ADMIBUNDEL Colofon. Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap

Transcriptie

1 ADMIBUNDEL Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent FOS Open Scouting

2

3 ADMIBUNDEL INHOUDSTAFEL Algemene administratie SOM-fonds Verzekeringen 1. Ledenadministratie 2. Bankrekeningen voor eenheden 3. Belastingvrije giften Bijlagen (2) 1. Wat is het SOM-fonds 2. Korting op het lidgeld 3. Kortingen op uniformen, kampen en activiteiten Op kamp 0. FOS- verzekering Een overzicht 1. Hoe een lid verzekeren? 2. Wat dekt de verzekering? 3. Waarvoor zijn FOS-leden in de basisverzekering niet verzekerd? 4. Wat te doen bij een ongeval 5. De aangifteformulieren 6. Bijkomende verzekeringen Bijlagen (4) 1. Kampmelding 2. Goed verzekerd op kamp 3. Kampaccommodatie 4. Geldzaken 5. Medische fiche 6. Ouderlijke toestemming Bijlagen (10) Attestenprocedure Je lokaal 1. Een attest behalen in 3 stappen 2. Terugbetalingen en subsidies 3. Veel voorkomende problemen & hun oplossing Fuiven en feesten 1. Bouwen & verbouwen 2. Beheer 3. Veiligheid en preventie 1. Wetgeving & vergunningen 2. Checklist Bijlagen (1)

4

5 ADMIBUNDEL ALGEMENE ADMINISTRATIE Alle eenheden hebben een aantal algemene administratieve taken die ze zo goed mogelijk moeten opvolgen. Om iedere eenheid hierin te ondersteunen heeft het Landelijk Secretariaat enkele van deze taken uitgeschreven. Laatste herziening: 1 augustus 2015 Contactpersoon FOS4U: Yannick Delvaux: administratie@fos.be

6 N o 1 Ledenadministratie Dit gedeelte van de Admibundel verduidelijkt de werking van de ledenadministratie van FOS Open Scouting vzw. De ledenadministratie wordt gevoerd via een voortdurende wisselwerking tussen de eenheidssecretarissen en het Landelijk Secretariaat. Door deze wisselwerking wordt nauwgezet toegezien op de lidgelden van de leden. De verzekering is een onderdeel van het lidgeld en bijgevolg is het van groot belang dat iedereen zijn lidgeld betaalt. VERGEET NIET Het Landelijk Secretariaat is er om jou te helpen via: mail: administratie@fos.be telefoon: 09/ (vraag naar Yannick) fax: 09/ (vraag naar Yannick) Ons digitaal platform ledenadministratie ofte Keeo Voor zij die niet thuis zijn in de Beverwerking: Keeo is de bever in het beververhaal die voor de communicatie zorgt tussen mensen en bevers. Keeo is in de digitale wereld van FOS Open Scouting daarom de tool waarmee de eenheden met de nationale koepel communiceren in het kader van de ledenadministratie. Keeo werkt volledig online (keeo.fos.be). Je kan in dit platform zelf jouw leden toevoegen en verwijderen, er verzekeringen voor aanvragen, hun functies bijwerken en ze inschrijven voor je kampen en andere (nationale) activiteiten. De Stafmedewerker Ledenadministratie In Keeo houden de eenheidssecretarissen zelf het ledenbestand van hun eenheid up-to-date door dit online aan te passen. Ter ondersteuning kunnen ze communiceren met één persoon op het Landelijk Secretariaat: de Stafmedewerker Ledenadministratie (administratie@fos.be). Op dit moment is Yannick diegene die deze taak op zich neemt. Hij ontvangt online de betalingsenveloppes om leden te kunnen verzekeren, controleert of de correcte som aan lidgelden werd gestort en als alles in orde is zorgt hij er voor dat je leden het broodnodige groene vlagje krijgen. Heb je uitleg nodig over de werking van Keeo? Hij helpt waar nodig. Met heel veel plezier maakt hij tijd voor je vrij.

7 Handleiding? Keeo werd zodanig opgebouwd dat het eenvoudig te gebruiken is. Hierdoor vereist het onlineledenplatform geen handleiding. We hebben er wel voor gezorgd dat je gemakkelijk kan starten door gebruik van filmpjes over de belangrijkste functies in Keeo. Deze kan je terugvinden via keeo.fos.be (na inloggen -> Help ). Heb je het gevoel dat tussen die filmpjes de nodige uitleg ontbreekt, stuur gerust een mail naar of neem een kijkje op facebook.com/keeo.fos. Hou ook steeds de tips op het Keeo-dashboard in het oog! Heb je nog vragen over Keeo, mail gerust naar Yannick via Keeo-login & -profiel Eenheid - Admibundel - Administratie - 3 Om toegang te krijgen tot Keeo heb je een login en profiel nodig. Deze kunnen door ieder lid met eenheid-schrijfrechten aan andere leden van de eenheid worden toegekend. Om een login toe te kennen zoek je de persoon op en gaat naar de personenfiche. Vul er tweemaal een wachtwoord in en vink de optie aan om een mail te sturen met de logingegevens. Zorg er eerst voor dat het adres is ingevuld! Een gebruiker kan op dezelfde manier ook zijn eigen paswoord wijzigen. Vervolgens dien je nog een Keeo-profiel toe te kennen. Hiertoe klik je aan de rechterzijde van de personenfiche op profiel toevoegen. Kies voor eenheidschrijfrechten als je wil dat de persoon aanpassingen aan je ledenbestand kan doorvoeren. Kies voor eenheid-leesrechten als de persoon enkel mag lezen. Alle Gebruikers zonder KEEO-profiel kunnen enkel hun eigen gegevens zien en aanpassen. Om een profiel te verwijderen klik je op het rode bolletje met de witte X. Nieuwe leidingploeg? Contacteer de vorige leiding en vraag deze je een Keeo-login en - profiel toe te kennen. Vervolgens kan de nieuwe eenheidsleiding de oude profielen verwijderen. Raak je er niet wijs uit? Mail naar Yannick via administratie@fos.be

8 Werkwijze Leden toevoegen / bewerken / archiveren Log in via keeo.fos.be en ga naar het tabje Personen. Wil je een nieuw lid toevoegen kies je voor de optie Nieuwe persoon toevoegen. Via het rechter tabje Filters of de zoekmogelijkheid op het dashboard kan je een persoon zoeken. Eens hij/zij in de overzichtslijst staat aangeduid, kan je op het potloodje rechts onder Acties klikken om zijn/haar profiel te bewerken. Wil je een lid archiveren klik je op het rode bolletje met de witte X. Je kan volgende gegevens ingeven via de persoonlijke fiche van een lid:

9 De belangrijkste gegevens voor het Landelijk Secretariaat zijn: naam, voornaam, volledig adres, geboortedatum en functie (tak). Het opgeven van de nationale functie is vereist om een verzekering toe te kunnen kennen aan een lid! Voor leid(st)ers en andere belangrijke personen (vb. vzw-voorzitters, penningmeesters, ) verwachten we ook minstens een telefoonnummer (bij voorkeur GSM) én een mailadres. Alle andere gegevens zijn optioneel. Met het oog op een vlottere communicatie hebben we wel graag ook van alle leden een adres. Aan de rechterzijde bevinden zich de adresgegevens. Vergeet zeker niet minstens de gegevens van één ouder of voogd in te vullen. In geval van nood weet je wie te contacteren. Bij het aanmaken van een nieuw lid moet je na het invullen van de basisgegevens eerst de persoon opslaan via de knop Opslaan helemaal onderaan. Daarna kan je door deze persoon terug te bewerken extra informatie opgeven zoals een functie of een verzekering, zoals hieronder beschreven staat. Eenheid - Admibundel - Administratie - 5 Functies toekennen Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid om een functie: toe te voegen, de historiek ervan te bekijken, of te archiveren. Je archiveert de huidige functie door op het rode bolletje met de witte X te klikken. Waarna je op Functie toevoegen klikt en de nieuwe functie hierop aanduid. Je kan dit ook voor een groep mensen in 1 keer te doen door onder het tabje Personen de gewenste leden links aan te vinken en bij opties op Functie toevoegen te klikken. De oude functie kan je bij x-aantal personen tegelijk archiveren door in dezelfde lijst voor Functie verwijderen te kiezen. Zolang je de oude functie niet hebt gearchiveerd is deze van tel bij bvb. het ophalen van een ledenlijst van een specifieke tak. Verzekeringen toekennen Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid om een verzekering toe te voegen (basisverzekering , SOM-verzekering of proefverzekering). Door leden te koppelen aan een verzekering komen ze in een betalingsenveloppe terecht. Deze komt pas op het Landelijk Secretariaat wanneer je ze onder het blad betalingen via het icoon sluit.

10 Eens de betaling werd ontvangen wordt deze op het Landelijk Secretariaat goedgekeurd en zijn deze leden verzekerd. Wat moet je bij de betaling onthouden: Rekeningnummer: BE GEBABEBB Bedrag: 27 Mededeling: Nummer van betalingsenveloppe (zie mail/keeo-betalingsenveloppe) Betalingen die toekomen op het Landelijk Secretariaat met een onvolledige of foutieve mededeling, worden teruggestort naar de eenheid. Die betaling zal daarna dus opnieuw en correct moeten gebeuren. Ledenlijsten Indien je lees- of schrijfrechten hebt kan je via Keeo steeds lijsten opvragen door gebruik te maken van filters en deze dan te exporteren. Bij het starten van een nieuw scoutsjaar op 1 september worden alle leden automatisch door Keeo als lopend lid aangeduid (oranje vlaggetje). Dit betekent dat ze vorig jaar lid waren en dat we een betaling voor het komende jaar verwachten. In afwachting blijven deze leden uiteraard verzekerd tot 31 december van het huidige jaar. Is tegen 15 december de betaling van het lidgeld voor het komende jaar niet doorgegeven krijgen ze vanaf 1 januari een rood vlaggetje. Ontvangen we het lidgeld wel tijdig dan krijgen ze na verwerking een groen vlaggetje. Let dus wel op. Zijn er leden die mee gaan op activiteit maar een rood vlaggetje hebben, zijn die op dat moment niet meer verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. De lidkaart Elk lid van FOS Open Scouting heeft recht op een lidkaart. Met deze lidkaart kan je aantonen dat je lid bent van FOS Open Scouting, maar kan je ook korting krijgen in enkele winkels van andere jeugdbewegingen (De Banier, Hopper). Op de Infovoormiddag eenheidsondersteuning in 2014 ontving elke eenheid een pakket lidkaarten die meteen geldig waren tot Eenheden die niet vertegenwoordigd waren op de infovoormiddag kregen later een pakket in de bus. Er worden dit jaar dus geen nieuwe pakketten lidkaarten uitgedeeld. Echter zullen in het voorjaar van 2016 wel nog eens lidkaarten worden bijgedrukt en verdeeld onder de eenheden, op basis van de ledengegevens die op dat moment actueel zijn in KEEO. Op die manier beschikken nieuwe leden ook meteen over lidkaart die dan nog 2 jaar geldig is.

11 No 2 Bankrekening voor eenheden De banken willen/moeten hun klanten beter (leren) kennen. Wanneer jouw eenheid een nieuwe rekening opent of jullie de volmachten veranderen, dan kan het bankkantoor vragen naar de statuten van jouw eenheid. FOS-eenheden zijn feitelijke verenigingen en hebben dus in principe geen statuten. Wanneer jouw eenheid ondersteund wordt door een steunvzw, dan beschikt deze laatste wél over eigen statuten. Toch raden we aan ook een aparte rekening te houden op naam van de eenheid zelf. Omdat banken deze feitelijke verenigingen ook goed willen kunnen identificeren (leiding komt en gaat, maar de rekening en het geld blijven wel bestaan) geven banken zelf formulieren mee waarop je allerlei gegevens moet invullen. Die formulieren zijn echter niet altijd even duidelijk of zijn soms erg omvangrijk (sommige banken geven een document van liefst 7 pagina s mee). Daarom geven we jou een eenvoudiger formulier. Dit wordt ook door de meeste banken aanvaard. We stelden namelijk het formulier op in overleg met de banksector, De Ambrassade en de jeugdwerksector. Indien nodig kan het Landelijk Secretariaat je ook een document bezorgen dat je erkenning als eenheid van FOS Open Scouting staaft. Vergeet hierbij niet te vermelden dat het financieel beleid door de eenheid gebeurt en niet door FOS Open Scouting vzw. Eenheid - Admibundel - Administratie - 7 BIJLAGE Formulier bankrekening voor eenheden

12 N o 3 Belastingvrije giften Verbouwingen aan je lokaal, de aankoop van nieuwe tenten of een nieuwe boot daar zijn veel centjes voor nodig! Heb je er ooit al eens aan gedacht om aan de ouders van je leden een gift te vragen? Via het systeem belastingvrije giften kan je je ouders en andere sympathisanten warm maken om je project te helpen financieren. Iedere gift vanaf 40 die geschonken werd zonder return kan van de belastingen worden afgetrokken. Het verlenen van een belastingvermindering is immers alleen geldig voor schenkingen die zijn afgestaan zonder tegenwaarde. De schenker mag er dus geen enkel voordeel aan over houden. Hieronder krijg je kort wat uitleg over de te nemen stappen. Meer info kan je vinden op fosopenscouting.be > administratie. Wie kan project aanvragen? Enkel eenheden van FOS Open Scouting als feitelijke vereniging mogen een project aanvragen. FOS Open Scouting vzw heeft immers een erkenning voor het ontvangen van belastingvrije giften, onze eenheden maken net als al onze leden deel uit van deze vereniging zonder winstoogmerk. Dit houdt dus ook in dat steunvzw van eenheden geen project kunnen aanvragen bij FOS Open Scouting vzw om fiscaal aftrekbare giften te kunnen innen. Als erkende vzw mogen wij immers enkel zelf giften ontvangen en deze niet doorsturen naar andere (niet-erkende) vzw's. Kortom vzw s die voortvloeien uit de eenheden komen niet in aanmerking om een project aan te vragen, enkel de eenheid die als feitelijke vereniging aangesloten is bij FOS Open Scouting vzw kan dit. Waarvoor kan je een project aanvragen? Voor alle initiatieven die in het voordeel zijn van de eenheid en die buiten de gewone werking vallen, zoals: de bouw van een lokaal de aanleg van het terrein renovaties en onderhoudswerken het aankopen van keukenmaterieel een promo- of ledenwervingscampagne het aankopen van nieuwe tenten etc. Hoe vraag je een project aan? Je gaat naar onze website of neemt er deze Admibundel bij. Hier vind je het aanvraagdossier belastingsvrije giften terug dat je volledig dient in te vullen. Vergeet niet: de naam en het rekeningnummer moeten van de eenheid zelf zijn! Dus niet van de ondersteunende comités (die mogelijks een vzw zijn), want dat is niet wettelijk. Je ondertekent waar gevraagd en stuurt het terug naar het Landelijk Secretariaat. Het aanvraagdossier komt op het Landelijk Secretariaat toe en wordt dan ter goedkeuring voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van het Federaal Bestuur. Eens het project is goedgekeurd krijg je hiervan een brief met de vermelding van het projectnummer en de naam die het project heeft gekregen.

13 Waarom wordt een project afgekeurd? Een project kan om verschillende redenen afgekeurd worden, maar de volgende zijn de meest voorkomende: Het doel van het project past niet binnen de voorwaarden. Kampgelden, lidgelden e.d. laten subsidiëren via de belastingvrije giften gaat bijvoorbeeld niet. Het rekeningnummer is niet dit van de eenheid, maar van het ondersteunende comité of de ondersteunende vzw. Verloop na goedkeuring van het project De schenkers storten hun gift op het rekeningnummer: BE GEBABEBB met vermelding van het gekregen projectnummer. Geef dit ook duidelijk door aan de mogelijke schenkers! Twee à drie maal per jaar zal een overzicht worden verstuurd waarop informatie te vinden is over de individuele schenkers en giften, maar ook een financieel overzicht waarin je kan terugvinden hoeveel er reeds aan het project werd geschonken en wat hiervan aan de eenheid werd doorgestort. Eenheid - Admibundel - Administratie - 9 Terwijl de schenkers hun giften storten op de rekening van FOS Open Scouting moet de eenheid minstens één factuur indienen voordat er een doorstorting kan gebeuren aan de eenheid. Het bedrag van de doorstorting zal nooit hoger liggen dan het bedrag van de factuur en/of de reeds ontvangen giften. De factuur moet steeds een duidelijk verband hebben met het project! De schenkingen moeten steeds via FOS Open Scouting vzw gebeuren. Dus wanneer iemand rechtstreeks aan de eenheid een gift stort komt deze gift niet in aanmerking als een belastingvrije gift. Ook niet als de eenheid dit door stort aan FOS. Wanneer een gift binnenkomt, worden de naam en het adres van het bankuittreksel gebruikt om een attest op te maken. Dus de schenkers moeten steeds rechtstreeks en op BE GEBABEBB storten. Communiceer dit duidelijk aan de potentiële schenkers! BIJLAGE Aanvraagdossier project belastingvrije giften Meer info kan je ook vinden via fosopenscouting.be/nl/administratie/belastingvrije-giften Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent FOS Open Scouting

14

15 BANKREKENINGEN VOOR EENHEDEN Feitelijke vereniging:. FOS... (eenheidsnr. + naam) ADRES VAN DE FEITELIJKE VERENIGING: CORRESPONDENTIEADRES: DOEL VAN DE VERENIGING: Jeugdwerk VERTEGENWOORDIGERS VAN DE FEITELIJKE VERENIGINGEN (MIN 2): Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen WIJZE VAN BENOEMING EN ONTSLAG VAN DE VERTEGENWOORDIGERS: De eenheidsraad (ER) benoemt en ontslaat de vertegenwoordigers. Dit wordt opgenomen in het verslag van de ER. De entiteit zonder rechtspersoonlijkheid, gevormd door verscheidene personen, is opgericht op vrijwillige en duurzame basis, met een gemeenschappelijk en welomschreven doel, zonder het oogmerk om opbrengsten te verwezenlijken ten voordelen van de leden (maar wel voor zichzelf als vereniging) en waarin de leden geen recht hebben op hun aandeel in de behaalde winsten noch op recuperatie van een door hen gedane inbreng, weze het in geval van uittreding, uitsluiting of individueel ontslag, of in geval van definitieve ontbinding van de entiteit. OPGEMAAKT TE., OP HANDTEKENING VAN DE VERTEGENWOORDIGERS:

16

17 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Laatste herziening juli 2015 Contactpersonen FOS4U Aanvraag: Opvolging Dossier: Woordje vooraf PROJECTEN DIE IN AANMERKING KOMEN - verbouwingen aan het lokaal, - aankoop van tenten voor de eenheid, - aankoop van kookmaterieel voor de eenheid, - idem voor spelmateriaal, - financiering van een reclamecampagne,. PROJECTEN DIE IN GEEN GEVAL IN AANMERKING KOMEN - lidgelden, - betalingen voor deelname aan kampen of weekends, - betalingen voor deelname aan Jamboree, - betalingen voor deelname aan federale of provinciale activiteiten. HOE VERLOOPT DE ADMINISTRATIE? Wanneer giften binnenkomen via het rekeningnummer BE GEBABEBB, kan FOS jou voorschotten verlenen, na het voorleggen van facturen en betalingsbewijzen. De volledige lijst van personen die een gift deden, wordt door FOS doorgestuurd naar de Administratie van Financiën. Enkel giften vanaf 40 euro die zijn afgestaan zonder tegenwaarde zijn fiscaal aftrekbaar. Het fiscale attest verkrijgen de schenkers in het begin van het jaar dat volgt op de datum van de gift, dus ruimschoots op tijd voor hun belastingaangifte. Aanvraagdossier tot subsidiëring van een project door middel van belastingvrije giften ALGEMENE GEGEVENS Gelieve alle formulieren duidelijk en nauwkeurig in te vullen, te ondertekenen en terug te sturen naar het Landelijk Secretariaat: KORTRIJKSESTEENWEG 639, te 9000 GENT. Dit aanvraagdossier wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur van FOS Open Scouting. Na goedkeuring wordt de eenheidsleider op de hoogte gebracht van het projectnummer en het rekeningnummer waarop alle giften dienen gestort. Alle giften moeten bestemd zijn voor FOS Open Scouting vzw. Giften gericht aan een eenheid, provincie of steuncomité worden niet aanvaard. Eenheden en provincies kunnen wel projecten indienen, die in aanmerking komen om door FOS gesubsidieerd te worden. Meer info kan je vinden via FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //1/

18 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Eenheidsnaam & nr: Rekeningnr. waarop de giften mogen doorgestort worden MOET van de eenheid zijn, die deel uit maakt van FOS Open Scouting vzw. Naam ondertekenende eenheidsleider: Tel. ondertekenende eenheidsleider: Benaming van het project: De voorwaarden Ondergetekende vraagt voor dit project een subsidie aan vanwege FOS Open Scouting vzw. Hij/zij verbindt er zich toe deze subsidie volledig aan te wenden voor bedoeld project en op elk moment en op eenvoudige vraag alle bewijsmateriaal hiervoor op te sturen naar FOS Open Scouting vzw. Hij/zij is ervan op de hoogte dat het Algemeen Reglement van FOS de Federaal Verantwoordelijke controlerecht geeft op de boekhouding van de eenheid, en dat geen aankopen mogen geschieden die de eenheid in financiële moeilijkheden zouden kunnen brengen. Hij/zij verklaart zich uitdrukkelijk akkoord de volledige boekhouding ter controle voor te leggen aan de Administratie der Directe Belastingen en verbindt er zich toe deze subsidie terug te storten, mocht uit de belastingcontrole blijken dat niet aan de voorschriften werd voldaan. Hij/zij verbindt bij deze de eenheid ertoe, indien de eenheid of diens rechtsopvolgers feitelijk en/of rechtens de FOS Open Scouting - werking zouden verlaten en/of daden zouden stellen, die manifest onverenigbaar zijn met de FOS-doelstellingen, de ter beschikking gestelde gelden na eenvoudig schriftelijk verzoek van FOS Open Scouting vzw binnen de gestelde termijn terug te betalen aan FOS Open Scouting vzw. Datum: Handtekening*: *Bij de handtekening met de hand schrijven gelezen en goedgekeurd FOS Open Scouting vzw verbindt er zich toe om: 1. Tot het dekken van kosten van algemeen beheer geen hoger bedrag te zullen besteden dan 20% van haar bestaansmiddelen van alle aard, vooraf verminderd met die welke voortkomen van andere erkende instellingen. 2. De diensten van de Administratie der Directe Belastingen toe te staan haar boekhouding te controleren telkens zij dat nuttig achten. FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //2/

19 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN BEGROTING EN KOSTENRAMING PROJECT Voorziene uitgaven Bedrag in euro TOTAAL BEDRAG IN EURO Datum: Handtekening: FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //3/

20 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Motivatie van het project Doel van het project: Concrete omschrijving: Datum: Handtekening FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //4/

21 AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Verklaring op eer Voor de eenheid (naam) van de vzw FOS Open Scouting, verklaart Naam & adres EL op eer dat de gegevens doorgegeven via het projectdossier, waar zijn. Gedaan te Op Handtekening EL FOS Open Scouting vzw Belastingsvrije giften Kortrijksesteenweg Gent Laatste herziening juli 2015 BE GEBABEBB //5/

