Afstudeerscriptie. IT-Control Framework voor de Douanevereenvoudiging Self Assessment. Nancy Pijls & Richard van t Hof

Transcriptie

1 Afstudeerscriptie IT-Control Framework voor de Douanevereenvoudiging Self Assessment Nancy Pijls & Richard van t Hof Deze scriptie is geschreven, door beide, op persoonlijke titel

2 Deze scriptie is geschreven, door beide, op persoonlijke titel

3 IT-Control framework voor de douanevereenvoudiging Self Assessment Afstudeerscriptie Postgraduate IT Audit Team 1037 Student Richard van t Hof Studentnummer Organisatie Belastingdienst / Douane re.van.t.hof@belastingdienst.nl Student Nancy Pijls Studentnummer Organisatie Belastingdienst / Douane nehj.pijls@belastingdienst.nl VU begeleider Dr. A. Shahim RE abbas.shahim@atosorigin.com Belastingdienst / Douane Begeleider J.N.G. Bosch RE jng.bosch@belastingdienst.nl Deze scriptie is geschreven, door beide, op persoonlijke titel

4 Voorwoord Om onze studie IT Auditing aan de Vrije Universiteit te Amsterdam af te ronden, hebben wij onderliggende scriptie geschreven. Het schrijven van deze scriptie is voor ons een grote uitdaging geweest. Vooral de startfase, het opstellen van een voorstel, is ervaren als een periode van vallen en opstaan, maar ook zeer leerzaam. Ook zijn er veel avonden en weekenden besteed aan literatuuronderzoek en het schrijven van deze scriptie. In het laatste collegejaar is Nancy bevallen van een zoon. Al met al een zeer bewogen periode. Wij hebben het voorrecht gehad om mee te doen met beleidsmedewerkers van het Ministerie van Financiën die belast zijn met de ontwikkeling van de douanevereenvoudiging Self Assessment op Europees niveau. Langs deze weg willen wij Johan Stoopen MBA, Mr. Arjan de Klerk en Mr. Frank Heijmann hiervoor danken. Ook Leo Alewijnse RA RE, die eveneens bij de ontwikkeling van deze vereenvoudiging is betrokken, bedanken wij. Wij willen twee personen in het bijzonder bedanken. In de eerste plaats noemen wij Dr. Abbas Shahim RE. Wij bedanken hem voor zijn coaching, commentaar, deskundigheid, verbeterpunten en de tijd die hij voor ons heeft vrijgemaakt. Dit leidde niet alleen tot een inhoudelijk betere scriptie maar ook tot meer inzicht in IT-auditing. Daarnaast bedanken wij Han Bosch RE. Continu heeft hij ons een spiegel voorgehouden, hoofdstukken kritisch doorgenomen, besproken, de gedachten van de Belastingdienst/Douane verwoord en met ons meegedacht. Als laatste willen wij benadrukken dat wij deze scriptie met trots en vreugde hebben geschreven. Tijdens het schrijven van deze scriptie hebben wij veel opgestoken, veel daarvan komt niet terug in deze scriptie. Wij hopen ook dat u, als lezer, deze scriptie met vreugde zult lezen. Hopelijk kunnen wij, de opgedane kennis, op deze manier met u delen. Nancy Pijls & Richard van t Hof, Amsterdam, 30 maart 2011 i

5 Samenvatting Ons onderzoek presenteert een IT-control framework voor de douanevereenvoudiging Self Assessment, een regeling waarbij een onderneming vergaande faciliteiten krijgt voor het grensoverschrijdend goederenverkeer. Het IT-control framework beschrijft de beheersdoelstellingen en beheersmaatregelen om daarmee de risico s ten aanzien van informatiesystemen te mitigeren. Om een IT-control framework te presenteren zijn eerst de eisen, zowel uit de Europese douanewetgeving als vanuit horizontaal toezicht, geformuleerd. Wij hebben echter geen risicoanalyse kunnen uitvoeren omdat de wetgeving niet eerder in werking treedt dan medio Vanuit de eisen zijn de IT-beheersdoelstellingen geformuleerd. Hierbij is gebruik gemaakt van Cobit. Bij de IT-beheersdoelstellingen zijn vervolgens een aantal illustratieve beheersmaatregelen genoemd. Het framework is vervolgens gepresenteerd aan en besproken met experts binnen en buiten de Belastingdienst. Onze persoonlijke mening is dat het huidige gepresenteerde IT-control framework toegevoegde waarde heeft voor zowel ondernemingen als Douane én past in het concept horizontaal toezicht. De beperking dat de vereenvoudiging nog in een ontwerpfase is doet geen afbreuk aan de toegevoegde waarde van het IT-control framework. Zo kan het dienen bij de verdere ontwikkeling van de vereenvoudiging, bijvoorbeeld bij de uitvoering van de business cases of bij de afstemming van de regelgeving tussen de lidstaten. Ook past het IT-control framework goed in het verlengde van de AEO-guidelines. Het gepresenteerde IT-control framework geeft een onderneming de mogelijkheid om zich een spiegel voor te houden en kan de onderneming ondersteunen bij het uitvoeren van een nulmeting. Het geeft de onderneming meer inzicht in haar IT-risico s en de beheersing van deze risico s. ii

6 Inhoud Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding Probleemstelling Scope Aanpak onderzoek en leeswijzer Hoofdstuk 2 Eisen vanuit Europese wetgeving en toezicht Eisen vanuit Europese douanewetgeving Authorised Economic Operator (AEO) Toegelaten Geadresseerde en Toegelaten Afzender Douane-entrepot Inschrijving in de administratie Samenhang Douanevereenvoudiging Self Assessment (DSA) Overige ontwikkelingen MCC Analyse eisen afgeleid uit object EC, wet- en regelgeving Toezicht Toezicht vanuit het MCC Horizontaal toezicht Eisen afgeleid uit het object Toezicht Hoofdstuk 3 Infor matiesystemen en risico s Informatiesystemen en beheersing van risico s Risico s en beheersing van risico s Informatiecriteria Hoofdstuk 4 IT control framework Bepalen van de relevante Cobit-processen Vergelijking met IT-control framework SOx IT-control framework Hoofdstuk 5 Validatie IT-control framework DSA Keuze onderzoeksmethode Brainstormsessie Enquête intern Enquête extern iii

7 Hoofdstuk 6 Conclusies Beantwoording deelvragen Uitkomst validatie IT-control framework Conclusie Vervolgonderzoeken Reflectie Bijlage 1 Literatuurlijst Bijlage 2 Geraadpleegde websites Bijlage 3 Afkortingen Bijlage 4 Definities Bijlage 5 Artikel 116 MCC Bijlage 6 Cobit Bijlage 7 COSO Bijlage 8 Totstandkoming framework Bijlage 9 Deelnemers brainstormsessie / enquêtes Bijlage 10 Vragenlijst intern Bijlage 11 Vragenlijst extern iv

