Handleiding voor de ondernemer ten behoeve van de Beperkte Garantie- en waarborgregeling 2010

Transcriptie

1 Handleiding voor de ondernemer ten behoeve van de Beperkte Garantie- en waarborgregeling INLEIDING 2. DE VOORBEREIDINGSFASE 2.1. Technische omschrijving / verkoopbrochure 2.2. De gemeente 2.3. De nutsbedrijven 2.4. De makelaar 2.5. De onderaannemer / leverancier 2.6. Bedrijfsorganisatorisch 3. DE VERKOOPFASE 3.1. Showroom bezoeken 3.2. Toestemming ondernemer 3.3. De aanvaarding 3.4. De nadere overeenkomst 3.5. De informatieplicht van de ondernemer 3.6. Kopersinformatiefolder 4. COMMUNICATIE TIJDENS HET BOUWPROCES 4.1. Bereikbaarheid van verkrijgers 4.2. Communicatie van en met de verkrijger 4.3. Cumulerende wijzigingenlijst 4.4. Tekeningen 4.5. De uitvoerder 4.6. De onderaannemers 4.7. De leveranciers 5. HET FORMULIER MELDING MINDERWERK 5.1. Invulling van het formulier Melding minderwerk 5.2. Toezenden van het formulier Melding minderwerk 6. HET AANHANGSEL handleiding ondernemer 1 / 5

2 1. INLEIDING Om het overeenkomen van meer- en minderwerk beheersbaar te houden, is een goede voorbereiding, goede communicatie richting alle betrokkenen en een sluitende administratie vereist. In de onderhavige handleiding zullen wij de belangrijkste punten behandelen. Het is echter ter beoordeling aan u in hoeverre u uw werkwijze overeenkomstig deze handleiding aanpast. 2. DE VOORBEREIDINGSFASE In de voorbereidingsfase is het raadzaam om met de volgende zaken rekening te houden: 2.1. Technische omschrijving / verkoopbrochure In de technische omschrijving of in de verkoopbrochure kunt u reeds aangeven welke materialen en / of werkzaamheden eventueel als minderwerk mogelijk zijn. Hiermee voorkomt u dat bij de verkrijger een verkeerd verwachtingspatroon wordt gewekt over de (on)mogelijkheden tot minderwerk. Indien u met een beperkte lijst van keuzemogelijkheden voor wat betreft meerwerkzaamheden werkt (de verkrijger heeft bijvoorbeeld slechts de keuze uit een X aantal tegels), vermeldt dat dan ook nadrukkelijk in de stukken. Indien u met stelposten werkt, omschrijf dan ook duidelijk welk bedrag er gerestitueerd wordt indien er geen gebruik gemaakt wordt van de betreffende stelpost (zie ook onze technische A-B-C-lijst). Hiermee voorkomt u discussie met de verkrijger inzake het te restitueren bedrag De gemeente Nog voordat de aanvraag voor een bouwvergunning is ingediend, kunt u in vooroverleg aangeven welke mogelijkheden u in het project aanbiedt aan de verkrijgers om als minderwerk overeen te komen. Zeker het minderwerk, waardoor de woning bij oplevering niet voldoet aan de eisen van het Bouwbesluit, dient overlegd te worden. Sluit kort in hoeverre het gedoogbeleid van de gemeente gaat. Hiermee voorkomt u eventuele discussies en / of problemen met Bouw- en woningtoezicht De nutsbedrijven Bij de nutsbedrijven dient u te informeren welke onderdelen er minimaal geplaatst moeten worden om de aansluiting van meters ten behoeve van de nutsvoorzieningen e.d. te bewerkstelligen De makelaar U moet de verkopende makelaar instrueren hoe met meer- en minderwerk omgegaan moet worden. Ook de makelaar kan immers een verkeerd verwachtingspatroon bij de verkrijger wekken. Laat de makelaar in eerste instantie de eventuele keuzelijst voor meer- en minderwerk met de verkrijger bespreken. Dit schept direct duidelijkheid bij de verkrijger over de mogelijkheden tot wijzigingen De onderaannemer / leverancier U kunt uw onderaannemer / leverancier instrueren hoe zij met meer- en minderwerk om moeten gaan. Werk in ieder geval met onderaannemers / leveranciers die een voldoende aanbod aan keuzemogelijkheden bieden en een flexibele en adequate werkwijze hebben. Met name hoe zij geïnformeerd worden over wijzigingen in de woning en VOORAL niet op eigen initiatief meer- en minderwerk met de verkrijgers mogen afspreken of toezeggen Bedrijfsorganisatorisch Indien uw bedrijf het organisatorisch toelaat, verdient het de voorkeur om met één verantwoordelijk persoon ter zake van het meer- en minderwerk te werken. Maak deze medewerker naar alle partijen duidelijk bekend als aanspreekpunt. Hierdoor kunnen geen tegenstrijdige beloften en afspraken gemaakt worden. 3. DE VERKOOPFASE handleiding ondernemer 2 / 5

