Onze werkzaamheden zullen worden verricht in overeenstemming met de Richtlijnen voor de jaarverslaglegging.

Transcriptie

1 Dienstencatalogus

2 VOORWOORD De doelstelling van MKB Finance is met een verantwoordelijk en creatief team, welke met passie haar diensten verleent, in samenwerking met u een gezonde financiële toekomst voor u als cliënt te bewerkstelligen. In aansluiting op onze doelstelling treft u in ons logo de twist aan, de twist staat voor teamwork en samenwerking. Daarnaast staat het voor vriendschap of verbond. MKB Finance streeft met haar cliënten een samenwerking na welke tot een optimaal resultaat voor partijen leidt. Onze werkzaamheden zullen worden verricht in overeenstemming met de Richtlijnen voor de jaarverslaglegging. Graag nodigen wij u uit om met ons van gedachten te wisselen over onze diensten en te bepalen op welke wijze wij u van dienst kunnen zijn. Wij danken u voor uw belangstelling in onze organisatie en zien een prettige samenwerking met u graag tegemoet! T.S. Dankers 2

3 Service met een PLUS Inhoud INLEIDING... 4 INTRODUCTIE VAN DE DIENSTENCATALOGUS... 5 DOELSTELLING... 5 ONZE DIENSTVERLENING... 6 DE STANDAARD DIENSTEN VAN MKB FINANCE... 8 DE OVERIGE DIENSTEN VAN MKB FINANCE MANAGEMENTINFORMATIE ÉN MKB FINANCE DE INTERIM-DIENSTEN VAN MKB FINANCE NAWOORD

4 Inleiding Voor u ligt de MKB Finance Dienstencatalogus. In deze Dienstencatalogus worden de gebieden waarop MKB Finance de standaardservices en de overige diensten levert beschreven. De Dienstencatalogus geeft u meer inzicht in de individuele diensten. Deze catalogus is primair bedoeld als communicatiemiddel tussen MKB Finance en haar cliënt. De catalogus moet ervoor zorgen dat er tussen MKB Finance en cliënt overeenstemming is over de diensten die MKB Finance aanbiedt of zou moeten aanbieden. Vraag en aanbod moeten op elkaar zijn afgestemd. Dit zorgt ervoor dat er zowel aan de verwachtingen van u als cliënt als aan die van MKB Finance kan worden voldaan. Een bepaalde dienst uit de catalogus moet herkenbaar zijn voor u en niet teveel terminologieën bevatten. Natuurlijk bestaat een voor de cliënt zichtbare dienst uit een groot aantal (Financial Services-)componenten. Om te komen tot het gewenste resultaat hebben we echter ook te maken met niet zichtbare diensten. Een aantal van die zichtbare en niet zichtbare diensten zijn terug te vinden in de catalogus, zodat er een beter beeld ontstaat van hoe onze service is opgebouwd. MKB Finance kan, op basis van de diensten die ze aanbiedt, haar organisatie, processen en standaarden optimaal inrichten. Hierdoor worden de diensten verleend tegen competitieve (minimaal marktconforme) prijzen. De wereld om ons heen is continue in beweging. Dat kan een impact hebben op de inhoud van de catalogus en de omvang van de aangeboden diensten. Het is zelfs van belang dat de inhoud van de catalogus regelmatig met u als cliënt wordt besproken. Vanzelfsprekend staan wij open voor op- en/of aanmerkingen op de catalogus, daar wij ons, in samenwerking met u als cliënt, verder wensen te ontwikkelen als allround dienstverlener. 4

