Beschrijvend Document

Transcriptie

1 Beschrijvend Document Niet-openbare procedure Europese Aanbesteding Drukwerk met nr. Dif Colofon kenmerk Dif status Concept V0.3

2 pagina 2 Voorwoord Dit is het Beschrijvend Document voor de niet openbare procedure, als bedoeld in artikel 28 van het BAO (Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten), ten behoeve van het Organisatie- en Promotioneel Drukwerk van Stichting Avans, verder te noemen Avans Hogeschool. Dit Beschrijvend Document dient als basis voor het indienen van een Offerte. De opdracht betreft de gunning van een Overeenkomst aan één Inschrijver voor de levering van Organisatie en Promotioneel Drukwerk met bijbehorende dienstverlening. In dit Beschrijvend Document treft u alle informatie en instructies aan om de Offerte voor te bereiden en in te dienen.

3 pagina 3 Inhoudsopgave Beschrijvend Document... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Drukwerk met nr. Dif Voorwoord... 2 Inhoudsopgave... 3 Begrippen Inleiding Leeswijzer Avans Hogeschool Planning... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 De opdracht Vorm van de opdracht en omvang Procedure Algemeen Communicatie Aankondiging Gunningsfase Nadere Inlichtingen over het Beschrijvend Document Voorbehoud Disclaimer Sluitingsdatum indienen Offertes Algemene Eisen en Vormvereisten aan de Offerte Taal Verwijzing naar Bijlagen Ondertekening Contactpersonen Indeling van de Offerte Geldigheidsduur Kosten van de Offerte Indiening/vormvereisten van de Offerte Voorschriften voor het financiële deel van de aanbieding Beoordeling Procedure van beoordelen Controle van de Offertes op de vormvereisten Toetsing van de Offerte aan de Eisen Beoordeling op het gunningscriterium Eisen en Vragen Gunning Niet Gunnen Gunningscriterium Programma van Eisen en Vragen Algemene eisen Eisen ten aanzien van organisatiedrukwerk... 19

4 pagina Eisen ten aanzien van promotioneel drukwerk Open vragen Beoordeling Beoordeling kwaliteit Beoordeling prijs Totaal aantal punten De Bijlagen bij dit Beschrijvend Document zijn separaat toegevoegd. Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Prijzenbladen (Excel) voor organisatiedrukwerk en promotioneel drukwerk Concept-overeenkomst Conformiteitenlijst Eisen Inschrijfformulier prijzen

5 pagina 5 Begrippen In dit document zijn de volgende begrippen opgenomen. Aanbesteder: De aanbestedende dienst tevens Opdrachtgever: Stichting Avans, hierna te noemen: Avans Hogeschool. BAO: Het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten). De volledige tekst van het BAO is te downloaden op: Beschrijvend Document: Het document waarin een volledige omschrijving van de opdracht en juridische voorwaarden, inclusief de volledige gunningscriteria zijn opgenomen. Het Beschrijvend Document wordt in de tweede fase van deze Europese aanbesteding, de gunningsfase, aan maximaal vijf (5) Inschrijvers toegezonden. Bijlage: Een aanhangsel bij dit Beschrijvend Document waarin nadere informatie wordt gegeven of waarin de invulformulieren zijn opgenomen. Combinatie: De ondernemingen die gezamenlijk één Offerte aanbieden en waarbij geen sprake is van Onderaanneming. Contactpersoon van Avans Hogeschool: Medewerker van Avans Hogeschool die zorg draagt voor de dagelijkse (operationele) uitvoering en afstemming met de (contactpersoon van) de Contractant. Contractant: De Inschrijver aan wie de Raamovereenkomst wordt gegund. Drukwerk: Het Drukwerk bij Avans Hogeschool bestaat uit Organisatie- en Promotioneel drukwerk. Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI): Een inschrijving die door de Aanbesteder op vooraf bekendgemaakte gewogen criteria inhoudelijk beoordeeld is en als de economisch meest voordelige inschrijving is gewaardeerd. Eis: Aan een Eis dient zonder voorbehoud te worden voldaan. Eisen hebben een rechtstreekse relatie met de zogenaamde minimumvereisten en uitsluitingsgronden, zoals bedoeld in de artikelen 45 tot en met 49 van het BAO. Het niet volledig en zonder voorwaarden voldoen aan een Eis betekent dat Gegadigde op basis hiervan wordt uitgesloten voor het maken van een Offerte.

6 pagina 6 Gegadigde: Ieder(e) onderneming of Combinatie die een Verzoek tot Deelname indient. Inschrijver: Iedere Gegadigde die is geselecteerd tot het maken van een Offerte en het Beschrijvend Document heeft ontvangen. Op basis van deze Selectieleidraad met Bijlagen worden vijf (5) Gegadigden geselecteerd als Inschrijver. Nota van Inlichtingen: De Nota die aan alle Inschrijvers kenbaar wordt gemaakt via , waarbij alle gestelde vragen geanonimiseerd worden beantwoord en de eventuele wijzigingen op het Beschrijvend Document worden beschreven. Het gestelde in de Nota van Inlichtingen prevaleert alsdan boven het gestelde in dit Beschrijvend Document met Bijlagen. Offerte: Alle documenten die Inschrijver aanbiedt ter beantwoording van het gestelde in het Beschrijvend Document, inclusief eventuele addenda die na vragen ter verduidelijking later worden gecommuniceerd. Onderaannemer: De onderneming die zich niet als zelfstandige Gegadigde aanmeldt en derhalve niet zelfstandig als Inschrijver aanbiedt. Een Onderaannemer wordt geen formele partij bij de te sluiten Overeenkomst. De Onderaannemer gaat rechten en verplichtingen aan jegens Inschrijver c.q. Contractant, terwijl Inschrijver c.q. Contractant jegens Stichting Avans verantwoordelijk is voor nakoming van de uit de aanbesteding c.q. de Raamovereenkomst voortvloeiende verplichtingen. Opdrachtgever: De Opdrachtgever is Avans Hogeschool, met dien verstande dat hiervan zijn uitgesloten: Avans+ B.V., zijnde een aparte rechtspersoon, opgericht voor het aanbieden van maatwerktrajecten en het verzorgen van contractonderwijs en de Juridische Hogeschool Avans-Fontys, zijnde een samenwerkingsverband tussen Avans Hogeschool en Fontys Hogescholen. Avans Hogeschool treedt wel incidenteel op als Opdrachtgever voor drukwerkopdrachten t.b.v. de Juridische Hogeschool Avans Fontys. Opdrachtnemer: De Inschrijver aan wie de opdracht op basis van de onderhavige Europese aanbesteding wordt gegund en met wie Avans Hogeschool de Raamovereenkomst aangaat. Organisatiedrukwerk: Organisatiedrukwerk is Drukwerk dat regelmatig besteld wordt en niet vaak verandert van lay-out of vormgeving. Promotioneel drukwerk: Promotioneel Drukwerk is hoogwaardig kwaliteitsdrukwerk. Het verandert regelmatig van layout en/of vormgeving. Promotioneel drukwerk wordt gebruikt voor de in- en externe communicatie.

