OCMWANTWERPEN Stafdiensten Algemeen Secretaris Secretariaat Hilde Daes Tel

Transcriptie

1 RAADSZITTING OPENBARE ZITTING Vergadering van vrijdag 1 juli 2005, te 8.30 uur OCMWANTWERPEN Stafdiensten Algemeen Secretaris Secretariaat Hilde Daes Tel Rondgedeeld : VERSLAG Aanwezig : Mevr. De Coninck, voorzitter; Mevr. Berx, MM. Aertbeliën, Neel, Wuyts, Vandervee, Fyens, Mevr. Debrock, MM. Laenens, Geeraerts, De Vroey en Mevr. Vogels, leden; M. Van Gorp, algemeen secretaris. Verontschuldigd : M. Peeters, Mevr. Quackels, M De Jonghe, leden. 0 VERVANGING EN HANDTEKENINGBEVOEGDHEID ONTVANGER Tijdens de afwezigheid van de heer CONINCX Martin, waarnemend Ontvanger van donderdag 7 juli 2005 tot en met vrijdag 5 augustus 2005 wordt beslist, met algemene stemmen der aanwezige leden, de heer VAN DYCK Ken, adjunct-coördinator algemene functie op het departement Financiën, als plaatsververvanger, zijn taken van Ontvanger zal waarnemen. De ondertekening van alle documenten, waaronder het verlenen van visums is vervat, zal tijdens de afwezigheid van de heer CONINCX Martin, gebeuren door de heer VAN DYCK Ken. De ondertekening dient als volgt te gebeuren : i.o. van de Ontvanger, Martin Conincx Ken Van Dyck, Adjunct-coördinator - algemene functie 0 bis INVOERING BUDGETHOUDERSCHAP Beslist wordt met algemene stemmen der aanwezige leden : Op basis van artikel 87 2 van de organieke wet wordt goedkeuring gegeven voor de invoering van het formeel budgethouderschap.

2 - 2 - Tevens wordt goedkeuring gegeven voor de volgende opdeling van de verantwoordelijkheden. Hoofd-budgethouder voor het OCMW : Raad voor Maatschappelijk Welzijn, waarvan de uitvoering wordt gedelegeerd aan de Algemeen Secretaris. Hoofd-budgethouder van de departementen : Bestuursdirecteurs Budgethouder van de departementen/diensten : Bestuurscoördinatoren en coördinatoren van de dienstencentra en de sociale centra, RVT-directeurs. Deze verantwoordelijkheden richten zich op het functionele vlak en dienen als dusdanig geformaliseerd door voorlegging ter goedkeuring aan De Raad van de verantwoordelijken en de formele aanvaarding van deze verantwoordelijkheid door de aangestelden. Budgetmedewerker : de medewerker die inkooporders goedkeurt en de controle op de binnenkomende facturen uitvoert. 1 AFREKENING STEDENFONDS 2004 Beslist wordt, met algemene stemmen der aanwezige leden : 1. De afrekening Stedenfonds 2004 goed te keuren en toestemming te geven om deze aan AG VESPA te bezorgen. Het document zal de basis vormen voor de externe audit op het Stedenfonds ermee akkoord te gaan dat in het overlegcomité met de Stad onderhandeld wordt om het verschil niet terug te storten maar binnen de thesaurie van het OCMW te houden. 3. ermee akkoord te gaan dat het verschil wordt aangewend voor toekomstige uitgaven die kunnen gekaderd worden in de beleidsovereenkomst Stedenfonds. Dit betekent dat deze uitgaven voorzien zullen moeten worden in het budget Stedenfonds. 4. ermee akkoord te gaan dat een voorstel van budgetwijziging Stedenfonds 2005 wordt opgemaakt waarbij de oorspronkelijk gebudgetteerde bedragen worden aangepast in functie van de afrekening 2004 en in functie van informatie over geconstateerde of te verwachten evoluties in de kosten. Indien het oorspronkelijk gebudgetteerde bedrag naar beneden wordt bijgesteld, wordt de vrijgekomen ruimte binnen het budget maximaal gebruikt voor bestaande initiatieven in het investeringsbudget die nu met leningen gefinancierd worden en die gekaderd kunnen worden in de beleidsovereenkomst Stedenfonds. In geen geval wordt de ruimte aangewend voor nieuwe initiatieven of exploitatie. 2 REKENING 2004 Verwezen naar Raadszitting van

