Thematische sessie Lerend Netwerk Competentiemanagement WERVING EN SELECTIE

Transcriptie

1 Thematische sessie Lerend Netwerk Competentiemanagement WERVING EN SELECTIE Myriam Heeremans 19 februari 2009 Inhoud Vooraf Basiskaders werving en selectie Werving Selectie Vragen 1

2 Vooraf Werving en selectie maken deel uit van HR-beleid => dit lostrekken is kunstmatig Hoe je als bedrijf/organisatie kijkt/omgaat met competenties van medewerkers bepaalt hoe je omgaat met werving en selectie en vice versa Competentiebeheer Competentieontwikkeling Vooraf Werving en selectiebeleid wordt sterk ondersteund vanuit informele netwerken binnen en buiten het bedrijf/de organisatie Als gevolg van demografische ontwikkeling ontstaan structurele tekorten op de arbeidsmarkt ontgroening vergrijzing afnemende immigratie Creatieve en onderscheidende werving = noodzakelijk Diversiteit betekent als organisatie gebruik kunnen maken van een grote verscheidenheid in kennis, ideeën en ervaringen = TROEF! 2

3 Vooraf Imago van een organisatie/bedrijf speelt een grote rol bij werving van nieuw personeel Arbeidsmarktcommunicatiestrategie Kansengroepen krijgen meer kansen werkgevers staan voor uitdaging om deze kansen te grijpen=> opletten voor vooroordelen en bestaande denkbeelden Werving en selectie zijn onlosmakelijk verbonden met personeelsplanning (van puur kwantitatief naar kwalitatief): Welke competenties heeft de organisatie nodig Welke competenties zijn reeds aanwezig (diagnose) Analyse van verschillen + formuleren actieplan (werving en selectie) meer en meer gericht op een loopbaan Basiskaders werving en selectie Competentieontwikkeling: Individuele competenties zijn bedrijfsspecifieke talenten en bekwaamheden, die organisaties in staat stellen om waardevermeerderende strategieën te kiezen, te ontwikkelen en uit te voeren. Zij omvatten alle bedrijfskenmerkende verworvenheden, kennis, vaardigheden en capaciteiten, die zijn ingebed in de structuur, werkprocessen en interpersoonlijke relaties van en in een organisatie (Lado en Wilson, 1994) Competentieontwikkeling kan men dan zien als een geheel van acties met als doelstelling het beste uit de medewerkers (teams, organisatie, ) te halen en dit in functie van de doelstellingen van de organisatie. Het beste uit mensen halen verwijst daarbij naar een actieve investering van organisaties in kennis, vaardigheden en attitudes. 3

4 Basiskaders werving en selectie Het competentieprofiel als instrument Opstellen van het competentieprofiel Van competentieprofiel naar instapprofiel Werving en selectie als onderdeel van het HR-beleid Heeft implicaties op: Personeelsplanning Inhoud en organisatie van het werk Ontwikkeling, training en loopbanen Doorstroom en retentie (loopbanen) Leiderschap en evaluatie Arbeidsomstandigheden en gezondheid Arbeidsvoorwaarden en beloning 4

5 Is er een aanwerving nodig? Is mijn behoefte aan extra mankracht van permanente aard? Of is dit een plotse opstoot van werk, eventueel een tijdelijk of seizoensgebonden fenomeen? Kan ik bepaalde van de extra taken of werkzaamheden doorschuiven naar andere werknemers? Kan één van de huidige medewerkers de vrijgekomen job aan? Kan ik iemand intern doorschuiven? Misschien krijg ik op die manier wat dynamiek in mijn organisatie? Mogelijks kan ik voorlopig beter werk doorgeven aan collega s of werken met een onderaannemer? Stilstaan bij: Personeelsbehoefteplanning Kengetallen Bevraging bij direct leidinggevenden Takenpakket Totaaloverzicht ploeg medewerkers Complementariteit hiaten in competenties Startcompetenties in overleg bepalen Wie gaat opvangen, onthalen, opleiden? 5