7 pagina 7 Raamovereenkomst: De Overeenkomst die op basis van deze Europese aanbesteding door Avans Hogeschool wordt gegund. Realistische Aanbieding: Een aanbieding die in overeenstemming is met de werkelijkheid. Rechtsgeldige ondertekening: Ondertekening door degene die bevoegd is de Gegadigde rechtsgeldig te vertegenwoordigen, waarbij tevens als voorwaarde geldt dat sprake is van een originele handtekening. Kopieën van handtekeningen, stempels o.i.d. worden niet als rechtsgeldige ondertekening beschouwd. Selectieleidraad: Het document dat in de selectiefase van deze Europese aanbesteding is gepubliceerd met het oog op de kwalitatieve selectie van Inschrijvers. Team Traffic: De afdeling binnen Avans Hogeschool die de productie van het promotioneel drukwerk begeleidt. Verzoek tot Deelname: Alle documenten die de Gegadigde aanbiedt ter beantwoording van het gestelde in deze Selectieleidraad met Bijlagen. Vraag: Met een Vraag wordt beoogd de mate van bekwaamheid van Gegadigde op de aangegeven onderwerpen vast te stellen en deze af te zetten tegen de bekwaamheid van de andere Gegadigden.

8 pagina 8 1 Inleiding Dit is het Beschrijvend Document ter zake van de Europese aanbesteding Drukwerk van Avans Hogeschool. Via deze aanbesteding verwacht Avans Hogeschool één (1) partner te vinden, die Drukwerk kan leveren ten behoeve van de onderwijsfacilitering en bedrijfsvoering. Inschrijver wordt verzocht op basis van dit Beschrijvend Document een Offerte in te dienen. Alle aanbestedingsdocumenten en de te gunnen opdracht zijn in de Nederlandse taal gesteld. Alle correspondentie tijdens de aanbestedingsprocedure en tijdens de uitvoering van de opdracht vindt plaats in de Nederlandse taal. Wij wensen u veel succes met de uitwerking. 1.1 Leeswijzer De opbouw van dit Beschrijvend Document is als volgt: Hoofdstuk 1 geeft een beschrijving van de opdracht, de looptijd van de Overeenkomst en de planning van de aanbestedingsprocedure. Het volgende hoofdstuk beschrijft de te volgen procedure. Het derde hoofdstuk bevat het Programma van Eisen en Vragen met betrekking tot de dienstverlening. Hoofdstuk 4 tenslotte beschrijft de wijze van beoordeling van inschrijvingen. Tenslotte zijn de Bijlage(n) vermeld. Deze zijn separaat bij het Beschrijvend Document gevoegd. 1.2 Avans Hogeschool Voor de beschrijving van Avans Hogeschool verwijzen wij u naar paragraaf 2.1 van de bij u in het kader van deze Europese aanbesteding in het bezit zijnde Selectieleidraad d.d. 01 maart 2013, met kenmerk dif

9 pagina Planning In Tabel 1: Planning is een tijdschema weergegeven met betrekking tot de gunningsfase. Tabel 1: Planning Datum Activiteit Gunningsfase 19 april 2013 Versturen Beschrijvend Document 03 mei 2013 Schouwing, van tot uur* 14 mei 2013 Tekortkomingen opgeven 14 mei 2013 Uiterste datum stellen vragen tot uur 03 juni 2013 Uiterste datum ontvangst Offerte vóór uur Ned. tijd 11 juni 2013 Voornemen tot gunning 18 juni uur Verificatie inschrijving eerst gerangschikte Inschrijver 01 augustus 2013 Aanvang Overeenkomst *schouwing vindt plaats op de locatie Onderwijsboulevard 215, ruimte OG052 op de begane grond. U kunt bij de receptie vragen naar mevrouw Linda Nouwens-Van de Ven, Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken. Mevrouw Nouwens Van de Ven is bereikbaar via Avans Hogeschool behoudt zich het recht voor de aangegeven tijdsplanning te wijzigen (met uitzondering van de wettelijk vastgestelde termijnen). In dit geval wordt u hierover tijdig geïnformeerd. 1.4 De opdracht. De opdracht, zoals omschreven in de Selectieleidraad, omvat op hoofdlijnen de volgende onderdelen: Het vervaardigen en leveren van Organisatiedrukwerk. Het vervaardigen, op voorraad houden en leveren van Promotioneel drukwerk. In Hoofdstuk 3 is de opdracht nader uitgewerkt Vorm van de opdracht en omvang. Avans Hogeschool beoogt door middel van deze Europese aanbesteding één Opdrachtnemer te vinden die de omschreven activiteiten kan uitvoeren. De looptijd van de Raamovereenkomst is van tot en met Na deze twee jaren bestaat de mogelijkheid voor Avans Hogeschool om de Raamovereenkomst tot tweemaal toe met een (1) jaar te verlengen, waarbij zes (6) maanden van tevoren schriftelijk wordt aangegeven of al dan niet gebruikt gemaakt zal worden van de verlengingsoptie. Omvang incl. BTW De geraamde (jaar)omzet bedraagt: ,-. De geraamde jaaromzet is gebaseerd op historische gegevens. Als gevolg van ontwikkelingen op het gebied van digitalisering zullen deze cijfers in de komende jaren afnemen. Er geldt voor Avans Hogeschool geen afnameverplichting.

10 pagina 10 2 Procedure 2.1 Algemeen Ten aanzien van de onderhavige niet-openbare aanbesteding gelden de bepalingen van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Staatsblad 2005/408). Welk besluit laatstelijk is gewijzigd door middel van het besluit van 7 december 2005 (Staatblad 650 van 2005), hierna te noemen BAO. Aanbestedende dienst Stichting Avans p/a Avans Hogeschool Postbus RA Breda Rechtsgeldige vertegenwoordigers De heer drs. P.L.A. Rüpp, voorzitter College van Bestuur Mevrouw drs. M.M.J. Kamsma MBA/MBI, lid College van Bestuur Postbus BH Tilburg Contactpersoon Aanbestedende Dienst Avans Hogeschool Diensteenheid ICT en Facilitaire Dienst (DIF) Mevrouw W.M. Huijsmans (LD226) Aanbesteding.dif@avans.nl Lovensdijkstraat AJ Breda Postadres Avans Hogeschool Postbus RA Breda 2.2 Communicatie Inschrijver communiceert uitsluitend via de Contactpersoon met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure. Inschrijver benadert in geen geval andere functionarissen van Avans Hogeschool over aangelegenheden betreffende deze aanbestedingsprocedure. Het afwijken hiervan kan leiden tot uitsluiting van deelname. 2.3 Aankondiging Avans Hogeschool treedt in het kader van deze Europese aanbesteding op als Aanbestedende Dienst. In het kader van de niet-openbare aanbesteding Drukwerk heeft Avans Hogeschool op 01 maart 2013 de officiële aankondiging geplaatst op en (2013/S ) 2.4 Gunningsfase Avans Hogeschool heeft op basis van de voorselectie vijf (5) Inschrijvers geselecteerd. Deze Inschrijvers worden uitgenodigd om op basis van dit Beschrijvend Document met Bijlagen een Offerte in te dienen.

