Handboek voor de vrijwilliger

Transcriptie

1 Handboek voor de vrijwilliger Vereniging Zonder Winstoogmerk die zich inzet voor de integratie en sociale erkenning van personen met een verstandelijke handicap door middel van aangepaste sporten 1.

2 Je hebt de keuze gemaakt om vrijwilliger te zijn. Fijn om samen met ons de rijkdom van het anders zijn te ontdekken Welkom op de Nationale Spelen van Special Olympics Belgium. De sleutel voor het welslagen van de Special Olympics Spelen ligt zonder twijfel in handen van de vrijwilligers. Jullie hulp is van essentieel belang voor succes. Deze folder zal je helpen om duidelijkheid te krijgen. Lees deze informatie aandachtig. 1. INLEIDING Ieder van jullie zal een belangrijke schakel zijn tussen de organisatoren en de gasten van de Spelen. Duizenden atleten, honderden coaches en talrijke families en vrienden komen van over heel het land naar dit gebeuren. Dit handboekje zal je wegwijs maken voor en tijdens de Nationale Special Olympics Spelen. Naast deze folder, zal je ter plaatse de nodige informatie krijgen in verband met je sector atleten, vanaf de leeftijd van 8 jaar, zijn ingeschreven bij een sportclub die deelneemt aan Special Olympics, en minstens 75 uren training volgen in een bepaalde sportdiscipline. Naargelang de resultaten die ze in hun club behaalden, worden de atleten ingedeeld in verschillende reeksen op basis van hun leeftijd, geslacht en prestatie- en/of behendigheidsniveau. Het vrijwilligerwerk gebeurt volledig onbezoldigd. Je krijgt evenwel (zoals hieronder beschreven) drie maaltijden per dag, drank en een T-shirt van ons evenement. De activiteiten uitgevoerd door de vrijwilligers vallen onder het respecteren van beroepsgeheim. Wij wensen je leuke Spelen. Wij hopen dat je er een goede, en zelfs een uitstekende herrinering aan over houdt. 2. DE STAF (of het permanente team) 19 personen (overeenstemmend met 16 voltijdse jobs) maken deel uit van het permanente team van Special Olympics Belgium dat de ondersteuning krijgt van een honderdtal managers. 3. DE MANAGERS De managers zijn personen die op vrijwillige basis de verantwoordelijkheid van een sector op zich nemen. Op hun beurt worden zij geholpen door de vrijwilligers. Samen vormen ze een sterk en winnend team. 2.

3 De verschillende managers: De managers «Logistiek» zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van aspecten zoals de infrastructuur, het transport, de restaurants... De managers «Security» zijn met hun stewards verantwoordelijk voor het goede verloop van de hele manifestatie m.b.t. de parkings, de handhaving van de orde aan de in- en uitgangen van de sites, permanentie Ze staan in direct contact met het Rode Kruis en de lokale Politie. De managers «Sport» staan in voor het goede verloop van de competities in de 18 sportdisciplines. De managers «Events» verzorgen de organisatie van het familieonthaal, animaties, shopping en zorgen ook voor de Art Exhibition, de ceremonieën, en de Torch Run. De managers «Healthy Athletes Program» zijn verantwoordelijk voor de gezondheidstesten tijdens de Spelen. Deze testen worden gratis uitgevoerd en screenen het gehoor, het zicht, de tanden, de voeten, de fitheid en de algemene toestand van de atleten. De managers «Communicatie» zijn verantwoordelijk voor het onthaal van de pers en de VIP, de publicatie van de «Nieuwsbrief» van de Spelen, en foto s en video reportages. Al deze sectoren hebben jouw hulp hard nodig. Naast de managers, die met een honderdtal zijn, zijn jullie meer dan duizend vrijwilligers die ons komen helpen tijdens deze manifestatie. 4. VRIJWILLIGERS 4.1. De vrijwilligers krijgen Een officiële T-shirt van het evenement een lunchbox s middags gratis toegang tot het restaurant (ontbijt en avondmaal) tickets voor drie drankjes per dag Wat wij van jullie verwachten Voor vele personen zijn jullie het eerste contact met Special Olympics Belgium. Daarom is een correcte en vriendelijke houding belangrijk. Beleefdheid en hoffelijkheid zijn vanzelfsprekend, zelfs al heb je het heel erg druk. 3.