22

23 ADMIBUNDEL SOM- FONDS Kan niet iedereen het lidgeld betalen? Lig je wakker van de kostprijs van kampen of activiteiten? Bereiken jullie voornamelijk blanke middenklasse en maakt dat je zorgen? Wat met leden die het minder breed hebben en hierdoor geen uniform of rugzak kunnen aanschaffen? Willen jullie ook weten hoe je ouders aanspreekt op het SOM-fonds? Weg met al die zorgen: alle antwoorden kan je hier terugvinden. Laatste herziening: 1 september 2015 Contactpersoon FOS4U: diversiteit@fos.be

24 N o 1 Wat is het SOM fonds? Scouting betaalbaar voor iedereen? Kinderen die omwille van financiële redenen geen lid zijn van de scouts of kinderen die nooit deelnemen aan activiteiten die geld kosten. Wij beschouwen het als een probleem! Samen zorgen we er voor dat jouw eenheid deze financiële drempel kan verlagen met het SOM fonds. SOM staat voor Solidariteit Op Maat. Het is een systeem waarmee we inspanningen leveren om maatschappelijk kwetsbare ouders, kinderen en jongeren financieel te ondersteunen. Het SOM fonds bevat 2 luiken 1. Korting op het lidgeld (SOM kort) 2. Korting op activiteiten, kampen en materialen. N o 2 Korting op het lidgeld SOM kort SOM kort is een financiële tegemoetkoming op lidgelden. Het gaat hier om een verkorting ( de helft van het officiële lidgeld 27 euro) We vermelden hierbij uitdrukkelijk dat het gaat om de helft van het officiële lidgeld namelijk 13.5 euro in plaats van 27 euro. Wie heeft er recht op? Solidariteit Op Maat is een systeem dat werkt op basis van vertrouwen. We vragen dus geen loonbriefjes op om te weten hoeveel ouders verdienen. Wie zegt trouwens dat een alleenstaande moeder met één kind het zoveel moeilijker heeft dan een tweeoudergezin met 4 kinderen? Solidariteit Op Maat is een systeem dat werkt op basis van vertrouwen en is dus een beslissing die de leidersploeg samen maakt. De gemakkelijkste manier om te weten dat je kortingen aan de juiste mensen geeft is door ouders te vragen om op het inschrijvingsformulier een klever van het ziekenfonds te kleven. Elke klever van het ziekenfonds bevat een code. Als die code eindigt op een 1, dan weet je dat je met iemand te maken hebt met een omnio- statuut. Wat wijst op mensen in een kwetsbare positie. Voorbeeld van een klever van iemand met een omniostatuut:

25 Hoe informeer je ouders? Geldzaken zijn delicate zaken. Het is niet altijd gemakkelijk om ouders en kinderen aan te spreken op financiële tegemoetkoming. Dergelijke gesprekken kunnen immers schaamte oproepen bij de ouders. Hoe kan je ouders dan wel aanspreken zonder ze te viseren? Informeer in het begin van het scoutsjaar de ouders over deze financiële tegemoetkoming door middel van een infoavond, huisbezoeken of een eenvoudig brief die je meegeeft aan alle ouders. Deze brief kan je terugvinden op de website Je kan ouders vóór of na de vergadering eens apart nemen en hen nog eens extra wijzen op de voordelen van het SOM fonds. Maak hierbij gebruik van zinnen zoals: ik wil mij niet moeien, maar ik zie dat u eigenlijk recht heeft op een extra korting of ik weet niet of u dit al kent maar, om een positieve sfeer te creëren. Eenheid - Admibundel SOM-fonds - 3 Hoe vraag je een korting aan? Hoe vraag je als leiding dergelijke korting aan? Eerst en vooral is het zoals hierboven vermeld belangrijk om te weten of dit kind effectief kans maakt op dergelijke korting. De korting vraag je aan via Keeo. Kies voor de SOMkort-verzekering en automatisch rekenen wij maar de helft van het lidgeld aan. Simpel toch? Zijn er nog andere kortingen mogelijk op het lidgeld? Naast onze kortingen op het lidgeld is het ook mogelijk om eens je oor te luisteren te leggen bij de mutualiteiten. Sommige ziekenfondsen bieden kortingen aan op kampen lidgelden. Deze kortingen verschillen naar gelang het ziekenfonds en naar gelang de leeftijd van het kind in kwestie. Meer informatie vind je op onze website: Iedereen heeft recht op deze korting, informeer ze dus ook via je website, maandblad, kampboekje Een voorbeeld: Jolien en Karel zijn leden van FOS De Goudvis en ook dit jaar zouden zij graag deelnemen aan jullie werking. Hoeveel is het lidgeld bij De Goudvis en hoe komt FOS Open Scouting tussen? Jolien betaalt normaalgezien 46 euro aan de eenheid, Karel betaalt 42 euro (lager lidgeld als tweede kind). FOS Open Scouting rekent maar de helft van het officiële lidgeld aan (13,5) via SOM kort. Jolien betaalt dus maar 32,5 euro en Karel betaalt 28,5 euro. De kostprijs voor de ouders is dan 61 euro i.p.v. 88 euro. Als eenheid stort je hiervan slechts 27 euro i.p.v. 54 euro voor deze twee SOM-leden naar FOS nationaal. Idealiter doe je als eenheid zelf ook een duit in het zakje door het volledige lidgeld te halveren. Zo maak je voor de ouders van Jolien en Karel zelf ook het verschil. Je vraagt hen dan dus maar een bijdrage van 44 euro i.p.v. 88 euro ( ). Het lidgeld dat je door stort naar FOS nationaal blijft 27 euro. Je verwijst hen best ook nog door naar een mogelijke tussenkomst via het ziekenfonds.

26 N o 3 Kortingen op uniformen, kampen en activiteiten. Naast een korting op het lidgeld bieden wij ook een korting aan op activiteiten, kampen, uniform en andere gerelateerde materialen via het SOM fonds met een bovengrens van 150 euro per kind per jaar. Net zoals bij SOM kort gaat het hier om een financiële tegemoetkoming voor ouders die het moeilijk hebben. Toch is het hierbij belangrijk om te vermelden dat wij vanuit het landelijk secretariaat niet alles zullen betalen. In regel hanteren wij 1/3 voor het landelijk secretariaat, 1/3 voor de eenheid en 1/3 voor de ouders zelf. We stellen deze regel voorop omdat we het belangrijk vinden dat eenheden samen met ons bouwen aan een meer diverse jeugdvereniging. Geen geld in de kas? Doe eens een leuke actie met je leden om de kas voor het SOM fonds te spijzen. Op die manier win je 3 keer: je maakt je leden bewust, je bouwt samen met ons aan een meer divers jeugdwerk en je zorgt ervoor dat er meer kinderen kunnen genieten van het spel van scouting. Wij begrijpen natuurlijk ook dat er eenheden zijn die dit financieel niet kunnen dragen. Indien jullie op het aanvraagformulier kunnen aantonen waarom het voor jullie eenheid te zwaar is om 1/3 van de kosten op zich te nemen door middel van een krachtige motivatie dan bespreken wij op onze stafvergadering in welke mate wij kunnen bijspringen. We verwachten echter wel dat eenheden zelf ook inspanningen doen! Hoe informeer je ouders? Net zoals bij de korting op het lidgeld informeer je de ouders best aan het begin van het scoutsjaar door middel van een infoavond, huisbezoek of een eenvoudige brief. Het is natuurlijk wel nuttig om dit blijvend te herhalen alvorens jullie een activiteit organiseren of op kamp vertrekken. Daarnaast kunnen jullie op de infoavond nog eens meegeven dat alle informatie te verkrijgen is op de website of in flyer vorm (deze krijgen jullie van ons toegestuurd). Hoe vraag je het aan? Een aanvraag voor financiële drempelverlaging kan je doen door het SOM formulier in te vullen en door te mailen naar diversiteit@fos.be. Dit formulier vind je terug op onze website ( Een goed idee is om deze brieven te verspreiden is door ze af te drukken en mee te geven op een infoavond of huisbezoeken. Een voorbeeld: Jolien is een lid van De Goudvis en zou ook dit jaar graag deelnemen aan alle activiteiten die jullie organiseren. Hieronder vinden jullie de rekensom van een jaar scouting voor Jolien.

27 Paaskamp April : 65 euro / Zomerkamp 2015: 100 euro / Bellewaarde : 30 euro / Cinema : 10 euro / Wekelijkse 4 uurtjes : 30 euro Totale kost: 235 euro Dit is veel geld voor ouders die het financieel niet breed hebben en ze hebben dan nog het voordeel dat ze dit jaar geen uniform en ander kampeermateriaal moeten aankopen voor de kinderen. Stel dat de ouders van Jolien het financieel moeilijk hebben kunnen we ze ondersteunen met SOM fonds. 4-uurtjes vallen niet binnen de categorieën van het SOM fonds. Je kiest als eenheid zelf of je daar nog een korting voor aanbiedt. Als Het SOM fonds en de eenheid elk een derde van de kosten voor zich nemen dan moet Jolien nog 101,32 euro betalen. Eenheid - Admibundel SOM-fonds - 5 Tip: werk met een afbetalingsplan Is dit nog teveel voor sommige ouders? Dan kan je met hen overeen komen om deze kost te spreiden over een heel jaar. Je zet het totaal bedrag dan op het aantal maanden dat jullie aan scouting doen. Zo deel je euro over 10 maand. De ouders betalen dan elke maand 10 euro. Een dergelijk financieel plan opstellen is natuurlijk niet iets wat je aan de ouders zelf vraagt maat waar jullie als eenheid mee aan de slag moeten. Er zullen ouders zijn die enkel gebruik wensen te maken van een tegemoetkoming op het lidgeld. In dat geval moeten jullie uiteraard geen heel plan opstellen. Je stelt een plan op voor ouders die gebruik wensen te maken van een korting op het lidgeld en een korting op uniform, kampen en activiteiten (met een maximum van 150 euro per kind per jaar). Sommige ouders zullen beslissen om de kost van een jaar scouts in één keer te betalen andere kunnen vragen om het te spreiden over een aantal maand. Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent FOS Open Scouting

28

29 ADMIBUNDEL VERZEKERINGEN DE FOS-VERZEKERING IN EEN NOTENDOP Verzekeringen zijn soms wel eens een ver-van-je-bedshow maar als er iets misloopt wil je beslist weten wat er je te doen staat en waarvoor je al dan niet verzekerd bent. Laat het voor eens en voor altijd duidelijk zijn: We kunnen pas spreken over verzekeringen bij een ongeval als er tijdig een verzekering is afgesloten (waarbij de nodige gegevens doorgespeeld zijn én het lidgeld of de premie betaald is) of als iemand in de proefperiode zit (waarbij FOS dan ook over de nodige gegevens moet beschikken). Klinkt ingewikkeld? Gelukkig is er dan deze notendop om je wegwijs te maken in de wereld van de FOS-verzekeringen. Heb je verder nog vragen of blijven er zaken onduidelijk? Neem dan gerust contact op met ons via of 09/ De verzekeringsmakelaar van FOS Open Scouting is ook voor volgend jaar Cornelis en Partners. - In 2014 werd onze dekking uitgebreid, er is nu een dekking tot 250 voor erkende en niet erkende apothekerskosten. In 2015 werd de polis uitgebreid zodat er ook voor zaken waar geen tussenkomst voor was (daar deze niet erkend zijn door het RIZIV) nu ook een tussenkomst kan zijn (terugbetaling t.b.v. 150 % van het barema i.p.v. 100 % met een maximum van 500 per ongeval). Op onze site vind je de algemene voorwaarden van onze basispolis. Een overzicht van de uitkeringen vind je op de site en in bijlage bij dit deel terug. Laatste herziening: 1 augustus 2015 Contactpersoon FOS4U: verzekeringen@fos.be

30 N o 0 Opbouw van deze bundel HOE EEN LID VERZEKEREN? WAARVOOR IS EEN FOS- LID VERZEKERD? 2 1 WAARVOOR IS EEN FOS- LID NIET VERZEKERD? 3 IEMAND KOMT EEN ONGEVAL OF SCHADEGEVAL TEGEN TIJDENS OF OP WEG NAAR EEN FOS-ACTIVITEIT, WAT NU? 4 DE ONGEVALSAANGIFTE EN DE AANGIFTE BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID 5 Groepsmateriaal (vb. tenten) en persoonlijk of gehuurd materiaal BIJKOMENDE VERZEKERINGEN Omniumverzekering motorvoertuigen Reisbijstand voor het buitenland 6 Verzekering alle risico s boten NUTTIGE CONTACTGEGEVENS 7

31 N o 1 Hoe een lid verzekeren? A - Een nieuw lid in je eenheid - Proeflid Op een fijne zaterdag of zondag komt Jan voor de eerste keer naar een activiteit van je eenheid. Je noteert volgende gegevens: naam & voornaam, geboortedatum, adres en telefoonnummer, en daarbij ook de tak en/of functie. Je geeft deze door aan het Landelijk Secretariaat (cf. Admibundel Administratie Ledenadministratie). Zodra het Landelijk Secretariaat deze gegevens heeft ontvangen, kan Jan 4 weken meespelen in jouw eenheid en is hij gedurende die periode gratis verzekerd. Let wel: Als FOS Open Scouting niet over Jans gegevens beschikt, is Jan NIET verzekerd. De proefverzekering kan op elk moment in het jaar worden aangevraagd. Ze geldt echter alleen voor activiteiten zonder overnachting. Opgelet, wanneer Jan mee wil op een activiteit met overnachting (weekends, kampen etc.) dan moet Jan éérst lidgeld betalen om verzekerd te zijn met onze basisverzekering. De proefverzekering is dus enkel geldig voor gewone dagactiviteiten in de eerste 4 weken! Vindt Jan het na 4 weken nog altijd super bij jullie in de eenheid en beslist hij om te blijven komen en dus lid te worden moet er meteen lidgeld worden betaald. Geen centen is geen verzekering! Eenheid - Admibundel - Verzekeringen - 3 Je stort 27 op rekeningnummer BE GEBABEBB met in de mededeling het nummer van de betalingsenveloppe. Een nieuw lid kan in principe maar éénmaal een proefverzekering aanvragen. Daarop zijn 2 uitzonderingen: Jan is 6 en komt voor de eerste keer naar de Bevers-Zeehonden. Jij regelt de proefverzekering bij FOS. Jan vindt het echter nog niet leuk en blijft na 2 weken weg. Maar, gelukkig, Jan probeert het volgende scoutsjaar opnieuw. Dan kan je opnieuw een proefverzekering vragen. De regel is dus: één proefverzekering per scoutsjaar, enkel indien er geen lidgeld werd betaald. Jan is 6, zit bij de Bevers-Zeehonden van jouw eenheid en heeft een proefverzekering lopen. Hij vindt het er niet leuk en stapt over naar een eenheid in de buurt. De nieuwe eenheid kan dan voor Jan een nieuwe proefverzekering afsluiten van 4 weken. De regel is dus: één proefverzekering per eenheid waar je lid van wordt. B - Een bestaand lid van je eenheid Lidgeld per jaar Enkel Fossers die lidgeld betaald hebben zijn verzekerd. Het gewone lidgeld bedraagt 27,00 per persoon; hierin is o.a. de basisverzekering inbegrepen. Voor sommige ouders is het inschrijvingsgeld nét een stap te veel om hun kind of jongere bij jullie in te schrijven. Denk je dat dit het geval is dan kan je met de eenheidsraad gewoon beslissen om hen in te schrijven als SOM-lid. Voor die leden stort je slechts de helft van het officiële lidgeld ( 13,50) in plaats van de volle pot op de rekening van FOS Open Scouting. Meer informatie op fosopenscouting.be ( Thema s > Diversiteit > Verlaag je prijs ). De hernieuwing van het lidgeld moet tegen ten laatste 15 december door de eenheid worden doorgestort aan FOS Open Scouting. Leden die niet betaald hebben tegen 15 december zijn dan NIET meer verzekerd vanaf 1 januari van het volgende jaar, zélfs als ze aan hun eenheid betaald hebben en deze het nagelaten heeft door te storten aan de federatie. Uiteraard hoort hierbij dat het Landelijk Secretariaat de gegevens van de personen waarvoor je lidgeld betaalt in haar bezit heeft. Leden die tussen 1 september en 31 december betalen, worden ineens verzekerd vanaf het moment van hun aansluiting tot 15 december van het volgende kalenderjaar.

32 C - Occasionele vrijwillige medewerkers (geen stam/leiding) Occasionele vrijwilligers zijn gratis verzekerd tijdens scoutsactiviteiten. Hier hebben we het dan voornamelijk over kookouders, kookploegkindjes en andere vrijwilligers die af en toe eens komen helpen. Als één van de vrijwillige medewerkers iets voorheeft worden dezelfde formulieren gebruikt als voor de leden. Over het invullen van de formulieren vind je verder meer info. Als (eenheids)leiding ben je verantwoordelijk voor de aangifte van de ongevallen. Het is de (eenheids)leiding die dan ook beoordeelt of het ongeval betrekking heeft op een vrijwillige medewerker en of dit tijdens zijn/haar inzet voor de eenheid is gebeurd. Vrijwillige medewerkers moeten niet doorgegeven worden aan het Landelijk Secretariaat. Wel raden we de eenheden ten stelligste aan om een lijst bij te houden van de occasionele vrijwilligers per activiteit/kamp/weekend. Deze lijst vermeldt datum en handtekening van de leiding en kan voorgelegd worden bij eventuele betwisting door de verzekeringsmaatschappij. Een sjabloon van dergelijke lijst kan je op onze website en in de Admibundel terugvinden. Let wel: Deelnemers aan activiteiten (scoutsleden), leiding en stam zijn uiteraard nog altijd verplicht om het lidgeld te betalen. Anders zijn zij niet verzekerd! ONLINE Formulier lijst occasionele vrijwilligers D - Niet-leden (die niet occasioneel helpen) zijn NIET verzekerd. Wil je voor een bepaalde activiteit toch een aantal externen verzekeren dan kan je hiervoor altijd een tijdelijke verzekering afsluiten bij onze verzekeringsmaatschappij. Denk dan vooral aan externen die deelnemen aan iets wat jullie met de eenheid organiseren. Bijvoorbeeld een grote groep ouders die deelnemen aan een door de eenheid georganiseerde dropping, of een vriendengroepje dat zich inschrijft voor jullie voetbaltornooi, Contacteer hiervoor tijdig onze makelaar of het FOS-kantoor (verzekeringen@fos.be). Zij kunnen je laten weten tegen welke kostprijs je iemand kan verzekeren. Doorgaans kan dit voor 1 à 2 euro per persoon per dag afhankelijk van de aard van de activiteit. SCHEMATISCHE VOORSTELLING JA Is het Jan zijn eerste 4 weken bij je eenheid? JA Gratis proefverzekering is 4 weken geldig mits doorspelen nodige info aan het Landelijk Secretariaat (via Keeo).. A Is Jan lid van een tak, leiding, (A)EL of Stam? NEE Helpt Jan vrijwillig en occasioneel mee op een scoutsactiviteit? NEE JA NEE Basisverzekering loopt tot 15/12 volgend scoutsjaar mits betaling van het lidgeld en aanvraag verzekering (via Keeo).. B Jan kan gratis verzekerd worden mits de EL hem op de lijst occasionele vrijwilligers plaatst.. C Jan is niet verzekerd, maar dit kan wel tegen betaling. Vraag dit aan via de makelaar of verzekeringen@fos.be.. D

33 N o 2 Wat dekt de verzekering? Onze basisverzekering, ook wel basispolis genoemd, zit bij makelaar Cornelis en Partners die ons de polis aanbiedt van verzekeringsmaatschappij Arena. Onze basisverzekering, of het nu die voor leden of die voor vrijwillige medewerkers is, dekt drie risico s tijdens scoutsactiviteiten en de verplaatsing van/naar de scoutsactiviteit: Persoonlijke ongevallen. Burgerlijke aansprakelijkheid met de daaraan gekoppelde rechtsbijstand tegenover derden. Schade aan tijdelijk gehuurde gebouwen Eenheid - Admibundel - Verzekeringen - 5 BIJLAGE & ONLINE Overzicht uitkeringen Over scoutsactiviteiten Met scoutsactiviteiten bedoelen we alle door FOS Open Scouting erkende en goedgekeurde activiteiten: alle gewone jeugdbewegingsactiviteiten tijdens dagvergaderingen en weekends met maximaal 2 overnachtingen. Voor activiteiten die langer duren dan 2 nachten (kampen, leefweken etc.) is een digitale kampmelding (via het registratiesysteem op foskampen.be) verplicht. Bij risicovolle activiteiten zoals speleologie, klimmen en deathrides verwachten we dat deze begeleid worden door ofwel leiding die hier aantoonbare deskundigheid (attest of brevet) voor heeft, ofwel door een gespecialiseerde organisatie. Ben je niet zeker of de activiteit die je wilt doen gedekt is door de verzekering neem je best contact op met FOS Open Scouting (09/ of verzekeringen@fos.be). Over de gedekte risico s tijdens scoutsactiviteiten Lichamelijke ongevallen Bij een lichamelijk ongeval tijdens of op de weg naar en van een scoutsactiviteit, voorziet de basispolis een terugbetaling van de medische kosten na tussenkomst van het ziekenfonds. Uitsluitend medische verstrekkingen die erkend worden door het ziekenfonds komen in aanmerking voor terugbetaling. Deze tussenkomst is beperkt tot met een toepassing van een vrijstelling van 25. De polis voorziet ook in de terugbetaling van bepaalde (apothekers)kosten die door de RIZIV niet erkend worden en dit tot een maximumbedrag van 250 euro. Recent (lente 2015) kwam er ook een uitbreiding op de polis L.O. ( terugbetaling t.b.v. 150 % van het barema i.p.v. 100 % met een max. van 500 per ongeval). Je dient dus bij je verzekeringsdossier best alle kosten in, ook die waar de mutualiteit niet in tussenkomt. Worden ook terugbetaald: vervoerkosten en kosten voor tandprothesen. Schade aan brillen en contactlenzen wordt slechts vergoed wanneer zij gedragen worden op het ogenblik van het ongeval en indien het slachtoffer een lichamelijk letsel heeft opgelopen. In geval van overlijden of blijvende invaliditeit is er een vaste vergoeding voorzien.

34 Burgerlijke aansprakelijkheid De waarborg burgerlijke aansprakelijkheid van de basispolis waarborgt de schade aan derden toegebracht door de verzekerden tijdens of op de weg naar en van een scoutsactiviteit. De verzekerde zal wel gevraagd worden eerst zijn eigen familiale verzekering aan te spreken. Onder leden geldt de burgerlijke aansprakelijkheid van deze polis niet! Als een lid (Jan) een ander lid (Thomas) materiële schade toebrengt, dan kan Jan enkel zijn familiale verzekering aanspreken! Rechtsbijstand Rechtsbijstand is een systeem dat voorziet in juridische bijstand, om o.a. advocaten of experts in te schakelen en te betalen. Zo zorg je ervoor dat je goed voorbereid bent en optimaal je rechten kan verdedigen. Schade aan tijdelijk gehuurde gebouwen Aangesloten leden zijn ook verzekerd voor het onopzettelijk aanbrengen van schade aan tijdelijk gehuurde gebouwen. Met tijdelijke gehuurde gebouwen bedoelen we locaties voor kampen, weekends, fuiven e.d. In die gevallen is het dus niet langer nodig om een aparte verzekering aan te gaan en extra te betalen op de huurprijs van een locatie. De eigenaar kan een bewijs van verzekering vragen; dit attest kan je op onze site of in de Admibundel terugvinden. Vrijstelling De maximumwaarborg is hierbij euro: er geldt een vrijstelling van 125 euro per schadegeval. De polis is automatisch van toepassing op alle tijdelijk gehuurd lokalen. Je hoeft dus noch aan FOS Open Scouting, noch aan de makelaar te laten weten wanneer je iets huurt. Tenzij voor een verblijf van meer dan 2 nachten, dan is een kampregistratie via onze site foskampen.be verplicht. De polis geldt NIET voor de eigen lokalen van de eenheden, ook al zouden die gehuurd zijn. Het gaat om TIJDELIJK (enkele dagen of weken) gehuurde locaties. ONLINE Attest huuraansprakelijkheid Bij iedere verzekering spreekt men ook over een vrijstelling, of in het vakjargon franchise. Dit is het deel van het schadebedrag dat je alsnog zelf moet dragen. Tegenover de vrijstelling staat soms een maximumbedrag. Je kan niet meer ontvangen van de verzekering dan dit bedrag.

