SLIM 3.0. Sluit Nederland aan op Internationale Metadatastandaarden. 15 mei 2012

Transcriptie

1 SLIM 3.0 Sluit Nederland aan op Internationale Metadatastandaarden 15 mei 2012 Vervolg op het project SLIM (Sluit Nederland aan op Internationale Metadatastandaarden), 2011 en het Advies aan de FOBID Commissie Ontsluiting over de toepassing van RDA in Nederland, 2011 Opstellers: Joke Webbink (Programmamanager en Informatiespecialist Wageningen UR) en Daniel van Spanje (Senior Productmanager GGC/ OCLC) Opdrachtgever: Anja Smit (University Librarian Utrecht University) namens Stuurgroep GII

2 Programmaplan Pagina 1 van 18

3 Programmaplan: SLIM 3.0 Inhoudsopgave: 1. INLEIDING PROGRAMMADOELSTELLING(EN) EINDRESULTAAT (WAT IS KLAAR ALS HET KLAAR IS) AFBAKENING (WAT IS HET RESULTAAT NIET) UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN RELATIE NAAR ANDERE PROJECTEN A. ORGANISATIE PROGRAMMA B. ORGANISATIE PROJECT 1. MARC C. ORGANISATIE DEELPROJECT 1: TABELWERKGROEP MARC D. ORGANISATIE PROJECT 2. RDA MIJLPALEN ACTIEPLAN PLANNING PROGRAMMAKOSTEN RISICOANALYSE EN GEVOELIGHEDEN RAPPORTAGE EN DISTRIBUTIE PROGRAMMAAFSLUITING EN EVALUATIE BIJLAGEN Opstellers Akkoord Akkoord Joke Webbink (Programmamanager ) Daniel van Spanje (Senior Productmanager GGC /OCLC) Versie: 1.2 Opdrachtgever: Anja Smit (University Librarian Utrecht University, namens Stuurgroep GII) Programmamanager: Joke Webbink (Informatiespecialist Wageningen UR Library) Datum: 15 mei 2012 Datum: Datum: Programmaplan Pagina 2 van 18

4 1. Inleiding In de wereld van bibliotheek en informatiebeheer wordt alom de noodzaak gevoeld van aansluiting bij internationale standaarden. Diensten en metadata worden op wereldwijde schaal geleverd en aangeboden. De bibliotheekwereld in Nederland is er daarom van overtuigd dat modernisering van de landelijke informatie infrastructuur en aansluiting bij de internationale informatie infrastructuur van het grootste belang zijn. Daarnaast streeft men vanwege krimpende middelen naar efficiencyverbetering en kostenreductie i. Uit het eindrapport haalbaarheidsstudie ii van het project SLIM (Sluit Nederland aan op Internationale Metadatastandaarden), dat eind 2011 is afgesloten, blijkt op basis van een inventarisatie dat de Nederlandse bibliotheken kiezen voor MARC21 als standaard uitwisselingsformaat voor bibliografische gegevens. Daarnaast is er in het voorjaar van 2011 door de FOBID Commissie Ontsluiting (FCO) geadviseerd om het regelwerk Resource, Description & Access (RDA) als nieuwe catalogiseerstandaard in Nederland, als vervanger van de Richtlijnen voor de Titelbeschrijving (RT), toe te passen iii. De RT is het op de ISBD gebaseerde regelwerk voor de titelbeschrijvers in Nederland, waarvan de afzonderlijke delen vanaf een bepaald moment niet meer zijn bijgewerkt en niet meer zijn aangepast aan de nieuwe ontwikkelingen. Het Consortium GII heeft zich bij de besluitvorming van de FCO aangesloten iv. De beslissing om MARC21 als uitwisselingsformaat voor bibliografische gegevens te gaan gebruiken hangt nauw samen met het advies om over te gaan op RDA. Gezien deze samenhang tussen de richtlijnen voor het catalogiseren enerzijds en het gebruikte catalogiseerformaat anderzijds wordt voorgesteld de aanpak van beide onderwerpen in één programma onder te brengen. Dit programmaplan bevat derhalve de uitwerking van de volgende twee projecten, met daarbinnen een deelproject en nog te formeren deelwerk- dan wel projectgroepen: Project 1. Invoering MARC21 als uitwisselingsformaat in Nederland (in het plan kortweg MARC21 genoemd). Deelproject 1. Uitwerking van de MARC21 tabel. Project 2. Invoering van RDA als de nieuwe richtlijnen voor catalogiseren in Nederland (in het plan kortweg RDA genoemd). Om in Nederland gemeenschappelijk gebruik van MARC21 mogelijk te maken, waarbij zo nauw mogelijk wordt aangesloten bij de interpretatie van de Library of Congress en OCLC, moeten heldere werkafspraken worden gemaakt. Voor de invoering van RDA als de nieuwe Nederlandse richtlijnen voor catalogiseren zal in dit project een vervolgstap worden gemaakt. De basis zal worden gelegd voor de invoering door de uitwerking van de financiële, technische en organisatorische implicaties. Het programma loopt tot 1 januari Tot en met juli 2012 zal de nadruk liggen op project 1 (MARC21) en deelproject 1 (Uitwerking MARC21 tabel). Vanaf de zomer wordt de focus verlegd naar het tweede project (RDA). Beide projecten zullen eind december 2012 worden afgesloten met een eindrapportage. De voortgang van het programma wordt bewaakt door de programmacommissie, zie 7A. In dit programma zal communicatie een belangrijke rol spelen. De belanghebbende bibliotheken zullen daar waar nodig geïnformeerd worden over plannen en ontwikkeling. Ook zal in diverse gremia overleg dan wel informatieverstrekking plaatsvinden. Inmiddels gemaakte afspraken hierover zijn opgenomen in het Actieplan onder punt Programmadoelstelling(en) Project 1 en deelproject 1. Ontwikkeling en implementatieplan van een uitwisselingstabel voor bibliografische gegevens in MARC21. Project 2. Uitwerking van de financiële, technische en organisatorische haalbaarheid van de implementatie van RDA in Nederland. Programmaplan Pagina 3 van 18

