Informatiebeleidsplan gemeente Geldermalsen Periode

Transcriptie

1 Informatiebeleidsplan gemeente Geldermalsen Periode

2 Inhoudsopgave VOORWOORD... 3 MANAGEMENTSAMENVATTING INLEIDING AANLEIDING DOELSTELLING OPDRACHT EN AFBAKENING VISIE EN RANDVOORWAARDEN DE OMGEVING IS IN BEWEGING DE INFORMATIEMAATSCHAPPIJ DE DIGITALISERING VAN DE OVERHEID DE ORGANISATIESTRATEGIE VAN GELDERMALSEN HET GEBRUIK VAN STANDAARDEN SAMENWERKEN OP HET GEBIED VAN IMICT EEN ANALYSE VAN DE HUIDIGE SITUATIE DE STATUS VAN DE INFORMATIEKWALITEIT DE STATUS VAN HET INFORMATIEMANAGEMENT UITGANGSPUNTEN UITGANGSPUNTEN OP HET GEBIED VAN DIENSTVERLENING UITGANGSPUNTEN OP HET GEBIED VAN DE INFORMATIEVOORZIENING UITGANGSPUNTEN VOOR INFORMATIEMANAGEMENT VERBETERPUNTEN VERBETERPUNTEN INFORMATIEKWALITEIT VERBETERPUNTEN INFORMATIEMANAGEMENT INFORMATIEBELEIDSPLAN EN UITVOERING ADVIES EN BESLISPUNTEN VOOR DE ORGANISATIE

3 Voorwoord Vóór het uitbreken van de crisis werd informatiemanagement, binnen de Nederlandse overheid, vooral gezien als een hulpmiddel om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren. Gemeenten werden gestimuleerd om te investeren in nieuwe technologieën en informatiesystemen. De verwachtingen waren hoog en er werd minder kritisch gekeken naar kosten en baten. In deze lastige tijden is het vooral belangrijk dat de gemeentelijke organisatie efficiënt functioneert, dat er scherper kan worden gestuurd op kosten en dat er maximale transparantie is over de kansen en de risico s. Er is onderzocht op welke manier we de gemeentelijke informatievoorziening kunnen inzetten om deze doelen te bereiken en wat de gevolgen van deze inzet zijn voor de invulling van informatiemanagement. Voor de uitvoering van de projecten uit informatiebeleidsplan verwacht Geldermalsen veel van de samenwerking IMICT. Op het gebied van de uitvoering ligt hier namelijk een kans om in breder verband de kwetsbaarheid te verlagen, de kosten te beheersen en de kwaliteit te optimaliseren. 3

4 Managementsamenvatting Aanleiding en doelstelling De gemeente Geldermalsen beschikt nog niet over een informatiebeleidsplan. Hierdoor ontbreken kaders, wat leidt tot onsamenhangende activiteiten (meestal vanuit de techniek geredeneerd of per afdeling ingericht) en onvoldoende opdrachtgeverschap. Op 23 oktober 2012 heeft de gemeenteraad van Geldermalsen ingestemd met de continuering van de nu lopende aanpak van het zaakgericht werken, onder de voorwaarde dat er een informatiebeleidsplan voor de gemeente Geldermalsen zou worden geschreven. Organisatiestrategie in het kort Zoals ook in de nota bedrijfsvoering is vermeld, willen wij een organisatie zijn die in staat is om weloverwogen aan de vraag vanuit de klant te voldoen en op nieuwe ontwikkelingen in te spelen. Bij het uitvoeren van onze wettelijke taken en bestaand beleid zetten wij niet meer middelen in dan noodzakelijk. We maken zoveel mogelijk gebruik van beschikbare standaarden, zoals modelverordeningen en ICT-toepassingen, en de kennis van anderen. Wij spelen flexibel in op de veranderende vraag door regionaal samen te werken, met name met Tiel en Culemborg, en gebruik te maken van de ervaringen van andere gemeenten. Integraal werken en resultaatsturing zijn leidende principes voor de gehele organisatie. Uitgangspunten beleid in de gemeente We hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden en daarom neemt Geldermalsen in beginsel de uitgangspunten over uit bestaande standaarden. De richtlijnen van de geldende standaarden worden gevolgd, tenzij er vooraf wordt uitgelegd waarom ervoor wordt gekozen om af te wijken 1.Waar nodig is worden uitgangspunten specifiek gemaakt voor de gemeente Geldermalsen. Om de kwetsbaarheid en de kosten te verminderen en de kwaliteit te verhogen gaat de gemeente Geldermalsen op het gebied van IMICT samenwerken met de gemeenten Culemborg en Tiel. We gaan in Geldermalsen nog slechts een beperkt aantal IMICT projecten zelfstandig uitvoeren. We ronden de lopende projecten af. Het grootste deel zal vanaf nu samen met Culemborg en Tiel worden uitgevoerd. Gelet op de samenwerking met Culemborg en Tiel en het feit dat voor deze samenwerking als geheel op termijn een Informatiebeleidsplan zal worden opgesteld, is de scope van dit plan korter dan gebruikelijk, namelijk Ambitieniveau in het kort Informatie is het centrale middel om beslissingen te kunnen nemen. Het is een kenmerk van overheidsorganisaties dat ze over enorme hoeveelheden gegevens beschikken. De uitdaging ligt erin om gegevens om te zetten in zinvolle informatie en deze toegankelijk te maken voor gebruikers. Het doel voor de komende 4 jaar 2 is om ervoor te zorgen dat de medewerker over voldoende informatie voor een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de primaire processen beschikt en dat de manager beschikt over voldoende stuurinformatie. Verder willen we dat de burger via internet producten kan aanvragen en het afhandelingsproces kan volgen. Hierbij gelden de eisen van het i-nup (implementatie Nationaal Uitvoeringsprogramma elektronische overheid) als uitgangspunt. Deze eisen zijn al eerder vertaald naar de visie op de dienstverlening: Op afstand en op maat uit Het pas toe of leg uit principe van het college voor standaardisatie. 2 Uit nota bedrijfsvoering