3 3.1. Showroom bezoeken Maak vroegtijdig goede afspraken over de werkwijze en afhandeling van showroombezoeken van de verkrijgers met bijvoorbeeld de sanitairgroothandel, leverancier van de tegels en de keukenfirma. Zorg dat de verkoopbrochures van de woningen in het bezit zijn bij de verkopers in de showrooms, zodat het project en de (on)mogelijkheden ook bekend zijn bij de betreffende verkopers. Laat de verkrijger pas de showroom bezoeken nadat de verkopers volledig op de hoogte zijn Toestemming ondernemer Veelal zal de verkrijger op het moment dat de woning wordt gekocht nog geen idee hebben welke onderdelen en / of werkzaamheden hij zelf wenst uit te voeren of door derden laat uitvoeren. Veelal na een oriënterend onderzoek bij diverse afwerkingspecialisten (zoals een badkamerspecialist), komt de verkrijger met het verzoek om minderwerk. Het is aan u als ondernemer om te bepalen of, en zo ja in hoeverre, u minderwerk toestaat. De verkrijger kan u in beginsel niet verplichten om minderwerk overeen te komen dat verder gaat dan in uw verkoopbrochure en meer- en minderwerklijst staat vermeld. Wél heeft u als ondernemer de verplichting om overeenkomstig het artikel Wijzigingen in opdracht van de verkrijger, als bedoeld in de Algemene Voorwaarden voor de met de verkrijger gesloten overeenkomst, te handelen. Jurisprudentie van de Raad van Arbitrage voor de Bouw heeft inmiddels uitgewezen dat u, in geval van eengezinshuizen, mee zou moeten werken aan bijna elk verzoek tot minderwerk. Bij appartementen ligt e.e.a. genuanceerder. Wanneer u een beroep doet op uw verantwoordelijkheid ten opzichte van de overige verkrijgers in het gebouw, behoeft u geen medewerking te verlenen aan verzoeken tot minderwerk ter zake van de natte ruimten (badkamer en toilet). Dat lijdt weer uitzondering wanneer een privé-gedeelte op de begane grond is gelegen en onder het gebouw bevindt zich geen parkeergarage De aanvaarding Indien u tegemoet komt aan de wens van de verkrijger om bepaalde materialen en / of werkzaamheden als minderwerk overeen te komen, moet u dat minderwerk schriftelijk overeenkomen waarbij de diverse aansprakelijkheden uwerzijds worden uitgesloten De nadere overeenkomst In de nadere overeenkomst behorende bij deze regeling worden de diverse aansprakelijkheden uitgesloten met betrekking tot de overeengekomen minderwerk. Niet alleen de aansprakelijkheid op grond van de garantie- en waarborgregeling van Woningborg maar ook uw eigen wettelijke en contractuele aansprakelijkheid. Indien u echter de voorkeur geeft aan, of reeds werkt met een cumulerende wijzigingenlijst (zie artikel 4.3. van deze handleiding), adviseren wij u om minimaal artikel 5 en artikel 6 van de nadere overeenkomst in uw eigen keuzelijst van meer- en minderwerk op te nemen. Indien u niet werkt met een eigen al dan niet cumulerende wijzigingenlijst, doet u er verstandig aan de nadere overeenkomst, het formulier melding minderwerk en de kopers informatiefolders aan de verkrijger te overhandigen zodra de verkrijger in het bezit wordt gesteld van de standaard wijzigingenlijst dan wel bij het uitbrengen van de offerte ter zake van het buiten standaard meer- en minderwerk. Woningborg wordt te vaak geconfronteerd met verkrijgers waaraan pas na het sluiten van een overeenkomst ter zake van het meer- en minderwerk de nadere overeenkomst en, meer in het bijzonder, de kopers informatiefolders worden overhandigd. De verkrijger wordt op dat moment pas geconfronteerd met de (mogelijke) consequenties van het overeengekomen minderwerk, wat tot veel discussies leidt en vaak ook tot een weigering van de verkrijger om de nadere te ondertekenen. Dit soort discussies en de weigering tot het ondertekenen van de nadere overeenkomst dienen, naar onze mening, te worden voorkomen De informatieplicht van de ondernemer Als ondernemer heeft u de verplichting om de verkrijger te informeren over de eisen waaraan zijn zelfwerkzaamheden dienen te voldoen, zoals de normen en eisen in het Bouwbesluit. In bijzondere gevallen dient u al dan niet op verzoek van de verkrijger aanvullende informatie te verstrekken inzake handleiding ondernemer 3 / 5