4 5. WIJ WILLEN JULLIE AANDACHT VESTIGEN OP HET VOLGENDE: 5.1. Onthaal Je wordt onthaald door je manager, die je voordien het uur en de plaats van afspraak meedeelde. Indien dat om een of ander reden niet gebeurde, gelieve naar de «Infostand» te gaan op een van de sportsites. Zorg er voor om tijdig op de afspraken te zijn, zodat we vlot kunnen samenwerken Kleding Aan het onthaal krijg je een T-shirt. Het is echt nodig om die te dragen, want buiten de herkenbaarheid is het je toegangsbewijs voor ontbijt, avondmaal en het gebruik van de pendeldienst. Bovendien is het een leuke herinnering. We hebben een mooi landje, maar zoals jullie allen weten is ons klimaat niet echt stabiel. Dus voorzie zonnebril en regenlaarzen en alles daartussenin, vergeet ook niet comfortabele schoenen te dragen! 5.3. Maaltijden Het ontbijt en het avondmaal zijn voorzien in het Restaurant. Op donderdag, vrijdag en zaterdag zullen er op elke site lunchboxen aangeboden worden tijdens de middag. Het ticket Lunchbox krijg je van je manager. Wanneer je aanwezig bent tijdens de opbouw of de afbraak zijn er eveneens drank en maaltijden voorzien Tickets Elke vrijwilliger krijgt van zijn manager 6 tickets per dag goed voor 3 dranken. Tijdens de hele manifestatie gebruiken we tickets in plaats van baar geld. Men kan eveneens tickets kopen in de "Ticketing van Special Olympics Animaties Gratis straatanimaties en attracties vinden zowat overal plaats! Deze zijn in de eerste plaats bestemd voor de atleten, natuurlijk geven jullie hen voorrang, maar niets belet jullie om samen met hen te genieten! Het programma van de animaties vind je aan de "infostands" Huisvesting Indien je huisvesting aangevraagd hebt, zal je het juiste adres bij aankomst medegedeeld worden. Het lokaal waar je logeert werd ons gratis ter beschikking gesteld. Meestal gaat het om een klaslokaal of turnzaal. We vragen je om er zeer aandachtig op toe te zien dat jullie dit gebouw netjes houden. Toegebrachte schade wordt in rekening gebracht aan diegene de ze veroorzaakte. Jullie houding en daden bepalen mee ons imago. Draag dus zorg voor jullie lokaal (afval in de vuilbakken, ramen en deuren sluiten bij het verlaten van het lokaal, houd het sanitair proper...). Heb hiervoor extra aandacht! 4.

5 Respect voor de anderen begint met zelfrespect! Een goede nachtrust is onontbeerlijk om de volgende ochtend fris te kunnen starten. Respecteer dit, en verstoor zeker de nachtrust van de anderen niet. Indien er zich problemen zouden voordoen, aarzel dan niet om de verantwoordelijke van het gebouw te raadplegen Shuttle Iedere morgen is er een shuttledienst (bussen) voorzien om je naar de sites te brengen. Indien je die mist, zal je op eigen houtje op de sites moeten zien te geraken. De shuttle brengt jullie naar het restaurant waar jullie kunnen ontbijten vooraleer jullie beginnen te werken op de plaats die je aangeduid werd bij het onthaal. Overdag zijn er regelmatig gratis shuttles tussen de verschillende sites Verzekeringen Door je inschrijvingsfiche (verplicht) ben je verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke letsels tijdens je aanwezigheid op de manifestatie. Bij een ongeval moet je zo vlug mogelijk contact nemen met je manager en een ongevalaangifte invullen Waardevolle voorwerpen Waardevolle bezittingen vallen onder jullie eigen verantwoordelijkheid. Special Olympics Belgium is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen (zoals GSM, fotoapparaat, geld, portefeuille). Wij raden jullie aan om ze steeds in veiligheid te stellen Respecteer het materiaal Respecteer het materiaal dat tot jullie beschikking gesteld wordt. Gebruik het correct en geef het terug in dezelfde staat als je het kreeg. Indien er een probleem is, gelieve het meteen te melden Sigaretten, alcohol en andere Special Olympics vraagt respect voor de anderen en staat daarom geen enkel gebruik van illegale genotsmiddelen toe. Bij misbruik zal er een sanctie volgen. Indien je roker bent, vragen we je om buiten te roken, uit de buurt van de Special Olympics activiteiten (sportactiviteiten of andere) Annulering Indien je niet kan komen, gelieve ons dan zo vlug mogelijk te verwittigen om problemen te voorkomen. 5.

