Toepassingsprofiel metagegevens voor overdracht van digitale informatieobjecten naar het E-depot Rotterdam. Stadsarchief Rotterdam 2016

Transcriptie

1 Toepassingsprofiel metagegevens voor overdracht van digitale informatieobjecten naar het E-depot Rotterdam Stadsarchief Rotterdam 2016

2 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Versiebeheer Doc.Loods nummer Datum Wijziging Versie 25 feb 2014 Concept opgeleverd aan opdrachtgever Ronald Grootveld mrt 2014 Ronald Grootveld verwerkt april 2014 Bart Ballaux, Jeroen van Oss, Jacqueline Schuurman Hess en Annie de Roover verwerkt april 2014 Mies Langelaar verwerkt nov 2015 Aanpassing voor gebruik extern door Antonio jan 2016 Algemene revisie i.v.m. nieuwe versie e-depotsoftware, synchronisatie ToPX en TMLO febr 2016 Jeroen van Oss, Antonio Gomes en Mies Langelaar verwerkt april 2016 Vastgesteld door MT Stadsarchief Rotterdam voor gebruik pilots 0.8

3 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Doel Metagegevens en standaardisatie Beheer van het toepassingsprofiel SIP 4 2. Toelichting op het toepassingsprofiel SIP Eén entiteit model Aggregatieniveaus Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO) 6 3. Gebruik van het toepassingsprofiel SIP Mapping Organisatie Specifieke Metagegevens XML-schema ToPX 7 4. Toelichting op de Elementen Nummer en naam element Doel/functie Specificaties Overzicht van de Elementen per niveau Aggregatieniveau Archief Aggregatieniveau Serie Aggregatieniveau Dossier Aggregatieniveau Document Aggregatieniveau File Geraadpleegde documentatie Bijlage 1: van mappings van aggregatieniveaus Bijlage 2: Overzicht van de gebruikte elementen per niveau Bijlage 3: Niet opgenomen elementen van het TMLO Bijlage 4: XML-schema ToPX... 37

4 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 1. Inleiding 1.1. Doel Dit is de uitwerking van een toepassingsprofiel metagegevens voor overdracht van digitale informatieobjecten naar het e-depot Rotterdam (Hierna te noemen toepassingsprofiel SIP 1 ). Het doel van dit toepassingsprofiel is het geven van richtlijnen voor het aanmaken van een xml-schema van een minimale set metagegevens. Een xml-schema is noodzakelijk om de metagegevens, behorende bij de over te dragen digitale informatieobjecten, gestandaardiseerd op te nemen in het e-depot. Het toepassingsprofiel is onderdeel van het overdrachtsprotocol (zie paragraaf 4.2. bepalingen over metagegevens) die de interactie beschrijft tussen archiefvormer en Stadsarchief bij overdracht van digitale archiefstukken of informatieobjecten. De basis voor dit toepassingsprofiel SIP is het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden 1.2. Metagegevens en standaardisatie Metagegevens zijn gegevens die context, inhoud en structuur van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Het vastleggen van metagegevens is essentieel voor het waarborgen van authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van informatie en maakt daarnaast het terugvinden, interpreteren en uitwisselen van informatie mogelijk. Overheidsorganisaties zijn op grond van de archiefregeling verplicht een overzicht, als bedoeld in de NEN-ISO norm, vast te stellen, waarin ze aangeven welke metagegevens voor de eigen organisatie minimaal nodig zijn en hoe deze worden vastgelegd. Deze internationale metagegevensstandaard is uitgewerkt in de richtlijn metagegevens overheidsinformatie voor gebruik binnen de Nederlandse overheid. Een belangrijke voorwaarde voor uitwisseling van gegevens (bijvoorbeeld van een DMS naar een e-depot) is - Een metagegevensstandaard beschrijft op hoog niveau de principes rond het gebruik van metagegevens, en ondersteunt bij het ontwikkelen en implementeren van metagegevensschema s. De NEN ISO norm is een voorbeeld van zo een standaard. - Een metagegevensschema is een logisch plan dat de relatie weergeeft tussen metagegevenselementen en deze elementen benoemt en waardeert door ze al dan niet verplicht te stellen. De richtlijn metagegevens overheidsinformatie is een voorbeeld van zo een richtlijn. - Het toepassingsprofiel is een praktische uitwerking van zo n schema. De elementen worden hierin verder toegelicht en met voorbeelden ondersteund. Dit voorliggende document is hiervan een voorbeeld - Een xml-schema is de machine leesbare vertaling van een toepassingsprofiel en daarmee het instrument dat ingezet wordt om de metagegevens daadwerkelijk op een gestandaardiseerde manier over te zetten naar een e-depot - Een (meta)datamodel beschrijft hoe de metagegevens in een specifiek informatiesysteem worden vastgelegd en gestructureerd. Een voorbeeld van een metadatamodel is het metadatamodel in de E-depot software of in een document managementsysteem of record management applicatie Beheer van het toepassingsprofiel SIP Dit toepassingsprofiel is een momentopname. In de toekomst zullen er elementen worden vervangen of aangepast in verband met veranderende inzichten, regelgeving of ervaringen uit de praktijk. Mocht het bijvoorbeeld voorkomen dat een archiefvormer een archief als een constante stroom wil overdragen aan het Stadsarchief en daarbij gebruik maakt van meerdere entiteiten, die met elkaar verbonden zijn via koppelingen of relaties, is dat een startsein om dit toepassingsprofiel grondig te herzien. 1 Een SIP (Submission Information Package), is een set digitale informatieobjecten met bijhorende inhoudelijke en technische metagegevens, bedoeld voor opname in een e-depot.