35 N o 3 Waarvoor zijn FOS-leden in de basisverzekering niet verzekerd? FOS Open Scouting vzw heeft ervoor gezorgd dat de verzekering genoeg werd uitgebouwd om o.a. de zwaarste ongevallen te kunnen financieren. Toch zijn er een aantal dingen waarvoor je als FOS-lid niet verzekerd bent: Tijdelijke arbeidsongeschiktheid (loonverlies). Ziekte. Zelfmoord(poging). Luchtsporten (parachutisme, parasailing, deltaplaning, zweefvliegen, benjijumping etc.). Repatriëring bij ziekte of ongeval in het buitenland, tenzij deze optie apart werd afgesloten (zie verder). De schade aan eigen materieel, kleding, persoonlijke voorwerpen, tenzij men de optie hiervoor heeft afgesloten (zie verder, voor kampen en meerdaagse activiteiten). De schade aan toevertrouwde, geleende en gehuurde roerende en onroerende goederen (met uitzondering van schade aan tijdelijk gehuurde/gebruikte lokalen zoals een kampgebouw). De schade veroorzaakt door brand, ontploffing, rook en water aan eigen of permanent gehuurde of gebruikte gebouwen (cf. brandverzekering). De schade gedekt door de burgerlijke aansprakelijkheid van een wettelijk verplichte verzekering (cf. motorvoertuigenverzekering). Opzettelijke schade, schade als gevolg van dronkenschap of middelengebruik. De louter contractuele aansprakelijkheid, gevolg van een overeenkomst, belofte of persoonlijke verbintenis. De schade voortvloeiend uit de organisatie van grote rock- en popconcerten. De schade voortspruitend uit diefstal, financiële verrichtingen, inbreuken op de wetgeving. De schade te wijten aan de oprichting van gebouwen, burenhinder, vervuiling van grond, water en atmosfeer. Burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand voor vaartuigen op zee met een lengte van meer dan 20 meter. Eenheid - Admibundel - Verzekeringen - 7 Organiseer je een scoutsactiviteit of -kamp en ben je niet zeker of de activiteit verzekerd is via FOS Open Scouting, neem dan gerust contact op via verzekeringen@fos.be of bel naar het Landelijk Secretariaat.

36 N o 4 Wat te doen bij een ongeval De verantwoordelijke leid(st)er zal de ernst van het ongeval inschatten en oordelen of de politie betrokken dient te worden, er naar de arts gegaan wordt of een ziekenwagen gebeld moet worden. Twijfel je, neem dan geen risico s en haal er een arts bij. Vergeet geen ongevalsaangifte mee te nemen wanneer je naar de arts of het ziekenhuis gaat! FOS-leden zijn zowel verzekerd voor de eigen Lichamelijke Ongevallen, als voor Burgerlijke Aansprakelijkheid voor (lichamelijke en stoffelijke) schade aan derden (incl. tijdelijk gehuurde gebouwen). Voor beide zaken geldt er een andere aangifteprocedure, en andere formulieren. Vb. een FOS-lid krijgt een lichamelijk letsel Vul het ongevalsaangifteformulier Lichamelijke Ongevallen in met het slachtoffer of zijn/haar ouders en de behandelende arts. Laat het lid de aangifte binnen de 8 dagen opsturen naar onze verzekeringsmaatschappij N.V. Arena. Verzekeraar Arena zal (de ouders van) het lid binnen de 2 maanden een dossiernummer bezorgen. Kosten moeten eerst ingediend worden bij de mutualiteit van het FOS-lid. Vraag daar naar een verschilstaat die je daarop bezorgt aan Arena met een verwijzing naar het van hen verkregen dossiernummer. Vb. een FOS-lid veroorzaakt schade aan derden Vul het aangifteformulier Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) in met het lid dat de schade veroorzaakte, de schadelijder en de getuige(n). Stuur de aangifte zo snel mogelijk op naar onze makelaar Cornelis & Partners. Zorg bij materiële schadegevallen altijd voor een bestek voor reparatie van de schade of vervanging. De verzekerde zal gevraagd worden eerst zijn eigen familiale verzekering aan te spreken. Verzekeraar Arena zal (de ouders van) het lid binnen de 2 maanden een dossiernummer bezorgen. Vermeld bij verdere communicatie altijd dit dossiernummer. Een ongevalsaangifteformulier (Lichamelijke Ongevallen) én een aangifteformulier B.A. (Burgerlijke Aansprakelijkheid) zijn altijd aanwezig op de plaats van jullie activiteiten. De verschillende aangifteformulieren vind je in de Admibundel en kan je downloaden via fosopenscouting.be of kan je verkrijgen via het Landelijk Secretariaat (verzekeringen@fos.be). De aangifteformulieren zijn op de website ook beschikbaar in andere talen. Informeer de nodige betrokkenen Licht sowieso op het einde van de activiteit (of sneller indien het een ernstig ongeval betreft) de ouders in en vul jouw stuk van de aangifte alvast in. Het is belangrijk dat je hen correcte informatie meegeeft. Voor een ongeval met lichamelijk letsel kan je hiervoor de brief bestemd voor de ouders die je in bijlage vindt gebruiken. Aangiftes moeten uiterlijk 8 dagen na het ongeval doorgegeven worden aan de makelaar (in geval van burgerlijke aansprakelijkheid) of aan Arena (in geval van lichamelijk ongeval). Bij zeer ernstige persoonlijke ongevallen moet je de aangifte binnen de 24 uur doorsturen en licht je de FOS-noodlijn in (0473/ , 24u/24u en 7d/7d).

37 N 0 5 De ongevalsaangifte De aangifteformulieren Er heeft iemand een ongeval gehad waarbij er ook lichamelijke letsels werden toegebracht. Volg de hierna beschreven stappen om dit tot een goed einde te brengen. Eerste stap: Vul een aangifteformulier in Gebruik in het aangifteformulier Lichamelijke Ongevallen (zie bijlage). Hierop staat duidelijk aangegeven welk deel door wie moet worden ingevuld. Vul het formulier meteen na het ongeval in samen met het slachtoffer en laat ook het geneeskundig getuigschrift door de behandelende arts invullen. Zorg voor de nodige handtekeningen op het formulier (slachtoffer en leid(st)er). Eenheid - Admibundel - Verzekeringen - 9 Vergeet niet na de scoutsactiviteit ook de ouders van het lid te verwittigen wat er juist is gebeurd en hoe het verdere verloop hiervan zal zijn. Maak hiervoor gerust gebruik van de voorbeeldbrief in bijlage. BIJLAGE & ONLINE Aangifteformulier lichamelijke ongevallen Voorbeeldbrief aan de ouders Tweede stap: Dien de aangifte in (uit te voeren samen met stap 3) De aangifte met het originele getuigschrift van de arts moet zo snel mogelijk bij Arena worden ingediend: binnen de 8 dagen! Wacht dus voor het indienen van de aangifte nooit tot alle kostenbewijzen beschikbaar zijn. Aanvullende documenten of kosten kunnen nagestuurd worden. Om je hele dossier samen te houden krijg je van Arena een dossiernummer (vierde stap). Vermeld dit altijd bij latere zendingen of communicatie over het ongeval. De aangifte en andere bewijsstukken stuur je altijd naar onze verzekeraar Arena en niet naar FOS of de verzekeringsmakelaar! Zo bespaar je tijd! (Neem echter voor de zekerheid een kopie.) ADRES VERZEKERAAR N.V. ARENA Tweekerkenstraat Brussel Derde stap: Verwittig je mutualiteit Indien er medische kosten zijn zoals van een arts, ziekenhuis, apotheek, kinesist e.d. moet je dit eerst doorgeven aan de mutualiteit (of eigen verzekeraar) van de gekwetste via de ouders of hem-/haarzelf indien meerderjarig. (Gebruik eventueel een kopie van de ongevalsaangifte.) De verzekeraar van FOS werkt immers aanvullend op de mutualiteit en betaalt dus enkel het verschil terug. Het bewijsstuk van terugbetaling van de mutualiteit stuur je best ook op naar Arena. Maar je doet dit pas nadat je van Arena een dossiernummer kreeg (zie stap 4).

38 Vierde stap: Je krijgt een dossiernummer Arena bevestigt aan het slachtoffer (of de verantwoordelijke ouder in geval van minderjarigen) de ontvangst van de aangifte en geeft een dossiernummer op waarnaar telkens dient verwezen te worden. Vijfde stap: Breng je kosten binnen Stuur je je kosten op naar verzekeringsmaatschappij Arena met vermelding van het dossiernummer. Je hoeft niet te wachten tot er geen medische kosten meer zijn, je kan regelmatig kostenbewijzen naar hen doorsturen. Onze maatschappij voorziet ook in terugbetaling van bepaalde (apothekers)kosten die door de RIZIV niet erkend worden en dit tot een maximumbedrag van 250 euro. Ook erkende kosten worden tot 150 % van het barema terugbetaald met een maximum van 500 per ongeval. Je dient dus best alle kosten die in aanmerking kunnen komen tot terugbetaling in. Zesde stap: Wacht even op je terugbetaling Reken op ongeveer 2 maanden (soms langer bij piekmomenten) vooraleer je een definitieve beslissing over het dossier van Arena te horen krijgt. Pas dan kunnen de ingestuurde kosten eventueel door hen worden terugbetaald (min de vrijstelling). De aangifte burgerlijke aansprakelijkheid Eerste stap: Vul een aangifteformulier in Gebruik het aangifteformulier Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA). (zie bijlage). Dit formulier wordt gebruikt voor schade aan derden (lichamelijk of materieel) en voor schade aan gebouwen. Op het formulier staat duidelijk aangegeven welk deel door wie moet worden aangevuld. Zorg voor de nodige handtekeningen op het formulier (het FOS-lid, getuigen en leid(st)er). Bij twijfel over wat je waar precies moet invullen, neem dan contact op met het FOSkantoor of onze makelaar die je op weg kunnen helpen. Ook als je niet zeker weet of het schadegeval wel gedekt is door de verzekering contacteer je hen best even. BIJLAGE & ONLINE Aangifteformulier burgerlijke aansprakelijkheid Tweede stap: Verwittig je familiale verzekering Spreek eerst de familiale verzekering aan van diegene die de schade heeft berokkend. Vul samen ook de aangifte voor de FOS-verzekering duidelijk en omstandig in. De FOS-verzekering is immers een aanvullende verzekering en komt pas tussen nadat de familiale verzekering van degene die de schade heeft berokkend werd aangesproken.

39 Derde stap: Dien een aangifte in bij FOS (uit te voeren samen met stap 2) Dien de aangifte zo snel mogelijk in bij onze makelaar (niet naar Arena zelf zoals de aangiftes voor ongevallen). Neem ook hier voor de zekerheid een kopie. ADRES VAN DE MAKELAAR Cornelis & Partners T.a.v. Pieter Moreels Hundelgemsesteenweg Ledeberg Vierde stap: Je krijgt een dossiernummer Verzekeraar Arena zal (de ouders) van het lid binnen de 2 maanden een dossiernummer bezorgen. Vermeld bij verdere communicatie altijd dit dossiernummer. Eenheid - Admibundel - Verzekeringen - 11 Aandachtspunten voor BA Enkel materiële schade die je aan derden toebrengt is gedekt door de verzekering. Stoffelijke schade aan eigen goederen of goederen van een ander FOS-lid is niet gedekt. Bij een ongeval met enkel materiële schade let je best op volgende zaken: Zorg bij materiële schadegevallen altijd voor een bestek (schriftelijke raming van de kosten) voor reparatie van de schade of vervanging. Laat bij ernstige materiële schade een proces-verbaal opstellen door de politie, om alle latere betwistingen te vermijden. Ook ongevallen met schade aan derden (BA) dienen altijd onmiddellijk ingestuurd te worden, indien mogelijk vergezeld van een schadebestek/factuur.

40 N o 6 Bijkomende verzekeringen Een aantal zaken kan je, mits betaling, bijkomend laten verzekeren. Tijdelijke verzekering groeps- (vb. tenten), gehuurd of persoonlijk materiaal Tijdelijke Omniumverzekering motorvoertuigen Reisbijstand Ethias Assistance voor personen & eventueel voertuigen Verzekering alle risico s boten Voor bepaalde schadegevallen die onder deze bijkomende verzekeringen vallen geldt een vrijstelling. Voor details hierover kan je terecht bij het Landelijk Secretariaat. De bijkomende verzekeringen zitten bij verzekeringsmaatschappij Ethias. Zowel aanvragen als schadeaangiften voor de bijkomende verzekeringen moeten echter altijd naar het FOS-kantoor gestuurd worden (verzekeringen@fos.be of FOS Open Scouting, Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent)! TER INFO Deze bijkomende verzekeringen gelden als een verzekering bovenop de eigen verzekering. Ze vervangen de eigen verzekering dus niet! Spreek altijd eerst jouw eigen verzekering aan voordat je de FOS-verzekeringen aanspreekt. Ben je (voor je eenheid of steunende vzw) op zoek naar een specifieke bijkomende verzekering die hier niet vermeld staat? Laat dit dan weten aan onze makelaar of aan het FOS-kantoor. Zij kunnen je laten weten wat mogelijk is. Tijdelijke verzekering groeps- (vb. tenten), gehuurd of persoonlijk materiaal Tijdens kampen en meerdaagse activiteiten vanaf 3 overnachtingen kan je de tenten, het persoonlijke of gehuurde materiaal en groepsmateriaal verzekeren. Kostprijs = 1,5% van de te verzekeren waarde, plus taksen en kosten. Deze verzekering is beperkt tot Europa. Aanvraag- en aangifteformulier vind je in bijlage. Het ingevulde aanvraagformulier geef je ten laatste drie werkdagen voor het kamp door aan FOS Open Scouting. Op het Landelijk Secretariaat zal jouw formulier worden verwerkt. Als er onduidelijkheden op het formulier staan neemt iemand van het Landelijk Secretariaat contact op met de eenheidsleid(st)er of de contactpersoon vermeld op het formulier. Als alles in orde is wordt het formulier doorgegeven aan de verzekeringsmaatschappij. De factuur volgt achteraf. DETAILS VAN DEZE VERZEKERING Premie: 1,5% van het doorgegeven bedrag, met een minimumbedrag van 26,38 Vrijstelling: 250 per schadegeval (geldt niet voor persoonlijk materiaal en fietsen) Maximumbedrag: per schadegeval voor groepsmateriaal Verzekering dekt: Accidentele beschadigingen Stormschade & brandschade (PV laten opmaken!) Schade tijdens het vervoer, laden en lossen Schade door overstroming (PV laten opmaken!) Diefstal met braak of geweldpleging (PV laten opmaken!) Staking en oproer (PV laten opmaken!) * Voor persoonlijk materiaal per tent is het maximumbedrag Per fiets is het maximumbedrag 500.

41 ONLINE Aanvraagformulier verzekering groepsmateriaal, materiaal van derden en persoonlijke voorwerpen Aangifteformulier verzekering groepsmateriaal, materiaal van derden en persoonlijke voorwerpen Huur je tenten bij de ULDK dan maak je zelf de keuze of je daarvoor een verzekering wil afsluiten of niet. Let wel, er wordt door de ULDK geen schadevergoeding aangerekend bij brand, storm en waterschade als deze het gevolg zijn van overmacht (aan te tonen met verklaring van de politie of brandweer). Idem voor vandalisme (indien er een vaststelling gebeurde door de lokale politie). Is er sprake van diefstal van een tent van de ULDK dan betaal je hen slechts één vijfde van de kostprijs, en dit opnieuw mits je een proces-verbaal van de lokale politie kan voorleggen (en mits aanvaarding van dit PV door ULDK). Eenheid - Admibundel - Verzekeringen - 13 Tijdelijke Omniumverzekering motorvoertuigen Bij het reizen naar, terugkomen van en tijdens het kamp kan het zijn dat kookouders of leiding gebruik maken van hun eigen wagen. Deze kan je dan extra laten verzekeren via FOS Open Scouting. Is die wagen al omnium verzekerd dan loont dit eigenlijk niet de moeite. In bijlage vind je een aanvraag- en aangifteformulier. De laatste pagina van het aanvraagformulier moet worden ingevuld door een (lokaal) Ethias-kantoor maximum 2 dagen voor vertrek (of voor gebruik wagen voor het kamp). Er mag dus maar 1 dag tussen de expertise van de wagen en het gebruik ervan zitten. Zaterdag en zondag tellen als een volle dag (geen verschil tussen weekend en werkdag); Een leid(st)er die op een maandag met de auto vertrekt magen ook op vrijdag een expertise laten uitvoeren op voorwaarde dat hun kantoor op zaterdag gesloten is; Wanneer Ethias 2 of 3 opeenvolgende dagen gesloten is (omwille van feestdagen en/of brugdagen) is het toegestaan de expertise te laten doorgaan de dag voor aanvang van deze periode. Dit is van belang (deze timing) omdat iedere te vroege expertise bij een gebeurlijk ongeval kan afgewezen worden door de schadebeheerders van Ethias. De adressen van de lokale Ethias-kantoren staan vermeld op het aanvraagformulier. Eens het formulier (door hen) correct ingevuld werd, bezorg je het zo spoedig mogelijk aan het FOS-kantoor (inscannen en mailen, faxen, afgeven) die het hoofdkantoor van Ethias op de hoogte brengt. De factuur volgt achteraf. DETAILS VAN DEZE VERZEKERING De kostprijs is afhankelijk van de duur van de verzekering: Max. 8 dagen: 89,66 EUR Max. 15 dagen: 115,55 EUR Max. 25 dagen: 144,44 EUR Max. 30 dagen: 173,33 EUR Vrijstelling: 250 per waarborg Verzekering dekt: Stoffelijke schade

42 Brand (PV laten opmaken!) Diefstal (PV laten opmaken!) ONLINE Aanvraagformulier verzekering wagen Aangifteformulier verzekering wagen Reisbijstand Ethias Assistance voor personen & eventueel voertuigen De aanvraag voor een reisbijstand geldt uitsluitend voor verplaatsingen naar het buitenland die minstens 1 week vooraf en schriftelijk werden meegedeeld aan FOS Open Scouting (aangezien een kamp altijd 6 weken op voorhand online aan FOS moet worden doorgegeven vormt dit geen probleem). Volgende gegevens zijn hierbij nodig: bestemming, begin- en einddatum, namenlijst met geboortedatum van de deelnemers, eventueel type, merk, kenteken en bouwjaar van het te verzekeren voertuig. Op het Landelijk Secretariaat zullen de gegevens gecontroleerd worden en eens alles in orde is worden doorgegeven aan Ethias. De factuur volgt achteraf via FOS Open Scouting. In het kader van de hulpverlening aan personen en/of hulpverlening in verband met voertuigen worden hierbij gedekt: repatriëring van de zieke/gewonde (niet bij bvb. lichte verwondingen etc.) indien geen repatriëring mogelijk is, vervoer van het achtergebleven familielid naar de zieke/gewonde opzoekings- en reddingkosten etc. De premie is afhankelijk van de duur van de reis en de bestemming. Voor de kostprijs hou je rekening met het volgende schema (prijzen per persoon en excl. 9,25% taksen en kosten): Duur Europa/Maghreb-Landen Andere landen 1 dag 2 tot 3 dagen 4 tot 5 dagen 6 tot 11 dagen 12 tot 17 dagen 18 tot 23 dagen 24 tot 32 dagen Per bijkomende maand 2,24 euro (excl.) 4,43 euro (excl.) 7,99 euro (excl.) 11,72 euro (excl.) 15,52 euro (excl.) 19,31 euro (excl.) 23,28 euro (excl.) 11,72 euro (excl.) 3,68 euro (excl.) 7,24 euro (excl.) 13,68 euro (excl.) 19,48 euro (excl.) 25,06 euro (excl.) 33,39 euro (excl.) 42,42 euro (excl.) 19,48 euro (excl.) Indien je ook een voertuig extra bij wil verzekeren dan kan dit. Dit voertuig mag dan niet via een verhuurmaatschappij gehuurd worden. (Doorgaans heeft zo n bedrijf hier een eigen verzekering voor). De kostprijs per voertuig, excl. taksen en kosten: Duur Europa/Maghreb-Landen Andere landen 1 dag 2 tot 3 dagen 4 tot 5 dagen 6 tot 11 dagen 12 tot 17 dagen 4,08 euro (excl.) 8,05 euro (excl.) 14,48 euro (excl.) 21,32 euro (excl.) 28,16 euro (excl.) NIET GEWAARBORGD

43 18 tot 23 dagen 24 tot 32 dagen Per bijkomende maand Verzekering alle risico s boten 35,11 euro (excl.) 42,30 euro (excl.) 21,32 euro (excl.) Vlooteenheden zijn zelf soms eigenaar van hun boten. Deze kunnen worden verzekerd, mits het doorspelen van de volgende gegevens aan het Landelijk Secretariaat: type, naam, bouwjaar, waarde, volledige lengte en het vermogen van de boot indien nodig het bijbehorend materiaal. Eenheid - Admibundel - Verzekeringen - 15 DETAILS VAN DEZE VERZEKERING Premie: 2,82% van de aangegeven waarde, plus taksen en kosten. Verzekering dekt: Verliezen en averijen - Maximumbedrag: Vrijstelling: 10% van de schade met een minimum van 125 Bijstand, redding, opruiming en opzoekingen - Maximumbedrag: Diefstal van onderdelen en toebehoren - Vrijstelling: 1% van de verzekerde waarde met een minimum van 250 Specifieke zaken die je wenst te verzekeren kunnen worden besproken met de makelaar die dan een verzekering op maat zal aanbieden.

