Verslag vergadering HPT en Management Trivire d.d. 12 januari 2016, uur

Transcriptie

1 Verslag vergadering HPT en Management Trivire d.d. 12 januari 2016, uur Servicekostenbeleid Trivire zegt dat het 2 jaar geleden is gelukt om de afrekening servicekosten af te ronden voor 1 juli. Op dit moment verloopt dit proces niet goed. Het is te laat, er zijn veel correcties, waarvan dan later weer blijkt dat het niet goed gecorrigeerd is. Er zijn nog 60 blokken te doen. Inmiddels is er extern iemand ingehuurd om te helpen de afrekeningen op orde te krijgen. Trivire hoopt dat dit het eerste kwartaal is afgerond, maar er blijven verrassingen naar voren komen. Het is belangrijk dat dit goed en duidelijk naar de huurders gecommuniceerd zal worden. Ook zal gesproken worden in hoeverre Trivire mensen kan compenseren. Trivire doet er alles aan om het traject nu zo snel en zorgvuldig mogelijk af te ronden. Trivire zegt dat er op verschillende manieren communicatie naar de huurders plaats zal vinden. Aan de 60 blokken zal uitgelegd worden wat er fout is gegaan. Daarnaast zijn er een aantal complexen waar corrigerende correspondentie naartoe zal gaan en waar het mis is gegaan, zal een bewonersavond worden gepland. De bewoners worden op korte termijn geïnformeerd. HPT vraagt of 2015 ook weer een vertraging zal laten zien. Het is de bedoeling dit te voorkomen, maar het wordt waarschijnlijk lastig, omdat 2014 nu nog niet is afgerond. De extra capaciteit zal wel blijven tot de achterstand ingelopen is. Edwin zegt dat in kaart gebracht zal worden wat wel of niet haalbaar is en hoeveel werk ermee gemoeid is. Hij zegt toe de werkgroep op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Overigens is deze informatie niet alleen voor de werkgroep van belang, maar ook voor de huurderscommissies. Trivire zegt dat het binnen een complex vaak verschilt op individueel niveau. Het is allemaal zo ingewikkeld dat het vaak lastig uit te leggen is aan huurderscommissies. Trivire merkt het volgende op: - Alle klachten en vragen van huurderscommissies en individuele huurders worden nu afgehandeld. - Er gaat een gedifferentieerd bericht uit over het hele bezit, wanneer men ongeveer informatie kan verwachten. - Over de voortgang van het proces wordt de werkgroep geïnformeerd. - Op complexniveau worden er mogelijk bewonersavonden gehouden. Trivire merkt op dat hier wel een balans in gezocht moet worden, want de mensen die op detail vragen moeten beantwoorden, zijn ook degenen, die de afrekening servicekosten recht moeten trekken. HPT zegt dat een aantal huurderscommissies niet heeft getekend. Trivire merkt op dat de mensen niet voor akkoord moesten tekenen, maar voor het feit dat zij geïnformeerd zijn. Als een individuele bewoner het niet eens is met zijn afrekening, dan zijn er andere klachtenregelingen. Schoonmaakpilot Dit verloopt heel erg goed. Er is een evaluatie in concept gereed. Trivire wil op deze voet verder. De tevredenheid neemt toe tegen minder of dezelfde kosten. Wijkbeheer nieuwe stijl De uitrol vindt nu plaats. Het is de bedoeling dat dit eind 2016 gereed is. Als mensen niet reageren, wordt ervan uitgegaan dat zij het basispakket willen. 1

2 Woonkeus Woonkeus heeft in concept een nieuw ondernemingsplan. Het is de bedoeling dat Woonkeus het centrale punt wordt voor vragen van woningzoekenden over het woonruimteverdeling systeem. Dit betekent dat vragen voor woningzoekenden of huurders niet langer beantwoord worden door de individuele corporaties. Dit moet leiden tot meer eenduidigheid, betere bereikbaarheid voor de woningzoekende en een betere verdeling van de kosten. Deze koers heeft zich in de herfst al afgetekend. De komende tijd zal gebruikt worden om daar binnen de corporaties meer in detail afspraken over te maken. Ook de HPT zal hier verder over geïnformeerd worden (adviesaanvraag). Trivire geeft aan dat niet precies bekend is wanneer de adviesaanvraag voorgelegd zal worden aan de HPT. Dit heeft verder geen invloed op de PALT-afspraken. 