CONTEXT VAN DE FUNCTIE

Transcriptie

1 Het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming werft aan in statutair dienstverband STAFMEDEWERKER WEBBEHEER EN GRAFICUS (M/V) Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Entiteit Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming Afdeling/team Stafdienst Niveau B Graad Deskundige (B1) Standplaats Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II- laan Brussel Vacaturenummer CONTEXT VAN DE FUNCTIE Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit: - het Departement Onderwijs en Vorming - het Agentschap voor Onderwijsdiensten - het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen - het Agentschap voor Onderwijscommunicatie - het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming Meer informatie kan je terugvinden op Het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming ( is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid. Het heeft als missie het bevorderen van het kwaliteitszorgsysteem voor de onderwijs-, beroepsopleidings- en vormingstrajecten en voor de EVC-trajecten die leiden naar bewijzen van erkende kwalificaties. Het agentschap groepeert dan ook alle diensten die zorgen voor de kwaliteit van ons onderwijs, met name: - het opstellen van einddoelen van leer- en EVC-trajecten; - het garanderen van eenduidige en heldere certificeringsprocessen; - het bewaken van de kwaliteit van de betrokken onderwijsinstellingen, CLB s en vormingsinstellingen, en dit in nauwe samenwerking met de onderwijsinspectie. AKOV bestaat op dit ogenblik uit een stafdienst en drie afdelingen: - de afdeling Dienstverlening EVC - de afdeling Projecten: EVC - Curriculum - Kwalificaties - de afdeling Organisatie Inspectie

2 Je komt terecht bij de Stafdienst van het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming, die instaat voor: - organisatorische/administratieve ondersteuning van en adviesverlening aan de administrateur-generaal en de managementorganen van het agentschap; - het onthaal en centraal secretariaat van het agentschap; - Algemene organisatiefuncties: Communicatie, web- en evenementenbeheer HRM, personeelsbeheer en- planning het financieel en budgettair beheer het facilitair beheer en ICT het opstellen, uitvoeren en monitoren van beheersovereenkomst, ondernemingsplan en alle uitvoerende programma s, jaarplannen en projecten die hieruit voortvloeien het proces- en risicomanagement het belanghebbendenmanagement, het monitoring van deze activiteiten - alle noodzakelijke organisatorische, administratieve en praktische activiteiten teneinde de afdelingen van het agentschap te ondersteunen in de uitvoering van de kerntaken van het agentschap. De stafdienst wordt aangestuurd door de coördinator. Je komt terecht in een klein en divers team van 7 personen dat nauw samenwerkt onderling en met andere collega s van het agentschap. JE TAKENPAKKET EN DE BELANGRIJKSTE RESULTAATGEBIEDEN 1. Doel van de functie Als graficus sta je in voor: - Opmaken en onderhouden van digitale en klassieke communicatievormen (brochures en publicaties, websites, social networks, ) - functionele en goed-ogende ontwerpen en design Als webbeheerder sta je in voor: - interviewen en samenwerken met de gebruikers van websites om de behoeftes, ervaringen en verbeterpunten in kaart te brengen. Je bent een goed communicator en slaagt erin wat je van anderen hoort om te zetten in de gewenste resultaten. - beheer van bestaande websites van het agentschap - bijsturen en optimaliseren van bestaande websites voor doelpubliek op basis van bevragingen, workshops, eigen ervaring en op basis van organisatiebrede technische richtlijnen - ontwerpen, bouwen en lanceren van nieuwe websites - deelnemen aan projecten met betrekking tot het ontsluiten van informatie (brochures, databanken, ) via websites - ontwikkelingen opvolgen op het web/internet en vertaalt deze waar mogelijk naar je eigen organisatie.

3 2. Resultaatsgebieden BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen - in samenwerking met het lijnmanagement - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, etc. - Dagelijks beheer van de websites van AKOV in zoverre dit niet in de refresh operatie zit * De vragen worden binnen 5 dagen uitgevoerd * Dringende vragen worden binnen 24 uur uitgevoerd WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten van productontwikkeling - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen, IT-programma's, databanken, concepten voor financieel beheer

4 ADVIESVERLENING Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving - Management adviseren over thema's die te maken hebben met het functionele domein - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, etc. - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd bv. privacy - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten - Deelname aan het communicatiebeleid van het agentschap: *Actieve deelname aan de werkgroep Communicatie van het agentschap *Voorbereiding van thema s, acties en projecten van de werkgroep COM *Uitvoering van opdrachten in functie van de werking van de werkgroep COM *Deelname aan inhoudelijke of technische werkgroepen als afgevaardigde van het agentschap m.b.t. communicatie en webbeheer