8 Overzicht van figuren FIGUUR 1: WAAROM EUROPESE DOUANEWETGEVING? (EUROPEAN COMMISSION, 2008B)...7 FIGUUR 2: HOE MODERNISEREN VAN DE DOUANEWETGEVING ( EUROPEAN COMMISSION, 2008B)...8 FIGUUR 3: INVLOED EC EN DOUANE OP ONDERNEMING FIGUUR 4: STRUCTUUR ONDERZOEKSAANPAK FIGUUR 5: DOELSTELLING: CERTIFICEREN 80% VAN DE GOEDERENSTROOM EN 5% FYSIEK OP HET RESTANT (VERTICAAL TOEZICHT) FIGUUR 6: INDELING VAN ONDERNEMINGEN (MARKTDEELNEMERS) IN DE TOELEVERINGSKETEN FIGUUR 7: GLOBALE WEERGAVE VAN DE GOEDERENSTROOM MET DE COMMUNICATIE TUSSEN ONDERNEMING EN DOUANE 22 FIGUUR 8: GLOBALE WEERGAVE VAN DE GOEDERENSTROOM EN COMMUNICATIE TUSSEN ONDERNEMING EN DOUANE MET TOEPASSING SELF ASSESSMENT FIGUUR 9: GLOBALE (MOGELIJKE) WEERGAVE BERICHTENSTROOM TUSSEN ONDERNEMING EN DOUANE FIGUUR 10: VIERLAGENMODEL BETZ (BETZ, 1995) FIGUUR 11: TYPE INFORMATIESYSTEMEN (O BRIEN EN MARAKAS,, 2008) FIGUUR 12: TRANSACTIEMODEL GEBASEERD OP (BELASTINGDIENST, 2006) FIGUUR 13: AFBEELDING VAN HET TOTALE COBIT RAAMWERK (ITGI 2007) FIGUUR 14: COSO KUBUS (BRON: COSO, 2004) v

9 Overzicht van tabellen TABEL 1: TYPEN CERTIFICATEN AEO TABEL 2: EISEN VANUIT DE WET- EN REGELGEVING DIE NIET VAN TOEPASSING ZIJN VOOR ONS ONDERZOEK TABEL 3: EISEN VANUIT DE WET- EN REGELGEVING TABEL 4: EISEN VANUIT TOEZICHT TABEL 5: SAMENGEVAT OVERZICHT VAN EISEN UIT WETGEVING EN TOEZICHT VOOR DSA TABEL 6: RELEVANTE INFORMATIECRITERIA VOOR DE DSA TABEL 7: OVERZICHT EERSTE SELECTIE COBIT-PROCESSEN VOOR DSA TABEL 8: OVERZICHT BEHEERSDOELSTELLINGEN EN COBIT-PROCESSEN VOOR SOX (SHAHIM, 2009) TABEL 9: OVERZICHT VERSCHILLEN COBIT-PROCESSEN VOOR DSA EN SOX TABEL 10: IT-BEHEERSDOELSTELLINGEN RELEVANT VOOR DSA TABEL 11: DEFINE THE INFORMATION ARCHITECTURE (PO2) TABEL 12: ASSESS AND MANAGE IT RISK (PO9) TABEL 13: ACQUIRE AND MAINTAIN APPLICATION SOFTWARE (AI2) TABEL 14: ACQUIRE AND MAINTAIN TECHNOLOGY INFRASTRUCTURE (AI3) TABEL 15: ENABLE OPERATIONS (PO6, PO8, AI6, DS13) TABEL 16: INSTALL AND ACCREDIT SOLUTIONS AND CHANGES (AI7) TABEL 17: MANAGE CHANGES (AI6, AI7) TABEL 18: DEFINE AND MANAGE SERVICE LEVELS (DS1) TABEL 19: MANAGE THIRD-PARTY SERVICES (DS2) TABEL 20: ENSURE SYSTEMS SECURITY (DS5) TABEL 21: MANAGE THE CONFIGURATION (DS9) TABEL 22: MANAGE PROBLEMS AND INCIDENTS (DS10) TABEL 23: MANAGE DATA (DS11) TABEL 24: MANAGE THE PHYSICAL ENVIRONMENT (DS12) TABEL 25: MANAGE OPERATIONS (DS13) TABEL 26: ENSURE COMPLIANCE WITH EXTERNAL REQUIREMENTS (ME3) TABEL 27: PROVIDE IT GOVERNACE (ME4) TABEL 28: KWALITEITSCRITERIA VOLGENS COBIT (ITGI, 2007) TABEL 29: OVERZICHT COBIT- PROCESSEN MET INFORMATIECRITERIA EN MIDDELEN (ITGI, 2007) TABEL 30: OVERZICHT COBIT-PROCESSEN RELEVANT VOOR DSA vi

10 Hoofdstuk 1 Inleiding D eze scriptie is geschreven in het kader van het afstuderen aan de IT-auditopleiding aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Wij hebben onderzoek verricht naar een algemeen toepasbaar IT-control framework voor de Douanevereenvoudiging Self Assessment (DSA). Alle douanevereenvoudigingen worden vergund. Dit betekent dat indien een onderneming gebruik wil maken van een vereenvoudiging, bijvoorbeeld de DSA, de onderneming hiervoor een vergunning moet aanvragen. Voorafgaande aan de afgifte van de vergunning stelt de Douane een onderzoek in naar de inrichting van de administratie en de beheersing van de relevante processen van de onderneming. De reden voor deze keuze als onderwerp is tweeledig. Ten eerste, onze ervaring 1 leert dat de Douane geen voorgedefinieerde normen hanteert voor de IT-omgeving van een onderneming die een vergunning aanvraagt. Wij merken op dat de Douane geen framework opstelt omdat zij een contingentie benadering hanteert bij afgifte van vergunningen, dat wil zeggen verschillende situaties vragen om verschillende oplossingen en keuzes (maatwerk). Daarom spreken wij in ons onderzoek over een algemeen toepasbaar IT-control framework dat dan nog steeds, per situatie, op maat gemaakt dient te worden. Ten tweede is vanuit het bedrijfsleven vraag naar een IT-control framework voor douanevereenvoudigingen dat het bedrijfsleven de mogelijkheid geeft zelf vast te stellen of het voldoet aan de eisen voor haar IT-omgeving. 1.1 Aanleiding In de laatste decennia heeft er een aantal ontwikkelingen plaatsgevonden dat van invloed is op de bestaande Europese douanewetgeving. In figuur 1 is een groot aantal ontwikkelingen ge- Figuur 1: Waarom Europese douanewetgeving? (European Commission, 2008b) 1 Onze ervaring bestaat uit 10 jaar werkervaring als edp-auditmedewerkers bij de Belastingdienst/Douane 7