3a. Raad van Commissarissen Op 1 juli 2 nemen twee Commissarissen afscheid. Dit betekent dat er 2 vacatures ontstaan. Deze leden zijn niet afgevaardigd door de huurdersraad, maar omdat 1, door de HPT afgevaardigd lid, voorzitter wordt en deze onafhankelijk moet zijn, vraagt men aan de HPT om met de werving van een Commissaris namens de huurders te starten. De Woningwet heeft hier regels voor (formele restricties, rechten en plichten en praktische aanvullingen). De voorzitter van de RvC wil hierover graag met de HPT in gesprek. De procedure duurt een maand of 4, omdat er ook een fit en proper test bij hoort. Er moeten dus op korte termijn afspraken gemaakt worden. Afgesproken wordt dat de voorzitter van de RvC bij een overleg van de HPT zal aanschuiven samen met een extern deskundige, die helpt met de werving van de andere kandidaat. 1. Status GOHD en biedingen aan de gemeentes PALT / Biedingen aan de gemeente De bestuurder van Trivire is altijd groot voorstander geweest van regionale afspraken, maar er is nogal wat gebeurd tussen de verschillende huurdersvertegenwoordigingen. Hij is uitgenodigd om op 9 februari a.s. bij een commissievergadering op het Stadskantoor aanwezig te zijn om in principe te kijken in hoeverre de PALT-afspraken getekend kunnen worden. Maar collega gemeenten moeten ook op lokaal niveau overeenstemming hebben. Het DB van de HPT heeft op 7 januari een gesprek gehad over PALT en het bod met de gemeente Dordrecht en Trivire. HPT zegt dat er nog vragen zijn over de afname van het aantal woningen, dit zijn er meer dan wenselijk. Dit moet opgelost worden. De gemeente Dordrecht en Trivire zullen de cijfers verder bestuderen. HPT en de gemeente willen een maximale afname van 1500 woningen. De HPT wacht op de uitkomst van dit gesprek en daarna zal er weer een overleg gepland worden. HPT merkt op dat de afname van woningen bij Trivire wel duidelijk is, maar bij Woonbron zijn er geen concrete cijfers. Het DB heeft 13 januari een afspraak met de huurdersraad van Woonbron. Het DB wil ook graag het bod van Woonbron inzien. Op 14 januari is er een afspraak met de gemeente Zwijndrecht over PALT/Bod. In Zwijndrecht is ook geen zicht op het bod van Woonkracht10. Bij het gesprek bij de gemeente Zwijndrecht zullen ook leden van het GOHD aanwezig zijn. Uit PALT deel III van Zwijndrecht blijkt dat de aantallen hier minder spelen dan in Dordrecht, maar leefbaarheid is hier wel een belangrijk punt. De bestuurder van Trivire wil graag op de hoogte gehouden worden van het gesprek met Woonbron op 13 januari en met de gemeente Zwijndrecht op 14 januari. Van de gemeente Hendrik Ido Ambacht is geen uitnodiging voor een gesprek ontvangen. 2

3 GOHD De bestuurder van Trivire pleit heel erg voor een heel nieuwe GOHD. Er komen veel wijzigingen van bestuursfuncties bij de corporaties. HPT erkent dat de GOHD een belangrijk instrument is, maar de HPT wil niet het voortouw nemen, gezien het feit dat zij net nieuw opgestart zijn. Als een van de andere huurdersraden dit wil doen, dan wil de HPT wel helpen. Een vertegenwoordiger van de HPT heeft contact gehad met de huurdersraden van Rhiant en Tablis Wonen. Zij willen meedoen met een nieuw GOHD. Met Woonbron moet hierover nog gesproken worden, maar hij verwacht dit wel, omdat er nieuwe mensen zitten. Ook heeft Hij contact gezocht met een Combiraad-lid van Woonkracht10. Zij vallen de voorzitter niet af. Trivire stelt voor om iemand anders te benaderen van Woonkracht10 om te praten over het tot stand van het GOHD. Opgemerkt wordt dat het waarschijnlijk niet gaat lukken op regionaal niveau de PALTstukken te tekenen. Dit moet dus per gemeente op lokaal niveau, in ieder geval voor het eerste jaar. 7. Introductie Adjunct Directeur en manager financien Deze is per 1 oktober jl. aangesteld (tevens Bedrijfsvoering). Hij heeft zich direct beziggehouden met de reorganisatie. Half februari