Verslag vergadering HPT / Trivire d.d. 17 november 2016, uur

Transcriptie

1 Verslag vergadering HPT / Trivire d.d. 17 november 2016, uur 1. Opening en vaststellen agenda Trivire opent de vergadering en heet iedereen welkom. De contractbeheerder bij Trivire komt iets vertellen over de uitrol schoonmaak. 2. Verslag vergadering HPT en Trivire d.d. 29 september 2016 Er wordt gesproken over het Sociaal Plan bij Renovatie. De afdeling Vastgoed zou contact opnemen met de HPT binnen een maand. Dit is niet gebeurd. Trivire zegt dat dit terugkomt bij de jaaragenda. Bladzijde 2 Halverwege de zin staat dat Trivire aangeeft dat de opgave van de wijkbeheerder zwaarder wordt. Dit moet wijkbeheer zijn. Er wonen in bepaalde wijken grotere concentraties mensen met een smalle beurs. Bladzijde 5 De lijsten van DAEB en niet-daeb zijn ontvangen door de HPT. Adviesaanvragen - Er is een adviesaanvraag ontvangen over PALT van Trivire. Hier is op 16 november op gereageerd. - Het portefeuilleplan is gepresenteerd. De HPT is in de gelegenheid gesteld hier vragen over te formuleren. HPT is deze aan het inventariseren en zal ze vervolgens voorleggen aan Trivire, naar verwachting rond 24/25 november. - Op het energiebeleid is positief gereageerd en er zijn een aantal voorstellen gedaan. Er is sprake van het Woonlastenwaarborg in 3 complexen. - De zienswijze op DAEB / niet-daeb is binnen de gestelde termijn verzonden aan Trivire. HPT zegt dat er verschillende adviesaanvragen weg zijn, waar een soort overloop in zit. Trivire stelt voor een soort register te maken, dat als bijlage bij de agenda gehouden wordt. Hierop kunnen de adviesaanvragen vermeld worden, de status bijgehouden e.d. HPT vraagt zich af of dit nodig is. Alles wordt doorgestuurd naar de RvC aan het eind van het jaar en staat vermeld op de website. HPT bewaakt de adviesaanvragen ook voor wat betreft de datum. 3. Uitrol Schoonmaak / Groenonderhoud pilot Uitrol Schoonmaak Op dit moment is het schoonmaken nieuwe stijl uitgerold over: Rayon 1: Hendrik Ido Ambacht en Zwijndrecht Rayon 2: Crabbehof Rayon 3: Dubbeldam, Stadspolders, Sterrenburg Dolmans heeft de taken van Klaarzicht overgenomen, die ermee gestopt is. Zij zijn 1 november gestart in Sterrenburg. Voor de overige wijken, die tot nu toe zijn uitgerold, is er opdracht verstrekt aan GOM. Klaarzicht stopt helemaal per 31 december a.s. Per 1 januari 2017 gaat Dolmans Rayon 2 (Binnenstad) schoonmaken. Zij zijn aan het voorbereiden, zodat zij volgens de nieuwe normen op 1-1 kunnen gaan starten. Zij moeten mensen gaan werven. HPT zegt dat er veel inleenkrachten zijn. HPT vraagt of het geen risico is dat er niet voldoende personeel is. Trivire zegt dat zij het vertrouwen hebben gegeven dat het tijdig geregeld is. GOM heeft een aantal mensen vanuit Baanbrekend in dienst genomen en ook het vaste personeelsbestand uitgebreid. Ditzelfde zal Dolmans waarschijnlijk doen. Er zijn voldoende garanties, dus Trivire verwacht geen problemen. 1

2 Trivire zegt dat het de bedoeling is dat voor de Kerst de bewoners d.m.v. een brief geïnformeerd zullen worden. Tevens zullen de huurderscommissies ingelicht worden. Hierover is contact met de wijkbeheerder. Mocht het voor de Kerst niet meer lukken, dan wordt dit in januari opgepakt. De wijkbeheerder geeft aan welke complexen er precies zijn, zodat er niet één vergeten wordt. HPT vraagt of Dolmans ook zelf afspraken met complexen kan maken. Er wordt naar gestreefd het basispakket te hanteren. HPT heeft geconstateerd dat daar per complex verschillen