Toepassingsprofiel metagegevens voor overdracht van digitale informatieobjecten naar het E-depot Rotterdam. Stadsarchief Rotterdam 2014

Transcriptie

1 Toepassingsprofiel metagegevens voor overdracht van digitale informatieobjecten naar het E-depot Rotterdam Stadsarchief Rotterdam 2014

2 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Versiebeheer Doc.Loods nummer Datum Wijziging Versie 25 feb 2014 Concept opgeleverd aan opdrachtgever Ronald Grootveld mrt 2014 Ronald Grootveld verwerkt april 2014 Bart Ballaux, Jeroen van Oss, Jacqueline Schuurman Hess en Annie de Roover verwerkt april 2014 Mies Langelaar verwerkt 0.4 * Dit document is onderdeel van het overdrachtsprotocol E-depot, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr

3 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Aanleiding Doel Metagegevens Beheer van het toepassingsprofiel SIP 5 2. Toelichting op het toepassingsprofiel SIP Eén entiteit model Aggregatieniveaus Mapping 7 3. Toelichting op de Elementen Doel/functie Referentie naar andere datamodellen Overzicht van de Elementen per niveau Aggregatieniveau Archief Aggregatieniveau Serie Aggregatieniveau Dossier Aggregatieniveau Document Aggregatieniveau File Geraadpleegde documentatie...42 Bijlage 1: van mappings van aggregatieniveaus...43 Bijlage 2: Overzicht van de gebruikte elementen per niveau...44

4 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 1. Inleiding 1.1. Aanleiding Dit overdrachtsprotocol beschrijft de interactie tussen archiefvormer en Stadsarchief bij overdracht van digitale archiefstukken of informatieobjecten. Het protocol geeft in een overzicht (stappenplan) aan welke fases worden doorlopen en gaat nader in op de elementen die voor de archiefvormer van belang zijn. Een onderdeel van het overdrachtsprotocol zijn de bepalingen aangaande aan te leveren metagegevens Doel In september 2013 is begonnen aan de uitwerking van een toepassingsprofiel metagegevens voor overdracht van digitale informatieobjecten naar het e-depot Rotterdam (Hierna te noemen toepassingsprofiel SIP 1 ). Het doel van dit toepassingsprofiel is het geven van richtlijnen voor het aanmaken van een xml-schema. Een xml-schema is noodzakelijk om de metagegevens, behorende bij de over te dragen digitale informatieobjecten, gestandaardiseerd op te nemen in het e-depot Metagegevens Metagegevens zijn gegevens die context, inhoud en structuur van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Het vastleggen van metagegevens is essentieel voor het waarborgen van authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van informatie en maakt daarnaast het terugvinden, interpreteren en uitwisselen van informatie mogelijk. Overheidsorganisaties zijn op grond van de archiefregeling verplicht een overzicht, als bedoeld in de NEN-ISO norm, vast te stellen, waarin ze aangeven welke metagegevens voor de eigen organisatie minimaal nodig zijn en hoe deze worden vastgelegd. Deze internationale metagegevensstandaard is uitgewerkt in de richtlijn metagegevens overheidsinformatie voor gebruik binnen de Nederlandse overheid. - Een metagegevensstandaard beschrijft op hoog niveau de principes rond het gebruik van metagegevens, en ondersteunt bij het ontwikkelen en implementeren van metagegevensschema s. De NEN ISO norm is een voorbeeld van zo een standaard. - Een metagegevensschema is een logisch plan dat de relatie weergeeft tussen metagegevenselementen en deze elementen benoemt en waardeert door ze al dan niet verplicht te stellen. De richtlijn metagegevens overheidsinformatie is een voorbeeld van zo een richtlijn. - Het toepassingsprofiel is een praktische uitwerking van zo n schema. De elementen worden hierin verder toegelicht en met voorbeelden ondersteund. Dit voorliggende document is hiervan een voorbeeld - Een xml-schema is de machineleesbare vertaling van een toepassingsprofiel en daarmee het instrument dat ingezet wordt om de metagegevens daadwerkelijk op een gestandaardiseerde manier over te zetten naar een e-depot - Een metadatamodel beschrijft hoe de metagegevens in een specifiek informatiesysteem worden vastgelegd en gestructureerd. Een voorbeeld van een metadatamodel is het metadatamodel in de E-depot software of in het document managementsysteem Doc. Loods. De basis voor dit toepassingsprofiel is het huidige metadatamodel van de Safety Deposit Box (MeDuSa 4.0). De metagegevens uit dit model zijn beoordeeld op bruikbaarheid en noodzaak voor de Rotterdamse omgeving. Hierbij is onder andere ook bekeken welke metagegevens door de SDB software zelf worden gegenereerd en welke dienen te worden aangeleverd door de archiefvormer in een SIP. Het resultaat van deze exercitie is te vinden in het document metadatamodel SDB en toepassingsprofiel metagegevens SIP (Doc.loodsnr ). 1 Een SIP (Submission Information Package), is een set digitale informatieobjecten met bijhorende inhoudelijke en technische metadata, bedoeld voor opname in een e-depot.

5 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Beheer van het toepassingsprofiel SIP Dit toepassingsprofiel is een momentopname. In de toekomst zullen er elementen worden vervangen of aangepast in verband met veranderende inzichten, regelgeving of ervaringen uit de praktijk. Mocht het bijvoorbeeld voorkomen dat een archiefvormer een archief als een constante stroom wil overdragen aan het Stadsarchief en daarbij gebruik maakt van meerdere entiteiten, die met elkaar verbonden zijn middels koppelingen of relaties, is dat een startsein om dit toepassingsprofiel grondig te herzien.