zal hierover meer bekend worden, 1 april wordt dit doorgevoerd. Er komt een structuur met een directeur/bestuurder en de uitvoerende primaire afdelingen Vastgoed en Wonen. Bedrijfsvoering is ter ondersteuning. Daarnaast komt er een Klantinformatiecentrum en een afdeling Strategie & Innovatie, waar beleidsmatige aspecten worden ondergebracht. E.e.a. wordt momenteel uitgewerkt. Er zullen adviezen worden gevraagd aan RvC, HPT en OR. Er komt een aparte concern controller, bedrijfsvoering, S&I en concern controller zijn staffuncties. Trivire zegt dat er al gestart is met lean werken. Een aantal processen wordt hiertoe al doorgelicht. Er komt ook een lean sessie met de HPT. Hierbij zullen tevens de processen met de HPT besproken worden en waar wil de raad naartoe over 5 jaar. Dit zal plaatsvinden in maart/april. De klantvisie is goedgekeurd door partijen en vastgesteld. 5/6. Samenwerking 2016 Trivire en HPT/Samenwerkingsovereenkomst Trivire inventariseert waar behoefte aan is in de communicatie met en naar de HPT. Hoe gaat de samenwerking tussen Trivire en de HPT zich ontwikkelen in 2016/2017, mede gezien de reorganisatie. Tijdens deze vergaderingen wordt gekeken naar de hoofdlijnen die met de HPT besproken zullen worden en de verdieping wordt in latere vergaderingen besproken. In deze vergadering wil de HPT het in ieder geval hebben over communicatie en de rolverdeling. De ontwikkeling en de thema s kunnen op een later moment besproken worden. Communicatie Voor wat betreft de communicatie met de huurderscommissies en de bewoners wordt opgemerkt dat er vaak geen antwoord komt op vragen. De HPT vraagt waarom dit zo stroef verloopt. Hopelijk is na de reorganisatie duidelijk bij wie iedereen terecht kan met zijn vragen. Trivire wil samen met de HPT vaststellen waar behoefte aan is, zowel vanuit de HPT als vanuit Trivire. Er moet een soort plan komen. Men is al bezig is met een aantal thema s. Er is de wil om een verbeterslag aan te brengen en hierover moeten afspraken gemaakt worden voor de korte en lange termijn. Een communicatieplan is nodig bij alle veranderingen en verwachtingen, die er wederzijds zijn. Dit kan niet volgens informele afspraken. 3

4 Zodra het functiehuis staat moeten er goede afspraken gemaakt worden, zodat iedereen weet waar hij zijn informatie kwijt kan en kan halen. Er zijn onderwerpen, die iedereen aangaan, maar er zijn ook bij de reorganisatie portefeuilles te verdelen en daar worden namen en/of functies aan gekoppeld. Daar vloeit uit voort wie voor welk thema het aanspreekpunt is. Communicatie met Trivire Er is secretariële ondersteuning voor de HPT en die is tevens contactpersoon voor de administratieve afhandeling van de stukken. Trivire merkt wel op dat de communicatie tussen de huurderscommissies en de corporatie op dit moment slecht is. Daar waar er bepaalde thema s zijn of er een actieve huurderscommissie is, is er wel enige communicatie, maar de structuur eromheen verdient verbetering. Er moet een kwaliteitsverbetering komen bij Trivire, maar ook bij de huurderscommissies. HPT zegt dat er in het verleden een afsprakenlijst heeft gemaakt als leidraad. HPT zegt toe dit toe te sturen aan Trivire. Trivire zegt wel dat hierover samenwerking moet zijn. Zowel Trivire als de HPT moeten elkaar aanspreken op de afspraken. Contacten met de HC s lopen nu nog via de leefbaarheidsconsulenten, maar op langere termijn kan dit veranderen (na de reorganisatie). Trivire zegt dat de rol van de HC s ook zal veranderen, meer verdieping. Er wordt een kwaliteitsslag van de mensen gevraagd. Voor wat betreft de HPT blijft, zoals al eerder gezegd, 1 persoon verantwoordelijk voor de contacten met HPT, maar zonder mandaat. Daarnaast zal er op de HPT vergaderingen (indien nodig) iemand uitgenodigd worden, die gespecialiseerd is over een bepaald onderwerp. Trivire stelt voor dat er werkafspraken gemaakt worden tussen de organisatie en de HPT/HC, zonder dat hierbij