5 3. Eindresultaat (wat is klaar als het klaar is) Project 1: MARC 21. Het eindresultaat van Project 1 (gecombineerd met deelproject 1) bestaat uit 4 onderdelen: 1. de tabel met het MARC21 uitwisselingsformaat. De uitwerking van de tabel is gedaan door de Tabelwerkgroep, bestaande uit medewerkers van OCLC, UBU en de programmamanager. Zie 7C. 2. De tabel is beschikbaar gesteld aan de leden van het consortium GII. Hiervoor is overleg gepleegd en afstemming gezocht met de KB. 3. de vervolgstappen zijn vastgesteld, resp. het implementatieplan is opgesteld. Onderdeel van het implementatieplan is een checklist voor bibliotheken. Voor dit onderdeel zijn diverse belanghebbende bibliotheken geraadpleegd. 4. een notitie met daarin een inventarisatie van de impact op het catalogiseerformaat en een advies over andere maatregelen om efficiencyverhoging te bereiken (waarbij gedacht wordt aan de toename van de beschikbaarheid van metadata bij het selectie- en acquisitieproces). Door OCLC en UBU zijn een aantal aandachtspunten die in het kader van dit project moeten worden uitgezocht, benoemd. Deze aandachtspunten zijn samengebracht in bijlage 1. In het kader van dit project worden deze punten uitgewerkt in diverse notities. Project 2: RDA Het eindresultaat van Project 2 bestaat uit 3 onderdelen: 1. uitgewerkte richtlijnen voor RDA op hoofdlijnen 2. de vervolgstappen zijn vastgesteld, resp. het implementatievoorstel is opgesteld. Voor dit onderdeel zijn diverse belanghebbende bibliotheken geraadpleegd. 3. een opleidingsplan Door de RDA Werkgroep van de FCO zijn een aantal vervolgstappen geformuleerd die als bijlage 2 zijn opgenomen. In het kader van dit project worden deze vervolgstappen uitgewerkt door een Richtlijnen Werkgroep en een RDA Projectgroep. De RDA is een groot en omvangrijk regelwerk dat online beschikbaar is. Opstellen van de Richtlijnen betekent dat de belangrijkste verschillen en uitbreidingen ten opzichte van de huidige situatie zijn vastgesteld en dat duidelijk is hoe in verschillende systemen en praktijken de bestaande regelgeving vervangen kan worden door de nieuwe regelgeving. 4. Afbakening (wat is het resultaat niet) Het programma heeft betrekking op catalogi, voor zowel gedrukt als elektronisch materiaal. Daarentegen vallen repositories en onderzoeksregistratiesystemen buiten het programma. Met betrekking tot Project 1: MARC21. Dit project concentreert zich op het uitwisselingsformaat en niet op het catalogiseerformaat. Hoe dichter echter beide formaten bij elkaar liggen, hoe eenvoudiger de in- en export. In alle gevallen is niet het bibliotheek-eigen formaat, maar het MARC21-formaat het uitgangspunt en ijkpunt. De vraag is dus niet hoe iedere instelling optimaal de eigen gegevens kwijt kan in het MARC21-formaat. Het uitgangspunt is het standaard MARC21-formaat en de vraag is dus omgekeerd: wat moet er lokaal in het formaat of in de regels en praktijken worden aangepast om optimaal met de standaard te kunnen werken. Oplevering van de tabel betekent niet dat alle betrokken partijen de tabel onmiddellijk in gebruik kunnen nemen. Elke deelnemende bibliotheek zal na beëindiging van dit project de eigen infrastructuur moeten aanpassen teneinde de uitwisselingstabel in gebruik te kunnen nemen. In het implementatieplan zal een checklist worden opgenomen ter ondersteuning van de vervolgstappen voor de bibliotheken. Programmaplan Pagina 4 van 18