3 - 3-3 PRINCIPENOTA BUDGET STEDENFONDS Beslist wordt, met algemene stemmen der aanwezige leden, dat binnen het budget Stedenfonds minstens 1/3 de wordt toegewezen aan investeringen. Hierdoor wordt een verschuiving van financiering via leningen naar financiering door stedenfonds gerealiseerd. Dit draagt bij tot een verhoging van de financiële draagkracht. 15 juli wordt een aangepast budget stedenfonds voorgelegd. 3 bis ORGANISATIE VAN DE FINANCIËLE FUNCTIE BINNEN HET OCMW- ANTWERPEN : AANPASSINGEN OP BASIS VAN DE 8 PUNTEN AANBEVELINGEN UIT HET UNISYS-RAPPORT Beslist wordt, met algemene stemmen der aanwezige leden : 1. Gezien de negatieve ervaringen uit het verleden stellen we voor om de begeleiding vanuit het bureau BDO definitief en schriftelijk op te zeggen en resoluut voor een andere vorm van begeleiding te kiezen. 2. Gezien de goede resultaten en samenwerking uit het recente verleden vragen we aan de Raad een mandaat om de opgedane expertise van het bureau UNISYS maximaal te mogen benutten. Samen met het departement logistiek stellen we vast dat het OCMW op basis van artikel 17, 2, 2 a) van de Wet betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten van 24 december 1993 éénmalig een bijkomend opdracht kan geven aan de firma Unisys. Het nodige budget hiervoor is aanwezig op art nr B616. Artikel 17 2, 2 a) bepaalt dat er bij onderhandelingsprocedure gehandeld kan worden zonder naleving van bekendmakingregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners, wanneer aanvullende werken of diensten die noch in het toegewezen oorspronkelijk ontwerp noch in de eerste gesloten overeenkomst voorkwamen en die ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk geworden zijn voor de uitvoering van het werk of van de dienst zoals beschreven werd, voor zover het samengevoegde bedrag van de opdrachten gegund voor de aanvullende werken of diensten niet hoger ligt dan 50 pct van het bedrag van de hoofdopdracht: Wanneer deze werken of diensten, technisch of economisch niet zonder ernstig bezwaar van de hoofdopdracht kunnen gescheiden worden; Wanneer deze werken of diensten, alhoewel scheidbaar van de uitvoering van de hoofdopdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan; Voor alle aanvullende werken, zowel de scheidbare als de niet-scheidbare moeten vier voorwaarden vervuld worden: 1. Zij mogen niet in de oorspronkelijke toegewezen opdracht voorkomen 2. Zij moeten noodzakelijk geworden zijn tengevolge van een onvoorziene omstandigheid 3. Zij moeten aan de hoofdaannemer toegewezen geworden 4. Het samengevoegde bedrag van de opdrachten voor aanvullende werken mag het bedrag van de eerste opdracht met niet meer dan 50% overtreffen, Aan deze voorwaarden wordt in dit dossier voldaan.

