Subsidies zijn publieke middelen. Dit brengt de verplichting met zich mee dat deze middelen op een verantwoorde wijze beheerd moeten worden.

Transcriptie

1 PROJECTSUBSIDIES VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP VOOR KUNSTENAARS IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET. 1 UITBETALING VAN DE SUBSIDIE De subsidie wordt in twee schijven uitbetaald: 90% van het toegekende bedrag na de ondertekening van het subsidiebesluit. Dit is een voorschot op de subsidie; 10% na controle van het inhoudelijke en het financiële verslag. Nadat de minister het besluit houdende de toekenning van de subsidie heeft ondertekend wordt de aanvrager van deze beslissing op de hoogte gebracht. Vanaf de ondertekening van dit besluit duurt het doorgaans één tot drie weken vooraleer het voorschot gestort wordt op de rekening van de begunstigde. Tenzij de Vlaamse Regering dat anders bepaalt, gebeurt de afrekening van een projectsubsidie aan kunstenaars aan de hand van een inhoudelijk en financieel verslag met betrekking tot het gesubsidieerde project. Projectsubsidies aan kunstenaars worden in principe verleend en uitbetaald aan de kunstenaar. De Vlaamse Regering kan evenwel in bepaalde gevallen besluiten dat die subsidies, geheel of gedeeltelijk, niet aan de kunstenaar zelf worden uitbetaald, maar aan een door de kunstenaar aan te wijzen rechtspersoon of feitelijke vereniging. De aanvrager moet dit al expliciet op het formulier van de subsidieaanvraag meedelen. 2. VERMELDING MET DE STEUN VAN DE VLAAMSE OVERHEID In alle gedrukte en digitale communicatie over het project, bij elke mededeling, verklaring of publicatie en presentatie die tot stand is gekomen in uitvoering van het project, moet met de steun van de Vlaamse overheid vermeld worden, samen met het logo van de Vlaamse Gemeenschap. U kunt het logo downloaden op de website onder de rubriek agentschap > logo s. 3. HOE OMGAAN MET SUBSIDIEMIDDELEN? Subsidies zijn publieke middelen. Dit brengt de verplichting met zich mee dat deze middelen op een verantwoorde wijze beheerd moeten worden. Ook diegene die het project uitvoert, moet de nodige voorzorgsmaatregelen nemen opdat de subsidiemiddelen op een verantwoorde wijze beheerd worden. Behalve een degelijk beheer is ook een transparante verantwoording van hoe de subsidie besteed werd noodzakelijk. Indien de kunstenaar de subsidie niet door een rechtspersoon laat beheren, dan draagt hij/zij persoonlijk de grote verantwoordelijkheid / hoofdelijke aansprakelijkheid voor: - De verantwoording van het gebruik van de subsidie, d.w.z. hij/zij moet voor alle gemaakte kosten kunnen aantonen dat hij/zij ze zelf gemaakt heeft (facturen!) en dat ze in functie van het project gebeurden. - De tewerkstelling (aangifte, loonadministratie, verzekeringen etc ). Indien de subsidie wel beheerd wordt door een rechtspersoon zijn er enkele bijkomende aandachtspunten en voordelen die een goed beheer kunnen bevorderen: - Er worden duidelijke afspraken gemaakt wie de bevoegdheid heeft om te beslissen over uitgaven of andere engagementen en hoever deze bevoegdheid reikt (voorbeeld: tot op een bepaald bedrag beslist de projectcoördinator; boven dit bedrag beslist de Raad van Bestuur). - Functiescheiding: het is aangewezen dat een andere persoon de betalingen uitvoert dan diegene die over de uitgaven beslist. - De organisatie zorgt steeds voor intern toezicht op de uitvoering van het project, zowel op inhoudelijk als op financieel vlak (voorbeeld: een projectcoördinator rapporteert periodiek aan

