Aan de slag met OmniHisScipio (versie )

Transcriptie

1 Aan de slag met OmniHisScipio (versie ) Uw eerste handeling is een verbinding tot stand brengen met de server waar het patiëntenbestand staat. Dubbelklik daarvoor op de Scipio.lbs. U krijgt daarna de keuze om in te loggen met ofwel een wachtwoord ofwel een UZI-pas (zie hiervoor de Handleiding instellen UZI-pas ivm LSP). Wanneer u inlogt in het patiëntenbestand via wachtwoord, verschijnt dit scherm: Na het aanklikken van de juiste gebruikersnaam en invoeren van het juiste wachtwoord verschijnt het welkomsscherm: Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 1van 9

2 Met een klik op de tab ScipioInfo verschijnt het scherm dat u informatie geeft over: de gebruikte Omnis-versie het Omnis-serienummer het besturingssysteem de schermresolutie het adres en de naam van de Persoonlijke - en de Generieke database het pad naar de Scipio-library de wijzigingen die in de huidige versie zijn aangebracht Met een klik op de tab OmniHisInfo verschijnt het scherm dat u informatie geeft over: contactgegevens OmniHis en de HelpDesk, en enkele linkjes om een vraag te deponeren of een wens te uiten. Helpteksten In OmniHisScipio is een helpfunctie gebouwd. Vanuit ieder scherm zijn met één klik op de knop de bijbehorende helpteksten (en handleidingen) direct beschikbaar. Deze helpteksten geven uitleg over het scherm waarin u op dat moment werkt. Deze teksten verschijnen: met een klik in het Archiefmenu op Help. met het toetsenbordcommando Alt-Cmd-U (Mac) of Ctrl-shift-U (Windows). met een klik op de helpknop linksboven in de knoppenbalk als u een scherm geopend hebt. Wanneer bij een scherm meerdere helpteksten horen, verschijnt een overzichtslijst. Met een klik op de gewenste helptekst links in de lijst verschijnt deze rechts in het scherm. Helpteksten zoeken 1. Start het helpscherm met een klik in het Archiefmenu op Help. Het helpscherm verschijnt met een rolmenu dat standaard het criterium alles toont. 2. Klik met de muis in het rolmenu 3. Selecteer een van de criteria waarop u wilt zoeken. 4. Typ de tekst waarop u wilt zoeken in het lege veldje naast het rolmenu: 5. Klik op de tab- of entertoets. Indien aanwezig, verschijnt de helptekst die voldoet aan het gekozen criterium. Alle helpteksten oproepen Het is mogelijk alle aanwezige helpteksten op te roepen. 1. Start het helpscherm zoals hierboven beschreven. Het rolmenu verschijnt met standaard het criterium alles. 2. Klik met de muis in het lege veldje naast het rolmenu alles : Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 2van 9

3 3. Klik op de tab- of entertoets. Alle helpteksten verschijnen in de overzichtskolom. Helpteksten printen Met behulp van het printertje geselecteerde helpteksten printen. linksboven in het scherm kunt u een of meerdere Met behulp van de knop kunt u een of meerdere geselecteerde helpteksten exporteren, waarbij een keuze gemaakt kan worden uit verschillende bestandsformaten. De lettergrootte van de helpteksten aanpassen Het is mogelijk de lettergrootte en daarmee de leesbaarheid van de helpteksten aan te passen met behulp van het rolmenu Schaal onder in het scherm. Boven iedere helptekst wordt, ter oriëntatie, de route aangegeven naar het desbetreffende onderdeel van het programma. In de helpteksten zelf wordt deze route niet beschreven, behalve in de handleidingen die ook als helptekst aanwezig zijn. Deze zijn te herkennen aan het handje: Stappenplan Instellingen invoeren Controleren van de praktijkgegevens Aanmaken van profielen Gebruikers invoeren Invoeren van de instellingen per praktijk Invoeren van de instellingen per werkplek Invoeren van gegevens in de eigen tabellen Instellen van de rapporten Hieronder worden de stappen in volgorde uitgelegd: Controleren van de praktijkgegevens 1. Klik op Archief boven in de menubalk. 2. Klik op Gebruikers. Het tabblad 2 Instellingen Gebruikers verschijnt. 3. Klik op het tabblad 1 Praktijken. De gegevens van de praktijk worden zichtbaar. 4. Klik op de wijzigknop als u iets wilt wijzigen in een reeds ingevoerde praktijk. 5. Wijzig de gegevens en klik op de OK-knop. De gewijzigde gegevens worden opgeslagen. Aanmaken profielen Met behulp van een profiel kunt u aangeven tot welke schermen een gebruiker toegang krijgt en Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 3van 9