11 pagina Nadere Inlichtingen over het Beschrijvend Document Vragen ter verduidelijking van deze aanbesteding dienen vóór de in de planning vermelde datum en tijdstip, onder vermelding van EA Drukwerk Avans Hogeschool, te worden ingediend via het adres van de contactpersoon. Bij de vragen dient nauwkeurig te worden aangegeven op welk deel van het Beschrijvend Document de vraag betrekking heeft, met vermelding van het paragraafnummer, paginanummer en, in voorkomend geval, het nummer van de Eis of Vraag. Op deze wijze kunnen ook vragen worden gesteld en suggesties worden gedaan ten aanzien van het concept van de Raamovereenkomst. De vragen dienen digitaal in een Word-bestand te worden aangeleverd. Alle vragen worden schriftelijk en geanonimiseerd beantwoord. De vragen en antwoorden, vervat in de zogenaamde Nota van Inlichtingen, worden op de datum vermeld in de planning ge-upload op de site In deze Nota van Inlichtingen worden alle vragen beantwoord die tijdig door Avans Hogeschool zijn ontvangen. De definitieve versie van de Nota van Inlichtingen vormt een aanvulling op dit Beschrijvend Document en de informatie zoals verwoord in deze Nota van Inlichtingen prevaleert boven het gestelde in dit Beschrijvend Document. Met het verzenden van de Nota van Inlichtingen wordt tevens de definitieve versie van de Overeenkomst meegezonden waarin de reacties op de wijzigingsvoorstellen zijn verwerkt. Daarna is de tekst van de Overeenkomst definitief. Inschrijver stemt in met de inhoud van de Overeenkomst door het indienen van een Inschrijving Voorbehoud Uit het Beschrijvend Document met Bijlagen vloeien geen verplichtingen voort voor Avans Hogeschool, anders dan de verplichting zich aan de in dit document beschreven procedure te houden. Avans Hogeschool behoudt zich expliciet het recht voor de aanbestedingsprocedure op elk moment tijdens de aanbesteding procedure geheel of gedeeltelijk te annuleren zonder dat hiervoor door Inschrijvers enige aanspraak kan worden gedaan op vergoeding van enige hieruit voortvloeiende schade c.q. winstderving Disclaimer Dit Beschrijvend Document met Bijlagen is met zorg samengesteld. Met onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden in de aanbestedingsprocedure of het Beschrijvend Document die niet uiterlijk op de in de planning genoemde datum ter kennis van de Contactpersoon zijn gebracht, kan Avans Hogeschool voor wat betreft deze aanbesteding geen rekening houden. In het geval tekortkomingen niet aan de Contactpersoon (zie paragraaf 2.1.3) ter kennis worden gebracht gaat Avans Hogeschool ervan uit dat Inschrijver ondanks eventuele tekortkomingen een adequate Offerte heeft kunnen indienen en de Offerte onverkort gestand doet Sluitingsdatum indienen Offertes De Offerte dient op de het in de planning vermelde tijdstip door de Contactpersoon van Avans Hogeschool te zijn ontvangen. Conform de planning worden de ontvangen documenten geopend en beoordeeld. Hierbij zijn geen Inschrijvers aanwezig. Het risico van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering is geheel voor rekening van Inschrijver.

12 pagina Algemene Eisen en Vormvereisten aan de Offerte Inschrijvingen dienen te voldoen aan de onderstaande vereisten Taal De Offerte dient volledig in de Nederlandse taal te zijn opgesteld Verwijzing naar Bijlagen Indien een Inschrijver ongevraagd Bijlagen bij zijn Offerte opneemt waarnaar in zijn beantwoording van Vragen niet expliciet is verwezen, dan neemt Avans Hogeschool de (informatie zoals die in de) Bijlagen (wordt aangetroffen) niet in beschouwing mee bij de beoordeling. Antwoorden op vragen die de in dit document aangegeven maximale omvang overschrijden worden slechts tot aan de opgegeven maximale omvang beoordeeld Ondertekening De Offerte dient te worden ondertekend door een of meerdere personen die bevoegd zijn de inschrijvende onderneming (Inschrijver) te binden. En wordt bij gunning getoetst aan de dan door Inschrijver / Contractant in te dienen gegevens uit het Handelsregister. In geval een Combinatie een Offerte indient, dient de Offerte door alle deelnemers aan de Combinatie te worden ondertekend. Het is toegestaan een volmacht aan de Offerte toe te voegen in verband met de vertegenwoordigingsbevoegdheid Contactpersonen In de aanbiedingsbrief bij de ingediende Offerte dienen van de contactpersoon van Inschrijver de volgende gegevens opgenomen te worden: Naam; Functie; Organisatieonderdeel, waar de contactpersoon werkzaam is; Postadres; Telefoonnummer; adres Indeling van de Offerte De verschillende onderdelen van de Offerte dienen te zijn gescheiden door tabbladen. De onderstaande tabel 2 geeft aan welke tabblad-indeling dient te worden gehanteerd. Omschrijving Tabbladnummer Aanbiedingsbrief (o.m. gegevens contactpersoon) voor tabblad 1 Beantwoording Open vragen achter tabblad 1 Ingevulde Inschrijfformulieren achter tabblad 2 Conformiteitenlijst Eisen achter tabblad 3 Prijzenbladen ingevuld Alleen digitaal Tabel 2: Indeling Offertes Geldigheidsduur De Offerte is tenminste geldig tot 120 dagen na de uiterste inleverdatum Offerte. Tot die datum heeft zij het karakter van een onherroepelijk aanbod. De Offerte zal, behoudens waar

13 pagina 13 dat is gevraagd, geen voorbehouden bevatten ter zake van toekomstige ontwikkelingen aan de zijde van Inschrijver. Indien tegen de gunningsbeslissing van Avans Hogeschool bezwaar wordt gemaakt, dient Inschrijver een gestanddoeningstermijn te hanteren tot vier weken ná uitspraak van het kort gedingvonnis Kosten van de Offerte Avans Hogeschool vergoedt geen kosten in verband met het uitbrengen van de Offerte en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden Indiening/vormvereisten van de Offerte De Offerte dient zowel op papier als in digitale vorm te worden aangeleverd, in een gesloten pakket met vermelding van de afzender. Indienen van de Offerte kan alleen plaatsvinden bij de Contactpersoon van de Aanbestedende Dienst op het volgende adres: Avans Hogeschool T.a.v. mevrouw W.M. Huijsmans Lovensdijkstraat AJ Breda Ruimte LD226 Op de envelop dient te worden vermeld: VERTROUWELIJK Aanbesteding Drukwerk NIET TE OPENEN DOOR INTERNE POST Bij persoonlijke inlevering van de Offerte bij de Contactpersoon van deze aanbesteding geeft Avans een ontvangstbewijs af. Inschrijver is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van zijn inschrijving. Inschrijvingen die na genoemde indieningsdatum en tijdstip worden ontvangen, worden niet in behandeling genomen. Aanmeldingen per fax of en/of met strafport verzwaarde inzendingen worden niet geaccepteerd. De door Inschrijver verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd. Als er discrepantie is tussen de inhoud van de papieren versie en de digitale versie, is de papieren versie leidend. De Offerte op papier moet aan de volgende eisen voldoen: Eén origineel exemplaar dat enkelzijdig is afgedrukt en per bladzijde is geparafeerd, alsmede twee, eventueel dubbelzijdig, afgedrukte kopieën. Op A4-formaat, afgedrukt met op elke pagina de naam van Inschrijver en een paginanummering in het formaat x van y. Dit geldt uitsluitend voor documenten waar het mogelijk is om deze kenmerken toe te voegen. Losbladig, in een A4-ringband.