44 N o 7 Nuttige contactgegevens Onze makelaar TIP Cornelis & Partners T.a.v. Pieter Moreels Hundelgemsesteenweg 147, 9050 Ledeberg schade@cornelis-partners.be Wellicht heeft de vzw die jullie eenheid steunt zelf ook nog verzekeringen lopen (brandverzekering voor jullie lokaal, bestuurdersaansprakelijkheid, ). Onze makelaar is bereid deze kosteloos met jullie te bekijken en kan vrijblijvend jullie een mogelijks beter voorstel doen en eventuele overbodige of ontbrekende verzekeringen detecteren. Zo bespaar je mogelijk weer wat geld Contacteer hiervoor Pieter Moreels op bovenstaand adres. De verzekeringsmaatschappij (van onze basispolis) N.V. Arena Tweekerkenstraat 14, 1000 Brussel Het landelijk secretariaat van FOS Open Scouting Fos Open Scouting T.a.v. Rik Gadeyne Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent verzekeringen@fos.be Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Foto s : Kristof Vangoidsenhoven (213), Karel Deurinckx (200) Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent FOS Open Scouting

45 Bijlage: DE BASISPOLIS Onze verzekeraar: N.V. Arena Tweekerkenstraat Brussel Polisnummer FOS Open Scouting - Lichamelijke ongevallen: Burgerlijke aansprakelijkheid: Rechtsbijstand: /1 Onze makelaar: Cornelis & Partners bvba Hundelgemsesteenweg Gent Voor vragen, bel: of mail: verzekeringen@fos.be 1. PERSOONLIJKE ONGEVALLEN (WERELDWIJD GELDIG, 24/24) Medische kosten binnen RIZIV nomenclatuur tot Tot consolidatie van de letsels, max 3jaar! Vrijstelling 25 Bij tussenkomst mutualiteit terugbetaling tot 150% RIZIV-Barema (met max. van 500 euro). Bijkomend kapitaal van max. 250 euro voor erkende en niet erkende apothekerskosten. Vervoer slachtoffer: barema arbeidsongevallen Opzoekings- en reddingskosten tot Tandprothesen: max. per ongeval max. per tand 250 Brillen (alleen in combinatie met ongeval met lichamelijk letsel) Brillen en contactlenzen 250 Bij overlijden Vaste vergoeding Begrafeniskosten/kosten crematie tot Bij bestendige invaliditeit (per slachtoffer): Bij 100 % invaliditeit Anders pro-rata cfr. invaliditeitspercentage 2. BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID (WERELDWIJD GELDIG, 24/24) Lichamelijke schade: max. per schadegeval Stoffelijke schade: max. per schadegeval (geen vrijstelling) Stoffelijke schade aan tijdelijk gebruikte onroerende goederen (voor de organisatie van een activiteit) met inbegrip van de erbij horende roerende goederen: Vrijstelling per schadegeval RECHTSBIJSTAND Burgerlijke en strafrechtelijke verdediging: versie 20/03/2015

46

47 aangifteformulier LICHAMELIJKE ONGEVALLEN Gelieve het formulier over te maken aan : N.V. ARENA - TWEEKERKENSTRAAT 14 B-1000 BRUSSEL INLICHTINGEN OMTRENT DE VERZEKERINGSNEMER Polisnummer : L.O B.A FOS - FEDERATIE OPEN SCOUTING vzw Groepsnaam... Groepsnr. Naam en adres van de leidster(s) van de groep Tel. nr. / GSM INLICHTINGEN OMTRENT HET SLACHTOFFER Naam en voornaam... Adres Geboortedatum / / M V Beroep... Bezigheid van het slachtoffer op het ogenblik van het ongeval : IBAN NR. BIC NR. Indien het slachtoffer minderjarig is, naam en voornaam van de wettige vertegenwoordiger (ouder, voogd). Beroep... Is er (in de toekomst) loonverlies ten gevolge van het ongeval? JA NEEN INLICHTINGEN OMTRENT HET ONGEVAL Datum van het ongeval / / Dag... Uur... Plaats van het ongeval... Beschrijving van het ongeval (oorzaken, omstandigheden, gevolgen) Schets (bij te voegen indien het een verkeersongeval betreft) Gelieve m.b.t. de lichamelijke letsels bijgevoegd medisch getuigschrift (cfr. pagina 3) te laten invullen door uw geneesheer. Tijdens welke soort activiteit vond het ongeval plaats? Tijdens deelname aan een activiteit Juiste plaats..... Op weg naar of van een activiteit Individuele groepsgewijze verplaatsing Juiste plaats... Gebruikte vervoermiddel...

48 Indien bij het ongeval een derde, niet FOS-lid, betrokken is, volledige naam en adres van deze derde... Verzekeringsmaatschappij van hiervoorvermelde derde GETUIGENISSEN Polisnummer. 1) Naam en adres van de getuige(n) van het ongeval.. 2) Zo er geen getuige is, naam en adres van de personen die getuige waren van de toestand en de klachten van het slachtoffer, onmiddellijk nà het ongeval.. 3) Bij ontbreken van 1) en 2), wanneer en door wie heeft u kennis gekregen van het ongeval?... TOEZICHT Werd er op het ogenblik van het ongeval toezicht uitgeoefend door een leid(st)er van de groep? ja neen Zo ja, naam en functie van de toezichthoudende persoon Is het ongeval te wijten aan een fout van een ander FOS-lid? ja neen Zo ja, diens naam en adres Leeftijd... Is het ongeval te wijten aan een gebrek aan de installaties? ja neen Zo ja, nader te bepalen Werd er een vaststelling gedaan door een verbaliserende autoriteit? ja neen Zo ja, welke?... Eventueel nummer van proces-verbaal... VERKLARING MEDISCHE GEGEVENS Gelieve hiernavolgende rubriek in te vullen of een kleefbriefje van uw ziekenfonds aan te brengen, alsmede de hiernavolgende verklaring inzake de medische gegevens te ondertekenen. Naam van de titularis Verzekeringsinstelling Voornaam Inschrijvingsnummer Met het oog op een vlot beheer van het schadedossier, en enkel daartoe, geef ik, het slachtoffer van onderhavig ongeval, hierbij mijn bijzondere toestemming wat betreft de verwerking van medische gegevens die op mij betrekking hebben. (artikel 7 van de wet van tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer) Gedaan te... Op datum van... HANDTEKENING LEID(ST)ER VAN DE GROEP HANDTEKENING SLACHTOFFER hetwelk bovendien uitdrukkelijk bevestigt akkoord te gaan met bovenvermelde toestemmingsverklaring Wij beheren uw dossier voor rekening van de maatschappij : N.V. NATIONALE SUISSE (0124) Wenst U meer inlichtingen? arena@arena-nv.be T F N.V. ARENA Tweekerkenstraat Brussel FSMA /

49 FEDERATIE : FOS - FEDERATIE OPEN SCOUTING vzw GROEPSNAAM :... NIEUWE AANGIFTE BESTAAND DOSSIER Dossier nr. :... GENEESKUNDIG GETUIGSCHRIFT in te vullen door de geneesheer 1) Naam van de geneesheer... Adres... Tel. nr ) Naam van de gekwetste... Adres... 3) Datum van het ongeval / / 4) Datum en uur waarop U de gekwetste onderzocht / / om. uur 5) Welke is de aard der opgelopen letsels en welke lichaamsdelen werden getroffen? Betreft het een acuut traumatisch letsel? ja neen Is er een voorgeschiedenis? ja neen Kan het letsel te wijten zijn aan of beïnvloed zijn door een progressief proces of predispositie? ja neen Opmerkingen :... 6) Verwachte duur van de behandeling... 7) Is het slachtoffer geheel of gedeeltelijk onbekwaam zijn normale activiteiten uit te oefenen? Geheel gedurende... dagen. Gedeeltelijk gedurende... dagen. 8) Acht U tussenkomst van een specialist of radioloog noodzakelijk? Zo ja, welke?... ja ja neen neen 9) Zal het ongeval een blijvende invaliditeit voor gevolg hebben of mag een volledig herstel verwacht worden?... A N T E C E D E N T E N 10) Was het slachtoffer vóór het ongeval verminkt of aangetast door gebrek of ziekte?... 11) Blijkt uit de anamnese dat het slachtoffer in het verleden reeds een ongeval heeft gehad of klachten die al dan niet aanleiding hebben gegeven tot behandeling van soortgelijke letsels als deze thans door U vastgesteld?... Betreft het gebeurlijk een hervallen?... Opgemaakt te... Handtekening en stempel van de geneesheer Op datum van / /

50

51 Beste ouder(s), Uw zoon/dochter heeft tijdens een scoutsactiviteit een ongeval gehad. Uiteraard kan je hiervoor beroep doen op de ongevallenverzekering van FOS Open Scouting. Hiervoor moet het volgende gebeuren: - De ongevalsaangifte moet volledig en duidelijk ingevuld zijn. op het formulier staat aangegeven welk deel door de verantwoordelijke leid(st)er, door de ouders (bij minderjarigen) en door de arts moet ingevuld worden. - Stuur de ingevulde aangifte niet naar het FOS-kantoor maar rechtstreeks naar onze verzekeraar, en houd een kopie voor jezelf. NV Arena Tweekerkenstraat Brussel - De aangifte met het originele attest van de arts moet zo snel mogelijk bij Arena worden ingediend: binnen de 8 dagen! Wacht dus voor het indienen van de aangifte nooit tot alle kostenbewijzen beschikbaar zijn. Aanvullende documenten of kosten kunnen dan nagestuurd worden. Om je hele dossier samen te houden, krijg je van Arena een dossiernummer. Vermeld dit steeds bij latere zendingen of communicatie over het ongeval. - Indien er medische kosten zijn zoals van de arts, het ziekenhuis, de apotheek, de kine... geef je dit eerst door aan de mutualiteit of eigen verzekeraar. (Gebruik eventueel een kopie van de ongevalsaangifte.) De verzekeraar van FOS betaalt immers enkel het verschil terug. - Arena bevestigt aan het slachtoffer (of de verantwoordelijke ouder in geval van minderjarigen) de ontvangst van de aangifte en geeft een dossiernummer op, waarnaar telkens dient verwezen te worden. - Het bewijsstuk van terugbetaling van de mutualiteit stuur je met vermelding van het dossiernummer op naar Arena. Onze maatschappij voorziet ook in terugbetaling van bepaalde (apothekers)kosten die door de RIZIV niet erkend worden en dit tot een maximumbedrag van 250 euro. Ook erkende kosten worden tot 150 % van het barema terugbetaald met een maximum van 500 per ongeval. Je dient dus best alle kosten die in aanmerking kunnen komen tot terugbetaling in. Je hoeft niet te wachten tot er geen medische kosten meer zijn, je kan regelmatig kostenbewijzen naar hen doorsturen. - Reken op ongeveer 2 maanden (soms langer bij piekmomenten) vooraleer de ingestuurde kosten door Arena worden terugbetaald (eventueel min de vrijstelling). Voor verdere vragen kan je steeds terecht bij het Landelijk Secretariaat van onze federatie FOS Open Scouting: - Mail naar verzekeringen@fos.be - Bel naar Scoutsvriendelijke groeten, De leidingploeg

52

53 aangifteformulier BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID Gelieve het formulier over te maken aan : CORNELIS & PARTNERS HUNDELGEMSESTEENWEG 147 B-9050 LEDEBERG INLICHTINGEN OMTRENT DE VERZEKERINGSNEMER Polisnummer : B.A FOS - FEDERATIE OPEN SCOUTING vzw Groepsnaam... Groepsnr. Naam en adres van de leidster(s) van de groep Tel. nr. / GSM IN TE VULLEN DOOR DE PERSOON DIE DE SCHADE VEROORZAAKTE Naam... Voornaam... Adres U was op het ogenblik van het schadegeval : FOS-lid leid(st)er andere :... INLICHTINGEN OMTRENT HET SCHADEGEVAL Datum van het schadegeval / / Dag... Uur... Plaats van het schadegeval... Beschrijving van het schadegeval (oorzaken, omstandigheden, gevolgen) Tijdens welke soort activiteit vond het schadegeval plaats? Tijdens deelname aan een FOS-activiteit Op weg naar of van de FOS-activiteit Acht U zich aansprakelijk voor het schadegeval? (onvoorzichtigheid, verzuim, abnormale situatiefaze) ja neen Zo ja, verduidelijk TOEPASSING VAN DE WETTELIJKE BEPALINGEN M.B.T. ART. 45 VAN DE WET VAN L.V.O. Bij welke maatschappij is uw B.A.-Familiale -verzekering ondergebracht?... Polisnummer... Bracht U deze maatschappij reeds op de hoogte van het schadegeval? ja neen

54 IN TE VULLEN DOOR HET FOS-LID EN / OF DE GROEP BIJ DEWELKE HIJ/ZIJ IN VOORKOMEND GEVAL IS AANGESLOTEN Identiteit van de schadelijder : Naam... Adres Is de schadelijder op de één of andere manier bij de onderschrijver van de polis betrokken? (als FOS-lid, bestuurslid, familie van een lid, enz.) Preciseer : bij uw groep :... bij FOS vzw :... Welke zijn de gevolgen van het schadegeval? (met opgave van de schade, zo mogelijk met bewijsstukken) Werd er een proces-verbaal opgesteld? ja neen Zo ja, door wie?... Nummer van proces-verbaal... GETUIGENISSEN Naam en adres van de getuigen van het schadegeval : SCHETS VAN HET ONGEVAL (IN TE VULLEN DOOR HET FOS-LID OF DE GROEPSVERANTWOORDELIJKE) Gedaan te... Op datum van... HANDTEKENING FOS-LID HANDTEKENING GETUIGEN HANDTEKENING LEID(ST)ER VAN DE GROEP Wij beheren uw dossier voor rekening van de maatschappij : N.V. NATIONALE SUISSE (0124) Wenst U meer inlichtingen? arena@arena-nv.be Tel. 02/ Fax 02/ N.V. ARENA Tweekerkenstraat Brussel FSMA nr /

55 ADMIBUNDEL OP KAMP Een kamp is vaak het hoogtepunt van je scoutsjaar. Er komt echter ook heel wat administratief werk bij kijken. In dit artikel vind je een overzicht met de belangrijkste administratieve taken die je bij de organisatie van een kamp zal tegenkomen. Laatste herziening: 1 september 2015 Contactpersoon FOS4U: eenheden@fos.be

56 N o 1 Kampmelding De kampmelding is verplicht voor alle activiteiten die drie overnachtingen of langer duren. Een verblijf van minder dan drie nachten mag je ook melden, maar dat is niet verplicht. De melding is verplicht om verzekeringstechnische redenen. Daarnaast is het ook belangrijk dat het Landelijk Secretariaat steeds alle FOS-eenheden op kamp kan bereiken. Je kamp melden doe je online. Surf naar foskampen.be, meld je aan met je Keeoaccount en klik vervolgens op meld een kamp. Vul dit formulier tijdig en volledig in. KAMPMELDINGEN MOETEN TEN LAATSTE INGEDIEND ZIJN op 15 november voor winterkampen; op 15 februari voor paaskampen; op 15 mei voor zomerkampen; 6 weken op voorhand voor alle andere verblijven van minstens 3 nachten. Indien alles in orde is ontvang je een digitale kampvergunning. Deze vergunning vormt het bewijs dat de federatie achter dit kamp staat en dat de eenheid kan rekenen op de volledige dekking (persoonlijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid) die voorzien is in de basispolis. Kampmelding buitenlandse kampen Ook buitenlandse kampen meld je via Na je melding nemen we contact met je op voor extra informatie (bvb. Kampprogramma, de route van je trektocht, verblijfplaats(en) etc.). Die informatie hebben we nodig zodat onze Internationale Commissarissen je kamp kunnen melden aan de scouts- & gidsenfederatie van het land van je bestemming. Zo kunnen zij je helpen in geval van nood. Meld een buitenlands kamp zo vroeg mogelijk. Hoe eerder je ons je buitenlands kamp meldt, hoe eerder we je extra informatie kunnen bezorgen. Wacht dus niet tot je de laatste details kent; die kan je ons altijd nog nadien doorspelen.

57 N o 2 Goed verzekerd op kamp Alle informatie over verzekeringen vind je in het deel Admibundel Verzekeringen (ook te downloaden op fosopenscouting.be). In dit artikel staan we even stil bij een aantal zaken waarop je zeker moet letten als je op kamp vertrekt. Persoonlijke ongevallen & burgerlijke aansprakelijkheid Controleer voor je op kamp vertrekt of alle deelnemers en leid(st)ers verzekerd zijn. Om verzekerd te zijn moet je voor iedereen lidgeld betaald hebben aan FOS Open Scouting en van iedereen de nodige gegevens (naam, adres en geboortedatum) doorgegeven hebben. Eenheid - Admibundel Op kamp - 3 OPGELET! De proefverzekering geldt niet voor activiteiten met overnachtingen, dus betaal het lidgeld voor de proefverzekerden voor je vertrek! Kookploeg & kookploegkindjes zijn gratis en automatisch verzekerd (zolang ze niet deelnemen aan activiteiten). Je dient wel zelf een lijst bij te houden van deze personen. FOS-leden zijn ook verzekerd voor het (onopzettelijk) toebrengen van schade aan tijdelijk gebruikte lokalen (dus niet je eigen lokaal). Je hoeft dus geen aparte verzekering af te sluiten voor het gebruik van je kampterrein/-gebouw. Bijkomende verzekeringen Voor kampen en andere meerdaagse activiteiten kan je ook een aantal extra verzekeringen afsluiten: Je kan je groepsmateriaal (tenten, kookmateriaal etc.) en persoonlijk (laptop, fototoestel etc.) of gehuurd materiaal tijdelijk verzekeren. (Vrijstelling 250) Je kan een tijdelijke omniumverzekering voor motorvoertuigen nemen. Ook hier is er een vrijstelling van 250 euro (dus als eenheid betaal je dit deel van de schade zelf). Als je op buitenlands kamp gaat kan je voor leden die via hun mutualiteit geen reisbijstandsverzekering hebben de Reisbijstand Ethias Assistance afsluiten. Ongevalsaangiftes & aangiftes Burgerlijke Aansprakelijkheid. Zorg dat je steeds voldoende ongevalsaangiftes mee hebt op kamp. Je kan ze online terugvinden via fosopenscouting.be of aan de stafmedewerkers van het Landelijk Secretariaat vragen je een setje op te sturen. Ga je naar de andere kant van de taalgrens of zoek je verdere oorden op? Vergeet dan niet de bijhorende ongevalsaangiftes mee te nemen in het Frans of Engels. Ook enkele aangifteformulieren BA stop je best in je kampkoffer. Dit formulier is nodig indien één van je leden schade berokkent aan derden (incl. tijdelijk gehuurde gebouwen). Ook dit formulier vind je (in drie talen) terug op fosopenscouting.be.

58 Organisatie- & toezichtplicht Om zeker te zijn dat je bij een ongeval kosten kan terugkrijgen van de verzekering moet je voldoen aan de organisatie- en toezichtplicht. Organisatieplicht Dit betekent dat je als leiding de plicht hebt om zoveel mogelijk gevaren te voorzien en uit te sluiten. Je kan aantonen dat je een kamp goed georganiseerd hebt door: tijdig een kampmelding in te dienen en de kampvergunning mee te nemen op kamp; alle activiteiten goed voor te bereiden en je kampvoorbereidingen op papier te zetten; via een inschrijvingsformulier ervoor te zorgen dat ouders je de toestemming geven om hun minderjarig kind mee te nemen op kamp; een volledig ingevulde medische fiche van iedere deelnemer mee te nemen; Identiteitskaart (eid of kids-id) en/of kleefbriefjes van de mutualiteit van iedere deelnemer mee te nemen. Het gebruik van de SIS-kaart wordt immers geleidelijk aan afgeschaft. (Kinderen onder de 12 jaar zouden op termijn allemaal een isi+ -kaart ontvangen van hun mutualiteit. Beschikken ze over zo n kaart, dan moeten ze die op kamp bij zich hebben.) Ga je naar het buitenland? Zorg dan dat leden via hun mutualiteit een extra dekking voor het buitenland hebben en de nodige papieren bij zich hebben. (Voor Europese landen is dit de Europese Ziekteverzekeringskaart.) Toezichtplicht Dit betekent dat je als leiding de plicht hebt om toezicht te houden op je leden. Je doet dit op maat van de activiteit en de leeftijd van de deelnemers. Doe tijdig je kampmelding op OP KAMP Neem de nodige aangifteformulieren mee op kamp. Voorzie een degelijk programma met voldoende toezicht. Heb je verder nog vragen of blijven er zaken onduidelijk? Neem dan gerust contact op via telefoon (09/ ) of mail (verzekeringen@fos.be).

59 N o 3 Een kampterrein vinden Kampaccommodatie Op foskampen.be vind je informatie terug over de kamplocaties van andere eenheden. Via de pagina Op kamp op de FOS-wiki vind je ook enkele links naar websites die je kunnen helpen in de zoektocht naar een kampterrein in binnen- of buitenland. Huurovereenkomst Eenheid - Admibundel Op kamp - 5 Als je een kamphuis of -terrein huurt zorg je dat er enkele wederzijdse verbintenissen op papier staan. Meestal zorgt de eigenaar zelf voor een contract. Indien dit niet het geval is of als je twijfelt aan de betrouwbaarheid van het contract dat je aangeboden wordt gebruik je best het voorbeeldcontract BIJLAGE Voorbeeldcontracten in het Nederlands, Frans en Engels vind je op de website MEER INFO In het boek Loslopend Wild - Deel 1 kan je je verdiepen in alle regels die een rol spelen bij het organiseren van een kamp. Je krijgt er ook heel wat hints en tips om je kamporganisatie van de eerste tot de laatste stap goed te laten verlopen. Het boek is te bestellen via De Ambrassade (ambrassade.be). Je kan het ook ontlenen op het Landelijk Secretariaat. Tenten aanvragen Uitleendienst Kampeermateriaal De Uitleendienst Kampeermateriaal (ULDK, vroeger gekend onder de naam ADJ) is een dienst van de Vlaamse Overheid. Je kunt bij hen tenten ontlenen. De ULDK beschikt over zo n seniortenten en patrouilletenten. Een patrouilletent biedt slaapmogelijkheid aan 8 personen, een seniortent aan 10 personen. Een seniortent is natuurlijk heel divers inzetbaar. Naast de tenten die de ULDK bezit verdelen zij ook de tenten van het ministerie van Defensie. Heel wat legerbasissen stellen hun tenten ter beschikking aan jeugdverenigingen. De aanvraag Een aanvraag indienen kan ten vroegste vanaf 1 oktober van het jaar dat voorafgaat aan het kampeerinitiatief. Doe dit daarna wel zo snel mogelijk, want het aantal tenten is beperkt en de datum van aanvraag is mee bepalend voor de beslissing of je tenten krijgt en hoeveel dat er zijn. First come, first serve! Ga naar uldk.be en download het aanvraagformulier of registreer je voor 1 oktober. Je kan de aanvraag op twee manieren doen: Ofwel download je het aanvraagformulier en vul je het in, druk het af, onderteken het en stuur het per post naar het adres dat bovenaan op het formulier staat.

60 Ofwel gebruik je het digitaal reservatieprogramma, als je je op voorhand geregistreerd hebt. Veel handiger dus! Opgelet: registreren kan niet tussen 1 en 12 oktober, omdat ze het systeem niet willen overbelasten. De toezegging In de loop van februari/maart stuurt de ULDK je een toezeggings- of weigeringsformulier. Het toezeggingsformulier vermeldt het aantal toegezegde tenten, de datum, het uur en de plaats van afhaling en inlevering van het materiaal, het achteraf te betalen huurgeld voor de uitlening van het materiaal en het aantal personen dat de aanvrager moet voorzien voor het laden en lossen van het toegezegde materiaal. Als de uitlening volledig wordt geweigerd, vermeldt het weigeringsformulier duidelijk de reden van die beslissing. Kostprijs & betaling Je hoeft op voorhand geen waarborg te betalen. Je betaalt een bedrag per gehuurde dag en per tent. De afhaal- en inleverdag worden niet meegerekend. De prijzen worden in 2016 verhoogd. Voor een patrouilletent betaal je per dag 0,90 euro. Voor een seniortent betaal je per dag 1,40 euro. De facturatie van het gehuurde materiaal gebeurt na het kamp samen met eventuele schadevergoedingen. Wist je dat? je ook tenten kan ontlenen voor kampen in het buitenland? je kan ontlenen voor kampen/weekends die minder dan drie dagen omvatten? Hiervoor is een apart tarief van toepassing, namelijk 1,80 euro per dag per patrouilletent en 2,80 euro per dag per seniortent. je niet verplicht bent om een aparte verzekering af te sluiten voor het geleende materiaal, maar dit wel sterk aan te raden is? Tenten kosten immers geld en bij schade of verlies rekenen ze je een vergoeding aan. MEER INFO Uitleendienst Kampeermateriaal voor de Jeugd Mechelsesteenweg 418, 1930 Nossegem Tel Fax kampeermateriaal@cjsm.vlaanderen.be Website: Wat bij een weigering? Elk jaar trekken duizenden kinderen en jongeren op tentenkamp, waarvan de meeste kampen doorgaan in juli. Het aantal (patrouille)tenten van de ULDK is, zeker in die drukke periode, ontoereikend om iedereen van de nodige tenten te voorzien. Het is dus mogelijk dat je het met enkele tenten minder moet doen dan je gevraagd hebt. Het is zelfs mogelijk dat je een volledige weigering krijgt omdat de uitleendienst in de periode dat jij op kamp gaat helemaal geen tenten meer heeft. Bij een volledige weigering kon je vroeger een tweede aanvraag doen bij het ministerie van Defensie. Sinds enkele jaren verdeelt de ULDK echter zowel de eigen tenten als die van Defensie.