5 Informatiestrategie / Speerpunten informatiebeleid Hiervoor gaan we zoveel mogelijk inzetten op gestandaardiseerde gegevensverwerking en zaakgericht werken, het koppelen van systemen ten behoeve van de eenmalige gegevensuitvraag en duidelijke afspraken over gegevens- en applicatiebeheer. Voor een doelmatige afhandeling is een midoffice een vereiste. Wat gaan we daarvoor doen in ? Het gebied Informatie is de laatste jaren onderbelicht gebleven. Daarom zijn er voor de jaren 2012 en 2013 veel inhoudelijke acties benoemd die in gang gezet en geïmplementeerd moeten worden. Waar mogelijk doen we dat vanaf 2012 en in ieder geval vanaf 2013 samen met onze samenwerkingspartners Culemborg en Tiel. Het gaat onder meer om het implementeren van zaakgericht werken, uitwerken en implementeren van kanaalsturing, implementeren informatiebeveiligingsbeleid en het voldoen aan nieuwe wettelijke verplichtingen. Ook het ontwikkelen van managementinformatie krijgt in hoge mate de aandacht. Verder zullen de voorbereiding en afhandeling van stukken uit de vergaderprocessen worden gedigitaliseerd, waarbij onder andere gebruik gemaakt wordt van tablet-pc s. Daarnaast wordt vanuit het project zaakgericht werken al ingezet op het verkrijgen van substitutie zodat het papieren archief kan worden afgeschaft. Minstens zo belangrijk als de inhoud is de organisatorische kant. We gaan in de periode van het informatiebeleidsplan het informatiemanagement vorm geven door het instellen van een informatiemanagementoverleg en het werken met een projectenkalender. Het doel van informatiemanagement is om de wensen uit de organisatie, het beleid en de beschikbare middelen (mensen, geld, machines ) onderling met elkaar te verbinden. Hierdoor worden op een gestructureerde en samenhangende wijze besluiten voorbereid voor het Management (MO) en bestuur. De projectenkalender is feitelijk het aan het informatiebeleidsplan gerelateerde jaarlijkse uitvoeringsplan. In dit plan worden de wensen afgezet tegen de doelstellingen en uitgangspunten van het informatiebeleid op basis waarvan projecten wel of niet voor uitvoering in aanmerking komen. Vervolgens worden de projecten die voor uitvoering in aanmerking komen afgezet tegen de beschikbare middelen (geld, menskracht, etc), waarna de definitieve keuze om projecten op de projectenkalender te plaatsen, volgt. Financiën Het doel van dit informatiebeleid is om de kosten en baten van ICT projecten inzichtelijk te maken en het rendement op ICT investeringen te vergroten. Het informatiebeleidsplan moet er op zijn gericht om concrete afspraken en keuzes te maken voor de doorontwikkeling van de bestaande informatievoorziening. 5

6 1 Inleiding 1.1 Aanleiding De gemeente Geldermalsen beschikt nog niet over een informatiebeleidsplan. Hierdoor ontbreken kaders, wat leidt tot onsamenhangende activiteiten (meestal vanuit de techniek geredeneerd of per afdeling ingericht) en onvoldoende opdrachtgeverschap. Op 23 oktober 2012 heeft de gemeenteraad van Geldermalsen ingestemd met de continuering van de nu lopende aanpak van het zaakgericht werken, onder de voorwaarde dat er een informatiebeleidsplan voor de gemeente Geldermalsen zou worden geschreven. 1.2 Doelstelling Het doel van dit informatiebeleid is om de kosten en baten van ICT projecten inzichtelijk te maken en het rendement op ICT investeringen te vergroten. Het informatiebeleidsplan is er op gericht om concrete afspraken en keuzes te maken voor de (door)ontwikkeling van de bestaande informatievoorziening. Tot voor kort werd er bij de aanschaf en inrichting van software vaak gedacht vanuit specifieke taken en niet vanuit het belang van de gehele organisatie of het takenpakket. Hierdoor zijn de verschillende onderdelen van de informatievoorziening onderling niet altijd goed op elkaar afgestemd. Deze eilandautomatisering moet worden samengesmeed tot een meer samenhangend geheel. De inwoners (burgers en bedrijven) van onze gemeente en de medewerkers van onze organisatie moeten kunnen rekenen op een betrouwbare en stabiele informatievoorziening. Het is in toenemende mate van belang dat de gemeente Geldermalsen haar informatie kan uitwisselen met verschillende overheidsinstanties en aansluit bij de verplichte landelijke ontwikkelingen van de e-overheid (het NUP). Ons aandeel in de basisgegevens (personen, adressen, gebouwen) moet betrouwbaar genoeg zijn voor gebruik buiten de muren van het gemeentehuis. 1.3 Opdracht en afbakening De gemeente Geldermalsen is van plan om met de gemeenten Culemborg en Tiel te gaan samenwerken op het gebied van IMICT. De organisatie van IMICT zal daarom in 2013 gaan veranderen. Dit informatiebeleidsplan sluit aan op deze ontwikkeling en er is daarom gekozen voor een beknopt informatiebeleidsplan. Vanwege de landelijke verplichtingen op het gebied van de informatievoorziening en de doorlooptijd van het NUP, is gekozen voor een planningshorizon van 2 jaar. Het informatiebeleid moet in die periode zo worden georganiseerd dat er zichtbaar resultaat is en dat de ontwikkeling van de informatievoorziening afgestemd blijft op de ontwikkelingen in de samenwerking. Het is belangrijk dat de voortgang van de implementatie van wet- en regelgeving tijdens de transitie periode wordt bewaakt. In dit informatiebeleidsplan is vastgelegd hoe er de komende periode in Geldermalsen invulling wordt gegeven aan de sturing en verantwoording rond ICT projecten. We willen verzekeren dat er ook in de toekomst kan worden gestuurd op de ontwikkeling van de informatievoorziening. Daarom wordt er, met name op het gebied van informatiemanagement en intern opdrachtgeverschap voorgesorteerd op de mogelijke samenwerking op het gebied van IMICT. 6

7 1.4 Visie en randvoorwaarden Informatie is een productiemiddel 3 en in dit beleidsplan spreken we over informatie in de breedste zin van het woord. We hebben het over gegevens en documenten, maar ook over websites of berichten op Twitter. De informatievoorziening maakt communicatie en het raadplegen of verwerken van informatie mogelijk. De informatievoorziening ondersteunt daarmee het uitvoeren van de primaire taken van de gemeente 4. Daarnaast is een goed werkende informatievoorziening randvoorwaardelijk voor informatie-uitwisseling bij (keten) samenwerking. Het informatiebeleid is geschreven op basis van een analyse van ontwikkelingen in de omgeving, de organisatiestrategie van de gemeente Geldermalsen en antwoorden tijdens de gehouden interviews met direct betrokkenen. Voor de analyse is gebruik gemaakt van het Amsterdams Informatiemanagement Model (AIM), dat vaak het negen vlaks model wordt genoemd. (Maes, Informatiemanagement in kaart gebracht) Dit model is er op gericht om de effectiviteit van de inzet van ICT te vergroten door verbindingen te leggen tussen de informatiebehoefte van de organisatie en de mogelijkheden van de mensen die zich inzetten voor de informatievoorziening en middelen (ICT systemen). Dit model wordt ook gebruikt binnen de samenwerking IMICT en het Kwaliteit Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) 5. De aanpak heeft een projectmatig karakter, rekening houdend met de beperkte doorlooptijd en planningshorizon. Samenhang in het beleid wordt versterkt door aan te sluiten bij de binnen de Nederlandse overheid geldende standaarden. Dit sluit ook aan op de visie op de bedrijfsvoering. We gaan niet zelf het wiel uitvinden en maken gebruik van wat er al beschikbaar is. 3 Informatie is naast ervaring, vaardigheden en houding het expliciete deel van onze kennis. 4 Wanneer de uitvoering is uitbesteed aan een externe partij is de informatievoorziening noodzakelijk voor het houden van regie over de kosten en de kwaliteit van de uitbestede werkzaamheden. 5 Plan van Aanpak: Project Slimmer organiseren door samenwerking 7