14 pagina 14 De Offerte in digitale vorm moet aan de volgende eisen voldoen: Aangeleverd op cd-rom of USB-stick. Teksten opgemaakt in Microsoft Word of Adobe (PDF). Ingevulde prijsbladen in Excel. Spreadsheets opgemaakt in Microsoft Excel (gebruikmakend van aangeleverd model). Overige documentatie mag als pdf-bestand worden toegevoegd; deze hoeft niet te worden genummerd Voorschriften voor het financiële deel van de aanbieding Ten aanzien van het financiële deel van de Offerte gelden de volgende voorschriften: Alle geldbedragen dienen te zijn weergegeven in Euro s. Alle geldbedragen in de Offerte zijn weergegeven inclusief (waar van toepassing) omzetbelasting (BTW). Kosten die niet in de Offerte worden genoemd, maar toch noodzakelijk blijken te zijn voor de dienstverlening, zijn voor rekening van Inschrijver. 2.6 Beoordeling Procedure van beoordelen De beoordeling van de Offertes vindt volgens de onderstaande stappen plaats: 1. Opening van de Offertes. 2. Controle van de Offertes op de vormvereisten. 3. Toetsing van de Offertes aan de gestelde eisen via de conformiteitenlijst. 4. Beoordeling van de Offertes op basis van het gunningscriterium (emvi) Controle van de Offertes op de vormvereisten De tijdig binnengekomen Offertes worden allereerst gecontroleerd op de vormvereisten. Indien niet is voldaan aan de vormvereisten zal Avans Hogeschool de Offerte uitsluiten van verdere deelname aan de aanbesteding Toetsing van de Offerte aan de Eisen Daarna wordt de Offerte getoetst aan het voldoen aan de Eisen. Dat gebeurt door controle op invulling en ondertekening van de conformiteitenlijst. Als een Inschrijver aangeeft niet te zullen voldoen aan één of meer Eisen wordt de Offerte niet betrokken in de verdere beoordeling Beoordeling op het gunningscriterium Vervolgens worden de Offertes beoordeeld op basis van het gekozen gunningscriterium. De wijze waarop dat gebeurt is beschreven in hoofdstuk 4.

15 pagina Eisen en Vragen Inschrijvers dienen in te gaan op alle in het Beschrijvend Document opgenomen Eisen en Vragen ten aanzien van de te leveren Offerte. De criteria worden als volgt weergegeven: Eis (nummer): Vraag (nummer): Betreft een Eis. Een Eis is een knock out criterium. De aangeboden Offerte moet zonder enig voorbehoud aan de Eis voldoen om voor gunning van de Overeenkomst in aanmerking te komen. Het voldoen aan de Eis dient in de conformiteitenlijst te worden weergegeven met een ja, zonder verdere toevoeging c.q. commentaar, tenzij anders aangegeven. Het niet voldoen aan één of meerdere Eisen leidt tot uitsluiting van de Offerte van verdere beoordeling. Betreft een Vraag. De mate waarin de aangeboden Offerte, via de antwoorden op open vragen tegemoet komt aan de doelstellingen van Avans Hogeschool, zoals opgenomen in de open vragen, is een subgunningscriterium. De als antwoord op een Vraag beschreven oplossing moet in de Offerte zijn begrepen. Dit betekent, dat het antwoord onderdeel van de verplichting wordt op basis van de Overeenkomst, zonder dat er sprake kan zijn van additionele kosten. Op de Conformiteitlijst Eisen (Bijlage X) dient u een Ja te plaatsen achter iedere Eis en waaraan wordt voldaan. De Eisen en Vragen zijn allen uniek genummerd. 2.7 Gunning Avans Hogeschool besluit op basis van de toetsing van de Offerte aan het gunningscriterium, aan welke Inschrijver zij voornemens is de Raamovereenkomst te gunnen. Vervolgens deelt Avans Hogeschool aan alle Inschrijvers de gunningbeslissing mede. Gelijktijdig met het bekendmaken van het voorgenomen gunningbesluit, ontvangen de afgewezen Inschrijvers een schriftelijke motivering van de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen Offerte en de naam van de begunstigde. Direct na bekendmaken van de gunningsbeslissing wordt de inschrijving van de winnende Inschrijver geverifieerd. Verificatie bestaat uit de volgende onderdelen: - Verificatie van de gegevens op de eigen verklaring, daartoe dient de als eerste gerangschikte Inschrijver aan te leveren: o Een COVOG-verklaring of een gedragsverklaring aanbestedingen; o Een verklaring van non-faillissement of een gedragsverklaring aanbesteden; o Een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel waaruit blijkt dat de inschrijving getekend is door een daartoe bevoegd persoon. - Verificatie van de doorloop van de aangeboden enveloppen in de couverteermachine, daartoe dient de als eerste gerangschikte Inschrijver een doos met enveloppen op A5 formaat en een doos met enveloppen op A4 formaat ter beschikking te stellen. Inschrijver mag aanwezig zijn bij het verifiëren van de doorloop van enveloppen. Verificatie zal plaatsvinden op het in de planning aangegeven moment;