11 noemd vanuit de invalshoeken internationaal, gemeenschap en Douane, bijvoorbeeld het faciliteren van de handel, toename van het grensoverschrijdend goederenvolume en safety & security. De ontwikkelingen, genoemd in figuur 1, hebben ertoe geleid de bestaande douanewetgeving, weergegeven met term Community Customs Code, te moderniseren. Hoe de Europese Commissie (EC) dit realiseert, komt tot uiting in figuur 2. Enerzijds regelt de EC de modernisering door de douanewetgeving te vereenvoudigen, toegankelijker te maken en verder te harmoniseren, resulterend in het Modernised Customs Code 2 (MCC) (European Commission, 2008a). Anderzijds gaat de EC in haar wetgeving meer gebruik maken van de mogelijkheden die informatietechnologie biedt. De DSA is één ontwikkeling die past in het verder faciliteren van de handel (het waarom). Deze vereenvoudiging is vooral mogelijk gemaakt (het hoe) door verdere harmonisatie van wetgeving binnen de Europese Unie, eenvoudiger wetgeving en toepassing van informatietechnologie. Bijvoorbeeld, een elektronische aangifte is de standaard en wordt ingediend via een Single Window 3. Dit laatste is alleen mogelijk indien de dataset, behorende bij de aangifte, binnen de gehele Europese Unie is geharmoniseerd. Figuur 2: Hoe moderniseren van de douanewetgeving ( European Commission, 2008b) De basis van de DSA is opgenomen in artikel 116 MCC 4. Voor een toelichting op dit artikel zijn gesprekken gevoerd met beleidsmedewerkers van het Ministerie van Financiën en mede- 2 Het MCC treedt medio 2013 in werking 3 Het begrip Single Window is alleen in overweging 9 van het MCC genoemd. De strekking van overweging 9 is dat het wenselijk is de informatie, verstrekt door de marktdeelnemer, wordt gedeeld door de douaneautoriteiten onderling alsook met andere betrokken controle-instanties (politie, veterinaire diensten et cetera.) en dat de controles door die instanties worden geharmoniseerd. Kortom, een marktdeelnemer verstrekt eenmaal de informatie, de eventuele van toepassing zijnde controles worden verricht op hetzelfde tijdstip op dezelfde plaats. Dit betekent ook dat de verstrekte gegevens gedeeld worden door verschillende instanties en dat gegevensbescherming hier een belangrijke rol speelt. Bron: (European Commission, 2008a pag. 2) 4 Volledige tekst van artikel 116 MCC is opgenomen in bijlage 5. 8

12 werkers van de Douane die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de wetgeving en de uitvoering van de business cases. Onze interpretatie van dit artikel en de gevoerde gesprekken is dat deze vereenvoudiging effect heeft op een drietal objecten. - Bedrijfsprocessen: de DSA bestaat vooral uit het vervallen van formaliteiten (bijvoorbeeld, het doen melden van de aankomst van een vrachtwagen bij het douane-entrepot) en het doen van een periodieke aangifte die te vergelijken is met het doen van een BTW-aangifte. Vooral het logistieke proces dient hierdoor sneller te verlopen met voor een onderneming als resultaat een administratieve kostenvermindering en een verbetering van de concurrentiepositie; - Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC): om de DSA aan een onderneming toe te staan, dient de AO/IC aan voorwaarden te voldoen die genoemd zijn in de weten regelgeving. De belangrijkste wet- en regelgeving voor ons onderzoek zijn het eerdergenoemde artikel in het MCC en de uitvoeringsbepalingen opgenomen in het Modernised Customs Code Implementation Provisions 5 (MCCIP) in Titel 5 hoofdstuk 2, sectie 5, subsectie 2. (European Commission, 2010a). Deze normen komen nog uitgebreid aan bod in ons onderzoek; - Toezicht: de DSA heeft ook tot doel dat de Douane haar aandacht kan verschuiven naar ondernemingen zonder DSA én dat zij haar toezicht op de ondernemingen met DSA anders kan uitvoeren. Juist het toezichtproces is in de Europese Unie in ontwikkeling. In plaats van de klassieke transactiegerichte controle waarbij de controlewerkzaamheden door de Douane worden uitgevoerd (verticaal toezicht), wordt onderzocht of een systeemgerichte controle tot de mogelijkheden behoort. In Nederland verschuift de controle achteraf uitgevoerd door de Douane - (verticaal toezicht) steeds meer naar controle in de actualiteit en steunen op de werkzaamheden die al door de onderneming zijn uitgevoerd. Dit laatste is gebaseerd op het steunen op de fiscale beheersingssystemen in de onderneming (systeemgerichte controle). Dit model van toezicht wordt horizontalisering van het toezicht genoemd. Daarbij dient de onderneming aan te tonen fiscaal in control te zijn. Systeemgerichte controle is alleen mogelijk indien de onderneming op transactiebasis in control is. Vanuit de invalshoek van horizontalisering van het toezicht zijn eveneens voorwaarden van toepassing op het eerder genoemde object Administratieve Organisatie en Interne Controle. In figuur 3 is het vorenstaande afgebeeld. Het object Onderneming bestaat uit drie sub objecten. De IT ondersteunt de AO/IC en de bedrijfsprocessen. De AO/IC draagt bij aan de beheersbaarheid van de bedrijfsprocessen. Het object Onderneming wordt enerzijds beïnvloed door wet- en regelgeving uitgevaardigd door de Europese Commissie en anderzijds door de Douane die de taak heeft toezicht uit te oefenen op de uitvoering van de wet- en regelgeving. Zowel vanuit de wet- en regelgeving als vanuit het uit te voeren toezicht zijn voorwaarden af te leiden voor de onderneming. De voorwaarden hebben vooral betrekking op de AO/IC van een onderneming. Omdat de IT onlosmakelijk is verbonden met de AO/IC van een onderneming zijn de voorwaarden voor de AO/IC verbonden met de IT. 5 Voor ons onderzoek is uitgegaan van revisie 1.3 van het MCCIP 9

13 Bij de belangrijkste faciliteit van de DSA, het doen van een douaneaangifte in de vorm die vergelijkbaar is met de BTW-aangifte, speelt eveneens de IT een essentiële rol. Het rapporteringsproces (waaronder het aangifteproces), is namelijk verbonden met IT-systemen. Deze ITsystemen bieden dus enerzijds ondersteuning aan alle relevante processen en anderzijds worden zij benut voor het inbrengen, opslaan, verwerken en rapporteren van de gegevens die van belang zijn voor de douaneaangifte. De betrouwbaarheid van de aangifte is dan ook onlosmakelijk verbonden met een ingerichte, beheerste en werkende IT-omgeving. 1.2 Probleemstelling Figuur 3: Invloed EC en Douane op onderneming Bij de Douane ontbreekt een algemeen toepasbaar IT-control framework waaraan de ITomgeving van de onderneming moet voldoen om in aanmerking te komen voor de DSA. Dit algemeen toepasbaar IT-control framework dient de beheersdoelstellingen en -maatregelen te bevatten die voortvloeien uit de voorwaarden uit de wet- en regelgeving over de DSA en vanuit het toe te passen toezichtsmodel. Het IT-control framework is dan bruikbaar voor: a) ondernemingen: voor het zelfstandig beoordelen in welke mate zij voldoen aan de beheersdoelstellingen. b) Douane: bij haar onderzoek naar de afgifte van een DSA. Bij de DSA speelt de digitale gegevensuitwisseling tussen ondernemingen en de Douane een belangrijke rol. Een digitaal bericht kan verschillend zijn in: a) content, b) moment in het logistieke proces, c) frequentie Bijvoorbeeld, het plaatsen van goederen onder de DSA vraagt om specifieke gegevens en dient per zending plaats te vinden (bijvoorbeeld op het moment dat de goederen de Europese Unie worden binnengebracht). Op een later tijdstip in het logistiek proces worden de goederen in het vrije verkeer gebracht, dat wil zeggen ingevoerd. De bijbehorende gegevens dienen cumulatief 10

