ADMIBUNDEL ALGEMENE ADMINISTRATIE

Transcriptie

1 ADMIBUNDEL ALGEMENE ADMINISTRATIE Alle eenheden hebben een aantal algemene administratieve taken die ze zo goed mogelijk moeten opvolgen. Om iedere eenheid hierin te ondersteunen heeft het Landelijk Secretariaat enkele van deze taken uitgeschreven. Laatste herziening: 1 augustus 2015 Contactpersoon FOS4U: Yannick Delvaux: administratie@fos.be

2 N o 1 Ledenadministratie Dit gedeelte van de Admibundel verduidelijkt de werking van de ledenadministratie van FOS Open Scouting vzw. De ledenadministratie wordt gevoerd via een voortdurende wisselwerking tussen de eenheidssecretarissen en het Landelijk Secretariaat. Door deze wisselwerking wordt nauwgezet toegezien op de lidgelden van de leden. De verzekering is een onderdeel van het lidgeld en bijgevolg is het van groot belang dat iedereen zijn lidgeld betaalt. VERGEET NIET Het Landelijk Secretariaat is er om jou te helpen via: mail: administratie@fos.be telefoon: 09/ (vraag naar Yannick) fax: 09/ (vraag naar Yannick) Ons digitaal platform ledenadministratie ofte Keeo Voor zij die niet thuis zijn in de Beverwerking: Keeo is de bever in het beververhaal die voor de communicatie zorgt tussen mensen en bevers. Keeo is in de digitale wereld van FOS Open Scouting daarom de tool waarmee de eenheden met de nationale koepel communiceren in het kader van de ledenadministratie. Keeo werkt volledig online (keeo.fos.be). Je kan in dit platform zelf jouw leden toevoegen en verwijderen, er verzekeringen voor aanvragen, hun functies bijwerken en ze inschrijven voor je kampen en andere (nationale) activiteiten. De Stafmedewerker Ledenadministratie In Keeo houden de eenheidssecretarissen zelf het ledenbestand van hun eenheid up-to-date door dit online aan te passen. Ter ondersteuning kunnen ze communiceren met één persoon op het Landelijk Secretariaat: de Stafmedewerker Ledenadministratie (administratie@fos.be). Op dit moment is Yannick diegene die deze taak op zich neemt. Hij ontvangt online de betalingsenveloppes om leden te kunnen verzekeren, controleert of de correcte som aan lidgelden werd gestort en als alles in orde is zorgt hij er voor dat je leden het broodnodige groene vlagje krijgen. Heb je uitleg nodig over de werking van Keeo? Hij helpt waar nodig. Met heel veel plezier maakt hij tijd voor je vrij.

3 Handleiding? Keeo werd zodanig opgebouwd dat het eenvoudig te gebruiken is. Hierdoor vereist het onlineledenplatform geen handleiding. We hebben er wel voor gezorgd dat je gemakkelijk kan starten door gebruik van filmpjes over de belangrijkste functies in Keeo. Deze kan je terugvinden via keeo.fos.be (na inloggen -> Help ). Heb je het gevoel dat tussen die filmpjes de nodige uitleg ontbreekt, stuur gerust een mail naar of neem een kijkje op facebook.com/keeo.fos. Hou ook steeds de tips op het Keeo-dashboard in het oog! Heb je nog vragen over Keeo, mail gerust naar Yannick via Keeo-login & -profiel Eenheid - Admibundel - Administratie - 3 Om toegang te krijgen tot Keeo heb je een login en profiel nodig. Deze kunnen door ieder lid met eenheid-schrijfrechten aan andere leden van de eenheid worden toegekend. Om een login toe te kennen zoek je de persoon op en gaat naar de personenfiche. Vul er tweemaal een wachtwoord in en vink de optie aan om een mail te sturen met de logingegevens. Zorg er eerst voor dat het adres is ingevuld! Een gebruiker kan op dezelfde manier ook zijn eigen paswoord wijzigen. Vervolgens dien je nog een Keeo-profiel toe te kennen. Hiertoe klik je aan de rechterzijde van de personenfiche op profiel toevoegen. Kies voor eenheidschrijfrechten als je wil dat de persoon aanpassingen aan je ledenbestand kan doorvoeren. Kies voor eenheid-leesrechten als de persoon enkel mag lezen. Alle Gebruikers zonder KEEO-profiel kunnen enkel hun eigen gegevens zien en aanpassen. Om een profiel te verwijderen klik je op het rode bolletje met de witte X. Nieuwe leidingploeg? Contacteer de vorige leiding en vraag deze je een Keeo-login en - profiel toe te kennen. Vervolgens kan de nieuwe eenheidsleiding de oude profielen verwijderen. Raak je er niet wijs uit? Mail naar Yannick via administratie@fos.be