61 Bosvergunningen Een weigering omvat dus ook een weigering voor de tenten van Defensie. Een tweede aanvraag heeft met andere woorden geen zin meer. Aangezien de ULDK nu meer tenten heeft om te verdelen zouden er minder eenheden een weigering mogen krijgen. Een volledige of gedeeltelijke weigering van de ULDK betekent dat je creatief zal moeten zijn. Ga zo snel mogelijk op zoek naar andere pistes om toch de nodige tenten voor het kamp te verzamelen. Misschien kan een andere eenheid je wel helpen? Als je hierbij hulp nodig hebt dan kan je steeds terecht bij de Stafmedewerker Eenheden via Wat is een kamp zonder bosplezier? Je moet er echter wel het een en ander voor doen. Het is jammer dat we het gebruik van de bossen op voorhand en via papier moeten regelen, maar blijkbaar kan dat niet anders in deze papieren tijd! Gelukkig ziet ook de Vlaamse overheid dit in en installeerden ze her en der al speelzones waar je zonder aanvraag in mag. Eenheid - Admibundel Op kamp - 7 Het is niet gemakkelijk om een evenwicht te vinden tussen bescherming en gebruik van bossen. Als scouts en gidsen kunnen we de pogingen van de overheid om een respectvolle houding voor bossen te creëren alleen maar steunen. Dat dit met allerhande regels gebeurt moeten we erbij nemen. MEER INFO Wil je meer weten dan je hieronder aantreft? Surf dan naar de FOS-wiki. Gewoon in het zoekveld bossen intikken en je bent vertrokken. Of surf naar opkamp.be voor nog meer informatie. De brochure De boom in! van De Ambrassade presenteert je de meest relevante regels voor spelen in bos en natuur op een blaadje en dit voor Vlaanderen, Wallonië en Brussel. De brochure is te verkrijgen bij De Ambrassade (ambrassade.be). Heb je nog vragen? Contacteer dan het Landelijk Secretariaat. In Vlaanderen De regelgeving die geldt voor het bos is afhankelijk van wie de eigenaar is. In een openbaar bos gelden andere regels dan in privé-bos. Weet je niet wie de eigenaar/beheerder is van een bepaald bos of natuurreservaat? Vraag het dan aan de lokale boswachter. Je kan bij hem of haar ook terecht met vragen over bostoegankelijkheid, speelzones, hout sprokkelen, vuur maken etc. De makkelijkste manier om naam en telefoonnummer van de juiste boswachter te vinden is die op te vragen bij het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) in de betreffende provincie.

62 Provincie Mail Tel Antwerpen Limburg Vlaams-Brabant of West-Vlaanderen Oost-Vlaanderen Wat mag zonder speciale machtiging? Voor Vlaamse openbare bossen (en natuurreservaten) is de algemene regel dat je als voetganger enkel op de opengestelde paden mag komen. Enkel in aangeduide speelzones (ook wel speelbossen genoemd) mag je zonder toestemming vrij spelen. Speelzones kan je online opzoeken op groenspeelweefsel.be. Voor bosspelen buiten speelzones heb je toestemming nodig van de eigenaar of beheerder van het bos of natuurreservaat. Is de eigenaar het Agentschap voor Natuur en Bos dan moet je die toestemming minstens 14 dagen op voorhand aanvragen. Voor andere openbare bossen en privébossen dien je je speelaanvraag te richten tot de eigenaar of beheerder. Vraag gewoon aan de boswachter wie dit is. BIJLAGE Aanvraag van een toestemming voor een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein Waarvoor heb je een machtiging nodig? Als je meer wil doen dan bosspelen (bvb. hout sprokkelen, kampvuur maken, putten graven, touwenparcours, of activiteiten met grote groepen) moet je naast de toestemming aan de boseigenaar ook een machtiging vragen aan het Agentschap voor Natuur en Bos. Een toestemming en een machtiging zijn twee verschillende aanvragen. Het ene laat je toe in het bos, het andere laat je risicovolle activiteiten doen. Het agentschap Natuur en Bos beschermt namelijk alle natuurgebieden in Vlaanderen. Zij bepalen waar welke activiteiten wanneer mogen door gaan. Een machtiging vraag je minstens 35 dagen op voorhand aan bij het Vlaams Agentschap voor Natuur en Bos. Je kan dit online doen via natuurenbos.be. In het antwoord van ANB op je aanvraag krijg je normaal ook het telefoonnummer van de boswachter. Bel hem/haar op voor het begin van je kamp om goede afspraken te maken. BIJLAGE Aanvraag van een machtiging voor een eenmalige risicovolle activiteit in een domein In Wallonië Ook in Wallonië mag je in de bossen wandelen op de daarvoor aangelegde wegen en paden. Dit geldt echter enkel in de bossen van de Waalse Overheid. Ga je op kamp over de taalgrens dan wil je er ongetwijfeld iets anders doen dan enkel op de paden marcheren. Vergeet dan niet om tijdig het aanvraagformulier van het

63 Waals Bosbeheer in te vullen. Stuur dit formulier voor 1 mei op naar de chef van het cantonnement waar je op kamp gaat. Bij dit aanvraagformulier stop je twee kopieën van de stafkaart (1/ of evt. nog 1/25.000) van je kampplaats. Hierop duid je de exacte plek van je kampplaats aan en welk(e) bos(sen) je wenst te gebruiken. Mailen kan ook, dan moet je het stukje stafkaart inscannen. BIJLAGE Aanvraag voor spelactiviteiten in Waalse bossen Hoe je de contactgegevens van de chef van het cantonnement of de boswachter moet opzoeken lees je op opkamp.be/pagina/water-en-bos. Eenheid - Admibundel Op kamp - 9 Toekomstmuziek In Wallonië wijzigde de Code Forestier. Hierdoor zullen grotere openbare boseigenaars (vb. gemeenten) verplicht worden om speelzones af te bakenen in hun bossen. Wie weet kan je af en toe al eens een zone de libre accès spotten, maar voorlopig is er in de praktijk nog niet erg veel te merken van deze nieuwe aanpak. In Brussel Ook Brussel heeft een groen kantje. In het Zoniënwoud zijn een vijftal speelterreinen en -zones ter beschikking gesteld aan de jeugdverenigingen. In deze speelbossen mag je overal rondlopen en spelletjes spelen.

64 N o 4 Geldzaken Kampbegroting Als je op financieel vlak niet voor onaangename verrassingen wil komen te staan stel je best op voorhand een goede kampbegroting op. Een begroting is een overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven. Streef steeds een evenwicht tussen de inkomsten en de uitgaven na. Uiteraard weet je van heel wat zaken niet hoeveel ze precies zullen kosten of opbrengen. Om te vermijden dat je met een financiële put eindigt schat je de inkomsten best iets lager en de uitgaven iets hoger in. Wees voorzichtig met het uitgeven van middelen waar je niet zeker van bent, zoals subsidies die nog niet goedgekeurd zijn of de opbrengst van een geldactie die je nog moet uitvoeren. MEER INFO Kijk op de FOS-wiki op de pagina Op kamp. In het artikel over kampfinanciën vind je tips voor het opstellen van een kampbegroting. Fiscale aftrekbaarheid Woordje vooraf Fiscale aftrekbaarheid wablieft? Ouders kunnen de kosten die ze maken om hun kind (jonger dan 12 jaar) te laten meegaan op weekend of kamp aftrekken van de belastingen. Hiervoor moeten de ouders over een attest beschikken waarmee ze de gemaakte uitgaven kunnen bewijzen. BELANGRIJK! Laat je zeker niet verleiden om op basis van deze regeling de kampprijs te verhogen. Bij een verhoging tref je namelijk vooral de mensen die het financieel al niet gemakkelijk hebben. Bovendien geldt deze regeling enkel voor -12-jarigen. De praktische regeling Welke activiteiten komen in aanmerking? In principe komen alle activiteiten waarvoor apart betaald wordt in aanmerking. Lidgeld komt dus zeker NIET in aanmerking. Je bent echter niet verplicht om voor elke activiteit een attest uit te reiken. FOS Open Scouting raadt aan om enkel attesten uit te reiken na weekends en kampen. Dit houdt het administratieve werk voor jullie wat binnen de perken. Hoe? Om de kosten te kunnen aftrekken moeten de ouders over een bewijs beschikken voor de belastingadministratie. Daarvoor hebben ze een attest nodig van de organisator (jullie dus). Dat attest is voor de ouders een bewijs van het bedrag dat zij voor deelname van hun kind betaalden en dat ze van hun belastingen kunnen aftrekken. Het attest bestaat uit twee vakken. Vak 1 wordt door de jeugddienst ingevuld. Daarin bevestigt de gemeente dat jullie een erkende jeugdbeweging zijn. Het attest

65 wordt normaal gezien door de gemeentelijke jeugddienst aan jullie bezorgd. Vraag na bij je jeugddienst hoe dit in jouw gemeente wordt aangepakt. Vak 2 moeten jullie zelf voor elk kind invullen. Het attest moet op datum ondertekend worden door iemand van de eenheid die gemachtigd is om de attesten uit te schrijven. Wie dat is bepalen jullie zelf. Het kan iemand van de leiding, eenheidsleiding of oudercomité zijn. Deze persoon kan later worden aangesproken op de echtheid van de gegevens. Vul het document dus met de nodige ernst in en onderteken het correct met vermelding van voor- en achternaam en functie binnen de organisatie (een onleesbaar krabbeltje of een voornaam volstaat dus niet). VAK 2 INVULLEN 1. volgnummer: De attesten moeten worden genummerd. Het nummer kan bestaan uit cijfers, letters en woorden. Je mag hier eigen codes voor gebruiken. Eenheid - Admibundel Op kamp naam, voornaam en adres van de schuldenaar van de uitgaven voor kinderopvang: Dit is de persoon die de opvang (uiteindelijk) heeft betaald. Aan de ouders wordt bij de inschrijving best gevraagd op wiens naam het attest moet uitgeschreven worden. Wanneer je niet weet wie uiteindelijk de kosten heeft betaald (omdat de kinderen b.v. het geld in de hand meebrengen) dan vul je best onbekend in op het attest, of je doorstreept punt 2. Ouders kunnen dan eventueel zelf nog een betalingsbewijs toevoegen. 3. naam en voornaam van het kind 4. geboortedatum van het kind: Lever geen attesten af voor kinderen boven de 12 jaar! De op het attest vermelde gegevens mogen slechts betrekking hebben op het gedeelte van het jaar dat de twaalfde verjaardag van het kind vooraf gaat, d.w.z. dat als het kind op een kamp 12 jaar wordt, je enkel de kampdagen tot de dag voor zijn/haar verjaardag invult. 5. periode waarin het kind is opgevangen: Noteer hier de begin- en einddatum van het kamp/weekend/ 6. aantal opvangdagen: Noteer het aantal dagen dat het kamp of weekend geduurd heeft. Begin- en einddag mag je volledig meetellen. 7. dagtarief: Bereken het dagtarief door de globale prijs voor het kamp te delen door het totaal aantal kampdagen. 8. totaal ontvangen bedrag: Dit is het totale bedrag dat je eenheid heeft ontvangen voor het kamp/weekend/ van dit kind. Het vak onderaan ( naam en volledig adres van de school, de inrichtende macht van de school, het lokale openbare bestuur, het openbare bestuur van de gemeenschap of gewest, de buitenlandse openbare instelling ) is niet voor jou van toepassing en laat je gewoon open. Hierna geef je dit attest aan de ouders. In sommige gemeenten verstuurt de jeugddienst dit voor jullie naar de ouders. Hou steeds alle deelnemerslijsten bij voor een mogelijke belastinginspectie. Wanneer? Ouders kunnen de kosten voor deelname aan kampen en weekends in 2015 inbrengen op hun belastingbrief van Je moet de ingevulde attesten hiervoor aan de ouders bezorgen vóór 1 maart Je kan er ook een gewoonte van maken om na elk kamp en weekend elke deelnemer een attest te bezorgen. TIP 1: gebruik het attest meteen ook als bewijs van deelname. Ouders kunnen het attest dan mogelijks meteen gebruiken voor een eventuele terugbetaling van de ziekenfondsen of werkgevers.

66 MEER INFO Vraag na bij de jeugddienst op welke manier jouw gemeente dit aanpakt! Probeer samen te werken met de jeugdraad en jeugddienst om een manier te vinden die voor alle betrokkenen zo weinig mogelijk administratieve last geeft.

67 N o 5 Medische fiche Het is een absolute must om een volledig en correct ingevulde medische fiche van alle leden in je bezit te hebben vooraleer je op weekend of op kamp vertrekt. In dit document verzamel je belangrijke informatie over de lichamelijke toestand van je leden: Hebben ze een allergie of een chronische aandoening (zoals astma)? Hoe staat het met hun inentingen? Wat met bedplassen of hyperventilatie? Zijn ze onlangs ziek geweest? Wie is de huisarts?... Eenheid - Admibundel Op kamp - 13 De informatie die op de medische fiche staat kan op crisismomenten van groot belang zijn. Zie er dus op toe dat ze goed wordt ingevuld en bewaar ze op een bereikbare, afgesproken plaats. Als er zaken zijn vermeld op de medische fiche die je niet kent, zoals aandoeningen of medicijnen, dan praat je hier best over met de ouders en de andere leid(st)ers, zodat iedereen de medische fiche begrijpt en kan gebruiken. OPGELET: Het bijhouden van medische fiches van de leden kan een inbreuk zijn op de privacywetgeving. Volgens de letter van de wet is het verzamelen, bijhouden en opslaan van persoonsgebonden gevoelige informatie verboden zonder toestemming van de Commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Medische gegevens, zoals op de gekende medische fiches op een kamp, behoren daar zeker toe. De fiches worden door de Commissie toegestaan op enkele voorwaarden: Je mag de gegevens niet invoeren of opslaan in een computerbestand. Je moet de fiches na het kamp dadelijk vernietigen. Je mag immers geen geschiedenis van de medische toestand van de deelnemers bijhouden. Je moet dus ieder jaar nieuwe fiches laten maken. Je moet erover waken dat niet zomaar iedereen in de fiches kan snuisteren. Duid daarom iemand aan die verantwoordelijk is voor de medische fiches en die de fiches op een verzekerde plaats bewaart. BIJLAGE Voorbeeld van een medische fiche

68 N o 6 Ouderlijke toestemming Voor buitenlandse kampen is het aangeraden om voor je minderjarige leden een bewijs van ouderlijke toestemming mee te nemen. Daarmee kan je bewijzen dat de scouts & gidsen die je mee hebt toevertrouwd zijn aan jouw zorgen. Dit kan van pas komen als je in een probleemsituatie met politiecontroles terechtkomt. Er bestaan geen Belgische of internationale procedures/formulieren die de ouderlijke toestemming voor reizen van minderjarigen vastleggen. Het is dus niet verplicht dit document mee te nemen. Een jeugdbewegingsuniform blijkt vaak voldoende te zijn om problemen op te lossen. Toch neem je het formulier beter mee voor eventuele noodgevallen. Het kan nuttig zijn de toestemming op te stellen in een gangbare wereldtaal, zoals Engels. De handtekening(en) onder deze verklaring moet(en) normaal gezien ook voor echt verklaard worden door de gemeente. BIJLAGE Voorbeeld van een formulier voor ouderlijke toestemming Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent FOS Open Scouting

69 Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in 2015 ASCW-J-ULDK ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Afdeling Jeugd Uitleendienst Kampeermateriaal voor de Jeugd (ULDK) Mechelsesteenweg 418, 1930 NOSSEGEM Contactpersoon: Nathalie Van Steenwinkel T F kampeermateriaal@cjsm.vlaanderen.be In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum dossiernummer ledenaantal Wie kan materiaal lenen bij de ULDK? De volgende groepen kunnen materiaal lenen bij de ULDK: - jeugdverenigingen. Een jeugdvereniging is een privaatrechtelijke of feitelijke organisatie die onder educatieve begeleiding sociaal-culturele initiatieven neemt met jeugd in de vrije tijd. - andere verenigingen, onderwijsinstellingen, medisch-pedagogische instituten (mpi s) en overheden. In de periode van 10 juli tot en met 20 augustus wordt aan die groep geen materiaal uitgeleend. Wanneer kunt u een aanvraag indienen? Het tijdstip waarop u een aanvraag kunt indienen, is afhankelijk van het soort aanvraag. - Jeugdverenigingen kunnen de aanvraag op zijn vroegst indienen vanaf 1 oktober van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de activiteit plaatsvindt, en op zijn laatst één maand voor de startdatum van de activiteit. - Andere verenigingen, onderwijsinstellingen, mpi s en overheden kunnen de aanvraag op zijn vroegst indienen vanaf 1 januari van het jaar waarin de activiteit plaatsvindt, en op zijn laatst één maand voor de startdatum van de activiteit. - Als het gaat om de organisatie van een groot evenement, moet u de aanvraag op zijn laatst twee maanden voor de datum van dat evenement indienen. U kunt alleen materiaal aanvragen voor activiteiten tussen 15 maart en 15 november. Aan wie bezorgt u deze aanvraag? U vult deze aanvraag elektronisch in, drukt ze vervolgens af, ondertekent ze en stuurt ze t.a.v. Nathalie Van Steenwinkel naar het adres bovenaan op dit formulier. De datum van de poststempel geldt als indiendatum. Informatie over de aanvraag 1 Kruis aan om welke soort aanvraag het gaat. aanvraag voor een jeugdvereniging aanvraag voor een andere vereniging, een onderwijsinstelling, mpi of een overheid aanvraag voor de organisatie van een groot evenement door een jeugdvereniging aanvraag voor de organisatie van een groot evenement door een andere vereniging, een onderwijsinstelling, een mpi of een overheid Gegevens van de aanvragende vereniging of organisatie 2 Vul hieronder de gegevens van de jeugdvereniging, andere vereniging, onderwijsinstelling, mpi of overheid in. Het ondernemingsnummer hoeft u alleen in te vullen als het om een overheid, onderwijsinstelling, mpi of andere vereniging gaat. Als u geen ondernemingsnummer invult, zal de factuur op naam van de aanvrager worden opgemaakt. Bij aansluitingsnummer vult u het aansluitingsnummer bij de landelijk georganiseerde vereniging in. U hoeft dat nummer alleen in te vullen als het om een jeugdvereniging gaat. naam gemeente ondernemingsnummer.. aansluitingsnummer

70 3 Beschrijf kort wat uw vereniging of organisatie doet en welke doelstellingen ze heeft. Jeugdverenigingen hoeven deze vraag niet te beantwoorden. Gegevens van de aanvrager 4 Vul hieronder de gegevens van de aanvrager in. Voor de ULDK is de aanvrager de persoon die dit aanvraagformulier ondertekent. De ULDK beschouwt die persoon als het enige aanspreekpunt en de enige verantwoordelijke tijdens de volledige duur van de uitleenprocedure. De aanvrager moet meerderjarig zijn op het ogenblik van de aanvraag. voor- en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer gsm-nummer adres rijksregisternummer Informatie over de aanvraag 5 Vul hieronder de gegevens in van de activiteit waarvoor u het materiaal aanvraagt. periode van tot en met naam van de locatie straat en nummer postnummer en gemeente aantal deelnemers aard van het initiatief gemengd initiatief ja nee Informatie over het materiaal 6 Vul hieronder de gegevens in van het materiaal dat u wilt lenen. - Jeugdverenigingen kunnen maximaal 400 slaapplaatsen aanvragen; andere verenigingen, onderwijsinstellingen, mpi s en overheden maximaal 250 slaapplaatsen, tenzij het om een groot evenement gaat. - In juli en augustus kunt u maar voor maximaal 15 opeenvolgende dagen materiaal aanvragen, dag van afhaling en inlevering niet inbegrepen. - De ULDK is gesloten op zaterdagen, zon- en feestdagen. Opgelet! Sinds 2015 heeft de ULDK maar één centraal afhaal- en inleverpunt meer in gebruik, namelijk in de nieuwe locatie in Nossegem. De uitleenpost in Lichtaart, die alleen in de maanden juli en augustus open was, sluit dus zijn deuren. aantal seniortenten aantal patrouilletenten Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in pagina 2 van 3

71 afhaling ten laatste op dag maand jaar voorkeur tijdstip afhaling voormiddag namiddag inlevering ten vroegste op dag maand jaar voorkeur tijdstip inlevering voormiddag namiddag Ondertekening 7 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn. Ik verklaar dat ik ULDK op de hoogte zal brengen van elke wijziging die betrekking heeft op deze aanvraag. Ik verklaar dat ik kennis heb genomen van het uitleenreglement van de ULDK en dat ik akkoord ga met de bepalingen van het uitleenreglement. datum dag maand jaar handtekening voor- en achternaam Hoe gaat het nu verder met uw aanvraag? 8 Als uw aanvraag wordt aanvaard, stuurt de ULDK u een toezeggingsformulier. Dat formulier dat op zijn vroegst verstuurd wordt begin februari van het jaar waarin de activiteit plaatsvindt vermeldt het aantal toegezegde tenten, de datum, het uur en de plaats van afhaling en inlevering van het materiaal, het achteraf te betalen huurgeld voor het lenen van het materiaal en het aantal personen dat de aanvrager moet meebrengen voor het laden en lossen van het toegezegde materiaal. Als uw aanvraag niet wordt aanvaard, stuurt de ULDK u een weigeringsformulier. Daarin vermeldt de ULDK expliciet waarom de aanvraag werd geweigerd. Belangrijk! Als een bepaald type tent niet meer voorradig is, heeft de ULDK het recht om dat type te vervangen door een ander type, rekening houdend met het aantal gevraagde slaapplaatsen. De annulering, vermindering van het toegezegde materiaal, wijziging van de datum (afhaal- of inleveringdatum of periode van uitlening) of wijziging van de plaats waar het toegezegde materiaal zou worden opgesteld, is kosteloos als u ze uiterlijk 45 dagen voor de datum waarop u het materiaal komt afhalen, aan de ULDK meedeelt. U moet die wijzigingen schriftelijk (per brief, fax of ) meedelen. Als u uw aanvraag annuleert of het toegezegde materiaal vermindert en u die wijziging minder dan 45 dagen voor de datum van afhaling van het materiaal aan de ULDK meedeelt, moet u het verschuldigde huurbedrag toch betalen. Als de afhaal- of inleveringdatum of de periode van uitlening verandert of als de plaats waar het toegezegde materiaal zou worden opgesteld verandert, en u die wijziging minder dan 45 dagen voor de datum van afhaling van het materiaal aan de ULDK meedeelt, worden 30 euro administratiekosten aangerekend. U moet het toegezegde materiaal afhalen op de plaats, de dag en het uur die vermeld staan op het toezeggingsformulier. U moet bovendien het minimaal vereiste aantal personen meebrengen, dat op dat formulier staat. Al het toegezegde materiaal moet op hetzelfde moment worden afgehaald. U kunt het volledige uitleenreglement van de ULDK raadplegen op Privacywaarborg 9 De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand dat de ULDK gebruikt voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden eveneens gebruikt om informatie over het jeugdbeleid te verspreiden en ze kunnen later ook anoniem verwerkt worden voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. U hebt het recht om uw gegevens te raadplegen en zo nodig te laten verbeteren. Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in pagina 3 van 3

