monitor 16

17 Digitale maturiteit van de lokale besturen I-monitor 17

18 Beleid > Hoe kijkt het beleid naar ICT? > In welke mate w ICT betrokken bij de beleidsvoering? Informatietechnologie en informatiebeleid komen ruim voldoende aan bod in het managementteam van mijn bestuur. 54% 5% 41% ja neen weet niet Bij belangrijke beslissingen gebeurt er een digitale impactanalyse in mijn bestuur. 16% 26% 4% 1% 10% 43% altijd meestal soms zelden nooit weet niet I-monitor 18

19 Beleid 70% Hoe vaak is er binnen het bestuur overleg over strategische IT-onderwerpen? 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Met het college of bevoegde schepen of vast bureau Op het managementteam Op het diensthoofdenoverleg Met gebruikers/gebruikersgroepen wekelijks maandelijks ad hoc jaarlijks niet weet niet niet van toepassing I-monitor 19

20 Beleid In het meerjarenplan van mijn bestuur wordt digitalisering substantieel genoemd als middel om doelstellingen te bereiken. 6% 2% 10% ja, uitgebreid 11% ja, voldoende er wordt melding gemaakt 30% 41% nee, erg weinig nee, niet In mijn bestuur is er een geformaliseerd ITbeleidsplan 7% 24% weet niet ja neen weet niet 69% I-monitor 20

21 E-dienstverlening Mijn bestuur heeft inzicht in de mate van het gebruik van de elektronische dienstverlening? (e-loketten)(cijfers, statistieken, kengetallen,...) 20% 40% ja neen weet niet 40% I-monitor 21

22 E-dienstverlening Doet uw bestuur klantenbevragingen om de tevredenheid over de dienstverlening én de e-dienstverlening te meten? 8% 28% ja nee weet niet 64% Wat is de frequentie van de klantenbevragingen om de tevredenheid over de (e-)dienstverlening te meten? 0 1 x per jaarlijks op ad hoc basis op permanente tweejaarlijks weet niet I-monitor legislatuur basis 22

23 imonitor begeleidingstraject Zicht op scores per thema & een algemene score voor ICT-maturiteit Begeleidingstraject (mbv subsidies Vlaanderen) voor de besturen met een hoge verbetermarge VERA kan dit begeleidingstraject voor jouw bestuur uitwerken en opnemen

24 Blijven inzetten op samenwerken

25 De Virtuele Centrumsteden

26 126 leden #maart2016 Verbreding Nieuwe leden Nieuwe doelgroep Nieuwe VCS Helics GB Kraainem OCMW Kraainem GB Tervuren GB Kortenberg OCMW Kortenberg OCMW Bierbeek Hulpverleningszone Oost Brabant Hulpverleningszone West Brabant Politie Oost Lambiek Politie West Verdieping Kennisplatform ICT =>kennisdeling en zelfredzaamheid Monitoring =>groter aantal afnemers => meer templates => meer diversiteit

27 Actueel

28 Samenwerken aan projecten Afgeronde projecten 2015 Externe audit Vlaanderen Integratie gemeente & OCMW Lopende projecten Opleidingstrajecten (i.s.m. PIVO) Zelfredzaamheid in IT Nieuwe projecten 2016 Inventarisatie & koppelingen Servers voor politiezones e-dienstverlening

29 S a m e n - s p o r e n : Naar een nieuwe organisatie

30 Uitgangspunten Vlaamse Regering: inkanteling OCMWgemeente Audit Vlaanderen: De aanpak van de samenwerking tussen gemeente- en OCMWbestuur kan best meer projectmatig

31 Uitgangspunten Samen-gaan twee organisaties: diverse risico s Twee verschillende culturen Opslorpingsangst Kat-uit-de-boom-syndroom Nefaste gevolgen voor: Medewerkers Dienstverlening Nood aan: Projectaanpak Aandacht voor veranderingsmanagement!

32 Aanbod Begeleiding bij project- en verandermanagement 3 tot 4 besturen (gemeente én OCMW samen) Combinatie van: Gezamenlijk: ondersteuning bij opmaak project- en veranderplan Individueel: begeleiding op maat Intervisiegroep doorheen uitvoering

33 Voordelen Sterk methodologisch kader Groepsengagement = motor voor eigen traject Kosten delen Uitwisselen kennis en ervaring Eigen traject op maat ondersteund

34 Gezamenlijk & individueel traject Gezamenlijk: clustergroep Individueel: gemeente & OCMW 1. Opstartsessie (0,5) 2. Opstartfase (3,5) 3. Planningsfase (3) 4. Uitvoering (3) 5. Intervisie: delen ervaring (2) = 12 mandagen 1. Systematische afwisseling gezamenlijke fase specifieke fase bestuur => Coaching, ondersteuning, begeleiding, van a3o en/of VERA 2. Rapportage eigen voortgang tijdens de gezamenlijk overleg => Stimulans 3. Mogelijkheid begeleiding op maat = 8 mandagen

35 Kostprijs Voorbeeld 1: 3 besturen 12 mandagen gezamenlijk: 1.936/bestuur 8 mandagen individueel: 3.872/bestuur Totaal: 5.808/bestuur ( 290/dag) Voorbeeld 2: 4 besturen 12 mandagen gezamenlijk: 1.452/bestuur 8 mandagen individueel: 3.872/bestuur Totaal: 5.324/bestuur ( 266/dag)

36 Wat nu? Interesse? Timing Contacteer Ine Voor 15 april 2016 Opstart: begin mei Opstartfase voltooid: september Planningsfase voltooid: december Uitvoeringsfase:

37 Contact PIVO: praktisch Ine Herten a3o BVBA: inhoudelijk Bart Kaesemans bart.kaesemans@a3o.be - VERA: IT-projecten Hans Hubin hans.hubin@vera.be

38 Project: inventarisatie & koppelingen (1) Aanleiding: grote behoefte aan koppelingen (veel vragen) Belang: optimalisatie van werkprocessen zonder koppelingen: overtypen data-duplicatie onduidelijke workflow, status Concrete vragen Welke koppelingen zijn er? Wat doen ze precies? Hoe implementeren? Hoe best gebruik van maken? Kennis is versnipperd informatie delen!

