Handleiding profielbeheerder

Transcriptie

1 Handleiding profielbeheerder Inhoud 1. Inleiding Toegang tot het webportaal Profiel vervolledigen Nieuwe gebruikers aanmaken Gebruikers beheren Opvolgen van je mobiliteitsaankopen Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe je als beheerder/gezinshoofd je profiel voor de Mobility App kan configureren via het Olympus Web Portaal. Hou er rekening mee dat dit webportaal werd ontwikkeld speciaal voor dit pilootproject en nog niet op punt staat. In de toekomst zullen bepaalde handelingen en sneller kunnen. We nemen je suggesties graag mee bij de evaluatie. Via het webportaal kun je: - Gebruikers toevoegen en activeren - Gebruikers beheren, bijvoorbeeld hun pincode vernieuwen, - De maandelijkse uitgavelimiet per gebruiker bepalen en wijzigen - Een overzicht bekijken van het gebruik van de app De medegebruikers van de app hebben geen toegang tot dit webportaal. Zij kunnen hun persoonlijk profiel (gedeeltelijk) beheren via de instellingen in de app zelf. Opgelet: als profielbeheerder/gezinshoofd ben je niet automatisch een app-gebruiker. Wil je de Mobility App zelf gebruiken op je smartphone, dan moet je jezelf aanmelden als gebruiker. 2. Toegang tot het webportaal Ga naar Log in met je gebruikersnaam en paswoord. - Je gebruikersnaam heb je ontvangen via (kijk in je spamfolder indien je de mail niet ontvangen hebt) - Je paswoord ontvang je via SMS op het GSM-nummer dat je opgegeven hebt bij je aanmelding Zodra je ingelogd bent, krijg je toegang tot een overzicht van je (gezins)profiel. Vervolgens kun je gebruikers aanmaken of beheren.

2 Cambio Gebruikersnaam en/of paswoord vergeten? Je kan je beheerders-login niet zelf resetten. Contacteer cambio op het nummer (enkel tijdens kantooruren). 3. Profiel vervolledigen In het welkomstscherm van je persoonlijke webportaal, kun je de details van profiel aanvullen of aanpassen: Mobiliteitsleverancier / Partner = Cambio (kun je niet wijzigen) Ext. id: dit is de benaming die jouw profiel heeft binnen ons system, opgebouwd uit de voornaam en familienaam die je opgegeven hebt in het aanmeldingsscherm. Deze kun je niet wijzigen. Naam: hier kun je je profiel een eigen naam geven, die op je factuur vermeld zal worden. Contractnummer: vul hier je cambio-klantnummer in Adres: Verifieer je adresgegevens en pas ze aan indien nodig Klik op Bewaar aanpassingen

3 4. Nieuwe gebruikers aanmaken Volg volgende stappen om gebruikers (gezinsleden) aan te maken en te activeren. Herhaal voor elke nieuwe gebruiker. Je kan je partner invoeren als gebruiker, je kinderen, eventueel je poetsvrouw, de kinderoppas kortom iedereen die via app tickets en vouchers mag bestellen. Let wel, jij betaalt de factuur. Opgelet: vergeet jezelf niet aan te maken als gebruiker, indien je zelf de app wil kunnen gebruiken. Kies Voeg gebruiker toe in het menu bovenaan. 1. Externe id: Kies een benaming voor de gebruiker. Deze benaming wordt de unieke benaming van deze gebruiker in ons systeem. Tip: vul hier hetzelfde in als bij login 2. Kies een Login naam Tip: hou deze eenvoudig voor de gebruiker, bijvoorbeeld voornaam + initialen van achternaam. Dit is de login die hij/zij moet gebruiken om in te loggen in de app 3. Vul de Voornaam van de gebruiker in. Deze verschijnt op het welkomstscherm van de app. 4. Vul bij Naam de familienaam in van de gebruiker. 5. Vul het adres van de gebruiker in: de login-informatie en een download-link voor de app wordt naar dit adres verstuurd.