6 6. VAAK GESTELDE VRAGEN 6.1. Waar moet ik naartoe bij aankomst? Waar moet ik mij aanmelden? Diegenen onder jullie die zich tijdig hebben ingeschreven, kregen reeds een brief met de plaats en het uur van afspraak. We dringen erop aan zich te houden aan de afspraken. Het is heel belangrijk om op tijd te starten, en zonder jullie is dat onmogelijk. Je manager zal je de nodige uitleg geven over wat je moet doen in je sector Wat gebeurt er als het stortregent? Wordt de manifestatie afgelast/verplaats? Het is nog nooit gebeurt dat onze manifestatie afgelast of verplaatst is omwille van de weersomstandigheden. In het ergste geval worden de sportactiviteiten even stilgelegd om later te hervatten Wat als de pers me wil interviewen? De media zullen aanwezig zijn tijdens de Special Olympics Spelen. Indien je de kans krijgt, aarzel niet om jouw verhaal uit de doeken te doen, de reden waarom je vrijwilliger bent en hoe je dit ervaart. Indien een vraag je te ingewikkeld lijkt, over welk onderwerp ook, aarzel dan niet om door te verwijzen naar iemand van de staff of naar de «info» stands Zal ik vrije tijd hebben? Ja, in elke sector zorgt men voor een beurtrol. In samenspraak met jouw manager zal je regelmatig pauzes hebben. Tijdens jouw vrije tijd kan je, als je dat wil, de atleten gaan aanmoedigen op verschillende sites. Bussen van de organisatie staan ter beschikking, gratis natuurlijk! 6.5. Wat indien een atleet medische hulp nodig heeft? Op iedere site is een «Rode Kruis» post. De verantwoordelijke en de medewerkers van deze post zijn er voor iedereen. In geval van dringende medische hulp, kalmeer het slachtoffer, geef ruimte en houd het volk op afstand. Verwittig natuurlijk onmiddellijk de hulppost van het Rode Kruis. Blijf bij het slachtoffer tot de komst van de hulpdiensten. Het Rode Kruis heeft een medische informatiefiche over de gezondheidstoestand van iedere atleet. Pas dus op, geef nooit zomaar medicijnen En het eten? Ieder vrijwilliger krijgt een maaltijd aangeboden in het Special Olympics restaurant (je T-shirt zorgt voor gratis toegang). Het ontbijt is voorzien van 7u30 tot 8u30 en het avondmaal van 18u00 tot 20u00. 6.

7 s Middags krijg je een ticket van je manager om je lunchbox te gaan halen. Op iedere site is een verdelingspunt lunchbox voorzien. Vergeet niet altijd voorrang te verlenen aan de atleten Wat te doen indien ik een verdwaalde atleet ontmoet? Stel de persoon gerust en breng hem naar de dienst «Veiligheid» waar een permanente opvang van 24 uur op 24 uur voorzien is Wat gebeurt er met gevonden voorwerpen? Al de gevonden voorwerpen mogen naar de dienst «Veiligheid» gebracht worden, de mensen die iets verloren hebben, kan men eveneens doorverwijzen naar deze dienst Wat gebeurt er met persoonlijke verloren voorwerpen? Kijk eerst even na met je manager. Iedere dag worden alle voorwerpen samengebracht in de sector veiligheid Wat gebeurt er na de Spelen? Na de Spelen houden we contact met iedere vrijwilliger via het driemaandelijkse Special Olympics magazine met informatie over sport en toekomstige evenementen. 7. TOT BESLUIT Jullie hulp is van essentieel belang om van de Nationale Special Olympics Spelen een onvergetelijk evenement te maken. Aarzel niet Te communiceren : duidelijke communicatie is de sleutel tot de beste samenwerking. Aarzel niet om vragen te stellen aan je manager die al het mogelijke zal doen om je vragen te beantwoorden. Naar de anderen toe : Een simpele «goedendag» is vaak voldoende om de eerste stap te zetten. Een blik, een glimlach... De mooiste taal op deze aarde is deze van de glimlach. Vergeet niet Vriendelijkheid en beschikbaarheid kunnen veel bijdragen tot mooiere momenten voor iedereen. Hoffelijkheid tegenover de personen die u omringen kan problemen voorkomen. Solidariteit in de ploeg is heel belangrijk voor ieder van jullie. Ook dat hoort bij het vrijwilliger zijn. Vermaak je! Vergeet niet dat je ook daarvoor vrijwilliger bent. 7.

8 Dank voor het lezen van al deze info. We hopen dat de Special Olympics Spelen een onvergetelijke ervaring worden voor de atleten, en ook voor jou als vrijwilliger. In naam van alle atleten, DANK U! 8. CHARTER Vrijwilliger zijn bij Special Olympics : een unieke ervaring De vrijwilliger zal aangemoedigd worden om initiatieven te nemen, en zich verantwoorderlijk te voelen voor iedereen. Vanaf vandaag ben je "ambassadeur" van Special Olympics Belgium. Het zijn de vrijwilligers die de atleten begeleiden tijdens de verschillende competities, die een handje toesteken bij de sport, tijdens de ceremonies, de animaties, het restaurant, bij het transport, de huisvesting, de Art Exhibition, en vele andere sectoren. Neen, men hoeft geen ingangsexamen te doen, enkel deze regeltjes in acht te nemen : Minimum 16 jaar zijn. Men kan van de minimum leeftijd afwijken, onder voorbehoud dat de jongeren door hun ouders, opvoeder of groepsleider tijdens de Spelen omkaderd worden. Iedere aanvraag van afwijking zal individueel onderzocht worden. Het inschrijvingsformulier volledig in te vullen. Men verbindt er zich toe om alle personen waarmee men in contact zal komen tijdens dit evenement te respecteren. De vrijwilliger handelt als volwassen persoon, verantwoordelijk voor zijn daden en stemt in met de regels van de organisatie. De vrijwilliger verbindt zich er toe om het toevertrouwde materieel te respecteren en de opgedragen taken zo goed mogelijk te volbrengen, met een ingesteldheid die strookt met de filosofie van Special Olympics. 8.