14 te worden opgenomen in een op een later moment in te dienen periodieke aangifte, bijvoorbeeld maandelijks. De basis van de kwaliteit van alle berichten wordt mede gevormd door de ITomgeving. Doelstelling: Het opstellen van een algemeen toepasbaar IT-control framework van toepassing op de douanevereenvoudiging Self Assessment. Dit framework helpt toe te zien op informatiesystemen van ondernemingen om daarmee de risico s verbonden aan de verplichte digitale gegevensuitwisseling (content) tussen ondernemingen en Douane te mitigeren. Centrale vraagstelling: Welke beheersdoelstellingen en -maatregelen dient de Douane te stellen in het kader van Self Assessment aan informatiesystemen van ondernemingen om daarmee de risico s geassocieerd met gegevensuitwisseling te mitigeren? Om deze centrale vraagstelling te beantwoorden is een aantal deelvragen ontwikkeld. Deelvragen: 1. Wat is de relevante regelgeving en wat zijn de relevante ontwikkelingen in het kader van douanevereenvoudiging Self Assessment? Welke eisen op het gebied van IT vloeien hieruit voort? 2. Welke risico s zijn te onderkennen voor de gegevensuitwisseling tussen een onderneming en de Douane? 3. Welke beheersdoelstellingen zijn te herleiden uit de eisen uit vraag 1 en de risico s uit vraag 2? 4. Welke beheersmaatregelen kunnen worden gedefinieerd op basis van de vastgestelde beheersdoelstellingen? 5. Welk IT control framework is samen te stellen op basis van ons onderzoek voor de gegevensuitwisseling tussen de onderneming en de Douane? 1.3 Scope Ons onderzoek is gericht op het ontwikkelen van een algemeen toepasbaar IT-control framework voor de DSA dat zowel kan worden gebruikt door een onderneming 6 als de Douane. Een onderneming kan het IT-control framework gebruiken om haar IT te beoordelen in het kader van een DSA. De Douane kan het IT-control framework gebruiken bij haar beoordeling van de IT van een onderneming. De scope van ons onderzoek richt zich op informatiesystemen (bijvoorbeeld Enterprise Resource Planning of Douane Management Systeem) en de activiteiten daar omheen waaronder beheer, beveiliging en beheersing. 6 Zie voor definitie van ondernemingen: bijlage 4. 11

15 1.4 Aanpak onderzoek en leeswijzer In aanvulling op de deelvragen uit paragraaf 1.2 geeft figuur 4 een overzicht van de door ons gehanteerde onderzoeksaanpak en de structurering van de hoofdstukken. Ons onderzoek is gestart met een studie naar de voorwaarden. De eisen zijn afgeleid uit de Europese douanewetgeving en horizontaal toezicht. De Europese douanewetgeving en horizontaal toezicht komen overeen met de objecten Europese Commissie, wet- en regelgeving MCC MCCIP en Douane uit figuur 3. De eisen komen overeen met de pijlen 1 en 2 uit figuur 3. De relevante eisen zijn opgenomen in de tabellen 3 en 4 in hoofdstuk 2. Vervolgens is, in hoofdstuk 3, onderzocht welke informatiesystemen relevant zijn voor ons onderzoek en hoe informatie in de transactieverwerkende systemen wordt beheerst. Hierna gaan wij in op de risicoanalyse voor de DSA, beschrijven wij het overkoepelend risico voor de Douane en werken op basis van de eisen uit hoofdstuk 2 dit uit naar relevante informatiecriteria. In hoofdstuk 4 presenteren wij het IT-control framework, gebaseerd op het Cobit-raamwerk versie 4.1. Op basis van de informatiecriteria en een tweetal verfijningen is een eerste selectie van Cobit-processen gemaakt. Deze selectie is vergeleken met een beschreven IT-control framework voor SOx. De verschillen zijn geanalyseerd en heeft geresulteerd in een IT-control framework voor de DSA. Het IT-control framework voor de DSA is voorgelegd aan experts binnen en buiten de Belastingdienst. Met experts binnen de Belastingdienst is een brainstormsessie gehouden. Daarnaast is er aan zowel experts binnen als buiten de Belastingdienst een enquête toegezonden. In hoofdstuk 5 zijn de resultaten hiervan beschreven. In hoofdstuk 6 beantwoorden wij de deelvragen, worden de bevindingen van de experts in relatie gebracht met het beschreven IT-control framework voor de DSA, worden aanbevelingen gedaan voor vervolgonderzoeken en vindt u een reflectie. Figuur 4: Structuur onderzoeksaanpak 12

16 Hoofdstuk 2 Eisen vanuit Europese wetgeving en toezicht Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de eisen voor het sub object AO/IC uit figuur 3 die zijn afgeleid uit: - de Europese douanewetgeving (MCC en MCCIP) en rekening houdend met: - de discussienota van de Europese Commissie, Directoraat Generaal Belastingen en Douane-unie (European Commission, 2010b), - de business case uitgevoerd bij een Franse onderneming (Ministerie van Financiën, 2010), - onze interpretatie van de gesprekken met (beleids)medewerkers van het Ministerie van Financiën Directoraat Generaal Fiscale Zaken belast met de invulling van de DSA en - het toezicht uit te voeren door de Douane. De DSA is een vereenvoudiging die een onderneming meer vrijheid geeft in het logistieke proces met als doel de administratieve lasten te verminderen en de concurrentiepositie op de wereldmarkt te verbeteren. Het is echter niet de enige vereenvoudiging die deze doelen nastreeft, het is wel de uiterste vorm. Hiermee zinspelen wij erop dat er andere vereenvoudigingen (of regelingen met een gelijke strekking) bestaan die tevens faciliteiten verlenen. Het uitgangspunt van Nederland is dat de DSA een verzameling is van een aantal vereenvoudigingen in één vergunning met daaraan toegevoegd extra faciliteiten die de DSA biedt. Echter de benodigde individuele vereenvoudigingen zijn per onderneming verschillend. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van de plaats in de logistieke keten en in welke branche de onderneming werkzaam is. Kortom de keuze is maatwerk en vormt een combinatie van regelingen uit het totaal aan mogelijke vereenvoudigingen. Dit laatste heeft gevolgen voor ons onderzoek. Voor ons onderzoek is daarom gekozen voor de meest gangbare combinatie aan vereenvoudigingen, bestaande uit: - toegelaten geadresseerde en toegelaten afzender (zie paragraaf 2.1.2), - douane-entrepot (zie paragraaf 2.1.3), - inschrijving in de administratie (zie paragraaf 2.1.4). Tussen haakjes is aangegeven in welk paragraaf het onderwerp wordt toegelicht. De toelichting bestaat uit een beschrijving van de regeling, de faciliteiten en de eisen. Elk van deze componenten kan in figuur 3 geplaatst worden in het object Europese Commissie, Europese wet- en regelgeving. In paragraaf wordt de samenhang van deze drie regelingen gegeven. Gelet op het eerder genoemde uitgangspunt dat de DSA al deze vereenvoudiging omvat, heeft dit tot gevolg dat de totale som aan eisen van de verschillende regelingen van toepassing is op de DSA. In paragraaf wordt ingegaan op de DSA. Deze paragraaf is vooral gebaseerd op gesprekken met medewerkers van het Ministerie van Financiën, een discussienota en een uitgevoerde business case. Paragraaf beschrijft nog een tweetal ontwikkelingen die van invloed zijn op de DSA. Het stelsel Authorised Economic Operator is ook van belang. Dit stelsel geldt niet alleen als minimumvoorwaarde om in aanmerking te komen voor de DSA maar kan ook betekenis hebben in de andere hiervoor genoemde regelingen. In paragraaf wordt dan ook ingegaan op het stelsel AEO. Uiteindelijk is in paragraaf tabel 3 gegeven met de eisen die uit de paragrafen tot en met zijn af te leiden en dit komt overeen met pijl 1 uit figuur 3. 13