4 6. Vul het GSM-nummer van de gebruiker in. Op dit nummer ontvangt de gebruiker via SMS zijn of haar persoonlijke pincode. 7. Selecteer de Geboortedatum van de gebruiker aan. Dit is belangrijk voor de prijsberekening van treintickets. 8. Kies de Taal van de gebruiker (Nederlands, Frans of Engels). Dit wordt de voertaal van de app. De gebruiker kan dit aanpassen via de settings in de app. 9. Vul de het Adres van de gebruiker in. Deze informatie is niet verplicht en kan ook door de gebruiker zelf ingevuld worden, via de settings in de app. Dit adres kan afwijken van het hoofdadres van je (gezins)profiel. 10. Bepaal het Maandelijks bedrag. Dit is de maandelijkse uitgave-limiet voor de gebruiker. Dit bedrag wordt automatisch op de 1 ste van volgende maand geactiveerd. Is het budget helemaal opgebruikt, dan kan de gebruiker geen tickets of vouchers meer bestellen tot de maand voorbij is of tot jij zijn/haar budget aanpast (zie bij: Gebruikers beheren). Tip: Je kan het maandbudget op elk ogenblik tijdelijk aanvullen of aanpassen, via Beheer gebruikers. Opgelet: vul de uitgavelimiet meteen in, want je kan die achteraf niet meer toevoegen aan een bestaande gebruiker. Zonder gebruikslimiet kan de gebruiker geen tickets of vouchers bestellen. 11. Bepaal het Startbedrag. Dit is uitgave-limiet voor de lopende maand, tot aan het einde van de maand. Vanaf de volgende maand is het maandelijkse budget van toepassing. Opgelet: je mag dit niet leeg laten, want dan kan de gebruiker bij de start van de app geen tickets kopen tot de 1st van de volgende maand. Tip: vul hier gewoon hetzelfde bedrag in als het maandbudget. Of, indien de gebruiker bijvoorbeeld start in het midden van een maand: de helft van het maandbudget. 12. Kijk alle gegevens goed na en klik op Bewaar gebruiker : er wordt nu automatische en verzonden naar de gebruiker met zijn of haar login. Via SMS volgt de persoonlijke pincode. 5. Gebruikers beheren Via het menu Beheer gebruikers kun je: - de gegevens van de gebruikers aanpassen - de gebruiker deactiveren of opnieuw activeren - de pincode resetten en een nieuwe verzenden - tijdelijk extra budget toekennen aan een gebruiker - de maandelijkse uitgavelimiet wijzigen

5 Kies de gebruiker die je wil bewerken. Opgelet: wil je een eerder gedeactiveerde gebruiker opnieuw activeren, vink dan Toon gedeactiveerde gebruikers aan. Gegevens aanpassen - Pas de nodige gegevens aan. Enkel de velden met een kader rond kunnen aangepast worden. - Klik op Bewaar aanpassingen Gebruiker deactiveren - Klik op Deactiveer gebruiker om de toeging tot de app (tijdelijk) te blokkeren - Een gedeactiveerde gebruiker kun je op elk ogenblik opnieuw activeren

6 Pincode resetten - Is de gebruiker zijn of haar pincode vergeten, klik dan op Reset en stuur aanmeldgegevens : de gebruiker ontvangt een mail met zijn bestaande login (kan niet gewijzigd worden) en een SMS met een nieuwe pincode. Hij/zij kan die aanpassen via de settings in de app. Tijdelijk extra budget voorzien Indien de maandelijkse uitgavelimiet van een gebruiker bereikt is, kun je extra budget toekennen enkel voor die maand. - Klik op Voeg transactie toe - Vul het bedrag in - Voeg een beschrijving toe, bijvoorbeeld Extra budget of een specifieke reden. Deze informatie is zichtbaar in het gebruiksoverzicht van de gebruiker Maandelijkse uitgave-limiet aanpassen - Klik op Wijzig budget - Pas het bedrag aan - Klik op Bewaar aanpassingen Het nieuwe maandbudget geldt pas vanaf de 1st van de volgende maand. Opgelet: bij de gebruiker met de toevoeging mgr in de login vind je geen budget-informatie terug. Dit is jouw beheerders-login. 6. Opvolgen van je mobiliteits-aankopen 1 Totaal-verbruik De totale aankopen van je gezin of gebruikersgroep bekijken kan eenvoudig via het dashboard = het beginscherm van je profiel na het inloggen. Je kan kiezen voor welke periode je een overzicht wil raadplegen.

7 2 Individuele gebruiker Kies Beheer gebruikers in het menu bovenaan Kies een gebruiker en klik op Toon gebruik.