16 pagina 16 - Verificatie van drukproeven, met het bekendmaken van de gunningsbeslissing ontvangt de als eerste gerangschikte Inschrijver enkele gecertificeerde pdf bestanden en bijbehorende voorbeelden van Drukwerk. Inschrijver dient drukproeven te produceren en aan te leveren op het in de planning genoemde moment. De drukproeven zullen door leken worden beoordeeld op gelijkenis met het ter beschikking gestelde origineel en op de kwaliteit. De beoordeling van de drukproeven vindt plaats tegelijk met de verificatie van de doorloop van enveloppen en is niet openbaar. De beoordeling zal op dezelfde dag worden geëvalueerd met de als eerste gerangschikte Inschrijver. De te produceren documenten zijn genoemd in Bijlage 1 en 2 (daaruit wordt een selectie gemaakt) en zijn te bekijken tijdens de schouw, die vermeld staat in de planning. Indien verificatie leidt tot uitsluiting van de als eerste gerangschikte Inschrijver zal een herzien gunningsbesluit worden genomen waarin de tot dan toe als tweede gerangschikte Inschrijver wordt gevraagd de inschrijving te verifiëren. In dat geval gaat een nieuwe standstill periode in. Avans Hogeschool sluit de Overeenkomst in ieder geval niet eerder dan na verloop van een periode van 15 kalenderdagen na de mededeling van de gunningsbeslissing aan de Inschrijvers. Gedurende deze periode kunnen Inschrijvers, aan wie de opdracht niet gegund is, bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en wel door betekening van een dagvaarding in kort geding bij de Rechtbank te Breda. In het belang van de voortgang wordt men in dat geval dringend verzocht Avans Hogeschool tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van dit rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van een kopie van de dagvaarding aan de Contactpersoon van deze aanbesteding. 2.8 Niet Gunnen Avans Hogeschool is bevoegd de gunningsbeslissing te herzien zolang Avans Hogeschool de Overeenkomst niet is aangegaan, zonder dat Avans Hogeschool hierdoor op enigerlei wijze aansprakelijk is ten opzichte van een der Inschrijvers voor hieruit voortvloeiende kosten en/of directe of indirecte schade c.q. winstderving. 2.9 Gunningscriterium Avans Hogeschool hanteert bij deze aanbesteding het gunningscriterium Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).

17 pagina 17 3 Programma van Eisen en Vragen In dit hoofdstuk worden de Eisen en Vragen beschreven zoals die voor de uitvoering van de Raamovereenkomst Drukwerk Avans Hogeschool van toepassing zijn. Allereerst worden algemene eisen genoemd. Vervolgens worden Eisen ten aanzien van het organisatiedrukwerk en Eisen ten aanzien van promotioneel drukwerk gescheiden van elkaar weergegeven. 3.1 Algemene Eisen Eis 1) De bestanden van het te produceren Drukwerk worden digitaal aangeleverd. Opdrachtnemer houdt een digitale catalogus van originele modellen bij en archiveert deze. Op eerste aanvraag stelt Opdrachtnemer deze catalogus kosteloos en zonder enig voorbehoud ter beschikking aan Opdrachtgever. Eis 2) Opdrachtnemer dient wijzigingen in specificaties van de grondstoffen direct door te geven en hierbij aan te geven welke consequenties dat heeft voor de producten. Het is Opdrachtnemer niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van Opdrachtgever af te wijken van de overeengekomen technische specificaties. Ook gelijkwaardige papierkwaliteiten mogen nooit zonder toestemming van Opdrachtgever ingezet worden. Eis 3) Ten aanzien van offset Drukwerk en papier is Opdrachtnemer gebonden aan de duurzaamheidscriteria zoals die zijn gepubliceerd door AgentschapNL. De criteria zijn te vinden via de link Eis 4) Avans heeft het recht gedurende de productie van het Drukwerk controles uit te (laten) voeren op de kwaliteit, soort van de daarin te verwerken grondstoffen, materialen en samenstelling, evenals op de wijze van vervaardiging van het te leveren Drukwerk. Opdrachtnemer zal zorg dragen dat het door Opdrachtgever met de controle belaste personeel toegang zal worden verleend tot alle plaatsen van de vervaardiging en opslag van het te leveren Drukwerk en dat ten behoeve van de controle de nodige personele en materiële hulp, evenals de benodigde grondstoffen en/of materialen zonder kosten voor Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld. Eis 5) DMCS heeft vanuit Team Traffic vaste contactpersonen die de Raamovereenkomst beheren. Vooraf worden de namen van deze twee (2) contactpersonen bekend gemaakt. Opdrachtnemer heeft uitsluitend met deze twee (2) contactpersonen te maken voor wat betreft de uitvoering van de Raamovereenkomst. Oftewel Offertes en bestellingen worden uitsluitend uitgevoerd en akkoord bevonden door een van deze twee contactpersonen. De communicatie vindt veelal plaats via . Opdrachtverstrekking wordt uitsluitend schriftelijk gedaan. Indien Opdrachtnemer gebruik maakt van een Onderaannemer, dient Opdrachtnemer te allen tijde als aanspreekpunt te fungeren.

18 pagina 18 Eis 6) DMCS verwacht van Opdrachtnemer een vaste contactpersoon die het productieproces begeleidt. Contactpersoon van Opdrachtnemer of diens vervanger is op alle werkdagen tussen 9.00 en bereikbaar. Eis 7) Indien nodig en in ieder geval de eerste zes maanden vindt er een keer per maand overleg plaats tussen de vaste contactpersonen van zowel DMCS als van Opdrachtnemer over de voortgang van het productieproces en lopende opdrachten (Operationeel overleg). Minstens één keer per jaar heeft de vaste contactpersoon van DMCS samen met de contracteigenaar (directeur DMCS) overleg met de vaste contactpersoon van Opdrachtnemer (Tactisch Overleg). Tijdens dat overleg wordt besproken: - evalueren resultaten van eventuele afgenomen kwaliteitscontrole; - evalueren van de geleverde prestaties; - evalueren van de klachten en de afhandeling van deze klachten; - evalueren van en zoeken naar oplossingen voor structurele problemen; - ontwikkelen en realiseren van ideeën gericht op het verlagen van de integrale kosten voor Drukwerk van Opdrachtgever; - afgesproken managementrapportage; - veranderingen in de organisatie, zowel bij Avans als bij Opdrachtnemer; - kwaliteit van de dienstverlening. De verslaglegging is aan Avans Hogeschool en wordt maximaal 15 werkdagen na het overleg digitaal aangeleverd aan beide partijen. Eis 8) De door Opdrachtnemer geoffreerde prijzen zijn all-in en vast voor de periode tot 1 augustus Drie maanden voor het verstrijken van de contractperiode heeft Opdrachtnemer de mogelijkheid de prijzen aan te passen middels een prijswijzigingsvoorstel dat door Avans Hogeschool geaccordeerd moet worden. Het voorstel dient te zijn onderbouwd. De onderbouwing dient gebaseerd te zijn op het indexcijfer van KVGO aangaande lonen en grondstoffen. Tevens dient het voorstel altijd te bestaan uit een kopie van de prijsverandering zoals die tussen de drukkerij en de toeleveranciers van papier is overeengekomen. De dan vastgestelde prijs geldt voor de duur van minimaal één jaar. All-in prijzen betekent dat de prijzen zoals aan te geven op de prijzenbladen, netto prijzen zijn, waarbij geen bijkomende kosten (zoals op voorraad houden, logistieke kosten) gefactureerd worden. Eis 9) In Bijlage XX is een concept van een Raamovereenkomst opgenomen. De Raamovereenkomst bevat de bepalingen die van toepassing zijn op de uitvoering van de opdracht. Inschrijver dient bij het indienen van de Offerte volledig te hebben ingestemd met de bepalingen van de Raamovereenkomst. Indien Inschrijver voor die tijd wijzigingen in de bepalingen wenst aan te brengen dan dient Inschrijver dit aan te geven in de vragenronde en daartoe tekstvoorstellen te doen. Wijzingen c.q. aanvullingen dienen steeds gemotiveerd te worden ingediend. Zinsneden als: niet acceptabel en niet akkoord zonder enige motivatie worden niet overgenomen. Avans Hogeschool zal vervolgens bepalen of het betreffende artikel kan worden aangepast, maar is geenszins verplicht wijzigingsvoorstellen over te nemen. Een dergelijke aanpassing

