Protocol noodsituatie: aanvraag via webapplicatie en administratieve afhandeling

Transcriptie

1 WI VAPH VLAAMS AGENTSCHAP VOOR PERSONEN MET EEN HANDICAP Sterrenkundelaan 30 T Brussel F E mformatie@vaph.be W Vragen naar: Telefoon: Bijlage(n): Helpdesk zorgregie - Uw coördinator zorgregie zorgregie@vaph.be 7 Omzendbrief OMZ-ZR-13 1 juni 2011 Aan alle partners binnen de zorgregie Protocol noodsituatie: aanvraag via webapplicatie en administratieve afhandeling Geachte mevrouw Geachte heer Op 17 juni 2011 zal de procedure noodsituatie wijzigen. De belangrijkste drijfveer achter deze wijzigingen is de bewuste keuze voor administratieve vereenvoudiging. De belangrijkste verandering is dat heel de procedure geïmplementeerd wordt in de applicatie zorgregie. Deze omzendbrief bevat alle geldende afspraken en procedures vanaf 17 juni 2011 en vervangt dus de omzendbrief noodsituatie (OMZ-ZR-9) van 2 juni Een aantal afspraken en procedures blijven dezelfde; deze worden overgenomen in deze omzendbrief. Wanneer er iets wijzigt ten opzichte van vorige procedure, wordt dit duidelijk aangegeven. 1 Provinciale bedragen Via het uitbreidingsbeleid 2008 werd op Vlaams niveau een bedrag van euro op jaarbasis gereserveerd voor de ondersteuning van volwassen personen met een handicap in een noodsituatie. Dit budget is in verhouding tot het bevolkingscijfer provinciaal verdeeld. Rekening houdend met de indexering van augustus 2010 en de herverdeling van provinciale middelen in het provinciale zorgplan UB 2011', gelden vanaf 1 januari 2011 volgende provinciale bedragen: Vlaanderen: Antwerpen: Brussel en Vlaams Brabant: Limburg: Oost-Vlaanderen: West-Vlaanderen: ( ( ( ( ( ( Voor de concrete berekening van deze bedragen verwijs ik naar bijlage 1. Dit provinciaal budget vormt een "rollend fonds", waarmee telkens nieuwe personen een VAPHondersteuning van maximaal 10 weken kunnen genieten. Deze budgetten zijn recurrent en dus 1 Provincies met een onderbenutting van het budget noodsituaties hebben een deel van het budget toegevoegd aan de budgetten persoonsvolgende convenanten voor prioritair te bemiddelen zorgvragen. OMZ-IR-13 1

2 jaarlijks beschikbaar. De middelen worden niet overgemaakt aan de regionale overlegorganen zelf, maar het VAPH blijft de subsidiërende overheid. Het gebruik van het budget zal binnen het VAPH nauwlettend worden geregistreerd en opgevolgd. Het VAPH zal naar het regionaal overleg maandelijks communiceren over het nog beschikbare krediet. Het is mee een taak van het regionaal overleg om ervoor te zorgen dat deze budgetten worden besteed aan de meest dringende situaties, en het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de voorzieningen om na te gaan welke oplossingen eventueel bijkomend kunnen geboden worden binnen de bestaande capaciteiten. 2 Voor wie kan een aanvraag noodsituatie ingediend worden? Alle meerderjarige personen met een handicap in een noodsituatie die beschikken over een geldige PEC-beslissing, kunnen beroep doen op het protocol noodsituatie beschreven in het BVR Zorgregie. Het betreft een beslissing tenlasteneming die gedurende de periode van (ondersteuning in) noodsituatie geldig is. Ter verduidelijking: om het even welk geldig PEC-ticket volstaat, ongeacht het soort beslissing (zorg, tewerkstelling of materiële bijstand), ongeacht de doelgroep en ongeacht de zorgvorm van het ticket. Meerderjarige personen met een handicap in een noodsituatie die niet beschikken over een geldige PEC-beslissing dienen: - ofwel een attest voor te leggen van een door het VAPH-erkend Multidisciplinair Team waarin de aanwezigheid van een handicap of het vermoeden ervan wordt vastgelegd; - ofwel een gemotiveerd en omstandig verslag van een geneesheer voor te leggen dat de handicap of het vermoeden van handicap aantoont. Dit attest kan via de applicatie zorgregie opgeladen worden bij de checklist noodsituatie. Ter verduidelijking: naast dit attest zijn er voor de aanvraag noodsituatie geen administratieve stappen noodzakelijk (bv. een inschrijving volgens artikel 8 van het inschrijvingsbesluit of het indienen van een AOOl zijn dus niet nodig). 