17 In paragraaf 2.2 wordt ingegaan op het onderwerp toezicht en de eisen die daaruit zijn af te leiden voor een onderneming. In figuur 3 is dit weergegeven met pijl 2. Wij beschrijven toezicht vanuit twee invalshoeken: - toezicht vanuit het MCC (paragraaf 2.2.1), en - toepassing van horizontaal toezicht (HT) door de Nederlandse Douane (paragraaf 2.2.2); In hoofdstuk 1 is opgemerkt dat het toezicht door de Douane binnen de Europese Unie (sterk) in ontwikkeling is. Wij doelen hiermee op de verschuiving van verticaal toezicht naar horizontaal toezicht. Verticaal toezicht, de klassieke controlemethode, kenmerkt zich door wantrouwen, de Douane selecteert en controleert. HT kenmerkt zich door haar uitgangspunt: starten op basis van vertrouwen. HT vraagt daarmee meer dan alleen voldoen aan wet- en regelgeving. HT is zoals eerder aangegeven de toezichtsvorm die het best past in de context van de DSA. In paragraaf is tabel 4 opgenomen met de eisen die afgeleid zijn vanuit het onderwerp toezicht. 2.1 Eisen vanuit Europese douanewetgeving Authorised Economic Operator (AEO) Eerder is al opgemerkt dat AEO een minimumvoorwaarde is om in aanmerking te komen voor de DSA. In deze paragraaf gaan wij in op: - het ontstaan van het stelsel AEO en soortgelijke stelsels in de rest van de wereld, - de soorten, de geldigheid en de voordelen van een certificaat, - de relatie met HT, - de vier hoofdeisen om in aanmerking te komen voor een AEO-certificaat, - de IT-aspecten die een rol spelen in het stelsel van AEO. Op 11 september 2001 hebben er aanslagen plaatsgevonden op het World Trade Centre in New York en het Pentagon in Washington. Dit heeft onder meer geleid dat de Douane haar aandacht meer ging richten op de security & safety bij internationale goederenbewegingen. Ook de World Customs Organisation 7 ( WCO) onderkende deze verschuiving in douanetaken wat blijkt uit de opname van Authorised Economic Operator in het SAFE Framework of standards een kader met als doel de wereldhandel te verbeteren (te vergemakkelijken) en tevens te beveiligen tegen terrorisme. In dit raamwerk zijn normen opgenomen voor zowel de douaneorganisaties als de ondernemingen. De meeste leden van de WCO 8 hebben zich geconfirmeerd aan dit raamwerk en hebben de normen uit het SAFE Framework in hun wet- en regelgeving verder uitgewerkt. In de Verenigde Staten is dit raamwerk bekend onder de naam C-TPAT (Customs- Trade Partnership Against Terrorism) 9. In de Europese Unie is dit uitgewerkt in het stelsel van Authorised Economic Operators dat is opgenomen in de Europese douanewetgeving 10 (European Commission, 1992 en European Commission 1993). De doelstelling van de WCO is dat alle 7 World Custom Organisation is een internationale intergouvernementele organisatie, bestaande uit 176 douaneorganisaties waaronder de Nederlandse Douane, die toeziet op de douaneprocedures voor grensoverschrijdend goederenverkeer. Zie voor meer informatie: 8 Zie welke leden zich aan het SAFE framework hebben geconfirmeerd of de intentie daartoe hebben: 9 Zie voor meer informatie: 10 Zie voor definitie van Europese douanewetgeving: bijlage 4 14

18 implementaties van het SAFE Framework door alle leden van de WCO worden geaccepteerd. Hierdoor ontstaan er supply chains die als veilig en integer worden gekenmerkt. Het AEO stelsel in de Europese Unie verschilt echter op één aspect van de andere implementaties van het SAFE Framework, het heeft een breder toepassingsgebied. Naast certificering voor het aspect safety & security (vaak aangeduid als AEO S) is ook certificering mogelijk voor vereenvoudigde procedures 11 en het is daarmee gerelateerd aan compliance met douanewetgeving. Het laatste wordt vaak aangeduid met de afkorting AEO C. Omdat ook een combinatie mogelijk is, kunnen de volgende drie certificaten worden onderscheiden: Type certificaat AEO C Officiële betekenis Customs Simplifications Toelichting Douanevereenvoudigingen: voor marktdeelnemers die voor vereenvoudigingen volgens de douanewetgeving in aanmerking willen komen AEO S Safety and security Veiligheid: voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen te komen voor faciliteiten bij de douanecontroles betreffende de veiligheid bij binnenkomst van goederen in het douanegebied van de Gemeenschap of bij het verlaten van dit gebied AEO F Full Douanevereenvoudigingen en veiligheid: voor marktdeelnemers die voor beide in aanmerking wensen te komen Tabel 1: Typen certificaten AEO Het voornaamste doel van het stelsel AEO is het aanbrengen van een scheiding tussen veilige en onveilige of onbekende goederenstromen om de toename van het volume in het goederenverkeer aan te kunnen. De betrouwbare bedrijven worden gecertificeerd en gefaciliteerd (groene deel in figuur 5). Een certificaat is geldig in de gehele Europese Unie. Voorbeelden van faciliteiten zijn: - minder fysieke (en documentatie) controles, - voorafgaande kennisgeving van fysieke controle, - voorrang krijgen bij fysieke controle op niet-gecertificeerde marktdeelnemers, - minder gegevens verstrekken in de summiere aangifte, - een verlaagde zekerheid, - minder gecontroleerd worden bij een aanvraag van een douanevereenvoudiging (bijv. DSA). 100% gecertificeerde goederenstroom Tijd Figuur 5: Doelstelling: certificeren 80% van de goederenstroom en 5% fysiek op het restant (verticaal toezicht) 11 Zie voor definitie van vereenvoudigde procedures: bijlage 4 15