5 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 2. Toelichting op het toepassingsprofiel SIP In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de opbouw van het toepassingsprofiel. Keuzes worden onderbouwd en concepten worden toegelicht Eén entiteit model Metagegevens kunnen aan verschillende entiteiten worden gekoppeld. De ISO norm en de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie beschrijven welke entiteiten kunnen worden onderscheiden. Dit zijn record, actor, (bedrijfs of recordsmanagement) activiteit, mandaat en relatie. De entiteit record vervult een centrale en onmisbare rol in dit model. Het record is de neerslag van processen en activiteiten. Metagegevens moeten het record zo compleet mogelijk beschrijven. De context waarin het record is ontstaan en wordt gebruikt, maakt deel uit van die beschrijving. Informatie over de actor, het mandaat en de activiteit kan als contextinformatie eventueel worden opgenomen in de metagegevens bij de entiteit record. In dit toepassingsprofiel gaan we uit van een model gebaseerd op een enkele entiteit. In theoretische modellen wordt vaak uitgegaan van meerdere entiteiten, omdat dit de ideale situatie beschrijft. Om de volgende redenen is een meer-entiteiten-model niet mogelijk/zinvol: De overdracht van archieven is niet een constante stroom van gegevens (denk aan een database), maar bestaat (vooralsnog) uit pakketten 2. In Rotterdam zijn in ieder geval de archieffasen dynamisch en statisch op dit moment de realiteit, waarbij de fase-overgangen nauwkeurig geschieden dienen te blijven. Een zo simpel mogelijk metadatamodel helpt hierbij. Er zijn nauwelijks toepassingen in Rotterdam waarbij daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van meerdere entiteiten. Het beherend systeem Atlantis en de Preservica e-depotsoftware zijn op dit moment nog niet zo ingericht dat een overdracht kan plaats vinden waarin sprake is van meerdere entiteiten Aggregatieniveaus In dit toepassingsprofiel onderscheiden we meerdere aggregatieniveaus en geven we aan of het aggregatieniveau 3 herhaalbaar is. Gecombineerd met de bepaling dat een aggregatieniveau herhaalbaar mag zijn of niet levert dit de basis voor een eventuele mapping van dit toepassingsprofiel met een metadatamodel van een archiefvormer in de praktijk. Zie bijlage 1 'voorbeelden van mappings van aggregatieniveaus'. Door het afstemmen en onderzoeken van verschillende metadatamodellen uit de theorie en de praktijk, zoals bijvoorbeeld de richtlijn metagegevens overheidsinformatie (zie gebruikte literatuur voor een volledig overzicht) zijn we gekomen we tot vier specifieke aggregatieniveaus waarvan het hoogste en laagste niveau niet herhaalbaar zijn en de overige niveaus wel. Naam: Herhaalbaar: Aanduiding: 1 Archief Niet herhaalbaar Hoogste niveau (verplicht) 2 Serie Herhaalbaar Structuurniveau (niet verplicht) 3 Dossier Herhaalbaar Behandelniveau (verplicht) 4 Document Niet herhaalbaar Documentniveau (verplicht) Tabel 1: Aggregatieniveaus 2 Pakketten is de vertaling van het Engelse woord packages. Met de term wordt een set digitale informatieobjecten met bijbehorende metadata aangeduid. 3 Een aggregatieniveau is een hiërarchisch niveau om ordening aan te brengen in een verzameling

6 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 We onderscheiden deze vier aggregatieniveaus omdat: een digitaal archief in de praktijk zonder problemen opgenomen moet kunnen worden in het e-depot van het Stadsarchief. De aggregatieniveaus en de mogelijkheid tot herhaalbaarheid sluiten aan bij de eisen die de e-depotsoftware stelt aan vorm en structuur van digitale archieven. het dan mogelijk is om een duidelijk aan te geven welke metagegevens per aggregatieniveau dienen te worden overgedragen/vastgelegd. er in de praktijk overgedragen zal worden in pakketten, waardoor een hoogste niveau dat niet herhaalbaar is en dat enkel een aantal essentiële kenmerken van het over te dragen pakket bevat, praktisch en logisch is. In principe kan er in het onderscheiden van aggregatieniveaus ook nog onderscheid worden gemaakt tussen document en file. Deze niveaus zijn hier echter samengevoegd en hebben een 1:n relatie. Een document heeft dus altijd een file, maar kan ook gekoppeld zijn aan meerdere files. Archief kan gedefinieerd worden als het niveau van overdracht. Elke overdracht wordt op het niveau van archief overgedragen en is daarom niet herhaalbaar. Enkele algemene metagegevens over het over te dragen archief worden meegegeven en gelden voor het gehele over te dragen archief. Het niveau Serie kan gedefinieerd worden als het niveau waarmee structuur wordt aangebracht en is daarom herhaalbaar. Het is niet altijd nodig om de structuur vast te leggen als aggregatieniveau. Hiervoor kan ook het element classificatie worden gebruikt op het niveau van dossier. Dossier is het niveau van behandeling en is herhaalbaar. Een dossier of een zaak kunnen als een eenheid worden beschouwd en zijn de basis voor bijvoorbeeld selectie en waardering. Het is het behandel niveau, omdat dit niveau het resultaat is van de behandeling van een enkele zaak. Het niveau Document wordt gebruikt om een digitaal bestand met metagegevens over te dragen en is het laagste aggregatieniveau. Het niveau document kan meerdere files bevatten zoals bijvoorbeeld bij een mail met bijlagen. De files dient vooral voor het vastleggen, naast enkele basis metagegevens, van de technische metagegevens. Technische metagegevens, zoals de fixity-informatie en eigenschappen (properties) van de files worden door de e-depotsoftware zelf gegenereerd bij het opnameproces. Dit hoeft dus niet in de SIP te worden meegeleverd Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO) De basis voor dit toepassingsprofiel is gebaseerd op het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO versie 1.1.). Het TMLO geeft een overzicht van alle metagegevens die nodig zijn om records duurzaam toegankelijk te houden. Het is van toepassing op het gehele record continuüm en geldt dus zowel voor het inrichten van applicaties bij de archiefvormer als bij een archiefbewaarplaats. Het toepassingsprofiel SIP moet gezien worden als een uitwerking van het TMLO specifiek bedoeld voor de overdracht van digitale informatieobjecten naar het Rotterdamse E-depot. De metagegevens uit het TMLO zijn beoordeeld op bruikbaarheid en noodzaak voor de Rotterdamse omgeving. Hierbij is onder andere ook bekeken welke metagegevens door de Preservica e- depotsoftware zelf worden gegenereerd en welke dienen te worden aangeleverd door de archiefvormer in een SIP. (In bijlage 3 is een opsomming te vinden van de elementen die niet zijn opgenomen in het toepassingsprofiel SIP) Een belangrijk verschil tussen dit toepassingsprofiel SIP en het TMLO is dat in het TMLO niet aangegeven is op welk aggregatieniveau een bepaald element moet of mag voorkomen. In het toepassingsprofiel SIP is dit wel uitgewerkt. Tot slot is er gekozen om niet het principe van overerving toe te passen. Overerving houdt in dat dat metagegevens die zijn vastgelegd op een hoger niveau niet meer vastgelegd hoeven te worden op een lager niveau. Technisch is dit echter op dit moment nog niet ingericht. In de SIP zal, in de gevallen dat een element verplicht is dit ok op elk niveau expliciet moeten worden vastgelegd.

