Vlaanderen Radicaal Digitaal

Transcriptie

1 Vlaanderen Radicaal Digitaal Samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren Trefdag 9 juni

2

3 Kader

4 Vlaanderen Radicaal Digitaal > De I-monitor kadert in een groter geheel van twee projecten binnen het programma Vlaanderen Radicaal Digitaal. Vlavirgem van V-ICT-OR Start-to-Share van VVSG Samenwerkingsovereenkomst samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren Subsidiebesluiten Uw bestuur radicaal digitaal I-monitor

5 Samenwerkingsovereenkomst Samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren 1. Versterken van informatie- en ICT-capaciteit 2. Realisatie van interbestuurlijke ketenintegratie 3. Lokale besturen als volwaardige partner betrekken (co-creatie)

6 Co-creatie VO Componenten (ervaringen en best practices ) Strategische bouwstenen (VO, FOD) Software Softwarecatalogus + convenant Evidente minimum MAGDA platform OSLO standaard (Informatie Vlaanderen / HFB) Informatie Vlaanderen Standaardiseren Informatie Vlaanderen Dissemineren Maturiteitsmeting (Informatieveiligheidstool & I-Monitor) Expertenfora Dynamische, permanente meting LivingLab (bedrijvenconsortium) Proeftuinen (besturen) V-ICT-OR Innoveren Regionale kenniskringen + relatiebeheer VO, VERA, PIVA, provincie Limburg) 309 e Adopteren V-ICT-OR VVSG 308 Inzicht of bouwstenen al dan niet gebruikt worden Evidente minimum Implementatatiestaat besturen Maturiteitsbegeleiding

7 Doelstellingen I-Monitor De I-monitor zal de nulmeting leveren in het kader van de ICTen informatiematuriteit van de Vlaamse lokale besturen. Omgevingsindicator Om de diversiteit inzichtelijk te maken worden types van digitale maturiteit bepaald en berekend per lokaal bestuur. Evolutie meten in digitale maturiteit De vragenlijst werd bezorgd aan zowel de gemeenten als de OCMW s. Strategische bevraging over informatiebeheer, beleid, processen, capaciteit, partners en e-dienstverlening I-monitor

8 Resultaten

9 Informatiebeheer: meer dan de helft van de gemeenten beschikt (nog) niet over een veiligheidsconsulent Informatieveiligheid in de lokale besturen in Vlaanderen, januari % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% audit informatieveiligheid informatieveiligheidsplan informatieveiligheidsconsulent Gemeente en OCMW 44% 48% 49% Gemeente 31% 29% 46% OCMW 65% 89% 100% > Alle respondenten: 61% heeft een informatieveiligheidsconsulent 52% heeft een informatieveiligheidsplan In 45% van de lokale besturen gebeurt er jaarlijks een audit van de informatieveiligheid I-monitor

10 Informatiebeheer I-monitor

11 Informatiebeheer: versnipperd gebruik van authentieke gegevensbronnen 60% Gebruik van (authentieke) gegevensbronnen bij de lokale besturen in Vlaanderen, januari % 40% 30% 20% 10% 0% één dienst enkele diensten hele organisatie (waar nodig) niet weet niet niet van toepassing I-monitor

12 A a n b e v e l i n g e n Zet in uw bestuur actief in op informatieveiligheidsbeleid door de aanstelling van een gecertifieerd informatieveiligheidsconsulent, de opmaak van een informatieveiligheidsplan en de oprichting van een informatieveiligheidscel opdat informatieveiligheid binnen de hele organisatie gedragen wordt. Maak gebruik van authentieke gegevensbronnen en gebruik deze doorheen de hele organisatie (bijv.: CRAB, GRB, KSZ, ). Hierdoor wordt vermeden dat er binnen hetzelfde bestuur met dubbele databestanden gewerkt wordt. Authentieke gegevensbronnen garanderen daarenboven een goede kwaliteit. Maak binnen uw bestuur werk van een inzichtelijke informatie-architectuur door bijvoorbeeld een inventaris van de gebruikte databronnen op te stellen en zo inzicht te verwerven in de verschillende bronnen die binnen de organisatie geraadpleegd en uitgewisseld worden. Communiceer de inventaris van de gebruikte databronnen organisatiebreed. Streef er binnen uw bestuur naar om data op een kwaliteitsvolle manier bij te houden (actueel, volledig en nauwkeurig) met het oog op consistente bijhouding, raadpleging en uitwisseling. 12

13 Gemiddelde score digitale maturiteit Beleid: regelmatig IT-overleg leidt tot hogere score op vlak van digitale maturiteit Informatietechnologie en informatiebeleid komen ruim voldoende aan bod in het managementteam van mijn bestuur. 5% 41% ja 54% neen weet niet Lokale besturen waar IT regelmatig besproken wordt op het managementteam, scoren significicant beter op het vlak van digitale maturiteit. Komt Informatietechnologie en informatiebeleid ruim voldoende aan bod in het managementteam van uw bestuur? ja neen I-monitor