3 Hoe gebeurt de aanvraag van de status noodsituatie? Elke persoon met een handicap die beroep wenst te doen op het protocol noodsituatie, richt zich tot een contactpersoon van de zorgregie. Deze contactpersoon moet, om de situatie te laten erkennen als noodsituatie, een checklist noodsituatie (bijlage 2) invullen. Indien de persoon met een handicap niet beschikt over een geldig PEC-ticket, dient samen met de checklist ook een attest voorgelegd te worden waaruit de handicap of het vermoeden van handicap blijkt (zie punt 2). Vanaf 17 juni 2011 wordt de checklist niet meer op papier of via mail aan de coördinator zorgregie bezorgd, maar rechtstreeks in de applicatie zorgregie ingevuld. In geval van opname in noodsituatie wordt de checklist ten laatste twee werkdagen na de opname in noodsituatie in de webapplicatie zorgregie ingevuld. Voor de registratie van de noodsituatie in de applicatie zorgregie bestaan volgende mogelijkheden: In elke fiche van bestaande zorgvragers (= personen met een handicap die geregistreerd zijn bij de CRZ) is een rubriek 'noodsituaties' toegevoegd. Via deze rubriek kan een noodsituatie aangevraagd worden wanneer men reeds inzagerecht heeft in de fiche van deze zorgvrager. Deze weg kan gevolgd worden voor zorgvragers van wie men reeds hoofd- of nevencontactpersoon is. OMZ ZR 13 2

3 Wanneer een zorgvrager wel geregistreerd is bij de CRI, maar nog niet ingeschreven is bij het VAPH, volgt men de hierboven beschreven weg, en laadt men achteraf het attest op om de handicap van de persoon aan te tonen (zie punt 2). Deze functie vindt men in de rubriek 'noodsituaties' onder 'details' van deze nieuwe aanvraag. Wanneer de persoon in noodsituatie ingeschreven is bij het VAPH, maar nog niet geregistreerd is bij de CRI, of de aanvrager noodsituatie is geen contactpersoon van de zorgvrager, moet men de checklist noodsituatie invullen via een toegevoegde functie in de applicatie zorgregie, namelijk 'aanvraag noodsituatie'. Hier geeft men eerst de naam en het rijksregisternummer van de persoon met een handicap in. Het systeem roept de gekende persoonsgegevens van deze persoon op. De aanvrager noodsituatie kan direct de checklist noodsituatie invullen en bewaren. Indien de zorgvrager reeds geregistreerd is bij de CRI en dus reeds een hoofdcontactpersoon heeft, wordt de hoofdcontactpersoon op de hoogte gebracht van de aanvraag noodsituatie en wordt u zelf nevencontactpersoon van deze zorgvrager. Indien de zorgvrager nog niet bij de CRI geregistreerd is of geen actieve zorgvragen meer heeft, wordt u hoofdcontactpersoon van deze zorgvrager. Er is nu een individuele fiche voor deze persoon aangemaakt, en de zorgvrager verschijnt in de lijst met zorgvragers (mits men de zoekfilter bij 'actieve vragen' op 'alles' of op 'neen' zet). Wanneer blijkt dat het over een zorgvraag op lange termijn gaat, verdient het aanbeveling dat de verdere opvolging via de individuele fiche van de zorgvrager (bv. registreren zorgvragen, zorgbemiddelingsvergadering, handicapcodes,.. ) door de contactpersoon wordt opgenomen. Wanneer de persoon in noodsituatie noch ingeschreven is bij het VAPH, noch geregistreerd is bij de CRI, moet men ook via de toegevoegde functie in de applicatie zorgregie, namelijk 'aanvraag noodsituatie', gaan. Men geeft de naam en het rijksregisternummer van de persoon in noodsituatie in. Vervolgens moeten eerst de persoonsgegevens van deze persoon aangevuld worden. Daarna komt u op een scherm waar het attest om de handicap van de persoon aan te tonen (zie punt 2) kan