6 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 2. Toelichting op het toepassingsprofiel SIP In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de opbouw van het toepassingsprofiel. Keuzes worden onderbouwd en concepten worden toegelicht Eén entiteit model Metagegevens kunnen aan verschillende entiteiten worden gekoppeld. De ISO norm en de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie beschrijven welke entiteiten kunnen worden onderscheiden: - record - actor - (bedrijfs-)activiteit - mandaat - relatie De entiteit record vervult een centrale en onmisbare rol in dit model. Het record is de neerslag van processen en activiteiten. Metagegevens moeten het record zo compleet mogelijk beschrijven. De context waarin het record is ontstaan en wordt gebruikt, maakt deel uit van die beschrijving. Informatie over de actor, het mandaat en de activiteit kan als contextinformatie eventueel worden opgenomen in de metagegevens bij de entiteit record. In dit toepassingsprofiel gaan we uit van een model gebaseerd op een enkele entiteit. In theoretische modellen wordt vaak uitgegaan van meerdere entiteiten, omdat dit de ideale situatie beschrijft. Om de volgende redenen is een meer-entiteiten-model niet mogelijk/zinvol: De overdracht van archieven is niet een constante stroom van gegevens (denk aan een database), maar bestaat (vooralsnog) uit pakketten 2. In Rotterdam zijn in ieder geval de archieffasen dynamisch en statisch op dit moment de realiteit, waarbij de fase-overgangen nauwkeurig dienen te geschieden. Een zo simpel mogelijk metadatamodel helpt hierbij. Er zijn nauwelijks toepassingen in Rotterdam waarbij daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van meerdere entiteiten. Het beherend systeem Atlantis en de SDB applicatie zijn op dit moment nog niet zo ingericht dat een overdracht kan plaats vinden waarin sprake is van meerdere entiteiten Aggregatieniveaus In dit toepassingsprofiel onderscheiden we meerdere aggregatieniveaus en geven we aan of het aggregatieniveau 3 herhaalbaar is. Gecombineerd met de bepaling dat een aggregatieniveau herhaalbaar mag zijn of niet levert dit de basis voor een eventuele mapping van dit toepassingsprofiel met een metadatamodel van een archiefvormer in de praktijk. Wanneer van een aggregatieniveau is bepaald dat het herhaalbaar mag zijn houdt dit in dat het niveau met de daarbij bepaalde metagegevensset een onbeperkt aantal keren hergebruikt mag worden. Zie bijlage 2 'voorbeelden van mappings van aggregatieniveaus'. Door het afstemmen en onderzoeken van verschillende metadatamodellen uit de theorie en de praktijk, zoals bijvoorbeeld de richtlijn metagegevens overheidsinformatie, het door SDB gebruikte Medusa metadatamodel en de huidige en toekomstige inrichting van edocs (zie gebruikte literatuur voor een volledig overzicht) zijn we gekomen we tot vier specifieke aggregatieniveaus waarvan het hoogste niveau niet herhaalbaar is en de overige niveaus wel. 2 Pakketten is de vertaling van het Engelse woord packages. Met de term wordt een set digitale informatieobjecten met bijbehorende metadata aangeduid. 3 Een aggregatieniveau is een hiërarchisch niveau om ordening aan te brengen in een verzameling

7 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Naam: Herhaalbaar: Aanduiding: 1 Archief Niet herhaalbaar Hoogste niveau 2 Serie Herhaalbaar Structuurniveau 3 Dossier Herhaalbaar Behandelniveau 4 Document Herhaalbaar Documentniveau Tabel 1: Aggregatieniveaus We onderscheiden vier aggregatieniveaus, waarvan de laagste drie niveaus herhaalbaar zijn, omdat: het dan in de meeste gevallen mogelijk is om een mapping te maken. De herhaalbaarheid biedt mogelijkheden om aggregatieniveaus van een archief(vormer) te matchen. een digitaal archief in de praktijk zonder problemen opgenomen moet kunnen worden in het e-depot van het Stadsarchief. De aggregatieniveaus en de mogelijkheid tot herhaalbaarheid sluiten aan bij de eisen die de Safety Deposit Box (SDB) stelt aan vorm en structuur van digitale archieven. het dan mogelijk is om een duidelijk aan te geven welke metagegevens per aggregatieniveau dienen te worden overgedragen/vastgelegd. er in de praktijk overgedragen zal worden in pakketten, waardoor een hoogste niveau dat niet herhaalbaar is en dat enkel een aantal essentiële kenmerken van het over te dragen pakket bevat, praktisch en logisch is. In principe kan er in het onderscheiden van aggregatieniveaus ook nog onderscheid worden gemaakt tussen document en file. Deze niveaus zijn hier echter samengevoegd en hebben een 1:n relatie. Een document heeft dus altijd een file, maar kan ook gekoppeld zijn aan meerdere files. Metagegevens kunnen overgeërfd worden tussen de verschillende aggregatieniveaus. Dit houdt in dat metagegevens die zijn vastgelegd op een hoger niveau niet meer vastgelegd hoeven te worden op een lager niveau. Een voorbeeld hiervan is openbaarheid. Als de openbaarheid is bepaald op serieniveau, dan geldt deze mate van openbaarheid ook voor de onderliggende niveaus. Technisch zal nog uitgezocht moeten worden of het voldoende is om de gegevens eenmalig op het hoogste niveau mee te geven of dat ze op altijd op elk niveau moeten worden vastgelegd. Archief kan gedefinieerd worden als het niveau van overdracht. Elke overdracht wordt op het niveau van archief overgedragen en is daarom niet herhaalbaar. Enkele algemene metagegevens over het over te dragen archief worden meegegeven en gelden voor het gehele over te dragen archief. Het niveau Serie kan gedefinieerd worden als het niveau waarmee structuur wordt aangebracht en is daarom herhaalbaar. Een aantal overerfbare metagegevens worden op dit niveau meegegeven zodat die niet op elk lager niveau hoeven te worden vastgelegd. Dossier is het niveau van behandeling en is herhaalbaar. Een dossier of een zaak kunnen als een eenheid worden beschouwd en zijn de basis voor bijvoorbeeld selectie en waardering. Het is het behandel niveau, omdat dit niveau het resultaat is van de behandeling van een enkele zaak. Het niveau Document wordt gebruikt om een bestand met metagegevens over te dragen en is het laagste niveau. Het is in theorie herhaalbaar, maar in de praktijk zal dat niet vaak voorkomen. Het niveau document kan meerdere files bevatten zoals bijvoorbeeld bij een mail met bijlagen. Het niveau file is het laagste niveau. Dit niveau dient vooral voor het vastleggen, naast enkele basis metagegevens, van de technische metagegevens. Technische metagegevens, zoals de fixity-informatie en eigenschappen (properties) van de files worden door de e-depotsoftware zelf gegenereerd bij het opnameproces. Dit hoeft dus niet in de SIP te worden meegeleverd Mapping Mappen is de activiteit waarbij twee sets van metagegevens met elkaar worden vergeleken. Het resultaat is een mapping. Het doel van mappen is om de overeenkomsten en de verschillen tussen de twee sets vast te stellen. Met de overeenkomsten en verschillen in kaart kunnen vervolgens afspraken worden gemaakt en oplossingen worden bedacht voor het overdragen van digitale informatie.