4 welke handelingen hij of zij mag verrichten in uw bestand. Voor bv. een arts, een assistente en een waarnemer kunnen verschillende profielen worden aangemaakt. 1. Klik op Archief boven in de menubalk. 2. Klik op Gebruikers. Het tabblad 2 Instellingen Gebruikers verschijnt. 3. Klik op het tabblad 3 Profielen. Het scherm 3 Profielen verschijnt. 4. Klik op de invoerknop 5. Geef het nieuwe profiel een herkenbare naam, bijvoorbeeld medewerker, POH of waarnemer. 6. Vink de gewenste privileges aan op de verschillende tabbladen Patiëntgegevens, Financiële gegevens en Algemeen voor dit profiel. Let op! Links naast het scherm staan twee knoppen, en, met behulp waarvan u in één keer alle privileges kunt aanvinken of alle vinkjes in één keer kunt verwijderen. 7. Klik op de OK-knop.. De ingevulde gegevens worden opgeslagen. Invoeren van een gebruiker 1. Klik op Archief boven in de menubalk. 2. Klik op Gebruikers. Het tabblad 2 Instellingen Gebruikers verschijnt. 3. Klik op de invoerknop 4. Vul naam, wachtwoord en code in. Let op! Met een klik op verschijnt het derdenscherm met de gegevens van deze gebruiker. Is deze gebruiker nog niet ingevoerd in het derdenbestand dan wordt dat vermeld, waarna alsnog de mogelijkheid geboden wordt de gegevens van deze gebruiker in te voeren. Keer na afloop daarvan terug naar het scherm 2 Instellingen Gebruikers. 5. Geef met een vinkje aan welke functie de nieuwe gebruiker heeft 6. Vink eventueel aan dat de nieuwe gebruiker wordt beschouwd als waarnemer. NB: Waarnemers worden NIET getoond tijdens het normale inloggen, maar kunnen uitsluitend via de optie inloggen op waarneembestand inloggen. Wanneer een gebruiker op 'vertrokken' wordt gezet, wordt deze ook niet meer getoond in het inlogscherm. 7. Pas eventueel de vergrotingsfactor aan. Het scherm dient hiervoor echter wel minimaal 17 inch groot te zijn. 8. Selecteer in het veld Privilege profiel het juiste profiel voor de nieuwe medewerker. 9. Klik onderin op het tabblad Communicatie en vul, indien gewenst, een of meerdere mailadressen en de gegevens voor Zorgdomein in. 10. Klik op de tab Diversen: Vul desgewenst AGB-code in (de Famedcode is alleen van belang voor gebruikers die declareren via Famed) Vink, indien gewenst, de meerdere weergave van één standaardscherm aan; N.B.: dit is verplicht bij gebruik van de waarneemmodule. Selecteer in het veld Voorkeurstab op journaalscherm na opzoeken patiënt welke gegevens altijd zichtbaar moeten zijn wanneer deze medewerker een patiënt opzoekt: episodes, actieve medicatie, historie, problemen of diagnostisch archief. Selecteer in het veld Voorkeurstab op journaalscherm tijdens invoer welke gegevens altijd zichtbaar moeten zijn wanneer deze medewerker een journaalregel aan het invoeren is: episodes, actieve medicatie, historie, problemen of diagnostisch archief. Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 4van 9

