Inhoud. 1. Voorwoord Mobiel werken Cliëntbox VTO-beleid Cellen en werkgroepen Wooncel Nieuwtjes...

Transcriptie

1 Jaarverslag 2015

2 Inhoud 1. Voorwoord.3 2. Mobiel werken Cliëntbox VTO-beleid Cellen en werkgroepen Wooncel Nieuwtjes Enkele cijfers Nawoord JAARVERSLAG

3 Voorwoord Beste lezer, Om jullie wat inkijk te geven in de werking van Oikonde in 2015 hebben we deze keer wat korte stukjes verzameld over diverse thema s. We haalden inspiratie uit ons jaarplan. Onze meerjarenplanning loopt tot het magische jaar Elk jaar vertalen we de doelstellingen naar acties voor het lopende jaar. Deze worden in het midden en op het einde van het jaar geëvalueerd. Het overgrote deel van de doelstellingen kunnen we realiseren. Maar elk jaar blijven er thema s liggen en komen er ook bij. Dat zal voor de meesten onder jullie herkenbaar zijn. Dromen, ambities en de vertaling ervan. Zo werden we in de loop van 2015 enthousiast over de combinatie hulpverlening en online werken. Er is immers een hele wereld in ontwikkeling die aan vele van onze cliënten voorbij gaat. We willen mee de digitale kloof dichten voor hen. Ondertussen willen we nog steeds die weg inslaan, maar op een realistisch tempo. Ook onze medewerkers hebben nog een weg te gaan en er zijn ook wel randvoorwaarden die vervuld moeten worden. Dromen, ambities en de vertaling ervan. Ondertussen willen we onze mobiele, ambulante dienst profileren in de wereld van de eerstelijnshulpverlening. Dat is heel wat anders dan een dienst waar je pas na vele procedures en jaren geduld terecht kan. Die weg zijn we bewust ingeslagen door voluit in te zetten op RTH (Rechtstreeks Toegankelijke Hulpverlening). Ondertussen wordt 40% van onze cliënten via RTH ondersteund. En dat aantal zal nog gevoelig verhogen vanaf We zijn er trots op dat we jaar na jaar meer cliënten ondersteunen dan van ons verwacht wordt. Anderzijds mogen we niet blind zijn voor de consequenties voor de begeleiders. Acht mensen wekelijks individueel begeleiden of bvb. zestien volgens diverse frequenties vraagt toch een hele aanpassing. We moeten ook voorzichtig omgaan met beloftes van een lage drempel als er ondertussen wachtlijsten ontstaan. Dromen, ambities en de vertaling ervan. We geloven sterk in co-creatie. Dwz dat we de vele mogelijkheden van onze diverse medewerkers graag willen inzetten op een zinvolle manier, los van hun diploma of functie. Samen creëren we resultaten die rijker zijn dan bekomen via de klassieke taakverdeling. Heel wat collega s nemen dan ook diverse rollen en taken op of zetelen in cellen of werkgroepen. Of we deze werkwijze kunnen volhouden met de intrede van de persoonsvolgende financiering en de betaalde prestaties? Dromen, ambities en de vertaling ervan.. Veel leesplezier! JAARVERSLAG

4 Mobiel werken Mobiel werken? Elke begeleider krijgt een laptop met internetverbinding in Daar kan zowel bij cliënten thuis als onderweg tussen twee huisbezoeken mee gewerkt worden. Waarom? Om heel diverse redenen is dit een logische keuze. We willen cliënten meer zelfregie geven. Dan moeten ze ook hun dossier, afspraken, handelingsplan, mails mee kunnen bekijken en/of opmaken. We willen de digitale kloof dichten met onze cliënten. Dan moeten we drempels verlagen, een voorbeeldfunctie opnemen. kijken, ziet die ook documenten met persoonlijke nota s van de begeleider en kan inzagerecht vragen. Echt samen afspraken noteren, gaat trager, vraagt een ander taalgebruik. Enz. We gaan de implementatie goed moeten voorbereiden en een overgangsjaar voorzien. Link met jaarplan? Doelstellingen: We verkennen de onlinewereld ifv hulpverlening. We zorgen voor de noodzakelijke hulpmiddelen ter ondersteuning van onze medewerkers zodat ze hun werk optimaal kunnen doen. We zoeken permanent naar mogelijkheden om onze efficiëntie te optimaliseren. We willen efficiënter werken. Dat kan door meteen het huisbezoek te registreren, zaken op te zoeken, mails te versturen. We willen ons voorbereiden op de persoonsvolgende financiering. Meer ter plaatse werken is duidelijker voor cliënten ifv hun factuur = de aangerekende werktijd. Hoe aangepakt? Enkele geïnteresseerde begeleiders experimenteerden een aantal maanden en deelden hun ervaringen. Resultaat? De criteria voor een goede laptop werden duidelijk: klein, licht gewicht, een snelle internetverbinding. Mobiel werken is een ondersteunend hulpmiddel tijdens het begeleidingswerk. Het zorgt dat ik als begeleider efficiënter werk, wat resulteert in een kwaliteitsverhoging en een tijdsbesparing. Enerzijds doordat er al tijdens of tussen huisbezoeken informatie kan geregistreerd of opgezocht worden. Anderzijds is het een meerwaarde dat dit samen met de cliënt kan, wat hen actiever betrekt. (Jane, begeleider) Het vraagt van de begeleiders een hele aanpassing. Is het toestel een hulpmiddel of fysiek obstakel? Als de cliënt mee kan JAARVERSLAG