39 Project: inventarisatie & koppelingen (2) Stap 1: inventarisatie van software zelf = noodzakelijke voorwaarde om rond koppelingen te werken praktisch: via Softwarecatalogus.be (V-ICT-OR) Stap 2: inventarisatie van koppelingen idealiter ook binnen Softwarecatalogus.be Dubbel doel: 1. Meer + beter + goedkoper gebruikmaken van bestaande koppelingen 2. Samen oplossingen zoeken voor ontbrekende of slecht werkende koppelingen (ook: initiatieven richting leveranciers)

40 Jouw burgers de klok rond bedienen

41 Steekproef e-dienstverlening gemeenten (1/8) = 3 documenten online aangevraagd bij 30+ gemeenten Begijnendijk Bekkevoort Bever Bierbeek Boortmeerbeek Boutersem Diest Geetbets Glabbeek Grimbergen Haacht Halle Herent Holsbeek Keerbergen Kortenaken Leuven Linter Lennik Lubbeek Overijse Roosdaal Rotselaar Scherpenheuvel-Zichem Tielt-Winge Tienen Tremelo Vilvoorde Zoutleeuw Zemst + Mechelen en Putte

42 Steekproef e-dienstverlening gemeenten (2/8) Resultaten: grote verscheidenheid aan implementaties

43 Steekproef e-dienstverlening gemeenten (3/8) Documenten beschikbaar in e-loket 1) Attest bewijs van woonst 2) Attest samenstelling van het gezin 3) Uittreksel strafregister documenten 2 documenten 1 document geen documenten

44 Steekproef e-dienstverlening gemeenten (4/8) Technische implementatie eid is niet plug & play! Middleware, certificaten, plugins installeren Browserafhankelijke problemen Waarom eid aanbieden/verplichten? Helft van de gevallen: vragen naar gegevens die op eid staan Status aanvraag zelden online op te volgen Identiteit controleren: nodig? Varia: adressen controleren! Niet altijd beveiligd (

45 Steekproef e-dienstverlening gemeenten (5/8) Informeren/begeleiden van gebruikers Zelden informatie over duur en kostprijs Zelden toelichting over verdere verloop Bedankt, uw aanvraag wordt verwerkt. Onduidelijk/onvolledig/tegenstrijdig over alternatieve kanalen Onduidelijke indeling e-loket Het Uittreksel Strafregister vind je onder Ligging Bestuur Sport Digitaal Sociaal Huis OCMW Onderwijs Politie Diensten Jeugd Cultuur Senioren Strijkatelier Werkpunt Toerisme Nuttige documenten Home Contact Vacatures Links Kerkhof Creëert negatieve gebruikerservaring: werk aan de winkel

46 Steekproef e-dienstverlening gemeenten (6/8) Gebruikerswaardering = overwegend positief 4/5 zou het e-loket opnieuw gebruiken Meerderheid vindt gebruik eenvoudig, snel en duidelijk Wat is de minimale/maximale levertijd? varieert van 5 minuten tot 1 week Reacties ook positief bij langere levertijd, en zelfs in geval er problemen optreden

47 Steekproef e-dienstverlening gemeenten (7/8) Hoe documenten in ontvangst nemen? Per post Fysiek loket Downloaden 25% vd gebruikers móet naar het gemeentehuis e-loket zinvol? Aanrekenen kosten? 20% gebruikers moet betalen zinvol?

48 Steekproef e-dienstverlening gemeenten (8/8) Conclusies op basis van steekproef 1) Grote variatie! (soms binnen dezelfde gemeente) 2) Veel kleine verbeterpunten (i.f.v. gebruikservaring) doe zelf de test! belangrijkste tip: informatie stroomlijnen e-loket Niet zichtbaar in steekproef Hoe verloopt interne afhandeling? Wat met complexere producten? Kosten/baten? Wat is optimale praktijk? Rechtsgeldigheid?

49 Project: e-dienstverlening (1) Verplichting (Vlaanderen Radicaal Digitaal) & kansen: betere & efficiëntere dienstverlening Doel: win-winsituatie creëren voor klanten én het bestuur Voorwaarde: doordachte keuzes op maat van het bestuur in afstemming met: Beleid Organisatie IT-afdeling

50 Project: e-dienstverlening (2) Besturen verschillen van elkaar op vlak van: Startpunt: mate waarin dienstverlening al elektronisch verloopt Ambitieniveau & prioriteiten (Financiële) middelen ter beschikking Software-architectuur & technische infrastructuur & know-how Organisatie dienstverlening Géén uniforme oplossing (one size fits all) Maar maatwerk: begeleiding bij individueel groeipad

51 Project: e-dienstverlening (3) E-dienstverlening = programma met verschillende projecten => stapsgewijs uitbouwen Stap 1: Hoe zit het bij ons? - As is - en to be -analyse: waar zitten kansen en mogelijkheden - Optimalisatie dienstverlening via succeservaring Stap 2: Wat hebben de meeste besturen nodig? - Waar zijn kansen + behoefte aan ondersteuning het grootst? - Hierrond aparte projecten: bouwstenen e-loket - Resultaat: beslissingsschema s, marktverkenningen, raamcontracten

52 Vragen?