namen worden genoemd van medewerkers. Niet alleen voor wat betreft huurders en HC s maar ook voor een bepaalde thematiek. Rolverdeling Voor wat betreft de rolverdeling zegt HPT dat het DB tot ongeveer half mei contact houdt met Trivire, daarna komen er verkiezingen en zullen de rollen van voorzitter, penningmeester en secretaris opnieuw ingevuld worden. De website is inmiddels aangepast. De pagina van de HPT is nu leeg. Daphne wijst erop dat het van belang is dat de HPT informatie op de website zet. De HPT is bezig met een eigen website, waar ook informatie van de HC s op vermeld kan worden. Op de pagina van de HPT op de website van Trivire zal nu vermeld gaan worden dat er een nieuwe huurdersvertegenwoordiging is, met namen en foto s. Trivire zou graag zien dat de HPT zich binnenkort binnen de organisatie en ook daarbuiten presenteert. Op de website kan een stuk geplaatst worden met wat de HPT op dit moment aan het doen is en welke ontwikkelingsprocessen zij doormaakt. De bestuurder zal hier een verklaring aan toevoegen hoe belangrijk hij het werk van de HPT vindt. Dit punt komt op de agenda voor de DB-vergadering van 21 januari a.s. Het volgende punt is de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Aan het eind van het jaar maakte Trivire een staatje voor de RvC met alle onderwerpen die besproken zijn met de huurdersvertegenwoordiging (al dan niet met adviesaanvraag) en wat er aan uitkomsten zijn geweest. Trivire stelt voor dat de HPT dit staatje voor de RvC zelf gaat maken en bij zal houden welke besluiten genomen zijn, bij welke onderwerpen de HPT betrokken is geweest of juist niet. Dit maakt het transparanter. Besluit: HPT neemt dit punt over. 4

5 Verder wordt besloten dat de communicatiemedewerkster voortaan aan zal sluiten bij deze overleggen. Zij vindt het erg waardevol en ook de HPT is van mening dat communicatie een onderwerp van belang is. Eerste aanzet BAG Het voorstel van de HPT zal zijn de eerste BAG te organiseren over het energievraagstuk. Trivire is gevraagd op de volgende HPT-vergadering (7 maart) iets te vertellen over energiebesparende maatregelen e.d. Een BAG zou kunnen plaatsvinden onder de bewoners van een complex, waar het energiebeleid is uitgezet. Vooraf moet aan de groep bewoners wel duidelijk uitgelegd worden wat het doel is van een BAG: Alleen dit onderwerp bespreken en met een uitkomst (advies) komen na 3 bijeenkomsten. Overeenkomst vergaderobject en benodigde faciliteiten Trivire zal een overleg hierover inplannen. Samenwerkingsovereenkomst Een eerste aanzet is aangeleverd bij Trivire, er zijn nog enkele juridische kanttekeningen geplaatst. Deze zullen op 21 januari besproken worden. Zodra de SO getekend wordt, zal ook dit met foto geplaatst worden op de website (eind januari). Ook zal de eerste BAG hierop toegelicht worden. 8. Huurbeleid In november is de HPT geïnformeerd over de eerste stap. De tweede stap is het herijkingsproces. Trivire vraagt welke rol de HPT wil spelen in de ontwikkeling van het huurprijsbeleid. De HPT heeft 3 commissies t.w. Warmtewet, Servicekosten en Huurontwikkeling. Iedere commissie bestaat uit 3 leden. De commissie huurontwikkeling wil graag binnenkort een afspraak maken met Trivire. Trivire wil wel graag vooraf weten welke rol de commissie in wil vullen. Het is niet meer zo dat Trivire kant en klare plannen voorlegt aan de HPT, hoewel er wel doelen zijn die gehaald moeten worden. Deze liggen vast. Er is nog geen datum waarop het nieuwe huurprijsbeleid geïmplementeerd moet zijn. Trivire is bezig met het portefeuilleplan. Trivire zegt dat het huurprijsbeleid herijkt moet worden vanwege de nieuwe wetgeving over passend toewijzen. Er zijn 3 doelen bij het nieuwe beleid t.w. betaalbaarheid, beschikbaarheid en evenredig prijs/kwaliteitsniveau. In de toekomst zal niet meer gestuurd worden op streefhuurpercentages, maar op omvang van de huurprijssegmenten. Er zijn woningzoekenden en zittende huurders die