4 Werkwijze Leden toevoegen / bewerken / archiveren Log in via keeo.fos.be en ga naar het tabje Personen. Wil je een nieuw lid toevoegen kies je voor de optie Nieuwe persoon toevoegen. Via het rechter tabje Filters of de zoekmogelijkheid op het dashboard kan je een persoon zoeken. Eens hij/zij in de overzichtslijst staat aangeduid, kan je op het potloodje rechts onder Acties klikken om zijn/haar profiel te bewerken. Wil je een lid archiveren klik je op het rode bolletje met de witte X. Je kan volgende gegevens ingeven via de persoonlijke fiche van een lid:

5 De belangrijkste gegevens voor het Landelijk Secretariaat zijn: naam, voornaam, volledig adres, geboortedatum en functie (tak). Het opgeven van de nationale functie is vereist om een verzekering toe te kunnen kennen aan een lid! Voor leid(st)ers en andere belangrijke personen (vb. vzw-voorzitters, penningmeesters, ) verwachten we ook minstens een telefoonnummer (bij voorkeur GSM) én een mailadres. Alle andere gegevens zijn optioneel. Met het oog op een vlottere communicatie hebben we wel graag ook van alle leden een adres. Aan de rechterzijde bevinden zich de adresgegevens. Vergeet zeker niet minstens de gegevens van één ouder of voogd in te vullen. In geval van nood weet je wie te contacteren. Bij het aanmaken van een nieuw lid moet je na het invullen van de basisgegevens eerst de persoon opslaan via de knop Opslaan helemaal onderaan. Daarna kan je door deze persoon terug te bewerken extra informatie opgeven zoals een functie of een verzekering, zoals hieronder beschreven staat. Eenheid - Admibundel - Administratie - 5 Functies toekennen Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid om een functie: toe te voegen, de historiek ervan te bekijken, of te archiveren. Je archiveert de huidige functie door op het rode bolletje met de witte X te klikken. Waarna je op Functie toevoegen klikt en de nieuwe functie hierop aanduid. Je kan dit ook voor een groep mensen in 1 keer te doen door onder het tabje Personen de gewenste leden links aan te vinken en bij opties op Functie toevoegen te klikken. De oude functie kan je bij x-aantal personen tegelijk archiveren door in dezelfde lijst voor Functie verwijderen te kiezen. Zolang je de oude functie niet hebt gearchiveerd is deze van tel bij bvb. het ophalen van een ledenlijst van een specifieke tak. Verzekeringen toekennen Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid om een verzekering toe te voegen (basisverzekering , SOM-verzekering of proefverzekering). Door leden te koppelen aan een verzekering komen ze in een betalingsenveloppe terecht. Deze komt pas op het Landelijk Secretariaat wanneer je ze onder het blad betalingen via het icoon sluit.

6 Eens de betaling werd ontvangen wordt deze op het Landelijk Secretariaat goedgekeurd en zijn deze leden verzekerd. Wat moet je bij de betaling onthouden: Rekeningnummer: BE GEBABEBB Bedrag: 27 Mededeling: Nummer van betalingsenveloppe (zie mail/keeo-betalingsenveloppe) Betalingen die toekomen op het Landelijk Secretariaat met een onvolledige of foutieve mededeling, worden teruggestort naar de eenheid. Die betaling zal daarna dus opnieuw en correct moeten gebeuren. Ledenlijsten Indien je lees- of schrijfrechten hebt kan je via Keeo steeds lijsten opvragen door gebruik te maken van filters en deze dan te exporteren. Bij het starten van een nieuw scoutsjaar op 1 september worden alle leden automatisch door Keeo als lopend lid aangeduid (oranje vlaggetje). Dit betekent dat ze vorig jaar lid waren en dat we een betaling voor het komende jaar verwachten. In afwachting blijven deze leden uiteraard verzekerd tot 31 december van het huidige jaar. Is tegen 15 december de betaling van het lidgeld voor het komende jaar niet doorgegeven krijgen ze vanaf 1 januari een rood vlaggetje. Ontvangen we het lidgeld wel tijdig dan krijgen ze na verwerking een groen vlaggetje. Let dus wel op. Zijn er leden die mee gaan op activiteit maar een rood vlaggetje hebben, zijn die op dat moment niet meer verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. De lidkaart Elk lid van FOS Open Scouting heeft recht op een lidkaart. Met deze lidkaart kan je aantonen dat je lid bent van FOS Open Scouting, maar kan je ook korting krijgen in enkele winkels van andere jeugdbewegingen (De Banier, Hopper). Op de Infovoormiddag eenheidsondersteuning in 2014 ontving elke eenheid een pakket lidkaarten die meteen geldig waren tot Eenheden die niet vertegenwoordigd waren op de infovoormiddag kregen later een pakket in de bus. Er worden dit jaar dus geen nieuwe pakketten lidkaarten uitgedeeld. Echter zullen in het voorjaar van 2016 wel nog eens lidkaarten worden bijgedrukt en verdeeld onder de eenheden, op basis van de ledengegevens die op dat moment actueel zijn in KEEO. Op die manier beschikken nieuwe leden ook meteen over lidkaart die dan nog 2 jaar geldig is.

