Handleiding Profielbeheer

Transcriptie

1 De verschillende webpagina s werden ontwikkeld om een test met de VAB Mobility Assistant mogelijk te maken, maar nog niet op punt staan. Wij horen graag van jou wat wij verder kunnen verbeteren. Handleiding Profielbeheer 1. Toegang tot je (gezins)profiel? (Gezins)Profiel vervolledigen Wat kan je als beheerder van je (gezins)profiel doen? Hoe maak je een gebruikersprofiel aan? Gebruikers beheren... 5 Gegevens aanpassen... 5 Gebruiker deactiveren... 5 Pincode resetten... 5 Tijdelijke extra budget voorzien... 6 Maandelijkse uitgavelimiet aanpassen Opvolgen van je mobiliteitsaankopen... 6 Totaalverbruik... 6 Verbruik individuele gebruiker Problemen?

2 1. Toegang tot je (gezins)profiel? - Ga naar - Vul je login en paswoord in en klik op Sign in. o Je gebruikersnaam (username of login) heb je ontvangen via ( Je toegang tot je VAB Mobility profiel ) Kijk in je spamfolder als je de mail niet ontvangen hebt. o Je paswoord of pincode heb je ontvangen via SMS op het opgegeven Gsm-nummer bij je aanmelding (pincode voor Olympus Web Portal). - Je komt terecht in een beheerderspagina van Olympus - Klik bovenaan in het menu op je profielnaam (bestaande uit FAMILY, je voornaam en je familienaam). - Je profiel opent en je kan meteen aan de slag Gebruikersnaam en/of paswoord vergeten? Je kan je beheerders-login niet zelf resetten. Contacteer de VAB Mobility Helpdesk op het nummer (7d/7 07u-22u). 2. (Gezins)Profiel vervolledigen In het detail-scherm van je persoonlijk profiel, kun je je coördinaten aanvullen of aanpassen. - Naam: hier kun je je profiel een eigen naam geven - Contrac tnummer: dit invulveld wordt niet gebruikt en mag je open laten - Adres: Verifieer je adresgegevens en pas ze aan indien nodig - Klik op Bewaar aanpassingen Wat kan je niet aanpassen? - Mobiliteitsleverancier = VAB - Ext. id: Dit is de benaming die jouw profiel heeft binnen ons systeem, opgebouwd uit de voornaam en familienaam opgegeven bij aanmelding. 3. Wat kan je als beheerder van je (gezins)profiel doen? - Gebruikers toevoegen en activeren - Gebruikers beheren, bijvoorbeeld hun pincode vernieuwen, 2

3 - De maandelijkse uitgavelimiet per gebruiker bepalen en wijzigen - Een overzicht bekijken van het gebruik van de app Gebruikers van de app hebben geen toegang tot dit profiel. Zij kunnen hun persoonlijke account gedeeltelijk beheren via de instellingen in de app zelf. Let op: Als profielbeheerder ben je niet automatisch een app-gebruiker. Wil je de VAB Mobility Assistant zelf gebruiken op je smartphone, maak dan voor jezelf ook een gebruikersprofiel aan (zie 4. Hoe maak je een gebruikersprofiel aan?). De lijn die onder gebruikers reeds staat is die van de profielbeheerder (login naam_mgr), en niet die van gebruiker. 4. Hoe maak je een gebruikersprofiel aan? Maak een gebruikersprofiel aan voor iedereen die van jou via de app tickets en vouchers mag bestellen en waarvoor jij de factuur betaalt. Let op: maak ook voor jezelf een gebruikersprofiel aan om zelf de app te kunnen gebruiken. Stap 1: Klik op Voeg gebruiker toe in het menu bovenaan en klik daarna op App gebruiker Stap 2: Vul alle verplichte gegevens in voor de nieuwe gebruiker: (*)