14 Beleid: meer dan de helft van de besturen doet zelden of nooit een digitale impactanalyse Bij belangrijke beslissingen gebeurt er een digitale impactanalyse in mijn bestuur. 1% 16% 4% 10% 26% 43% altijd meestal soms zelden nooit weet niet I-monitor

15 Beleid: strategische IT-onderwerpen worden vooral ad hoc behandeld 70% Hoe vaak is er binnen het bestuur overleg over strategische IT-onderwerpen? 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Met het college of bevoegde schepen of vast bureau Op het managementteam Op het diensthoofdenoverleg Met gebruikers/gebruikersgroepen wekelijks maandelijks ad hoc jaarlijks niet weet niet niet van toepassing I-monitor

16 Beleid: digitalisering komt onvoldoende aan bod in de meerjarenplannen In het meerjarenplan van mijn bestuur wordt digitalisering substantieel genoemd als middel om doelstellingen te bereiken. 6% 2% 10% 11% ja, uitgebreid ja, voldoende er wordt melding gemaakt 30% 41% nee, erg weinig nee, niet weet niet I-monitor

17 Gemiddelde score digitale maturiteit Beleid: een geformaliseerde IT-plan helpt! Is er in uw bestuur een geformaliseerd IT-beleidsplan? 7% 24% ja neen weet niet 69% 60 Is er in uw bestuur een geformaliseerd IT-beleidsplan? ja neen I-monitor

18 A a n b e v e l i n g e n Maak uw strategisch IT-beleidsplan op basis van uw meerjarenplan. Lokale besturen met een ITbeleidsplan halen immers een betere score op het vlak van digitale maturiteit. Maak op basis van uw strategisch IT-beleidsplan een operationeel plan. Agendeer IT systematisch op het managementteam en college van burgemeester en schepenen. Cijfers tonen aan dat lokale besturen met een regelmatig ICT-overleg beter scoren op het vlak van digitale maturiteit. Zorg ervoor dat IT geen geïsoleerd thema is binnen één dienst, beschouw IT als een dienstenbreed thema om een efficiëntere organisatieontwikkeling na te streven. Zorg ervoor dat vertegenwoordigers van de IT-dienst actief betrokken worden in overlegstructuren met het oog op een hogere digitale maturiteit binnen uw bestuur. De ICT-dienst moet er voor zorgen dat het beleid voldoende, relevante en actuele informatie krijgt over de ICT en dienstverlening. Het is immers op deze beleidsinformatie dat een ICT-beleid gebaseerd dient te worden en beleidskeuze gemotiveerd worden. Om een betere dienstverlening en een efficiëntere werking te garanderen is snelle en volledige managementinformatie nodig. 18

19 I-monitor

20 I-monitor

21 Capaciteit: IT ers worden als duizendpoten ingezet Gemiddeld takenpakket van een ICT-verantwoordelijke geven van opleiding en vorming 4% 5% eigen opleiding en vorming bestekken en aankopen 24% 7% 8% ict-beleid en strategie andere taken 13% 8% ontwikkelen en implementeren van software administratief beheer 9% server- en netwerkbeheer en -onderhoud 13% 9% technisch beheer van ICT-gebruikersmiddelen (pc's e.d.) helpdesk (algemeen) I-monitor

22 A a n b e v e l i n g e n Bewaak dat de ICT-verantwoordelijke niet verdrinkt in helpdesk gerelateerde vragen, maar dat deze voldoende tijd aan ICT-beleid en strategie kan besteden. Laat ITmedewerkers als strategische spilfiguren functioneren binnen uw organisatie. Geef ICT-werknemers de kans om voldoende opleiding te volgen zodat ze op een deskundige manier gebruik kunnen maken van de software die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun specifieke taak. Zorg er voor dat het management bewustwording krijgt van de mogelijkheden van e-government en digitalisering. Vermijd dat er te veel competenties extern zitten. Bewaak de interne expertise binnen uw organisatie. 22

23 Procesmanagement wordt nog onvoldoende ingezet als hulpmiddel voor efficiëntere dienstverlening 60% Procesmanagement bij de lokale besturen in Vlaanderen, januari % 40% 30% 20% 10% 0% In mijn bestuur wordt bij elk veranderings- of optimalisatieproject het proces herbekeken in functie van mogelijke digitale dienstverlening. De processen in mijn bestuur zijn volledig in kaart gebracht. Het in kaart brengen van mijn processen heeft mijn bestuur geholpen bij het vereenvoudigen van producten en diensten. Het in kaart brengen van mijn processen heeft mijn bestuur geholpen bij het digitaliseren van producten en diensten. Het in kaart brengen van mijn processen heeft mijn bestuur geholpen om de dienstverlening significant te verbeteren volledig akkoord gedeeltelijk akkoord geen van beide eerder niet akkoord niet akkoord weet niet I-monitor