worden opgeladen, om dan tenslotte de checklist noodsituatie in te vullen en te bewaren. De aanvrager van de noodsituatie is nu hoofdcontactpersoon geworden van deze persoon. Er is nu een individuele fiche voor deze persoon aangemaakt, en de zorgvrager verschijnt in de lijst met zorgvragers (mits men de zoekfilter bij 'actieve vragen' op 'alles' of op 'neen' zet). Wanneer blijkt dat het over een zorgvraag op lange termijn gaat, verdient het aanbeveling dat de verdere opvolging via de individuele fiche van de zorgvrager (bv. registreren zorgvragen, zorgbemiddelingsvergadering, handicapcodes,... ) door de contactpersoon wordt opgenomen. Wanneer de checklist noodsituatie ingevuld en bewaard is, staat de status noodsituatie op 'aangevraagd'. Op basis van de ingevulde checklist zal de coördinator zorgregie van de provincie waar de zorgvrager gedomicilieerd is, de noodsituatie beoordelen. De coördinator zorgregie bevestigt of weigert binnen de veertien dagen de status van noodsituatie. Hiertoe verandert de coördinator zorgregie de status noodsituatie in 'goedgekeurd' of 'geweigerd'. Vervolgens worden de aanvrager noodsituatie, de hoofdcontactpersoon en nevencontactpersonen van de zorgvrager, het coördinatiepunt handicap, de helpdesk zorgregie en de dossierbeheerder noodsituatie van het VAPH op de hoogte gebracht van deze beslissing. Voorbeelden van deze beslissingsbrieven zijn terug te vinden in bijlagen 3 en 4. In deze beslissing wordt duidelijk vermeld vanaf wanneer de status noodsituatie wordt toegekend. De contactpersoon informeert de persoon met een handicap over zijn toegekende status en zoekt samen met het netwerk van de persoon met een handicap naar een oplossing voor de noodsituatie. 4 Hoelang kan de ondersteuning in noodsituatie duren? Bij gebruik van reguliere middelen (zie punt 5) en/of van middelen noodsituatie (zie punt 6) kan de ondersteuning in noodsituatie niet langer duren dan 10 aaneengesloten weken. Er moet vanaf 17 juni 2011 geen verlenging noodopvang meer aangevraagd worden (dus geen termijnen meer van 6 weken + OMZ-ZR-13 3

4 4 weken). Het gebruik van logeerdagen en/of kortverblijf is, binnen de regelgeving van deze ondersteuningsvormen, niet beperkt tot de periode van 10 aaneengesloten weken. De combinatie van een periode van maximaal 10 aaneengesloten weken opvang via reguliere middelen en middelen noodsituatie met logeerdagen en/of kortverblijf is mogelijk. Opgelet: de status noodsituatie is niet beperkt tot 10 weken, maar zal afgesloten worden na 5 maanden, tenzij de coördinator zorgregie dit verlengt of reeds vroeger afsluit. Deze periode is noodzakelijk voor personen waarvoor niet onmiddellijk een oplossing in het kader van noodsituatie gevonden wordt. Als bvb. eerst een voorlopige oplossing gevonden wordt via 'logeren', kan men aansluitend een opname realiseren in het kader van noodsituatie. 5 Hoe wordt de opname en ondersteuning in noodsituatie met reguliere middelen (= binnen de erkenning), kortopvang en logeerdagen verwerkt? 5.1 Maximaal gebruik van reguliere middelen Voorzieningen die op het moment van de noodopvang geen theoretische bezetting van 100% hebben, lossen de noodsituatie op binnen hun erkende capaciteit of door middel van logeerdagen (max. 30 logeerdagen o.b.v. eender welke VAPH-inschrijving van de zorgvrager en indien toekenning contingent logeerdagen aan de voorziening) of kortopvang (o.b.v. PEe-ticket kortverblijf en indien voorziening erkend is voor afdeling of bed kortverblijf). Zij doen dit om te vermijden dat er enerzijds bij de dagprijsberekening middelen onbenut blijven en anderzijds het budget noodsituatie te snel uitgeput zou zijn. Het gebruik van reguliere middelen sluit de aanvraag van de status "prioritair te bemiddelen zorgvraag" niet uit (zie punt 8 van deze omzendbrief). 