5 Geef desgewenst met een vinkje aan dat de gebruiker meedoet met LINH en/of peilstation is voor NIVEL. 11. Klik, wanneer deze medewerker in gaat loggen met een Uzi-pas, op de tab Uzi-pas info en vul de gegevens in. Zie hiervoor het aparte helpscherm 'handleiding UZI-pas'. 12. Klik op de OK-knop. De ingevulde gegevens zijn opgeslagen. 13. Wanneer de (nieuwe) gebruiker een arts is kan ook zijn eigen systeemcertificaat van Vecozo worden geïmporteerd, ofwel het certificaat dat in deze praktijk wordt gebruikt. (Zie Handleiding Certificaat Vecozo) 14. Klik op de Wijzig knop 15. Klik op de button en wijs uw certificaat aan (dat bijvoorbeeld is opgeslagen in de OmniHisWerkplekmap). 16. Vul het juiste wachtwoord in en u krijgt een accoordmelding met de datum waarop het certificaat verloopt. Klik op groene vinkje voor accoord. Zie evt. het helpscherm 'importeren Vecozocertificaat'. 17. Een maand voor deze datum zal OmniHisScipio bij het opstarten een melding geven dat het certificaat zal gaan verlopen. Invoeren van de instellingen per praktijk Klik op Archief boven in de menubalk. 1. Klik op Instellingen. Een scherm verschijnt met 2 tabbladen en bijbehorende subtabbladen. 2. Klik op tabblad 2 Algemene Instellingen 3. Klik op tabblaadje 4. Klik op de wijzigknop 5. Vul de velden met de financiële gegevens in: Aantal dagen tussen de verschillende declaraties het drempelbedrag voor een papieren declaratie of herinnering de tekst op declaraties en herinneringsdeclaraties 6. Kopieer, indien gewenst, een grafisch briefhoofd en plak het in het daarvoor bestemde veld. De afbeelding die in dit veld geplakt wordt, wordt gebruikt op brieven en declaraties. 7. Vink, indien gewenst, aan: dat u per arts gescheiden declaraties en lijsten gaat aanmaken voor particulieren en verzekeraars dat de inschrijftarieven ook voor particulieren aangemaakt moeten worden. Wanneer u deze laatste optie aangevinkt heeft dient in het derdenbestand een verzekeraar ingevoerd te zijn met naamcode PART0000 (dit zijn vier nullen). Als AGBcode van deze fictieve verzekeraar kan 9999 ingevuld worden. 8. Voer, indien relevant, de Vektiscode in die gebruikt wordt voor leeftijds-toeslag. 9. Geef, indien gewenst, aan dat de tijdsduur van het consult getoond wordt. 10. Vul de speciale AGB-praktijkcode in tbv de declaraties van ketenzorg. 11. Vink desgewenst aan dat het boekscherm niet verschijnt, wanneer de contactvorm een (herhaal-)recept is. 12. Vink desgewenst aan dat een eigen voorloopcode en doornummering wordt gebruikt voor de externe HA304-declaraties. 13. Klik op 14. Vink, indien gewenst, aan: dat u altijd episodegericht registreert. Dit betekent dat u altijd een episode moet kiezen Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 5van 9