6 Met betrekking tot Project 2. RDA. Aangezien er een principebesluit is genomen over het aannemen van RDA als de nieuwe richtlijnen voor catalogiseren is dit project een vervolgstap waarbij de uitwerking van de financiële, technische en organisatorische haalbaarheid de besluitvorming om over te gaan op RDA moet ondersteunen. Daadwerkelijke invoering van RDA behoort niet tot het project. Die zal naar verwachting in april 2013 plaatsvinden. 5. Uitgangspunten en randvoorwaarden Project 1. MARC21 inclusief deelproject 1. Onder "MARC21 als uitwisselingsformaat" wordt verstaan het standaard MARC21-formaat waarin de Nederlandse bibliotheken en het GGC bibliografische gegevens ontlenen en aanleveren aan WorldCat. Het functioneert tevens als wederkerig uitwisselingsformaat tussen bibliotheken en het GGC. Bovendien vormt het de basis voor het formuleren van formaateisen aan de leveranciers van metadata en bibliotheeksystemen. Basis voor het MARC21-uitwisselingsformaat is de standaard zoals die op de website van de Library of Congress beschikbaar wordt gesteld, en die gemodificeerd en uitgebreid wordt met de aanvullingen van OCLC ten behoeve van het gebruik van deze standaard in WorldCat. Het formaat is dynamisch en nog voortdurend onderhevig aan ontwikkelingen. In dit project wordt nagegaan of voor de Nederlandse situatie aanvullende interpretaties nodig zijn. Zoals bijvoorbeeld linking faciliteiten tussen bibliografische en thesaurusrecords, en tussen beide typen records onderling. In een aantal gevallen laat de standaard expliciet toe dat er lokaal keuzes worden gemaakt, soms vraagt de standaard zelf om lokale informatie (afkortingen van trefwoordensystemen bijv.), of maakt de standaard geen keuzes. En soms maken instellingen keuzes die wel passen in de standaard, maar niet altijd de bedoeling van de standaard volgen. Project 2. RDA In de bibliotheek- en informatiewereld in Nederland is behoefte aan catalogiseerrichtlijnen die meer gericht zijn op digital born materiaal en minder op het gedrukte boek. Omdat verandering van de richtlijnen een zeer ingrijpende verandering is, moet eveneens gekozen worden voor een up-to-date maar vooral ook toekomstvast datamodel en dataformaat. Daarnaast worden er hoge eisen gesteld aan gebruikersgerichtheid. RDA voldoet aan deze eisen. De huidige gehanteerde RT richten zich sterk op het gedrukte boek, en bieden onvoldoende mogelijkheden om uitwisseling met een internationale standaard mogelijk te maken. RDA daarentegen biedt hier goede mogelijkheden voor. Daarbij is RDA een contentstandaard, die niet gebonden is aan een bepaald opslag- of presentatieformaat. Hierdoor is RDA ook bruikbaar buiten de bibliotheekwereld wat uitwisseling van metadata met uitgevers, musea en archieven mogelijk maakt. Omdat RDA een zeer omvangrijk regelwerk is, moeten er keuzes gemaakt worden over het gebruik ervan. Deze keuzes moeten zoveel mogelijk gezamenlijk worden gemaakt om uitwisseling op nationaal als op internationaal niveau zo optimaal mogelijk te laten verlopen. 6. Relatie naar andere projecten Het programma komt voort uit het Project SLIM en het Advies van de RDA Werkgroep van de FCO. Het programmaplan heeft relaties met diverse projecten die in Nederland uitgevoerd worden, dan wel op stapel staan. Een voorbeeld is het UKB project Europese aanbesteding van gedrukte boeken, waarbij uitwisseling, en dus ook standaardisatie van (bibliografische) metadata een onderdeel is. Programmaplan Pagina 5 van 18