7 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 3. Gebruik van het toepassingsprofiel SIP Dit hoofdstuk geeft een korte toelichting hoe het toepassingsprofiel SIP het beste is te gebruiken. Het uitgangspunt is dat het grootste gedeelte van de metagegevens al vastliggen in een applicatie bij de archiefvormer. Het toepassingsprofiel SIP is daarom in eerste instantie een overzicht van richtlijnen voor een mapping Mapping Mappen is de activiteit waarbij twee sets van metagegevens met elkaar worden vergeleken. Het resultaat is een mapping. Het doel van mappen is om de overeenkomsten en de verschillen tussen de twee sets vast te stellen. Met de overeenkomsten en verschillen in kaart kunnen vervolgens afspraken worden gemaakt en oplossingen worden bedacht voor het overdragen van digitale informatie. Wanneer een archiefvormer digitaal archief wil overdragen moeten er eerst twee zaken worden gemapt: 1) Als eerste de aggregatieniveaus van de archiefvormer met die uit dit toepassingsprofiel. 2) Ten tweede de metagegevensvelden (attributen) per aggregatieniveau van de archiefvormer met die uit dit toepassingsprofiel. Een mapping is nodig om de registratie uit de praktijk van de archiefvormer aan te laten sluiten op de mogelijkheden die het Stadsarchief biedt voor het opnemen van digitale archieven. Wanneer de mapping niet lukt, dienen maatregelen genomen of aanpassingen gedaan te worden door de archiefvormer. Het kan voorkomen dat twee metagegevensvelden van de archiefvormer moeten worden samengevoegd naar één veld of dat bij een bepaald veld van de archiefvormer gekozen moet worden voor één bepaald metagegevensveld uit dit model, terwijl het eigenlijk twee attributen bevat. Bij elke mapping zullen voor dit soort gevallen afzonderlijk afspraken moeten worden gemaakt. Het toepassingsprofiel is in dit geval leidend, maar het Stadsarchief zal zich zoveel als mogelijk flexibel opstellen en de archiefvormer adviseren bij het verkrijgen van een juiste mapping (zie het overdrachtsprotocol voor de procedure). Alleen bij het ontbreken van verplichte elementen zullen deze altijd moeten worden toegevoegd alvorens de SIP kan worden afgerond. (Zie bijlage 2 voor een overzicht van alle elementen per aggregatieniveau) 3.2. Organisatie Specifieke Metagegevens Zoals eerder vermeld geeft het toepassingsprofiel SIP een minimale set van metagegevens. Naast deze set kunnen er ook nog allerlei organisatie specifieke metagegevens zijn die ook opgenomen dienen te worden in het e-depot. Deze metagegevens moeten bijvoorbeeld worden opgeslagen vanuit specifieke wet- en regelgeving of voor de terugvindbaarheid van archiefstukken. Het xml-schema is zo ingericht dat het e-depot ook deze metagegevens zonder probleem kan opnemen XML-schema ToPX Nadat de mapping heeft plaatsgevonden zullen de metagegevens moeten worden vertaald naar een machine leesbare vorm (xml), die ingelezen kan worden in het e-depot. Het xml-formaat van het e-depot heet ToPX (Toepassingsprofiel XML). De software van het e-depot controleert automatisch de structuur en de aanwezigheid van verplichte metagegevens. In bijlage vier is een voorbeeld van een uitgewerkte valide ToPX xml-schema te vinden.