met het passend toewijzen moeten matchen met de huurprijzen van de woningen. Kijkend naar de huidige woningportefeuille blijkt dat de samenstelling van de woningen een match laat zien met de vraag op korte en langere termijn. Daarom is het belangrijk de huurprijzen te koesteren. Harmonisatie maakt dat de huurprijzen uit de pas gaan lopen. Goedkope huurprijssegmenten, alsmede andere segmenten hebben een bepaalde omvang. Van het bezit moet gekeken worden welke woningen in het goede segment passen. Er wordt gekeken naar de goede prijs/kwaliteit verhouding. Hier worden een aantal criteria voor gebruikt. Trivire wil dit in een vervolgafspraak verder bespreken; de juiste woningen op de juiste plek en zorgen dat dit zo blijft. Op het moment van mutatie kan de woning in huurprijs dan omlaag of omhoog gaan. Trivire wil bespreken of dit logisch in elkaar zit. Zij zal met een voorstel voor overleg met de commissie huurbeleid komen. HPT merkt op dat communicatie naar de huurders toe hierbij belangrijk is, omdat huurders hierover ook met elkaar overleggen. 5

6 9. Begroting en jaarplan 2016 De HPT heeft hiervan kennis genomen maar nog niet intern besproken. Trivire is bereid hier toelichting op te geven, zowel op het jaarplan als op de begroting. Per 1 april zal op de begroting bijstelling plaatsvinden, zodra er meer bekend is over de consequenties van de reorganisatie en er beter zicht is op het portefeuilleplan. Mocht toelichting gewenst zijn, dan zal dit doorgegeven worden aan Melanie. Begroting HPT 2016 De begroting is ingediend bij Trivire, maar hier is nog geen reactie op gekomen. Trivire merkt op de kosten van het notuleren hoog te vinden en het begrote bedrag voor de BAG s erg laag. Over het eerste punt zegt HPT dat de kosten in 2015 hoger waren, omdat er toen veel meer vergaderingen waren. Dit bedrag is naar beneden bijgesteld is nog een overgangsjaar, vanaf 2017 wordt verwacht dat er minder vergaderingen zullen zijn en derhalve zullen de notuleerkosten dan ook lager zijn. Voor wat betreft de BAG s wordt opgemerkt dat het lastig in te schatten is wat de kosten zullen zijn. Mocht dit veel hoger zijn, dan zal de post onvoorzien hiervoor gebruikt worden. De directie van Trivire gaat akkoord met de voorgestelde begroting, maar geeft aan dat er geen ruimte meer is voor verhoging. De notariskosten voor de statuten zijn voor rekening van Trivire. Verder wordt besloten zoveel mogelijk af te zien van papieren stukken bij vergaderingen en zoveel mogelijk de mail te gebruiken bij communicatie. Er wordt ook een laptop ter beschikking van de HPT gesteld. 10. Status biedingen aan gemeenten Reeds ter sprake geweest. 11. Status sociaal plan en verhuiskosten bij sloop Trivire spreekt haar waardering uit voor het feit dat dit een positief advies heeft gegeven. De evaluatie is ook direct besproken. 12. Deelname aan stook-/servicekostengroep Dit punt is reeds vastgesteld. 13. Trivire Tientje Trivire heeft geconstateerd erg beperkt te worden in sponsoring en advertentiemogelijkheden door de nieuwe Woningwet. Ook het Trivire Tientje komt hierdoor onder druk te staan. Het mag alleen nog als het gaat om activiteiten in de eigen woning of het eigen woongebouw. Intern wordt hierover gecommuniceerd en dit gaat ook gebeuren naar de huurders toe. Op de website is de mogelijkheid van het Trivire Tientje ook beperkt. Als de regels overtreden worden, riskeert Trivire een boete. De aanvragen die er nog liggen, zijn stil gelegd en de mensen krijgen een nieuwe uitleg. Er zal melding van gemaakt worden op de website en in de nieuwsbrief, zodat er geen foute aanvragen meer binnenkomen. Het is misschien mogelijk dat de HPT als tussenpersoon gaat functioneren. Het kan zijn dat er dan meer mogelijk is. Ook de mogelijkheid om om niet woonruimte beschikbaar te stellen voor vluchtelingen, wordt door Den Haag niet getolereerd. 14. Afsluiting Niets meer aan de orde zijnde, wordt de vergadering gesloten om uur. 6