19 Voor de Nederlandse Douane is invoering van de AEO status een belangrijke stap in de samenwerking met het bedrijfsleven. Het past in het streven om het toezicht te horizontaliseren. Hiermee wordt bedoeld dat bedrijfsleven en Douane samen verantwoordelijk zijn voor veilige en integere buitengrensoverschrijdende goederenstromen. Het biedt de mogelijkheid om samen te zorgen voor een veilige en snellere logistieke keten. In paragraaf komen wij terug op horizontalisering van het toezicht. Om een geautoriseerde marktdeelnemer 12 te kunnen worden moet een onderneming aan een aantal eisen voldoen 13, namelijk: AEO 1. de onderneming heeft een goede staat van dienst op het gebied van naleving van douane- en fiscale verplichtingen; AEO 2. de onderneming voert een deugdelijke handels- en in voorkomend geval, vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maken; AEO 3. de onderneming toont haar solvabiliteit aan; AEO 4. ingeval een onderneming gebruik wenst te maken van de vereenvoudigingen waarin overeenkomstig de douanewetgeving wordt voorzien, toont de onderneming de praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties aan die rechtstreeks samenhangen met de verrichte activiteit; 14 AEO 5. ingeval een geautoriseerde marktdeelnemer gebruik wenst te maken van faciliteiten met betrekking tot douanecontroles inzake beveiliging en veiligheid, dient de onderneming passende beveiligings- en veiligheidsmaatregelen te hebben getroffen. Het hart van het aanvraagproces van een certificaat is het uitvoeren van een self assessment waarvan een samenvatting dient te worden verstrekt aan de douaneautoriteiten. Het self assessment in het kader van het aanvraagproces is een zelfbeoordeling door de onderneming. Ten behoeve van de zelfbeoordeling heeft de Europese Commissie een richtlijn opgesteld (European Commission, 2007). De richtlijn kent een drietal doelen: - het verstrekken van een handvat met als doel een juiste aanvraag te kunnen maken; - het verzekeren van een gezamenlijk (EU-breed) begrip en hierdoor het realiseren van een uniforme aanvraag; - het garanderen van transparantie en een gelijke behandeling. De richtlijn bestaat uit drie delen die zowel gebruikt kunnen worden door de onderneming als de douaneautoriteiten. Het eerste deel is algemeen waarin onderwerpen worden behandeld zoals type certificaten, hoe de gids te gebruiken, de voordelen, de aanvraagprocedure et cetera. Het tweede deel is een vragenlijst. Enerzijds wordt hiermee een algemeen klantbeeld gevormd en anderzijds wordt een beeld gevormd in welke mate een onderneming aan de vier criteria 15 voldoet. De vragenlijst is opgesplitst in afdelingen en onderafdelingen. De afdeling wordt voorafgegaan door een norm. Een voorbeeld hiervan is hiervoor gegeven bij AEO 1: de onderneming heeft een goede staat van dienst op het gebied van naleving van douane- en fiscale verplichtingen. De subafdeling kent dan afgeleide normen. Voor ons onderzoek zijn de afgeleide 12 Zie voor definitie van marktdeelnemer: bijlage Artikel 14 MCC: toekenning van de status (European Commission 2008a) 14 Een nieuwe eis die pas in werking treedt medio De richtlijn is ten tijde van ons onderzoek nog niet aangevuld met uitwerking voor criterium d: de praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties die rechtstreeks samenhangen met de verrichte activiteit 16

20 normen verder niet van belang. Onder de afgeleide normen zijn de vragen opgenomen. De vragen zijn meer aandachtspunten met daaraan gerelateerde risico s. Welke vragen uit de vragenlijst van toepassing zijn is afhankelijk van de plaats van de onderneming in de toeleveringsketen. In figuur 6 is de indeling van de ondernemingen afgebeeld. De toelichting over wat onder een producent, exporteur en anderen wordt verstaan, is te vinden in het eerste deel van de richtlijn (European Commission, 2007). In deel 3 van de richtlijn is aangegeven welke criteria van toepassing zijn op welke groep van marktdeelnemers in de toeleveringsketen. Figuur 6: Indeling van ondernemingen (marktdeelnemers) in de toeleveringsketen Per aandachtspunt geeft de onderneming een oordeel over de mate van beheersing van dat aandachtspunt. Dit is een cijfer tussen de 0 (geen beheersmaatregelen ad hoc basis) en de 5 (lerende organisatie). In 2007 hebben Piepers en Egmond (2007) onderzoek gedaan naar welke eisen op IT-gebied moeten worden gesteld voor het afgeven van een AEO certificaat aan cargadoors 16. In dit onderzoek zijn een aantal conclusies getrokken die voor ons onderzoek van belang zijn: - ondanks dat eerder is opgemerkt dat de vragenlijst (normen) afhankelijk is van de positie van de onderneming in de logistieke keten, zijn de IT-aspecten voor alle actoren in de toeleveringsketen hetzelfde; - de guidelines zijn niet dwingend, echter indien een onderneming aan de guidelines voldoet kan een AEO certificaat niet geweigerd worden. De onderzoekers spreken van zachte wetgeving; - voor de invulling van een normenkader voor IT gaat de voorkeur uit naar Cobit, zijnde een bestaande en breed gedragen framework door douaneautoriteiten en ondernemingen. De onderzoekers hebben vervolgens een aanbeveling gegeven voor de invulling van het normenkader voor certificering van cargadoors. Gelet op de eerste conclusie is de aanbeveling van toepassing op alle ondernemingen. Omdat het slechts een aanbeveling is en geen onderbouwing ervan is opgenomen verwijzen wij er ook slechts naar (Piepers en Egmond, 2007) Toegelaten Geadresseerde en Toegelaten Afzender In de douanewetgeving is het toezicht gebaseerd op aangiften en identificatiemaatregelen (bijvoorbeeld verzegeling). Daarom dient elke handeling met douanegoederen te worden gedekt door een douaneaangifte. Het vervoeren van douanegoederen is een voorbeeld van een handeling en is het onderwerp van deze paragraaf. Een ander voorbeeld van een handeling is het plaatsen van goederen in een douane-entrepot. Dit onderdeel wordt in paragraaf 2.3 behandeld. Douanevervoer betekent voor de Douane het transport van goederen, die onder toezicht van de Douane staan, binnen of over de grenzen van de Europese Unie. Het douanevervoer wordt onderscheiden in: 16 Zie voor definitie van cargadoor: bijlage 4. 17