2 2 de Raad van Bestuur over de vordering van het project en legt verantwoording af voor de gemaakte kosten). - Functiescheiding: diegene die instaat voor het toezicht is niet direct betrokken bij de uitvoering van het project (voorbeeld: een projectcoördinator zetelt niet in de Raad van Bestuur die instaat voor het toezicht). - Een vóór de realisatie van het project opgestelde, schriftelijke overeenkomst tussen de kunstenaar en de rechtspersoon die de subsidie in zijn/haar naam ontvangt en beheert, moet duidelijk de wederzijdse engagementen en indien toepasselijk de bijhorende vergoeding vastleggen. Deze overeenkomst moet ook duidelijk vermelden op welke infrastructuur, inhoudelijke expertise, administratieve en boekhoudkundige ondersteuning de kunstenaar kan rekenen. - Vermits een individu zichzelf niet in dienst kan nemen en niet aan zichzelf kan factureren, kan een kunstenaar die een projectsubsidie voor individuele kunstenaars ontvangt zichzelf in principe niet vergoeden met deze subsidie. Hij/zij kan in dat geval wel een beroep doen op de mogelijkheid van de forfaitaire creatievergoeding. Deze forfaitaire vergoeding is erg belangrijk indien de kunstenaar zijn subsidie niet laat beheren door een andere rechtspersoon, want in dat geval is dit zijn enige mogelijkheid om voor zichzelf een vergoeding te verantwoorden. Wil de kunstenaar echter in loondienst kunnen komen of een factuur kunnen sturen, dan is dit sowieso enkel mogelijk wanneer de kunstenaar de subsidie door een rechtspersoon laat beheren. 4. RICHTLIJNEN VOOR AFREKENING 4.1 Aanvaardbare kosten Te staven kosten Bij projecten worden enkel projectspecifieke kosten volledig als verantwoording aanvaard. Van overheadkosten wordt enkel een deel à rato van de productieperiode in aanmerking genomen voor de afrekening van het project (bvb. x-aantal twaalfden). Indien er meerdere activiteiten tegelijk waren bij de gesubsidieerde kan er enkel een deel van de algemene kosten (analytisch) toegewezen worden aan het project, gebaseerd op het relatieve aandeel van het gesubsidieerde project binnen de totale kost van deze periode. Deze redenering geldt uiteraard ook voor het afschrijfgedeelte van duurzame goederen. Alle kosten voor de realisatie van het project zoals beschreven in het goedgekeurde aanvraagdossier worden aanvaard. Hierbij is de beoordeling door het agentschap doorslaggevend, met de algemene bepalingenwet als basisfilosofie (wordt de subsidie aangewend waarvoor ze werd toegekend?). Daarbij wordt de betrokkene zoveel mogelijk gehoord om eventuele onduidelijkheden of twijfelgevallen op te lossen (i.k.v. visitatie achteraf) Forfaitaire creatievergoeding De kunstenaar kan, tenzij de Vlaamse Regering dat anders bepaalt, in de afrekening van een project een forfaitaire creatievergoeding opnemen naar rato van maximaal 20 % van de totale kosten van het project. Deze 20 % is dus 20 % van de totale te verantwoorden kosten en niet 20 % van de bewezen kosten. Een voorbeeld: 100 bewezen kosten betekent dat de kunstenaar in totaal 100/80*100 = 125 als verantwoording kan inbrengen. De forfaitaire creatievergoeding bedraagt in dat geval met % van de totale te verantwoorden kost. 4.2 Aankopen activa Organisaties die onder het kunstendecreet structureel of projectmatig gesubsidieerd worden, moeten de toepasselijke wetgeving m.b.t. boekhouding en vzw s naleven. In de praktijk zal dat voor vzw s meestal betekenen dat ze zelf, binnen de wettelijk bepaalde regels, realistische afschrijvings- en waarderingsregels bepalen en die consequent toepassen. Voor structureel gesubsidieerden houdt het verhaal hier op. Bij projectsubsidies betekent een boekhoudkundig correcte afschrijftechniek echter niet automatisch dat de aankoop of afschrijving als verantwoordingskost voor de projectsubsidie kan aanvaard worden.