24 A a n b e v e l i n g e n Breng de processen binnen uw lokaal bestuur (gefaseerd) in kaart. Bepaal een beperkt aantal processen waar u vanuit uw lokaal bestuur op wil focussen op basis van bijvoorbeeld de wens om een proces te digitaliseren, de frequentie dat een proces voorkomt, Op die manier vermijdt u procesmoeheid binnen uw organisatie. Stel procesvereenvoudiging als primaire doelstelling voorop. Analyseer elke processtap en vereenvoudig en/of schrap waar nodig. Maak vanuit het vereenvoudigde proces de afweging of digitalisering al dan niet tot een bijkomende efficiëntiewinst kan leiden binnen de organisatie. Zorg voor een draagvlak. Betrek medewerkers bij het hertekenen en evalueren van processen. Indien er geen draagvlak is, zal het nieuw hertekende proces niet toegepast worden. Betrek de ICT-dienst van bij het begin bij de procesanalyse. Zo kunnen voorstellen tot verbeteringen meteen getoetst worden aan de haalbaarheid om de processen meer te automatiseren. Zorg voor een stevig commitment van het MAT en de secretaris. De steun van de secretaris, of bij uitbreiding het management, is van belang om het hertekenen van processen te laten slagen. 24

25 60% van de besturen heeft geen inzicht in het gebruik van e-dienstverlening Mijn bestuur heeft inzicht in de mate van het gebruik van de elektronische dienstverlening? (e-loketten)(cijfers, statistieken, kengetallen,...) 20% 40% ja neen weet niet 40% I-monitor

26 E-dienstverlening: klantenbevragingen gebeuren vooral ad hoc Doet uw bestuur doet klantenbevragingen om de tevredenheid over de dienstverlening én de e- dienstverlening te meten? 8% 28% ja nee weet niet 64% Wat is de frequentie van de klantenbevragingen om de tevredenheid over de (e-)dienstverlening te meten? x per legislatuur jaarlijks op ad hoc basis op permanente basis tweejaarlijks weet niet I-monitor

27 Aan vraag bewijs van woonst een voorbeeld van e-dienstverlening in besturen Op welke wijze is de dienst 'bewijs van woonst aanvragen' voor de burger beschikbaar, Vlaamse gemeenten, januari 2016 geen informatie online beschikbaar 7% 2% 5% 21% info online beschikbaar maar geen digitale transactie mogelijk 26% papieren versie online beschikbaar (bv. een PDF downloaden/opvragen en zelf printen en manueel invullen) er is een online aanvraag (e-formulier), maar geen koppeling back office 5% online aanvraag mét koppeling back office end to end digitalisering; alles wordt volledig automatisch afgehandeld 34% niet van toepassing I-monitor

28 Op welke manier zijn de volgende producten en diensten voor de burger beschikbaar (indien van toepassing)? Vlaamse gemeenten en OCMW's, januari % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% end to end digitalisering; alles wordt volledig automatisch afgehandeld online aanvraag mét koppeling back office er is een online aanvraag (e-formulier), maar geen koppeling back office papieren versie online beschikbaar (bijv.: een PDF downloaden/opvragen, printen en manueel invullen) info online beschikbaar maar geen digitale transactie mogelijk geen informatie online beschikbaar I-monitor

29 A a n b e v e l i n g e n Bekijk processen in hun geheel: vanaf de aanvraag tot de aflevering van een product / dienst met het oog op een end-to-end digitale afhandeling. Meet het gebruik van e-dienstverlening in verhouding met de gebruikelijke dienstverlening. Analyseer de succesverhalen en beslis op basis daarvan om al dan niet andere elektronische dienstverlening te organiseren. Zorg steeds voor een business case waarbij de behoeften / verwachtingen van de klant gekend zijn. 29

30 Digitale maturiteit van de lokale besturen I-monitor

31 Digitale maturiteit van de lokale besturen I-monitor

32 Typologie volgens de VRIND-classificatie 100% Typologie volgens de VRIND-classificatie, Vlaamse gemeenten, januari % 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% type 5 type 4 type 3 type 2 type 1 I-monitor

33 Gemiddelde score digitale maturiteit Grote besturen (> inwoners) scoren betere op vlak van digitale maturiteit Verband tussen de digitale maturiteit en de grootte van een lokaal bestuur > aantal inwoners I-monitor

34 Voorbeeldfiche I-monitor

35 Voorbeeldfiche I-monitor

36 I-Monitor als dynamisch instrument

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48 Communicatie en ondersteuning

49 Communicatie > 1 e publicatie resultaten I-Monitor beschikbaar > Communicatie over ondersteuningsaanbod: voor de zomer I-monitor

50 Ondersteuningsaanbod > Ondersteuningsaanbod vanuit VVSG in samenwerking met het consortium aanbod aan die besturen waar nog het meeste ruimte tot verbetering is begeleidingstraject van 20 dagen I-monitor

51 Herman Callens Stafmedewerker ICT & e-government Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw Paviljoenstraat 9, 1030 Brussel T Joris Gaens Beleidsondersteuner Afdeling Informatiebeleid INFORMATIE VLAANDEREN M joris.gaens@kb.vlaanderen.be Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Koningin Maria Hendrikaplein 70, 9000 Gent Jolien Dewaele Projectmedewerker informatiemanagement Vlaamse ICT Organisatie (V-ICT-OR) E: jolien.dewaele@v-ict-or.be M: 0472/