5 Cliëntbox Cliëntbox? Een webapplicatie met een login per begeleider om alle cliëntgegevens te registreren, zowel administratief als inhoud van cliëntcontacten. Waarom? We hadden diverse, naast elkaar bestaande registratiesystemen opgebouwd doorheen de jaren: registratie van cliëntcontacten op verschillende plaatsen en dossiers (op papier en digitaal). Hier kroop heel wat tijd en energie in voor de begeleiders en het secretariaat. Dit was niet meer hedendaags en efficiënt. cijfergegevens supervlot te kunnen bezorgen aan het VAPH, aan de beleidscel, aan ieder die iets wil weten. Er zit immers een schat aan informatie in dit éne systeem. Minpuntje: er werd recent gewerkt aan een andere, digitale dossiervorming. Dat was wel jammer voor de betrokkenen. Ze effenden echter wel het digitale pad. Link met jaarplan? Doelstelling: we zorgen voor de noodzakelijke hulpmiddelen ter ondersteuning van onze medewerkers zodat ze hun werk optimaal kunnen doen. Hoe aangepakt? Een werkgroep met de diverse betrokken functies bekeken een demo van de firma van onze netwerkbeheerder. Dat groepje experimenteerde gedurende enkele maanden en was enthousiast. Vanaf 01/01/16 is het gebruik ervan ingevoerd. Resultaat? Na een investering van de begeleiders die toch weer heel wat tijd vroeg (alles moest overgezet worden in het nieuwe systeem), is het ingeburgerd en tijdbesparend. Voor de secretariaatsmedewerkers is het een verademing om de maandelijkse Eindelijk één systeem voor alle begeleiders. Het ingeven gaat vlotter en iedereen begint meer dezelfde taal te spreken. Ook gemakkelijk is dat er nu één centraal platform is voor contactgegevens allerhande. Gedaan met verschillende losse Word of Excel documenten die moeilijk up to date te houden waren. Het voelt toch ook een stukje professioneler. (Linde, begeleidster) Persoonlijk vind ik de zoekfunctie handig om registraties te doen voor het VAPH. Het is ook zeer handig om na te kijken welke cliënt bij welke begeleider zit. Ik kan de lijst halen uit de cliëntbox. (Martine, secretariaat) JAARVERSLAG