6 Werving Doelstelling: Zorgen dat zoveel mogelijk arbeidskrachten of reserves die over de nodige competenties beschikken de vacature(s) te zien krijgen Werving zelf doen of uitbesteden? Bedrijf als aantrekkelijke werkgever Vestig de aandacht op de vacature Tips (zie bijlage) Gebruik de juiste wervingskanalen Werving kan langs verschillende kanalen verlopen: Eigen werknemers zijn een belangrijk wervingskanaal! Algemene kanalen: VDAB Advertentie in kranten en weekbladen Internet, jobwebsites Uitzendkantoren Wervings- en selectiekantoren Werving Alternatieve wervingskanalen: Jobkanaal GTB geïntegreerde trajectbegeleiding Centra voor Beroepsopleiding (CBO) Kifkif Vlaams Minderhedencentrum Integratiecentra Work up II (minderhedenforum) Onderwijs (incl. centra voor deeltijds onderwijs) OCMW s Derdenorganisaties Leersecretariaten Leerwerkprojecten, sociale werkplaatsen, Lokale pers Flyers in lokale winkels - ontmoetingsplaatsen 6

7 Vacature: een wervende boodschap Algemeen: Voorstelling bedrijf in concrete termen + zichtbaar Eenvoudige tekst Goed aangeven waarvoor je medewerkers zoekt (wie, wat, waar, waarvoor, ) Clausule opnemen Vacature: een wervende boodschap Meer specifiek: Concrete en voldoende informatie over bedrijf opnemen in advertentie/vacature Hoe concreter, hoe beter Opmaken aan de hand van een competentieprofiel: Doel van de functie Activiteitsgebieden van de job Vereisten van de job Niet alleen focussen op kwalificaties Niveau van Nederlands Onderscheid startcompetenties aan te leren competenties Laagdrempelig: Telefoonnummer van contactpersoon vermelden Zoveel mogelijk dezelfde contactpersoon 7

8 Vacature: een wervende boodschap Meer specifiek: Aandacht voor diversiteit: Clausule Rekrutering op kwaliteiten Formuleer ook het aanbod vanuit het bedrijf: Opleiding en begeleiding Ontwikkelingsmogelijkheden Loonvoorwaarden en andere interessante randvoorwaarden/extralegale voordelen Selectie: voor je begint Vertrekkende vanuit competentieprofiel instapprofiel Verschillende methodieken mogelijk Opstellen van een stappenplan Resultaat voor ogen houden 8

9 Voorbereidingsfase Inzicht in het strategisch beleid/behoud van medewerkers Reflectie over functie-inhoud Verzamelen van informatie over de functie: Jobdefinitie en jobdynamiek (via chef, collega s, functiehouder): waarin onderscheidt een goede medewerker zich van een middelmatige? (= methode van kritische incidenten) Functiecontext, werkomstandigheden Indirecte omgeving Opmaak van een functie- en competentieprofiel Competentie = expertise x gedragsrepertoire Effectiviteit van medewerker = kennis + ervaring + attitude + aandacht + ambitie Voor het sollicitatiegesprek Bepaal over welke competenties je info wil bekomen. Definieer de competentie zodat er eenduidigheid over bestaat. Omschrijf wat voldoende/onvoldoende is Welk gedrag wordt als succesvol beschouwd? Welke startcompetentie is nodig? Weeg de verschillende competenties Welke competentie is belangrijkst? Welke competenties zijn minder belangrijk? Bedenk startvragen per competentie Bv. kan je mij een voorbeeld geven van een situatie waarin je verzeild bent geraakt en waarin van jou duidelijk doorzettingsvermogen werd verwacht? Dit kan worden gesitueerd in de jeugdbeweging, op de schoolbanken, in de thuissituatie of op het werk. 9

10 Selectie: waar hou je best rekening mee? Brieven: Lees brieven volgens relevantie voor de functie (bv. spellingsfouten, ) Laat minimaal twee onafhankelijke beoordelaars de brieven lezen Cv-screening: Vooraf afspraken maken over de criteria waarop cv beoordeeld wordt, verhoogt objectiviteit Onderverdeling noodzakelijke en wenselijke functie-eisen Beoordelaars zoveel mogelijk laten rapporteren over hun selectie met behulp van een scoringsformulier verhoogt transparantie en objectiviteit Opletten voor juiste beoordeling van cv s van allochtonen: Brokkelig opleidingspatroon Gaten in chronologische opbouw Selectie: waar hou je best rekening mee? Testing Objectiverend ruisgevoelig, cultuur-, leeftijds- en/of geslachtsgebonden In combinatie met rest van selectieproces Zo functiegericht mogelijk Alternatieven: Toelichten antwoorden Rollenspel met een concrete situatie Mindere scores meenemen in selectiegesprek 10