72

73 Aanvraag van een toestemming voor een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein, beheerd door ANB ANB ANB Antwerpen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Anna Bijnsgebouw Lange Kievitstraat 111/113 bus ANTWERPEN Tel Fax recreatie.ant.anb@vlaanderen.be ANB Limburg Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Koningin Astridlaan 50 bus HASSELT Tel Fax recreatie.lim.anb@vlaanderen.be ANB Oost-Vlaanderen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus GENT Tel Fax recreatie.ovl.anb@vlaanderen.be In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum registratiedatum ANB Vlaams-Brabant Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Diestsepoort 6 bus LEUVEN Tel Fax recreatie.vbr.anb@vlaanderen.be ANB West-Vlaanderen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Jacob van Maerlantgebouw Koning Albert I-laan 1/2 bus BRUGGE (SINT-MICHIELS) Tel Fax recreatie.wvl.anb@vlaanderen.be Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier vraagt u een toestemming aan voor het uitoefenen van een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein (bos, Vlaams natuurreservaat, park of natuurgebied), beheerd door het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB). De toestemming past in het kader van het besluit Vlaamse Regering van 5 december 2008 betreffende de toegankelijkheid van de bossen en de natuurreservaten. Wanneer moet u dit formulier invullen? Voor u dit formulier invult, kunt u het best eerst de richtlijnen over de organisatie van een activiteit raadplegen. Zo komt u snel te weten of u voor de geplande activiteit een toestemming moet aanvragen. De richtlijnen kunt u raadplegen via de website thema Toegankelijkheid. Wanneer en aan wie moet u dit formulier uiterlijk bezorgen? Stuur dit formulier uiterlijk twee weken voor de aanvang van de activiteit op naar het aanspreekpunt Recreatief Medegebruik van de provinciale dienst van het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) van de provincie waar het grootste deel van de activiteit wordt gepland. De adressen staan bovenaan op dit formulier. Gegevens van de organisator 1 Vul hieronder de gegevens van de organisator in. Bij gsm contactpersoon vult u het gsm-nummer in van de contactpersoon tijdens de activiteit. voor- en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer gsm contactpersoon faxnummer adres 2 Welke vereniging of organisatie vertegenwoordigt de organisator? naam website

74 Aanvraag van een toestemming voor een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein, beheerd door ANB - pagina 2 van 3 Gegevens van de geplande activiteit 3 Kruis hieronder de activiteit aan die u wilt organiseren. wandeltocht ruiteractiviteit andere activiteit: 4 Welke soort activiteit organiseert u? fiets- of MBT-tocht menactiviteit een eendaagse activiteit. Vul hieronder de gegevens van die eendaagse activiteit in. datum van de activiteit dag maand jaar beginuur einduur verwacht aantal deelnemers verwacht aantal toeschouwers een meerdaagse activiteit. Vul hieronder de gegevens van die meerdaagse activiteit in. startdatum van de activiteit dag maand jaar einddatum van de activiteit dag maand jaar beginuur startdatum einduur einddatum verwacht aantal deelnemers verwacht aantal toeschouwers 5 Geef hieronder een omschrijving van de activiteit die u wilt organiseren. U moet de omschrijving staven met een kaart (schaal minstens 1/25 000). Meer informatie daarover vindt u in vraag 9. 6 Werd de activiteit al eens eerder georganiseerd? ja. Vul hieronder de gegevens van die eerdere activiteit in. Bij het effectieve aantal deelnemers vult u alle deelnemers in, ook de toeschouwers. laatste jaargang dag maand jaar locatie of parcours effectief aantal deelnemers nee 7 Vul hieronder de naam in van het gebied waar u de activiteit wilt organiseren.

75 Aanvraag van een toestemming voor een eenmalige niet-risicovolle activiteit in een domein, beheerd door ANB - pagina 3 van 3 8 Kruis hieronder aan via welke kanalen de activiteit zal worden aangekondigd voor het publiek en specificeer eventueel op de stippellijn ernaast. U moet de voorwaarde voor aankondiging in acht nemen, namelijk dat de geplande activiteit door ANB is toegestaan. website: flyer: persbericht: ander kanaal: Bij te voegen bijlagen 9 Voeg bij uw aanvraag een kaart, schaal 1/ of meer gedetailleerd, waarop u het parcours of de zone waarop de activiteit plaatsvindt, en de aard en de ligging van eventuele extra tijdelijke inrichtingen zoals controleposten of inschrijvingsposten hebt aangeduid. Als u notities maakt op de kaart, moet u ervoor zorgen dat de achterliggende kaartgegevens goed leesbaar blijven. Ondertekening 10 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat ik gevolmachtigd ben om deze eenmalige niet-risicovolle activiteit aan te vragen. datum van de aanvraag dag maand jaar voor- en achternaam Aan wie bezorgt u deze aanvraag? 11 Bezorg deze aanvraag aan het aanspreekpunt recreatief medegebruik van de Provinciale Dienst van het Agentschap voor Natuur en Bos waar het grootste deel van de activiteit wordt gepland. U vindt de contactgegevens bovenaan op dit formulier.

76

77 Aanvraag van een machtiging voor een eenmalige risicovolle activiteit in een bos of natuurreservaat ANB Antwerpen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Anna Bijnsgebouw Lange Kievitstraat 111/113 bus ANTWERPEN Tel Fax recreatie.ant.anb@vlaanderen.be ANB Limburg Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Koningin Astridlaan 50 bus HASSELT Tel Fax recreatie.lim.anb@vlaanderen.be ANB Oost-Vlaanderen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Gebroeders Van Eyckstraat GENT Tel Fax recreatie.ovl.anb@vlaanderen.be ANB In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum registratiedatum ANB Vlaams-Brabant Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Diestsepoort 6 bus LEUVEN Tel Fax recreatie.vbr.anb@vlaanderen.be ANB West-Vlaanderen Aanspreekpunt Recreatief Medegebruik Jacob van Maerlantgebouw Koning Albert I-laan 1/2 bus BRUGGE (SINT-MICHIELS) Tel Fax recreatie.wvl.anb@vlaanderen.be Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier vraagt u een machtiging aan voor het uitoefenen van een eenmalige risicovolle activiteit in een bos, een Vlaams natuurreservaat of een erkend natuurreservaat, zoals een MTB-toertocht, of een georganiseerde ruiter- of menactiviteit. De machtiging past in het kader van het besluit Vlaamse Regering van 5 december 2008 betreffende de toegankelijkheid van de bossen en de natuurreservaten. Wanneer moet u dit formulier invullen? Voor u dit formulier invult, kunt u het best eerst de richtlijnen over risicovolle activiteiten raadplegen. Zo komt u snel te weten of u voor de geplande activiteit een machtiging moet aanvragen. De richtlijnen kunt u raadplegen via de website Wanneer en aan wie moet u dit formulier uiterlijk bezorgen? Stuur dit formulier uiterlijk vijf weken voor de aanvang van de activiteit op naar het aanspreekpunt Recreatief Medegebruik van de provinciale dienst van het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) van de provincie waar het grootste deel van de activiteit wordt gepland. De adressen staan bovenaan op dit formulier. Gegevens van de organisator 1 Vul hieronder de gegevens van de organisator in. voor- en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer gsm-nummer faxnummer adres 2 Welke vereniging of organisatie vertegenwoordigt de organisator? naam website

78 Aanvraag van een machtiging voor een eenmalige risicovolle activiteit in een bos of natuurreservaat - pagina 2 van 3 Gegevens van de geplande activiteit 3 Kruis hieronder de activiteit aan die u wilt organiseren. menactiviteit MBT-activiteit 4 Welke soort activiteit organiseert u? ruiteractiviteit andere activiteit: een eendaagse activiteit. Vul hieronder de gegevens van die eendaagse activiteit in. datum van de activiteit dag maand jaar beginuur einduur verwacht aantal deelnemers verwacht aantal toeschouwers een meerdaagse activiteit. Vul hieronder de gegevens van die meerdaagse activiteit in. startdatum van de activiteit dag maand jaar einddatum van de activiteit dag maand jaar beginuur startdatum einduur einddatum verwacht aantal deelnemers verwacht aantal toeschouwers 5 Geef hieronder een omschrijving van de activiteit die u wilt organiseren. U moet de omschrijving staven met een kaart (schaal minstens 1/25 000). Meer informatie daarover vindt u in vraag 9. 6 Werd de activiteit al eens eerder georganiseerd? ja. Vul hieronder de gegevens van die eerdere activiteit in. Bij het effectieve aantal deelnemers vult u alle deelnemers in, ook de toeschouwers. laatste jaargang dag maand jaar locatie of parcours effectief aantal deelnemers nee 7 Vul hieronder de naam in van het gebied waar u de activiteit wilt organiseren.

79 Aanvraag van een machtiging voor een eenmalige risicovolle activiteit in een bos of natuurreservaat - pagina 3 van 3 8 Kruis hieronder aan via welke kanalen de activiteit zal worden aangekondigd voor het publiek en specificeer eventueel op de stippellijn ernaast. U moet de voorwaarde voor aankondiging in acht nemen, namelijk dat de geplande activiteit door ANB is gemachtigd. website: flyer: persbericht: ander kanaal: Bij te voegen bijlagen 9 Voeg bij uw aanvraag een kaart, schaal 1/ of meer gedetailleerd, waarop u het parcours of de zone waarop de activiteit plaatsvindt, en de aard en de ligging van eventuele extra tijdelijke inrichtingen zoals controleposten of inschrijvingsposten hebt aangeduid. Als u notities maakt op de kaart, moet u ervoor zorgen dat de achterliggende kaartgegevens goed leesbaar blijven. Ondertekening 10 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat ik gevolmachtigd ben om deze risicovolle activiteit aan te vragen. datum van de aanvraag dag maand jaar voor- en achternaam Aan wie bezorgt u deze aanvraag? 11 Bezorg deze aanvraag aan het aanspreekpunt recreatief medegebruik van de Provinciale Dienst van het Agentschap voor Natuur en Bos waar het grootste deel van de activiteit wordt gepland. U vindt de contactgegevens bovenaan op dit formulier.

80

81 Aanvraag voor kampactiviteiten in Waalse bossen Plan je tijdens je kamp in Wallonië activiteiten in het bos (allicht!!), dan moet je hiervoor toestemming vragen aan het Waalse Bosbeheer. Hier lees je wat je daarvoor te doen staat. Vul onderstaand formulier in en stuur het met de post of per mail naar de chef van het cantonnement waar jij op kamp gaat. Voor tentenkampen stop je bij dit aanvraagformulier een kopie van de stafkaart (1/ of 1/20.000) van je kampplaats. Hierop duid je de exacte plek van je kampplaats aan en best ook welk(e) bos(sen) je graag wil gebruiken. Stafkaarten (topografische kaarten) bestellen kan via (op papier of CD-rom) of in diverse speciaalzaken. Zorg ook bij je digitale aanvraag voor een duidelijke kaart als bijlage (bij voorkeur een scan of digitale versie van de stafkaart). Het juiste cantonnement vind je via ga verder als jeugdwerker en klik op boswachter of cantonnement zoeken. Hier typ je de naam in van de gemeente waar je kampplaats ligt, en je krijgt de naam van het lokale cantonnement waarin jouw kampplaats is gelegen. Opgelet: de gemeente (niet deelgemeente) moet juist Frans gespeld worden, zelfs koppeltekens. Probeer als het niet zou lukken ook eens de postcode van je kampgemeente. Op vind je bij adressen een volledige adressenlijst van alle cantonnements, inclusief mailadres en telefoonnummer. Het is niet nodig de contactgegevens van Waalse boswachters op te zoeken, je krijgt naam en telefoonnummer vanzelf opgestuurd als antwoord op deze aanvraag. Niet vergeten: opsturen voor 1 mei! Wil je toch de adresgegevens van je boswachter opzoeken? (triage = boswachterij / préposé = boswachter) Surf met Internet Explorer naar Je krijgt een zoekprogramma met invulvakjes. Stap 1: Typ de eerste letters van je kampgemeente in het meest linkse invulvak. Klik op >> en selecteer je kampgemeente vervolgens in de uitklaplijst. Klik op visualiser les données. Stap 2: Vink links bovenaan het thema Patrimoine naturel aan en klik Appliquer. Vink bij de gegevenslijst Qui contacter à la DNF aan en klik Appliquer. Stap 3: Klik op de selectietool en selecteer het bos waarin je wil spelen. Dit is belangrijk, enkel voor geselecteerde bossen krijg je links een kadertje met triage : de naam van de boswachter, zijn telefoonnummer én adres. Je kan indien nodig wat in- of uitzoomen door rechtsboven op een groter of kleiner bolletje te klikken. Om je kampplaats makkelijker terug te vinden, kan je eventueel even het thema atlas des rues of vue du ciel aanklikken omdat op deze kaarten ook straatnamen terug te vinden zijn. Je kan deze kaarten ook gebruiken als basis om digitaal een kaartje(s) te maken waarop je de bossen aanduidt waar je op kamp graag wil spelen, om bij te voegen bij je aanvraagformulier als je ervoor kiest dit digitaal te doen. Stap 4: Scroll in de gegevenslijst naar triage en préposé voor de gegevens van je boswachter. Andere manieren om het adres van jouw boswachter te krijgen: via de eigenaar van je kampplaats (live, tel. of ) of via het gemeentehuis van je kampgemeente (tel of ).

82 DEMANDE D'ORGANISATION D'ACTIVITES DANS LES BOIS ET FORETS SOUMIS AU REGIME FORESTIER AANVRAAG VOOR KAMPACTIVITEITEN IN WAALSE BOSSEN Bezorg dit formulier voor 1 mei aan de Chef du Cantonnement bevoegd voor de bossen waarin je activiteiten plant Nom du mouvement de jeunesse (Fédération) : Naam van de jeugdbeweging (koepel) Nom du groupe : Naam van de groep ( lokale afdeling) Responsable du camp : (nom, adresse personnelle et n GSM ) Kampverantwoordelijke (naam, adres, GSM, liefst Franssprekend ) Coordonnée d un second animateur qui sera présent au camp : Reserve kampverantwoordelijke (naam, adres, GSM, liefst Franssprekend) Pour les camps dans un bâtiment : adresse du camp : Kampadres voor kampen in gebouwen Pour les camps sous tente, joindre 1 extrait de carte au 1/ ou et situer le camp. Situeer tentenkampen op een bij te voegen kaart schaal 1/ of 1/ Nom et adresse du propriétaire de l'endroit de camp : Naam en adres van de kampeigenaar/verhuurder Nombre de participants : Age des participants : Aantal deelnemers Leeftijd van de deelnemers Nombre de moniteurs : Aantal begeleiders Date d arrivée (précamp compris) : Date de départ (postcamp compris) : Aankomstdatum (voorkamp inbegrepen) Vertrekdatum (nakamp inbegrepen) Le groupe désire organiser des activités dans des zones d accès libre dans les environs : De groep wil activiteiten organiseren in vrij toegankelijke zones in bossen bij de kampplaats en/of in de omgeving van du camp d un autre emplacement situé à :. Le groupe désire-t-il une activité «nature» avec l Agent des forêts? (oui / non) Wenst de groep een natuuractiviteit met de boswachter? (ja / nee) Signature du demandeur Handtekening van de aanvrager

83 MEDISCHE FICHE VAN... Hallo, Graag vragen we de ouders om deze medische fiche zorgvuldig in te vullen. Indien je bepaalde gegevens mondeling wil toevertrouwen, of als er iets in de medische toestand van je kind verandert, neem dan contact op met de takleiding. De ingevulde gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Ze worden alleen gebruikt door de leiding en eventuele medische dienstverleners. Kleef onderaan ook een strookje van het ziekenfonds met een hoekje vast en vergeet je SISkaart niet mee te nemen/geven voor het kamp/weekend! 1. Persoonsgegevens Naam & voornaam: Tak: Adres: GSM moeder: GSM vader: Vaste telefoon: adres: 2. Medische gegevens Gegevens van de huisarts van je kind: Naam: Telefoon: Adres: Wie contacteren we bij een noodgeval, indien ouders niet bereikbaar zijn? Naam: Telefoon: Adres: Mag je kind deelnemen aan normale scouts- en gidsenactiviteiten? Sport: JA /NEEN Trektocht: JA /NEEN Spel: JA /NEEN Zwemmen: JA /NEEN Zijn er aandachtspunten waarmee we rekening moeten houden? (bvb. vlug moe, slaapwandelen, ) Zijn er ziektes te melden? (bvb. astma, suikerziekte, epilepsie, hartziekten, )

84 Is je kind de laatste drie maand in contact gekomen met een besmettelijke ziekte? Moet hij/zij geneesmiddelen innemen? Zoja, vul dan onderstaand schema aan en bezorg de noodzakelijke medicatie aan de takleiding. Naam geneesmiddel Hoeveel maal per dag? Wanneer? Heeft je kind allergieën? (bvb. geneesmiddelen, bepaalde stoffen of levensmiddelen, insectenbeten, ) Moet hij/zij een bepaald dieet volgen? (bvb. lactosevrij, glutenvrij, ) Werd je kind gevaccineerd tegen tetanus (klem)? JA NEEN In welk jaar? Wat is zijn/haar bloedgroep? Geef je de toestemming aan de leiding om - in dringende gevallen - pijnstillende of koortswerende medicatie die vrij verkrijgbaar is in de apotheek (bvb. Paracetamol) toe te dienen aan je kind? JA / NEEN Andere inlichtingen of opmerkingen? Datum en handtekening: Volgens de wet op de privacy mogen wij deze gegevens na het weekend/kamp niet bijhouden. Bovendien verandert deze informatie heel gauw. Daarom vragen wij voor elk weekend of kamp een nieuwe medische fiche. Bedankt voor je begrip.

85 Ouderlijke toestemming voor verblijf in het buitenland Parental authorization for a stay abroad Autorisation parentale pour un séjour à l étranger Ondergetekende (vader/moeder/voogd) The undersigned (father/mother/guardian) Le/la soussigné(e) (père/mère/tuteur) Geeft hiermee toelating aan Gives hereby permisson to Donne la permission par la présente à Geboren op born the né le Een reis te maken naar begeleid door To make a journey to leaded by De faire un voyage en accompagné par van tot from until à partir du jusqu au Gedaan te. op Handtekening: Gezien voor echt verklaring van bovenstaande handtekening van:. op:..././20 Voor de burgemeester, De afgevaardigde beambte,

86

87 ADMIBUNDEL ATTESTEN PROCEDURE Hoe kan je een attest Animator Hoofdanimator Instructeur uitgereikt door de Vlaamse overheid behalen? Hoe zit dat nu met terugbetaling van cursusgeld? Met subsidies voor geattesteerde leiding? Laatste herziening: 1 september 2015 Contactpersoon FOS4U: margot@fos.be

88 N o 1 Een attest behalen in 3 stappen Een attest behalen is makkelijker dan het lijkt! Slechts drie stappen zijn daarvoor nodig. Deze drie stappen MOET je binnen een termijn van drie jaar doorlopen. Hieronder een stappenplan om te verspreiden onder je leidingploeg of om als back-up te gebruiken als men je om meer info vraagt. Deze uitleg geldt voor alle deelnemers aan een Cursus Animator, Hoofdanimator en Instructeur die na 1 oktober 2015 hun traject hebben opgestart. Al deze deelnemers vallen onder de nieuwe regelgeving. De oude regelgeving vind je terug op fosopenscouting.be/vorming. Met vragen kan je steeds mailen naar travo@fos.be. Stap 1: Kies je cursus Uiteraard is dat een belangrijke eerste stap. Schrijf je in, ga op cursus en keer terug met: een deelnamebewijs, een trajectboekje & heel wat motivatie, enthousiasme en sprankelende nieuwe inzichten. Opgelet: Als je in aanmerking wil komen voor een attest moet je de volledige cursus aanwezig zijn. Alle concrete & meest recente info over de cursussen vind je steeds op fosopenscouting.be/vorming. Je kunt ook mailen naar travo@fos.be. Attest Animator in het jeugdwerk Hiervoor volg je logischerwijs de cursus Animator ofte Leer Spelen met TRAVO. Je kunt de cursus volgen in 1 week (herfstvakantie) of in 3 modules (3 weekends doorheen het scoutsjaar). In het scoutsjaar wordt de Cursus Animator uitzonderlijk enkel in weekvorm georganiseerd. De cursus Animator richt zich op beginnende leid(st)ers die volop alle aspecten van leiding geven aan het ontdekken zijn. DATA Herfstcursus: 31/10/2015 6/11/2015 Attest Hoofdanimator in het jeugdwerk Hiervoor volg je logischerwijs de cursus Hoofdanimator ofte Begeleid je tak met TRAVO. Je kunt de cursus volgen in 3 weekends. De cursus Hoofdanimator richt zich op ervaren leiding die het maken van spelen & omgaan met kinderen stilaan onder de knie heeft. Maar ook op mensen die zich vragen stellen over het functioneren van een team of het coachen van jonge leiding. DATA Weekendcursus: 13-15/11/2015; 19-21/02/2015; 11-13/03/2015 Attest Instructeur in het jeugdwerk Hiervoor volg je logischerwijs de cursus Instructeur ofte Train en Vorm met TRAVO. Je kunt de cursus volgen in 1 week tijdens de herfstvakantie. De cursus Instructeur richt zich op ervaren leiding die zich graag willen storten op het overbrengen van inhouden, begeleiden van groepen, spreken voor een groep etc. DATA