8 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 4. Toelichting op de Elementen In dit hoofdstuk worden de verschillende velden uit het onderstaande schema uitgelegd. (nummer element) + (naam van het element) / optioneel Doel / functie Specificaties Herhaalbaar: Veldwaarde: Aggr. niveau 4.1. Nummer en naam element Dit is het nummer en naam van het element zoals genoteerd in het TMLO 4.2. De definitie legt in korte bewoordingen de betekenis van het element uit Met het belang is bedoeld of het element een verplicht of een optioneel metagegevensveld is. Met andere woorden: moet de archiefvormer dit metagegevensveld verplicht aan het Stadsarchief aanleveren of niet Doel/functie Met doel/functie wordt aangegeven welke functie het metagegevensveld heeft. Een identificatienummer heeft bijvoorbeeld als doel dat een record herkenbaar en terug vindbaar is Specificaties Het veld specificatie valt uiteen in drie subvelden, te weten herhaalbaar, veldwaarde en toegelaten waarde. Met herhaalbaar wordt bedoeld dat het attribuut meerdere keren kan voorkomen per toepassing van het aggregatieniveau. Een zaak kan bijvoorbeeld betrekking hebben op meerdere locaties tegelijk. Het attribuut omschrijving is dan herhaalbaar wat inhoudt dat het metagegeven meerdere keren kan voorkomen per zaak. Zaak 1: locatie 1; locatie 2; enz. Herhaalbaarheid dient niet verward te worden met het principe dat een metagegeven uniek dient te zijn. Met veldwaarde wordt aangegeven. welke invoer in een veld toegestaan wordt. De waarde van een veld kan verschillen. Dit kan bijvoorbeeld een datum zijn of een tekst. Ook kan het aantal posities voor gedefinieerd zijn etc. De volgende veldwaarden kunnen voorkomen: Numeriek veld Vrij tekstveld Keuzelijst Datumveld (jjjj) Datumveld (jjjj-mm-dd) Met toegelaten waarde wordt omschreven welke waardes aan een bepaald veld zijn toegekend. Deze waardes worden vastgelegd door de databasebeheerders. 4.6.

9 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Wordt gebruikt met het doel om een opmerking te plaatsen of om het metagegevens-element nader toe te lichten Laat met voorbeelden aan de archiefvormer zien hoe het metagegevens-element kan worden gebruikt en/of aangeleverd.

10 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 5. Overzicht van de Elementen per niveau 5.1. Aggregatieniveau Archief 2. Identificatiekenmerk Archief Uniek kenmerk van een archief Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een archief Toegelaten waarden: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en toegestaan. Het identificatiekenmerk (beheernummer) wordt op het hoogste aggregatieniveau door het Stadsarchief aangeleverd. Bij extern gebruik van documenten is het raadzaam om een kenmerk van de organisatie toe te voegen aan het ID NL-RtGAR_ Aggregatieniveau Archief Het niveau waarop een record kan worden beschreven Doel / functie Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau bepaalde metagegevens van toepassing zijn en het is nodig voor het hiërarchisch groeperen van informatieobjecten en daarmee aangeven van de logische samenhang er tussen. archief Zie voor voorbeelden van mapping van aggregatieniveaus bijlage 2 van het toepassingsprofiel. 4. Naam Archief Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving (titel) van een archief Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een archief Toegelaten waarden: Cluster dienstverlening, vakeenheid publiekszaken Dienst gemeentewerken Rotterdam Stadsontwikkeling: bureau omgevingsvergunningen 6. Omschrijving Archief Vrije tekst met nadere beschrijving van een archief Doel / functie Het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie Toegelaten waarden: Betreft de beschrijving van het archief anders dan of complementair op de naam van het archief.

11 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Het archief heeft betrekking op het proces verlenen parkeervergunningen in de periode met uitzondering van gehandicaptenplaatsen. 11. Taal Archief De taal waarin het archief is opgesteld Doel / functie Verbetering begrijpbaarheid van de tekst in een archief Defaultwaarde is Nederlands. Nederlands "dut" (Nederlands in de ISO 639-2/B) Engels Arabisch Eventgeschiedenis, datum Archief Datum waarop een actie/event ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op het archief uitgevoerde handelingen. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) Eventgeschiedenis, type Archief Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op het archief uitgevoerde handelingen. Veldwaarde: keuzelijst De waarden die in de keuzelijst kunnen voorkomen zijn: - vorming beginjaar - vorming eindjaar - vernietiging - mutatie metagegevens - archiefbeheer Creatie serie Eventgeschiedenis, beschrijving Archief Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op het archief uitgevoerde handelingen. Bijvoorbeeld wat de gebeurtenis inhoudt of wat het resultaat is van de gebeurtenis.

12 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 "De vernietiging van archiefstukken vindt jaarlijks plaats op basis van de gemeentelijke selectielijst" Eventgeschiedenis, actor Archief De organisatie of functionaris die een actie/event ten opzicht van een archief heeft uitgevoerd Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op het archief uitgevoerde handelingen. Het veld kan zowel gevuld worden met een persoons- of functienaam of de geautoriseerde naam van een organisatie. In ieder geval is het verplicht om hierin de archiefvormer(s) op te voeren. Cluster dienstverlening" "Vakeenheid Publiekszaken "Dienst gemeentewerken" Gebruiksrechten, voorwaarde Archief Voorwaarden verbonden aan gebruik van het archief anders dan raadpleging. Doel / functie Het beschermen van mogelijk op het archief van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten). Toegelaten waarden: Algemene informatie over de aanwezigheid van gebruikersrechten van derden op documenten binnen het archief. De documenten binnen dit archief zijn auteursrechtenvrij De foto's die zich in dit archief bevinden zijn auteursrechtelijk beschermd tot 75 jaar na overlijden van de maker Vertrouwelijkheid, niveau Archief Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een archief Doel / functie Afschermen van informatie in het archief tegen inzage door onbevoegden Veldwaarde: keuzelijst Toegelaten waarden: De niveaus van vertrouwelijkheid dienen gelijk te zijn aan onderstaande 4 niveaus: - Geheim - Strikt vertrouwelijk - Vertrouwelijk - Niet vertrouwelijk Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave Archief Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid komen te vervallen. (Alleen waar vertrouwelijkheid van toepassing is. Anders kan dit veld leeg worden gelaten) Doel / functie Vaststellen van de periode waarop de vertrouwelijkheidbepaling van toepassing is. Veldwaarde: datumveld (jjjj)

