CONTEXT VAN DE FUNCTIE

Transcriptie

1 Het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming zoekt in statutair dienstverband STAFMEDEWERKER CONCEPTUELE ONDERSTEUINING BIJ DE ONDERWIJSINSPECTIE (M/V) Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Entiteit Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming Afdeling/team Inspectie Niveau A (rang A1) Graad Adjunct van de directeur Standplaats Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II- laan Brussel Vacaturenummer CONTEXT VAN DE FUNCTIE Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit: - het Departement Onderwijs en Vorming - het Agentschap voor Onderwijsdiensten - het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen - het Agentschap voor Onderwijscommunicatie - het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming Meer informatie kan je terugvinden op Het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming ( is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid. Het heeft als missie het bevorderen van het kwaliteitszorgsysteem voor de onderwijs-, beroepsopleidings- en vormingstrajecten en voor de EVC-trajecten die leiden naar bewijzen van erkende kwalificaties. Het agentschap groepeert dan ook alle diensten die zorgen voor de kwaliteit van ons onderwijs, met name: - het opstellen van einddoelen van leer- en EVC-trajecten; - het garanderen van eenduidige en heldere certificeringsprocessen; - het bewaken van de kwaliteit van de betrokken onderwijsinstellingen, CLB s en vormingsinstellingen, en dit in nauwe samenwerking met de onderwijsinspectie. AKOV bestaat op dit ogenblik uit een stafdienst en drie afdelingen: - de afdeling Dienstverlening EVC - de afdeling Projecten: EVC - Curriculum - Kwalificaties - de afdeling Organisatie Inspectie

2 Je komt terecht in de afdeling Organisatie Inspectie, die taken uitvoert binnen de opdrachten van de onderwijsinspectie. De afdeling bereidt o. m. de doorlichtingen voor door het plannen en organiseren van het doorlichtingproces, het aanleveren van de benodigde informatie aan de onderwijsinstelling vanuit diverse databanken en bronnen, noodzakelijk voor het voeren van de doorlichting door de onderwijsinspecteurs en handelt de nasleep van de doorlichtingen af (goedkeuringsproces van het doorlichtingsverslag, metarapportering m.b.t. de doorlichtingsresultaten) De leiding van deze afdeling is toevertrouwd aan de inspecteur-generaal die ook hoofd is van de onderwijsinspectie ( JE TAKENPAKKET EN DE BELANGRIJKSTE RESULTAATGEBIEDEN 1. Doel van de functie Volledige ondersteuning van de vormings-, trainings- en opleidingscel (VTO). Het programma VTO is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en het operationaliseren van het strategisch vormingsbeleid voor de onderwijsinspectie en haar leden. Door: - de deskundigheid van de leden van de organisatie te optimaliseren met het oog op de kwalitatieve verbetering van de beroepsuitoefening en een performante organisatie. - het loopbaanlang leren en de motivatie en affectie rond leren in de verf zetten waardoor de betrokkenheid ervoor toeneemt. Samen met de leidinggevende Coördinerende inspecteur geef je advies om het strategisch opleidingsbeleid vorm te geven, verzamel en analyseer je de opleidingsbehoeften van de organisatie en zijn leden, bepaal je samen met de betrokkenen de concrete leerdoelen van de vormingen, opleidingen en trainingen, stel je het vormingsplan op en verzorg je de opvolging, plan je en werk je de geplande vormingsinitiatieven en leertrajecten met de betrokkenen (timing, leerdoelen bepalen, werkvormen, organisatie) uit, coördineer je de logistiek (lokalen, beamers, kopies, PowerPoint, contacten catering), communiceer je vormingsactiviteiten en leertrajecten, evalueer je de vormings-, trainings- en opleidingsinitiatieven, verzorg je het onthaal en volg je het natraject op. Vervolgens coördineer je de samenkomsten van de coachingsgroepen, de vakgroepen en de themagroepen en volg je die op. Uiteindelijk plan, organiseer, coördineer en evalueer je het jaarlijkse seminarie van de onderwijsinspectie. Je ontwikkelt mee het traject van de aanvangsbegeleiding en volgt dit mee op. Dit vergt uiteraard een sterk organisatorisch vermogen. Bovendien is het belangrijk dat je vlot en graag communiceert en over een vlotte pen beschikt. Je zult nauw samenwerken met de leidinggevende Coördinerend Inspecteur en de inspecteurs van het programma VTO. 2. Resultaatsgebieden BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement

3 - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen - in samenwerking met het lijnmanagement - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, etc. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten van productontwikkeling - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen, IT-programma's, databanken, concepten voor financieel beheer ADVIESVERLENING Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving - Management adviseren over thema's die te maken hebben met het functionele domein - Inspelen op specifieke vragen van het management