6 VTO- beleid VTO? VTO staat voor Vorming, Training en Ondersteuning van medewerkers. In een dynamische organisatie leren medewerkers voortdurend bij. Waarom? Ons beleid was aan vernieuwing toe. We wilden VTO ook een duidelijkere plaats geven in de organisatie. Er kwamen afspraken over de bestedingswijze van de middelen. Hoeveel uren kunnen medewerkers aan VTO besteden? Hoeveel budget is er voorzien? Welke competenties moeten we in Oikonde binnenbrengen of verder ontwikkelen om uit te groeien tot de organisatie die we willen zijn? Welke vorming vinden de medewerkers belangrijk om hun job goed te kunnen uitvoeren? Het VTO-beleid moet ervoor zorgen dat de ingezette middelen leiden tot een betere dienstverlening en een efficiënte werking van Oikonde. Het VTO-beleid moet er ook voor zorgen dat medewerkers permanent kunnen groeien in hun job. Resultaat? Het VTO-beleid introduceerde een aantal nieuwigheden. Vb. De verplichte vorming werd gelanceerd: vorming waarvan de beleidscel vindt dat ze in die mate belangrijk is dat ze door alle of enkele medewerkers moet gevolgd worden. Zo kwam er in een vormingsreeks over oplossingsgericht werken waaraan iedere begeleider deelnam. Vb. Iedere medewerker beschikt over een te besteden urencontingent en budget (op te nemen binnen 3 jaar tijd). Dit vraagt meer nadenken over prioriteiten in de vorming die men wenst te volgen. Link met jaarplan? Doelstelling: alle medewerkers worden optimaal ondersteund. Actie: we hebben een aangepast VTO-beleid voor iedereen. Hoe aangepakt? De beleidscel heeft de contouren van het VTO-beleid uitgezet rekening houdend met de noden van Oikonde als organisatie enerzijds en de belangen van de individuele personeelsleden anderzijds. Dit kader werd ingevoerd vanaf januari 2015 en zal samen met de medewerkers geëvalueerd worden in het najaar van Bij een eerste personeelspeiling over het VTObeleid in januari 2016,, kreeg het VTO- beleid de score 10 die stond voor er is nog werk aan de winkel. De beperking van de individuele vrijheid werd als reden voor deze score gegeven. (Lut, stafmedewerker) JAARVERSLAG

7 Cellen en werkgroepen Cellen en werkgroepen? Enkele medewerkers leggen hun talenten samen om een doel te realiseren. Het kan gaan om een tijdelijke opdracht of een lange termijn taak. komen groepen bij, er stoppen er. De frequentie verhoogt of verlaagt. De taakinhoud kan wijzigen. Het doet deugd om de rijkdom van ideeën te horen, de kwaliteit van werken te zien en het enthousiasme te voelen. Waarom? Samen kan je meer dan alleen. We willen de interesses en competenties van iedereen optimaal inzetten. Dit is een bewuste keuze. Zo willen we een dynamische en creatieve organisatie worden en blijven. Tegelijk werken we aan betrokkenheid en een draagvlak voor diverse thema s. Link met jaarplan? De overlegfora doorkruisen het hele jaarplan via diverse doelstellingen. Het is een middel om ze te realiseren. Hoe aangepakt? De beleidscel doet een oproep via diverse kanalen. Indien er meer kandidaten zijn dan nodig, beslissen zij over de leden. Er is regelmatig communicatie in Oikonde over de werkzaamheden en het resultaat. Resultaat? Met de werkgroep inzagerecht hebben we al verschillende watertjes doorzwommen. In 2015 herwerkten we het begeleidingsplan. Het oude begeleidingsplan maakte plaats voor een nieuws begeleidingsplan dat ervoor zorgt om doelgerichter te werken. Tevens is het ook efficiënter: zowel voor de schrijver als de lezer ervan. Het is fijn om mee te werken aan een vernieuwing die iedereen ten goede komt! (Miranka, begeleider) We vinden steeds weer geïnteresseerden ook al lijkt het soms wat veel te worden. Er

8 Vrijwilligerscel In 2015 werden 9 nieuwe vrijwilligers gescreend en 7 aanvaard. 5 stopten. Einde 2015 hadden we 22 mensen die zich af en toe actief inzetten voor personen met een beperking: klussen, samen koken, gras maaien, samen boodschappen doen, huiswerkbegeleiding, Nederlands leren, kleren herstellen,... Daarnaast hebben we ook nog de ex-particulieren (vroegere WOP) die iemand regelmatig tot dagelijks ondersteunen in het dagelijkse leven. En we mogen natuurlijk onze maandelijkse kookgroep niet vergeten olv een koppel die dit nu al 6 jaar doen. In totaal gaat het om 45 vrijwilligers. Bekendmakingscel In 2015 werd het bijzonder onderwijs benaderd in onze regio. Personeel, ouders of leerlingen werden bereikt via vier momenten. We stelden onze werking ook voor aan een OCMW en Sociaal Verhuurkantoor. Verder gaven we ruchtbaarheid aan RTH via mailing, agendapunt op lokale overlegfora, gesprekken met armoedewerkingen, Er kwam een nieuwe flyer, de website werd geactualiseerd, facebook is ingeburgerd. Instroomcel Dit overlegorgaan is gelinkt aan het vroegere OpMaat en het huidige TopiXteam. Aangezien deze werkingen nogal wat veranderingen meemaakten, moest de instroomcel steeds mee evolueren. De essentie bleef: (ongewone) cliëntvragen bespreken, elkaar uitdagen in de zorgvernieuwing. Wooncel Apart stukje in dit jaarverslag. Werkgroep handelingsplan Na het op punt stellen van de vormgeving van een cliëntdossier en het bestuderen van het inzagerecht, mocht deze groep zich buigen over een aanpassing van het handelingsplan. Ook dit brachten zij tot een goed einde. Werkgroep SEO-R De methodiek schaal voor emotionele ontwikkeling werd verder geïmplementeerd in de regioteams olv 2 begeleiders die een trekkersrol opnemen. Werkgroep Mobiel werken Apart stukje in dit jaarverslag Werkgroep registratie Zie stukje clientbox. Groepje auditeurs Dankzij ons samenwerkingsverband TopiX krijgen we terug een jaarlijkse inspectie. Er is een vijfjarencyclus opgesteld waarin alle werkwijzen en procedures van het kwaliteitshandboek bij elkaar bevraagd worden. In 2015 kende de eerste ronde een groot succes, werd er bijgeschaafd en 2016 gepland. De stafmedewerker/kwaliteitscoördinator vond 2 enthousiaste begeleiders omdit op te nemen. Groepje facebook Enkele begeleiders, een secretariaatsmedewerker en de stafmedewerker beheren de facebookpagina en zorgen voor regelmatige berichtjes. Project team Mechelen Enkele begeleiders en de teamcoördinator gingen aan de slag. The Fabulous Five werden geformuleerd = thema s met actiepunten voor de komende jaren. Er kwamen ook duidelijke mandaten met bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de extra taken van begeleiders. JAARVERSLAG 8