3 3 Dat belet een organisatie of kunstenaar dus niet de aankoop of afschrijving te doen, enkel het inbrengen als kost is, zoals bij alle projectkosten, aan de voorwaarden supra gebonden. Het aankopen van duurzame goederen (zoals een computer) met projectsubsidies kan overigens enkel als ze correct worden afgeschreven. Voor duurzame goederen die worden aangekocht moet volgens de filosofie van de wetgeving op de overheidsopdrachten in principe aan de hand van 3 offertes worden aangetoond dat kopen goedkoper is dan huren voor de volledige periode (lichtprojectoren, geluidsinstallatie e.d.). Als het duurzaam goed dan is aangekocht, wordt enkel de afschrijfkost à ratio van de projectperiode in aanmerking genomen bij de afrekening. Wanneer er tegelijk meerdere activiteiten van de gesubsidieerde lopen in de betrokken periode, wordt ook à rato hiervan het deel dat in aanmerking komt als projectspecifieke kost verrekend. Indien echter een duurzaam goed integraal deel zou uitmaken van het project en achteraf niet meer bruikbaar is (bijvoorbeeld bij een installatie) dan kan het voor de totale kost worden ingebracht. 4.3 Periode In principe worden enkel kosten gerealiseerd binnen de projectperiode aanvaard. Voorbereidingskosten kunnen worden aanvaard indien de link met het project duidelijk is en voor zover ze in het aanvraagdossier voorzien werden. Kosten gemaakt vóór de uiterste indiendatum van het aanvraagdossier worden nooit aanvaard. 4.4 Adressering en herkomst van de stukken Enkel kostenbewijzen geadresseerd aan de begunstigde van de subsidie, of aan de rechtspersoon aan wie de Vlaamse Regering de subsidie betaalde op aanwijzen van de kunstenaar, worden aanvaard. Kosten gedragen door andere organisaties komen niet in aanmerking. Kasbonnen of facturen die niet aan de gesubsidieerde gericht zijn, moeten via een duidelijke en goedgekeurde onkostennota teruggevorderd zijn bij de gesubsidieerde vooraleer ze in aanmerking komen als stavingstuk. Zowel de facturen of verantwoordingsstukken zelf als de ontvangst- of betalingsbewijzen moet men dus zorgvuldig bijhouden. De bewijsstukken moeten steeds afkomstig zijn van een externe rechts- of natuurlijk persoon. Interne facturatie of aanrekening wordt niet aanvaard, m.u.v. de forfaitaire creatievergoeding die de kunstenaar in de kosten van het project mag opnemen à rato van max. 20 % van de totale kost van het project. 4.5 Samenwerking en coproductie Uitbesteding van delen van het project De uitbesteding van de uitvoering (van een deel) van het project kan enkel als een andere organisatie beter geschikt is om dit onderdeel uit te voeren. Welke delen zullen worden uitbesteed en de reden hiervoor, moet duidelijk blijken uit het aanvraagdossier. Voor de uitbesteding moet er een overeenkomst opgesteld worden waaruit blijkt: - tussen welke partijen de overeenkomst geldt; - wat het onderwerp is van de overeenkomst; - binnen welke termijn de oplevering of levering moet gebeuren; - voor welk bedrag de overeenkomst wordt gesloten; - welke de betalingsprocedures zijn; - welk uitvoeringsritme of programma wordt gevolgd Aandachtspunten bij samenwerking en coproductie met andere organisaties: - Bij projecten kan een samenwerking zeer nuttig zijn om een artistiek project te realiseren of om de kosten te drukken. De aard van de samenwerking kan verschillend ingevuld worden: louter artistiek-inhoudelijk, door het ter beschikking stellen van geld, personeel, expertise, ruimtes of materiaal, of door combinaties van voorgaande. Er zijn tal van termen om samenwerking aan te duiden, zoals coproductie of partnerships, maar welke omschrijving een gesubsidieerde organisatie daarvoor gebruikt is niet van belang.

4 4 - Welke omschrijving u ook kiest, er zijn een aantal belangrijke zaken die u steeds in acht moet nemen met het oog op een transparante aanwending van de toegekende subsidie: - Alle afspraken dienen schriftelijk worden vastgelegd in een overeenkomst. Deze vermeldt de contracterende partijen en de termijn waarover de samenwerking loopt. - Er is een duidelijke weergave van alle (financiële of materiële) kosten en opbrengsten die door samenwerkende organisaties en/of kunstenaars gedeeld of verdeeld worden. Absolute bedragen of relatieve verhoudingen (percentages) moeten expliciet in de overeenkomst vermeld staan. - Ook als de samenwerking het meewerken van personeel aan een gezamenlijk project of product betreft, moeten alle voorwaarden duidelijk in de overeenkomst staan. - De