5.2 Registratie en financiering (kostenstaten/afrekeningen ambulante) Voor het registreren van de elektronische begeleidingsovereenkomst noodsituatie werkt het VAPH samen met Softwel aan een systeem om gegevens rond noodsituaties uit te wisselen zodat de registratie van begeleidingsovereenkomsten via Orbis kan verlopen. Voorlopig dienen Orbis-gebruikers dan ook de gewone, gekende weg (registreren van begeleidingsovereenkomsten zonder onderscheid te maken tussen reguliere opname en noodopname) te volgen. Punt is voor Orbis-gebruikers niet van toepassing Registratie via applicatie VAPH Personen met de status noodsituatie die opgevangen worden via "reguliere" middelen, moeten vanaf 17 juni 2011 geregistreerd worden in de applicatie zorgregie via de functie 'begeleidingsovereenkomst noodsituatie' in de tab 'cliëntregistratie' om het onderscheid te maken met andere (langlopende) reguliere opnames. De financiering gebeurt via kostenstaten en dagprijsdossier. De geldende persoonlijke bijdrage van de zorgvorm is van toepassing. De eerste stap bij deze registratie van de begeleidingsovereenkomst is het ingeven van de naam en het rijksregisternummer van de zorgvrager. Op het volgende scherm kiest men voor 'opname in noodsituatie met reguliere middelen'. Vervolgens kiest men de juiste bestaande service, en vervolledigt men de begeleidingsovereenkomst met de juiste startdatum, eventuele einddatum (niet verplicht; dit kan later nog ingegeven worden) en, waar vereist, het juiste schema. DMZ-ZR-13 4

5 Hoewel de effectieve ondersteuning in noodsituatie reeds vroeger kan starten, kan een voorziening de begeleidingsovereenkomst maar registreren via de applicatie, wanneer er een beslissing genomen is door de coördinator zorgregie (m.a.w. de status noodsituatie moet op 'goedgekeurd' of 'geweigerd' staan). De vroegste startdatum van de begeleidingsovereenkomst noodsituatie is twee dagen voor de aanvraagdatum noodsituatie. In geval van status 'geweigerd' kan de begeleidingsovereenkomst slechts lopen tot en met één dag na de toekenning van de status 'geweigerd'. De begeleidingsovereenkomst moet geregistreerd zijn binnen de maand na de start van de opname (m.a.w. men kan maar maximum 1 maand teruggaan in de tijd om begeleidingsovereenkomsten te registreren; systeemdatum - 1 maand). Ik verduidelijk dit met twee voorbeelden: 1) De noodsituatie wordt aangevraagd op 1 juli De coördinator zorgregie keurt de noodsituatie goed op 10 juli De noodopvang start op 2 juli. De voorziening of dienst die deze persoon in noodsituatie wil opvangen kan ten vroegste op 10 juli 2011 en uiterlijk op 2 augustus 2011 de begeleidingsovereenkomst met startdatum 2 juli registreren via de applicatie zorgregie. De 10 weken noodopvang (met reguliere middelen en/of middelen noodsituatie) beginnen te lopen vanaf 2 juli. 2) De noodsituatie wordt aangevraagd op 1 juli De coördinator zorgregie keurt de noodsituatie af op 10 juli De noodopvang was reeds gestart op 30 juni. De voorziening of dienst die deze persoon in noodsituatie wil opvang kan ten vroegste op 10 juli 2011 en uiterlijk op 30 juli 2011 de begeleidingsovereenkomst met startdatum 30 juni 2011 registreren via de applicatie zorgregie. De uiterste einddatum van de begeleidingsovereenkomst is 11 juli Er kunnen per zorgvrager verschillende begeleidingsovereenkomsten in noodsituatie (zowel met reguliere middelen als met middelen noodsituatie) aangemaakt worden. Let op dat de schema's niet overlappen. 6 Hoe wordt de opname en ondersteuning via budget noodsituatie verwerkt? Is een opname via reguliere ondersteuningmiddelen niet mogelijk, dan kan men beroep doen op middelen noodsituatie. De budgetten ter financiering van deze opname of ondersteuning in noodsituatie zijn, zoals eerder vermeld, provinciaal verdeeld. 6.1 Modules Volgende opvang- en ondersteuningsmodules kunnen worden aangewend: - woonondersteuning (= zonder dagbesteding); - dagbesteding; - - plaatsing in gezinnen; - ambulante begeleiding. De modules worden als volgt omschreven: - woonondersteuning: woonopvang (overnachting met een minimumduur van twaalf uur, met inbegrip van het verstrekken van maaltijden) die ('s morgens, 's avonds, 's nachts, in het weekend, op feestdagen,.. ) geboden wordt voor en na de dagbesteding in combinatie met (medische en/of orthopedagogische) begeleiding van de persoon met een handicap; OMZ ZR 13 5