8 2 De omgeving is in beweging In dit hoofdstuk richten we onze blik naar buiten zodat we weten wat er op ons af gaat komen. Wanneer we niet om ons heen kijken missen we kansen of worden we verrast door onverwachte ontwikkelingen. Ook lopen we dan het risico dat we geld uitgeven aan iets, wat op een andere manier goedkoper of zelfs gratis kan. We gaan in op een aantal ontwikkelingen in de omgeving en besteden aandacht aan de gevolgen daarvan voor de informatievoorziening. Door het rijk wordt er hard gewerkt aan een herinrichting van de Nederlandse overheid. Gevolgen hiervan zijn de decentralisaties, het stimuleren van samenwerking en het aansturen op herindeling. Neem bijvoorbeeld de veiligheidsregio s, de regionale uitvoeringsdiensten en de transities binnen het sociale domein. Deze veranderingen hebben gevolgen voor het takenpakket van de gemeente Geldermalsen. De rol van de gemeente is aan het veranderen en daarmee verandert ook de structuur en de informatiebehoefte van de gemeentelijke organisatie. 2.1 De informatiemaatschappij De maatschappij verandert en wordt steeds meer een informatiemaatschappij. Dit is het gevolg van de manier waarop we met z n allen omgaan met nieuwe technologische ontwikkelingen zoals smartphones, sociale media en mobiel internet. Deze veranderingen hebben rechtstreeks gevolgen voor de gemeente Geldermalsen. De behoeften van klanten, samenwerkingspartners en werknemers zijn namelijk ook aan het veranderen. We beschrijven een aantal ontwikkelingen op het gebied van technologie en de invloed daarvan op de maatschappij. Nieuwe media Er is steeds meer informatie beschikbaar en de behoefte aan de beschikbaarheid van (digitale) informatie neemt alleen maar toe. Toegankelijkheid is belangrijk en het Google model wint het van het administratie model. Het ordelijk opbergen op slechts 1 plek en op 1 manier wordt vervangen voor een benadering die uitgaat van een zoeksysteem. Het zoeksysteem staat centraal en is de toegang tot relevante informatie uit een (bijna) onbeperkt aantal bronnen. Burgers en bedrijven zijn gewend dat ze de status van een bestelling zelf kunnen raadplegen en dat een postpakket via internet kan worden gevolgd. Klanten van de gemeenten verwachten van de overheid vergelijkbare digitale dienstverlening. Daar staat tegenover dat burgers en bedrijven ook steeds meer gewend zijn om zelf hun eigen zaken te regelen en transacties digitaal af te handelen. Mobiele hardware en het wereld wijde (mobile) netwerk Er is altijd en overal een verbinding met het internet en directe communicatie met de rest van de wereld is bijna altijd mogelijk. Er is tegenwoordig bijna overal wel een digitale camera beschikbaar, die rechtstreeks is verbonden met het internet. Meningen, beeldmateriaal of geluidsopnames kunnen real-time worden gedeeld met de rest van de wereld. Personal applications of Apps Deze ontwikkeling is erg snel opgekomen. Apps zijn eenvoudige toepassingen die snel in een (specifieke) informatie en communicatie behoefte voorzien. Er worden inmiddels duizenden apps gebruikt en er wordt door de nieuwe generatie op een totaal andere manier naar software gekeken dan wij gewend zijn. Het idee dat er ergens op internet één loket is, waar iedereen langs komt is achterhaald. Iedereen heeft straks zijn of haar eigen loket bij zich. Het is een verzameling aan apps die beschikbaar zijn op de eigen smartphones en tablets. 8

9 Open standaarden, open source en open data De rijksoverheid stimuleert het gebruik van open source software en open standaarden. Het Forum en College Standaardisatie bevorderd interoperabiliteit binnen de Nederlandse overheid door het gebruik van standaarden. Interoperabiliteit is het vermogen om gegevens uit te wisselen tussen verschillende digitale systemen. Daarvoor beheert het College de lijst met aanbevolen en verplichte open standaarden die gelden voor de (semi-) publieke sector. (Forum en College Standaardisatie) Open source software maakt het mogelijk om snel en tegen lage kosten te experimenteren met nieuwe oplossingen. Voor open source software hoeft geen licentie te worden aangeschaft. Hierdoor zijn de initiële kosten, en daarmee het financiële risico, laag. Is het eindresultaat niet naar wens? Dan hebben we er van geleerd en kunnen we er gewoon mee stoppen, zonder dat er hoeft te worden afgeschreven op licenties. Het verschil tussen de totalcost of ownership van open source software en traditionele software is overigens vaak minder groot dan wel eens wordt gedacht. De grootste kostenpost is op de langere termijn namelijk niet de kosten voor licenties, maar de kosten van het beheer. Bij het beheer van software spelen vooral uren en diensten een rol. Het is de moeite waard om de kansen die open source de gemeente Geldermalsen biedt te verkennen. Het einde van documenten Vanuit de brief is het document ontstaan. De moderne informatievoorziening is niet langer meer alleen document georiënteerd. De webpagina s met nieuws, met formulieren en met multimediale informatie, de en de tweets hebben het documentlandschap voorgoed aangepast. Het routinematig blijven omzetten van gegevens naar worddocumenten ten behoeve van formele verslaglegging is inefficiënt en heeft zijn langste tijd gehad. Het grootste deel van de problemen wordt hier nog geleverd door de noodzaak die wordt gevoeld om tussentijds fysiek te ondertekenen. Door zaaksystemen en goedkeuring in de workflow worden deze formele tussenstappen steeds meer digitaal gedaan. Burgers en bedrijven zijn uniek geautoriseerd en geïdentificeerd door middel van hun persoonlijke DigiD. Virtualisatie Deze ontwikkeling heeft vooral gevolgen voor organisaties. Het is mogelijk geworden om het aantal noodzakelijke computers (of servers) terug te brengen. Meerdere virtuele computers worden als services door een centrale computer beschikbaar gesteld. De onafhankelijkheid van de (fysieke) ICT-apparatuur wordt vergroot en de locatie van de apparatuur wordt daardoor minder belangrijk. Er komt meer gelaagdheid in de architectuur met meer flexibiliteit en onafhankelijkheid als gevolg. Beheerders van netwerken, computers, gegevenssets en toepassingen kunnen zich tussen verschillende muren en in diverse organisaties bevinden, zowel in Nederland als daarbuiten. Een voorwaarde is echter wel dat de beheerders kennis hebben van deze nieuwe technieken en dat de beheerorganisatie aansluit bij deze ontwikkeling. Deze ontwikkeling brengt ook nieuwe risico s met zich mee. Hoe weet je zeker dat je zelf altijd bij je gegevens kan en dat anderen geen misbruik kunnen maken van je (vertrouwelijke) informatie? Cybercrime Dit is een van de negatieve gevolgen van de digitalisering van de maatschappij en het is van belang om hier rekening mee te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Diginotar hack, Lektober en Project X. De gemeente Geldermalsen beschikt al over een informatiebeveiligingsbeleid en een informatiebeveiligingsplan voor Informatiemanagement zal de uitvoering van maatregelen uit dit plan moeten gaan coördineren en informatiebeveiliging is uitgangspunt bij het inrichten van de informatievoorziening. 9