7 7. A. Organisatie Programma Programmacommissie: Functie: Aantal uur per week Taak: beschikbaar A. Smit University Librarian Utrecht University, namens Stuurgroep GII en opdrachtgever 2 uur per maand Begeleiding, advisering en programmabewaking M. Nieboer Director/Librarian RU Groningen, namens FOBID Commissie Ontsluiting J. Webbink Programmamanager 12 tot 16 uur (totaal 239 uur) Zie ook bijlage 1. 2 uur per maand Begeleiding, advisering en programmabewaking Programmaleiding, schrijven programma- en projectplannen,communicatie D. van Spanje Senior Product Manager OCLC 2 uur per maand Inhoudelijke expertise, schrijven programma- en projectplannen Programmaoverleg: 1 x per 2 maanden een voortgangsbespreking. 7. B. Organisatie project 1. MARC21 Projectgroep MARC21: Functie: Aantal uur per week beschikbaar J. Webbink Programmamanager 12 tot 16 uur (totaal 239 uur) Zie ook bijlage 1. Taak: Programmaleiding, schrijven programma- en projectplannen,communicatie D. van Spanje Senior Product Manager OCLC 2 uur p.w. Inhoudelijke expertise, schrijven programma- en projectplannen Projectoverleg: 1 x per 3 weken een voortgangsbespreking. 7. C. Organisatie deelproject 1: Tabelwerkgroep MARC21 Tabelwerkgroep MARC21: Functie: Aantal uur per week beschikbaar J. Webbink Programmamanager 12 tot 16 uur (totaal 239 uur) Zie ook bijlage 1. Communicatie, planning en leiding vergaderingen, verwerken rapportages D. van Spanje Senior Product Manager OCLC Totaal 2 uur p.w. Inhoudelijke ondersteuning J. Spaapen Metadata specialist OCLC Totaal 8 uur p.w. (tot einde project) F. Koper ICT UBU Totaal 4 uur p. w. (maart tot begin juli) F. de Goojer Catalogiseerder UBU Totaal 3 uur per week (maart tot begin juli) M. de Kruijf Catalogiseerder UBU Totaal 3 uur p.w. (maart tot begin juli) Programmaplan Pagina 6 van 18 Taak: Analyse en aanpassing MARC21-tabel, schrijven notities over gesignaleerde knelpunten Signaleren van knelpunten van tabel en verschillen UBUMarc Signaleren van knelpunten van tabel en verschillen UBUMarc Signaleren van knelpunten van tabel en verschillen

8 H. van der Ruijt Catalogiseerder UBU Totaal 3 uur p.w. (maart tot begin juli) Projectoverleg: 1 x per 2 maanden een voortgangsvergadering. UBUMarc Signaleren van knelpunten van tabel en verschillen UBUMarc 7. D. Organisatie project 2. RDA Projectgroep RDA: Functie: Aantal uur per week Taak: beschikbaar J. Webbink Programmamanager 12 tot 16 uur (totaal 240 uur) Programmaleiding en planning, programmaplan, communicatie D. van Spanje Senior Product Manager OCLC Totaal 4 uur Inhoudelijke uitwerking, programmaplan, communicatie Deelnemers uit bibliotheek en opleidingenveld divers uur per maand Uitvoeren projectplan en overeengekomen activiteiten B. van Landsbergen Metadata specialist OCLC 4 uur per week Uitvoeren projectplan en overeengekomen activiteiten J. Spaapen Metadata specialist OCLC 4 uur per week Uitvoeren projectplan en overeengekomen activiteiten Projectoverleg: 1 x per 4 weken een voortgangsvergadering. 8. Mijlpalen Nr Omschrijving Mijlpaal status datum 1 Programmaplan goedgekeurd Go/no- go 24 mei 2 Informatiebijeenkomsten (GGC-)bibliotheken (initiatief van OCLC over ingebruikname WinIBW versie 3.5 en drie nieuwe RDA elementen; tevens informerend over het huidige programmaplan) informati ef mei/juni 3 Uitwisselingstabel MARC21 en checklist bibliotheken (deelproject 1) goedgekeurd klaar eind okt 4 Implementatieplan MARC21 besproken en goedgekeurd klaar okt/nov 5 Eindrapportage project 1 MARC21 concept dec 6 RDA richtlijnen i.s.m. Richtlijnen Werkgroep klaar nov 7 RDA implementatievoorstel goedgekeurd klaar nov 8 Eindrapportage project 2 RDA concept begin dec 9 Eindrapportage en presentatie project 1 en 2 klaar half dec Programmaplan Pagina 7 van 18