19 pagina 19 wordt dan voorts in de Nota van Inlichtingen aan de Inschrijvers gecommuniceerd. Hierna zijn geen wijzigingen meer mogelijk op de concept Raamovereenkomst. Door het indienen van een Offerte stemt Inschrijver in met de bepalingen in de Raamovereenkomst. Eis 10) Inschrijver stemt in met de bepalingen als genoemd in Bijlage 2: Concept-overeenkomst. Eis 11) Inschrijver stemt in met de bepalingen van de Algemene inkoopvoorwaarden 2012 van Avans Hogeschool. Deze bepalingen zijn van aanvullende toepassing op de bepalingen van de Overeenkomst, zie website Voorwaarden van de zijde van Inschrijvers zijn expliciet uitgesloten bij deze aanbesteding en niet van toepassing op de te sluiten overeenkomst. Eis 12) Op deze aanbesteding en de te sluiten Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Eis 13) Avans Hogeschool blijft te allen tijde eigenaar van de gegevensbestanden, zowel analoog als digitaal. Eis 14) De gegevens die Inschrijver in het kader van de Inschrijving overlegt maken integraal deel uit van diens in te dienen Offerte. Eis 15) Inschrijver mag de gegevens die Avans Hogeschool hem in verband met deze aanbestedingsprocedure ter beschikking stelt uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Eis 16) Mondelinge mededelingen, toezegging of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. Eis 17) Bij onjuiste of onvolledige levering zal Opdrachtnemer ervoor zorgen dat, binnen 24 uur na melding van het probleem, de desbetreffende aflevering zonder kosten voor Avans is opgehaald en dat de juiste bezorging heeft plaatsgevonden. Van de ingediende klachten wordt door Opdrachtnemer een registratie bijgehouden die in de managementrapportage wordt opgenomen. In de hierna volgende paragrafen worden de Eisen en Vragen met betrekking tot ieder van de onderdelen/aspecten verder uitgewerkt. 3.2 Eisen ten aanzien van organisatiedrukwerk Organisatiedrukwerk is Drukwerk dat regelmatig besteld wordt en niet vaak verandert van lay-out of vormgeving. In Bijlage X staan de producten op het gebied van organisatiedrukwerk en de te verwachten oplagen beschreven.

20 pagina 20 Eis 18) De te leveren enveloppen dienen gebruikt te kunnen worden in Combinatie met de couverteermachine Neopost SI92. Enveloppen dienen aantoonbaar en onvoorwaardelijk goed door te stromen en gevuld te worden. De bruikbaarheid van aangeboden enveloppen in Combinatie met de couverteermachine zal voor gunning worden geverifieerd. Eis 19) Mogelijk wordt de huidige couverteermachine (zie Eis 18) vervangen gedurende de looptijd van de overeenkomst, inclusief de optionele verlengingen. Mocht dit aanpassingen met zich meebrengen voor de enveloppenkeuze dan dient de geselecteerde drukwerkleverancier kosteloos, actief mee te werken aan het bereiken van een optimale afstemming met de nieuwe couverteermachine. Eis 20) Bestelopdrachten voor organisatiedrukwerk worden gegeven door de logistieke partner (Canon Nederland N.V.) van Avans Hogeschool en mogen alleen worden geaccepteerd van personen die daartoe geautoriseerd zijn. Een autorisatielijst volgt na de gunningsfase. Eis 21) De bestelopdrachten worden gegeven in een digitaal bestelsysteem dat door Opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld. Vanuit dit systeem kan door Opdrachtgever beperkte management informatie gehaald worden. Deze management informatie betreft minimaal: het aantal gemaakte bestellingen per product per gewenste periode; bestelde hoeveelheden per product per gewenste periode, inclusief de totale kosten. Inschrijver stelt kosteloos een digitale bestelmodule ter beschikking waarop de vaste contactpersoon van Avans én de logistieke partner kunnen inloggen. Eis 22) Voor Organisatiedrukwerk geldt dat Avans Hogeschool geen (minimale) voorraad voorschrijft, maar wel eisen stelt aan levertijden. De levertijden voor Organisatiedrukwerk kunnen per soort verschillen en staan opgenomen in Bijlage X van dit document. Inschrijver dient de in de Bijlage genoemde producten binnen de opgegeven levertijd te leveren gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. Eis 23) Het door Avans dan wel door Canon Nederland N.V. bestelde Drukwerk wordt door Opdrachtnemer tijdens kantooruren (08.30 uur uur) afgeleverd op de, bij de bestelling aangegeven locatie. Het Organisatiedrukwerk wordt in de regel afgeleverd bij de centrale repro s van Avans Hogeschool aan de: Hogeschoollaan 1 - Breda geen bijzonderheden; afleverplaats is op de begane grond. Onderwijsboulevard 's-hertogenbosch geen bijzonderheden of obstakels; laad en losperron aanwezig; afleverplaats is op de begane grond.

21 pagina 21 Eis 24) Meer- en minder leveringen van het Drukwerk zijn niet toegestaan. Het bestelde aantal is bepalend voor de omvang, de levering en de facturatie. Eis 25) Op de buitenzijde van de verpakking van te leveren organisatiedrukwerk dient duidelijk te worden vermeld: naam besteller; beschrijving van inhoud en aantallen. Eis 26) Door Opdrachtnemer gebruikte pallets en verpakkingsmaterialen worden zonder bijkomende kosten voor Opdrachtgever door Opdrachtnemer opgehaald. Eis 27) Avans Hogeschool ontvangt één keer per kwartaal een digitale managementrapportage betreffende het organisatiedrukwerk. Daarin worden tenminste de volgende onderdelen opgenomen: totale omzet van de afgelopen periode; totaal aantal orders in de afgelopen periode; aantal faalorders in de afgelopen periode; aantal orders op tijd geleverd in de afgelopen periode; aantal orders te laat geleverd in de afgelopen periode; afname per product in aantallen en in kosten. Eis 28) Voor wat betreft het Organisatiedrukwerk verstuurt Opdrachtnemer eenmaal per maand een verzamelfactuur aan Canon Nederland N.V.. Factuuradres: Canon Nederland NV T.a.v. dhr. G. Lenssinck Postbus AV s-hertogenbosch De factuur moet de volgende gegevens bevatten: bestelnummer; volledige en correcte beschrijving van artikel; aantal geleverde artikelen; prijs per artikel (vervalt mogelijk met het oog op de belangen van Opdrachtnemer); netto bedrag; BTW; totaal bedrag; naam Opdrachtgever / budgethouder / kostenplaats / kostendrager; naam besteller; bestel- en leverdatum.