10 Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken(HNW) is vooral een organisatorisch vraagstuk. Het Nieuwe Werken heeft te maken met aansturing op basis van resultaten, variabele werktijden, thuiswerken en de inzet van flexibele werkplekken. De manier waarop Het Nieuwe Werken in Geldermalsen zal worden ingevoerd hangt in eerste instantie af van de organisatiestrategie. De informatievoorziening is randvoorwaardelijk en ondersteunt HNW door bijvoorbeeld Bring Your Own Device (BYOD) en de synchronisatie van en agenda s. De introductie van flexibele werkplekken is een relevante ontwikkeling op het gebied van ICT kosten. Het totaal aantal werkplekken kan worden terug gebracht en daarmee ook de ICT kosten voor het ondersteunen van deze werkplekken. Daar staat tegenover dat het aantal verschillende (mobiele) apparaten per persoon met HNW ook kan gaan toenemen. Er moet rekening worden gehouden met de te verwachten gevolgen van HNW op de informatievoorziening. Daarom zal er, binnen het samenwerkingstraject op het gebied van IMICT, in ieder geval alvast een impact analyse van HNW worden uitgevoerd. 2.2 De digitalisering van de overheid Deze verandering in de maatschappij hebben ook invloed op de Nederlandse overheid als geheel. Denk hierbij aan het Nationaal UitvoeringsProgramma (NUP), het stelsel van basisregistraties, de oprichting van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) en de beschikbaarheid van centrale voorzieningen voor ketensamenwerking zoals het OmgevingsLoket Online (OLO) en het Digitaal Klant Dossier (DKD). Een gemeenschappelijke visie op dienstverlening Gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisatie en het Rijk hebben eerder een gemeenschappelijke visie op dienstverlening opgesteld. In de visie verwoorden de overheden hun gedeelde ambitie: Eén digitale overheid: betere service, méér gemak. Om invulling te kunnen geven aan deze visie moeten overheidsorganisaties samenwerken. De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) is er op gericht om de noodzakelijke informatie-uitwisseling mogelijk te maken. Op basis van 10 basisprincipes is er een referentiearchitectuur beschreven voor het inrichten van de informatiehuishouding van de Nederlandse overheid als geheel. NORA bevat tien basisprincipes die betrekking hebben op dienstverlening. Het begrip dienst omvat hier alle activiteiten waarmee dienstverleners publieke taken uitvoeren. Het uitgangspunt is dat de afnemers (burgers, bedrijven en andere overheidsorganisaties) in de dienstverleningsrelatie centraal staan. (NORA-katern Strategie) Op basis van deze principes is er een overkoepelende referentie architectuur beschreven die er op is gericht om (keten)samenwerking binnen de Nederlandse overheid mogelijk te maken. De referentiearchitecturen van de verschillende bestuurslagen zijn gebaseerd op NORA 6. Het Nationaal UitvoeringsProgramma De uitgangspunten van NORA worden concreet gemaakt in het Nationaal UitvoeringsProgramma (NUP) dit programma is er op gericht om overheidsbreed een basisinfrastructuur neer te leggen die een efficiënte en effectieve onderlinge samenwerking mogelijk maakt. Een goed voorbeeld is het stelsel van basisregistraties: De gemeente hoeft niet meer alle gegevens zelf bij te houden, maar kan gebruik maken van de (basis)gegevens uit het stelsel. Om hier van te kunnen profiteren moeten we natuurlijk wel aansluiten op de basisinfrastructuur. 6 De NORA-familie 10

11 Er zijn 24 voorzieningen die gezamenlijk deze basisinfrastructuur voor de e-overheid vormen. De komende jaren staan in het teken van het gebruik van deze basisinfrastructuur. De overheidsbrede implementatieagenda dienstverlening e-overheid, kortweg i-nup, beschrijft de ambities voor de komende vier jaar, met vier hoofdlijnen: Ł Het loket voor burgers Een beter bereikbare overheid, beter vindbare en toegankelijke overheidsinformatie én de gemeente als dé herkenbare ingang tot de overheid. Daar werken alle overheden de komende jaren aan. Ł Digitale dienstverlening aan bedrijven Bedrijven gaan in 2012 en 2013 de voordelen merken van het gebruik van een aantal basisvoorzieningen: minder regeldruk, betere dienstverlening en lagere kosten. Ł Het Stelsel van Basisregistraties Er zijn dertien basisregistraties, die samen het Stelsel van Basisregistraties vormen. Een werkend Stelsel dat als één geheel wordt ervaren, is het einddoel voor Het Stelsel werkt nu al vanuit losse onderdelen. Ł Implementatie-ondersteuning voor gemeenten Elke individuele overheidsorganisatie is zelf verantwoordelijk voor de implementatie en het gebruik van de basisinfrastructuur. Voor gemeenten wordt een apart programma gestart, Operatie NUP, dat alle gemeenten ondersteunt bij hun implementatie van de bouwstenen. Dat wordt met een bijdrage van het rijk - uit het gemeentefonds gefinancierd. Het omvat onder meer impactanalyses, koppelvlakken (gebaseerd op KING standaarden) en een toolkit. Deze Operatie NUP is een onderdeel van i-nup. I-NUP bouwt voort op het NUP, het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid. Aan dit programma lag een bestuursakkoord ten grondslag met afspraken over prioritering van een aantal basisvoorzieningen, die samen de basisinfrastructuur vormen. 11

