Richtlijnen voor de afrekening van de tegemoetkoming reis- verblijf- transportkosten. Kunstendecreet

Transcriptie

1 Richtlijnen voor de afrekening van de tegemoetkoming reis- verblijf- in de transportkosten en in het kader van het Kunstendecreet

2 Inleiding De Vlaamse minister van Cultuur heeft beslist om voor uw initiatief een tegemoetkoming in de internationale reis-, verblijf- en transportkosten toe te kennen. De tegemoetkoming kan alleen uitbetaald worden op basis van een afrekeningsdossier dat bestaat uit: het afrekeningsformulier; een inhoudelijk verslag met verworven leerpunten; een overzicht van de uitgaven; de bewijsstukken. Deze richtlijnen zullen u helpen om het afrekeningsdossier op te stellen. Hoe dien ik mijn afrekening in? Een afrekeningsdossier bevat de volgende verplichte documenten: 1 Afrekeningsformulier In het afrekeningsformulier vult u de basisgegevens van uw subsidieaanvraag in en eventueel gewijzigde identificatiegegevens. U kunt het formulier downloaden van de website van Kunsten en Erfgoed: 2 Inhoudelijk verslag met verworven leerpunten U maakt een korte evaluatie van het initiatief. Daarin vermeldt u of de doelstellingen werden bereikt (vergelijk met de motivatie in het aanvraagdossier). Werden er nieuwe contacten gelegd? Wat zijn de directe resultaten? Werd er bijvoorbeeld een platencontract aangeboden of is de tentoonstelling opgepikt door de curator van een ander museum? Wat was uw persoonlijke ervaring met het initiatief? Enzovoort. Het inhoudelijke verslag dient als rapportage aan Kunsten en Erfgoed. Er hangt geen verdere inhoudelijke inschatting aan vast. Het hoeft dus niet per definitie positief te zijn: een realistisch verslag is voor ons veel interessanter en relevanter. 3 Overzicht van de uitgaven U maakt een overzicht van de uitgaven voor de reis-, verblijf- en transportkosten ten belope van het subsidiebedrag. De kosten in dit overzicht zijn verbonden aan het internationale initiatief waarvoor de tegemoetkoming is toegezegd. Ken aan elke post in dat overzicht een nummer toe, en breng dat nummer ook aan op de corresponderende bewijsstukken zelf. RICHTLIJNEN AFREKENING TEGEMOETKOMING REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN 2

3 4 Bewijsstukken Met bewijsstukken worden alle facturen, bonnetjes, tickets voor de reis-, verblijf- en transportkosten bedoeld. Nummer alle bewijsstukken zoals in de vorige rubriek is beschreven. Plak de bewijsstukken van klein formaat op een A4-blad. U mag verschillende bewijsstukken op hetzelfde blad plakken, zonder dat ze elkaar overlappen. Op kopieën van bewijsstukken zet u de formule 'Voor echt verklaard' en uw handtekening. Wanneer dien ik mijn afrekening in? U dient uw afrekening in na de realisatie van het initiatief. De uiterste indiendatum is afhankelijk van de periode waarin het initiatief plaats vindt. Deze datum wordt vermeld in de toekenningsbrief en in het subsidiebesluit. Als u het afrekeningdossier niet op tijd instuurt, kan de subsidie vervallen. Hoe sneller het afrekeningsdossier ons bereikt, hoe sneller we het ook kunnen behandelen. Waar moet ik zeker op letten? 1 Ecologisch verantwoord Voor verplaatsingskosten wordt verwacht dat zo veel mogelijk van het openbaar vervoer gebruikgemaakt wordt. Bij het onnodig belasten van het milieu, bijvoorbeeld door het systematische en overdreven gebruik van taxi s, zullen de kosten in kwestie worden geschrapt. 2 Bewijsstukken Het is zeer belangrijk dat alle facturen, huurovereenkomsten e.d. op naam staan van de subsidiebegunstigde. De subsidiebegunstigde is de natuurlijke persoon of de organisatie die de subsidie heeft aangevraagd. Als dat niet het geval is, moet u door middel van onkostennota s of schuldvorderingen bewijzen dat de kosten werden gedragen door de subsidiebegunstigde. RICHTLIJNEN AFREKENING TEGEMOETKOMING REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN 3

4 3 Niet-aanvaardbare kosten De algemene regel is, dat kosten die geen verband houden met de uitvoering van het initiatief, niet voor de tegemoetkoming in aanmerking komen. U kunt alleen kosten indienen die effectief gemaakt werden tijdens de gesubsidieerde periode, dat is de periode die u in uw aanvraagformulier hebt ingevuld. Naast facturen en schuldvorderingen gelden ook leveringsbonnen als bewijsstuk, voor zover de leveringsdatum binnen de subsidieperiode valt. Facturen met een factuurdatum die binnen de gesubsidieerde periode valt, maar waarvan de uitvoering of levering na de gesubsidieerde periode valt, worden niet aanvaard. De volgende kosten worden niet aanvaard: reiskosten die niet onmiddellijk verband houden met het initiatief; boetes die onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerder van het project vallen, financiële boetes, kosten die aan gerechtelijke procedures verbonden zijn; vergoedingen per diem of dagvergoedingen kosten voor reis-, verblijf- en transportkosten die niet bewezen kunnen worden met facturen, bonnetjes, tickets enzovoort. Bij wie kan ik terecht met vragen? Als u nog vragen hebt over de samenstelling van het afrekeningdossier, kunt u altijd contact opnemen met Peggy Hoefkens. Tel.: peggy.hoefkens@cjsm.vlaanderen.be RICHTLIJNEN AFREKENING TEGEMOETKOMING REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN 4

5 Inhoud INLEIDING 2 HOE DIEN IK MIJN AFREKENING IN? 2 1 Afrekeningsformulier 2 2 Inhoudelijk verslag met verworven leerpunten 2 3 Overzicht van de uitgaven 2 4 Bewijsstukken 3 WANNEER DIEN IK MIJN AFREKENING IN? 3 WAAR MOET IK ZEKER OP LETTEN? 3 1 Ecologisch verantwoord 3 2 Bewijsstukken 3 3 Niet-aanvaardbare kosten 4 BIJ WIE KAN IK TERECHT MET VRAGEN? 4 RICHTLIJNEN AFREKENING TEGEMOETKOMING REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN 5