9 9. Actieplan Mijlpaal 1: Programmaplan goedgekeurd Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 1.1 Programmaplan schrijven D. van Spanje /J.Webbink eind april 1.2 Commentaar opdrachtgever verwerken Id. eind apr/begin Go/nogo mei 1.3 Programmaplan bespreken in Stuurgroep GII A. Smit 24 mei Go/nogo 1.4 Programmaplan bespreken in Werkgroep Kwaliteit Databank D.van Spanje/J.Webbink 10 mei informat ief 1.5 Programmaplan bespreken UKB Hoofden Back Office Processen. Id. 18 juni informat ief Mijlpaal 2: Informatiebijeenkomsten (GGC-)bibliotheken Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 2.1 Presentatie (1 sessie) Groningen D.van Spanje/B.van 31 mei Landsbergen/J.Webbink 2.2 Presentatie (2 sessies) Utrecht Id. 12 juni 2.3 Presentatie (2 sessies) locatie nog te kiezen Id. 20 juni 2.4 Presentatie bij NBD Biblion Id. 11 juni Mijlpaal 3: Uitwisselingstabel MARC21 Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 3.1 Bespreken conceptversie tabel en vervolgstappen Tabelwerkgroep 17 april afgerond 3.2 Verder uitwerken tabel en notities schrijven over de Leden Tabelwerkgroep mei-nov aandachtspunten (zie bijlage 1) 3.3 Bespreking tabel en eerste notities Tabelwerkgroep 7 juni Mijlpaal 4: Implementatieplan MARC21 Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 4.1 Schrijven implementatieplan J. Spaapen/ D.van okt/nov Spanje/F. Koper 4.2 Verdere uitwerking implementatieplan voor UBU F. Koper okt 4.3 Verdere uitwerking implementatieplan voor GGC B. van Landsbergen okt Mijlpaal 5: Eindrapportage project 1 MARC21 Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 5.1 Concept schrijven J. Webbink/D.van Spanje begin dec 5.2 Verwerking commentaar opdrachtgever J. Webbink/D. van Spanje 2e week dec Programmaplan Pagina 8 van 18

10 Mijlpaal 6: RDA richtlijnen Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 6.1 Uitwerken richtlijnen Richtlijnen werkgroep* aug/okt 6.2 Bespreking en verdere uitwerking Richtlijnen werkgroep nov 6.3 Advies van de Werkgroep Kwaliteit Databank Werkgroep Kwaliteit nov Databank 6.4 Communicatie en rapportage D. van Spanje/ J.Webbink nov *in de nog te formeren Richtlijnen werkgroep: GGC Redactie Richtlijnen, Ingressus en GO en evt. andere GGCof niet-ggc-bibliotheken en vertegenwoordiging vanuit de Openbare Bibliotheken Mijlpaal 7: RDA implementatievoorstel Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 7.1 Uitwerken implementatievoorstel Projectgroep RDA* aug/nov 7.2 Bespreken en verdere uitwerking Projectgroep RDA nov 7.3 Communicatie en rapportage D. van Spanje/ J.Webbink nov *in de nog te formeren Projectgroep: programmaleider, FCO, KB, OCLC, Ingressus en GO Mijlpaal 8: Eindrapportage project 2 RDA Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 8.1 Concept schrijven J.Webbink/D.van Spanje nov 8.2 Verwerking commentaar opdrachtgever J. Webbink/D. van Spanje 2e week dec Mijlpaal 9: Eindrapportage en presentatie project 1 en 2 Actie Uit te voeren activiteiten Wie Gereed Datum Actueel 9.1 Rapportages samenvoegen J. Webbink/D.van Spanje Half dec 9.2 Rapportage aan opdrachtgever J. Webbink/D.van Spanje 9.3 Rapportage aan Stuurgroep GII A.Smit/J.Webbink/ D. van Spanje Half dec dec Programmaplan Pagina 9 van 18

11 10. Planning Voor het programma is de volgende planning opgesteld: Maand Deelgebieden actieplan Apr. Mei Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 1 Programmaplan uitwerken X X 2 Informatiebijeenko msten bibliotheken X X 3 Uitwisselingstabel X* X X X X X X 4 Implementatieplan MARC21 X X X X X X 5 Eindrapportage project 1 MARC21 X X 6 RDA richtlijnen X X X X X 7 RDA implementatievoorstel X X X X X X X 8 Eindrapportage project 2 RDA X X 9 Eindrapportage (samenvoeging) X *Tabelwerkgroep werkt sinds maart 2012 aan de uitwisselingstabel 11. Programmakosten Voor het programma zijn de volgende kosten geraamd: Kostensoort Bedrag in Euro Personeelskosten* ,- Reiskosten en andere kleine kosten** 1.000,- Totaalbedrag ,- *Zie urenspecificatie in bijlage 3. Deze post omvat alleen de urenspecificatie voor de programmamanager. De rest wordt betaald door OCLC en de deelnemende bibliotheken. **Deze post is exclusief de Informatiebijeenkomsten voor de (GGC-)bibliotheken. Deze worden door OCLC betaald. 12. Risicoanalyse en gevoeligheden Een risico voor dit programma schuilt in het feit dat de Library of Congress momenteel onderzoekt of zij willen afstappen van MARC21 v. Echter, de huidige inschatting is dat dit een zeer langlopend project is, en dat indien LoC in de toekomst daadwerkelijk overgaat op een andere uitwisselingsstandaard, Nederland dan ook weer de keuze van LoC kan volgen, omdat de nieuwe standaard altijd gebaseerd zal moeten zijn op conversie vanuit MARC21. Daarnaast is het programma afhankelijk van deelname en commitment van de betrokken bibliotheken. Bovendien moet de benodigde menskracht aanwezig zijn en geleverd kunnen worden. Programmaplan Pagina 10 van 18