4 Indien de Raad dit voorstel volgt, moet er binnen één maand na aanstelling in samenwerking met het dep Financiën een traject voorgelegd worden met te realiseren resultaten op het vlak van de boekhouding, de financiële stromen, de fiscaliteit, de administratieve organisatie van de financiële functie en de binding met de interne controle: quick-wins en prioritaire realisaties worden vastgelegd. Dit traject zal middels een mijlpalenplanning duidelijk aangeven waar we op het einde van het jaar 2005 moeten staan met de hervorming van de financiële functie binnen het OCMW. De resultaten moeten op basis van objectieve criteria op te volgen zijn. 4. Na het verstrijken van deze begeleidingsopdracht zal het departement Logistiek een openbare aanbesteding uitschrijven conform de voorschriften terzake om binnen een op te stellen raamcontract op een soepele maar strikt contoleerbare wijze een externe begeleiding mogelijk te maken. 4 SIF PROJECT KIEL OPRICHTING DIENSTENCENTRUM, THUISZORGCENTRUM, SOCIAAL CENTRUM, STEUNPUNT GEZONDHEIDSZORG EN 60 SOCIALE WONINGEN VOOR BEJAARDEN PERCEEL : AANLEGGEN VAN EEN SANITAIRE INSTALLATIE GOEDKEURING VAN EEN EERSTE REEKS VERREKENINGSVOORSTELLEN (BCL 28/06) Gelet op het decreet van 14 juli 1998 tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; Gelet op het raadsbesluit van 3 juni 1997 waardoor een honorariumovereenkomst met de architecten F. Commers, Solvijnsstraat 39 te 2018 Antwerpen, en J. Fuyen, Oostkaai 23 te 2170 Merksem-Antwerpen, werd afgesloten voor de oprichting van het project Kiel. Dit project omvat een dienstencentrum, een thuiszorgcentrum, een sociaal centrum, een steunpunt gezondheidszorg en 60 sociale woningen voor bejaarden; Aangezien de architecten zich voor het opvolgen van de technieken laten bijstaan door het Studieburo Herelixka nv, Dr. M. Timmermanslaan 55 te 2170 Merksem; Gelet op de raadszitting van 26 maart 2004 houdende goedkeuring van het ontwerpdossier en plans voor het perceel sanitair met een raming van euro, exclusief BTW; Gelet op de beslissing van het bijzonder comité aankopen, werken en eigendommen van 24 augustus 2004 houdende toewijzing aan de firma Vermaelen L. & Co bvba Brouwersstraat 44 te 2940 Stabroek van het aanleggen van een sanitaire installatie in de nieuwbouw project Kiel tegen de aangepaste offerteprijs van ,36 euro, exclusief BTW; Rekening houdende met de stand der werken en de noodzakelijke aanpassingswerken; Gezien de noodzakelijke aanpassingswerken resulteren in een meeruitgave van ,90 euro, exclusief BTW, ten gevolge van functiewijzigingen in de betreffende bouwdelen na aan besteding en gezien voor sommige technische fiches door de bouwheer specifieke merk en types gevraagd werden;

5 - 5 - Rekening houdende met het gunstig advies van het Studieburo Herelixka nv en het positief advies van het departement logistiek dienst ontwikkeling; Wordt beslist, met algemene stemmen der aanwezige leden : de werken in meer, resulterend in een eerste reeks verrekeningsvoorstellen, voor een bedrag van ,90 euro, exclusief BTW, met betrekking tot het aanleggen van een sanitaire installatie voor het project Kiel oprichting dienstencentrum, thuiszorgcentrum, sociaal centrum, steunpunt gezondheidszorg en 60 sociale woningen voor bejaarden; de uitgave te financieren met gelden voortkomend uit het Sociaal Impulsfonds. 5 RUST- EN VERZORGINGSTEHUIS VINCK-HEYMANS VERNIEUWING TELEFOONCENTRALE TOEWIJZING VERZOEK OM GOEDKEURING (BCL 28/06) Gelet op het decreet van 14 juli 1998 tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; Gelet op de wet van 24 december 1993, vooral de artikelen 14 en 15, betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de Koninklijke besluiten van 8 januari 1996 (zoals gewijzigd bij KB van 25 maart 1999) en 26 september 1996 (zoals gewijzigd bij KB van 29 april 1999); Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen; Gelet op het decreet van 28 april 1993, zoals gewijzigd bij decreet van 15 juli 2002, houdende regeling voor het Vlaamse Gewest van het administratief toezicht op de gemeenten; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gezien de leden in raadszitting, d.d het vernieuwen van de telefooncentrale in het rust- en verzorgingstehuis Vinck-Heymans principieel hebben goedgekeurd; Gezien het ontwerp-/aanbestedingsdossier voor de onder titel vermelde werken werd opgesteld door het departement logistieke diensten - technische dienst; Gezien de raming ,00 EUR, exclusief BTW bedraagt; Gezien de uitvoeringstermijn 40 werkdagen bedraagt; Gezien de algemene offerteaanvraag werd aangekondigd in het Bulletijn der Aanbestedingen;

