Webmodule Zorgregie: FAQ

Transcriptie

1 Webmodule Zorgregie: FAQ Deze rubriek wordt regelmatig aangevuld met nieuwe vragen over de webmodule zorgregie. De vragen zijn gerangschikt volgens onderwerp. Als u na het doornemen van deze rubriek nog een vraag of probleem hebt, kan u contact opnemen met de helpdesk: Via de index kan u rechtstreeks naar de vraag die u interesseert. Helpdesk: VAPH cel zorgregie zorgregie@vaph.be

2 Webmodule Zorgregie: FAQ... 1 Algemeen Wat is de webmodule zorgregie? Waarom spreekt men van een webmodule zorgregie en niet van de centrale databank of de geïntegreerde databank? Werkt een contactpersoon in de provincie Antwerpen met de VAPH-module zorgregie of met de CRZ-webapplicatie van de ROG Antwerpen? Maakt een voorziening voor het melden en invullen van een open plaats in de provincie Antwerpen gebruik van de VAPH-webmodule zorgregie? Beheer (inloggen, paswoorden) Hoe krijgt een MDT of een gebruikersvereniging een gebruikersnaam voor de webmodule zorgregie? Krijgen de voorzieningen ook een gebruikersnaam voor de zorgregiemodule? Ik ontving een mail met mijn gebruikersnaam voor de webmodule zorgregie. Hoe vraag ik een paswoord aan? Wat doe ik als ik mijn paswoord vergeten ben? Wat doe ik als ik mijn gebruikersnaam vergeten ben? Wat doe ik als mijn adres niet klopt en ik hierdoor geen paswoord kan aanvragen? Wat doe ik als ik of mijn beheerder vaststelt dat door een foutief adres in mijn contactgegevens ik geen gebruikersnaam heb ontvangen? Als directie van een voorziening heb ik mijn collega al een toegang tot de cliëntregistratie bezorgd. Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn collega ook toegang krijgt tot de webapplicatie zorgregie? Kan ik een collega zowel contactpersoon maken als andere rollen in de applicatie geven? Kan ik een collega die al een andere rol heeft in de applicatie (bijvoorbeeld het invullen van de cliëntregistratie) ook contactpersoon maken? Open plaatsen Melden open plaatsen Als voorziening wil Ik wil een ambulante plaats openstellen, maar bij het veld service kan in enkel residentiële afdelingen en werkvormen kiezen. Hoe los ik dit op? Als voorziening wil Ik wil een (semi-)residentiële plaats openstellen, maar bij het veld service kan in enkel ambulante afdelingen en werkvormen kiezen. Hoe los ik dit op? Als voorziening wil ik een plaats openstellen in een service (= afdeling, werkvorm en postcode) waarvoor mijn voorziening erkend is, maar deze komt niet voor bij de mogelijke services. Ik weet ook dat ik met de juiste gebruikersnaam en paswoord ingelogd ben (zie beide items hierboven). Hoe los ik dit op? Opzoeken open plaatsen Ik wil de geschikte open plaatsen voor mijn cliënten opzoeken, maar bij de zoekresultaten moet ik mij door een hele reeks oude plaatsen worstelen, waarvoor de kandidatenlijst al afgesloten is. Hoe los ik dit op? Ik wil de plaatsen begeleid werk opzoeken, maar ik vind deze niet bij de afdelingen. Hoe los ik dit op? Ik wil bij het zoeken naar plaatsen mijn zoekcriteria opnieuw verruimen, maar hoe zet ik zoekcriteria afdeling, werkvorm of regio weer op de meest algemene mogelijkheid? Als voorziening wil Ik wil een ambulante plaats die ik eerder opengesteld heb, opzoeken, maar bij de velden afdeling en werkvorm kan in enkel residentiële afdelingen en werkvormen kiezen. Hoe los ik dit op? Als voorziening wil Ik wil een (semi-)residentiële plaats die ik eerder opengesteld heb, opzoeken, maar bij de velden afdeling en werkvorm kan in enkel ambulante afdelingen en werkvormen kiezen. Hoe los ik dit op?... 7