uitvoering van de samenwerking moet duidelijk in de boekhouding geverifieerd kunnen worden en overeenstemmen met de afspraken uit de overeenkomst. Bij wijzigingen wordt best ook een correct gedateerde wijzigende overeenkomst gemaakt. - Ten slotte is het met het oog op een correcte aanwending van toegekende subsidies niet geoorloofd dat een gesubsidieerde kunstenaar of organisatie een som geld geeft aan een andere organisatie, zonder dat er een duidelijke tegenprestatie aan verbonden is. Er moet dus steeds een evenwaardige return verbonden worden aan de samenwerking. Deze return kan van financiële of materiële aard zijn. Dit principe houdt dus ook in dat organisaties die delen in de kosten, ook een gelijk(waardig) stuk van de opbrengsten innen en omgekeerd. - Mits contractueel overeengekomen, kan de ontvanger van de projectsubsidie deze geheel of gedeeltelijk overdragen aan een andere organisatie om het project, of delen ervan, uit te voeren. Dat ontslaat de initiële ontvanger van de subsidie echter niet van de verplichting om de decretale subsidievoorwaarden na te leven, of deze door de samenwerkende partner te laten naleven. Het is de initiële ontvanger van de subsidie die verantwoording moet afleggen over de naleving van de subsidievoorwaarden, zoals bijvoorbeeld het naleven van de toepasselijke cao. U legt in het samenwerkingscontract de afspraken vast over de naleving van de subsidievoorwaarden, en de rapportering daarover. Van zodra er sprake is van een coproductie, wordt deze verantwoordelijkheid gedeeld door de beide producenten. - Als de ontvanger van de projectsubsidie deze geheel of gedeeltelijk overdraagt aan een meerjarig binnen het kunstendecreet gesubsidieerde organisatie, dan kan die organisatie dit op twee manieren boekhoudkundig verwerken: Ofwel maakt ze de kosten en opbrengsten van het project via een rekeningcourant zichtbaar op haar balansrekening; ofwel maakt ze die integraal zichtbaar in de kosten- en opbrengstenrekeningen via analytische boekhouding. In dit geval worden de projectkosten en opbrengsten meegenomen bij de toetsing van de kwantitatieve subsidienormen bij die organisatie (bijvoorbeeld: de norm inzake eigen inkomsten). De keuze voor een van beide werkwijzen is geheel vrij. 4.6 Wat met de opbrengsten? Ontvangers van een subsidie voor een project zijn verplicht om ook de opbrengsten verbonden aan het project op te geven in de afrekening. Ook opbrengsten die nog niet gerealiseerd zijn, maar die betrekking hebben op de periode t.e.m. de afrekeningsdatum moeten opgenomen worden in de afrekening. Het saldo van 10% van het subsidiebedrag neemt u dus als opbrengst op in de afrekening. De afrekeningsdatum kiest u vrij op voorwaarde dat tot op deze datum minimaal de projectaanvraag gerealiseerd werd (mag later indien er meer activiteiten konden gerealiseerd worden dan gepland), maar als om het resterende saldo (10 %) van de toegekende subsidie nog te kunnen betalen, moet u dit uiterlijk indienen op 15 oktober van het jaar dat volgt op de toekenning van uw subsidie (de reden hiervoor is louter begrotingstechnisch). Inkomsten eigen aan de gewone werking worden niet meegenomen in de projectafrekening (bijvoorbeeld lidgelden, werkingssubsidies ), tenzij de gesubsidieerde ook algemene kosten proportioneel als verantwoording van het project wil inbrengen. Enkel in dat geval is het verantwoord om (bvb. via een analytische verdeelsleutel) zowel algemene kosten als algemene opbrengsten in gelijke verhoudingen aan een project toe te schrijven.

5 5 5. EIGEN INBRENG Het kunstendecreet legt geen voorwaarden op inzake eigen inbreng. 6. VERANTWOORDING SUBSIDIE Bij de toekenning van de subsidie van de Vlaamse Gemeenschap is het uitgangspunt dat de subsidie bedoeld is om het begrote tekort bij een project op te vangen. Indien er bij de afrekening van het project toch een positief resultaat blijkt te zijn volgt er echter geen terugvordering van een (deel van) de toegekende subsidie. Het ministerieel besluit dat de toekenning van projectsubsidies aan organisaties binnen het Kunstendecreet bepaalt, stelt immers (met ingang van 2012) dat het saldo wordt uitbetaald nadat bij het toezicht kon vastgesteld worden dat aan de voorwaarden van artikel 11 van het uitvoeringsbesluit van het Kunstendecreet werd voldaan. Daarnaast stelt het ministerieel toekenningsbesluit dat de toegekende subsidie met rechtsgeldige bewijsstukken moet worden verantwoord en dat deze verantwoording van projectkosten minstens gelijk