6 - dagbesteding: aanbod van arbeidsgerichte, therapeutische of ontwikkelingsgerichte activiteiten in combinatie met (medische en/of orthopedagogische) begeleiding van de persoon met een handicap; - plaatsing in gezinnen: de ondersteuning van de zorgvorm plaatsing in gezinnen of pleegzorg; - ambulante begeleiding: deze module beoogt: 1) de ondersteuning om het samenleven terug mogelijk te maken; 2) het coördineren en uitbouwen van ondersteuning door natuurlijk netwerk en hulpverlening; 3) de begeleiding waarbij een persoon met een handicap en de direct betrokkenen actief bijgestaan worden in het verhelderen van de ondersteuningsbehoeften van de persoon met een handicap en in het samenstellen, coördineren en opvolgen van een ondersteuningsplan dat aansluit bij deze noden; 4) het bieden van begeleiding en ondersteuning zodat de persoon in noodsituatie binnen de bestaande woonsituatie kan blijven functioneren. De modules 'woonondersteuning' en 'dagbesteding' kunnen gecombineerd worden; de module 'ambulante begeleiding' kan, mits motivatie (via mail te bezorgen aan de coördinator zorgregie van de provincie waar de persoon in noodsituatie gedomicilieerd is), gecombineerd worden met de modules 'woonondersteuning', 'dagbesteding' en 'plaatsing in gezinnen' en met de combinatie van de modules 'woonondersteuning - dagbesteding'. Voor de ambulante begeleiding is het aantal begeleidingen beperkt tot maximaal 10 begeleidingen (over een periode van maximaal 10 weken) voor die cliënten die naast de module ambulante begeleiding ook beroep doen op andere modules of reeds in de zorg zitten. Voor cliënten die nog geen andere ondersteuning vanuit een VAPH-erkende voorziening of dienst krijgen, ligt het maximaal aantal begeleidingen op 15 (over een periode van maximaal 10 weken). 6.2 Registratie en financiering Registratie via applicatie VAPH Vanaf 17 juni 2011 moet er geen apart aanvraagformulier convenant meer ingevuld worden. De registratie verloopt in de applicatie zorgregie via de functie 'begeleidingsovereenkomst noodsituatie' in de tab 'cliëntregistratie'. De eerste stap bij deze registratie van begeleidingsovereenkomst is het ingeven van de naam en het rijksregisternummer van de zorgvrager. Op het volgende scherm kiest men voor 'opname in noodsituatie met middelen noodsituatie'. Vervolgens klikt men de module (zie 6.1) of een combinatie van modules aan waarin men de zorgvrager in noodsituatie wil opnemen, en vervolledigt men de begeleidingsovereenkomst met de juiste startdatum, eventuele einddatum (niet verplicht; dit kan later nog ingegeven worden) en, waar vereist, het juiste schema. Naast deze elektronische begeleidingsovereenkomst maakt men ook een bijstandsovereenkomst of een protocol van verblijf met de zorgvrager op. Deze bijstandsovereenkomst of protocol moet niet naar het VAPH opgestuurd worden, maar wordt bewaard binnen de voorziening. Bij een inspectiebezoek kunnen deze overeenkomsten of protocollen opgevraagd worden. Wanneer een voorziening een begeleidingsovereenkomst langs deze weg registreert, betekent dit dat zij verklaart dat de volledige erkenningscapaciteit is ingenomen door reeds lopende begeleidingsovereenkomsten, met andere woorden dat er op het moment van aanvraag een theoretische bezetting is van 100%. Hoewel de effectieve ondersteuning in noodsituatie reeds vroeger kan starten, kan een voorziening de begeleidingsovereenkomst maar registreren via de applicatie, wanneer er een beslissing genomen is door de coördinator zorgregie (m.a.w. de status noodsituatie moet op 'goedgekeurd' of 'geweigerd' staan). De vroegste startdatum van de begeleidingsovereenkomst noodsituatie is twee dagen voor de aanvraagdatum noodsituatie. In geval van status 'geweigerd' kan de begeleidingsovereenkomst slechts lopen tot en met één dag na de toekenning van de status OMZ ZR-13 6