12 13. Rapportage en distributie Voor het programma zullen de volgende rapportages worden opgesteld: Rapportage Frequentie Distributie aan: Tussentijdse rapportage Programmaplan aan Stuurgroep GII Informatiebijeenkomsten Eindrapportage 2-maandelijks eenmalig minimaal 3 maal eenmalig Opdrachtgever Via Opdrachtgever aan Stuurgroep GII Bibliotheken landelijk Via Opdrachtgever aan Stuurgroep GII 14. Programma-afsluiting en evaluatie Half december 2012: Evaluatie met de opdrachtgever aan de hand van de eindrapportage. Bespreking van vervolgstappen. Programmaplan Pagina 11 van 18

13 15. Bijlagen 1-3 Bijlage 1. Aandachtspunten voor Project 1 MARC21 Over al deze aandachtspunten zullen notities worden geschreven en oplossingsrichtingen worden voorgesteld door verschillende deelnemende bibliotheken dan wel deelwerkgroepen. Waar reeds bekend is aangegeven welke personen, dan wel groepen de aandachtspunten zullen uitwerken. 1. Algemene aandachtspunten van het uitwisselingsformaat (ongeacht of dit MARC21 of een ander formaat is). Deze punten zullen worden behandeld in samenwerking met een in te stellen deelwerkgroep. In de deelwerkgroep nemen de volgende belanghebbenden deel: UB Delft, UvA, RU Leiden, KB, vertegenwoordiging van een LBSbibliotheek, Frank Koper (ICT/UU) en OCLC experts Jacques Spaapen en Daniel van Spanje. a. De taal van de catalogisering De taal van annotaties en andere (sub)velden of elementen daarvan, waarbij de taal van het catalografisch centrum moet worden gehanteerd. De taal van te presenteren tabeltermen als talen, landennamen, content-, medium- en carriertypen. Daarnaast ook de taal van de toevoegingen bij naamsingangen. Ook bij uniforme titels speelt de taal een rol, o.a. bij groepstitels en toevoegingen. Deze taalkwestie speelt een rol bij import en export van records. b. De keuze van te hanteren ingangen/thesauri Met name bij: persoonsnameningangen, corporatie-ingangen en uniforme titels (b.v. klassieke anoniemen). Kan VIAF een rol spelen? c. Het hanteren van de 1- of meerrecordmethode bij versies van documenten op verschillende dragers d. De al dan niet analytische verwerking van niet-seriële meerdelige publicaties. Belegd bij Jacques Spaapen (OCLC). e. Catalogiseerbeleid bij titelbreuken van seriële publicaties. f. De behandeling van edities, herdrukken, paperback/hardcoveruitgaven. Dit onderdeel zal worden belegd bij de KB g. Tekensets, translitteratienormen en multiscriptrecords. Dit onderdeel zal worden belegd bij UvA en RULeiden 2. Aandachtspunten specifiek voor het MARC21-formaat a. Het gebruik van bibliografische interpunctie aan het einde en soms ook aan het begin van subvelden In het standaard MARC21-formaat van LC en OCLC wordt naast de subveldaanduidingen ook de bibliografische interpunctie van de ISBD als scheidingsteken tussen subvelden gehanteerd en de invoer ervan voorgeschreven. Gebruikers van andere formaten kunnen dit als overbodig, dubbel werk ervaren. Wel bestaat er op positie 18 van de leader een code voor records waarbij deze scheidingsinterpunctie ontbreekt. Dat betekent niet dat dit als een neutrale optie aangemerkt wordt. Integendeel, gelet op de andere op positie 18 in te vullen codes, wordt het beschouwd als een afwijking van ISBD en AACR2. Het weglaten van deze interpunctie bij de invoer gecombineerd met het automatisch toevoegen ervan bij de export van records brengt ingewikkelde of zelfs onoplosbare conversieproblemen met zich mee. Zo is de te genereren interpunctie vaak afhankelijk van welk subveld er volgt, maar bovendien kan de te genereren interpunctie soms afhankelijk zijn van de i n h o u d van het volgende subveld. Voorbeelden: 245, 246, 247, 250, 260, 300 (ook bij ingangen als X00, X10, X11, X30). b. De samenhang tussen het MARC21-formaat en catalogiseerregels Op allerlei plaatsen blijkt de structuur van het MARC21-formaat nauw samen te hangen met de eigenaardigheden van AACR2 en moeilijk of niet te verenigen met de Nederlandse Regels voor de titelbeschrijving. Voorbeelden hiervan: Structuur en interpunctie van de persoonsnameningangen wijken af van de FOBIDcatalogiseerregels, deel 3 (RT3). Van RT3 afwijkende behandeling van voorvoegsels, vaste en losse toevoegingen, oude en buitenlandse namen. Corporatie- en congresnamen als primair hoofdwoord kent RT3 niet. Vormregels van corporatie-ingangen en congresingangen wijken af van RT3. Programmaplan Pagina 12 van 18