5 INTRODUCTIE VAN DE DIENSTENCATALOGUS MKB Finance levert een breed scala aan diensten. Via ons dienstenpakket laten wij zien wat wij op financieel, fiscaal en ICT gebied voor u kunnen betekenen. Ons streven is om onze cliënten zo optimaal mogelijk te faciliteren, als het kan volgens gedefinieerde standaards, maar als het moet door middel van maatwerk oplossingen. Wij zijn pas tevreden als u tevreden bent! Dat is onze uitdaging! DOELSTELLING Doel van deze dienstencatalogus is u als gebruiker van de diensten van MKB Financebekend te maken met de verscheidenheid van diensten binnen onze organisatie alsmede de (on-)mogelijkheden die MKB Finance op aanverwante gebieden kan bieden. De dienstencatalogus levert een bijdrage aan het scheppen van realistische verwachtingen en dient zo impliciet te werken aan een relatie die wederzijds tot de grootst mogelijke tevredenheid leidt. Daarnaast is de dienstencatalogus een referentiemiddel bij een terugblik op onze dienstverlening met u als cliënt. 5

6 ONZE DIENSTVERLENING MKB Finance levert zowel standaardservices als overige diensten. De standaard diensten zijn de periodiek terugkerende vast omlijnde diensten. De overige diensten laten zich niet eensluidend opsommen, veelal worden deze diensten gebaseerd op door u geuite wensen. In samenspraak met u zullen deze diensten worden beschreven en vastgelegd, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan omtrent wensen en verwachtingen. Standaard diensten MKB Finance is in beginsel een administratiekantoor met standaard diensten. Een opsomming van deze werkzaamheden treft u onderstaand aan: Het verwerken van uw financiële administratie Het verzorgen van uw loonadministratie Opmaak van uw jaarcijfers Het verzorgen van de fiscale aangiften op het gebied van de winstbelasting, zijnde de aangifte inkomstenbelasting en/of vennootschapsbelasting, inclusief de uitstel- en schattingsregeling Het verzorgen van de aangifte omzetbelasting In het volgende hoofdstuk De standaard diensten van Financial Services, wordt uitgebreider ingegaan op de standaard diensten die MKB Finance levert. Overige diensten Aangezien de praktijk heeft uitgewezen dat er bij u als cliënt naast de standaardwerkzaamheden ook behoefte is aan ondersteuning op diverse andere gebieden, hebben wij ook meerdere overige diensten ontwikkeld. Voorbeelden van deze overige diensten zijn: Opmaak van periodieke rapportages Het in samenspraak met de cliënt opstellen van begrotingen en voorkomende prognoses, denk aan een exploitatie- en liquiditeitsbegroting Begeleiding op het gebied van voor- en nacalculatie Het opstellen van bezwaarschriften en het corresponderen met de belastingdienst Het opzetten van een beloningssysteem voor uw personeel De opzet van een zogenaamd Management Informatie Systeem (MIS) Begeleiding bij cq. optimalisering van de opzet van uw Administratieve Organisatie (AO) Ondersteuning op IT gebied, waaronder de mogelijkheid tot het ontwikkelen van software Advisering bij het opstellen van een ondernemingsplan of een kredietaanvraag Het bieden van ondersteuning op diverse gebied op interim-basis Begeleiding op het gebied van Estate Planning (pensioen / schenkingen en erfrecht) 6

7 Interim werkzaamheden In het hoofdstuk De overige diensten van Financial Services, wordt uitgebreider ingegaan op de overige diensten die MKB Finance kan leveren. 7