8 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Wanneer een archiefvormer digitaal archief wil overdragen moeten er eerst twee zaken worden gemapt: 1) Als eerste de aggregatieniveaus van de archiefvormer met die uit dit toepassingsprofiel. 2) Ten tweede de metagegevensvelden (attributen) per aggregatieniveau van de archiefvormer met die uit dit toepassingsprofiel. Een mapping is nodig om de registratie uit de praktijk van de archiefvormer aan te laten sluiten op de mogelijkheden die het Stadsarchief biedt voor het opnemen van digitale archieven. Wanneer de mapping niet lukt, dienen maatregelen genomen of aanpassingen gedaan te worden door de archiefvormer. Het toepassingsprofiel is in dit geval leidend, maar het Stadsarchief zal zich zoveel als mogelijk flexibel opstellen en de archiefvormer adviseren bij het verkrijgen van een juiste mapping (zie het overdrachtsprotocol voor de procedure). Elk type aggregatieniveau uit dit model is minimaal één maal verplicht 4. Alle niveaus met uitzondering van archief, zijn echter in principe oneindig herhaalbaar. Het kan voorkomen dat twee metagegevensvelden van de archiefvormer moeten worden samengevoegd naar één veld of dat bij een bepaald veld van de archiefvormer gekozen moet worden voor één bepaald metagegevensveld uit dit model, terwijl het eigenlijk twee attributen bevat. Bij elke mapping zullen voor dit soort gevallen afzonderlijek afspraken moeten worden gemaakt. Verdere richtlijnen, problemen, issues komen uit het testen van een feitelijke overdracht. 4 Alleen het niveau Serie kan ook als dummyniveau worden toegevoegd als dit niet nodig is in de mapping.

9 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 3. Toelichting op de Elementen In dit hoofdstuk worden de verschillende velden uit het onderstaande schema uitgelegd. (nummer element) + (naam van het element) / optioneel Herhaalbaar: Veldwaarde: 3.1. De definitie legt in korte bewoordingen de betekenis van het element uit Met het belang is bedoeld of het element een verplicht of een optioneel metagegevensveld is. Met andere woorden: moet de archiefvormer dit metagegevensveld verplicht aan het Stadsarchief aanleveren of niet Doel/functie Met doel/functie wordt aangegeven welke functie het metagegevensveld heeft. Een identificatienummer heeft bijvoorbeeld als doel dat een record herkenbaar en terugvindbaar is Het veld specificatie valt uiteen in drie subvelden, te weten herhaalbaar, veldwaarde en toegelaten waarde. Met herhaalbaar wordt bedoeld dat het attribuut meerdere keren kan voorkomen per toepassing van het aggregatieniveau. Een zaak kan bijvoorbeeld betrekking hebben op meerdere locaties tegelijk. Het attribuut omschrijving is dan herhaalbaar wat inhoudt dat het metagegeven meerdere keren kan voorkomen per zaak. Zaak 1: locatie 1; locatie 2; enz. Herhaalbaarheid dient niet verward te worden met het principe dat een metagegeven uniek dient te zijn. Met veldwaarde wordt aangegeven. welke invoer in een veld toegestaan wordt. De waarde van een veld kan verschillen. Dit kan bijvoorbeeld een datum zijn of een tekst. Ook kan het aantal posities voorgedefinieerd zijn etc. De volgende veldwaarden kunnen voorkomen: - Numeriek veld - Vrij tekstveld - Keuzelijst - Datumveld (jjjj) - Datumveld (dd-mm-jjjj) Met toegelaten waarde wordt dus omschreven welke waardes aan een bepaald veld zijn toegekend. Deze waardes worden vastgelegd door de databasebeheerders.

10 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Wordt gebruikt met het doel om een opmerking te plaatsen of om het metagegevens-element nader toe te lichten Laat met voorbeelden aan de archiefvormer zien hoe het metagegevens-element kan worden gebruikt en/of aangeleverd Referentie naar andere datamodellen Achter wordt ingevuld met welk SDB-metagegevens-element kan worden vergeleken. Dit vult de archiefvormer niet in, maar is bedoeld voor de mapping die door het Stadsarchief plaatsvindt. Achter wordt ingevuld met welk Concern-metagegevens-element kan worden vergeleken. Dit is bedoeld voor de mapping die door het Stadsarchief plaatsvindt. Dit metadatamodel is afgeleid van de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (2009). Dit model is geïmplementeerd in de nieuwe Rotterdamse DMS/RMA edocs. Zie Metadatamodel informatiebeheer Concern Rotterdam (concept) 2013 (docloodsnr ) Achter zal in de nabije toekomst ingevuld moeten worden met welk Atlantismetagegevens-element kan worden vergeleken. Dit is bedoeld voor de mapping die nodig is voor de koppeling van de SDB met Atlantis Zie Metadatamodel Atlantis 2013, Stadsarchief Rotterdam (concept), (doc.loodsnr ) en de eerste poging tot mapping metagegevens SDB met Atlantis, juli 2013 (doc.loodsnr ).

11 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 4. Overzicht van de Elementen per niveau 4.1. Aggregatieniveau Archief 1. Identificatiekenmerk Uniek kenmerk van een archief Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een archief in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en toegestaan. Het identificatiekenmerk (beheernummer) wordt op het hoogste aggregatieniveau door het Stadsarchief aangeleverd Coll.: Identificatiekenmerk Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 2. Identificatiekenmerk 2. Aggregatieniveau 3. Naam 5. Omschrijving Het niveau waarop een record kan worden beschreven Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau bepaalde metagegevens van toepassing zijn en het is nodig voor het hiërarchisch groeperen van informatieobjecten en daarmee aangeven van de logische samenhang er tussen. Herhaalbaar: nee Veldwaarde: keuzelijst archief, serie In de SDB is er de keuze uit de aggregatieniveaus: archief, serie, dossier, record. Zie voor voorbeelden van mapping van niveaus bijlage 2 van het toepassingsprofiel. archief Coll.: Aggregatieniveau Niet aanwezig in metadatamodel concern Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving (titel) van een archief Herkenbaar en terugvindbaar maken van een archief Herhaalbaar: nee Cluster dienstverlening, vakeenheid publiekszaken Dienst gemeentewerken Rotterdam Stadsontwikkeling: bureau omgevingsvergunningen Coll.: Benaming, OfficiëleNaam Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 4. Naam Vrije tekst met nadere beschrijving van een archief Het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie

12 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Herhaalbaar: ja Betreft de beschrijving van het archief anders dan of complementair op de naam van het archief. Het archief heeft betrekking op het proces verlenen parkeervergunningen in de periode met uitzondering van gehandicaptenplaatsen. Coll.: Inhoudsbeschrijving, abstract, (p) Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 6. omschrijving 6.1. Dekking in tijd, beginjaar Aanduiding van het beginjaar van de periode waarop het archief van toepassing is. Geeft het startjaar aan van de periode waarop het archief betrekking heeft. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 1998 Coll.: Dekking, periode, beginjaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 9.1 Dekking in tijd 6.2. Dekking in tijd, eindjaar Aanduiding van het eindjaar van de periode waarop het archief van toepassing is. Geeft het eindjaar aan van de periode waarop het archief betrekking heeft. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2014 Coll.: Dekking, periode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 9.1 Dekking in tijd 8.1. Gebruiksrechten, voorwaarde Voorwaarden verbonden aan gebruik van het archief anders dan raadpleging. Het beschermen van mogelijk op het archief van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten). Omschrijving van de aard van de rechten, de grondslag daarvan, voorwaarden voor gebruik en bij wie de rechten berusten. Hergebruik onder voorwaarden Verbod op hergebruik Coll.: Gebruiksrechten, omschrijvingsvoorwaarde, abstract, (p) Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.1 Gebruiksrechten: omschrijving voorwaarden 8.2. Gebruiksrechten, jaar van vrijgave Jaar waarin de voorwaarden verbonden aan het gebruik komen te vervallen.

13 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Aangeven tot wanneer de voorwaarden verbonden aan het gebruik van een document anders dan raadpleging van toepassing zijn. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2045 Coll.: Gebruiksrechten, geldigheidsperiode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.2 Gebruiksrechten: datum/periode 9.1. Openbaarheid, code Aanduiding van de gestelde wettelijke beperkingen aan de raadpleging door derden (bijvoorbeeld in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen) Bescherming tegen onbevoegde of voortijdige raadpleging van de informatie door derden Veldwaarde: keuzelijst A, B, O, XXX In de SDB is er de keuze uit de codes A, B, O en XXX openbaar beperkt openbaar Coll.: Openbaarheid, code Niet aanwezig in metadatamodel concern 9.2. Openbaarheid, jaar van vrijgave Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de openbaarheid komen te vervallen., maar alleen als openbaarheid beperkt is. Anders kan dit veld leeg worden gelaten. Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2017 Coll.: Openbaarheid, geldigheidsperiode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.2 Openbaarheid: datum/periode 9.3. Openbaarheid, voorwaarde Beperkingen ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging Bescherming van de privacy, veiligheid van de staat en bevoor- of benadelen van betrokkenen Conform art. 15 van de Archiefwet 1995

14 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Rol actor Type actor Naam actor De documenten voor zover jonger dan 50 jaren zijn, met uitzondering van het reeds gepubliceerde drukwerk, slechts ter inzage na voorafgaande toestemming van de bewaargever Coll.: Openbaarheid, omschrijvingsvoorwaarde, abstract (p) Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 18.2 Openbaarheid: omschrijving voorwaarden Aanduiding van de rol van de organisatie of persoon formeel verantwoordelijk of betrokken bij de creatie, ontvangst en/of overbrenging van de informatie. Vastleggen van de rol die een actor speelt ten aanzien van de informatie Herhaalbaar: ja Veldwaarde: keuzelijst Defaultwaarde is archiefvormer Zorgdrager Archiefvormer Beheerder Coll.: BetrokkenInstantieofFunctionaris, rol Entiteit Actor, aggregatieniveau organisatie of persoon, 5. Classificatie Niveau in de hiërarchie van de actor Van belang voor de uitwisselbaarheid van informatie Herhaalbaar: ja Veldwaarde: keuzelijst Defaultwaarde is organisatie organisatie persoon functionaris Coll.: BetrokkenInstantieofFunctionaris, agent, aggregatieniveau Entiteit Actor, aggregatieniveau organisatie of persoon, 5. Classificatie Officiële naam van de organisatie of de persoon formeel verantwoordelijk of betrokken bij de creatie, ontvangst en/of overbrenging van de informatie Vastlegging van de naam van de organisatie of persoon Herhaalbaar: ja Cluster dienstverlening; vakeenheid Publiekszaken Coll.: BetrokkenInstantieofFunctionaris, agent, naam, organisatienaam, OfficiëleNaam Entiteit Actor, aggregatieniveau organisatie of persoon, 4. Naam Vertrouwelijkheid, niveau Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een archief

15 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Afschermen van informatie in het archief tegen inzage door onbevoegden Herhaalbaar: nee Veldwaarde: keuzelijst De niveaus van vertrouwelijkheid dienen gelijk te zijn aan onderstaande niveaus, afkomstig uit de zaaktypecatalogus (ZTC 2.0). Authority file vertrouwelijkheid: - Zeer geheim - Geheim - Confidentieel - Vertrouwelijk - Zaakvertrouwelijk - Intern - Beperkt openbaar - Openbaar In de SDB is er de keuze uit: Departementaal vertrouwelijk, Confidentieel, Geheim en Zeer Geheim. Dit moet nog verder worden uitgewerkt. Coll.: Vertrouwelijkheid, Niveau Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 17.1 Vertrouwelijkheid: classificatie/niveau Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid komen te vervallen. Vaststellen van de periode waarop de vertrouwelijkheidsbepaling van toepassing is. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2022 DU: Vertrouwelijkheid, ExpiratieDatum, jaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 17.2 Vertrouwelijkheid: datum/periode Event history, datum Datum waarop een actie/event ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden Duidt aan wanneer een actie/event ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden Herhaalbaar: ja Veldwaarde: datumveld (dd-mm-jjjj) Coll.: EventHistory, event, begindatum, datumentijd Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.1 Event geschiedenis: datum/periode Event history, type Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een archief heeft plaats

16 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 gevonden Duidt aan welk type activiteit of gebeurtenis ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden Herhaalbaar: ja Veldwaarde: keuzelijst Events worden overgedragen met behulp van een log file. De events dienen van gelijke strekking te zijn als onderstaande elementen. Authority file event geschiedenis: - creëren - raadplegen of pogen tot raadpleging - serie verwijderen - metagegevens/registratie aanpassen - autorisatie aanpassen? - overdragen - archief vernietigen - archief koppelen - vertrouwelijkheid aanpassen - openbaarheid aanpassen - resultaattype aanpassen - verplaatsen Creatie archief Wijziging archief Vernietiging archief Coll.: EventHistory, event, type Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.2 Event geschiedenis: type Event history, beschrijving Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden Geeft nadere uitleg welk soort actie/event het precies betreft. Herhaalbaar: ja Coll.: EventHistory, event, beschrijving (p) Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.3 Event geschiedenis: beschrijving Event history, functionaris Functionaris die een actie/event ten opzicht van een archief heeft uitgevoerd Geeft de naam of rol van de functionaris weer die de actie/event heeft uitgevoerd Herhaalbaar: ja Het veld kan zowel gevuld worden met een naam van een persoon als met de functiebeschrijving van een persoon. Annemieke de Boer E-conservator Coll.: EventHistory, event, betrokkeneninstantieoffunctionaris, agent, naam,

17 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 functionarisnaam Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.4 Event geschiedenis: functionaris 15. Organisatiespecifieke metagegevens Voor een archiefvormer specifieke (inhoudelijke) metagegevens Stelt de archiefvormer in staat om relevante (vaak inhoudelijke) metagegevens op te nemen in het e-depot, die niet in een ander element thuishoren. Herhaalbaar: ja Vanuit specifieke wet of regelgeving kan het zijn dat bepaalde metagegevens opgeslagen moeten worden bij een bepaald document die niet in de andere elementen thuishoren. Dit element kan hiervoor worden gebruikt. Coll.: AgencySpecificArchiveMetadata Niet aanwezig in metadatamodel concern

18 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Aggregatieniveau Serie 1. Identificatiekenmerk Uniek kenmerk van een (sub)serie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een (sub)serie in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en toegestaan. Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin de serie wordt beheerd c Aggregatieniveau Coll.: Identificatiekenmerk Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 2. Identificatiekenmerk Het niveau waarop een entiteit kan worden beschreven Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau bepaalde metagegevens van toepassing zijn en het is nodig voor het hiërarchisch groeperen van informatieobjecten en daarmee aangeven van de logische samenhang er tussen. Herhaalbaar: nee Veldwaarde: keuzelijst archief, serie In de SDB is er de keuze uit de aggregatieniveaus: archief, serie, dossier, record. Zie voor voorbeelden van mapping van niveaus bijlage 2 van het toepassingsprofiel. archief serie Coll.: Aggregatieniveau Niet aanwezig in metadatamodel concern 3. Naam Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving van een (sub)serie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een (sub)serie Herhaalbaar: nee Verlening parkeervergunningen 2013 Aanleg leidingen Nesselande 5. Omschrijving Coll.: Benaming, OfficiëleNaam Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 4. Naam Vrije tekst met nadere beschrijving van een serie

19 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie Herhaalbaar: ja Betreft de beschrijving van de serie anders dan of complementair op de naam van de serie. De bijlagen bij de vergunningen zijn buiten de serie gehouden Coll.: Inhoudsbeschrijving, abstract, (p) Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 6. omschrijving 6.1. Dekking in tijd, beginjaar Aanduiding van het beginjaar van de periode waarop de (sub)serie van toepassing is. Geef bij een (sub)serie aan op welke periode de onderliggende dossiers betrekking hebben. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2011 Coll.: Dekking, periode, beginjaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 9.1 Dekking in tijd 6.2. Dekking in tijd, eindjaar Aanduiding van het eindjaar van de periode waarop de (sub)serie van toepassing is. Geef bij een (sub)serie aan op welke periode de onderliggende dossiers betrekking hebben. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2013 Coll.: Dekking, periode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 9.1 Dekking in tijd 7. Extern identificatiekenmerk Unieke kenmerken (codes of nummers) toegekend aan de serie buiten de huidige beheeromgeving Het behouden van kenmerken waaronder de serie (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan. Herhaalbaar: ja Coll.: ExternIdentificatieKenmerk, kenmerk

20 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 10.1 Externe identificatiekenmerken: kenmerk in systeem 8.1. Gebruiksrechten, voorwaarde Voorwaarden verbonden aan het gebruik van de serie anders dan raadplegen Het beschermen van mogelijk op de serie van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten). Omschrijving van de aard van de rechten, de grondslag daarvan, voorwaarden voor gebruik en bij wie de rechten berusten. Hergebruik onder voorwaarden Verbod op hergebruik Coll.: Gebruiksrechten, omschrijvingsvoorwaarde, abstract, (p) Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.1 Gebruiksrechten: omschrijving voorwaarden 8.2. Gebruiksrechten, jaar van vrijgave Datum waarin de voorwaarden verbonden aan het gebruik komen te vervallen. Aangeven tot wanneer de voorwaarden verbonden aan het gebruik van een document anders dan raadpleging van toepassing zijn. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2050 Coll.: Gebruiksrechten, geldigheidsperiode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.2 Gebruiksrechten: datum/periode 9.1. Openbaarheid, code Aanduiding van de gestelde wettelijke beperkingen aan de raadpleging door derden (bijvoorbeeld in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen) Bescherming tegen onbevoegde of voortijdige raadpleging van de informatie door derden Veldwaarde: keuzelijst A, B, O, XXX In de SDB is er de keuze uit de codes A, B, O en XXX openbaar beperkt openbaar Coll.: Openbaarheid, code Niet aanwezig in metadatamodel concern 9.2. Openbaarheid, jaar van vrijgave Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de openbaarheid komen te vervallen.

21 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45, maar alleen als openbaarheid beperkt is. Anders kan dit veld leeg worden gelaten. Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2024 Coll.: Openbaarheid, geldigheidsperiode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 18.2 Openbaarheid: datum/periode 9.3. Openbaarheid, voorwaarde Beperkingen ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging. Bescherming van de privacy, veiligheid van de staat en bevoor- of benadelen van betrokken. Conform art. 15 van de Archiefwet 1995 Coll.: Openbaarheid, omschrijvingsvoorwaarde, abstract (p) Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 18.1 Gebruiksrechten: omschrijving voorwaarden Vertrouwelijkheid, niveau Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een archief Afschermen van informatie in een document tegen inzage door onbevoegden Veldwaarde: keuzelijst De niveaus van vertrouwelijkheid dienen gelijk te zijn aan onderstaande niveaus, afkomstig uit de zaaktypecatalogus (ZTC 2.0). Authority file vertrouwelijkheid: - Zeer geheim - Geheim - Confidentieel - Vertrouwelijk - Zaakvertrouwelijk - Intern - Beperkt openbaar - Openbaar In de SDB is er de keuze uit: Departementaal vertrouwelijk, Confidentieel, Geheim en Zeer Geheim. Dit moet nog verder worden uitgewerkt. Coll.: Vertrouwelijkheid, Niveau Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 17.1 Vertrouwelijkheid: classificatie/niveau Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de

22 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 vertrouwelijkheid komen te vervallen. Vaststellen van de periode waarop de vertrouwelijkheidsbepaling van toepassing is. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2022 DU: Vertrouwelijkheid, ExpiratieDatum, jaar Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 17.2 Vertrouwelijkheid: datum/periode Event history, datum Datum waarop een actie/event ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden Duidt aan wanneer een actie/event ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden Herhaalbaar: ja Veldwaarde: datumveld (dd-mm-jjjj) Coll.: EventHistory, event, begindatum, datumentijd Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.1 Event geschiedenis: datum/periode Event history, type Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden Duidt aan welk type activiteit of gebeurtenis ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden Herhaalbaar: ja Veldwaarde: keuzelijst Events worden overgedragen met behulp van een log file. De events dienen van gelijke strekking te zijn als onderstaande elementen. Authority file event geschiedenis: - creëren - raadplegen of pogen tot raadpleging - dossiers/zaken verwijderen - metagegevens/registratie aanpassen - autorisatie aanpassen? - overdragen - serie vernietigen - serie koppelen - vertrouwelijkheid aanpassen - openbaarheid aanpassen - resultaattype aanpassen - verplaatsen Creatie serie Wijziging serie Vernietiging serie

23 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Coll.: EventHistory, event, type Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.2 Event geschiedenis: type Event history, beschrijving Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden Geeft nadere uitleg welk soort actie/event het precies betreft. Herhaalbaar: ja Coll.: EventHistory, event, beschrijving (p) Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.3 Event geschiedenis: beschrijving Event history, functionaris Functionaris die een actie/event ten opzicht van een serie heeft uitgevoerd Geeft de naam of rol van de functionaris weer die de actie/event heeft uitgevoerd Herhaalbaar: ja Het veld kan zowel gevuld worden met een naam van een persoon als met de functiebeschrijving van een persoon. Jan Jansen systeembeheerder Coll.: EventHistory, event, betrokkeneninstantieoffunctionaris, agent, naam, functionarisnaam Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.4 Event geschiedenis: functionaris 15. Organisatiespecifieke metagegevens Voor een archiefvormer specifieke (inhoudelijke) metagegevens. Stelt de archiefvormer in staat om relevante (vaak inhoudelijke) metagegevens op te nemen in het e-depot, die niet in een ander element thuishoren. Herhaalbaar: ja Vanuit specifieke wet of regelgeving kan het zijn dat bepaalde metagegevens opgeslagen moeten worden bij een bepaald document die niet in de andere elementen thuishoren. Dit element kan hiervoor worden gebruikt. Coll.: AgencySpecificArchiveMetadata Niet aanwezig in metadatamodel concern

24 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Aggregatieniveau Dossier 1. Identificatiekenmerk Uniek kenmerk van een zaak/dossier Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een zaak/dossier herhaalbaar: nee veldwaarde: vrij tekstveld toegelaten waarden: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en toegestaan. Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin de zaak/ het dossier wordt beheerd. Een vrij tekstveld code gegenereerd door een zakenmagazijn is ook geschikt. DL HB_234567_a ZM_33adc DU: Identificatiekenmerk Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 2. identificatiekenmerk 2. Aggregatieniveau 3. Naam Het niveau waarop een entiteit kan worden beschreven Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau bepaalde metagegevens van toepassing zijn en het is nodig voor het hiërarchisch groeperen van informatieobjecten en daarmee aangeven van de logische samenhang er tussen. Herhaalbaar: nee Veldwaarde: keuzelijst dossier, record In de SDB is er de keuze uit de aggregatieniveaus: archief, serie, dossier, record. Zie voor voorbeelden van mapping van niveaus bijlage 2 van het toepassingsprofiel. dossier record Du: Aggregatieniveau Niet aanwezig in metadatamodel concern Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving van een zaak/dossier Herkenbaar en terugvindbaar maken van een zaak/dossier Herhaalbaar: nee De zaak/ het dossier dient 'gehopt' te zijn omschreven. Dit houdt in dat zoveel als mogelijk het gezichtspunt, de handeling, het object, de plaats en de tijd zijn opgenomen. Bezwaar meneer Jansen op vergunning V-7654: het kappen van een boom aan de dorpstraat nr. 7 afgegeven op 11 november 2014 DU: Benaming, OfficiëleNaam Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 4. naam

25 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Classificatie, code Kenmerk waaronder een zaak/dossier wordt ingedeeld/geklasseerd Ordenen van zaken/dossiers Het betreft een unieke code die een classificatie van een zaak/dossier aanduidt, zoals bijvoorbeeld een zaaktype nummer, basis archiefcode, DSP code etc. Meerdere zaken/dossier kunnen gebruik maken van dezelfde code. B DU: Classificatie, code Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 5.1 classificatie: code 4.2. Classificatie, type Naam van het geldende classificatieschema Nader verduidelijken van de toegepaste ordeningsmethode Basisarchiefcode versie 1997 DU: Classificatie, beschrijving, abstract (type) Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 5.3 classificatie: type 4.3. Classificatie, omschrijving Samenvoeging van archiefbestanddelen tot één nieuw geheel met een eigen identiteit. Nadere omschrijving van classificatie Het groeperen of in samenhang aanbieden van verwante voorkomens van een zaak/dossier. Geeft inzicht in onderlinge samenhang De omschrijving van de classificatie is van inhoudelijke aard en betreft in de praktijk de naam van het werkproces, het zaaktype of een andere gebruikte classificatie. Aanvragen van kapvergunningen behandelen Aanvragen van paspoorten behandelen DU: Classificatie, beschrijving, abstract (p) Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 5.2 classificatie: omschrijving 5. Omschrijving Vrije tekst met nadere beschrijving van een zaak/dossier Het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie Herhaalbaar: ja Betreft de beschrijving van de zaak/het dossier anders dan of complementair op de naam van de zaak/het dossier.

26 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Het bezwaar is in onder gelijkwaardige omstandigheden in zaak ZM in het verleden ontvankelijk verklaard. DU: Inhoudsbeschrijving, abstract, (p) Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 6. omschrijving 6.1. Dekking in tijd, beginjaar Aanduiding van het beginjaar van de periode waarop de zaak/het dossier van toepassing is. Geeft aan op welke periode de zaak/het dossier betrekking heeft. Voor selectiedoeleinden bij categorieën 'vervallen belang' noodzakelijk. Veldwaarde: datumveld (jjjj) In ieder geval dient het beginjaar ingevuld te worden. In sommige gevallen kan het eindjaar niet ingevuld worden doordat bijvoorbeeld een vergunning in het dossier nog steeds geldig is DU: Dekking, periode, beginjaar Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 9.1 Dekking in tijd 6.2. Dekking in tijd, eindjaar Aanduiding van het eindjaar van de periode waarop de zaak/het dossier van toepassing is. Geeft aan op welke periode de zaak/het dossier betrekking heeft. Voor selectiedoeleinden bij categorieën 'vervallen belang' noodzakelijk. Veldwaarde: datumveld (jjjj) In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat het eindjaar niet ingevuld kan worden doordat bijvoorbeeld een vergunning in het dossier nog steeds geldig is. In een dergelijke situatie kan gekozen worden om bijvoorbeeld 9999 in te vullen DU: Dekking, periode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 9.1 Dekking in tijd 7. Extern identificatiekenmerk Unieke kenmerken (codes of nummers) toegekend aan de zaak/het dossier buiten de huidige beheeromgeving. Het behouden van kenmerken waaronder de zaak/het dossier (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan. Herhaalbaar: ja Een kenmerk dat vooral de terugvindbaarheid van zaken/dossiers en links met andere systemen betreft. ZM DU: ExternIdentificatieKenmerk, kenmerk

27 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 10.2 Externe identificatiekenmerken: kenmerk/nummer binnen systeem 8.1. Gebruiksrechten, voorwaarde Voorwaarden verbonden aan gebruik van een zaak/dossier anders dan raadpleging Het beschermen van mogelijk op de zaak/het dossier van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten). Omschrijving van de aard van de rechten, de grondslag daarvan, voorwaarden voor gebruik en bij wie de rechten berusten DU: Gebruiksrechten, omschrijvingsvoorwaarde, abstract (p) Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dosier, 16.1 Gebruiksrechten: omschrijving voorwaarden 8.2. Gebruiksrechten, jaar van vrijgave Jaar waarin de voorwaarden verbonden aan het gebruik komen te vervallen. Aangeven tot wanneer de voorwaarden verbonden aan het gebruik van een document anders dan raadpleging van toepassing zijn. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2019 DU: Gebruiksrechten, geldigheidsperiode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 16.2 Gebruiksrechten: datum 9.1. Openbaarheid, code Aanduiding van de gestelde wettelijke beperkingen aan de raadpleging door derden (bijvoorbeeld in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen) Bescherming tegen onbevoegde of voortijdige raadpleging van de informatie door derden Veldwaarde: keuzelijst A, B, O, XXX In de SDB is er de keuze uit de codes A, B, O en XXX openbaar beperkt openbaar DU: Openbaarheid, code Niet aanwezig in metadatamodel concern 9.2. Openbaarheid, jaar van vrijgave Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de openbaarheid komen te vervallen., maar alleen als openbaarheid beperkt is. Anders kan dit veld leeg worden gelaten.

28 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2030 DU: Openbaarheid, geldigheidsperiode, eindjaar Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 18.2 Openbaarheid: datum/periode 9.3. Openbaarheid, voorwaarde Beperkingen ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging Bescherming van de privacy, veiligheid van de staat en bevoor- of benadelen van betrokkenen Conform art. 15 van de Archiefwet 1995 DU: Openbaarheid, omschrijvingsvoorwaarde, abstract (p) Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 18.1 Openbaarheid: omschrijving beperkingen Event plan, type Aanduiding van soort activiteit of gebeurtenis die gaat gebeuren na de bewaartermijn Toelichting activiteit of gebeurtenis die plaats zal vinden op een bepaalde datum Herhaalbaar: nee Veldwaarde: keuzelijst Nog te ontwikkelen gecontroleerde woordenlijst. Vernietigen Overdragen Bewaren DU: EventPlan, plannedevent, event Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 13.1 Event plan: type Event plan, datum Aanduiding van het jaar tot wanneer een zaak of dossier bewaard dient te blijven. Bijvoorbeeld het aangeven wanneer een zaak of dossier vernietigd dient of overgedragen dient te worden. Veldwaarde: datumveld (jjjj) Betreft het jaar dat bepaald wordt door de termijn gekoppeld aan de categorie in de selectielijst die van toepassing is op de zaak of het dossier. Indien het te bewaren betreft kan het jaar 9999 ingevuld worden.

29 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Niet aanwezig in metadatamodel SDB Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 13.2 Event plan: datum/periode Event plan, trigger Indicatie van het mechanisme waarmee een activiteit of gebeurtenis in gang wordt gezet. Aanzet voor bepaalde activiteit of gebeurtenis die plaats zal vinden op een bepaalde datum. afhandeling, intrekking, weigering, vervallen, vervallen van het belang Sloop van het gebouw waarop de vergunning betrekking heeft DU: EventPlan, plannedevent, trigger Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 13.4 Event plan: trigger Event plan, categorie in selectielijst Kenmerk in de keuzelijst waarop event plan: datum (bewaartermijn) is gebaseerd Vaststellen van de grondslag voor vernietigen dan wel bewaren Nog te ontwikkelen gecontroleerde woordenlijst Niet aanwezig in metadatamodel SDB Niet aanwezig in metadatamodel concern Vertrouwelijkheid, niveau Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een zaak/dossier Afschermen van informatie in een zaak/dossier tegen inzage door onbevoegden Veldwaarde: keuzelijst De niveaus van vertrouwelijkheid dienen gelijk te zijn aan onderstaande niveaus, afkomstig uit de zaaktypecatalogus (ZTC 2.0). Authority file vertrouwelijkheid: - Zeer geheim - Geheim - Confidentieel - Vertrouwelijk - Zaakvertrouwelijk - Intern - Beperkt openbaar - Openbaar In de SDB is er de keuze uit: Departementaal vertrouwelijk, Confidentieel, Geheim en Zeer Geheim. Dit moet nog verder worden uitgewerkt.

30 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 DU: Vertrouwelijkheid, Niveau Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 17.1 Vertrouwelijkheid: classificatie/niveau Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid komen te vervallen. Vaststellen van de periode waarop de vertrouwelijkheidsbepaling van toepassing is. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2019 DU: Vertrouwelijkheid, ExpiratieDatum, jaar Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 17.2 Vertrouwelijkheid: datum/periode Event history, datum Datum waarop een actie/event ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden Duidt aan wanneer een actie/event ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden Herhaalbaar: ja Veldwaarde: datumveld (dd-mm-jjjj) Kan tevens een trigger zijn voor uit te voeren acties met betrekking tot de zaak/het dossier DU: EventHistory, event, begindatum, datumentijd Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 12.1 Event geschiedenis: datum/periode Event history, type Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden Duidt aan welk type activiteit of gebeurtenis ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden Herhaalbaar: ja Veldwaarde: keuzelijst Events worden overgedragen met behulp van een log file. De events dienen van gelijke strekking te zijn als onderstaande elementen. Authority file event geschiedenis: - creëren - raadplegen of pogen tot raadpleging - documenten verwijderen - metagegevens/registratie aanpassen - autorisatie aanpassen? - overdragen

31 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /45 - zaken/dossiers vernietigen - zaken/dossiers koppelen - vertrouwelijkheid aanpassen - openbaarheid aanpassen - resultaattype aanpassen - verplaatsen Creatie dossier Wijziging dossier Vernietiging dossier DU: EventHistory, event, type Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 12.2 Event geschiedenis: type Event history, beschrijving Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden Geeft nadere uitleg welk soort actie/event het precies betreft. Herhaalbaar: ja DU: EventHistory, event, beschrijving (p) Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 12.3 Event geschiedenis: beschrijving Event history, functionaris Functionaris die een actie/event ten opzicht van een zaak/dossier heeft uitgevoerd Geeft de naam of de rol van de functionaris weer die de actie/event heeft uitgevoerd Herhaalbaar: ja Het veld kan zowel gevuld worden met een naam van een persoon als met de functieomschrijving van een persoon. Klaas Wegering medewerker vergunningverlening DU: EventHistory, event, betrokkeninstantieoffunctionaris, agent, naam, functionarisnaam Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 12.4 Event geschiedenis: functionaris 15. Organisatiespecifieke metagegevens Voor een archiefvormer specifieke (inhoudelijke) metagegevens op dossierof zaakniveau Stelt de archiefvormer in staat om relevante (vaak inhoudelijke) metagegevens op te nemen in het e-depot, die niet in een ander element thuishoren. Herhaalbaar: ja