22 pagina Eisen ten aanzien van promotioneel drukwerk Promotioneel drukwerk is hoogwaardig kwaliteitsdrukwerk en verandert regelmatig van layout en/of vormgeving. Promotioneel drukwerk wordt gebruikt voor in- en externe communicatie. Vaak wordt een uitgave maar éénmaal geproduceerd. Onder het promotionele drukwerk vallen uitgaven als brochures, uitnodigingen, flyers, posters, Magazine Punt en boeken. Uitgangspunt is dat het promotionele drukwerk wordt besteld conform de in Bijlage 2 opgenomen specificaties en de door Opdrachtnemer in het prijzenblad daarbij aangegeven prijzen. Er wordt besteld door de vaste contactpersonen van DMCS per . Opdrachten worden schriftelijk verstrekt door middel van het goedkeuren van een aangeboden Offerte. Er wordt besteld in uiteenlopende oplagen. Daarmee dient bij het bepalen van de prijs rekening gehouden te worden. Eis 29) Voor promotioneel drukwerk wordt altijd een Offerte gemaakt. In deze Offertes wordt minimaal het volgende vermeld: Omschrijving artikel; Aantal pagina s; Formaat; Druktechniek; Bedrukking; Papiersoort; Afwerking; Verpakking; Planning / afleverdatum; Oplage; (Prijs)technisch advies v.w.b. toepassen Digitaal of off-set; Indien van toepassing verwijzing naar regel Bijlage 2 specificaties artikel. Na goedkeuring van de Offerte wordt deze omgezet in een schriftelijke opdracht/bestelling door de vaste contactpersonen van DMCS. Eis 30) Opdrachtnemer geeft in zijn Offerte verschillende alternatieven voor wat betreft het druk/print procedé, inclusief de daaraan gerelateerde kosten. Deze keuzes dienen te worden opgenomen in de Offerte. Avans eist van Opdrachtnemer een druk/printtechnisch resultaat dat voldoet aan de gestelde kwaliteit. Een constante kleurkwaliteit is een vereiste. Eis 31) Opdrachtnemer zal Offertes voor promotioneel drukwerk opstellen conform de specificaties in het Beschrijvend Document ten behoeve van de aanbesteding Drukwerk Avans Hogeschool 2013 en de prijzen in het door Opdrachtnemer ingevulde prijzenblad. Eis 32) Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de contactpersonen van Avans één keer per maand digitaal in Excel-formaat informatie ontvangen over gefactureerde leveringen voor promotioneel drukwerk, zowel per maand als cumulatief. In de rapportages dient tenminste te worden aangegeven: - beschrijving per artikel Offertenummer;

23 pagina 23 Formaat; Papiersoort; Factuurdatum; Oplage; digitaal of offset; referentie artikel in Bijlage 1 of 2. - aantal besteld zowel in de desbetreffende maand als cumulatief; - gefactureerd bedrag per artikel zowel in het desbetreffende kwartaal als cumulatief. Eis 33) Opdrachtnemer dient een adres beschikbaar te stellen ten behoeve van het ontvangen van opdrachten. Eis 34) Uiterlijk binnen 2 werkdagen, na aanvraag, stelt Opdrachtnemer een passende Offerte op die voldoet aan de specificaties in eis 29 van het Beschrijvend Document ten behoeve van de aanbesteding Drukwerk Avans Hogeschool Eis 35) De levertijden voor Promotioneel drukwerk kunnen per soort verschillen en zijn mede afhankelijk van de overeengekomen werkwijze (digitaal printen of offset). In overleg tussen Opdrachtnemer en DMCS worden deze per opdracht afgestemd en vastgelegd. Eis 36) Op basis van offset geldt voor poster, folder, flyer, kaart, eenvoudige brochure, uitnodiging een doorlooptijd van maximaal 6 werkdagen. De doorlooptijd vangt aan op het moment dat de ontwerper een definitieve C-PDF bij de drukker aanlevert. Ingeval de ontwerper op een werkdag vóór uur de C-PDF aanlevert bij drukker geldt dit als de eerste werkdag, de zesde werkdag eindigt om uur. In deze 6 werkdagen ontvangt de contactpersoon van Avans een kosteloze analoge kleurenproef. Avans verplicht zich om z.s.m. op deze analoge kleurendrukproef te reageren, ingeval dat de analoge kleurendrukproef vóór uur binnenkomt bij DMCS, wordt dezelfde dag respons gegeven door de vaste contactpersoon van DMCS. Ingeval de analoge kleurendrukproef ná uur binnenkomt, wordt de volgende werkdag respons gegeven. Ook ingeval de kleurendrukproef in eerste instantie niet akkoord is, dient te allen tijde de doorlooptijd van 6 werkdagen gerealiseerd te worden. De opdracht wordt uitsluitend verstrekt ná akkoord van de definitieve kleurdrukproef. Pas als deze goedgekeurd is mag tot drukken worden overgegaan. Eis 37) Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het decentraal distribueren van het promotionele drukwerk. Eis 38) Voor Magazine Punt geldt dat de eindredacteur (vaste contactpersoon) een C-PDF van de opgemaakte krant bij Opdrachtnemer aanlevert. Magazine Punt wordt op de verschillende locaties door de drukker bezorgd op de volgende adressen bij de recepties: Hogeschoollaan 1 te Breda; Lovensdijkstraat 61 te Breda; Beukenlaan 1 te Breda;

24 pagina 24 Onderwijsboulevard 215 te s-hertogenbosch; Onderwijsboulevard 256 te s-hertogenbosch; Professor Cobbenhagenlaan 13 te Tilburg; Hervenplein 2 te s-hertogenbosch; Meerkoldreef 6 te Tilburg. De centrale afleverplaatsen en kenmerken van deze plaatsen zijn als volgt: Hogeschoollaan 1 - Breda geen bijzonderheden of obstakels; afleverplaats is op de begane grond. Lovensdijkstraat 61 - Breda hier bevindt zich geen laad/los perron; hier kunnen alleen kleine vrachtwagens komen; er is beperkte opslag capaciteit (2 pallets); bij het afleveren moeten drempelplaten worden meegenomen door Opdrachtnemer; afleverplaats is op de begane grond. Beukenlaan 1 - Breda er is een laad/los perron aanwezig; hier kunnen alleen kleine vrachtwagens komen; er is beperkte opslag capaciteit (3 pallets); afleverplaats is op de begane grond. Onderwijsboulevard 's-hertogenbosch geen bijzonderheden of obstakels; laad en losperron aanwezig; afleverplaats is op de begane grond. Onderwijsboulevard 's-hertogenbosch geen bijzonderheden of obstakels; afleverplaats is op de begane grond; beperkte opslagmogelijkheid. Hervenplein 2 s-hertogenbosch geen bijzonderheden of obstakels; afleverplaats is op de begane grond; beperkte opslagmogelijkheid. Prof. Cobbenhagenlaan 13 - Tilburg er is een laad/losperron op 1.20 mtr.; afleverplaats is op de begane grond. Meerkoldreef 6 Tilburg geen bijzonderheden of obstakels; afleverplaats is op de begane grond; beperkte opslagmogelijkheid.