89 Herfstcursus: 31/10/2015 6/11/2015 Stap 2: Loop stage in je eenheid of elders Na een cursus moet je een tijdje stage lopen. In die periode ga je aan de slag met de werkpunten, uitdagingen en inspiratie die je meebrengt van op cursus. Kies een stagebegeleider die je van dichtbij volgt en waarmee je tijdens je stage je evolutie kan bespreken en bijhouden in je trajectboekje. BELANGRIJK: Elke eenheid heeft vanaf oktober 2015 een gevormde stagebegeleider nodig. Na de cursus keert een leid(st)er terug naar de eigen eenheid en gaat aan de slag met alle nieuwe impulsen. De stagebegeleider begeleidt de cursist in dit stagetraject en staat hem/haar bij tijdens dit praktisch gedeelte. Je bent een stagebegeleider als je al een attest hoofdanimator/instructeur op zak hebt, een diploma bezit waarvan 60u pedagogische vorming, beroepskracht bent met pedagogische bevoegdheid bij jeugddienst/jeugdwerk of de vorming stagebegeleiding hebt gevolgd (deze vorming gaat door op 14/11/2015). Eenheid - Admibundel - Attestenprocedure - 3 Cursus Animator Hiervoor loop je 50 uur stage of 5 maand leiding en dit binnen je eigen eenheid of elders (bvb. speelpleinwerking ). Kies een stagebegeleider die voldoet aan de eisen om stagebegeleider te zijn. Cursus Hoofdanimator Hiervoor loop je 50 uur stage of 5 maand leiding en dit binnen je eigen eenheid of elders (bvb. speelpleinwerking ). Kies een stagebegeleider die voldoet aan de eisen om stagebegeleider te zijn en die al wat ervaring heeft als takleid(st)er en/of als eenheidsleiding. Cursus Instructeur Hiervoor loop je 50 uur stage in een vormingsorganisatie in het jeugdwerk. Loop je stage bij TRAVO dan word je sowieso van dichtbij opgevolgd en gecoacht. Na je 50u ben je dan klaar voor het attest Instructeur. Wil je liever stage lopen in een andere vormingsorganisatie dan kun je een trajectboekje meenemen en daar een stagebegeleider kiezen. Stap 3: Evaluatiemoment Na het lopen van je stage hoef je nog maar 1 stap uit te voeren om je attest te behalen en dat is deelnemen aan een evaluatiemoment: - Stuur je trajectboekje ingevuld terug naar FOS Open Scouting. Zorg dat zowel jij als je stagebegeleider het nodige hebben ingevuld. Hou er ook rekening mee dat je stageperiode nooit vroeger dan de vooropgestelde termijn kan eindigen: 50u of 5 maand na het volgen van de (volledige) cursus. - Schrijf je in voor een evaluatiemoment via de website. Dit scoutsjaar gaat het evaluatiemoment door op 7 mei Tijdens dit afsluitend moment wordt gereflecteerd over het voorbije traject a.d.h.v. het trajectboekje. Wanneer de deelnemer een positieve evaluatie krijgt, ontvangt hij/zij het attest. FEEST! De eenheidsleid(st)er wordt van het behaalde attest op de hoogte gebracht. ANDERE VORMINGEN Omdat er meer is in het leven dan attesten organiseert TRAVO ook andere vormingen. Voor deze cursussen krijg je wel steeds een deelnamebewijs waarmee je mogelijk (een deel van) het inschrijvingsgeld terugkrijgt. In het aanbod:

90 Begeleid je eenheid met TRAVO cursus Eenheidsleiding. Deze cursus vindt 2 keer per jaar plaats: 14-15/11/2015 & 06-08/05/2015 (op A La Carte) Heb je specifieke vragen of thema s waarrond je wil werken dan kun je bij ons ook terecht voor een aanbod op maat van je tak of eenheid. N o 2 Alle info op fosopenscouting.be/vorming of via travo@fos.be. Terugbetalingen en subsidies Terugbetaling voor erkende kadervorming (attestencursus) Elke gemeente heeft een eigen terugbetalingsregeling voor deelnamegelden van erkende kadervorming. De enige lijn die daarin te trekken valt is dat dit steeds via de gemeentelijke jeugddienst gaat. Ook hoeveel er wordt terugbetaald verschilt van gemeente tot gemeente. Sommige gemeenten betalen het volledige cursusgeld terug, anderen slechts de helft. Je hebt daarvoor steeds het deelnamebewijs nodig dat elke deelnemer op het einde van de cursus ontvangt. Heb je dat niet gekregen of ben je het kwijt? Een eenvoudig mailtje naar travo@fos.be kan dit oplossen. Uitleggen wat & hoe kunnen we dus niet doen, wel geven we je hier een lijstje vragen waarmee je naar de jeugddienst kunt stappen: Is er terugbetaling voor alle leden van onze vereniging of enkel zij die in de gemeente zelf wonen? Indien het enkel geldig is voor inwoners van de gemeente, kan leiding uit een andere gemeente best eens bij hun eigen gemeentelijke jeugddienst vragen of ze een terugbetaling kunnen krijgen? Hoeveel wordt er terugbetaald? Wie moet de aanvraag indienen? Hoe moet dat gebeuren? Is daar een formulier voor? Wanneer moet de aanvraag ingediend worden? Welke cursussen komen daarvoor in aanmerking? OPMERKING: In principe komen cursussen die leiden tot een attest Animator, Hoofdanimator of Instructeur altijd in aanmerking. Vraag zeker na of ook andere vormingen (zoals A la carte, Gilwell etc.) in aanmerking komen voor terugbetaling. Subsidies voor geattesteerde leiding Sommige gemeenten betalen niet alleen de cursusgelden terug, maar geven ook subsidies voor geattesteerde leiding aan de eenheid. Dan krijg je samen met je jaarlijkse subsidies ook nog eens geld per actieve leid(st)er die een attest (Animator, Hoofdanimator of Instructeur) heeft. Bekijk goed het subsidiereglement van de gemeente of vraag na bij de jeugddienst. Als er zo n regeling is zal je steeds een kopie van het attest of het attestnummer nodig hebben. Dat nummer vind je op het attest boven de naam. Wanneer een attest wordt uitgereikt wordt de EL ook steeds per brief op de hoogte gebracht. Ook op die brief vermelden we steeds het attestnummer.

91 Attest kwijt? Geen probleem, het Landelijk Secretariaat houdt normaal gezien alle nummers bij, dus die kun je steeds opvragen. Ook kunnen wij een nieuw attest aanvragen bij de overheid als dat nodig zou zijn. Een mailtje naar volstaat. Eenheid - Admibundel - Attestenprocedure - 5

92 N o 3 Veel voorkomende problemen & hun oplossing Probleemomschrijving Mogelijke oorzaak Oplossing Ik heb een cursus gevolgd, maar vind mijn trajectboekje niet meer. Ik volgde ooit een cursus, maar nam nooit deel aan een evaluatiemoment. Ik stuurde ooit een trajectboekje op, maar kreeg nooit een attest. Ik heb geen deelnamebewijs gekregen op cursus of ik ben het kwijt. Ik raak niet wijs uit de subsidieregeling van onze gemeente. Je hebt er geen meegekregen (oeps, foutje!), de hond heeft t opgegeten, de Welpen zijn ermee gaan lopen Trajectboekje niet ingevuld, of een evaluatiemoment, c est quoi ça??? Algemene staking, de FOS-hond heeft t opgegeten, de FV is ermee gaan lopen Vergeten, verloren, verbrand, verstoken, vermist, verkeerd ingevuld, verkreukeld, verborgen, verbeurdverklaard, verorberd, ver- Bureaucratisch jargon, overdreven vorm van regulitis, moeilijke communicatie Vraag dan een nieuw exemplaar aan via travo@fos.be. Termijn van drie jaar is nog niet verstreken Geen probleem, stuur je trajectboekje alsnog op en neem deel aan een evaluatiemoment Termijn van drie jaar is verstreken PROBLEEM, mail naar travo@fos.be en dan bekijken we de mogelijkheden Logisch! Je moet ook deelnemen aan een evaluatiemoment. Schrijf je in via de website! Contacteer travo@fos.be of bel 09/ en we zoeken samen een oplossing op maat. Contacteer travo@fos.be of bel 09/ en we zoeken samen een oplossing op maat. We zoeken het graag samen met jou uit, mail je vraag naar travo@fos.be.

93 Eenheid - Admibundel - Attestenprocedure - 7 Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent FOS Open Scouting

94

95 ADMIBUNDEL JE LOKAAL Voel je je onzeker over de situatie van jouw lokaal? Grijpen de zorgen je naar de keel? Word je ziek van woorden als brandveiligheid, lekkend dak, elektriciteitskeuring, bouwsubsidies, gebruiksovereenkomst etc.? Geen paniek. Alles en iedereen is er om jou te helpen! Stap in de richting van stam of steuncomité, klop op de deur van de gemeentelijke jeugddienst, surf naar de vernieuwde website jeugdlokalen.be, mail en bel met je vragen naar het Landelijk Secretariaat etc. Laatste herziening: 1 september 2015 Contactpersonen FOS4U: wim@fos.be

96 N o 1 Bouwen & verbouwen Baksteen in je maag Heel wat FOS-eenheden stortten zich de laatste jaren op allerhande bouw- en verbouwprojecten. De wil tot bouwen en verbouwen is er dus! Wil je echter ook weten hoe je dit het beste kunt aanpakken, dan kan je je vanaf nu ook verdiepen in de brochure Jeugdlokalen & het bouwproces. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via info@fos.be. Deze handleiding voor (ver)bouwende jeugdbewegingen biedt je een antwoord op heel wat vragen en helpt je om het bouwproces te overleven. Meer informatie voor (ver)bouwers staat trouwens op jeugdlokalen.be. Klik gewoon op bouwen en verbouwen. Je vindt er o.a. interessante weetjes over duurzame en milieuvriendelijke scoutslokalen en krijgt er heel wat suggesties over het gebruik van geschikte bouwmaterialen. Voor niets gaat de zon op Omdat we weten dat het niet evident is om de nodige centen te verzamelen om je lokaal te (ver)bouwen is er de (in 2015 volledig vernieuwde brochure) Jeugdlokalen & financiën. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via info@fos.be. Bouwen en verbouwen kosten geld, dat weten we allemaal. Het vergt grote inspanningen en vele geldbronnen om je kosten te kunnen dekken. In deze brochure krijg je gelukkig heel wat tips om de nodige financiën bijeen te schrapen. Je leest er meer over ondersteuningsmogelijkheden vanuit de overheid, eigen acties en opbrengsten, steun uit de onmiddellijke groepsomgeving, samenwerking met instanties en organisaties etc. Heb je hulp nodig of wil je wat feedback? Het Landelijk Secretariaat staat voor je klaar en kan je bijvoorbeeld helpen met het invullen of nalezen van je subsidiedossier. Een weloverwogen visie Dromen we niet allemaal van een scoutslokaal dat we op elk moment naar eigen goeddunken mogen gebruiken en inrichten voor wat we maar willen? Wellicht wel, maar helaas zal niet elke eenheid zo gelukkig zijn. In de Visietekst jeugdlokalen krijg je op amper 4 bladzijden enkele elementen mee om naar te streven. Zo maak je misschien voor de volgende generatie een droomlokaal werkelijkheid. Je kan deze visietekst downloaden op jeugdlokalen.be. (Klik links op visietekst.)

97 N o 2 Orde in je map Beheer Een lokaal beheren is niet simpel. Vaak rol je er ook zomaar in en heb je onvoldoende kennis van zaken. Waar moet je op letten? Wat moet je aanpakken? Wanneer moet je iets laten keuren? Om op deze en andere vragen een antwoord te geven, kun je de Lokalenmap gebruiken. Heb je nog geen map in je bezit? Vraag dan een exemplaar via info@fos.be. De Lokalenmap is een handig hulpmiddel voor het beheer van lokalen, zowel bedoeld voor eenheden mét als eenheden zonder eigen gebouw. Het is een handige ringmap verdeeld in submapjes. Onder elk submapje vind je nuttige informatie terug die van onschatbare waarde kan zijn voor jouw eenheid. De map is in vijf grote rubrieken ingedeeld: overeenkomsten, vzw, veiligheid & attesten, terugkerende betalingen & belastingen, en bouwgegevens. Je krijgt een overzicht van nuttige informatie en kan er tegelijkertijd op een overzichtelijke manier alle nodige documenten in bewaren. Eenheid Admibundel - Je lokaal - 3 Je merkt dus dat het niet volstaat de kleurige map in je kast te plaatsen. Ga eens in de archieven van je eenheid spitten en bewaar vanaf nu alle belangrijke papieren in de map. Hoe vollediger je de map aanvult, hoe beter je overzicht. Op jeugdlokalen.be vind je sporadisch updates die je in de map kan bewaren. Zo blijf je steeds op de hoogte van alle nieuwtjes in het bouw- en beheerland. Vrijstelling van belasting Als je een lokaal in eigendom hebt zal je ook als jeugdbeweging (of toch als vzw) enkele belastingen moeten betalen. Hieronder halen we specifiek de onroerende voorheffing, de patrimoniumtaks en de rechtspersonenbelastingen voor vzw s aan. De onroerende voorheffing is een belasting die eigenaars jaarlijks moeten betalen op hun gronden en gebouwen. Als eigenaars (dus ook de steunvzw s) een grond of gebouw echter ter beschikking stellen van een FOS-eenheid, kunnen ze vrijgesteld worden van deze belasting. Zonder vrijstelling kan deze belasting voor een eenvoudig scoutslokaal vaak oplopen tot enkele 100'en euro's per jaar! Scoutslokalen van FOS-eenheden zijn in principe vrijgesteld van het betalen van onroerende voorheffing als enkel de eenheid (of ander jeugdwerk) dit lokaal gebruikt. Vraag Wim (wim@fos.be) om meer uitleg. Elke vzw kan roerende (bijvoorbeeld tafels en stoelen) en onroerende (gebouwen en gronden) goederen bezitten. Als de waarde hiervan hoger is dan moet de vzw aangifte doen en hierop belasting betalen: taks der successierechten of de zogenaamde patrimoniumtaks. Deze taks bedraagt jaarlijks 0,17 % op de waarde van de bezittingen van de vzw. Voor feitelijke verenigingen bestaat de taks niet. Is jullie ondersteunende vzw eigenaar van het scoutslokaal, dan mag je ervan uitgaan dat zij deze taks wel dienen te betalen. Is het vermogen van de vzw groter dan euro, maar de taks lager dan 125 euro, dan moet zij een formulier afhalen op het registratiekantoor van de plaats waar zijn maatschappelijke zetel is gevestigd. Zij kan dan een aangifte indienen voor de komende drie jaar.

98 Indien het vermogen van de vzw in de loop van die drie jaar wijzigt waardoor de taks met minstens 25 euro toeneemt (d.w.z. de taks bedraagt minimum 150 euro), dan verbindt zij er zich toe de administratie hiervan op de hoogte te brengen. Als de vzw over een vermogen beschikt dat groter is dan euro en wanneer de taks hoger is dan 125 euro, dan is de vzw verplicht jaarlijks een aangifte op een daartoe bestemd formulier in te dienen. Het is je eigen verantwoordelijkheid om uit eigen beweging de vermogensstaat van je vzw op te maken en de taks te betalen als die van toepassing zou zijn... de belastingdienst zal geen 'aanslagbiljet' opsturen. Is de waarde van de (on)roerende goederen in bezit van de vzw lager dan dan ben je vrijgesteld van de patrimoniumtaks. Een vzw is voorts onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. Dat is een belasting die geheven wordt op bepaalde inkomsten van jullie eenheid, bijvoorbeeld op onroerende inkomsten zoals het verhuur van het lokaal. Meestal zijn die echter nihil, omdat je die inkomsten opnieuw investeert in de werking. Dat belet echter niet dat je jaarlijks een belastingaangifte moet indienen. Je moet je aangifte elektronisch indienen via financien.belgium.be/nl/e-services/biztax. Als ondersteunende vzw is het niet de bedoeling winst te maken. Investeer dan ook in de werking van je eenheid en vermijd het betalen van de rechtspersonenbelasting. Papier hier Vele Fossers huren hun scoutslokaal of mogen het gebruiken van de gemeente. Daar komen vaak contracten, overeenkomsten en afsprakennota s bij kijken. Niet meteen iets waar je als EL kaas van gegeten hebt Wil je meer weten? Je kan je verdiepen in de materie op jeugdlokalen.be of in de brochure Jeugdlokalen & overeenkomsten. Geen onbelangrijke lectuur want een contract ondertekenen doe je best niet zonder er eerst goed over na te denken. Het is een verbintenis die gevolgen kan hebben. Als je vragen hebt over je overeenkomst aarzel dan niet om een kopie naar het Landelijk Secretariaat te sturen. We kunnen je wellicht wegwijs maken. Op het Landelijk Secretariaat kunnen we ook een kopie van de ondertekende overeenkomst bewaren. Altijd handig met langetermijncontracten en vele EL-wissels. De kans is groot dat één van je opvolgers je hier nog dankbaar voor zal zijn. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via info@fos.be. En wat als je je lokaal zelf verhuurt? Verschillende eenheden overwegen hun lokaal te verhuren om een vereniging in nood te helpen met een weekendplaats, omdat er een deel van het lokaal zich perfect leent tot het organiseren van fuiven of omdat de inkomsten een mooie steun zijn in het afbetalen van de bouwkosten. Maar verhuur is geen verhaal dat in twee woorden verteld is. Je lokaal verhuren brengt extra werk, administratie en regelgeving met zich mee. Snuister dus zeker eens door de brochure

99 N o 3 Jeugdlokalen & verhuur waar je alles mooi op rijtje krijgt, zodat je jezelf de juiste vragen stelt vooraleer je overgaat tot verhuren. Of je er tenslotte voor kiest om te verhuren of niet, en of het mag of niet mag, is iets waar je met de eenheidsraad uit moet raken. Vraag het zeker na bij de gemeente. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via info@fos.be. Veiligheid & preventie Zorg dat je nooit moet blussen Eenheid Admibundel - Je lokaal - 5 Niemand wil te maken krijgen met een brand in zijn of haar lokaal. In de brochure Jeugdlokalen & brandveiligheid staan een hoop praktische tips en aanbevelingen om de risico's op een brand zoveel mogelijk te beperken. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via info@fos.be. Zowel de infrastructuur zelf als de manier waarop je met brandveiligheid omgaat worden onder de loep genomen. Daarnaast wil deze brochure je voorbereiden op die keer dat het dan toch zou misgaan. De brochure gaat in op het belang van een goede evacuatie en leert je de verschillende blusmiddelen kennen. Neem dus de tijd om hier even bij stil te staan. Deze brochure is niet het enige materiaal dat je op weg kan helpen naar een brandveiliger scoutslokaal. Daarvoor is er nu ook de checklist brandveiligheid. Als eenheidsleiding zie je vaak de gebreken van je eigen lokaal niet (meer). Maar met deze checklist komen alle brandonveilige zaken boven water. De checklist kan je downloaden op, jawel, jeugdlokalen.be. Veilig op de fiets Je leden begeven zich wellicht vaak te voet of met de fiets naar het lokaal. De kans is reëel dat ze tijdens deze verplaatsingen met onveilige verkeerssituaties geconfronteerd worden. Ook hier kan je met je eenheid het verschil maken. Zorg ervoor dat de overheid weet waar de problemen zijn. Zo kunnen ze de verkeersveiligheid van fietsers en voetgangers verbeteren. Wil je de omgeving van je scoutslokaal verkeersveiliger maken? Dan zit je met de brochure Jeugdlokalen & verkeersveiligheid alvast goed. Momenteel is deze brochure uitgeput, maar de info kan je vinden op jeugdlokalen.be. In deze brochure worden heel wat mogelijkheden aangereikt. Voor een goede oplossing is overleg met alle betrokkenen noodzakelijk. Een warme oproep dus om er samen voor te zorgen dat jouw leden de mogelijkheid krijgen zich op een veilige manier zelfstandig te verplaatsen naar de scoutsactiviteiten die je aanbiedt. Neen aan vandalisme

100 Raam kapot, deur ingetrapt, barkas gepikt etc.: Blijkbaar worden jeugdbewegingen regelmatig geconfronteerd met vandalenstreken of inbraak in hun lokalen. Wapen je hiertegen met de brochure Jeugdlokalen & inbraakpreventie. Heb je nog geen brochure in je bezit? Vraag dan een exemplaar via In deze brochure krijg je wat achtergrondinformatie over soorten daders en de aard van inbraken in jeugdlokalen. Belangrijker zijn echter de preventieve maatregelen die je kan nemen om inbraak en vandalisme te voorkomen. Niet roken in jeugdlokalen Er heerst een algemeen rookverbod in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Het is dus in alle gesloten plaatsen verboden om te roken, behalve als het om de gezinssfeer gaat. Dat betekent dat er in geen enkel scoutslokaal gerookt mag worden. Niet tijdens de activiteiten, maar ook niet tijdens een barmoment of eenheidsraad. Er zijn geen uitzonderingen mogelijk, ook niet voor barruimtes of leidinglokalen, ook niet als daar nooit kinderen komen of als er een luchtverversingsysteem is. Nooit, never, jamais! Je bent ook verplicht om iedereen van dit verbod op de hoogte te brengen door aan elke ingang van het lokaal een rookverbodsteken (bvb. een sticker) aan te brengen. Bovendien is elke aanwijzing dat er soms gerookt wordt voldoende voor een sanctie. De inspectiedienst kan je met andere woorden een boete geven als er een asbak in het lokaal staat. Er gebeuren effectief controles door de overheid en bij een overtreding worden wel degelijk boetes opgelegd. Verschillende FOS-eenheden zijn al gecontroleerd, enkele hebben een boete gekregen van meer dan 100 euro. Een gewaarschuwd scout/gids is er tien waard

101 Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent Eenheid Admibundel - Je lokaal FOS Open Scouting

102

103 ADMIBUNDEL FUIVEN & FEESTEN Een fuif organiseren is altijd weer een uitdaging! Deze tekst loodst je door alle wettelijke verplichtingen en vergunningen. Een checklist zorgt ervoor dat je tijdens de voorbereiding niets uit het oog verliest. Laatste herziening: 4 augustus 2015 Contactpersoon FOS4U: info@fos.be

104 N o 1 Wetgeving & vergunningen Bij een fuif komen helaas heel wat vergunningsverplichtingen kijken. Op fuifpunt.be vind je heel wat informatie over alle verplichtingen en hoe je er aan tegemoet kan komen. We geven je hier alvast een kort overzichtje. SABAM & Billijke Vergoeding Wat is SABAM & Billijke Vergoeding? SABAM is de vergoeding die je betaalt aan componisten en tekstschrijvers als hun muziek in het openbaar wordt gespeeld. Je betaalt met andere woorden hun intellectueel recht. Omdat je die componisten en auteurs niet allemaal zelf kan gaan zoeken, regelt SABAM (de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers) dit voor jou. De Billijke Vergoeding is de vergoeding die je betaalt aan producenten en uitvoerende artiesten van de muziek. In welke gevallen moet je SABAM en/of Billijke Vergoeding betalen?. SABAM moet je betalen als: Je muziek in het openbaar laat horen (live of opgenomen) die behoort tot het beschermde wereldrepertorium: o Voor elke fuif (ook privé, zelfs al vraag je geen inkom en in principe ook voor elke keer je muziek laat spelen tijdens een activiteit, op kamp of in de bar). o Voor elk live optreden van een band die aangesloten is bij SABAM en eigen nummers speelt. o Voor elk live optreden van een muziekband die niet aangesloten is bij SABAM, maar wel covers speelt. SABAM moet je niet betalen als: Een muziekband niet aangesloten is bij SABAM en enkel eigen nummers speelt. Als er covers gespeeld worden moet het dan weer wel. Billijke Vergoeding moet je betalen als: Je opgenomen muziek in het openbaar speelt (elke fuif dus, maar in principe ook elke keer dat je muziek speelt tijdens een activiteit, op kamp of in de bar). Billijke Vergoeding moet je niet betalen als: Je enkel live optredens organiseert en geen opgenomen muziek draait in de pauzes en dergelijke. Je een feest of fuif (spaghetti-avond, mosselsouper etc.) geeft in een zaal die het jaartarief drank of dans heeft betaald (vraag het na bij de zaaluitbater). o Op de website ikgebruikmuziek.be kan je uitzoeken voor welke locaties een jaartarief drank of dans werd betaald. Klik op Locaties uitzoeken.