21 - intern douanevervoer: van intern douanevervoer is sprake indien communautaire goederen worden vervoerd tussen twee plaatsen in het douanegebied van de Gemeenschap over buiten dat gebied gelegen grondgebied, en - extern douanevervoer: van extern douanevervoer is sprake als niet-communautaire goederen worden vervoerd tussen twee plaatsen in het douanegebied van de Gemeenschap zonder dat zij onderworpen worden aan de invoerrechten, andere heffingen en handelspolitieke maatregelen (zijnde de faciliteiten). Het verschil tussen intern en extern heeft dus te maken met de status van de goederen en niet met het gebied waarbinnen het vervoer plaatsvindt. Omdat ons onderzoek is gericht op nietcommunautaire goederen wordt intern douanevervoer verder buiten beschouwing gelaten. Extern douanevervoer kan plaatsvinden met de regeling voor extern communautair douanevervoer, carnet TIR, Rijnvaartmanifest of met documenten gebaseerd op andere internationale overeenkomsten. Omdat de regeling extern communautair douanevervoer veruit het meest voorkomend is, is voor deze regeling gekozen binnen ons onderzoek. Bij deze regeling wordt de aangifte gedaan in het internationale douanesysteem Transit NCTS 17. Dit komt neer op het verzenden van een elektronisch bericht aan de Douane. De onderneming dient hiertoe te beschikken over een vergunning elektronisch aangeven douanevervoer. Deze vergunning moet de handtekening waarborgen bij de elektronische aangifte. Het kantoor van vertrek en het kantoor van bestemming worden in de aangifte opgegeven en moeten voorkomen op de lijst met douanekantoren zoals door de Europese Commissie is gepubliceerd en die aangesloten zijn op het systeem NCTS. De goederen moeten ook bij de Douane worden aangebracht, bij vertrek en bij aankomst. Pas als de ondertekende, van alle vermeldingen voorziene aangifte is ingediend bij een bevoegd kantoor van vertrek en de goederen zijn aangebracht kan een aangifte worden aanvaard waarna de goederen mogen worden vervoerd. 18 Uitsluitend de Douane mag volgens de normale procedure de aankomst van de goederen registreren in het systeem Transit NCTS. De Douane kent een aantal vereenvoudigde procedures op de regeling extern communautair douanevervoer. Voor ons onderzoek zijn de vereenvoudigingen Toegelaten afzender (TA) en Toegelaten geadresseerde (TG) van belang. Voor het gebruik van deze vereenvoudigingen heeft de onderneming een vergunning nodig. De vergunning TA kent een aantal vereenvoudigingen voor de formaliteiten die aan het kantoor van vertrek dienen te worden vervuld. Zo behoeven de goederen noch de bijbehorende aangifte voor douanevervoer bij het kantoor van vertrek aan te worden gebracht. De goederen mogen rechtstreeks, van in de vergunning aangewezen locaties, worden vervoerd. Ook kunnen zij zelf vervoermiddelen of colli verzegelen. De vergunning TG biedt de onderneming de mogelijkheid haar goederen, die geplaatst zijn onder de regeling douanevervoer, direct in haar bedrijf te ontvangen, dus de goederen en de aangifte hoeven niet eerst te worden aangeboden op het (douane)kantoor van bestemming. Ook brengt de onderneming zelf de resultaten van de controle (ontvangst) in het systeem Transit NCTS. Indien het vervoer verzegeld is, dan mag zij, na toestemming van de Douane, tevens de aangebrachte verzegeling zelf afnemen. 17 De acroniem NCTS staat voor New Computerised Transit System. Dit systeem wordt gebruikt in alle lidstaten van de Europese Unie en in de EVA-landen. 18 De normale procedure is te vinden op de presentatie Douaneprocessen in beeld. 18

22 Om de beschikking te krijgen over de vergunningen moet de onderneming aan een aantal eisen voldoen. Wij gaan alleen in op de administratieve eisen voor beide vergunningen zoals dat in het MCCIP 19 is opgenomen, namelijk: TATG 1. de onderneming voert een administratie aan de hand waarvan de douaneautoriteiten een doeltreffende controle kan uitvoeren met het oog op een correct beheer van de vereenvoudigingen; TATG 2. de onderneming voert een administratie zodanig dat de douaneautoriteiten het gebruik van de regelingen kan controleren zonder dat daarvoor administratieve maatregelen moeten worden genomen die niet in verhouding staan tot de behoeften van de betrokkene. In de paragraaf over AEO is opgemerkt dat een AEO certificaat een aantal faciliteiten verleent. Een van de faciliteiten is minder gecontroleerd worden bij een aanvraag van een douanevereenvoudiging. De regelingen TA en TG zijn vereenvoudigingen waarop een AEO certificaat effect heeft. Indien een onderneming in het bezit is van een AEO certificaat (type C of F) dan geeft de regelgeving aan dat aan voorwaarde TATG 1 geacht is te zijn voldaan. In de huidige versie van het MCCIP is de eis TATG 1 niet verder uitgewerkt. Omdat deze eisen gelijk zijn aan de huidige douanewetgeving (European Commission, 1992 en European Commission, 1993) zijn deze eisen nader ingevuld op basis van de bestaande douanewetgeving. Voor de regeling Toegelaten afzender zijn dan de volgende eisen van toepassing: TA 1. de onderneming voert een administratie aan de hand waarvan de Douane de goederenbeweging kan controleren, met een verwijzing naar de voorafgaande douaneregeling en de persoon die verantwoordelijk is voor de regeling. Hier moet gedacht worden aan gegevens zoals aantal en de soort van het colli en de soort en hoeveelheid van de goederen. De administratie moet toegankelijk zijn op basis van aangiftenummer en datum verzending; TA 2. de onderneming bewaart alle gegevens met betrekking tot de aangifte ten minste zeven jaar in haar administratie op een manier die met de Douane is overeengekomen. Hier moet onder meer gedacht worden aan de vrachtbescheiden, de opdracht tot het maken van de aangifte et cetera. En de administratieve eisen voor de vergunning Toegelaten geadresseerde zijn: TG 1. de onderneming voert een administratie aan de hand waarvan de Douane de goederenbeweging kan controleren, met een verwijzing naar de volgende douaneregeling en de persoon die verantwoordelijk is voor de regeling. Hier moet gedacht worden aan gegevens zoals aantal en de soort van het colli en de soort en hoeveelheid van de goederen. De administratie moet toegankelijk zijn op basis van aangiftenummer en datum ontvangst; TG 2. de onderneming bewaart alle gegevens met betrekking tot de aangifte ten minste zeven jaar in haar administratie op een manier die met de Douane is overeengekomen. Hier moet onder meer gedacht worden aan de vrachtbescheiden, de opdracht tot ontvangst van de goederen, de uitslag van de bevindingen bij het in ontvangst nemen en lossen van de goederen, et cetera. 19 Zie de artikelen e.v. MCCIP (European Commission, 2010a) 19