3 Algemeen 1. Wat is de webmodule zorgregie? Om de doelstellingen van de zorgregie te bereiken worden alle noodzakelijke gegevens verzameld en geïntegreerd in een centrale gegevensbank. Die gegevens worden verwerkt en ze worden samen met de informatie die eruit voortvloeit via de webmodule zorgregie ter beschikking gesteld van de bij de zorgregie betrokken actoren. De belangrijkste actoren daarbij zijn de voorzieningen, de verwijzende instanties, de gebruikersverenigingen, de provinciale coördinatiepunten handicap en de contactpersonen. Deze centrale gegevensbank die achter de webmodule zorgregie zit, bevat de gegevens van de cliëntregistratie, de Centrale Registratie van Zorgvragen (CRZ), de inschrijvingsgegevens, het voorzieningenaanbod en de bijkomende gegevens noodzakelijk om instroom en bemiddeling te vergemakkelijken. De webmodule zorgregie is ontwikkeld om de invoer en de raadpleging van al deze noodzakelijke gegevens te vergemakkelijken. Via deze applicatie kunnen de gegevens betreffende de zorgvrager (bv. zorgvragen, ondersteuning buiten VAPH,...) gemakkelijker up-to-date gehouden worden door de contactpersonen, en kunnen zij het bemiddelingsproces (bv. besprekingen van de persoon op een zorgbemiddelingsvergadering, contacten in een dossier, aanmelden van de persoon als kandidaat voor een open plaats,...) beter opvolgen. Ook voor alle andere betrokken partners van zorgregie kunnen de taken, verwacht vanuit de zorgregie, vlotter verlopen (bv. melden en invullen van open plaatsen, urgentiecodering, ). Ook naar rapportering toe heeft de applicatie zorgregie een belangrijke rol te vervullen. 2. Waarom spreekt men van een webmodule zorgregie en niet van de centrale databank of de geïntegreerde databank? Achter de webmodule zorgregie gaat de rijkdom aan gegevens van de centrale of geïntegreerde databank zorgregie schuil. We spreken van de webmodule zorgregie, omdat het communicatiekanaal van het VAPH met alle partners in de sector een modulair elektronisch loket is. Het elektronisch loket van het VAPH biedt in een webomgeving verschillende modules aan. Naast gegevens voor de zorgregie kunnen de gebruikers van het elektronisch loket in andere modules informatie gelezen, wijzigen of doorsturen. De aangeboden modules verschillen per rol. Een voorziening ziet de module zorgregie als een tabblad naast de andere tabbladen in het elektronisch loket van het VAPH. Achter de andere tabbladen gaan andere modules schuil, zoals de cliëntregistratie, kostenstaten en personeel. Ook voor de andere rollen zullen er naast de module zorgregie andere modules ontwikkeld worden. Vaak beschikt een rol al over een tabblad met beheer. Deze module dient om contactgegevens, rechten en rollen in te kijken en aan te passen. 3. Werkt een contactpersoon in de provincie Antwerpen met de VAPH-module zorgregie of met de CRZ-webapplicatie van de ROG Antwerpen? Een contactpersoon die behoort tot een organisatie die bij het ROG Antwerpen aangesloten is, maakt gebruik van de CRZ-webapplicatie van het ROG Antwerpen. Het ROG Antwerpen beschikt over een eigen databank en applicatie. Het ROG Antwerpen organiseert in samenspraak met het VAPH gepaste communicatie. De CRZ-webapplicatie van het ROG Antwerpen heeft dezelfde functionaliteiten als en deelt alle essentiële velden met de VAPH-module zorgregie. De contactpersoon geeft in de Antwerpse applicatie de gegevens van de zorgvrager en de kenmerken van diens zorgvragen in. Hij kan deze gegevens aanpassen en zorgvragen afsluiten. De contactpersoon kan zijn cliënt eveneens intekenen op open plaatsen. Ook omgekeerd is dit alles het