6 of een episode moet aanmaken bij het invoeren van een journaalregel. dat bij herhalen van medicatie alleen die medicatie getoond wordt die voorzien is van een episodenummer en een ICPC-code. Dit is om te voorkomen dat retourmedicatie die nog niet is voorzien van een juiste koppeling aan een episode wordt herhaald. dat bij het zoeken van medicatie op memocode alleen de unieke GPK s getoond worden. Hiermee voorkomt u bij het zoeken op medicatie dat er lange lijsten verschijnen met dezelfde medicatie, maar afkomstig van een andere fabrikant. dat er een waarschuwing komt wanneer een medicatie voor de eerste keer wordt voorgeschreven. dat er, vóór het verstrijken van de einddatum van een medicament zonder waarschuwing, een herhaalrecept mag worden afgegeven binnen een door u gekozen aantal dagen. dat u bij invoer in het journaal de planvakjes wenst te coderen. Dit betekent dat bepaalde woorden, zoals bijvoorbeeld lab, automatisch in ICPC-codes worden omgezet. dat de retourrecepten in de receptlijst in het journaal rood gekleurd worden. Dat de faxlijst landschap (liggend) of portret (staand) geprint dient te worden. 15. Wanneer geklikt wordt op de button verschijnt het schermpje 'Beheer extra Risicofactoren. 16. Klik op 'wijzig' om een nieuwe risicofactor te kunnen invullen/wijzigen of een bestaande te kunnen wissen. 17. Klik op de tab Boekhouding. Vink, indien gewenst, aan dat u het boekhoudprogramma gebruikt. 18. Klik op Selecteer, geef aan of vul in: gebruik in de agenda een kleur voor patiënten die zijn gezien de kleur van de tijdsbalk in de agenda de kleur van de verstreken tijd in de agenda de voorkeur in de tekstverwerker voor de eigen lay-out of de vaste lay-out de voorkeurstab in het labscherm het toestaan van wijzigen van gegevens van al uitgeschreven patiënten het tonen van de overzichtslijst MailBinnen zonder vraag om artsenkeuze het accepteren van niet-nederlandse postcodes het aanmaken in de correspondentie van een historieveld wanneer de patiënt dit nog niet heeft. gebruik bij etiketten en labels Dhr. en Mw. ipv De Heer en Mevrouw. 19. Typ onder in het scherm de verschillende locaties waar de patiënt zich kan bevinden, Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 6van 9

7 gescheiden door een komma. In de agenda kan deze informatie worden gebruikt. 20. Vul verschillende etniciteiten gescheiden door een komma in. Op het patientenscherm wordt dit getoond als lijst, waaruit kan worden gekozen. 21. Klik op de knop om uw eigen toetsenbordcommando s in te stellen. Hier kunt u ook toetscombinaties toekennen voor commando's die via het menu Extra te bereiken zijn. Bijvoorbeeld cmd J om direct naar het journaal te gaan. 22. Klik op de knop om het vóórkomen, de volgorde en de breedte van de journaalkolommen vast te leggen. 23. Klik op de tab en vul in voor een automatische download* van een nieuwe Scipio-library): Klik op de wijzigknop en vul in: Bij FTP server naam: Directory op FTP server: / FTP gebruikersnaam: ScipioUpdateRun FTP wachtwoord: a2d0d7d9a0afbbd5a6e1 FTP poort: 21 Klik op de OK-knop: *de library wordt opgeslagen in de werkplekmap; om er mee te kunnen werken dient het bestand eerst uitgepakt te worden, waarbij de reeds aanwezige library Scipio.lbs overschreven dient te worden. 24. Klik op de tab en vul hier evt. gegevens voor LSP, Prescriptor en SBV-Z in. Invoeren van de instellingen per werkplek 1. Klik op Archief boven in de menubalk. 2. Klik op Instellingen. 3. Klik op 4. Klik op 5. Klik op de wijzigknop Klik op Pad naar foto/bestanden-map (voorheen TIFF-map) en wijs de plaats aan waar deze map staat. Toelichting: deze fotomap is de, door uzelf aangemaakte, map waarin bestanden of foto s staan die u bij patiënten hebt opgeslagen. Klik op Pad naar de Prullenmand-map en selecteer met behulp van het zoekscherm deze map. Toelichting: deze prullenmand-map is de, door uzelf aangemaakte, map waarin bestanden en foto s na verwijdering bij de patiënt terechtkomen. Klik op Pad naar db2mdw.exe (Welch Allyn) en geef met behulp van het zoekscherm het pad aan naar het bijbehorende programma. NB: dit is alleen van toepassing op PC's met een windows-platform. 6. Klik op Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 7van 9