9 Deelnemers aan interne overlegfora 2015 Instroomcel Vrijwilligerscel Bekendmakingscel WG dossier SEO-R Sociale netwerken Wooncel Mobiele IT Registratie Project Mechelen Annie x Bep x x x Bie x x Cindy x x x Eve x Geertrui x x Greet x Facebook groepje Ingrid x x X x Jane x Julie Karen x x x x Klara x x Leen x x x x Lies x x x Linde x x x Lut x x x x x Maaike x x Marianne x x Mich x x Miranka x x x x Sofie VDP x x Sophie VM x x Vanessa x Viv x Werner x x x x Audit groepje JAARVERSLAG 9

10 Wooncel Wooncel? Een begeleider met heel wat jaren ervaring (Annie), de stafmedewerker met woondeskundigheid (Lut) en de directeur (Leen) beslissen over de ontvankelijkheid van een aanvraag voor een appartement van de sociale huisvestingsmaatschappij Woonpunt. Waarom? Woonpunt kan owv hun diverse renovatieen bouwwerken hun leegstand tijdelijk onderverhuren aan een organisatie met een sociaal doel (Oikonde). Die organisatie mag dan op haar beurt verder verhuren (aan cliënten). Hoe aangepakt? Een begeleidster signaleerde deze mogelijkheid na een intersectoraal cliëntoverleg. We informeerden bij CAW Boom, Mechelen, Lier over hun ervaringen. Zo leerden we de constructie bezetting ter bede kennen. In een ad hoc werkgroepje met leden van regioteam Mechelen bekeken we de voor- en nadelen, de mogelijkheden en voorwaarden, de procedure. Woonpunt werd gecontacteerd en uiteindelijk werd onze vraag tot samenwerking goedgekeurd. Resultaat? We kregen 6 aanvragen die resulteerden in 4 effectieve contracten: drie koppels en één alleenstaande man. Deze mensen konden gedurende een jaar goedkoop wonen. Hierdoor kwam er ruimte om andere thema s aan te pakken, rustig te groeien in hun proces zonder woononzekerheid of extra financiële druk. Onze administratieve kracht met woonfeeling (Nicole) kreeg een nieuwe opdracht. Zij werd tot controleur gebombardeerd. Dwz dat zij samen met de cliënten de staat van de woning opmaakt in het begin, na zes maanden en bij afsluiting van het contract. Dit werd heel positief onthaald door de bewoners. Ze werden immers uitgebreid in de bloemen gezet als bleek dat alles dik in orde was. Link met jaarplan? Doelstelling: we werken actief samen met relevante partners. Ik ben ervan overtuigd dat deze mogelijkheid om te leren huren een grote meerwaarde betekent voor onze cliënten. Als controleur ben ik aangenaam verrast over de manier waarop onze cliënten hun uiterste best doen om alles zo goed mogelijk in orde te hebben als ik op bezoek kom. (Nicole, secretariaat) JAARVERSLAG 10