4 geval: alles wat in de Antwerpse applicatie wordt ingegeven of gewijzigd, is ook te zien in de centrale applicatie. Een contactpersoon van buiten de provincie Antwerpen zal dus de open plaatsen in Antwerpen ook met de mail gemeld krijgen. Via de centrale applicatie kan hij zijn cliënt als kandidaat aanmelden. Initieel zal de gegevensuitwisseling tussen beide databanken periodiek (bv. wekelijks) gebeuren, opdat na enkele maanden de databanken dagelijks gesynchroniseerd worden. De CRZ-webapplicatie van het ROG Antwerpen bereikt u op Daar kiest u achtereenvolgens voor welzijn zorg en hulp gehandicapten. In de tekst verschijnt een blauwe link naar de CRZ-webapplicatie. 4. Maakt een voorziening voor het melden en invullen van een open plaats in de provincie Antwerpen gebruik van de VAPH-webmodule zorgregie? Neen. Het ROG Antwerpen verkiest beschikt over een eigen databank en applicatie. Het ROG Antwerpen organiseert in samenspraak met het VAPH gepaste communicatie. De CRZ-webapplicatie van het ROG Antwerpen heeft dezelfde functionaliteiten als en deelt alle essentiële velden met de VAPH-module zorgregie. De Antwerpse voorziening meldt de open plaatsen in de Antwerpse webapplicatie. Zij vult de open plaatsen ook in die applicatie in. De CRZ-webapplicatie van het ROG Antwerpen bereikt u op Daar kiest u achtereenvolgens voor welzijn zorg en hulp gehandicapten. In de tekst verschijnt een blauwe link naar de CRZ-webapplicatie. 1 Beheer (inloggen, paswoorden) 5. Hoe krijgt een MDT of een gebruikersvereniging een gebruikersnaam voor de webmodule zorgregie? Het VAPH bezorgt bij de opstart alle gekende en als MDT of gebruikersvereniging erkende organisaties een gebruikersnaam per mail. Het is de beheerder van de organisatie die deze mail ontvangt. Hij kan rechten delegeren, een set van rechten en rollen toekennen aan een medewerker en contactgegevens wijzigen.. 6. Krijgen de voorzieningen ook een gebruikersnaam voor de zorgregiemodule? Alle erkende voorzieningen hebben al een gebruikersnaam voor de zorgregiemodule. Zowel gebruikersnaam als paswoord zijn dezelfde als bij de module cliëntregistratie. De beheerder van de voorziening kan ten allen tijde het paswoord veranderen, bij vergetelheid een nieuw paswoord aanvragen en aan medewerkers rechten toekennen. De gebruikersnaam voor voorzieningen is gebaseerd op de erkenningnummers. Voorzieningen die voor zowel (semi-)residentiële als ambulante services erkend zijn beschikken over twee gebruikersnamen. De gebruikersnaam voor de ambulante dienstverlening eindigt op 200 (of, bij uitzondering, 201, 202, ).

5 7. Ik ontving een mail met mijn gebruikersnaam voor de webmodule zorgregie. Hoe vraag ik een paswoord aan? U gaat naar het aanmeldscherm van de webapplicatie zorgregie en klikt onderaan op de link een nieuw wachtwoord aanvragen. U vult uw gebruikersnaam en adres in. Als u als gebruiker met het gegeven adres in de VAPH-databank gekend bent, ontvangt u per mail een nieuw paswoord. 8. Wat doe ik als ik mijn paswoord vergeten ben? Iedereen die een rol heeft in het module zorgregie kan een nieuw paswoord aanvragen. U gaat naar het aanmeldscherm en klikt onderaan op de link een nieuw wachtwoord aanvragen. U vult uw gebruikersnaam en adres in. Als u als gebruiker met het gegeven adres in de VAPHdatabank gekend bent, ontvangt u per mail een nieuw paswoord. 9. Wat doe ik als ik mijn gebruikersnaam vergeten ben? U contacteert de helpdesk van het VAPH. 10. Wat doe ik als mijn adres niet klopt en ik hierdoor geen paswoord kan aanvragen? U vraagt aan de beheerder van uw organisatie om na te gaan welk mailadres bij uw gegevens vermeld staat. Met uw gebruikersnaam en uw correct mailadres kan u een (nieuw) paswoord aanvragen 11. Wat doe ik als ik of mijn beheerder vaststelt dat door een foutief adres in mijn contactgegevens ik geen gebruikersnaam heb ontvangen? U contacteert steeds de helpdesk van het VAPH. U mag uw mailadres laten corrigeren door de beheerder van uw organisatie, maar een wijziging van een mailadres zorgt er niet voor dat er een (nieuwe) gebruikersnaam ontvangt. De helpdesk van het VAPH raadplegen is dus noodzakelijk. 12. Als directie van een voorziening heb ik mijn collega al een toegang tot de cliëntregistratie bezorgd. Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn collega ook toegang krijgt tot de webapplicatie zorgregie? U gaat naar de module Beheer (rechts boven), kiest in het menu links Gebruikers en zoekt (via de filter of door de scrollen) de gegevens van uw collega op. Achteraan de lijn klikt u op wijzigen. U ziet nu alle gegevens en de rechten van uw collega. U scrollt naar gans onderaan en klikt op Toevoegen rol. In het lijst van rechten gaat u naar Beheerder voorziening en kiest u rechts Toevoegen. Uw collega zal voortaan met zijn bestaande login en paswoord ook toegang hebben tot de webapplicatie zorgregie en open plaatsen kunnen melden en invullen en contactpersonen kunnen beheren. 13. Kan ik een collega zowel contactpersoon maken als andere rollen in de applicatie geven? Ja, dat kan. Opdat uw collega met eenzelfde login en paswoord zowel de open plaatsen of de kostenstaten of de cliëntregistratie als de zorgvragers kan beheren, gaat u best als volgt te werk. Eerst maakt u via de module Beheer uw collega als nieuwe gebruiker aan. Vervolgens kent u de