8 DE STANDAARD DIENSTEN VAN MKB FINANCE MKB Finance heeft met name om efficiency redenen de veel voorkomende services gestandaardiseerd. Hierdoor zijn de medewerkers binnen MKB Finance op de hoogte van de (on-)mogelijkheden die wij u kunnen bieden en van de hiertoe ter beschikking staande middelen. Wij werken daarom volgens vaste taakpakketten, zodat iedere medewerker weet wat van hem/haar verwacht wordt op ieder voorkomend deelgebied. De werknemer staat hiertoe een standaard werkplek ter beschikking, waarbij middels onze server netwerkomgeving alle diensten worden verricht. Er vindt constant bijscholing van onze medewerkers plaats, iedere medewerker kan zich daardoor ontwikkelen op diverse gebieden en zo wellicht doorgroeien naar een andere functie. Onderstaand treft u een korte beschrijving aan van de standaardservices die verricht worden: Het verwerken van uw financiële administratie, zijnde het (indien van toepassing) sorteren en archiveren en vervolgens het invoeren van uw administratie in ons financiële pakket. Tevens zullen wij in voorkomende gevallen de vragen die zijn ontstaan bij deze werkzaamheden direct aan u voorleggen en de aanpassingen na beantwoording uwerzijds doorvoeren in de administratie. Tevens zullen wij u in voorkomende gevallen adviseren en/of informeren over de (on-)mogelijkheden die voor uw onderneming van toepassing zijn. Het verzorgen van uw loonadministratie. Hiertoe behoort de opzet van uw loonadministratie, het invoeren van werkgever en werknemer(s), de periodieke verloning, advisering op het gebied van de verloning, het verrichten van de verplichte fiscale aangiften alsmede het afhandelen van de eindejaarswerkzaamheden. Opmaak van uw jaarcijfers. Na afloop van het boekjaar zullen wij uw administratie vertalen naar een jaarrapport en de conceptvorm samen met u doorspreken. Na de bespreking zullen de overeengekomen wijzigingen doorgevoerd worden en zal het definitief rapport worden opgesteld. Na akkoordbevinding uwerzijds zullen wij het definitieve rapport draaien en aan u overhandigen. Het verzorgen van de fiscale aangiften op het gebied van de winstbelasting, inclusief de uitstel- en schattingsregeling. Uit het definitieve jaarrapport volgt de definitieve, op de jaarcijfers en andere emolumenten gebaseerde, aangifte inkomsten- en/of vennootschapsbelasting. Tijdens de bespreking van de jaarcijfers zullen wij ook een pre concept van de van toepassing zijnde winstbelastingaangifte aan u voorleggen en met u doornemen. Na definitieve opmaak van het jaarrapport zal ook de betreffende aangifte aan u worden voorgelegd en na akkoordbevinding definitief opgemaakt en elektronisch bij de fiscus ingediend worden. 8

9 Het verzorgen van de aangifte omzetbelasting. Voortvloeiend uit het verwerken van uw financiële administratie zullen wij periodiek de aangifte omzetbelasting voor u afhandelen. U zult de aangifte van ons tijdig per mail, fax of post ontvangen inclusief een begeleidend schrijven ter afhandeling van de aangifte. Na afloop van het jaar, bij de opmaak van uw jaarcijfers, vindt nog een herberekening plaats van de totale omzetbelasting verplichting en zullen eventuele door te voeren aanpassingen middels een heraangifte (suppletie) alsnog aan de fiscus kenbaar gemaakt worden. 9

10 DE OVERIGE DIENSTEN VAN MKB FINANCE In specifieke gevallen is maatwerk mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan maatwerk ten behoeve van management informatie (MIS) toepassingen. Het maken van de juiste keuze is in ieders belang. Immers u als cliënt heeft bepaalde wensen die moeten worden ingevuld. Binnen MKB Financemoet echter ook gewaarborgd worden dat de geleverde dienst beheersbaar is, dat er voldoende capaciteit beschikbaar is en dat de infrastructuur de service ondersteunt. Ook kostenbeheersing en tijdige aanlevering van informatie zijn voor u van belang. Om te zorgen dat maatwerk op een goede manier tot stand komt zijn een aantal diensten binnen MKB Finance ingericht. Dit zijn services die u als cliënt van MKB Finance ter beschikking staan om te komen tot een succesvol resultaat. Zoals al eerder aangegeven laten onze overige diensten zich niet eensluidend opsommen. Veelal worden deze diensten gebaseerd op door u geuite wensen. Voorkomende overige diensten kunnen bijvoorbeeld zijn Opmaak van periodieke, wekelijkse en/of maandelijkse en/of kwartaal rapportages, beoordeling van cijfers, voor/nacalculatie, het spiegelen van de cijfers met de in samenspraak met de cliënt opgestelde begrotingen. Daarnaast kunnen wij u begeleiden op het gebied van voor- en nacalculatie. Advisering bij het opstellen van een ondernemingsplan, een kredietaanvraag of de start van uw onderneming. In voorkomende gevallen zetten wij in samenspraak met u een onderbouwing voor een financieringsaanvraag op papier, waarbij de geschiedenis van de onderneming, de huidige stand van zaken van de onderneming alsmede de toekomstverwachtingen beschreven worden. Wat zijn nu de redenen om een ondernemingsplan te schrijven, wat verwacht u van de toekomst, waar staat u en waar wilt u heen. De opzet van een zogenaamd Management Informatie Systeem (MIS) alsmede de begeleiding bij cq. optimalisering van de opzet van uw Administratieve Organisatie (AO) beschrijven wij in een apart hoofdstuk. 10