6 - 6 - Gezien op dinsdag, 19 april 2005 te uur de opening van de offertes plaats vond in de Voorzitterszaal, Lange Gasthuisstraat 33 te 2000 Antwerpen; Gezien slechts één firma een offerte indiende, m.n. de firma Belgacom, Koning Albert IIlaan 27 te 1030 Brussel en dit voor een bedrag van ,82 EUR, exclusief 6% BTW; Gezien de offerte voor nazicht en advies werd overhandigd aan het departement logistiek dienst Ontwikkeling voor het administratieve en technische nazicht en dit aan de hand van volgende besteksbepalingen: Bij de inschrijving te voegen bescheiden (opdat de inschrijving als regelmatig kan worden beschouwd) de samenvattende opmetingsstaat, die aangevuld is met de prijsopgaven. het attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, in overeenstemming met artikel 90 3 van het Koninklijk Besluit van 08 januari 1996, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 25 maart 1999: een origineel attest voorzien van een droogstempel. Vereiste kwartaalaangiften: tot en met het 3e kwartaal 2004 voor de ondernemingen die geen erkenning hebben of die geen erkenning hebben in de vereiste categorie of klasse, een afschrift van het attest dat afgeleverd werd overeenkomstig art. 2 3 van het Koninklijk Besluit van 31 januari 1978 betreffende de erkenning. voor de offertes die door gemachtigden ingediend worden, de volmacht die overeenstemt met artikel 94 van het Koninklijk Besluit van 8 januari bewijs van registratie bewijs van erkenning: categorie S - klasse prijsbepalingswijze Deze aanneming is een gemengde opdracht: tegen globale prijs en tegen prijslijst. Het indienen van varianten is toegelaten offerte De verbeteringen van vermoedelijke hoeveelheden zijn NIET toegestaan. Gestanddoeningstermijn van de offertes (KB van art. 116). De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte, eventueel verbeterd door het bestuur, gedurende een termijn van honderd twintig kalenderdagen, ingaande op de dag na de openingszittingdag van de offertes gunningscriteria De aanbestedende overheid kiest de regelmatigste offerte die hem het voordeligst lijkt op grond van de volgende criteria, gerangschikt in volgorde van afnemend belang. Deze criteria zijn: 1 - het bedrag van de offerte 35 punten 2 - de technische waarde (*) 30 punten 3 - onderhoudscontract 15 punten waarvan 10 punten op kostprijs + 5 punten op organisatie van het onderhoud 4 - volledigheid dossier 10 punten 5 - referenties van vergelijkbare installaties 10 punten er wordt rekening gehouden met toepassingen in health-care omgeving, DECT, koppeling met alarmserver Totaal : 100 punten