23 2.1.3 Douane-entrepot Opslag is net als douanevervoer aangemerkt als een bijzondere regeling 20. Onder een opslagregeling kunnen niet-communautaire goederen in het douanegebied van de Gemeenschap worden opgeslagen zonder dat zij onderworpen worden aan invoerrechten, andere heffingen en handelspolitieke maatregelen (de faciliteiten). Een van de opslagregelingen is de regeling douaneentrepots. Voor het beheer van een douane-entrepot is een vergunning vereist. De vergunning wordt slechts verleend indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. De eisen, die gesteld zijn aan een douane-entrepot zijn: DE 1. De onderneming voert een administratie in een door de Douane goedgekeurde vorm. Dit betekent onder meer dat de onderneming een voorraadadministratie bijhoudt. Uit die voorraadadministratie moet te allen tijde zijn vast te stellen welke goederen zich onder de regeling van het douane-entrepot bevinden en de voorraadadministratie bevat daartoe de noodzakelijke gegevens over de goederen (minimaal die gegevens die in de handelspraktijk worden gebruikt voor de identificatie van die goederen). Gedacht kan worden aan de gebruikelijke handelsbenaming, de hoeveelheid van de goederen en uiteraard de datum van inschrijving; DE 2. Een administratie te voeren die voldoende waarborgen kent voor een juiste vastlegging van de bedrijfshandelingen; DE 3. De administratie van de onderneming stelt de Douane in staat zijn toezicht (doeltreffend) uit te oefenen op de regeling, met name wat de identificatie, de douanestatus en het verkeer van de onder de regeling geplaatste goederen betreft; DE 4. De onderneming overlegt aan de douaneautoriteiten op vastgestelde tijdstippen een lijst van de goederen in voorraad. De goederen worden bij aankomst in de opslagplaats van de onderneming in de voorraadadministratie ingeschreven en uiterlijk bij uitslag uit de opslagplaats wordt in de voorraadadministratie vermeld dat de regeling is aangezuiverd Inschrijving in de administratie Om goederen te kunnen plaatsen onder een douaneregeling dient een douaneaangifte bij de Douane te worden ingediend en moeten de goederen worden aangebracht bij de Douane. Eerder is het indienen van een douaneaangifte beschreven bij het plaatsen van goederen onder de douaneregeling douanevervoer. Hoofdregel is dat de douaneaangifte wordt ingediend met behulp van elektronische gegevensverwerking. De douaneautoriteiten mogen toestaan dat de douaneaangifte plaatsvindt in de vorm van een inschrijving in de administratie 21. De aangiftevorm inschrijving in de administratie kan betrekking hebben op het plaatsen van goederen onder verschillende douaneregelingen. Voor ons onderzoek zijn de volgende inschrijvingen in de administratie van toepassing: - Plaatsen van goederen onder de regeling douane-entrepot (inslag douane-entrepot); - Plaatsen van goederen in het vrije verkeer (uitslag douane-entrepot). 20 Zie voor definitie van bijzondere regeling: bijlage Voorheen, in het CDW en TCDW, stond de inschrijving in de administratie bekend als een vereenvoudigde procedure en meer specifiek onder de naam: domiciliëringsprocedure. Tijdens ons onderzoek is deze aangiftevorm geen vereenvoudigde procedure maar een standaard vorm geworden, echter er zijn sterke geluiden dat in het MCC alsnog de oude domiciliëringsprocedure terugkomt. 20

24 De onderneming moet om deze aangiftevorm toe te mogen passen wel weer een vergunning hebben. Ook aan deze vergunning zijn voorwaarden gekoppeld. Zo dient de onderneming: IA 1. de douaneautoriteiten toegang te verstrekken tot de gegevens in het elektronisch systeem van de onderneming; IA 2. de gegevens gelijk aan een normale of een vereenvoudigde aangifte op te nemen in de administratie, alsook de eventuele bewijsstukken; IA 3. de plaats en de datum waar de goederen beschikbaar zijn voor controle in de administratie op te nemen; IA 4. de douaneautoriteiten, op verzoek, in te lichten waar de goederen zich bevinden; IA 5. een veilig systeem te hebben, aantonend wie de vastleggingen heeft geraadpleegd, wanneer het heeft plaatsgevonden en wat er is uitgevoerd; IA 6. periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, een aanvullende aangifte te overleggen bij de Douane van de goederen die met deze aangiftevorm onder een douaneregeling zijn geplaatst (gegevensuitwisseling); IA 7. een administratie te voeren zodanig dat de Douane aan de hand van die administratie een doeltreffende controle kan verrichten, vooral een controle achteraf; IA 8. te voldoen aan de eisen die gesteld zijn voor een certificaat AEO C of F of in het bezit te zijn van een dergelijk certificaat Samenhang De normale procedure om goederen van buiten de Europese Unie de Gemeenschap binnen te brengen is weergegeven op de website van de Douane 22. In de paragrafen 2.2, 2.3 en 2.4 zijn een aantal belangrijke vereenvoudigingen beschreven. In deze paragraaf is een korte toelichting gegeven op de samenhang van de verschillende regelingen en welke communicatie (controlemomenten) tussen de Douane en de onderneming plaatsvindt. Wij merken vooraf op dat wij in de figuren hierna niet een uitputtend beeld geven. Ons doel is om een beeld te schetsen van opeenvolgende communicaties tussen een onderneming en de Douane in de situatie dat de hiervoor genoemde vereenvoudigingen van toepassing zijn. Het moge duidelijk zijn dat voor elke communicatie een onderneming meerdere activiteiten moet uitvoeren. In de paragraaf 2.6 vindt een vergelijking plaats met de DSA. In figuur 7 komen de onderwerpen van de vorige alinea s terug. De twee AEO certificaten geven het verschil in reikwijdte aan. Het certificaat voor safety en security ziet toe op het binnenbrengen van de goederen. Het certificaat voor douanevereenvoudigingen is vooral gericht op het in aanmerking komen van vereenvoudigingen zoals inschrijving in de administratie en de regelingen Toegelaten afzender en Toegelaten geadresseerde. In dit voorbeeld worden de goederen na lossing van een zeeschip onder de regeling tijdelijke opslag geplaatst (terminal). Vervolgens worden de goederen onder de regeling extern communautair douanevervoer geplaatst (lees: het doen van aangifte) en vervoerd naar het entrepot van onderneming X. Bij aankomst dient de onderneming dit te melden in NCTS en na toestemming en eventuele controle door de Douane mag de onderneming de goederen lossen. Daarna wil de onderneming de goederen opslaan in een douane-entrepot. Hiertoe dient onderneming X de goederen in te schrijven in de administratie. Van die inschrijving dient de onderneming X periodiek (maandelijks) een aanvullende aangifte in te dienen bij de Douane. In de daarop volgende maanden dient de onderneming eveneens een aanvullende aangifte in waarop is af te leiden dat de goederen nog aanwezig zijn en welke toegestane handelingen met 22 Zie presentatie Douaneprocessen in beeld. 21