14 Het niet opnemen van beginlidwoorden bij titel-, corporatie- en congresingangen. Zie verder onder c. Uniforme titel breder toegepast dan in RT3, b.v. ook voor serials. Vormregels voor uniforme titels wijken af van RT3. MARC21 kent uniforme auteurstitels en auteur+titelingangen. Uniforme auteurstitels zijn tot nu toe niet in gebruik in Nederland. Het GGC kent geen auteur+titelingangen en, in overeenstemming met RT3, ook geen corporatie+titelingangen noch congres+titelingangen. Ook auteur/corporatie/congres+ reeks/mpkoepeltitelingangen ontbreken in RT3 en GGC. c. Niet opnemen van beginlidwoorden bij titel-, corporatie- en congresingangen Bij allerlei titel-, corporatie- en congresingangsvelden of -subvelden hoeft het beginlidwoord niet te worden opgenomen. Soms is er een NFC-indicator, waardoor het beginlidwoord wel gepresenteerd, maar bij indexering en sortering overgeslagen kan worden. In veel velden en in alle titelsubvelden ontbreekt een NFC-indicator. Dit lijkt voor continentale Europeanen moeilijk te verteren. d. Deel congresnameningangen in corporatie-ingangentag ondergebracht Als in een congresnaam de naam van een corporatie voorop staat, moet die als ingang worden opgenomen in de tags voor corporatie-ingangen. Dit geeft problemen voor beheer en indexering. e. Linking van records In MARC21 ontbreken effectieve linkingmogelijkheden tussen bibliografische records onderling (b.v. bij meerdelige en seriële publicaties, documenten op verschillende dragers), tussen bibliografische records en thesaurusrecords (gethesaureerde ingangen), en tussen thesaurusrecords onderling (verwijzingen). De vraag is of het hier niet meer gaat om een gemis in de databasestructuur dan om een formaatkwestie. Wel ontbreekt in MARC21 een expansiesubveld. Wellicht zou dat uitsluitend voor nationaal gebruik kunnen worden toegevoegd. Van belang is dat het recordnummer waaraan gerefereerd wordt en de bijbehorende expansie onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn en niet los van elkaar gewijzigd kunnen worden. f. Volgorde subvelden Zowel bij het catalogiseren als bij het technisch beheer van de records is de plaats waar in een veld (herhaalbare) subvelden kunnen voorkomen een apart aandachtspunt. 3. Overige aandachtspunten. Deze punten zullen door de Tabelwerkgroep worden uitgewerkt. a. Lokale tags Er moeten afspraken gemaakt worden t.a.v. het gebruik van lokale tags in het kader van het Nederlandse uitwisselingsformaat. b. Specifieke gegevens van speciale collecties Nagegaan moet worden of alle specifieke gegevens van speciale collecties in het MARC21-formaat kunnen worden ondergebracht. c. Lokaal en algemeen niveau Met betrekking tot a en b zou onderscheid gemaakt moeten worden tussen gegevens van louter lokaal belang en gegevens van boven-institutioneel belang. De eerste categorie zou in lokale MARC21-tags moeten worden ondergebracht, de tweede categorie in algemene MARC21-tags. Programmaplan Pagina 13 van 18