7 - 7 - (*) De beoordeling van het criterium technische waarde gebeurt als volgt: Het huidige bestek beschrijft de technische en functionele eisen waaraan de telefonie-infrastructuur dient te voldoen. De puntentoekenning per onderdeel van de installatie gebeurt als volgt: - volledig conform het lastenboek: 80% - meerwaarde t.o.v. het lastenboek: 100% - niet conform maar bruikbaar 50% - niet te beoordelen 30% - niet conform en niet bruikbaar 0% De volgende onderdelen zullen beoordeeld worden: centrale, beschikbare faciliteiten, beheerssysteem, kostenregistratie, mogelijkheid van netwerking, koppeling met bestaand Televicsysteem, DECT, telefoontoestellen, opleiding. Gezien het proces-verbaal van het nazicht van de offertes (zie bijlage) Gezien het administratief nazicht: De offerte werd door een gemachtigde ingediend. De volmacht die overeenstemt met artikel 94 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 werd niet bijgevoegd. Met schrijven, d.d werd de firma Belgacom verzocht binnen de 12 kalenderdagen de authentieke of onderhandse akte, waaruit de bevoegdheid van de gemachtigde, m.n. de heer Marc Bogaerts, Account Manager Public Health of een gewaarmerkt afschrift van de volmacht te bezorgen. Rekenkundig nazicht offerteprijs ,82 EUR art = 10 st. x 156,57 EUR = 1.565,70 EUR i.p.v ,74 EUR - 0,04 EUR totaal offerteprijs ,78 EUR De prijs/jaar voor het onderhoudscontract nà de waarborgperiode bedraagt 4.575,00 EUR. Gezien het technisch nazicht puntenverdeling: 1. Bedrag van de offerte (35 punten) 35 punten 2. De technische waarde (30 punten) 15 punten 3. Onderhoudscontract (15 punten) - bedrag onderhoud (10 punten) 10 punten - organisatie onderhoud (5 punten) 4 punten 4. Volledigheid van het dossier (10 punten) 7 punten 5. Referenties van vergelijkbare nistallaties (10 punten) 5 punten Totaal 76 punten Gezien voor deze investering een voorafgaande investerings- en financieringsanalyse werd gemaakt op grond van artikel 75 van het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 krachtens artikel 46 2 van de Organieke Wet op het OCMW; Gezien de ontvanger gunstig advies verleent aan de toewijzing van de vernieuwing van de telefooncentrale in het rust- en verzorgingstehuis Vinck-Heymans, Arthur Goemarelei 18 te 2018 Antwerpen en dit aan de enige inschrijver, t.w. de firma Belgacom, Koning Albert II-laan 27 te 1030 Brussel, voor een totaal bedrag van ,78 EUR ,11 EUR (6% BTW) of in totaal ,89 EUR;

8 - 8 - Gezien de uitgave kan gebeuren op het investeringsbudget 2004 van het activiteitencentrum met rekeningnummer B met vermelding van het projectnummer 00356; Wordt beslist, met algemene stemmen der aanwezige leden - de vernieuwing van de telefooncentrale in het rust- en verzorgingstehuis Vinck-Heymans, Arthur Goemarelei 18 te 2018 Antwerpen toe te wijzen aan de enige inschrijver, t.w. de firma Belgacom, Koning Albert II-laan 27 te 1030 Brussel, voor een totaal bedrag van ,78 EUR ,11 EUR (6% BTW) of in totaal ,89 EUR. - de prijs/jaar voor het onderhoudscontract nà de waarborgperiode ten bedrage van 4.575,00 EUR goed te keuren. - kennis te nemen dat dit dossier op de Technische Werkgroep Telefonie binnen Digipolis werd goedgekeurd op 13 juni de uitgave te boeken op het investeringsbudget 2004 van het activiteitencentrum met rekeningnummer B met vermelding van het projectnummer ALLE DISTRICTEN ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE LEVERING VAN BROOD, KLEINGOED EN GEBAK WIJZE VAN GUNNEN EN ONTWERPBESTEK (BCL 28/06) Gelet in raadszitting van 28 januari 2003 werd aan de firma Gijbels, Wommelgem, met ingang van 1 maart 2003 de levering van brood, kleingoed en gebak toegekend; Gelet de overeenkomst met de firma Gijbels werd verlengd tot en met 31 augustus 2005; Gelet volgens Artikel 3 van de Bijzondere Contractuele Bepalingen van het desbetreffende bestek stipuleert als volgt : In geval door bepaalde omstandigheden de onderhavige opdracht verlopen is zonder dat een nieuwe toewijzing is gebeurd, kan het OCMW het lopende contract onder dezelfde voorwaarden verlengen voor een maximumperiode van 2 x 3 maanden ; Gelet de overeenkomst eindigt op datum van 31 augustus 2005 en aangezien er verschillende klachten werden gesignaleerd via koks van onze instellingen wat betreft de kwaliteit van het brood wordt een nieuwe algemene offerteaanvraag uitgeschreven. Dhr.Perdu Dirk, directeur van de firma Gijbels meld ons met schrijven van dd 6 juni 2005 dat hij tijdelijk wenst te verlengen met ingang van 1 september 2005 tot en met 31 oktober Gelet in 2004 bedroeg de jaarlijkse uitgave in zijn totaal ,42 Euro; Gelet de opdracht wordt gesplitst in 2 percelen; Perceel 1 : levering van brood en afgeleide producten Perceel 2 : levering van kleingoed en gebak Gelet een nieuw algemene offerteaanvraag wordt uitgeschreven met volgende selectie en gunningscriteria;