11 FASE 1: Voorbereidingsfase Werken met criteria Stap 1: definieer de kritische succesfactoren Hoofdcriteria: Kennis Vaardigheden Persoonlijkheid Belangstelling Werkomstandigheden Motivatie Passen in de organisatiecultuur Specifieke criteria uit informatieverzameling!!! Steeds gedefinieerd in gedragstermen!!! Werken met criteria Harde criteria Zachte criteria Vereiste criteria (sine qua non) Wenselijke criteria Starters (om het gesprek mee te beginnen) Meelopers (in de loop van het gesprek) Observatiecriteria 11

12 Observatie versus beoordeling 2 aparte schema s: Observatie Beoordeling Per criterium een minimumgrens bepalen (beschrijvend en gedragsmatig geformuleerd) Voorbeeld: overtuigingskracht: Voldoende: De kandidaat zoekt argumenten en feiten om andermans standpunten te beïnvloeden Hij/zij maakt anderen enthousiast voor een bepaalde mening of gedrag Onvoldoende: Hij/zij wacht tot iemand anders een standpunt inneemt om zelf te reageren Als hij zelf toch een mening geeft, vermijdt hij discussie daarover Voorbeeld meerpuntenschaal Niveau 1: hij/zij is een meeloper Niveau 2: hij/zij wacht tot iemand anders een standpunt inneemt om zelf te reageren Niveau 3: hij/zij brengt ongevraagd zijn mening naar voren Niveau 4: hij/zij maakt anderen enthousiast voor een bepaalde mening of gedrag FASE 2: Keuze van selectieinstrumenten Sterke punten: Interview > tests Zwakke punten: Tests > interview 12

13 Selectie: meten we wat we willen weten? Wetenschappelijk onderzoek: in welke mate instrumenten/ aanpakken bijdragen tot correct voorspellen van gedrag in een nieuwe functie Instrument / aanpak Assessment center Intelligentietest Biografische gegevens/cv Interview: gedragsgericht en gestructureerd Interview: ongestructureerd Persoonlijkheidsvragenlijst Gemiddelde schoolcijfer Gecontroleerde referentie Grafologie, astrologie Validiteit 45% en meer 45% en meer 45% en meer 35% tot 45% 20% tot 25% 10% tot 30% 0% tot 20% 0% tot 20% 0% Voorwaarden voor een goed sollicitatiegesprek Vertrouwelijke sfeer tussen interviewer en kandidaat De kandidaat en interviewer zijn gelijkwaardig (vermijden van sociaal wenselijke antwoorden) De interviewer luistert actief, vat samen, geeft aan dat hij/zij luistert De interviewer structureert het interview, zo weet de kandidaat waaraan hij /zij zich mag verwachten en dit maakt de vergelijking tussen verschillende kandidaten gemakkelijker De interviewer stelt de juiste vragen op de juiste manier Relevante vragen: naar feiten, beleving en gedrag Geen suggestieve vragen Vraag door over relevant gedrag De interviewer: aandacht voor non-verbale elementen, hij/zij praat rustig; dit geeft de kandidaten de indruk dat ze tijd krijgen om alles uit te leggen 13

14 Interviewscript Introductiefase Kennismaking kandidaat en interviewer Ijsbreker Toelichting bedoeling en inhoud gesprek Informatiefase Voorstelling onderneming/organisatie Informatie over kandidaat Cv Vragen over criteria Starr Informatie over functie Beantwoorden van vragen van kandidaat Afrondingsfase Bespreken arbeidsvoorwaarden Nagaan of de kandidaat nog geïnteresseerd is in de functie Afspraken maken over de verdere procedure Kennismaking kandidaat en interviewer Naam, functie, mogelijke toekomstige relatie met kandidaat Belang van psychologisch contract Daarom ook: goede ontvangst (funtionele wachttijd: bv. voorbereiden van interview) 14

15 Ijsbreker De interviewer speelt thuis Sociale afhankelijkheid (selecteur in machtspositie) Het woord geven aan de kandidaat (wennen aan de vreemde omgeving) Toelichting bedoeling en inhoud gesprek Vertrouwen, openheid scheppen Van superioriteit naar meer gelijkwaardigheid 15