13 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Openbaarheid, voorwaarde Archief Beperkingen aan de raadpleging ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging Doel / functie Bescherming tegen onbevoegde of voortijdige raadpleging van de informatie door derden (bijvoorbeeld in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen) Conform art. 15 van de Archiefwet 1995 De documenten voor zover jonger dan 50 jaren zijn, met uitzondering van het reeds gepubliceerde drukwerk, slechts ter inzage na voorafgaande toestemming van de bewaargever Openbaarheid, jaar van vrijgave Archief Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de openbaarheid komen te vervallen. (Alleen bij beperking openbaarheid. Anders kan dit veld leeg worden gelaten.) Doel / functie Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2027

14 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Aggregatieniveau Serie 2. Identificatiekenmerk Serie Uniek kenmerk van een serie Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een (sub)serie Toegelaten waarden: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en toegestaan. Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin de serie wordt beheerd c Aggregatieniveau Serie Het niveau waarop een record kan worden beschreven Doel / functie Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau bepaalde metagegevens van toepassing zijn en het is nodig voor het hiërarchisch groeperen van informatieobjecten en daarmee aangeven van de logische samenhang er tussen. serie Zie voor voorbeelden van mapping van niveaus bijlage 2 van het toepassingsprofiel. 4. Naam Serie Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving van een (sub)serie Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een (sub)serie Toegelaten waarden: Verlening parkeervergunningen 2013 Aanleg leidingen Nesselande 6. Omschrijving Serie Vrije tekst met nadere beschrijving van een serie Doel / functie Het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie Toegelaten waarden: Betreft de beschrijving van de serie anders dan of complementair op de naam van de serie. De bijlagen bij de vergunningen zijn buiten de serie gehouden Extern identificatie, kenmerk systeem Serie

15 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Doel / functie Specificaties Naam of identificatie van een systeem waarin de serie een rol heeft gespeeld onder een ander identificatie Het behouden van kenmerken waaronder de serie (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan. Van groot belang bij terugvindbaarheid. Herhaalbaar: ja "Vergunningregistratie afdeling vergunningen" "Omgevingsdienst Rijnmond" Extern identificatie, nummer Serie Unieke kenmerken (codes of nummers) toegekend aan de serie buiten de huidige beheeromgeving Doel / functie Het behouden van kenmerken waaronder de serie (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan. Van groot belang bij terugvindbaarheid "ID " 11. Taal Serie De taal waarin de serie is opgesteld Doel / functie Verbetering begrijpbaarheid van de tekst in een serie Defaultwaarde is Nederlands. Nederlands "dut" (Nederlands in de ISO 639-2/B) Engels Arabisch Eventgeschiedenis, datum Serie Datum waarop een actie/event ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op de serie uitgevoerde handelingen. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) Eventgeschiedenis, type Serie Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden

16 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Doel / functie Specificaties Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op de serie uitgevoerde handelingen. Herhaalbaar: ja Veldwaarde: keuzelijst De waarden die in de keuzelijst kunnen voorkomen zijn: - creatie - afsluiting - mutatie metagegevens - vervallen Creatie serie Eventgeschiedenis, beschrijving Serie Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op de serie uitgevoerde handelingen. Bijvoorbeeld wat de gebeurtenis inhoudt of wat het resultaat is van de gebeurtenis Eventgeschiedenis, actor Serie Het organisatieonderdeel of de functionaris die een actie/event ten opzicht van een serie heeft uitgevoerd Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op de serie uitgevoerde handelingen. Het veld kan zowel gevuld worden met een persoons- of functienaam of de naam van het organisatieonderdeel. Bij geautomatiseerde uitvoering door bepaalde software zonder tussenkomst persoon dit ook vermelden. "Jan de Vries" "systeembeheerder" "Team Vergunningen" "Afdeling P&O" "Communicatiemedewerker Bestuursdienst" Vertrouwelijkheid, niveau Serie Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een serie Doel / functie Afschermen van informatie in een document tegen inzage door onbevoegden Veldwaarde: keuzelijst Toegelaten waarden: De niveaus van vertrouwelijkheid dienen gelijk te zijn aan onderstaande 4 niveaus: - Geheim - Strikt vertrouwelijk - Vertrouwelijk - Niet vertrouwelijk

17 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave Serie Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid komen te vervallen. (Alleen waar vertrouwelijkheid van toepassing is. Anders kan dit veld leeg worden gelaten) Doel / functie Vaststellen van de periode waarop de vertrouwelijkheidbepaling van toepassing is. Veldwaarde: datumveld (jjjj) Openbaarheid, voorwaarde Serie Beperkingen aan de raadpleging ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging Doel / functie Bescherming tegen onbevoegde of voortijdige raadpleging van de informatie door derden (bijvoorbeeld in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen) Conform art. 15 van de Archiefwet 1995 "Beperkt openbaar" "Openbaar" Openbaarheid, jaar van vrijgave Serie Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de openbaarheid komen te vervallen. (Alleen bij beperking openbaarheid. Anders kan dit veld leeg worden gelaten.) Doel / functie Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2024

18 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Aggregatieniveau Dossier 2. Identificatiekenmerk Dossier Uniek kenmerk van een zaak/dossier Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een zaak/dossier Specificaties herhaalbaar: nee veldwaarde: vrij tekstveld toegelaten waarden: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en toegestaan. Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin de zaak/ het dossier wordt beheerd. Een vrij tekstveld code gegenereerd door een zakenmagazijn is ook geschikt. DL HB_234567_a ZM_33adc 3. Aggregatieniveau Dossier Het niveau waarop een record kan worden beschreven Doel / functie Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau bepaalde metagegevens van toepassing zijn en het is nodig voor het hiërarchisch groeperen van informatieobjecten en daarmee aangeven van de logische samenhang er tussen. dossier Zie voor voorbeelden van mapping van niveaus bijlage 2 van het toepassingsprofiel. 4. Naam Dossier Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving van een zaak/dossier Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een zaak/dossier Toegelaten waarden: De zaak/ het dossier dient 'gehopt' te zijn omschreven. Dit houdt in dat zoveel als mogelijk het gezichtspunt, de handeling, het object, de plaats en de tijd zijn opgenomen. Bezwaar meneer Jansen op vergunning V-7654: het kappen van een boom aan de dorpstraat nr. 7 afgegeven op 11 november Classificatie, code Dossier Kenmerk waaronder een zaak/dossier wordt ingedeeld/geklasseerd. Doel / functie Ordenen van zaken/dossiers Toegelaten waarden: Alleen codering uit het geldende classificatieschema zoals vermeld in element 4.3.