4 bijvoorbeeld de eigenschappen van bepaalde materialen. Wellicht dient er voor bepaalde materialen bijvoorbeeld een speciale lijmsoort gebruikt te worden Kopers informatiefolders Woningborg heeft voor de meest voorkomende minderwerkonderdelen een zogenaamde kopersinformatiefolder opgesteld. Deze dienen slechts ter informatie voor de verkrijger. 4. COMMUNICATIE TIJDENS HET BOUWPROCES Door goede communicatie met belanghebbenden inzake de wijzigingen, voorkomt u misverstanden en beperkt u de zogenaamde faalkosten Bereikbaarheid van de verkrijger Optimaliseer de bereikbaarheid van de verkrijger. Noteer, indien de verkrijger daarin toestemt uiteraard, alle mogelijke manieren om een verkrijger te kunnen bereiken, zowel zakelijk als privé. Vermeldt deze gegevens op alle schriftelijke stukken, in ieder geval op alle stukken die betrekking hebben op de overeengekomen wijzigingen. Het is van belang dat alle belanghebbenden met betrekking tot de wijzigingen deze gegevens bij de hand hebben. Bij onduidelijkheden op de bouwplaats bijvoorbeeld kan één telefoongesprek van de uitvoerder met de verkrijger direct duidelijkheid scheppen Communicatie van en met de verkrijger Informeer de verkrijger wie hun vaste aanspreekpunt is bij de leveranciers en de uitvoerder op de bouwplaats. Vraag de verkrijger om de door hem of haar geconstateerde (eventuele) onvolkomenheden betreffende de wijzigingen door te geven aan de uitvoerder of te bespreken met het aanspreekpunt op kantoor Cumulerende wijzigingenlijst Indien meerdere wijzigingen op verschillende momenten gedurende het bouwproces mogelijk zijn, is het praktisch om met een cumulerende wijzigingenlijst te werken. Na iedere wijziging wordt de lijst aangepast en vervangt deze de voorgaande lijst. Vermeldt naast de gegevens van de verkrijger en het bouwnummer tevens de datum, geef de lijst eventueel een volgnummer. Zodoende bent u te allen tijde op de hoogte van de laatste wijzigingen van ieder bouwnummer. De complete lijst gaat naar de verkrijger en uitvoerder. Een aangepaste versie van de lijst gaat ook naar de betreffende onderaannemers en / of leveranciers Tekeningen Visualiseer de wijzigingen ook middels tekeningen. Maak een plattegrond van alle verdiepingen en geef daarop de gewijzigde onderdelen aan. Dateer de tekeningen. Een tekening bevordert de overzichtelijkheid voor alle partijen en voorkomt discussies De uitvoerder Zorg dat op de bouwplaats de uitvoerder te allen tijde een compleet en het meest recente overzicht van de wijzigingen inclusief tekeningen (cumulerende wijzigingenlijst) heeft. De uitvoerder moet immers voor een juiste uitvoering zorg dragen. Zorg dat alle informatie in de keet t.b.v. de uitvoerende werknemers toegankelijk is (via de uitvoerder) De onderaannemers De onderaannemers dienen ook op de hoogte te zijn van alle wijzigingen. Uiteindelijk worden de werkzaamheden daadwerkelijk ook door hen verricht. Bij onduidelijkheden kan in de uitvoerderskeet de wijzigingen lijst geraadpleegd worden De leveranciers Ook de leveranciers dienen volledig op de hoogte te zijn van de voor hun relevante wijzigingen. Dit voorkomt verkeerde en / of te late leveringen. Zorg voor één aanspreekpunt! handleiding ondernemer 4 / 5

5 5. HET FORMULIER MELDING MINDERWERK 5.1. Invulling van het formulier melding minderwerk Nadat tussen u en de verkrijger definitieve overeenstemming is bereikt ter zake van het minderwerk en de eventueel gehanteerde sluitingsdata zijn voorbij, wordt het formulier melding minderwerk ingevuld en door beide partijen voor akkoord getekend. Op dit formulier worden slechts die onderdelen en / of werkzaamheden aangekruist die als minderwerk zijn overeengekomen. Dit formulier vormt de basis van het aanhangsel waarop de diverse onderdelen en / of werkzaamheden worden uitgesloten van de garantie- en waarborgregeling van Woningborg. Het is dus belangrijk dat dit formulier uiterst zorgvuldig wordt ingevuld Toezenden van het formulier melding minderwerk Nadat het formulier is ingevuld en door beide partijen voor akkoord is ondertekend, wordt het formulier naar Woningborg verzonden. De toezending geschiedt zo snel mogelijk na invulling en ondertekening doch uiterlijk tezamen met de toezending van het formulier proces-verbaal van oplevering woning / privé-gedeelte. Indien pas na oplevering van de woning het formulier melding minderwerk naar Woningborg wordt verzonden, is het van belang dat het nieuwe adres van de verkrijger ook op het formulier wordt vermeld. 6. HET AANHANGSEL Na ontvangst van het formulier melding minderwerk verstuurt Woningborg een aanhangsel aan de verkrijger waarop het betreffende minderwerk wordt uitgesloten van de garantie- en waarborgregeling. U ontvangt een kopie van dit aanhangsel ten behoeve van uw administratie. Dit aanhangsel vormt een onverbrekelijk geheel met het Woningborg-certificaat handleiding ondernemer 5 / 5