12 3 De organisatiestrategie van Geldermalsen De rode draad voor Geldermalsen in 2013 is: Vitale gemeente, vitale dorpen, vitale inwoners. De gemeentelijke organisatie zelf staat in de steigers. Het veranderende takenpakket en de noodzaak om te bezuinigen heeft gevolgen voor de organisatiestructuur en de manier waarop er wordt gewerkt. Daarnaast moet nieuwe wet- en regelgeving worden geïmplementeerd en ondertussen moet de winkel wel gewoon open blijven. De nota bedrijfsvoering Geldermalsen stelt: Wij willen een organisatie zijn die in staat is om weloverwogen aan de vraag vanuit de klant te voldoen en op nieuwe ontwikkelingen in te spelen. Bij het uitvoeren van onze wettelijke taken en bestaand beleid zetten wij niet meer middelen in dan noodzakelijk. We maken zoveel mogelijk gebruik van beschikbare standaarden, zoals modelverordeningen en ICT-toepassingen, en de kennis van anderen. Wij spelen flexibel in op de veranderende vraag door regionaal samen te werken, met name met Tiel en Culemborg, en gebruik te maken van de ervaringen van andere gemeenten. Integraal werken en resultaatsturing zijn leidende principes voor de gehele organisatie. Om de bezuinigingen te kunnen realiseren wordt de bedrijfsvoering verder geoptimaliseerd en wordt er ingezet op regionale samenwerking. Openheid en transparantie vergroot het vertrouwen. Door onderling vertrouwen en een veilige omgeving, ontstaat er ruimte voor verandering. Zichtbaar en herkenbaar management kan richting geven aan verandering. 3.1 Het gebruik van standaarden We hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden en daarom neemt Geldermalsen in beginsel de uitgangspunten over uit bestaande standaarden. De richtlijnen van de geldende standaarden worden gevolgd, tenzij er vooraf wordt uitgelegd waarom ervoor wordt gekozen om af te wijken 7.Waar nodig is worden uitgangspunten specifiek gemaakt voor de gemeente Geldermalsen. De standaard voor de digitale overheid De gemeente Geldermalsen sluit aan bij NORA. Door de uitgangspunten van NORA over te nemen, wordt het goedkoper en makkelijker om aan te sluiten bij landelijke voorzieningen voor ketenintegratie. De gemeente Geldermalsen sluit daarom aan bij de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). De standaard voor de inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening Op het gebied van de architectuur van de informatievoorziening sluit de gemeente Geldermalsen aan bij de GEMMA Informatiearchitectuur 8. In deze modelarchitectuur wordt beschreven uit welke onderdelen een goed functionerende gemeentelijke informatievoorziening is opgebouwd. Ook wordt beschreven hoe ervoor wordt gezorgd dat deze informatievoorziening kan functioneren als een samenhangend geheel. Omdat softwareleveranciers producten ontwerpen op basis van deze GEMMA modelarchitectuur, wordt het eenvoudiger om standaard oplossingen te gaan gebruiken. Standaard software De GEMMA Softwarecatalogus is het nieuwe online informatiesysteem van KING waarin ruim zestig ICTleveranciers hun (verwachte) aanbod van softwareproducten voor gemeenten inzichtelijk maken. In de Softwarecatalogus laten de leveranciers per softwareproduct zien wat de productplanning is, welke standaarden worden ondersteund en wat de globale functionaliteit is. 7 Het pas toe of leg uit principe van het college voor standaardisatie. 8 GEMMA 1.0 is nog gebaseerd op NORA 2.0. Daarom zijn op dit moment ook het gemeentelijk fundament en de basisgemeente inspiratiebronnen voor de gemeente Geldermalsen. GEMMA 2.0 is op dit moment in ontwikkeling en zal worden gebaseerd op NORA 3.0 en de basisgemeente. 12

13 De standaard voor informatiemanagement Op het gebied van informatiemanagement sluit de gemeente Geldermalsen aan bij de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. De baseline is in opdracht van de VNG ontwikkeld door KING. De Baseline is een handvat voor gemeenten om de informatiehuishouding in te richten en informatierisico s te beheersen. Deze richtlijn verbindt het informatiebeheer inclusief archivering met de doelstellingen en de werkwijze van een moderne, elektronische gemeente. De Baseline biedt een overzicht van normen en praktische instrumenten en maatregelen om de normen te halen. (Baseline Informatiehuishouding Gemeenten) 3.2 Samenwerken op het gebied van IMICT Om de kwetsbaarheid en de kosten te verminderen en de kwaliteit te verhogen werkt de gemeente Geldermalsen op het gebied van IMICT samen met de gemeenten Culemborg en Tiel. In de nota bedrijfsvoering staat hierover: Het gebied Informatie is de laatste jaren onderbelicht gebleven. Daarom zijn er voor de jaren 2012 en 2013 veel acties benoemd die in gang gezet en geïmplementeerd moeten worden. Waar mogelijk doen we dat vanaf 2012 en in ieder geval vanaf 2013 samen met onze samenwerkingspartners Culemborg en Tiel. Het gaat onder meer om het implementeren van zaakgericht werken, uitwerken en implementeren van kanaalsturing, implementeren informatiebeveiligingsbeleid en het voldoen aan nieuwe wettelijke verplichtingen. Ook het ontwikkelen van managementinformatie krijgt in hoge mate de aandacht. We gaan in Geldermalsen nog slechts een beperkt aantal IMICT projecten zelfstandig uitvoeren. We ronden de lopende projecten af. Het merendeel van de IMICT projecten zal vanaf nu samen met Culemborg en Tiel worden uitgevoerd. 13