19 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Het betreft een unieke code die een classificatie van een zaak/dossier aanduidt, zoals bijvoorbeeld een zaaktype nummer, basis archiefcode, DSP code etc. Meerdere zaken/dossier kunnen gebruik maken van dezelfde code. B Classificatie, omschrijving Dossier Samenvoeging van dossiers tot één nieuw geheel met een eigen identiteit. Nadere omschrijving van classificatie Doel / functie Het groeperen of in samenhang aanbieden van verwante voorkomens van een zaak/dossier. Geeft inzicht in onderlinge samenhang Toegelaten waarden: De omschrijving van de classificatie is van inhoudelijke aard en betreft in de praktijk de naam van het werkproces, het zaaktype of een andere gebruikte classificatie. De omschrijving is altijd automatisch afgeleid door de code. Standaard wordt de classificatie op dossierniveau toegepast. Aanvragen van kapvergunningen behandelen Beheer van ontroerend goed 5.3. Classificatie, bron Dossier Verwijzing naar het geldende classificatieschema Doel / functie Nader verduidelijken van de toegepaste ordeningsmethode Basisarchiefcode versie 1997 "Documentair Structuur Plan 2012" 5.4. Classificatie, datum Dossier Datum vanaf of periode waarin het classificatieschema is gebruikt Doel / functie Verantwoorden van eventuele aanpassingen in de ordening. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) of periode (jjjj-mm-dd jjjj-mm-dd) Wanneer op een bepaald moment een nieuw schema wordt ingevoerd, is het raadzaam om de oude-classificatie informatie te bewaren. Een einddatum is in deze gevallen verplicht. " " " " 6. Omschrijving Dossier Vrije tekst met nadere beschrijving van een zaak/dossier Doel / functie Het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie Toegelaten waarden: Betreft de beschrijving van de zaak/het dossier anders dan of complementair op de naam van de zaak/het dossier. Het bezwaar is in onder gelijkwaardige omstandigheden in zaak ZM in

20 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 het verleden ontvankelijk verklaard Dekking in tijd, begindatum Dossier Aanduiding van het beginjaar van de periode waarin de zaak/het dossier behandeld of gecreëerd is. Doel / functie Maakt het mogelijk om een zaak / dossier in tijd af te bakenen aanzien van het vastgelegd bewijs van de transactie waarop de zaak / het dossier betrekking heeft. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) Toegelaten waarden: Omdat het bij dekking gaat over bijvoorbeeld de behandeling van een vergunningaanvraag kan het voorkomen dat voor bepaalde archiefstukken in de zaak / het dossier een andere begindatum van toepassing is Dekking in tijd, einddatum Dossier Aanduiding van het eindjaar van de periode waarin de zaak/het dossier behandeld of gecreëerd is. Doel / functie Maakt het mogelijk om een zaak / dossier in tijd af te bakenen ten aanzien van het vastgelegd bewijs van de transactie waarop de zaak / het dossier betrekking heeft. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) Toegelaten waarden: Omdat het bij dekking gaat over bijvoorbeeld de behandeling van een vergunningaanvraag kan het voorkomen dat voor bepaalde archiefstukken in de zaak / het dossier een andere einddatum van toepassing is Dekking, geografisch gebied Dossier Aanduiding van de locatie waarop het dossier / de zaak of de werking ervan betrekking heeft Doel / functie Maakt het mogelijk om een zaak / dossier in plaats af te bakenen ten aanzien van het vastgelegd bewijs van de transactie waarop de zaak / het dossier betrekking heeft. In veel gevallen zal de aanduiding bestaan uit een adres of een geo-locatie. "Coolsingel 15" "Bergse Dorpstraat 27A Rotterdam" " " Extern identificatie, kenmerk systeem Dossier Naam of identificatie van een systeem waarin de zaak/het dossier een rol heeft gespeeld onder een ander identificatie Doel / functie Het behouden van kenmerken waaronder de zaak/het dossier (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan. Van groot belang bij terugvindbaarheid.

21 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 "Vergunningregistratie afdeling vergunningen" "Omgevingsdienst Rijnmond" Extern identificatie, nummer Dossier Unieke kenmerken (codes of nummers) toegekend aan de de zaak/het dossier buiten de huidige beheeromgeving Doel / functie Het behouden van kenmerken waaronder de de zaak/het dossier (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan. Van groot belang bij terugvindbaarheid "ID " 11. Taal Dossier De taal waarin de zaak / het dossier is opgesteld Doel / functie Verbetering begrijpbaarheid van de tekst in een zaak / dossier Defaultwaarde is Nederlands. Nederlands "dut" (Nederlands in de ISO 639-2/B) Engels Arabisch Eventgeschiedenis, datum Dossier Datum waarop een actie/event ten opzicht van een zaak / dossier heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op de zaak / het dossier uitgevoerde handelingen. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) Eventgeschiedenis, type Dossier Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een zaak / dossier heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op de zaak / het dossier uitgevoerde handelingen. Veldwaarde: keuzelijst De waarden die in de keuzelijst kunnen voorkomen zijn: - creatie - afsluiting