4 - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, etc. - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen Context: m.b.t. het eigen functionele domein - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden

5 KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied JE PROFIEL 1. Formele deelnemingsvoorwaarden Je werkt als ambtenaar in de rang A1 of in een hogere rang binnen AKOV. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie binnen AKOV en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van selecties voor de graad van adjunct van de directeur omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor (of door Jobpunt Vlaanderen onder bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van adjunct van de directeur waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari Verricht je echter (een) vervangingsopdracht(en) en ben je gedurende minder dan twee jaar ononderbroken in dienst, dan kun je niet deelnemen Je diploma Je beschikt over een master diploma. Je ervaring Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring. Hieronder verstaan we dat je ervaring hebt met onderstaande elementen: Het opmaken van een vormingsbeleid Het analyseren van vormingsbehoeften Het uitwerken en organiseren van vormingstrajecten 2. Je technische competenties - Kennis van de opleidingsmarkt van het Vlaamse onderwijslandschap en de Onderwijsinspectie - Vertrouwd met de organisatie en de belangrijkste stakeholders van de Vlaamse Onderwijsinspectie - Ervaring hebben met het plannen en organiseren van vormingsactiviteiten in een context van thuiskantoren - Ervaring hebben met het zoeken naar interne en externe locaties voor vormingen - Kennis van het facilitair management van de Vlaamse overheid - Kennis van de functieprofielen van onderwijsinspecteurs - Ervaring hebben met de organisatie van conferenties

6 - Ervaring hebben met het opzetten en opvolgen van aanvangsbegeleiding - Je bent vertrouwd met de werking van de onderwijsinspectie 3. Je persoonsgebonden competenties OORDEELSVORMING Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens: - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties PROBLEEMANALYSE Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. II. Legt verbanden en ziet oorzaken: - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie ORGANISATIESENSITIVITEIT Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit: - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit VISIE

7 De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context: - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, denkt vooruit en geeft de grote lijnen aan MONDELINGE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen: - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan SCHRIFTELIJKE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek: - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, etc.) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten, etc.) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen INITIATIEF Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel): - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht

8 - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden VOORTDUREND VERBETEREN Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit: - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen KLANTGERICHTHEID Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant SAMENWERKEN Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg: - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep

9 - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen BETROUWBAARHEID Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk: - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken ONS AANBOD een boeiende functie in een maatschappelijke relevante context een voltijdse betrekking bij het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer een hospitalisatieverzekering per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque Statutaire aanwerving in de graad van Adjunct van de directeur met de bijhorende salarisschaal. Salarissimulaties kunnen worden gemaakt op: SELECTIEPROCEDURE JE VOELT JE AANGESPROKEN? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 8 juli Surf naar en solliciteer via het online standaard-cv. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - Je je kandidatuur uiterlijk op 8 juli 2014 naar ons stuurt - Je via het standaard-cv solliciteert De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties.

10 1.1 CV-screening Aan de hand van het door jou ingevulde standaard cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit omvat: Het vereiste diploma De vereiste ervaring Enkel de kandidaten die aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV-screening zal worden afgerond in de week van 15 juli (onder voorbehoud). 1.2 psychotechnisch onderdeel Het psychotechnisch onderdeel bestaat uit een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en enkele computergestuurde oefeningen. In dit gedeelte worden volgende competenties afgetoetst. betrouwbaarheid samenwerken klantgerichtheid voortdurend verbeteren oordeelsvorming probleemanalyse organisatiesensitiviteit visie mondelinge/schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid initiatief voortdurend verbeteren klantgerichtheid samenwerken betrouwbaarheid Dit gedeelte is adviserend en resulteert in een gunstig of ongunstig advies. Deze selectiefase vindt plaats in de week van 25 augustus en 1 september (onder voorbehoud). Dit onderdeel zal doorgaan in Brussel. 1.3 Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met een of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie, ervaring, verwachtingen van de kandidaat

11 Vaktechnische vaardigheden Inzetbaarheid in de functie en organisatie Inpasbaarheid binnen het team Ter voorbereiding van het jurygesprek zal de kandidaat een case oplossen. Deze fase is eliminerend. Je kan geschikt of niet geschikt bevonden worden voor de functie. Deze selectiefase zal plaatsvinden op 19 september 2014 en zal doorgaan in Brussel (datum onder voorbehoud). 1.4 Eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door de jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De eindbeslissing zal eind september genomen worden. MEER WETEN? Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen over de inhoud van de functie met Ward Dejaegher Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming Koning Albert II -laan 15, 1210 Brussel Over de procedure met: Shari Meskens projectassistent Jobpunt Vlaanderen