14 4 Een analyse van de huidige situatie In januari 2013 hebben wij ten behoeve van dit informatiebeleidsplan een aantal interviews gehouden met direct betrokkenen. Tevens is informeel gesproken met een lid van de commissie Bestuur en Middelen over de visie op de informatievoorziening. Op basis van de antwoorden tijdens de interviews hebben we een aantal voorlopige conclusies getrokken over de huidige situatie in Geldermalsen. Tijdens de interviews kwamen de recent opgestelde afdelingsplannen ter sprake en deze plannen hebben we meegenomen als input. In de afdelingsplannen wordt geen koppeling gemaakt naar de benodigde informatievoorziening. Wel kan de informatiebehoeften hieruit worden afgeleid. We adviseren naast de aspecten zoals geld en mensen/kennis ook in de structuur van het afdelingsplan ruimte te maken voor de vertaling naar de informatiebehoefte van de afdeling. In bijlage 1 wordt het nut van een dergelijke integratie geïllustreerd op basis van een aantal voorbeelden. 4.1 De status van de informatiekwaliteit In algemene zin is tijdens alle interviews duidelijk geworden dat de werkzaamheden van veel van de medewerkers bestaan uit overleggen en vergaderen (met stukken op papier of op een ipad) of het werken op een werkplek achter de PC. Naast de kwaliteit van de informatie moet de continuïteit van de informatievoorziening goed geregeld zijn. De informatiebehoefte binnen de gemeentelijke organisatie is veranderd. Dit is onder andere het gevolg van een overgang van een taakgerichte manier van werken naar een procesgerichte en planmatige manier van werken. Daarnaast heeft de digitalisering van de overheid er toe geleid dat er meer informatie-uitwisseling met ketenpartners nodig is. Hierdoor moeten gegevens en informatie steeds breder toegankelijk zijn. Net als andere overheidsorganisaties wordt Geldermalsen steeds vaker aan tegen beperkingen van de informatievoorziening: Ł Informatie kan niet altijd worden (terug)gevonden Ł De bruikbaarheid van informatie is organisatiebreed niet altijd optimaal Ł Er is behoefte aan meer management- en sturingsinformatie Ł De voordelen van het werken met generieke (basis) gegevens worden nog niet volledig benut. Ł Er is beperkte gegevensuitwisseling met (keten) partners 4.2 De status van het informatiemanagement Naast de kwaliteit van de informatie, gaan we hier in op de organisatie van informatiemanagement het vakgebied waarmee de kwaliteit van de informatie in de praktijk moet worden geborgd. Informatiemanagement maakt het mogelijk dat veranderingen in de informatievoorzieningen op een samenhangende wijze worden geprogrammeerd en aangestuurd. Ł Er is nog onvoldoende samenhang en doelgerichtheid Er is weinig samenhang in activiteiten op het gebied van de informatievoorziening en ICT. Dat betekent weinig (bewustzijn voor) samenhang tussen bedrijfsprocessen en de rol van ICT daarbij. Er is geen intern rollenspel conform het eerder genoemde 9 vlaks model met als gevolg dat de ontwikkeling van de informatievoorziening onvoldoende is gekoppeld aan de lopende zaken en organisatieveranderingen. De bijdrage van de inspanningen en projecten met een I-component zijn daarom ook niet zichtbaar gekoppeld aan de doelstellingen van het College en de afdelingen van de ambtelijke organisatie. 14

15 Ł Informatiemanagement ontbreekt Het belang van informatiemanagement wordt wel onderkend, maar er is geen informatiemanager en de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening is dun georganiseerd en wisselend belegd in de ambtelijke organisatie. Besluiten over de informatievoorziening worden gedelegeerd naar taakvelden of beleidsterreinen met als gevolg dat de informatievoorziening vaak nog per activiteit/taakveld is geregeld. De concernstaf onderneemt activiteiten op het gebied van procesbeheer en is op verandermomenten in the lead op I ; de verantwoordelijkheid voor concernbrede informatie projecten (voor ontwikkeling) zijn belegd bij de concernstaf. Ł Er is geen centrale regie op de invoering van wettelijke verplichtingen De individuele vakgebieden ondernemen vaak zelf activiteiten rond het invoeren van wettelijke verplichtingen op het gebied van de informatievoorziening. Er is wel verantwoordelijkheidsgevoel, maar er is geen centrale regie op de invoering van landelijke verplichtingen. De gemeente Geldermalsen loopt daarom, bij de realisatie van het NUP, op een aantal terreinen het risico dat er een achterstand ontstaat. Ł Er is nog onvoldoende integraal kostenbewustzijn op het gebied van informatievoorziening Informatie over budgetten en kosten is gericht op individuele onderdelen van de informatievoorziening. Sturingsinformatie over de kosten en baten van de gemeentelijke informatievoorziening als geheel ontbreekt. Hierdoor is het maar beperkt mogelijk om te sturen op een effectieve en efficiënte inzet van de informatievoorziening als geheel. De gebruikers van de informatievoorziening zijn zich vaak niet bewust van de daadwerkelijke kosten van hun wensen. Er wordt soms wel gekeken naar de eenmalige aanschafprijs van een licentie, maar er wordt er geen rekening gehouden met beheerkosten, onderhoudskosten (vaak 20% per jaar van de aanschafprijs) en afschrijving. Er wordt vaak ook geen rekening gehouden met eventuele noodzakelijke uitbreiding van de capaciteit van de onderliggende systemen (netwerk, opslagcapaciteit, databases, etc.). Ł Functioneel beheer is beperkt Het applicatielandschap is beschreven maar is nog niet in beheer genomen, er nog geen applicatie portfolio- of contract management. De rol van applicatiebeheer is nu veelal onder gebracht bij de taakvelden en er is geen gebruikersoverleg. Niet alle applicatiebeheerders zijn opgeleid voor het vak van applicatiebeheer, meestal zijn het de key-users die de meeste kennis hebben van het programma. Ł Technisch beheer is nog activiteit georiënteerd. ICT beheert en ontwikkelt vanuit hun ICT specialisme en er wordt niet gewerkt vanuit een verbinding tussen de applicatiearchitectuur en de technische architectuur. Het beheer is activiteit gericht en in afwachting van vernieuwingen. Het interne dienstverleningsmodel is nog gebaseerd op best effort. 15