11 Nieuwtjes Personeel? - We kregen een voltijdse uitbreiding voor RTH. Deze vacature konden we vlot invullen door twee interimarissen die heel graag wilden blijven: in Lier Jane, in Mechelen Geertrui. - Eind december namen we afscheid van Ann Van Roy, teamcoördinator van het regioteam Mechelen. Zij ging terug naar haar pleegzorgroots. - We bepaalden het DNA van een Oikonde-medewerker! De competenties die iedereen moet hebben of ontwikkelen zijn: zelfreflectie, flexibiliteit, verantwoordelijkheid nemen, openheid, zelfstandige teamspeler. Financiën? Na meer dan 10 jaar werd een financiële inspectie aangekondigd! Spannend? Gelukkig kregen we duidelijke richtlijnen over de voorbereiding. Onze boekhouder was aanwezig tijdens het gesprek en alles verliep vlotjes. Er werden geen financiële moeilijkheden gevonden. Samenwerking? Samenwerken met andere organisaties kwam in een stroomversnelling. - TopiX: Deze alliantie kende een dipje. Er ontstond een conflict dat we niet konden oplossen en twee leden beslisten om het samenwerkingsverband te verlaten. Even later volgde een derde partner om heel andere redenen. We zijn dus nog met 6: De Lier, Oikonde, Ondo, Leef, Thuishaven, Willekom. Het TopiX-team dat instaat voor de aanmeldingen, intakes en CRZ werd gereorganiseerd en kende een doorstart vanaf januari. - Sociale Huisvestingsmaatschappijen: In Mechelen werken we samen met Woonpunt (zie stukje Wooncel ). In Lier resulteerden de goede contacten in een voorrangsregeling qua toekenning van een woning onder bepaalde voorwaarden. Hier mogen we af en toe beroep op doen. - We werden lid van het Kansarmoede Netwerk in Mechelen en haalden de banden aan met De Keeting en De Lage Drempel. Met De Keeting en het CAW dienden we een project in bij de provincie voor een inloophuis. Dit werd echter niet weerhouden. - We stapten in één van de vele werkgroepen ivm Artikel 107 in onze regio. We denken mee na over het realiseren van een mobiel team voor personen met een psychiatrische problematiek. Dat zou een welkome uitbreiding zijn van psychiatrische thuiszorg. - We engageerden ons in het Intersectorale Zorgnetwerk Provincie Antwerpen voor de complexe doelgroep van jongeren met een meervoudige problematiek. VAPH, CGG, CAW en BJZ zetten hun schouders onder een langetermijnproject voor jongeren die tussen de mazen van het net vallen. JAARVERSLAG 11

12 Enkele cijfers Rechtstreeks toegankelijke hulpverlening? RTH Erkenning Resultaat Aantal cliënten ,5 begeleidingen ,30 punten ,88 punten ,33 punten 369 begeleidingen 135,15 punten 130,21 punten 251,92 punten Een huisbezoek is 0,22 punten waard. Een dienstbezoek is 0,15 punten waard. Niet rechtstreeks toegankelijke hulpverlening? Cliënten Instroom 16 Uitstroom 15 Totaal 168 Stedenfonds Nijlen? Geslacht Status 5 vrouwen en 3 mannen 4 alleenstaanden (1 met kind), 3 gehuwden (2 met kinderen, 1 koppel wordt begeleid), Inkomen 4 invaliditeit, 1 pensioen, 1 werkzoekend, 1 maatwerkbedrijf, 1 tegemoetkoming mindervaliden Verwijzer 7 OCMW Nijlen, 1 eigen initiatief Stop 1 persoon is naar het VAPH-circuit overgestapt JAARVERSLAG 12

13 Nawoord 2020 nadert met rasse schreden. Zijn we er klaar voor? Neen. Zijn we op weg? Ja dient zich aan met heel concrete opdrachten van het VAPH. Het wordt meer dan ooit echt. De transitie naar de persoonsvolgende financiering zal veel van onze energie vragen. We willen echter ook blijven aandacht schenken aan de kwaliteitsverbetering van ons dagelijkse werk. De cliënten blijven centraal staan, daar zorgen onze begeleiders voor. Enkele thema s waar we zeker (verder) werk van willen maken: - Oplossingsgericht werken met cliënten - Het werken met de sociale netwerken van de cliënten verdiepen - Meer werken met non-verbale communicatietechnieken/ondersteuningsvormen met onze cliënten - Open staan voor nieuwe, andere hulpvragen Wordt vervolgd. JAARVERSLAG 13