7 No 2 Bankrekening voor eenheden De banken willen/moeten hun klanten beter (leren) kennen. Wanneer jouw eenheid een nieuwe rekening opent of jullie de volmachten veranderen, dan kan het bankkantoor vragen naar de statuten van jouw eenheid. FOS-eenheden zijn feitelijke verenigingen en hebben dus in principe geen statuten. Wanneer jouw eenheid ondersteund wordt door een steunvzw, dan beschikt deze laatste wél over eigen statuten. Toch raden we aan ook een aparte rekening te houden op naam van de eenheid zelf. Omdat banken deze feitelijke verenigingen ook goed willen kunnen identificeren (leiding komt en gaat, maar de rekening en het geld blijven wel bestaan) geven banken zelf formulieren mee waarop je allerlei gegevens moet invullen. Die formulieren zijn echter niet altijd even duidelijk of zijn soms erg omvangrijk (sommige banken geven een document van liefst 7 pagina s mee). Daarom geven we jou een eenvoudiger formulier. Dit wordt ook door de meeste banken aanvaard. We stelden namelijk het formulier op in overleg met de banksector, De Ambrassade en de jeugdwerksector. Indien nodig kan het Landelijk Secretariaat je ook een document bezorgen dat je erkenning als eenheid van FOS Open Scouting staaft. Vergeet hierbij niet te vermelden dat het financieel beleid door de eenheid gebeurt en niet door FOS Open Scouting vzw. Eenheid - Admibundel - Administratie - 7 BIJLAGE Formulier bankrekening voor eenheden

8 N o 3 Belastingvrije giften Verbouwingen aan je lokaal, de aankoop van nieuwe tenten of een nieuwe boot daar zijn veel centjes voor nodig! Heb je er ooit al eens aan gedacht om aan de ouders van je leden een gift te vragen? Via het systeem belastingvrije giften kan je je ouders en andere sympathisanten warm maken om je project te helpen financieren. Iedere gift vanaf 40 die geschonken werd zonder return kan van de belastingen worden afgetrokken. Het verlenen van een belastingvermindering is immers alleen geldig voor schenkingen die zijn afgestaan zonder tegenwaarde. De schenker mag er dus geen enkel voordeel aan over houden. Hieronder krijg je kort wat uitleg over de te nemen stappen. Meer info kan je vinden op fosopenscouting.be > administratie. Wie kan project aanvragen? Enkel eenheden van FOS Open Scouting als feitelijke vereniging mogen een project aanvragen. FOS Open Scouting vzw heeft immers een erkenning voor het ontvangen van belastingvrije giften, onze eenheden maken net als al onze leden deel uit van deze vereniging zonder winstoogmerk. Dit houdt dus ook in dat steunvzw van eenheden geen project kunnen aanvragen bij FOS Open Scouting vzw om fiscaal aftrekbare giften te kunnen innen. Als erkende vzw mogen wij immers enkel zelf giften ontvangen en deze niet doorsturen naar andere (niet-erkende) vzw's. Kortom vzw s die voortvloeien uit de eenheden komen niet in aanmerking om een project aan te vragen, enkel de eenheid die als feitelijke vereniging aangesloten is bij FOS Open Scouting vzw kan dit. Waarvoor kan je een project aanvragen? Voor alle initiatieven die in het voordeel zijn van de eenheid en die buiten de gewone werking vallen, zoals: de bouw van een lokaal de aanleg van het terrein renovaties en onderhoudswerken het aankopen van keukenmaterieel een promo- of ledenwervingscampagne het aankopen van nieuwe tenten etc. Hoe vraag je een project aan? Je gaat naar onze website of neemt er deze Admibundel bij. Hier vind je het aanvraagdossier belastingsvrije giften terug dat je volledig dient in te vullen. Vergeet niet: de naam en het rekeningnummer moeten van de eenheid zelf zijn! Dus niet van de ondersteunende comités (die mogelijks een vzw zijn), want dat is niet wettelijk. Je ondertekent waar gevraagd en stuurt het terug naar het Landelijk Secretariaat. Het aanvraagdossier komt op het Landelijk Secretariaat toe en wordt dan ter goedkeuring voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van het Federaal Bestuur. Eens het project is goedgekeurd krijg je hiervan een brief met de vermelding van het projectnummer en de naam die het project heeft gekregen.