16 5 Uitgangspunten Hier zijn de uitgangspunten voor de ontwikkeling van de informatievoorziening van de gemeente Geldermalsen beschreven. De uitgangspunten zijn richtinggevende uitspraken en dienen als basis voor de inrichting en het beheer van de informatievoorziening. Voor deze uitgangspunten geld het pas toe of leg uit principe. Informatiemanagement ondersteunt de organisatie bij het laten aansluiten van nieuwe initiatieven bij deze uitgangspunten. 5.1 Uitgangspunten op het gebied van dienstverlening NORA is gebaseerd op 10 basisprincipes: Burgers, bedrijven en overheidsorganisaties (afnemers) Ł krijgen de dienstverlening waar ze behoefte aan hebben. De dienstverlener neemt het initiatief om de afnemer te informeren als hij uit beschikbare informatie kan afleiden dat deze voor de afnemer van belang is. Diensten worden onder de aandacht gebracht op het moment dat de afnemer daar behoefte aan zou kunnen hebben. Wijzigingen in de voortgang van processen en geregistreerde informatie worden gemeld. Zo mogelijk wordt de dienst automatisch verleend. De afnemer behoudt hierbij altijd de controle. Ł kunnen de dienst eenvoudig vinden. Als afnemers op zoek zijn naar bepaalde dienstverlening, kunnen ze deze vinden op de plaatsen waar ze die verwachten. Daarvoor is informatie aangemeld bij de voor de afnemer bekende vindplaatsen. Mocht de afnemer bij de verkeerde dienstverlener uitkomen, dan wordt hij of zij toch geholpen ( no wrong door ). Daarbij verwijst de dienstverlener zo nodig door naar andere dienstverleners. Ł hebben eenvoudig toegang tot de dienst. Dienstverleners sluiten aan bij de manier waarop afnemers contact met hen willen onderhouden. Dit betreft de keuze van de beschikbare communicatiekanalen, de tijdstippen waarop contact mogelijk is en de gebruiksvriendelijkheid van de communicatiemiddelen. Van alle kanalen heeft internet de voorkeur, omdat het personen (via websites, , etc.) en systemen (via elektronische berichten) in staat stelt dag en nacht contact te onderhouden. Er zijn echter altijd afnemers die niet van internet gebruik kunnen of willen maken. Bijvoorbeeld omdat ze beperkingen hebben, vaardigheden missen of niet beschikken over een internetaansluiting. Ook voor hen moet een dienst toegankelijk zijn. Ł ervaren uniformiteit in de dienstverlening door het gebruik van standaardoplossingen. Overeenkomstige aspecten van dienstverlening krijgen op overeenkomstige wijze vorm door gebruik te maken van generieke oplossingen die breed worden toegepast. Daarbij kan het gaan om gebruik van gedeelde processen en systemen (shared services) of toepassing van open standaarden op eigen processen en systemen. Beiden hebben een standaardiserend effect. Ł krijgen gerelateerde diensten gebundeld aangeboden. Wanneer (deel)diensten vanuit het perspectief van de afnemer nauw aan elkaar zijn verwant, worden deze gebundeld gepresenteerd aan de afnemer. Zo ervaart de afnemer ze als waren ze één dienst. Dienstverleners moeten hiervoor afspraken maken met elkaar. Dit kan betekenen dat de achterliggende processen (gedeeltelijk) zijn geïntegreerd, maar dat hoeft niet. Ł hebben inzage in voor hen relevante informatie. De dienstverlener geeft afnemers vooraf, tijdens en na het uitvoeren van een dienst informatie over het 16

17 resultaat, het proces en de gebruikte gegevens. Het gaat om algemene informatie over de dienst en om informatie over de afnemer zelf. In het bijzonder is het van belang om informatie te verschaffen over de betekenis (semantiek) van gebruikte informatie, over de status van het dienstverleningsproces en over de vraag welke informatie van de afnemer wordt bijgehouden. Ł worden niet geconfronteerd met overbodige vragen. De dienstverlener gebruikt informatie die bekend is (bij zichzelf of bij andere dienstverleners) en stelt informatie beschikbaar aan andere dienstverleners. Procedures en regelgeving zijn eenvoudig, zodat de afnemer zo min mogelijk informatie hoeft te verstrekken. Ł kunnen erop vertrouwen dat informatie niet wordt misbruikt. De dienstverlener garandeert dat informatie alleen toegankelijk is voor bevoegde personen en alleen wordt gebruikt voor het doel waarvoor zij is verzameld. Dit principe geldt niet alleen voor informatie over personen, maar ook voor informatie over bedrijven en de overheid zelf. Zo kunnen bedrijfsgegevens waaruit investeringsbeslissingen zijn af te leiden, interessant zijn voor de concurrentie en informatie over overheidsgebouwen voor terroristen. Ł kunnen erop vertrouwen dat de dienstverlener zich aan afspraken houdt. De beschikbaarheid en de kwaliteit van diensten voldoen aan vooraf bepaalde normen. Aangeboden informatie dient bijvoorbeeld juist, authentiek, actueel en volledig te zijn. Processen zijn zodanig ingericht dat dit is gegarandeerd en monitoring van het kwaliteitsniveau plaatsvindt. Ł kunnen input leveren over de dienstverlening. Afnemers kunnen (gevraagd en ongevraagd) correcties, klachten, ideeën, etc. kwijt bij de dienstverlener. Die gebruikt deze input om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Afnemers krijgen zo de kans mee te denken en hun eigen belangen te behartigen. 5.2 Uitgangspunten op het gebied van de informatievoorziening GEMMA is gebaseerd opzeven hoofdthema's. Voor elk van deze thema s zijn basis principes geformuleerd. Ł Basisthema 1: Zaak- en procesgericht werken Zaak- en procesgericht werken wordt in de informatievoorziening van de gemeente ondersteund door middel van systemen voor zakenbeheer zoals het zakenmagazijn, business process management systemen (BPMS) en workflowmanagementsystemen (WFMS) en systemen waarin meerdere functies zijn verzameld. Daarnaast spelen een rol: document- en dossiermanagementsystemen en de applicaties waarin zaakobjecten worden beheerd. Ł Basisthema 2: Ontsluiting en gebruik van basisgegevens Burgers, bedrijven en instellingen hoeven slechts eenmalig gegevens aan de overheid te verstrekken. Die gegevens worden daarna overheidsbreed gebruikt. Duidelijk moet zijn wie de waarde van een gegeven bepaalt: de gemeente zelf, een andere overheidsorganisatie of de klant zelf (bijvoorbeeld als het gaat om zijn bankrekeningnummer). De gemeente wordt hierbij ondersteund via de aansluiting op landelijke registraties en de daarbij horende terugmeldfaciliteit(en), eigen registraties, gegevensservices en het gegevensmagazijn. Ł Basisthema 3: Naast koppelen ook kantelen en generiek maken Met kantelen wordt bedoeld het vervangen van de sectorale inrichting van gemeentelijke processen door een meer klantgerichte inrichting. De informatievoorziening draagt hieraan bij door de gemeente één 17