22 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 - mutatie metagegevens - verwijdering documenten binnen een zaak / dossier - koppeling - verplaatsing - vervallen Creatie dossier Afsluiting zaak Eventgeschiedenis, beschrijving Dossier Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een zaak / dossier heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op de zaak / het dossier uitgevoerde handelingen. Bijvoorbeeld wat de gebeurtenis inhoudt of wat het resultaat is van de gebeurtenis Eventgeschiedenis, actor Dossier Functionaris die een actie/event ten opzicht van een zaak / dossier heeft uitgevoerd Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op de zaak / het dossier uitgevoerde handelingen. Het veld kan zowel gevuld worden met een naam van een persoon als met de functiebeschrijving van een persoon. Bij geautomatiseerde uitvoering door bepaalde software zonder tussenkomst persoon dit ook vermelden. "Jan de Vries" "Communicatiemedewerker Bestuursdienst" Event plan, datum Dossier Aanduiding van de datum waarin een zaak of dossier vernietigd dient te worden dan wel overgebracht (archiefwet artikel 12) (alleen voor nog niet officieel overgebracht archief) Doel / functie Van belang om toekomstige beheeractiviteiten zo veel mogelijk automatisch te kunnen uitvoeren Veldwaarde: datumveld (jjjj) Toegelaten waarden: Betreft het jaar dat bepaald wordt door de termijn gekoppeld aan de categorie in de selectielijst die van toepassing is op de zaak of het dossier. Het is met het oog op zoveel mogelijk toekomstige automatische verwerking van belang om altijd een (fictieve) datum in te vullen. De archiefeigenaar zal altijd de mogelijkheid krijgen om een controleslag uit te voeren alsvorens de daadwerkelijke actie plaatsvindt Eventplan, type Dossier Aanduiding van soort activiteit of gebeurtenis (alleen voor nog niet officieel overgebracht archief) Doel / functie Van belang om toekomstige beheeractiviteiten zo veel mogelijk automatisch

23 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Specificaties te kunnen uitvoeren Herhaalbaar: nee Veldwaarde: keuzelijst Toegelaten waarden: Vernietigen of Overbrenging In de toekomst kan deze keuzelijst worden uitgebreid met andere waarden mocht dit nodig blijken te zijn Eventplan, beschrijving Dossier Beschrijving van de (eventueel wettelijke) grondslag voor de geplande gebeurtenis. (alleen voor nog niet officieel overgebracht archief) Doel / functie Van belang om toekomstige beheeractiviteiten zo veel mogelijk automatisch te kunnen uitvoeren Toegelaten waarden Denk bijvoorbeeld aan het kenmerk (bijvoorbeeld categorie in de selectielijst) waarop de activiteit / gebeurtenis is gebaseerd Eventplan, aanleiding Dossier Indicatie van het mechanisme waarmee een activiteit of gebeurtenis in gang wordt gezet. (alleen voor nog niet officieel overgebracht archief) Doel / functie Van belang om toekomstige beheeractiviteiten zo veel mogelijk automatisch te kunnen uitvoeren Toegelaten waarden: afhandeling van aanleidingen zijn: intrekking, weigering, vervallen, vervallen van het belang, etc. Vijf jaar na de sloop van het gebouw waarop de vergunning betrekking heeft Vertrouwelijkheid, niveau Dossier Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een zaak/dossier Doel / functie Afschermen van informatie in een zaak/dossier tegen inzage door onbevoegden Veldwaarde: keuzelijst Toegelaten waarden: De niveaus van vertrouwelijkheid dienen gelijk te zijn aan onderstaande 4 niveaus: - Geheim - Strikt vertrouwelijk - Vertrouwelijk - Niet vertrouwelijk Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave Dossier Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid komen te vervallen. (Alleen waar vertrouwelijkheid van toepassing is. Anders kan dit veld leeg worden gelaten) Doel / functie Vaststellen van de periode waarop de vertrouwelijkheidbepaling van

24 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 toepassing is. Veldwaarde: datumveld (jjjj) Openbaarheid, voorwaarde Dossier Beperkingen aan de raadpleging ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging Doel / functie Bescherming tegen onbevoegde of voortijdige raadpleging van de informatie door derden (bijvoorbeeld in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen) Conform art. 15 van de Archiefwet 1995 "Beperkt openbaar" "Openbaar" Openbaarheid, jaar van vrijgave Dossier Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de openbaarheid komen te vervallen. (Alleen bij beperking openbaarheid. Anders kan dit veld leeg worden gelaten.) Doel / functie Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen. Veldwaarde: datumveld (jjjj) 2030

25 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr / Aggregatieniveau Document 2. Identificatiekenmerk Document Uniek kenmerk van een document Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een document in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en toegestaan. Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin het document wordt beheerd a 3. Aggregatieniveau Document Het niveau waarop een record kan worden beschreven Doel / functie Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau bepaalde metagegevens van toepassing zijn en het is nodig voor het hiërarchisch groeperen van informatieobjecten en daarmee aangeven van de logische samenhang er tussen. document Zie voor voorbeelden van mapping van niveaus bijlage 2 van het toepassingsprofiel. 4. Naam Document Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving van een document Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een document Vermijd redundantie met hogere aggregatieniveaus. Herhaal dus geen gegevens in de naam die al zijn beschreven op hogere aggregatieniveaus. Verlening van een kapvergunning voor de Crooswijksebocht Brief inzake het onderzoeken van de rekeningen, met bijlagen 6. Omschrijving Document Vrije tekst met nadere beschrijving van een document Doel / functie Het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie Betreft de beschrijving van het document anders dan of complementair op de naam van het document. Het document is niet ondertekend 9.1. Dekking in tijd, begindatum Document