9 - 9 - Selectiecriteria; In orde zijn met zijn bijdragen aan de sociale zekerheid In orde zijn met de betaling van zijn belastingen (attest nr. 276 C2) Het bewijs leveren, verklaring op eer, dat de inschrijver zich niet in staat van faillissement bevindt. Gunningscriteria in afnemend belang kwaliteit en versheid van de aangeboden producten Verpakking hygiëne- wijze van aflevering 50 punten 45 punten prijs 40 punten De firma moet een algemene prijs opgeven per eenheidsproduct de prijszetting moet transparant zijn. Saneringsmaatregelen 15 punten Het OCMW wenst binnen elk dossier een optimalisatie door te voeren met het oog op het zo efficiënt mogelijk aanwenden van de schaarse beschikbare middelen. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij een aantal factoren aangeeft binnen dit dossier waarbij er een besparing kan worden gerealiseerd van ongeveer 8% op jaarbasis en dit zonder kwaliteitsvermindering van de geleverde producten. Aandachtspunten kunnen zijn : het opstellen van een resultaatsverbintenis, duidelijke rapportage, aanpak van logistieke problemen, efficiënter inzetten van infrastructuur,. Gelet dat conform artikel 46 2 van de organieke OCMW-wet, de heer Erik Peeters, ontvanger, d.d. 8 juni 2005 mondeling gunstig advies verleende voor deze aankopen; Gelet op het feit dat de motivatie hiervoor werd voorgelegd in zitting van het Bijzonder Comité Logistiek d.d. 14 juni 2005 en gelet op het gunstig advies hieromtrent; Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en haar uitvoeringsbesluiten; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 op de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, houdende bepalingen betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn en laatste wijzigingen, inzonderheid het decreet van 14 juli 1998; Beslist, met algemene stemmen der aanwezige leden : De firma Gijbels verder te gelasten met de levering van brood, kleingoed en gebak, met ingang van 1 september 2005 tot en met 31 oktober 2005 en het nieuw algemene offerteaanvraag van bijgevoegd ontwerpbestek goed te keuren

10 LOKAAL ACTIEPLAN SOCIALE ECONOMIE Beslist wordt met algemene stemmen der aanwezige leden, principiële goedkeuring te hechten aan het gloale actieplan gesubsidieerde diensteneconomie voor de jaren Het OCMW voorziet in co-financiering van dit actieplan voor een totaal bedrag van respectievelijk ,50 euro (2005) en ,00 euro (2006) ten laste van de middelen Stedenfonds voor de desbetreffende jaren. Het aantal minimaal te bereiken OCMW-klanten dient ingeschreven te worden in het actieplan. Leidinggevende ambtenaren dienen telkens deel uit te maken van de sturings, planningen opvolgingsgroepen rond deze acties. Er wordt geen co-financiering toedgekend aan de actie : schildersteam voor kansarme burgers. De voorziene middelen worden toegevoegd aan de initiatieven occasionele kinderopvang uit hetzelfde actieplan. Voor opvolging verwezen naar : - het departement O&O, Budgetcel, voor financiële opvolging - het departement Thuis Wonen voor het dienstverleningsluik - het departement MI, voor het activeringsluik 8 VERVALT De Algemeen Secretaris, De Voorzitter, Paul Van Gorp, Monica De Coninck