16 Voorstelling onderneming Motivatiepeiling: Wat is bijgebleven uit bv. folder, website? Bijkomende info gezocht Wat wil de kandidaat nog meer weten? Welke soort vragen stelt hij? Geeft zicht op waarden onder de ijsberg Interessesfeer en mate waarin dit past in de organisatiecultuur Informatie over kandidaat Cv: 75 à 80% van de interviewtijd Validiteit verhoogt via ervaringsgericht interview (STARR) Vooraf: kandidaat even laten nadenken over relevante ervaringen waarin hij de startcriteria gebruikt heeft 16

17 Vraagtechniek Vermijd gesloten vragen / open vragen bewijzen dat interviewer luistert + schept vertrouwen Ping-pong Afhankelijkheidsgevoel Irritatie Vermijd suggestieve vragen (sociale wenselijkheid) Vermijd fantasiegerichte vragen (als dan, stel dat, hoe zou je reageren?) Vervang waarom vragen door waardoorvragen Vraag door! Interviewmodellen Fantasiegerichte interview Counselinggesprek Confrontatiegesprek Situationele gesprek Gedragsgericht interview STARR 17

18 Kenmerken gedragsgericht interview Verledengericht Steekproefaanpak Kandidaat kiest uit veelheid aan ervaringen Logische en vaste volgorde van stappen Selecteur bepaalt het interviewscript, kandidaat de thema s Kandidaat moet zich kunnen voorbereiden m.b.t. kritische succesfactoren 3 niveaus in gedragsgerichte interview Stap 1: WIJ-niveau: Context van relevante ervaring uit CV m.b.t. een criterium Stap 2: IK-niveau: Individuele taak en rol van de kandidaat hierin Stap 3: DUO-niveau: Kritische terugblik op persoonlijke ervaring en leerproces 18

19 STARR De STARR-methodiek is een methodiek om een gesprek te voeren over het (arbeids)verleden van de kandidaat en om gedrag en context duidelijk in kaart te brengen Situatie taak actie reactie - reflectie NIET: wat zou je doen in een bepaalde situatie? WEL: wat heb je gedaan in een vergelijkbare situatie? STARR Gebaseerd op theorie van ROE: Gedrag wordt verklaard door 4 determinanten: Situationele Dispositionele: stabiele kenmerken of eigenschappen (fysiek, psychisch, persoonlijkheid) Habituele: verworven door leerproces Motivationele: drijfveren 19

20 STARR Situatie Wat was de situatie? Welke en wat voor mensen waren aanwezig? Wat waren de gebruikte gereedschappen en materialen? Hoe was de werkomgeving? Waren er spanningen tussen mensen of werkdruk? STARR Taak Welke taak had men in die situatie? Wat werd in de gegeven situatie van de deelnemer verwacht? Wie verwachtte wat van de kandidaat? Welke rol voerde de kandidaat uit? 20

21 STARR Actie Wat was de actie? Hoe werd de activiteit uitgevoerd? Wat deed de kandidaat in de gegeven situatie? Wat bracht de kandidaat ertoe zich zo en niet anders te gedragen? STARR Resultaat Wat was het resultaat van de actie? Was het adequaat? Hoe kan het worden verbeterd? Reflectie Hoe kijkt de kandidaat er achteraf op terug? Wat was goed, wat kon beter? 21

22 Beoordelingsfouten Eerste indruk / selffullfilling prophecy Aantrekkelijkheid en sekse Invloed van functiewaarde Overdracht van de selecteur Halo -effect Horn -effect Gewicht van negatieve informatie Angst voor de eigen positie Overwaardering van zeldzame eigenschappen Invloed van kandidaten op elkaar Informatie over de functie Via de socratische methode zeg me welke vragen hij stelt en ik zal je zeggen wie hij is. 22

23 Bespreking arbeidsvoorwaarden In eerste gesprek o.w.v. afstemming tussen arbeidsvoorwaarden en verwachtingen kandidaat Proeftijd, opzegtermijn, opleiding, plaats tewerkstelling, tussenkomst in kosten, secundaire arbeidsvoorwaarden Nog interesse? Nog vragen? Ruimte voor de kandidaat 23

24 Verdere procedure toelichten Duidelijke afspraken Termijn waarop beslissing wordt meegedeeld Volgende stappen in de selectieprocedure En dan Tijdens voorbereidingstraject ook reeds stilstaan bij: Onthaal Peter-/meterschap Opleidingsplan Opvolgingsgesprekken 24

25 Vragen? dossier aanwerven info over tewerkstellingsmaatregelen 25