7 'geweigerd'. De begeleidingsovereenkomst moet geregistreerd zijn binnen de maand na de start van de opname (m.a.w. men kan maar maximum 1 maand teruggaan in de tijd om begeleidingsovereenkomsten te registreren; systeemdatum - 1 maand). Er kunnen per zorgvrager verschillende begeleidingsovereenkomsten in noodsituatie (zowel met reguliere middelen als met middelen noodsituatie) aangemaakt worden. Let op dat de schema's niet overlappen Registratie via applicatie Softwel (Orbis-gebruikers) Werking voor de nabije toekomst Voor het registreren van de elektronische begeleidingsovereenkomst noodsituatie werkt het VAPH samen met Softwel aan een systeem om gegevens rond noodsituaties uit te wisselen zodat de registratie van begeleidingsovereenkomsten via Orbis kan verlopen. Wanneer dit ontwikkeld is, zal er geen apart aanvraagformulier convenant meer ingevuld worden, maar kan men de begeleidingsovereenkomsten noodsituatie met middelen noodsituatie via de applicatie van Softwel registreren. Naast deze elektronische begeleidingsovereenkomst maakt men op dat moment ook een bijstandsovereenkomst of een protocol van verblijf met de zorgvrager op. Deze bijstandsovereenkomst of protocol moet niet naar het VAPH opgestuurd worden, maar wordt bewaard binnen de voorziening. Bij een inspectiebezoek kunnen deze overeenkomsten of protocollen opgevraagd worden. Wanneer een voorziening een begeleidingsovereenkomst langs deze weg registreert, betekent dit dat zij verklaart dat de volledige erkenningscapaciteit is ingenomen door reeds lopende begeleidingsovereenkomsten, met andere woorden dat er op het moment van aanvraag een theoretische bezetting is van 100%. Hoewel de effectieve ondersteuning in noodsituatie reeds vroeger kan starten, kan een voorziening de begeleidingsovereenkomst maar registreren via de applicatie, wanneer er een beslissing genomen is door de coördinator zorgregie (m.a.w. de status noodsituatie moet op 'goedgekeurd' of 'geweigerd' staan). De vroegste startdatum van de begeleidingsovereenkomst noodsituatie is twee dagen voor de aanvraagdatum noodsituatie. In geval van status 'geweigerd' kan de begeleidingsovereenkomst slechts lopen tot en met één dag na de toekenning van de status 'geweigerd'. De begeleidingsovereenkomst moet geregistreerd zijn binnen de maand na de start van de opname (m.a.w. men kan maar maximum 1 maand teruggaan in de tijd om begeleidingsovereenkomsten te registreren; systeemdatum - 1 maand). Er kunnen per zorgvrager verschillende begeleidingsovereenkomsten in noodsituatie (zowel met reguliere middelen als met middelen noodsituatie) aangemaakt worden. Let op dat de schema's niet overlappen Huidige werking Tot de applicatie van Softwel aangepast is aan deze richtlijnen, zullen Orbis-gebruikers de huidige manier van werken moeten volgen. Ik zet de administratieve afspraken nog even op een rijtje: geen registratie in de cliëntregistratie; geen registratie in kostenstaten of dagprijsdossier; aanvraagformulier convenants en bijstandsovereenkomst invullen en opsturen naar VAPH; convenant wordt opgemaakt door VAPH; standaardbrief beëindiging ondersteuning in noodsituatie invullen en opsturen. OMZ-ZR 13 7