8 Op dit tabblad vult u in, voor zover dat al niet is gedaan: de gegevens over het Session-type de AGB-code van de praktijk het precieze adres, naam en wachtwoord van de Eigen DataBase en de Generieke DataBase de interval waarmee de database gepingd wordt de gegevens van de SSL-verbinding, indien van toepassing. NB: Deze gegevens worden door uw hostingpartij verstrekt. 7. Klik op Hier kunnen desgewenst gegevens van certificaten worden ingevuld van Vecozo en Lifeline. 8. Klik op en daarna op Zet eventueel een vinkje om recepten direct naar de printer te sturen. Klik op de wijzigknop: Een vinkje bij 'Ik wil geen 'Printer en Pagina-opmaak instellen' betekent dat u geen printer en pagina-opmaak wilt instellen op deze werkplek. Dit is nodig als u verschillende printers gebruikt en/of faxt vanaf deze werkplek vanuit de computer. Geen vinkje bij 'Ik wil geen 'Printer en Pagina-opmaak instellen' betekent dat u per rapporttype de printer en pagina-opmaak kunt vastleggen. Dit betekent wel dat vanaf deze werkplek niet meer een andere printer kan worden aangestuurd dan de gekozen, ondanks dat dit wel lijkt te kunnen. Klik op het rapporttype dat u wilt vastleggen, bijv. 'Recepten' Klik op Vul de juiste printer en instellingen in en klik op OK 9. Klik op A. Geen vinkje bij 'Maak eigen opmaak, door alleen parameters in te stellen (..)' Wanneer geklikt wordt op opent het scherm waarin rapporten voor diverse rapporttypen kunnen worden aangemaakt en opgeslagen in de ReportsFolder: Kies een rapport en klik evt. op 'bewaar als' en bewaar het onder een andere naam om te voorkomen dat u gemaakte instellingen per ongeluk overschrijft. Pas de instellingen aan, pas toe en bewaar. Herhaal dit voor alle te gebruiken rapporten. B. Wanneer er wel een vinkje wordt gezet bij 'Maak eigen opmaak, door alleen parameters in te stellen (..)', kunt u in het scherm dat verschijnt nadat u op de knop hebt gedrukt voor 4 rapporttypen enkele parameters aangeven en opslaan in de database. Deze instellingen gelden alleen voor deze werkplek. 10. Klik op Als er van een bepaald rapporttype meer dan één versie is, kan hier voor 1 ervan gekozen worden door het betreffende rapport te selecteren. Wanneer er niets is geselecteerd, wordt de keus alsnog voorgelegd bij het printen van het rapport. Wanneer er niets is geselecteerd en er is ook niets te kiezen, dan wordt het hoofd-rapport Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 8van 9

9 gebruikt. Wanneer de rapporten met parameters zijn ingesteld, dan worden de namen van de parameter-records ter keuze voorgelegd. 11. Klik op Met een vinkje kan hier aangeven worden dat er grote iconen verschijnen op de toolbars. Het scherm dient hiervoor echter wel minimaal 17 inch groot te zijn. Bij kleinere schermen kan alleen gewerkt worden met kleine iconen. Met een vinkje kan hier aangegeven worden of er al dan niet een pasfoto in het patiëntenscherm getoond moet worden. Met een klik op de knop verschijnt het scherm waarin het maken van een automatische back-up van de eigen database en de generieke database kan worden gemaakt. Hiervoor is echter nog wel een installatie van de MySQL-software nodig. Met een vinkje kan de spellingscontrole worden aangezet in de tekstverwerker. Met een vinkje kan het databaseverkeer worden vastgelegd per werkplek (en via Beheer worden bekeken). 12. Klik op de OK-knop De ingevulde gegevens worden opgeslagen. Declareren Hiervoor kunt u de handleiding declareren in OmnihisScipio downloaden van FAQ Veel gestelde vragen vindt u op de site Handleiding Aan de Slag met OmniHisScipio blz. 9van 9