in zitten. Trivire zegt dat het de bedoeling is dit eenduidig te houden. HPT zegt dat er verschillen in schoonmaak zijn. Het kan zijn dat het incidentenpotje bij de ene flat (vuiler) hoger is. Daar moeten dan meer uren aan gegeven worden. HPT zou graag inzage en inspraak in de verdeling van complexen en de manier van schoonmaak. HPT wijst op het belang van het vooraf informeren van huurderscommissies en bewoners. Trivire geeft aan dat er bij de Talmaweg bv. in Crabbehof vooraf contact is geweest, voordat GOM ging schoonmaken. Er is een inventarisatie geweest van de wensen. Het is de bedoeling dat er vooraf contact opgenomen worden met de huurderscommissies. HPT vraagt hoe ermee omgegaan wordt als er al begonnen is met schoonmaken zonder overleg. Trivire zegt dat als er behoefte is dat huurderscommissies nog extra kijken naar het programma, dan hoort zij dat graag en gaat zij met hen om de tafel zitten. Het programma kan dan, waar nodig, nog worden aangepast. Met de wijkregisseur kan een afspraak gemaakt worden om te kijken waar de huurderscommissie nog een gesprek wil. HPT zegt dat er nu meerdere commissies in Sterrenburg zijn, die niets hebben gehoord over het programma. Het verbaast Trivire dat niet iedereen op de hoogte is gebracht. Dit is wel onderdeel van het voorbereidingstraject. HPT geeft aan dat er behoefte is onder de commissies om in gesprek te gaan met het nieuwe schoonmaakbedrijf. Na de uitrol van Rayon 1 is er nog een klein restant over. Fris Facilitair maakt nog in 22 complexen schoon en daarnaast zijn er nog een paar kleine complexen met een ander schoonmaakbedrijf. Dit zal volgend jaar uitgerold worden, dan zijn er nog 2 partijen. HPT zegt dat de containerruimtes op de Blaauwweg niet meer geschikt zijn vanwege asbest. Dolmans huurt een ruimte voor het materiaal. HPT pleit ervoor de containerruimtes goed af te sluiten. Vastgoed van Trivire gaat hier naar kijken. Groenonderhoud Hierover zijn geen verdere ontwikkelingen te melden. Dit zal volgend jaar opgepakt worden. Eerst moet de schoonmaak goed afgerond zijn. HPT zegt dat er verschillend groen is, binnen en buiten. HPT vraagt daar aandacht voor. Trivire zegt toe dat het heel breed opgepakt zal worden, ook met de gemeente. Er moeten ook afspraken uit het verleden opgezocht worden. Er zijn veel onduidelijkheden. Begonnen zal worden met een plan van aanpak, wat gedeeld zal worden met de HPT. Zij zullen bij dit traject betrokken worden. Daarnaast moeten ook de huurderscommissies op de hoogte gesteld worden en op de hoogte gehouden van het vervolg. Het is de bedoeling 1 april de schoonmaak af te ronden, met een doorloop in mei. Daarna zal gestart worden met groen, dus tweede helft Dit zal op de jaaragenda ingevuld worden. Trivire vraagt of er ruimte is voor bewoners om zelf mee te doen in de vorm van zelfbeheer. In het plan van aanpak zal dit meegenomen worden. Hier moet intern naar gekeken worden; wat zijn de wensen van Trivire en wat zijn de wensen van bewoners. Mogelijk is dit een idee om een BAG over te organiseren. HPT zegt dat er ook gekeken kan worden of het Trivire Tientje hiervoor ingezet kan worden (binnentuinen). In de eerste helft van 2017 kan alvast geïnventariseerd worden wat de bereidheid van de bewoners is. 2

3 Waarschijnlijk is er meer participatie bereidheid op het thema groen, dan op schoonmaak. Gemeentes zoeken ook naar mogelijkheden tot participatie van bewoners, zoals bv. speeltuinen. Glasbewassing Als er ruimte is in het voorschotbedrag van de schoonmaak zal de glasbewassing direct meegenomen worden. Als het echt niet bereikbaar is, wordt het geparkeerd. Bij de Blaauwweg is het meegenomen, tot volle tevredenheid. 4. Uitrol Wijkbeheer nieuwe stijl Vanaf september/oktober zijn de nieuwe functies van wijkregisseurs van start gegaan. Dit loopt een beetje samen met de uitrol. In 2016 moet het helemaal uitgerold zijn. De meeste complexen hebben gekozen voor het basispakket, slechts enkele hebben een +-pakket. Leefbaarheid en wijkbeheer waren 2 aparte functies. Met de reorganisatie is gekeken welke functie voldoet, waarbij ook gekeken is naar het beheerdeel. Dit was meer een rol voor de wijkbeheerder. De leefbaarheidsconsulent komt in beeld als het meer complexgericht wordt. Hij/zij moest ook het beleid ondersteunen, gesprekken met zorgpartners en heeft een signalerende functie. Daarom is dit omgezet naar een wijkregisseur; gesprekken met bewoners, overlastzaken e.d. De voormalige Leefbaarheidsconsulenten zijn geplaatst in wijkregisseurfuncties, die zijn meegenomen in gesprekken over wijkbeheer nieuwe stijl; wat gaat dit voor hun functie inhouden. De wijkbeheer functie komt hiermee te vervallen (2018). Er zal een wisseling plaatsvinden in de wijken waarin zij werkzaam zijn. De HPT zou graag de verdeling van de wijkregisseurs over de wijken willen zien. Trivire zal dit toesturen, maar geeft daarbij aan dat het momenteel nog concept is. Er vinden nog laatste ontwikkelingen plaats. Een aantal voormalig sociaal wijkbeheerders is wijkregisseur geworden. HPT vraagt of zij dezelfde bevoegdheid hebben als de Leefbaarheidsconsulenten Trivire zegt dat de wijkregisseurs gebiedsgericht werken. Dit wordt een veel zwaardere functie. In de wijksteunpunten, die in tact blijven, zal blijken dat er een zwaardere wijkregisseur zit. Het wordt een leerproces van beide kanten. Een aantal wijkbeheerders heeft gesolliciteerd naar de functie van wijkregisseur. Er zijn 6 fte s, en er zijn er 5 ingevuld. Dit was gebaseerd op talentenanalyse. Als deze functie 2 schalen verschilt van de oude functie, geeft dit de zwaarte wel aan. Er is een hoge lat gehanteerd. Vanaf 1 december zullen de nieuwe functies opgestart gaan worden in de nieuwe wijken met een uitrol tot januari. Huurderscommissies zullen vooraf geïnformeerd worden, omdat dit ook samenloopt met eindejaar gesprekken. Bewoners van eengezinswoningen zullen geïnformeerd worden via de website en de nieuwsbrief. HPT vraagt of de wijkregisseurs zich ook kunnen presenteren bij de huurderscommissies. Dit zal eind van het jaar gebeuren. De ingang voor vragen zal het Klant Contact Centrum worden, van daaruit zal het verder uitgezet worden. Er zullen 6 wijksteunpunten blijven: - Sterrenburg, Blaauwweg 110. Hier zit nu het Sociaal Wijkteam, zij gaan per 1-12 naar het Sterrenwiel. Vanaf 1-12 wijksteunpunt (3 wijkregisseurs Stadspolders, het Palet. Het wijksteunpunt zat beneden. Die ruimte gaat naar het Sociaal Wijkteam. Trivire gaat naar de eerste verdieping met mogelijk een extra kamer voor eventuele privacy gevoelige gesprekken. Hier komen 3 wijkregisseurs en een sociaal wijkbeheerder. - Noordendijk. Er komen 3 mensen daar te werken. Ook hier zal een verbouwing plaatsvinden. 3

4 - Wibautstraat. Hier komen 3 wijkregisseurs. - Hart van Meerdervoort. - Gerbrandyplein. In Zwijndrecht komen 3 wijkregisseurs, die qua locatie met elkaar zullen rouleren. De Volgerlanden valt onder Zwijndrecht voor wat betreft de wijksteunpunten (250/300 woningen). Voor de Koloriet zal gezocht worden naar een andere huurder (gemeente). Trivire zegt dat er een stukje overlap zit in de functie wijkbeheer en wijkregisseur, wetend dat de functie wijkbeheerder in 2018 eindigt. De wijkregisseur maakt overlastcasussen af t/m de rechtbank. De wijkbeheerder doet het eerste contact, als het complexer wordt, komt de wijkregisseur in beeld. HPT vraagt zich af of het dan handig is als de wijkbeheerders in hun eigen wijk blijven. Mensen kennen hem en zullen hem aanspreken. Trivire zegt toe dit intern te zullen bespreken. Binnen de groep wijkbeheerders hebben 2 mensen al aangegeven dat zij naar een andere wijk willen. Er zijn nog 3 huismeesters in dienst. Zij zitten in gebieden waar nog betaald wordt voor de huismeesters door de huurders (waar een +-pakket is). Dit geldt voor Octant en ook P.J. Oudplein/Gerbrandyplein. Trivire vindt dat het basispakket niet overal voldoende is om goed beheer te waarborgen. Er is gekeken naar bv. het Lijnbaangebied en de Kapteynflats. Als huurders kiezen voor het basispakket en Trivire vindt dat hier extra inzet nodig is, dan wordt gedacht aan de rol van een huismeester, totdat het niet meer nodig is. In Zwijndrecht geldt dit voor Noord en Kort Ambacht Zuid, in Dordrecht voor Lijnbaan en Eijsingahof. HPT vraagt zich af of de naam huismeester hier wel correct is. Hier is sprake van iemand die ondersteuning verleent in probleemgebieden. Trivire vindt dit een punt van aandacht en zal dit intern bespreken. Een huismeesterfunctie past meer in bv. de Wielen of Zephyr. Besloten wordt dat ook de HPT mee zal denken over een meer passende naam. De manager wonen had als opdracht gegeven dat wijkbeheer nieuwe stijl dit jaar rond moet komen. Het enige struikelblok is Gerbrandyplein/P.J. Oudplein. De bewoners betalen nu 4,30 voor de wijkbeheerder. Als zij dit blijven betalen, kan alles in tact blijven, behalve het spreekuur. Dat gaat terug van 4 uur naar een half uur (werd nooit bezocht). Trivire is verschillende keren in overleg geweest met de bewoners, maar zij willen er niet in meegaan. Trivire vraagt of het denkbaar was geweest om de HPT in gesprek te laten gaan met deze huurderscommissie. HPT geeft aan dat een HC een motivatie heeft om het niet te doen. HPT heeft al contact gehad met deze HC. Zij hadden een standpunt en waren niet van plan daar vanaf te wijken. Trivire vraagt of de HPT in dit soort gevallen een rol kan spelen. HPT zegt dat zij bezig is met het opstellen van richtlijnen, maar de HPT wil niet op de plek gaan zitten van de HC s. Zij zijn de spreekbuis van een wijk of complex. Als een HC vraagt om hulp of advies, wil de HPT dit uiteraard geven. Trivire heeft vernomen dat bewoners van de Schouwstok achteraf liever het +-pakket afgesloten hadden. Het is altijd mogelijk dit te wijzigen. HPT zegt dat dit slechts een paar bewoners betreft. 5. Voorstel budget HC s Er is gisteren een voorstel gekomen. HPT zegt dat dit eerst intern besproken moet worden. HPT merkt op dat kleine commissies niet aan de eisen voldoen, die wettelijk gelden; aantal keren per jaar vergaderen, rekening hebben bij de bank e.d. Daarom doet de HPT hier een voorstel voor. In totaal zijn er 29 huurderscommissies, de Plantageweg in Zwijndrecht is opgeheven, omdat het financieel niet haalbaar was. 4