8 6.2.3 Convenant noodsituatie Op basis van de begeleidingsovereenkomst (met keuze van de module) die de voorziening ingeeft in de applicatie zorgregie of de applicatie Softwel, wordt een convenant opgemaakt door het VAPH, dat als basis dient voor de subsidiëring. Deze wordt ter ondertekening opgestuurd naar de voorziening. Een standaardconvenant ontvangt u ter info als bijlage S. Voor vragen i.v. m de convenant kan men contact opnemen met de dossierbeheerder noodsituaties: VAPH Dienst cliëntadministratie Mia Aeschbacher Sterrenkundelaan Brussel Mia. Aeschbacher@vaph.be Uiterlijk een maand na het stopzetten van de opname registreert de voorziening de einddatum van de begeleidingsovereenkomst in de applicatie zorgregie. De standaardbrief 'melding beëindiging van de noodopvang' vervalt; behalve voorlopig nog voor de Orbis-gebruikers (zie ). Nadat de einddatum geregistreerd is, kan het VAPH het verschuldigde bedrag uitkeren. De opname met een convenant noodsituatie wordt niet doorgegeven via de kostenstaten. Voor elke opvangdag/begeleidingsmoment krijgt men een forfaitair bedrag. Deze bedragen zijn opgenomen in bijlage 1. Voor woonondersteuning en/of dagbesteding kan een persoonlijke bijdrage gevraagd worden die maximaal de geldende persoonlijke bijdrage van de zorgvorm bedraagt. 7 Waartoe leidt een negatieve beslissing van de coördinator zorgregie? In een aantal situaties kan de opvang van een persoon in noodsituatie niet wachten tot er uitsluitsel bestaat over de status noodsituatie. Indien zou blijken dat de status noodsituatie niet bevestigd wordt, doch de opvang via reguliere middelen of via middelen noodsituatie reeds gestart is, dan zal de financiering van de opvang via deze middelen gegarandeerd worden tot de formele negatieve beslissing van de coördinator zorgregie. Om aanspraak te kunnen maken op deze middelen dienen dezelfde formaliteiten vervuld te worden zoals hierboven beschreven (in punt 5.2 of 6.2). 8 Aanvraag van de status prioritair te bemiddelen zorgvraag Tot slot is het ook belangrijk om te melden dat u als contactpersoon ook een aanvraag kan indienen voor de toekenning van de status prioritair te bemiddelen zorgvraag. Hiervoor dienen de provinciale richtlijnen en procedures voor de aanvraag prioritair te bemiddelen zorgvraag gevolgd te worden. De aanvraag verloopt in sommige provincies reeds via de regionale prioriteitencommissie, doch niet in alle provincies. Wij verwijzen naar het coördinatiepunt handicap voor de juiste informatie omtrent deze procedures. Vanaf 1 december 2011 zijn alle ROG's verplicht om deze aanvragen via de regionale prioriteitencommissie te laten lopen, en zal de checklist prioritair te bemiddelen zorgvraag via de applicatie zorgregie ingevuld kunnen worden. Hierover volgt later dit jaar meer informatie. DMZ ZR 13 8

9 Indien de status prioritair te bemiddelen zorgvraag wordt toegekend, behoort de zorgvraag tot de hoogste prioriteitengroep voor zorgbemiddeling. Tevens kan, indien noodzakelijk en binnen de perken van het beschikbare budget, een tijdelijke individuele convenant aan de persoon met de status prioritair te bemiddelen zorgvraag toegewezen worden en dit in afwachting van een reguliere oplossing. Deze aanvraag gebeurt eveneens via het provinciale overleg (vanaf 1 december is dit verplicht de regionale prioriteitencommissie). 9 Tweede en volgende aanvragen noodsituatie Wanneer een tweede of volgende aanvraag noodsituatie geregistreerd wordt, heeft de contactpersoon de keuze (afhankelijk van de situatie) om de vorige checklist noodsituatie te recupereren. Men krijgt immers bij een volgende aanvraag de oude checklist noodsituatie te zien, waarbij men de keuze heeft om deze checklist wat bij te werken, maar in hoofdzaak over te nemen', of, als het om een volledig nieuwe situatie gaat, om de oude checklist te wissen ('leegmaken') en volledig opnieuw in te vullen. 