25 pagina 25 Eis 39) Meer- of minder leveringen van promotioneel drukwerk zijn niet toegestaan. De bestelde oplage is maatgevend voor de omvang van de levering en de facturatie. Eis 40) Het door Avans bestelde Drukwerk zal door Opdrachtnemer tijdens kantooruren (08.30 uur uur) worden afgeleverd op de, bij de bestelling aangegeven, locatie. Eis 41) Op de buitenzijde van de verpakking van promotioneel drukwerk dienen duidelijk te worden vermeld: aflevergegevens zoals vermeld in schriftelijk opdrachtbevestiging door Team Traffic; beschrijving van inhoud en aantallen. Eis 42) Door Opdrachtnemer gebruikte pallets en verpakkingsmaterialen zullen zonder bijkomende kosten voor Avans Hogeschool door Opdrachtnemer worden opgehaald. Eis 43) Voor wat betreft het Promotioneel drukwerk verstuurt Opdrachtnemer per opdracht een factuur rechtstreeks aan Avans Hogeschool. Voor de facturatie worden uitsluitend integrale prijzen gehanteerd. Iedere factuur wordt digitaal als één PDF bestand (inclusief voorblad en Bijlagen) aangeleverd op het mailadres: Facturen die per post worden aangeleverd, worden niet in behandeling genomen. De factuur moet de volgende gegevens bevatten: Offertenummer; inkoopordernummer; volledige en correcte beschrijving van artikel; aantal geleverde artikelen; netto bedrag; BTW; totaal bedrag; naam Opdrachtgever / budgethouder / kostenplaats / kostendrager; naam besteller; bestel- en leverdatum. Eis 44) Behalve voorgedrukte uitnodigingen kan en hoeft promotioneel drukwerk niet standaard op voorraad te zijn. Toelichting voorgedrukte uitnodigingen: Avans Hogeschool zal een drietal verschillende covers van uitnodigingen (formaat A4, gevouwen naar A5) aanleveren die op afroep ingeprint kunnen worden. De tekst wordt door Avans Hogeschool aangeleverd en door de drukkerij opgemaakt.

26 pagina 26 Eis 45) Inschrijver dient op afroep het binnenwerk van uitnodigingen vorm te geven / DTP en / opmaken. Eis 46) Opdrachtnemer brengt geen kosten separaat in rekening voor het op voorraad houden van de voorgedrukte uitnodigingen. Aantallen op voorraad te houden uitnodigingen worden aan het begin van de looptijd van de overeenkomst afgestemd. De gehele overeengekomen voorraad zal tijdens, of aan het einde van de looptijd worden afgenomen. 3.4 Open vragen In deze paragraaf staan enkele open vragen waarin de doelstellingen achter de vraag zijn opgenomen. Van Inschrijvers wordt verlangd dat zij de vragen beantwoorden. De antwoorden zullen worden beoordeeld als sub gunningscriterium kwaliteit. Antwoorden dienen leesbaar, concreet, zonder voorbehoud en als aanvulling van de in dit document opgenomen Eisen en vragen te worden geformuleerd. Per antwoord kan één pagina A4 worden gebruikt. Op die manier worden Inschrijvers gestimuleerd zich te beperken tot antwoorden op hoofdlijnen. Vraag 1) Het team DMCS werkt in opdracht van interne Opdrachtgevers bij Avans Hogeschool. Het komt voor dat door interne Opdrachtgevers zeer hoge Eisen worden gesteld aan de flexibiliteit en het initiatief van de mensen bij DMCS. DMCS wil graag tegemoet komen aan zoveel mogelijk eisen van interne Opdrachtgevers. Op welke wijze kunt u bijdragen aan het optimaliseren van de prestaties van DMCS, bijvoorbeeld wanneer het gaat om het onmogelijke mogelijk maken? Vraag 2) Binnen Avans Hogeschool bestaat altijd de druk om kosten te besparen. Op welke wijze kunt u bijdragen aan het besparen van kosten voor Avans Hogeschool en tot welke resultaten leidt dat? Vraag 3) Avans Hogeschool wil doorlopend beter presteren en kwaliteit verbeteren. Op welke wijze kunt u bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van het Drukwerk voor Avans Hogeschool en tot welke resultaten leidt dat? Vraag 4) Avans Hogeschool wenst steeds op de hoogte te zijn van innovaties op het gebied van Drukwerk die snelheid en flexibiliteit vergroten, kosten besparen en kwaliteit verbeteren en die innovaties waar mogelijk benutten. Welke drie innovaties gaan gedurende de komende jaren bijdragen aan de doelstelling van Avans Hogeschool op dit gebied en tot welke resultaten leidt dat?

27 pagina 27 4 Beoordeling In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe inschrijvingen worden beoordeeld. Het gunningscriterium voor de aanbesteding is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Subgunningscriteria zijn de prijs en de kwaliteit. De verhouding tussen prijs en kwaliteit in de beoordeling bedraagt 40 : Beoordeling kwaliteit De kwaliteit van inschrijvingen wordt beoordeeld via de antwoorden op de open vragen. In onderstaande tabel wordt weergegeven op welke wijze de beantwoording van open vragen wordt gewaardeerd: Score 0 punten 1/4 van het maximaal te behalen aantal punten 2/4 van het maximaal te behalen aantal punten 3/4 van het maximaal te behalen aantal punten 4/4 van het maximaal te behalen aantal punten Kenmerken beantwoording De Inschrijver geeft aan niet te voldoen aan de doelstellingen achter de vraag. De Inschrijver geeft invulling aan de doelstelling achter de vraag en geeft een toelichting waaruit blijkt dat de Inschrijver daarop beperkingen inbrengt. De Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij geen toelichting, óf de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij een toelichting waaruit niet blijkt dat de door de Inschrijver aangeboden dienstverlening c.q. mogelijkheden een meerwaarde oplevert/opleveren voor de realisatie van de doelstellingen. Het antwoord van de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de Inschrijver geeft hierbij een toelichting waaruit blijkt dat de door de Inschrijver aangeboden dienstverlening c.q. de mogelijkheden die de Inschrijver biedt een meerwaarde kan/kunnen opleveren bij het realiseren van de doelstellingen. Het antwoord van de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de Inschrijver geeft hierbij een toelichting waarin wordt beargumenteerd dat de door de Inschrijver aangeboden dienstverlening aantoonbare en aanvullende mogelijkheden biedt die zeker meerwaarde opleveren ten opzichte van de doelstellingen. Tabel 3 beoordelingskader open vragen In onderstaande tabel staat weergegeven welk aantal punten per vraag maximaal te scoren is: