Functieprofiel. Wat is het?

Transcriptie

1 Functieprofiel Wat is het? Een functieprofiel is een omschrijving van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een functie binnen een organisatie. Het zorgt ervoor dat discussies worden vermeden omdat alles vaststaat. Daarnaast worden de vereiste competenties opgesomd. Zowel de algemene competenties als de functiegebonden competenties worden vermeld. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn bovendien onderhevig aan veranderingen, waardoor je profiel dynamisch is. Voorbeeldmodel Hieronder werkten wij een voorbeeldmodel uit van een functieprofiel, toegepast op het CAW Centraal-West-Vlaanderen. Onze inspiratie haalden wij uit de werkgroep, opgericht voor de praktische gids, en de werkveldbezoeken. Alvorens je deze tool zelf kan gebruiken binnen je organisatie, is het belangrijk om de algemene competenties, die inherent zijn aan de organisatie, aan te passen. Uiteraard kunnen hier naar eigen wens elementen weggelaten of bijgevoegd worden. Tijdens onze literatuurstudie merkten wij op dat veel organisaties niet werken met een functieprofiel bij de werving van vrijwilligers. Het kwam onder andere aan bod dat het opstellen van een lijst competenties de vrijwilligers kan afschrikken. Daarom willen wij jullie attent maken dat er met een functieprofiel voorzichtig omgesprongen moet worden. Toch vinden wij dat een functieprofiel opstellen voor vrijwilligers een meerwaarde is, omdat de verschillende aspecten duidelijk omschreven worden. Als jullie ervoor opteren om geen functieprofiel te gebruiken binnen jullie vrijwilligerswerking, raden wij aan om onderdelen zoals taken, dienstverband, op te nemen in de vrijwilligersovereenkomst.

2 Functiehouder NAAM Functie Vrijwilliger in de budget- en schuldhulpverlening Doelstelling van de functie De vrijwilliger biedt een aanvullende dienstverlening, waarbij op maat van de cliënt gewerkt wordt, tijdens of na het hulpverleningsproces in de budget en schuldhulpverlening. Organogram De vrijwilliger bevindt zich hiërarchisch onder de hulpverlener (of coördinator). Hulpverlener Vrijwilliger Resultaatsgebieden

3 Ondersteuning bieden Doorverwijzen naar de juiste en nodige diensten Meegaan naar diensten Luisterend oor zijn voor de cliënt Toeleiding naar de voordeligste vrijetijdsverenigingen Openbaar vervoer verkennen Thuisadministratie Post samen bekijken Hulp bij het lezen van moeilijke documenten Ordenen van papieren Overzicht brengen in de inkomsten en uitgaven Samen aanvragen invullen Verwerven van vaardigheden Internetbankieren aanleren Budgetvriendelijk winkelen Leren koken met een beperkt budget Budgetvaardigheden aanleren De gevolgen en gevaren van bepaalde betalings- en aankoopwijzen bespreken Signaleren Vroegsignalering aan de hulpverlener wanneer het opnieuw dreigt fout te lopen Competentieprofiel Algemene competenties Klantgerichtheid Samenwerking Betrouwbaarheid Innovatie Functiegebonden competenties Empathie Zelfstandigheid

4 Sociabiliteit Communicatief Kennis en vaardigheden Administratief vaardig zijn Taalgebruik van diensten en overheden kennen, en deze kunnen vertalen in verstaanbare taal voor de cliënt Budgetvaardig zijn Kunnen omgaan met de doelgroep Dienstverband Voor vertrouwen en goede hulp in de relatie met de cliënt wordt er een zeker engagement verwacht van de vrijwilliger. De exacte tijdstippen van hulpverlening worden later in overleg afgesproken. Omstandigheden van het vrijwilligerswerk Werkomgeving: (zelf in te vullen door organisatie) Psychosociale belasting: (zelf in te vullen door organisatie) Fysieke belasting: (zelf in te vullen door organisatie) Voor akkoord + handtekening Naam vrijwilliger Naam coördinator Doelstelling van de functie Bij budgetbegeleiding of budgetbeheer wordt de vrijwilliger ingeschakeld. Zowel tijdens de hulpverlening, of bij de nazorg, kan de vrijwilliger een meerwaarde betekenen binnen het hulpverleningsproces. De bedoeling van het werken met vrijwilligers is om extra aandacht en ondersteuning te geven aan cliënten. De vrijwilliger kan op maat begeleiding aanbieden door samen met de cliënt gericht enkele

5 taken uit te voeren. De focus van de tussenkomst van de vrijwilliger komt hier te liggen op het aanleren van vaardigheden. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de cliënt de taken volledig zelfstandig kan uitvoeren en dat het accent komt te liggen op empowerment. De vrijwilliger zal hierbij dus voornamelijk de ondersteunende factor zijn. Organogram Als vrijwilliger maak je deel uit van het hulpverleningsteam van de organisatie. Je wordt binnen de organisatie ingezet ter ondersteuning van de hulpverlener. De concrete positie van de vrijwilliger binnen het organogram is dus onder de functie die de hulpverlener beoefent. Bepaalde taken kunnen door de vrijwilliger opgenomen worden, die niet noodzakelijk uitgevoerd hoeven worden door een beroepskracht. Binnen het hulpverleningsproces blijft de verantwoordelijkheid wel steeds bij de hulpverlener. Tijdens contactmomenten staat de vrijwilliger naast de cliënt. Hij biedt begeleiding en geeft de nodige ondersteuning waar nodig. Belangrijk binnen het vrijwilligerswerk is dat de driehoeksverhouding tussen de vrijwilliger, hulpverlener en cliënt bewaakt wordt. Goede communicatie tussen deze drie partijen vormt een vereiste om een goede samenwerking te garanderen. Afstemming van resultaatsgebieden In het voorbeeldmodel kan je een opsomming terugvinden van de mogelijke taken die een vrijwilliger in de budget- en schuldhulpverlening kan uitvoeren. Het is belangrijk dat het takenpakket van de vrijwilliger vooraf duidelijk wordt afgesproken met de cliënt en de hulpverlener, zodat er later geen verwarring mogelijk is. Het takenpakket dat de vrijwilliger in de budget- en schuldhulpverlening op zich neemt, is het resultaat van een afstemming tussen: De terreinen binnen het hulpverleningsproces waarvoor de cliënt extra ondersteuning nodig heeft De terreinen waarvoor de vrijwilliger steun kan en wil bieden De taken in het proces die de hulpverlener kan en wil delegeren naar de vrijwilliger De mogelijkheden binnen het beleid om taken over te dragen aan de vrijwilliger De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van administratieve taken ligt niet bij de vrijwilliger. Wanneer de hulpverlener het financiële beheer van de cliënt draagt, is hij hiervoor verantwoordelijk. Beheert de cliënt zelf zijn financiën, dan is hij zelf verantwoordelijk.

6 Welke taken mag de vrijwilliger zeker niet uitvoeren? Het geld beheren van de cliënt Eigenhandig betalingen uitvoeren van de cliënten en zijn bankkaart beheren Geld uitlenen aan de cliënt Administratie meenemen naar huis Competentiewoordenboek De functiegebonden competenties die we opgenomen hebben in het functieprofiel lichten we kort toe in het competentiewoordenboek. Het is een verzameling van competenties die de organisatie belangrijk vindt. Deze competenties hebben we uitgeschreven in gedragsindicatoren. Klantgerichtheid = Acties afstemmen op de gevoeligheden, behoeften en wensen van de klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Het belang van de hulpvrager als uitgangspunt nemen Kan de wensen en behoeften van de hulpvrager inventariseren en zich hieraan aanpassen Geeft de nodige juiste informatie door aan de hulpverlener en hulpvrager Toont dat de hulpvrager belangrijk is. Luisteren, overtuigen en ondersteunen Mensen kunnen motiveren Denken in mogelijkheden en kansen en de kwaliteiten van de cliënt naar boven halen. Samenwerken = Een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of aan het oplossen van problemen of conflicten, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van eigen belang is. kennis en ervaring delen met collega s zorgt voor een actieve bijdragen aan het eindresultaat kan op een correcte manier (belangrijke) informatie doorgeven. (afspraken naleven, communicatief) Luistert aandachtig Maakt gebruik van de deskundigheid van anderen. Betrouwbaarheid = Afspraken nakomen en handelen volgens de algemeen aanvaarde

7 sociale en ethische normen, rekening houdend met de bedrijfspolicy. Tijdig communiceren als afspraken niet door gaan Open zijn over zelf gemaakte fouten of vergissingen Herkent gevoelige informatie en gaat er discreet mee om Houdt zich aan geldende voorschriften. Innovatie = Actief bijdragen tot de voortdurende verbetering en vernieuwing van kennis, methodes, processen, diensten en producten. Plannen opstellen in functie van de toekomst Ideeën delen met anderen en op die manier een draagvlak creëren Zoekt naar alternatieven bij het oplossen van problemen Heeft lef en doorzettingsvermogen Blijf jezelf ontwikkelen Empathie = het vermogen om zich in te leven in de ander en rekening houdt met zijn of haar gevoelens en behoeften. Houdt in rekening met de gevoelens van anderen. Het kunnen verplaatsen in de positie van de ander Bewust zijn van het eigen doen en laten op de ander Straalt respect uit naar anderen (Bv. geen beschuldigde houding) Reflecteert over de situatie van anderen Zelfstandigheid = De vrijwilliger brengt de hem toegedeelde taken tot een goed einde met een minimum aan ondersteuning van beroepskrachten. Het opgelegde takenpakket autonoom beheren Het eigen handelen en referentiekader kunnen reflecteren Eigen grenzen aangeven Handelen met de nodige verantwoordelijkheidszin Consequent handelen, zich beperken tot de opdracht en neen

8 kunnen zeggen. Communicatief = Door middel van correcte en eenduidige, gebaren of non-verbale taal, meningen of ideeën aan anderen duidelijk maken aan anderen. Je bent in staat om het onderwerp waarover je spreekt, af te stemmen op de ander. Op een efficiënte en duidelijke manier gesprekken aanpakken. Aanpassen taalgebruik aan de ander Gebruikt een duidelijke en heldere stem Luistert, vat samen en anticipeert Heeft een open houding Openstaan voor feedback Sociabiliteit = het vermogen om contacten op te bouwen met zijn of haar netwerk. Kan snel en eenvoudig contact maken en neemt daarin initiatief Kan zichzelf profileren Past zich aan, aan de ander