5 PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen Context: m.b.t. het eigen functionele domein - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied JE PROFIEL 1. Formele deelnemingsvoorwaarden Je diploma Je beschikt over een diploma Professionele Bachelor in de Grafische en Digitale Media. Je ervaring Je hebt ten minste 3 jaar relevante ervaring. Hieronder verstaan we dat je met tenminste 4 van onderstaande elementen ervaring hebt : - Ontwerpen en lay-outen van zakelijke brochures, brieven, publicaties, folders, etc. - Uitwerken van een huisstijl - Ontwerp, design en beheer van zakelijke websites - Behoeftebevraging van doelgroep - Projectopvolging digitale communicatie 2. Je technische competenties - Je kan uitstekend overweg met Adobe Indesign - Je hebt een zeer goede kennis van webontwikkelprogramma s en/of standaarden 3. Je persoonsgebonden competenties

6 OORDEELSVORMING Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens: - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties MONDELINGE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. I. Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden: - Communiceert duidelijk en 'to the point' Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit - Beperkt het gebruik van jargon - Antwoordt doelgericht en beknopt - Is goed verstaanbaar (volume, articulatie, tempo) - Spreekt vlot - Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag SCHRIFTELIJKE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek: - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, etc.) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten, etc.) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen INITIATIEF Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc): - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen

7 VOORTDUREND VERBETEREN Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken: - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden, etc.) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, etc.) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen KLANTGERICHTHEID Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant SAMENWERKEN Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg: - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen BETROUWBAARHEID Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk:

8 - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken ONS AANBOD een boeiende functie in een maatschappelijke relevante context een voltijdse, statutaire betrekking bij het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer een hospitalisatieverzekering per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque Statutaire aanwerving in de graad van deskundige met de bijhorende salarisschaal. Salarissimulaties kunnen worden gemaakt op: SELECTIEPROCEDURE 1. CV-screening Aan de hand van het door jou ingevulde standaard cv en gestructureerde vragenlijst gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit omvat: Het vereiste diploma De vereiste ervaring Enkel de kandidaten die aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV-screening zal worden afgerond in de week van 14 juli (onder voorbehoud). 2. Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn: klantgerichtheid betrouwbaarheid samenwerken voortdurend verbeteren

9 Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I. 2.1 Voorselectie (vanaf 7 kandidaten kan een voorselectie gehouden worden) Op basis van het standaard-cv en gestructureerde vragenlijst worden jouw motivatie voor de functie, jouw inzicht/ervaring in de functie voor de functie beoordeeld. De 7 best scorende en geslaagde, kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. het psychotechnisch onderdeel. Om als geslaagd te worden beschouwd, dien je minimum de helft van de punten te halen. Bij een ex aequo op plaats 7 worden alle kandidaten met deze score toegelaten. 2.2 psychotechnisch onderdeel Het psychotechnisch onderdeel bestaat uit een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en enkele computergestuurde oefeningen. In dit gedeelte worden volgende competenties afgetoetst. Oordeelsvorming Betrouwbaarheid Samenwerken Voortdurend verbeteren mondelinge/schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid initiatief klantgerichtheid Dit gedeelte is adviserend en resulteert in een gunstig of ongunstig advies. Deze selectiefase vindt plaats in de week van 18 augustus en 25 augustus (onder voorbehoud). Dit onderdeel zal doorgaan in Brussel. 2.3 Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met een of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie, ervaring, verwachtingen van de kandidaat Vaktechnische vaardigheden Inzetbaarheid in de functie en organisatie Inpasbaarheid binnen het team Ter voorbereiding van het jurygesprek zal de kandidaat een case oplossen. Deze fase is eliminerend. Je kan geschikt of niet geschikt bevonden worden voor de functie. Deze selectiefase zal plaatsvinden op 12 september 2014 en zal doorgaan in Brussel (datum onder voorbehoud).

10 2.4 Eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door de jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De eindbeslissing zal eind september genomen worden. JE VOELT JE AANGESPROKEN? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 9 juli Surf naar en solliciteer via het standaard-cv. Bezorg ons ook zeker de gestructureerde vragenlijst. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - Je je kandidatuur uiterlijk op woensdag 9 juli 2014 naar ons stuurt - Je via het standaard-cv in combinatie met de gestructureerde vragenlijst solliciteert De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. FEEDBACK Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. MEER WETEN? Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen over de inhoud van de functie met Ward Dejaegher Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming Koning Albert II -laan 15, 1210 Brussel Ward.dejaegher@ond.vlaanderen.be Over de procedure met: Shari Meskens projectassistent Jobpunt Vlaanderen Shari.meskens@jobpunt.be