moet zijn aan het subsidiebedrag. Het financiële resultaat van het project heeft dus geen invloed op het uitbetalen van het saldo en een positief resultaat wordt dus niet in mindering gebracht. Hierdoor wordt vermeden dat organisaties met een succesvol project dat meer opbrengsten genereert dan voorzien, worden geconfronteerd met de terugvordering van een deel van hun subsidie omwille van het positieve financiële resultaat. Natuurlijk kunnen er wel bijsturingen gebeuren bij eventuele volgende projectaanvragen op basis van de informatie die wordt verworven uit de afrekeningsdossiers. Deze methode gaat uit van een meer stimulerende benadering ten opzichte van de gesubsidieerde projecten. Zo worden inspanningen om zo veel mogelijk eigen inkomsten te verwerven immers niet afgestraft, wat bij een deficitsubsidiëring wel het geval is. Deze aanpak kadert in het aanmoedigen van cultureel ondernemerschap. 7. SANCTIONERING EN APPRECIATIEBEVOEGDHEID MINISTER De gesubsidieerde is verplicht om een volledig overzicht van kosten en opbrengsten van het project te bezorgen. Correcties in de ingediende opgave van kosten en opbrengsten gebeuren via grondig nazicht in het kader van visitaties. Wanneer de subsidies niet aangewend worden waarvoor ze toegekend waren of bij het uitblijven van passende verantwoording gaat het agentschap over tot het inhouden van saldi of gedeeltelijke terugvordering. Dit gebeurt op basis van de algemene bepalingenwet en de minister heeft in deze geen appreciatierecht. Het agentschap brengt de minister steeds op de hoogte van dergelijke niet-uitbetaling van een saldo of gedeeltelijke terugvorderingen. Indien de kunstenaar niet of laattijdig het project voltooit, kan de Vlaamse Regering de kunstenaar verplichten om de aan hem uitbetaalde subsidie geheel of ten dele terug te betalen. 8. INDIENEN VAN HET EINDVERSLAG Als het aanvraagdossier goed is opgesteld, de doelstellingen helder zijn geformuleerd, en de effecten en beoogde resultaten goed worden omschreven, vormt het aanvraagdossier ook een basis voor de evaluatie van het project in het eindverslag. De Vlaamse Gemeenschap betaalt de subsidie pas uit na de evaluatie van het project. Die gebeurt op basis van het werkingsverslag. Dit verslag wordt vergeleken met het oorspronkelijke aanvraagdossier en de doelstellingen, effecten en begroting die daarin waren opgenomen. Het agentschap heeft ook het recht om ter plaatse de uitvoering van het project, de financiële afhandeling en de bewijsstukken na te kijken. Het werkingsverslag van een project omvat (cfr. uitvoeringsbesluit Kunstendecreet): 1 een overzicht van inkomsten en uitgaven met betrekking tot het gesubsidieerde project; 2. voor het bedrag van de toegekende subsidie, afschriften van de kostenbewijzen met betrekking tot het project; 3 de specificatie van alle bezoldigingen, sociale lasten, vergoedingen, commissie- en erelonen, uitkoopsommen en voordelen in natura voor de personen die op artistiek, technisch, administratief of organisatorisch vlak hebben meegewerkt aan de realisatie van het project, met vermelding van de namen van de begunstigden;

6 6 4 een inhoudelijk verslag van het gerealiseerde project. 5 een kopie of scan van de rechtsgeldige bewijsstukken van de projectkosten voor minstens het bedrag van de toegekende subsidie. In het inhoudelijke verslag geeft u weer hoe het project werd uitgevoerd, welke resultaten werden bereikt en wat de oorzaken zijn van een eventuele vertraging of slechts gedeeltelijke uitvoering. Wanneer het project niet het beoogde resultaat opleverde èn daar geen verantwoording voor wordt afgelegd, wordt het saldo niet uitbetaald en kan het voorschot of een deel ervan worden teruggevorderd. Tijdens de visitatie naderhand controleert het agentschap de achterliggende, originele stavingstukken en eventuele afwijkingen tegenover de aanvraag en gaat in dialoog met de gesubsidieerde na in hoeverre deze correct en aanvaardbaar zijn. Het eindverslag moet u - als u wil dat het nog te betalen saldo nog beschikbaar blijft - indienen ten laatste op 15 oktober van het jaar volgend op de toekenning van de subsidie. Het agentschap stuurt u in dat jaar begin september een herinneringsbrief. U dient één exemplaar van het werkingsverslag in en bezorgt dit ook digitaal (via hetzelfde e-mialadres waarop u eerder uw aanvraag bezorgde). Het indienen van het eindverslag gebeurt op volgend adres: Kunsten en Erfgoed Afdeling Kunsten Arenbergstraat Brussel Laatste update: 3/07/2014