18 gezicht naar de klant te geven en de achterliggende complexiteit en structuur te verbergen. Generiek maken is het volgens een gestandaardiseerde en uniforme manier inrichten van processen, functionaliteit en gegevens zodat deze gemeentebreed gebruikt kunnen worden. In de informatievoorziening wordt dit bereikt door voor dezelfde informatiefunctie dezelfde applicatie(s) gemeentebreed toe te passen. Ł Basisthema 4: De gemeente ontwikkelt zich tot dé poort van de overheid Om zich tot de poort van de overheid te ontwikkelen, moeten de frontoffice functies over goede geautomatiseerde ondersteuning beschikken. Deze ondersteuning geldt voor alle kanalen waarmee klanten met de overheid communiceren en bestaat onder meer uit de inrichting van de website, de Producten en Diensten Catalogus en het klant contact centrum (KCC). Ł Basisthema 5: Aansluiten op e-overheidsvoorzieningen (volgens NUP) Rijk, VNG, IPO en de UWV hebben in december 2008 een akkoord bereikt over het NUP. Het NUP bevat een selectie uit landelijke ICT-projecten die cruciaal zijn voor het verbeteren van de (digitale) e- dienstverlening, de zogeheten kerninfrastructuur. Naast deze kerninfrastructuur bevat het NUP nog zes voorbeeldprojecten. Aansluiting op het NUP heeft vergaande gevolgen voor de informatievoorziening van de gemeente. Ł Basisthema 6: Ketensamenwerking en de federatieve overheid De gemeente vormt samen met andere overheidsorganisaties de federatieve overheid die als een geheel opereert. Dit heeft gevolgen voor onder meer procesbesturing, gegevensontsluiting, zaken- document- en contentbeheer. Ł Basisthema 7: Groeipad naar serviceoriëntatie In de basis gaat serviceoriëntatie om een denkwijze: interacties tussen partijen worden bezien en ingevuld als diensten en/of services die een aanbiedende partij op verzoek levert aan afnemers, die zelf bepalen wat ze met het resultaat doen. Deze denkwijze kan worden toegepast op organisatieniveau, op het niveau van informatiesystemen en op het niveau van de onderliggende informatietechnologie. Om de vruchten van deze denkwijze te kunnen plukken is het raadzaam de denkwijze op alle drie niveaus toe te passen. Dan is een maximum aan samenwerking met een minimum aan afspraken mogelijk. De Lijst met pas toe of leg uit standaarden Het Forum en College Standaardisatie beheert de Lijst met pas toe of leg uit standaarden. In deze lijst zijn standaarden opgenomen die binnen de Nederlandse overheid moeten worden gebruikt. De gemeente Geldermalsen houdt zich aan de gemaakte afspraken over het gebruik van open standaarden op de pas toe of leg uit lijst. 5.3 Uitgangspunten voor informatiemanagement In de zeven normen van de baseline zijn de verantwoordelijkheden van het bestuur en het algemeen management als volgt vastgelegd: Ł Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheid die het lijnmanagement namens het college van burgermeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven. Ł Norm 2: Organisatie De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. 18

19 Ł Norm 3: Standaarden Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeente of het bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik. Ł Norm 4: Ordening en metadata Er is een geprioriteerde classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met wet- en regelgeving. Ł Norm 5: Duurzaamheid toegankelijkheid en authenticiteit Een al of niet geautomatiseerd systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende beheerregime. Ł Norm 6: Kwaliteitszorg Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen. Ł Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform vastgestelde procedures. 19

20 6 Verbeterpunten Om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen, moeten er een aantal activiteiten worden ondernomen. Met een deel van de verbeterpunten moeten we in Geldermalsen zelf alvast aan de slag. Vooral op het gebied van informatiemanagement is het verstandig om op korte termijn al activiteiten binnen Geldermalsen te ondernemen. Het is belangrijk dat de gemeente Geldermalsen straks haar rol als opdrachtgever aan de samenwerking goed kan invullen. Er is bij een aantal verbeterpunten, vooruitlopend op de samenwerking, al aangegeven dat deze beter gezamenlijk met de samenwerkingspartners kunnen worden opgepakt. 6.1 Verbeterpunten informatiekwaliteit Ł Stel een concreet doel. Stel bijvoorbeeld dat het ideale eindplaatje volledig digitaal 9 werken is. Maak het verschil tussen de gewenste situatie en de huidige situatie voor iedereen begrijpelijk. Stel bijvoorbeeld vast dat vanaf nu de digitale versie, tijdens het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden, altijd het origineel is en het papier altijd de kopie. Deel het ideaalbeeld door te laten zien hoe de praktijk van informatie in onze werkprocessen en bedrijfsvoering er in de toekomst uit ziet. Formuleer resultaten zoals: Gegevens kloppen met de werkelijkheid en wij vragen geen gegevens die binnen de overheid (dus ook bij ketenpartners!) al bekend zijn. Laat zien dat administratieve gegevens zichtbaar zijn en kunnen worden geprojecteerd op de digitale landkaart. Breng in beeld op welke manieren deze informatie voor zowel beleid als uitvoering nuttig kunnen worden ingezet. Ł Identificeer informatiestromen en neem controle over de belangrijke informatiestromen met externe organisaties. Deze informatie is een belangrijk hulpmiddel bij het versterken van de regierol van de gemeente; Ł Organiseer het gegevensbeheer centraal (onafhankelijk van het type drager; DIV, GEO, KCS, Basis- en Kernregistraties). Bewaak de kwaliteit van geregistreerde gegevens en monitor de kwaliteit en het binnengemeentelijke gebruik met behulp van de i-spiegel van Operatie NUP; Ł Benut gedane investeringen in kennis over zaakgericht werken en breng deze kennis in, in de samenwerking IMICT. Maak, in ruil voor het delen van deze kennis, gebruik van datgene wat Culemborg en Tiel inbrengen. Ł Bundel informatie in e-dossiers en voorkom dat er nieuwe papieren originelen ontstaan (no-paper-policy). Zaakgericht werken is op dit vlak een belangrijke ontwikkeling. Ł Sluit aan op de beschikbare e-overheidsvoorzieningen en maak gebruik van deze voorzieningen om de lokale informatievoorziening te vereenvoudigen en te verbeteren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het stelsel van basisregistraties volgens NUP; Ł Saneer, in samenwerking met Culemborg en Tiel, de applicatieportfolio door te ontdubbelen en verwijder witte vlekken in het applicatielandschap. Ł Moderniseer gezamenlijk de verouderde PC-werkplekken en hou bij de vervanging nadrukkelijk rekening met ontwikkelingen op het gebied van Het Nieuwe Werken; 9 Informatie ontstaat in het hoofd van mensen, ook invoer/mutaties worden door mensenhanden uitgevoerd. Papierloos werken kan niet zonder mensen. 20