26 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Aanduiding van het beginjaar van de periode waarover de werking van een document zich uitstrekt. Doel / functie Maakt het mogelijk om een document in tijd af te bakenen aanzien van het vastgelegd bewijs van de transactie waarop het document betrekking heeft. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) Toegelaten waarden: In dit element gaat het dus om de looptijd (werkingsduur) van een vergunning, ontheffing, uitlening, etc. In ieder geval dient het begindatum ingevuld te worden. In sommige gevallen kan het einddatum niet ingevuld worden doordat bijvoorbeeld een vergunning in het dossier nog steeds geldig is Dekking in tijd, einddatum Document Aanduiding van het eindjaar van de periode waarover de werking van een document zich uitstrekt. Doel / functie Maakt het mogelijk om een document in tijd af te bakenen ten aanzien van het vastgelegd bewijs van de transactie waarop het document betrekking heeft. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) Toegelaten waarden: In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat het einddatum niet ingevuld kan worden doordat bijvoorbeeld een vergunning in het dossier nog steeds geldig is. In een dergelijke situatie kan gekozen worden om bijvoorbeeld in te vullen Dekking, geografisch gebied Document Aanduiding van de locatie waarop het document of de werking ervan betrekking heeft Doel / functie Maakt het mogelijk om een document in plaats af te bakenen ten aanzien van het vastgelegd bewijs van de transactie waarop het document betrekking heeft. In veel gevallen zal de aanduiding bestaan uit een adres of een geo-locatie. "Coolsingel 15" "Bergse Dorpstraat 27A Rotterdam" " " Extern identificatie, kenmerk systeem Document Naam of identificatie van een systeem waarin het document een rol heeft gespeeld onder een ander identificatie Doel / functie Het behouden van kenmerken waaronder het document. (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan. Van groot belang bij terugvindbaarheid.

27 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 "Vergunningregistratie afdeling vergunningen" "Omgevingsdienst Rijnmond" Extern identificatie, nummer Document Unieke kenmerken (codes of nummers) toegekend aan het document buiten de huidige beheeromgeving Doel / functie Het behouden van kenmerken waaronder het document (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan. Van groot belang bij terugvindbaarheid. Bijvooorbeeld een briefkenmerk van derden, "ID " 11. Taal Document De taal waarin het document is opgesteld Doel / functie Verbetering begrijpbaarheid van de tekst in een document Defaultwaarde is Nederlands. Nederlands "dut" (Nederlands in de ISO 639-2/B) Engels Arabisch Eventgeschiedenis, datum Document Datum waarop een actie/event ten opzicht van een document heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op het document uitgevoerde handelingen. Veldwaarde: datumveld (jjjj-dd-mm) Eventgeschiedenis, type Document Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een document heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op het document uitgevoerde handelingen. Veldwaarde: keuzelijst De waarden die in de keuzelijst kunnen voorkomen zijn: - creatie - mutatie - aanpassing metagegevens - ondertekeningen

28 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 - vaststelling - verzending - ontvangst Creatie document Vaststelling document Eventgeschiedenis, beschrijving Document Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een document heeft plaats gevonden Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op het document uitgevoerde handelingen. Bijvoorbeeld wat de gebeurtenis inhoudt of wat het resultaat is van de gebeurtenis Eventgeschiedenis, actor Document Functionaris die een actie/event ten opzicht van een document heeft uitgevoerd Doel / functie Ondersteuning voor het kunnen afleggen van verantwoording over de op het document uitgevoerde handelingen. Het veld kan zowel gevuld worden met een naam van een persoon als met de functiebeschrijving van een persoon. Bij geautomatiseerde uitvoering door bepaalde software zonder tussenkomst persoon dit ook vermelden. "Jan de Vries" "Communicatiemedewerker Bestuursdienst" Gebruiksrechten, voorwaarde Document Voorwaarden verbonden aan gebruik van een document anders dan raadpleging Doel / functie Het beschermen van mogelijk op het document van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten). Omschrijving van de aard van de rechten, de grondslag daarvan, voorwaarden voor gebruik en bij wie de rechten berusten Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthouder "Beperking voor reproductie in verband met niet-vrijgegeven auteursrechten (rechthebbende: ir. A.L. van der Gouw) Gebruiksrechten, jaar van vrijgave Document Datum waarin de voorwaarden verbonden aan gebruik komen te vervallen. Doel / functie Aangeven tot wanneer de voorwaarden verbonden aan het gebruik van een document anders dan raadpleging van toepassing zijn.

29 Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr /41 Veldwaarde: datumveld (jjjj) Vertrouwelijkheid, niveau Document Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een document Doel / functie Afschermen van informatie in een document tegen inzage door onbevoegden Veldwaarde: keuzelijst Toegelaten waarden: De niveaus van vertrouwelijkheid dienen gelijk te zijn aan onderstaande 4 niveaus: - Geheim - Strikt vertrouwelijk - Vertrouwelijk - Niet vertrouwelijk Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave Document Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid komen te vervallen. (Alleen waar vertrouwelijkheid van toepassing is. Anders kan dit veld leeg worden gelaten) Doel / functie Vaststellen van de periode waarop de vertrouwelijkheidbepaling van toepassing is. Veldwaarde: datumveld (jjjj) Openbaarheid, voorwaarde Document Beperkingen aan de raadpleging ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging Doel / functie Bescherming tegen onbevoegde of voortijdige raadpleging van de informatie door derden (bijvoorbeeld in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen) Conform art. 15 van de Archiefwet 1995 "Beperkt openbaar" "Openbaar" Openbaarheid, jaar van vrijgave Document Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de openbaarheid komen te vervallen. (Alleen bij beperking openbaarheid. Anders kan dit veld leeg worden gelaten.) Doel / functie Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen Veldwaarde: datumveld (jjjj)