9 Waarom wordt een project afgekeurd? Een project kan om verschillende redenen afgekeurd worden, maar de volgende zijn de meest voorkomende: Het doel van het project past niet binnen de voorwaarden. Kampgelden, lidgelden e.d. laten subsidiëren via de belastingvrije giften gaat bijvoorbeeld niet. Het rekeningnummer is niet dit van de eenheid, maar van het ondersteunende comité of de ondersteunende vzw. Verloop na goedkeuring van het project De schenkers storten hun gift op het rekeningnummer: BE GEBABEBB met vermelding van het gekregen projectnummer. Geef dit ook duidelijk door aan de mogelijke schenkers! Twee à drie maal per jaar zal een overzicht worden verstuurd waarop informatie te vinden is over de individuele schenkers en giften, maar ook een financieel overzicht waarin je kan terugvinden hoeveel er reeds aan het project werd geschonken en wat hiervan aan de eenheid werd doorgestort. Eenheid - Admibundel - Administratie - 9 Terwijl de schenkers hun giften storten op de rekening van FOS Open Scouting moet de eenheid minstens één factuur indienen voordat er een doorstorting kan gebeuren aan de eenheid. Het bedrag van de doorstorting zal nooit hoger liggen dan het bedrag van de factuur en/of de reeds ontvangen giften. De factuur moet steeds een duidelijk verband hebben met het project! De schenkingen moeten steeds via FOS Open Scouting vzw gebeuren. Dus wanneer iemand rechtstreeks aan de eenheid een gift stort komt deze gift niet in aanmerking als een belastingvrije gift. Ook niet als de eenheid dit door stort aan FOS. Wanneer een gift binnenkomt, worden de naam en het adres van het bankuittreksel gebruikt om een attest op te maken. Dus de schenkers moeten steeds rechtstreeks en op BE GEBABEBB storten. Communiceer dit duidelijk aan de potentiële schenkers! BIJLAGE Aanvraagdossier project belastingvrije giften Meer info kan je ook vinden via fosopenscouting.be/nl/administratie/belastingvrije-giften Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent FOS Open Scouting

10

11 BANKREKENINGEN VOOR EENHEDEN Feitelijke vereniging:. FOS... (eenheidsnr. + naam) ADRES VAN DE FEITELIJKE VERENIGING: CORRESPONDENTIEADRES: DOEL VAN DE VERENIGING: Jeugdwerk VERTEGENWOORDIGERS VAN DE FEITELIJKE VERENIGINGEN (MIN 2): Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen WIJZE VAN BENOEMING EN ONTSLAG VAN DE VERTEGENWOORDIGERS: De eenheidsraad (ER) benoemt en ontslaat de vertegenwoordigers. Dit wordt opgenomen in het verslag van de ER. De entiteit zonder rechtspersoonlijkheid, gevormd door verscheidene personen, is opgericht op vrijwillige en duurzame basis, met een gemeenschappelijk en welomschreven doel, zonder het oogmerk om opbrengsten te verwezenlijken ten voordelen van de leden (maar wel voor zichzelf als vereniging) en waarin de leden geen recht hebben op hun aandeel in de behaalde winsten noch op recuperatie van een door hen gedane inbreng, weze het in geval van uittreding, uitsluiting of individueel ontslag, of in geval van definitieve ontbinding van de entiteit. OPGEMAAKT TE., OP HANDTEKENING VAN DE VERTEGENWOORDIGERS:

12 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Laatste herziening juli 2015 Contactpersonen FOS4U Aanvraag: Opvolging Dossier: Woordje vooraf PROJECTEN DIE IN AANMERKING KOMEN - verbouwingen aan het lokaal, - aankoop van tenten voor de eenheid, - aankoop van kookmaterieel voor de eenheid, - idem voor spelmateriaal, - financiering van een reclamecampagne,. PROJECTEN DIE IN GEEN GEVAL IN AANMERKING KOMEN - lidgelden, - betalingen voor deelname aan kampen of weekends, - betalingen voor deelname aan Jamboree, - betalingen voor deelname aan federale of provinciale activiteiten. HOE VERLOOPT DE ADMINISTRATIE? Wanneer giften binnenkomen via het rekeningnummer BE GEBABEBB, kan FOS jou voorschotten verlenen, na het voorleggen van facturen en betalingsbewijzen. De volledige lijst van personen die een gift deden, wordt door FOS doorgestuurd naar de Administratie van Financiën. Enkel giften vanaf 40 euro die zijn afgestaan zonder tegenwaarde zijn fiscaal aftrekbaar. Het fiscale attest verkrijgen de schenkers in het begin van het jaar dat volgt op de datum van de gift, dus ruimschoots op tijd voor hun belastingaangifte. Aanvraagdossier tot subsidiëring van een project door middel van belastingvrije giften ALGEMENE GEGEVENS Gelieve alle formulieren duidelijk en nauwkeurig in te vullen, te ondertekenen en terug te sturen naar het Landelijk Secretariaat: KORTRIJKSESTEENWEG 639, te 9000 GENT. Dit aanvraagdossier wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur van FOS Open Scouting. Na goedkeuring wordt de eenheidsleider op de hoogte gebracht van het projectnummer en het rekeningnummer waarop alle giften dienen gestort. Alle giften moeten bestemd zijn voor FOS Open Scouting vzw. Giften gericht aan een eenheid, provincie of steuncomité worden niet aanvaard. Eenheden en provincies kunnen wel projecten indienen, die in aanmerking komen om door FOS gesubsidieerd te worden. Meer info kan je vinden via FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //1/

13 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Eenheidsnaam & nr: Rekeningnr. waarop de giften mogen doorgestort worden MOET van de eenheid zijn, die deel uit maakt van FOS Open Scouting vzw. Naam ondertekenende eenheidsleider: Tel. ondertekenende eenheidsleider: Benaming van het project: De voorwaarden Ondergetekende vraagt voor dit project een subsidie aan vanwege FOS Open Scouting vzw. Hij/zij verbindt er zich toe deze subsidie volledig aan te wenden voor bedoeld project en op elk moment en op eenvoudige vraag alle bewijsmateriaal hiervoor op te sturen naar FOS Open Scouting vzw. Hij/zij is ervan op de hoogte dat het Algemeen Reglement van FOS de Federaal Verantwoordelijke controlerecht geeft op de boekhouding van de eenheid, en dat geen aankopen mogen geschieden die de eenheid in financiële moeilijkheden zouden kunnen brengen. Hij/zij verklaart zich uitdrukkelijk akkoord de volledige boekhouding ter controle voor te leggen aan de Administratie der Directe Belastingen en verbindt er zich toe deze subsidie terug te storten, mocht uit de belastingcontrole blijken dat niet aan de voorschriften werd voldaan. Hij/zij verbindt bij deze de eenheid ertoe, indien de eenheid of diens rechtsopvolgers feitelijk en/of rechtens de FOS Open Scouting - werking zouden verlaten en/of daden zouden stellen, die manifest onverenigbaar zijn met de FOS-doelstellingen, de ter beschikking gestelde gelden na eenvoudig schriftelijk verzoek van FOS Open Scouting vzw binnen de gestelde termijn terug te betalen aan FOS Open Scouting vzw. Datum: Handtekening*: *Bij de handtekening met de hand schrijven gelezen en goedgekeurd FOS Open Scouting vzw verbindt er zich toe om: 1. Tot het dekken van kosten van algemeen beheer geen hoger bedrag te zullen besteden dan 20% van haar bestaansmiddelen van alle aard, vooraf verminderd met die welke voortkomen van andere erkende instellingen. 2. De diensten van de Administratie der Directe Belastingen toe te staan haar boekhouding te controleren telkens zij dat nuttig achten. FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //2/

14 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN BEGROTING EN KOSTENRAMING PROJECT Voorziene uitgaven Bedrag in euro TOTAAL BEDRAG IN EURO Datum: Handtekening: FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //3/

15 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Motivatie van het project Doel van het project: Concrete omschrijving: Datum: Handtekening FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //4/

16 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Verklaring op eer Voor de eenheid (naam) van de vzw FOS Open Scouting, verklaart Naam & adres EL op eer dat de gegevens doorgegeven via het projectdossier, waar zijn. Gedaan te Op Handtekening EL FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //5/