105 Hoe aanvragen? SABAM Surf naar sabam.be, klik op Voor iedereen > Muziek > Evenementen > Klik hier voor e-licensing. Als je een aangifte doet, moet je je eerst registreren. Wanneer je het formulier online invult kan je meteen een tariefsimulatie uitvoeren. Je moet dit minimum 10 dagen voor de datum van de fuif doen. Heb je vragen? Mail dan naar Je zorgt er ook voor dat de Opgave van de op- of uitgevoerde werken volledig wordt ingevuld binnen de 8 dagen. Dit doe je ook via je E-licensing-account. SABAM onderscheidt verschillende soorten van opgaves: Als je een feest, bal of fuif organiseert is de Opgave van de uitgevoerde werken DJ/Mechanische toestellen van toepassing (= speellijst van de DJ). Als je een live concert of festival organiseert dient de Opgave van de uitgevoerde werken Live muziek ingevuld te worden. Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 3 Het kan ook zijn dat je wordt gevraagd om de Opgave van ontvangsten door te sturen naar de hoofdzetel van SABAM. Dit zal je dan door SABAM gevraagd worden ná de organisatie van het evenement. Stuur ook deze opgave op tijd door naar SABAM. Billijke Vergoeding Je moet de aangifte minstens vijf dagen vooraf indienen. Dat kan online via ikgebruikmuziek.be. Je kan er meteen ook het tarief berekenen. Je moet betalen voor de aanvang van de activiteit. Hoeveel moet je betalen? SABAM Om te weten hoeveel je moet betalen moet je eerst weten onder welk tarief je evenement valt. SABAM hanteert verschillende tarieven voor verschillende soorten evenementen. Voor een fuif is dit bijvoorbeeld tarief nr De verschillende tarieven kan je terugvinden op sabam.be. BIJLAGE Tarieflijst nr. 105 (feesten, fuiven etc.) Vervolgens ga je binnen dat tarief na wat de specifieke regels zijn voor het evenement dat je organiseert. Hoeveel je precies moet betalen wordt onder meer bepaald door de grootte van de zaal (of tent), de prijs van de meest gevraagde consumptie, de inkomprijs etc. De in rekening genomen inkomprijs is altijd de gemiddelde inkomprijs. Als er slechts een gedeelte van de zaal wordt gebruikt (door panelen afgescheiden) dan meld je dit best, want het kan invloed hebben op het forfait dat je moet betalen. Het basistarief voor fuiven is 10% van de bruto-ontvangst (= elke som die je vraagt: entree, tombolakaart, steunkaart etc. + directe of indirecte sponsoring). Let op, de minimum SABAM-bijdrage kan nooit lager zijn dan 10% van het bedrag van de uitkoopsom. De uitkoopsom is het totaal van alle bedragen die je als organisator verschuldigd bent voor op- of uitvoeren van het programma (de gage van de dj s, groepen etc.). Bij grotere fuiven vraagt SABAM om de inkosten aan te geven, dan betaal je 10% op de ontvangen entreegelden.

106 Op de website van SABAM vind je een tarievensimulator. Opgelet: het berekende tarief geldt enkel als je de aanvraag correct ingevuld en tijdig indient. Het tarief wordt verhoogd met 10% (min. 10 euro) wanneer je de aanvraag te laat indient. Het tarief wordt vermeerderd met 15% (min. 25 euro) wanneer er geen aanvraag werd ingediend of in geval van een onvolledige of foutief ingediende aanvraag. Wanneer een afgevaardigde van SABAM zich moet verplaatsen zal daarboven nog eens 75 euro worden aangerekend. En als er een proces-verbaal moet worden opgesteld komt daar nog een kostprijs van 50 euro bij. SABAM stuurt je een factuur die je binnen een gestelde termijn moet betalen. Als je de factuur niet op tijd betaalt wordt er een vast bedrag van minstens 15 per herinnering aangerekend. Als je de factuur niet betaalt binnen 8 dagen na een tweede herinnering kan SABAM een schadevergoeding vorderen van 15% op het factuurbedrag met een minimum van 125. Wanneer SABAM bijkomende kosten moet maken om betaling te bekomen zijn die eveneens ten laste van de organisator. Bekijk via fuifpunt.be een hele hoop tips om je SABAM-factuur te verlagen (klik op Wet- en regelgeving > Auteursrechten > SABAM > Goed om weten ). Billijke Vergoeding Het bedrag dat je moet betalen is o.a. afhankelijk van het soort activiteit (eenmalige of frequente activiteit, met of zonder drankaanbod, met of zonder dansgelegenheid), de oppervlakte van de ruimte, openlucht of in een tent, de toegangsprijs etc. Je kan alle tarieven online bekijken. Surf naar bvergoed.be en klik op De tarieven. Als je de aanvraag online indient via ikgebruikmuziek.be kan je meteen ook het tarief berekenen. Als je de aangifte niet tijdig indient zal het tarief met 15% worden verhoogd (en dit met een minimum van 117,59). Draai je wekelijks of op zeer frequente basis opgenomen muziek, dan ben je waarschijnlijk goedkoper af met een jaartarief. Meer info hierover kan je krijgen op het Landelijk Secretariaat (info@fos.be).

107 Alcoholische drank Alcohol & minderjarigen Op de meeste feesten en fuiven worden er alcoholische dranken geschonken. Als organisator moet je daarbij rekening houden met de volgende regels: Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-16-jarigen. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0,5 vol % zoals bier, wijn etc. Het is verboden om sterke drank te verkopen, schenken of aan te bieden aan min-18-jarigen. Onder sterke drank wordt verstaan: o Alle alcoholische dranken met meer dan 1,2 vol % gedistilleerde alcohol, bijvoorbeeld alcoholpops, zelf-gemixte cocktails, pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers etc. o Alle dranken dus ook niet-gedistilleerde met een alcoholpercentage van meer dan 22 vol %. o Indien je twijfelt kan je via fuifpunt.be een uitgebreide lijst raadplegen van (niet-)sterke alcoholische dranken (klik op Wet- en regelgeving > Alcohol, drugs en roken > Alcohol schenken > Sterke drank ). Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 5 Om aan deze regel te kunnen voldoen mag je aan elke persoon die alcohol of sterke drank wil kopen vragen om zijn/haar leeftijd aan te tonen. Dit wil niet zeggen dat je als verkoper het recht hebt om een identiteitskaart te eisen: Als gewone burger heb je die bevoegdheid niet. Je leeftijd bewijzen kan ook op andere manieren dan via de identiteitskaart (met name met een bibliotheekkaart, treinkaart, lidkaarten, rijbewijs etc.). De fuifbezoeker mag uit vrije wil uiteraard wel zijn/haar identiteitskaart tonen. Drankvergunning Wil je op je fuif enkel bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en martini schenken, dan hoef je in principe geen formaliteiten te vervullen. Als je echter sterke drank (zie definitie hierboven) wil schenken dan moet je daar een vergunning voor vragen aan de gemeente. De gemeente beslist of en onder welke vorm ze een vergunning voor het schenken van sterke drank aflevert. Ze kan je bijvoorbeeld een vergunning weigeren als je niet kan aantonen dat er voldoende controle is op de leeftijd van de aanwezigen. Nog vragen? Voor al je vragen in verband met wetgeving, controles en boetes kan je de Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid schriftelijk contacteren: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Eurostation II Victor Hortaplein 40 bus 10, 1060 Brussel. Of je kan ook de informatieambtenaar contacteren, telefonisch (02/ ) of via mail (informatieambtenaar@health.fgov.be).

108 Vergunning voedingsmiddelen Als je als jeugdbeweging op een fuif etenswaren wil verkopen heb je geen vergunning nodig. Verenigingen die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang (zoals je eenheid), die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd (je betaalt dus geen personeel), sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Je moet in dit geval dus niet over een toelating of erkenning beschikken. De manifestaties mogen evenwel niet permanent noch repetitief zijn. Het gaat dus om eenmalige evenementen zonder handelskarakter. Individuele standhouders of verkopers die op jouw fuif voedingswaren verkopen zijn wel onderworpen aan erkenning of toelating. Als je beroep doet op bvb. een hotdogkraam-, frietuitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet zelf voor een vergunning tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen te zorgen, dit is voor de rekening van de verkoper. Let er wel op dat je dit op voorhand navraagt. Geluidswagen Als je een geluidswagen wil gebruiken, moet je daar vooraf toestemming voor vragen bij de gemeente en/of aan de burgemeester. Als je beschermde muziek laat horen, moet je daarvoor SABAM en Billijke Vergoeding betalen. Promotie Affiches Affiches plakken mag niet zomaar eender waar. De gemeente kan wildplakken bestraffen als dit is opgenomen in het politiereglement. Fout aanplakken wordt meestal streng bestraft (boetes tot 250 voor volwassenen). Bovenop die boete kan ook nog de verwijderingskost komen. Gemeentelijke aanplakborden zijn soms onderworpen aan het gemeentelijk politiereglement. Meestal moet je de affiches eerst binnenbrengen op het gemeentehuis en doet de gemeente de rest (al dan niet tegen een kleine vergoeding). Als je op privéterrein wil plakken heb je de toestemming van de eigenaar nodig. Gebruik elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren en straatmeubilair dus zeker niet als aanplakbord. Borden langs de weg Om grote aankondigingsborden langs de openbare weg te plaatsen heb je in veel gevallen een bouwvergunning nodig. Informeer goed op voorhand zodat je geen boete krijgt voor een bouwovertreding. Voor het plaatsen van borden langs wegen die worden beheerd door het Vlaams Gewest heb je de toestemming nodig van de provinciale afdeling Wegen en Verkeer. Voor het plaatsen van borden op privé-grond moet de eigenaar toestemming geven. Ga langs bij je jeugddienst om te weten te komen wat je precies moet doen. Zelfs als je toestemming krijgt van de eigenaar kunnen ze, in het geval er geen bouwvergunning is, toch verwijderd worden.

109 Verantwoordelijke uitgever Zegelrecht Op affiches moet je de naam en het domicilieadres van een verantwoordelijke uitgever (VU) vermelden. Hij/zij moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Vzw s moeten (ook) hun naam met adres van de maatschappelijke zetel vermelden. Het adres van de VU moet vermeld worden op al het fuifdrukwerk, dus ook op flyers. Ook hier moeten vzw s hun naam en maatschappelijke zetel vermelden. Voor affiches groter dan 1 m² moet in België aanplakkingstaks worden betaald. A3, A2 en A1 affiches zijn hiervan vrijgesteld. Lawaai: milieuvergunningen & geluidsnormen Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 7 Fuiven en feesten zijn leuk, maar kunnen ook heel wat hinder voor het milieu en de omwonenden met zich meebrengen. Om die hinder binnen de perken te houden bestaat VLAREM, het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning. Het doel van VLAREM is om hinder en milieuverontreiniging te voorkomen. Om dat doel te bereiken leggen ze een aantal normen en vergunningsplichten op. Waar je precies aan moet voldoen hangt voornamelijk af van de locatie waarop je evenement plaatsvindt. De algemene principes De normen gelden voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor het publiek én waar elektronisch versterkte muziek (= opgenomen en live) wordt gespeeld. Ze gelden dus voor een fuif in een zaal of een tent, bij een eetfestijn met achtergrondmuziek, een optreden in de buitenlucht etc. Activiteiten met nietelektronisch versterkte muziek (bvb. fanfare) vallen hier dus niet onder, evenmin activiteiten op privédomein die niet toegankelijk zijn voor het grote publiek. Hoewel deze regelgeving werd ingevoerd door de Vlaamse Regering is het zo dat het College van Burgemeester en Schepenen van je gemeente of stad geval per geval strengere normen en bijkomende voorwaarden kan opleggen wat betreft nachtrust en andere overlast, dit zijn de omgevingsnormen. Zorg er dus in ieder geval voor dat je altijd goed navraagt welke regels er in de gemeente gelden als je een muziekactiviteit organiseert.

110 Welke toelating of vergunning heb je nodig? In het geval je slechts één keer of enkele keren per jaar een muziekactiviteit organiseert: TIP Als het maximumvolume van de muziek nooit luider is dan 85 db(a)l Aeq,15min, hoef je niets speciaals te doen. Let er wel op dat je de algemeen geldende omgevingsnormen respecteert. Als het maximumvolume van de muziek luider is dan 85 db(a)l Aeq,15 min vraag je voor iedere activiteit een toestemming aan het College van Burgemeester en Schepenen, waarbij je vermeldt welk maximumniveau je wil hanteren. Dit kan nooit luider zijn dan 100 db(a) LAeq,60min. In gesloten ruimtes kan dit slechts 12 keer per jaar en maximaal 2 keer in dezelfde maand worden toegestaan. Voor activiteiten in openlucht of in tenten geldt deze beperking niet. Ook hier moet je uiteraard rekening houden met de geldende omgevingsnormen. Afhankelijk van het toegestane maximumniveau moet je bepaalde maatregelen nemen (zie verder). Als je eenmalig iets organiseert in een zaal waar regelmatig activiteiten plaatsvinden kan het zijn dat die zaal via de eigenaar of uitbater al over de nodige vergunningen beschikt. In dat geval hoef je dus niets aan te vragen. Contacteer in geval van twijfel steeds de bevoegde dienst van je gemeente. Welke maatregelen bij welk geluidsniveau? Geluidsmetingen gebeuren aan de hand van gemiddelde decibels, uitgedrukt in db(a)l Aeq met toevoeging van een bepaalde tijdsduur: 15 min. of 60 min. Dit wil zeggen dat men het geluid meet gedurende een bepaalde tijd en dan een gemiddelde over die tijdsduur berekent. Qua maatregelen geldt: Hoe hoger het geluidsniveau van de muziek, hoe meer maatregelen moeten worden genomen om het geluid te beheersen én om gehoorschade te voorkomen. Bij een niveau van 85dB(A)LAeq,15min hoef je het geluid niet te meten, je hoeft geen maatregelen te nemen voor gehoorbescherming Bij een niveau luider dan 85dB(A)LAeq,15min met een maximum van 95dB(A)L Aeq,15min vraag je de nodige toelating of doe je een melding en je meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel (zie verder). Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de geluidstechnieker. Je mag een geluidsbegrenzer gebruiken, maar dit is niet verplicht. Bij een niveau luider dan 95dB(A)LAeq,15min, met een maximum van 100dB(A)LAeq,60min vraag je de nodige toelating of vergunning aan en je meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Het geluidsvolume registreer of log je gedurende de volledige activiteit (en je houdt de geregistreerde meetgegevens minstens één maand bij) en het gemeten geluidsniveau is permanent zichtbaar voor de geluidstechnieker. Je mag een geluidsbegrenzer gebruiken, maar dat is geen verplichting. Je stelt gratis oordopjes ter beschikking van het publiek.

111 Geluid meten en beheersen in de praktijk Het meten van geluid en met welke meter dit best gebeurt is een bijzonder technische aangelegenheid. Voor alle details hieromtrent kan je terecht op de website van het departement Leefmilieu, Natuur en Energie: lne.be, klik door naar Hinder en risico s > Geluidshinder > Geluidsnormen. Indien je een geluidsmeter zou willen kopen, laat je dan zeker bijstaan door een expert. Deze kunnen bijzonder duur zijn zonder dat ze daarom noodzakelijkerwijs voldoen aan de wettelijke eisen. TIP Bij meerdere gemeentelijke en provinciale diensten kan je een geluidsmeter lenen of huren. Ook heel wat jeugdhuizen en andere zaaluitbaters beschikken zelf over het nodige materiaal. Win dus eerst voldoende informatie in. Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 9 Ook het beheersen van geluid is een eerder technische aangelegenheid. Denk op z n minst aan de akoestiek van de ruimte, zorg ervoor dat je boxen juist worden geplaatst, dat de live-band niet snoeihard staat op het podium zelf etc. Er zijn heel wat kleine ingrepen die ervoor kunnen zorgen dat je geluid beter klinkt bij lagere geluidsniveaus. Voor tips kan je terecht op lne.be. Controle en sancties Eerst en vooral: zelfs al is er geen overschrijding van de normen, het niet uitvoeren van metingen kan aanleiding geven tot een sanctie. Controle op naleving van de geluidsnormen gebeurt door een bevoegde toezichthouder. Dit kan iemand zijn van de gemeente, de politie, de provincie of het Vlaams Gewest. Een controle kan op ieder moment plaatsvinden, ook zonder dat er sprake is van enige klacht. Naast de metingen van het geluid kan de toezichthouder ook nagaan of de gepaste bijkomende maatregelen werden getroffen. LET OP Naast de regelgeving over muziekactiviteiten bestaat er ook meer algemene wetgeving in verband met het respecteren van de nachtrust. Het kan dus best zijn dat er in je gemeente nog specifieke regels zijn om overlast te beperken. Of dat de politie zonder een meting uit te voeren komt vragen de muziek stiller te zetten. Een toezichthouder kan bij de vaststelling van een overtreding een aanmaning geven, een verslag van vaststelling opmaken of een proces-verbaal uitschrijven. Dit kan gaan over de geluidsnormen zelf, over het niet hebben van de juiste vergunning en/of het niet nemen van bijkomende maatregelen. De sanctie zelf is afhankelijk van het soort overtreding en kan variëren van een geldboete tot een vervolging door de correctionele rechtbank. Zowel de eigenaar van de zaal of andere locatie, de huurder van een locatie, de organisator, de DJ als de geluidstechnicus kunnen aansprakelijk worden gesteld en beboet worden. Als organisator kan je dus best iedereen op zijn/haar verantwoordelijkheden wijzen en deze afspraken eventueel contractueel vastleggen met DJ en/of geluidstechnicus. Als organisator blijf je echter steeds aansprakelijk.

112 GOUDEN TIP OM EEN SANCTIE TE VOORKOMEN Neem als organisator proactief contact op met de bevoegde dienst van je gemeente. Je kan er tips en advies krijgen, maar ook veel goodwill creëren door eens vooraf contact te leggen. Security Bij sommige feesten is het nuttig of zelfs nodig om mensen in te zetten die de boel in het oog houden. Het wettelijk kader rond alle personen die controle doen op het gedrag van mensen met het oog op veiligheid (de zogenaamde persoonscontrole ) is vrij gedetailleerd. Er is bovendien heel wat onduidelijkheid over wat nu wel en wat niet mag. Voor een overzicht verwijzen we je graag naar fuifpunt.be (klik op Wet- en regelgeving > Security ). Wat we hier in ieder geval willen meegeven is dat de gemeente de bevoegdheid heeft om maatregelen te nemen om de openbare orde te bewaren. Zo kan ze oordelen dat de inzet van een bepaald aantal veiligheidsmensen nodig is en dit verplichten aan organisatoren. Dit betekent niet dat je een privéfirma moet inschakelen. Vrijwilligers mogen van de wetgever ook securitytaken op zich nemen. De zaaluitbater kan je in het contract echter wel verplichten om een privéfirma onder de arm te nemen. Wanneer je met een privéfirma werkt moet deze erkend zijn. Je moet dit ook melden bij de burgemeester. Op vigilis.be vind je meer informatie en een overzicht van erkende bewakingsfirma s. Als je met vrijwilligers werkt, zijn er heel wat regeltjes waaraan deze vrijwilligers zich moeten houden. Een overzicht vind je eveneens op fuifpunt.be. TIP In sommige gemeenten wordt er een paar weken op voorhand een coördinatievergadering ingelast. Op deze vergadering kan je met politie, brandweer en gemeente het veiligheidsaspect van je fuif overlopen. Indien dit in jouw gemeente niet gebeurt kan je dit steeds zelf aanvragen! Verzekeringen Burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallenverzekering Wanneer er op je evenement iets misloopt is het mogelijk dat je als organisator of medewerker aansprakelijk gesteld wordt voor de schade die aan derden is toegebracht. Het is uiteraard ook mogelijk dat je medewerkers zelf gewond raken. Daarom sluit je best voor alle organisatoren en medewerkers een burgerlijke aansprakelijkheid- en een ongevallenverzekeringen af. Controleer eerst via verzekeringen@fos.be of de bestaande FOS-verzekering deze risico s niet reeds dekt. Lees hiervoor ook even het gedeelte Admibundel Verzekeringen voor meer informatie. Brandverzekering Wie een zaal huurt informeert bij de zaaluitbater best of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In het huurcontract moet vermeld staan dat de eigenaar afstand van verhaal doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is, zelfs indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt. Als er geen afstand van verhaal voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel. Controleer via verzekeringen@fos.be eerst even of de FOS-verzekering dit niet reeds dekt en lees ook even het gedeelte Admibundel Verzekeringen voor meer informatie.

113 Schade aan gebouwen Aangesloten leden zijn hoe dan ook verzekerd voor het onopzettelijk aanbrengen van schade aan tijdelijk gehuurde gebouwen. Het is dus niet nodig om hiervoor een aparte verzekering aan te gaan. De polis is automatisch van toepassing voor alle tijdelijke gehuurde lokalen, dus ook voor locaties waar fuiven worden georganiseerd. Dat wil dus zeggen dat je noch aan FOS Open Scouting, noch aan de makelaar hoeft te laten weten wanneer je iets huurt. De maximumwaarborg is , met een vrijstelling van 125 per schadegeval. Deze polis geldt niet voor lokalen van eenheden, ook al werden deze gehuurd! Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Deze verzekering is bedoeld om de kosten te dekken wanneer bezoekers en toevallige passanten gewond raken door brand of ontploffing. De zaaluitbater is verplicht om deze verzekering af te sluiten. Andere verzekeringen Daarnaast zijn er nog heel wat andere verzekeringsmogelijkheden (polis contractuele aansprakelijkheid, evenementenpolis, polis BA Tent etc.). Maak steeds een zorgvuldige afweging tussen het mogelijke risico en de kostprijs. Meer info kan je krijgen via Eenheid Admibundel - Fuiven &Feesten - 11

114 N o 2 Checklist Met onderstaande checklist proberen we je een helpende hand te reiken. De bron voor al deze informatie over fuiven is fuifpunt.be. Op deze website vind je tal van tips en trucs voor de organisatie van je fuif. Elke vraag die je hierrond kan verzinnen, wordt er uitgebreid besproken. TIP Op fuifpunt.be kan je ook een chronologische checklist downloaden (klik op Organisatie en tips en vervolgens op Fuifpunt s checklist ). Hiermee tel je af van 6 maanden voor je fuifdatum tot na je fuif. Stapsgewijs kan je zo maand na maand, week na week je fuif tot in de puntjes voorbereiden. Wanneer Ga na of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan in de gemeente of, bij megafuiven, in de regio. Hou ook rekening met examenperiodes. Waar Zaal Zoek een geschikte zaal voor je activiteit. Vraag na bij de zaaluitbater of de zaal over een milieuvergunning beschikt en welke geluidsnormen daarin zijn vastgelegd. In vele zalen zelfs met milieuvergunning geldt een maximum van 80 à 85 db(a). Om van je fuif een succes te maken ga je best op zoek naar een zaal voor het ideale fuifniveau aan de hand van volgende vragen: Heeft de zaal een vergunning tot 95 db(a)? Hoeveel personen mogen er volgens het brandweerattest binnen? Werd er voor de Billijke Vergoeding reeds een jaartarief drank of dans betaald? Is er een binnenhuisreglement? Beschikt de zaal over een attest hygiëne? Bevat het huurcontract afstand van verhaal bij brand? Openlucht of tent Zoek een terrein dat goed gelegen is en geschikt is voor je activiteit. Bestel eventueel al een eettent of kraam, podiumelementen en toiletcabines. Belangrijk bij een fuif in openlucht of tent zijn de geluidnormen; er zal namelijk meer hinder zijn dan wanneer de fuif in een zaal doorgaat. Vraag na bij je gemeente of je een milieuvergunning moet aanvragen en aan welke geluidsnormen je je dient te houden.