15 Bijlage 2. Aandachtspunten voor Project 2 RDA Dit overzicht van aandachtspunten is gebaseerd op het Advies van de RDA Werkgroep van FOBID Commissie Ontsluiting (FCO), 1 maart Integratie richtlijnen, formaat en presentatie Integratie richtlijnen voor catalogiseren met afspraken over het formaat voor de vastlegging van gewenste gegevens en met afspraken over de gewenste presentatie van bibliografische gegevens. Nagaan of de aanvullende regelgeving gebaseerd kan worden op ISBD en MARC Standaard en minimumbeschrijvingen Ontwikkeling van voorstellen voor de criteria waar een standaard en een minimum RDA-beschrijving aan moet voldoen (bespreking core versus non-core elementen), waarbij ook duidelijk gemaakt wordt wat niet wordt overgenomen. Dit in het licht van de adviezen van de RDA werkgroep. De RDA werkgroep heeft geadviseerd t.b.v. de gemeenschappelijke catalogisering, het samen onderhouden van nationale catalogi en de uitwisselbaarheid van onze catalogustitels deze keuzes zoveel mogelijk gezamenlijk te maken, in elk geval m.b.t. een verantwoord minimumniveau voor de metadata die in nationaal en internationaal verband gezamenlijk gecreëerd worden en in dat in elk geval ook de RDA core element set omvatten. Aanbevolen wordt door de RDA werkgroep ook dat indien metadatarecords om plausibele redenen niet voldoen aan de RDA-corestandaard, deze als zodanig worden gekenmerkt (encoding level). 3. Vertalen RDA Vaststellen in hoeverre vertaling nodig is en indien op onderdelen een vertaling gewenst is, voorstellen voor realisatie ontwikkelen. Dit in het licht van het advies van de RDA werkgroep. De RDA werkgroep signaleert de behoefte aan een vertaling van RDA in het Nederlands. De werkgroep acht het niet haalbaar om RDA integraal in het Nederlands te vertalen. De werkgroep acht het verstandig dat bepaalde algemene documentatie over RDA in het Nederlands beschikbaar komt. Ook zou het glossarium van RDA in het Nederlands vertaald moeten worden. 4. Het beschrijven van werkprocessen. Nagaan of het maken en onderhouden van algemeen toepasbare workflows in het Nederlands als geïntegreerde inpassingen in de RDA Toolkit mogelijk is en indien dat zo is, voorstellen voor realisatie uitwerken. 5. Uniforme titels Formuleren van de keuze voor welke categorieën documenten werktitels of uniforme titels gecreëerd zouden moeten worden. 6. Alternatieve regels en taal Formulering van keuzes inzake alternatieve regels en taalgebruik. 7. RDA compleet of gedeeltelijk invoeren Bestudering van de kwestie of een paar onderdelen van RDA voor Nederland wellicht niet acceptabel zijn of minder relevant. RDA kent bij enkele onderdelen zoals bijvoorbeeld corporaties als primaire ingang en bij de vorm van overheidscorporaties, nog steeds het zwaar Amerikaanse accent van AACR2. 8. Ontwikkeling RDA Vaststellen hoe een actieve en kritische bijdrage geleverd kan worden aan de evaluatie en verdere ontwikkeling van RDA als deelnemer aan de internationale RDA-gemeenschap en de European RDA Interest Group. Programmaplan Pagina 14 van 18

16 9. Verschillen RDA en RT Inzichtelijk maken van de verschillen tussen RDA en de huidige FOBID-regels ten behoeve van instructie van de Nederlandse catalogiseerregels. 10. Training en opleiding Initiatie en/of organisatie en/of coördinatie van de opleiding, instructie en training van titelbeschrijvers en andere betrokkenen in RDA en de aanvullende regelgeving. 11. Communicatie Communicatie over en promotie van RDA en de nieuwe Nederlandse Regels voor de Titelbeschrijving binnen de Nederlandse bibliotheekwereld. 12. Ondersteuning Opzetten van ondersteuning voor (acute) vragen rond RDA in de praktijk. Programmaplan Pagina 15 van 18

17 Bijlage 3 Urenspecificatie Programma SLIM 3.0 Urenspecificatie Joke Webbink maart april mei juni juli aug sept okt nov dec totaal aantal uren 15-mrt apr mei juni juli aug sept okt nov dec juni juli sept okt nov dec juni juli nov totaal uren x 75 = reiskosten /andere kleine kosten, ca. 1000,- totaal kosten Programmaplan Pagina 16 van 18

18 Referenties i De wetenschappelijke bibliotheek op weg naar the cloud. Beleidsplan Samenwerkingsverband universiteitsbibliotheken & Koninklijke Bibliotheek UKB, ii Project Slim (2), Eindrapport Haalbaarheidsstudie. Opstellers: Johan F. Steenbakkers (projectleider) en Erik Oltmans (projectadviseur) & projectteam SLIM. 28 januari iii Advies aan de Fobid Commissie Ontsluiting over de toepassing van RDA in Nederland. Door RDA Werkgroep van de Fobid Commissie Ontsluiting. 1 maart iv Internationale ontwikkelingen in het GGC: RDA, FRBR en MARC21. Website van OCLC, 14 februari v Bibliographic Framework Transition Initiative. March 29, 2012 Programmaplan Pagina 17 van 18