11 MANAGEMENTINFORMATIE ÉN MKB FINANCE Binnen MKB Finance hebben we specialisten op het gebied van Administratieve Organisatie (AO). Wij kunnen u, naast onze accountancy, ook op weg helpen op het gebied van: Het opzetten van een Management Informatie Systeem (MIS) plus Intranet (een intern internet binnen uw organisatie) welk aangepast is aan uw wensen en verwachtingen; Het verbeteren en/of optimaliseren van het huidige rapportagesysteem; Het verbeteren en/of optimaliseren van bestaande Excel bestanden; Voorbeelden van te automatiseren activiteiten binnen uw onderneming kunnen zijn: Het in kaart brengen van export mogelijkheden tussen uw software en Excel. Het hieruitvolgend genereren van periodieke rapportages, zoals maand danwel kwartaal cijfers, exploitatie- en liquiditeitsbegrotingen alsmede voor- en nacalculatie; Het afdrukken van documenten met de informatie die gepresenteerd dient te worden; Het uitvoeren van datacontroles; Het beperken van handmatige werkzaamheden binnen uw organisatie. 11

12 DE INTERIM-DIENSTEN VAN MKB FINANCE We maken er een project van... Het klinkt zo eenvoudig, alsof een projectaanpak een garantie is voor succes. Dat klopt natuurlijk niet. Hoe kan er dan wel voor gezorgd worden dat een project ook echt een succes wordt? Volgens MKB Finance is hierbij van belang dat mensen, middelen en technische/organisatorische mogelijkheden op zodanige wijze worden geïntegreerd, dat op een gestructureerde wijze een gemeenschappelijk vastgesteld doel wordt gerealiseerd, daarbij rekening houdend met de belangen van alle betrokkenen. In samenspraak met u worden uw wensen in kaart gebracht, op realisatie en uitvoerbaarheid getoetst, eventueel waar nodig aangepast en in een tijdsbalk uiteengezet. Het hieruit voortvloeiende plan van aanpak bevat in ieder geval een beschrijving van het probleem en/of de wens, het beoogde doel/resultaat, tijdschema, benodigde resources/middelen en een globale kostenraming. Wij bieden u tijdens de uitvoering inzicht in de voortgang van uw project en dragen ervoor zorg dat uw project naar wens wordt uitgevoerd. MKB Financestaat garant voor kwaliteit en voor betrouwbaarheid, resultaatgerichtheid en de wil om net even dat stapje extra voor u te doen. Het spreekt voor zich dat e.e.a. in nauwe samenwerking met u als opdrachtgever wordt uitgevoerd. Om de professionaliteit, kwaliteit en slagvaardigheid voor u op continue basis te vergroten, wordt ieder project afgesloten met een terugblik op het project. Op deze wijze trachten wij u ook het gereedschap mee te geven om de toekomst op een goede wijze in te gaan. 12