10 De concrete wijzigingen nog even op een rijtje Wat verandert er nu concreet vanaf 17 juni 2011? De checklist noodsituatie wordt niet meer via mail (papieren versie) naar de coördinator zorgregie verstuurd, maar rechtstreeks in de applicatie zorgregie ingegeven. Het eventuele verplichte attest om de handicap van de zorgvrager te bewijzen (indien er nog geen inschrijving bij het VAPH is), wordt eveneens rechtstreeks in de applicatie opgeladen. De aanvrager van de noodsituatie wordt automatisch contactpersoon van de zorgvrager. Afhankelijk of er reeds een hoofdcontactpersoon is voor deze zorgvrager, wordt men zelf hoofdcontactpersoon of nevencontactpersoon. De noodopvang kan direct voor 10 weken georganiseerd worden. Er moet geen verlenging noodopvang meer aangevraagd worden bij de coördinator zorgregie na 6 weken noodopvang. De begeleidingsovereenkomsten noodsituatie (zowel bij gebruik van reguliere middelen als bij gebruik van middelen noodsituatie) worden via de applicatie zorgregie (module cliëntregistratie) of de applicatie Softwel (niet vanaf 17 juni 2011, maar later) geregistreerd bij de specifieke modaliteit 'noodsituatie', om het onderscheid met de andere begeleidingsovereenkomsten te kunnen maken. Voor de convenants noodsituatie verdwijnt het aanvraagformulier. De standaardbrief 'melding beëindiging van de noodopvang' vervalt. De voorziening registreert de einddatum van de begeleidingsovereenkomst rechtstreeks in de applicatie zorgregie (module cliëntregistratie). Op basis van deze registratie gebeurt de uitbetaling. De begeleidingsovereenkomsten noodsituatie (zowel begindatum als einddatum) moeten binnen de maand (na de aanvang en het stopzetten van de noodopname) in de applicatie zorgregie geregistreerd zijn. Er bestaat geen aparte procedure 'aanvraag knelpuntdossier na noodsituatie' meer. Dit kadert in de opdrachten van de regionale prioriteitencommissie, om de prioritair te bemiddelen zorgvragen te bepalen. De provinciale budgetten noodsituatie zijn reeds gewijzigd sinds 1 januari Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer men een weigering op de eerste aanvraag heeft gehad, en men nieuwe of meer verduidelijkende informatie wil toevoegen. OMZ ZR 13 9

10 11 Lopende noodsituaties Ik wil deze omzendbrief afsluiten met een korte toelichting over de lopende noodsituaties. Noodsituaties die aangevraagd, goedgekeurd of geweigerd zijn vóór 17 juni 2011, worden behandeld op de oude manier van werken, zijnde: Voor opnames noodsituatie met reguliere middelen: registratie in de cliëntregistratie (reguliere opnames). De financiering gebeurt via kostenstaten en dagprijsdossier. De geldende persoonlijke bijdrage van de zorgvorm is van toepassing. Voor opnames noodsituatie met middelen noodsituatie: geen registratie in de cliëntregistratie; geen registratie in kostenstaten of dagprijsdossier; aanvraagformulier convenants en bijstandsovereenkomst invullen en opsturen naar VAPH; convenant wordt opgemaakt door VAPH; standaardbrief beëindiging ondersteuning in noodsituatie invullen en opsturen. Het VAPH zal op basis van de gegevens beschikbaar bij de coördinatoren zorgregie een historiek van de status noodsituatie opladen in de databank zorgregie (zichtbaar via de individuele fiches van de zorgvragers). Op deze manier gaan gegevens van vóór 17 juni 2011 niet verloren. Deze historiek zal kort na de oplevering van 17 juni opgeladen worden_ 12 Overzicht van de bijlagen bij deze omzendbrief 1. Berekening provinciale budgetten noodsituatie en forfaitaire bedragen modules 2. Checklist noodsituatie 3. Kennisgeving positieve beslissing status noodsituatie 4. Kennisgeving negatieve beslissing status noodsituatie 5. Model convenant middelen noodsituatie 6. Verduidelijkend schema protocol noodsituatie 7. Verduidelijkend schema opvang noodsituatie Met vriendelijke groeten, ~~~ Laurent Bursens Administrateur-generaal DMZ-ZR-13 10