6 nodige rechten toe. Daarna kent u maakt u hem in de module Zorgregie ook als contactpersoon aan met dezelfde login (UID) als onder Beheer. 14. Kan ik een collega die al een andere rol heeft in de applicatie (bijvoorbeeld het invullen van de cliëntregistratie) ook contactpersoon maken? Ja, dat kan. Opdat uw collega met eenzelfde login en paswoord zowel de cliëntregistratie als de zorgvragers kan beheren, gaat u best als volgt te werk. Eerst maakt u via de module Beheer uw collega als nieuwe gebruiker aan. Vervolgens kent u de nodige rechten toe. Daarna kent u maakt u hem in de module Zorgregie ook als contactpersoon aan met dezelfde login (UID) als onder Beheer. 2 Open plaatsen 2.1 Melden open plaatsen 15. Als voorziening wil Ik wil een ambulante plaats openstellen, maar bij het veld service kan in enkel residentiële afdelingen en werkvormen kiezen. Hoe los ik dit op? aangemeld bent. Als u onder de erkenning van de (semi-)residentiële voorziening aangelogd bent, meldt u zich af. U meldt zich daarna aan met de gebruikersnaam en het paswoord die onder de erkende ambulante dienst ressorteert. 16. Als voorziening wil Ik wil een (semi-)residentiële plaats openstellen, maar bij het veld service kan in enkel ambulante afdelingen en werkvormen kiezen. Hoe los ik dit op? aangemeld bent. Als u onder de erkenning van de ambulante dienst aangelogd bent, meldt u zich af. U meldt zich daarna aan met de gebruikersnaam en het paswoord die onder de erkende (semi- )residentiële voorziening ressorteert. 17. Als voorziening wil ik een plaats openstellen in een service (= afdeling, werkvorm en postcode) waarvoor mijn voorziening erkend is, maar deze komt niet voor bij de mogelijke services. Ik weet ook dat ik met de juiste gebruikersnaam en paswoord ingelogd ben (zie beide items hierboven). Hoe los ik dit op? U contacteert de helpdesk van het VAPH. 2.2 Opzoeken open plaatsen

7 18. Ik wil de geschikte open plaatsen voor mijn cliënten opzoeken, maar bij de zoekresultaten moet ik mij door een hele reeks oude plaatsen worstelen, waarvoor de kandidatenlijst al afgesloten is. Hoe los ik dit op? De plaatsen met afgesloten kandidatenlijsten staan in het grijs. U kan deze uit uw zoekresultaten elimineren. Bij de zoekcriteria staat het verplichte veld kandidatenlijst definitief standaard op alles. U wijzigt dit in neen. Als u dan op de knop zoeken drukt, ziet u enkele de actieve, open plaatsen. Dit zijn plaatsen waarvoor de kandidatenlijst nog niet is afgesloten en kandidaten dus nog kunnen aangemeld worden. 19. Ik wil de plaatsen begeleid werk opzoeken, maar ik vind deze niet bij de afdelingen. Hoe los ik dit op? Het VAPH beschouwt begeleid werk als een werkvorm onder de afdeling dagcentrum. U kan de plaatsen begeleid werk op twee manieren vinden: Ofwel kiest u bij afdeling dagcentrum en ziet u begeleid werk en de andere werkvormen onder de afdeling dagcentrum; Ofwel kiest u bij werkvorm dagcentrum: begeleid werk en ziet u enkel de plaatsen begeleid werk. 20. Ik wil bij het zoeken naar plaatsen mijn zoekcriteria opnieuw verruimen, maar hoe zet ik zoekcriteria afdeling, werkvorm of regio weer op de meest algemene mogelijkheid? U klikt het keuzemenu aan en scrollet volledig naar boven, waar u op het allereerste lijntje een witregel kan aanklikken. Als u dan op de knop zoeken drukt, ziet krijgt u de antwoorden op uw verruimde selectie. 21. Als voorziening wil Ik wil een ambulante plaats die ik eerder opengesteld heb, opzoeken, maar bij de velden afdeling en werkvorm kan in enkel residentiële afdelingen en werkvormen kiezen. Hoe los ik dit op? aangemeld bent. Als u onder de erkenning van de (semi-)residentiële voorziening aangelogd bent, meldt u zich af. U meldt zich daarna aan met de gebruikersnaam en het paswoord die onder de erkende ambulante dienst ressorteert. 22. Als voorziening wil Ik wil een (semi-)residentiële plaats die ik eerder opengesteld heb, opzoeken, maar bij de velden afdeling en werkvorm kan in enkel ambulante afdelingen en werkvormen kiezen. Hoe los ik dit op? aangemeld bent. Als u onder de erkenning van de ambulante dienst aangelogd bent, meldt u zich af. U meldt zich daarna aan met de gebruikersnaam en het paswoord die onder de erkende (semi- )residentiële voorziening ressorteert.