4 1. Externe id: Kies een benaming voor de gebruiker. Deze benaming wordt de unieke benaming van de gebruiker in ons systeem. (Kan nadien niet meer gewijzigd worden) Tip: Kies dezelfde naam als bij login 2. Kies een Login naam. (Kan nadien niet meer gewijzigd worden) Dit is de login die hij/zij moet gebruiken om in te loggen in de app Tip: hou deze eenvoudig voor de gebruiker. Bijvoorbeeld voornaam + initialen van de familienaam. 3. Voornaam: Vul de voornaam van de gebruiker in. Deze verschijnt op het welkom-scherm van de app. 4. Naam: Vul bij Naam de familienaam in van de gebruiker Vul het adres van de gebruiker in. De login-informatie en een downloadlink voor de app wordt naar dit adres verstuurd! 6. GSM: Vul het Gsm-nummer van de gebruiker in. Op dit nummer ontvangt de gebruiker via SMS zijn of haar persoonlijke pincode. Start met de landcode voor België (+32)en laat de eerste nul van je GSM-nummer weg. 7. Geboortedatum: Klik op het kalender-icoontje en selecteer de geboortedatum (jaar, maand en vervolgens dag) van de gebruiker. Dit is belangrijk voor de prijsberekening van treintickets. 8. Home: Vul het Adres van de gebruiker in. Deze informatie is niet verplicht en kan ook door de gebruiker zelf ingevuld worden, via de settings in de app. Dit adres kan afwijken van je hoofdadres. 9. Maandelijks bedrag: Dit is de maandelijkse uitgavelimiet voor de gebruiker. Is het budget helemaal opgebruikt, dan kan de gebruiker geen tickets of vouchers meer bestellen tot de maand voorbij is of tot jij extra budget toevoegt. Tip: je kan het maandbudget op elk ogenblik tijdelijk aanvullen of aanpassen, via Beheer gebruikers. Wil je de uitgavelimiet onbeperkt maken, kies dan een hoog bedrag, bijvoorbeeld 999 euro. Opgelet: vul de uitgavelimiet meteen in, zodat je het niet vergeet. Zonder maandelijks bedrag kan de gebruiker geen tickets of vouchers bestellen. 10. Startbedrag: Dit is uitgavelimiet voor de lopende maand, tot aan het einde van de maand. Vanaf de volgende maand is het maandelijkse budget van toepassing. Opgelet: Dit veld mag niet leeg zijn, want dan kan de gebruiker geen tickets kopen tot de 1ste van de volgende maand. Tip: Vul hier hetzelfde bedrag in als het maandbudget. Of, indien de gebruiker bijvoorbeeld start in het midden van een maand: de helft van het maandbudget. 11. Kijk alle gegevens goed na en klik op Bewaar gebruiker. Laat het vinkje bij Stuur inloggegevens aangevinkt staan. Er wordt dan automatisch een verzonden naar de gebruiker met zijn of haar login. Via SMS volgt de persoonlijke pincode (= pincode voor de Olympus Mobility app) Let op: Dit is een andere pincode dan de pincode voor je beheerdersprofiel 4

5 5. Gebruikers beheren Mobility Assistant - Klik op Beheer gebruikers - Let op: Wil je een eerder gedeactiveerde gebruiker opnieuw activeren, vink dan Toon gedeactiveerde gebruikers aan. - Klik op de gebruiker die je wil beheren. Je kan vervolgens: - Gegevens aanpassen - Gebruiker deactiveren - Pincode resetten - Tijdelijk extra budget voorzien - Maandelijkse uitgavelimiet aanpassen - Gegevens aanpassen - Pas de gegevens onder Details > PERSOONLIJK of Extra details aan. - Klik op Bewaar aanpassingen Gebruiker deactiveren - Klik op Deactiveer gebruiker om de toegang tot de app (tijdelijk) te blokkeren - Een gedeactiveerde gebruiker kun je op elk ogenblik opnieuw activeren Pincode resetten - Is de gebruiker zijn of haar pincode vergeten, klik dan op Reset en stuur aanmeldgegevens om de aanmeldgegevens opnieuw te versturen. - De gebruiker ontvangt een mail met zijn login en een SMS met een nieuwe pincode. 5

6 - Hij/zij kan die aanpassen via de settings in de app. Tijdelijke extra budget voorzien - Als de maandelijkse uitgavelimiet van een gebruiker bereikt is en hij/zij bijgevolg geen tickets of vouchers meer kan kopen, kan je extra budget toekennen enkel voor die maand. - Klik op Voeg transactie toe - Vul het bedrag in - Voeg een beschrijving toe, bijvoorbeeld Extra budget of een specifieke reden. Deze informatie is zichtbaar in het gebruiksoverzicht van de gebruiker - Klik op OK Maandelijkse uitgavelimiet aanpassen - Klik op Wijzig budget - Pas het bedrag aan - Klik op Save - Het nieuwe maandbedrag geldt pas vanaf de 1ste van de volgende maand! Let op: Bij de gebruiker met de toevoeging _mgr in de login vind je geen budget-informatie terug. Dit is jouw beheerderslogin. 6. Opvolgen van je mobiliteitsaankopen Totaalverbruik Dit geeft je een overzicht van alle aankopen van je gezin of gebruikersgroep - Klik op Dashboard in het menu bovenaan. - Kies de maand waarvoor je het overzicht wil zien Verbruik individuele gebruiker - Klik op Beheer gebruikers in het menu bovenaan - Kies een gebruiker en klik op Toon gebruik 7. Problemen? - Bij het aanmaken of beheren van je (gezins)profiel? Raadpleeg onze veel gestelde vragen voor profielbeheerders. - Bij het gebruik van de VAB Mobility Assistant app op je smartphone? Bekijk onze veel gestelde vragen voor app-gebruikers. 6

7 - Niet gevonden wat je zoekt? Contacteer de VAB Mobility Helpdesk op het nummer (7d/7 07u-22u) en geef aan of je een vraag hebt als beheerder of als app-gebruiker. Succes, het VAB Mobility Assistant team. 7