5 Besloten wordt dat zowel HPT als Trivire naar het voorstel zullen kijken. In de volgende vergadering zal het definitieve concept besproken worden. 6. Concept jaaragenda 2017 De concept agenda wordt doorgesproken. Extra toegevoegd moet worden: 13 februari uur, gesprek met RvC. Daarnaast is de woensdagavond voor een aantal HPT-leden niet mogelijk. Gezocht zal worden naar een alternatieve avond (of indien niet mogelijk, middag). Er zijn ook thema s gekoppeld aan de data. Trivire verzoekt de HPT voor het overleg van 13 december te kijken of deze thema s akkoord zijn en of er nog iets aan moet worden toegevoegd. Het Sociaal Plan bij Renovatie is opgenomen op de jaarkalender, maar het is niet duidelijk of hierover al overleg is geweest met vastgoed. Als er feedback is van de HPT, zal dit doorgegeven worden aan Trivire. Op 13 december zal er een nieuw concept liggen. 7. Participatiemonitor Er is een stuk meegestuurd van het Ministerie van Binnenlandse Zaken met uitkomsten. Er zitten diverse ervaringen van huurdersparticipatie bij. De vraag is om met elkaar te kijken hoe dit bij de HC s onderzocht kan worden. Het is nodig dat er stappen in participatie nieuwe stijl gezet worden. De uitwerking van BAG s en klantenpanels wordt ook genoemd. De doelstelling is om er 3 thema s aan te verbinden: Continuïteit van de participatie Professionalisering participatie Betrekken van de achterban Trivire is hierin zoekende en zou graag in gesprek gaan met de HPT, waar liggen de kansen. HPT stelt wel voor een apart overleg over dit punt te beleggen De huurdersraad is nu een jaar bezig als participatieraad. Vervolgens is Trivire begonnen aan een proces van veranderingen. Voor begin volgend jaar heeft de HPT een overleg met de HC s gepland. Er zal gevraagd worden naar hun verwachtingen en er zal ook gesproken worden over het feit dat het niet meer zal gaan zoals voorheen. Er wordt veel meer van de mensen verwacht. Dan zal gaandeweg het proces met Trivire gekeken worden wat partijen willen. Stap voor stap moet gekeken worden wat goed gaat en wat verbetering nodig heeft. Eind januari staat het thema overleg participatie nieuwe stijl op de agenda. Trivire geeft aan dat dit ook in april kan, dan is de vergadering met de HC s waarschijnlijk geweest. Trivire zegt dat het formele deel van de participatie vast ligt in kaders. Daarnaast moet ook gekeken worden naar het informele deel en thema gerichte zaken. Daar zit de kracht van de BAG s en de klantenpanels. Daarbij moet ook gekeken worden naar de meerwaarde. Huurders krijgen steeds meer zeggenschap. Trivire vindt dat hier ook kansen liggen. HPT vindt het ook van belang dat er veel aandacht moet zijn voor het product, zodat de klanten tevreden zijn. Trivire zegt dat in het jaarplan 2017 staat dat de tevreden klant het belangrijkste punt is. De veranderende rol van de HC s is uitdagend. Maar ook de veranderende rol van de wijkregisseurs, wijkbeheerders, opzichters e.d. is spannend. Het zal niet gemakkelijk zijn elkaar daarin te vinden. In zekere zin stelt Trivire zich kwetsbaar op, omdat het niet altijd gemakkelijk zal zijn het goed te doen in de ogen van een HC. Als voorbeeld worden de servicekosten genoemd. Dit blijft een lastig punt. Trivire zou graag na een vergadering met de HC willen evalueren. HPT adviseert dit niet direct te doen, omdat er dan emoties een rol kunnen spelen. 5

6 Trivire zegt dat er gezocht wordt naar een manier om tevredenheid te meten, anders dan het brede tevredenheidsonderzoek. HPT evalueert ook onderling vergaderingen maar altijd pas enige tijd later. 8. Rondvraag HPT verzoekt om geen tijdsvakken meer te vermelden op de agenda, omdat het lastig is daaraan te voldoen. Niets meer aan de orde zijnde, wordt de vergadering gesloten om uur. De volgende vergadering is gepland op: Dinsdag 13 december 2016, uur, Wibautstraat. 6