Financiële richtlijnen activiteitssubsidie

Transcriptie

1 Financiële richtlijnen activiteitssubsidie Het invullen de aanvraag Op het aanvraagformulier voor een activiteitssubsidie vindt u een financieel plan. Hierop vult u de verwachte uitgaven de activiteit en de verwachte inkomsten in. Het invullen het financieel plan dient realistisch te gebeuren. De redelijkheid, transparantie en volledigheid de verwachte uitgaven zijn belangrijke argumenten bij de beoordeling. Richtlijnen bij het invullen het financieel plan Uitgaven Verplichte toelichting Kostprijs (A) Totaal de uitgaven Inkomsten Verplichte toelichting Bedrag (B) Totaal de inkomsten (A) (B) = Totaal aangevraagd subsidiebedrag (max. 750 euro) Tabel uitgaven In de eerste kolom vermeldt u alle uitgaven voor de activiteit. Voor elke uitgavenpost vragen we in de tweede kolom een verplichte toelichting. Bijvoorbeeld bij de rubriek publiciteit activiteit kan u invullen dat u 200 flyers zal laten drukken. In de derde kolom schrijft u de totale kostprijs de uitgave. Onderaan de uitgaven, in de laatste rij vermeldt u het totaal de uitgaven (A). SL/ /03 C71705 Financiele richtlijnen activiteiten Tabel inkomsten In de eerste kolom vindt u de inkomsten. Voor elke rubriek waarvoor u inkomsten voorziet, vragen we in de tweede kolom een verplichte toelichting. Inkomsten kunnen afkomstig zijn andere subsidies, inkomgeld, opbrengsten uit de activiteit, eigen bijdrage de vereniging In de derde kolom vermeldt u het bedrag de inkomsten. Onderaan de inkomsten, in de laatste rij schrijft u het totaal de inkomsten (B). In de laatste rij schrijft u het totaal aangevraagd subsidiebedrag = (A) - (B). Deze kan maximaal 750 euro bedragen. U kan indien nodig rijen toevoegen aan de tabel. Na goedkeuring uw subsidieaanvraag stort vzw CISO een voorschot 80% het toegekende subsidiebedrag.

2 De afrekening Uiterlijk vier weken na de activiteit bezorgt u het activiteitenverslag aan de dienst sociale netwerken. In dit verslag neemt u alle uitgaven op waaraan u de subsidie heeft besteed. Belangrijk Alle uitgaven moeten verantwoord worden met geldige bewijsstukken! Kleine bewijsstukken kleeft u op een blad. U nummert de bewijsstukken overeenkomstig de nummers de overzichtstabel. De afrekeningstabel Nr. Verplichte toelichting Bedrag Voor elke uitgave gebruikt u één lijn in de overzichtstabel. In de eerste kolom nummert u de bewijsstukken. De nummers op de bewijsstukken moeten overeenstemmen met het nummer de afrekeningstabel. In de tweede kolom komt de verplichte toelichting over de producten of diensten die u heeft betaald. In de derde kolom vermeldt u het bedrag dat u heeft betaald voor de betreffende producten of diensten. U mag indien nodig rijen toevoegen aan de tabel. U voegt de genummerde bewijsstukken in bijlage toe. Kastickets en facturen bevatten minstens: de gegevens de winkel (naam, adres, btw-nummer) een beschrijving de aangekochte producten of diensten de datum de aankoop. Modellen onkostennota s voor transport, telefoonkosten en forfaitaire vrijwilligersvergoedingen vindt u achteraan dit document. Verdere bepalingen U kan enkel kosten inbrengen die rechtstreeks betrekking hebben op de activiteit of activiteitenreeks en die overeenstemmen met de goedgekeurde begroting. De ingediende kosten mogen op geen enkele wijze dubbel gesubsidieerd worden. U kan na het indienen het afrekeningsdossier op de vooropgestelde datum geen nieuwe bewijsstukken meer indienen, tenzij anders is afgesproken met de dienst sociale netwerken. Alle originele administratieve en boekhoudkundige bewijsstukken moet u gedurende 10 jaar op de zetel de vzw bewaren. We aanvaarden uitsluitend uitgaven waarvoor een schriftelijk bewijsstuk in het Nederlands wordt voorgelegd. Boetes, financiële sancties, schulden, waarborgen en gerechtskosten zijn niet subsidieerbaar. Voor uitgaven boven de 25 euro is een factuur op naam de vereniging wenselijk.

3 Vrijwilligers betalen/vergoeden? 1. Mag ik mijn vrijwilligers betalen? Volgens de wet mag u vrijwilligers niet betalen voor de geleverde prestaties. U kunt wel de kosten die een vrijwilliger maakt terugbetalen met een onkostenvergoeding. Dit kan op 2 manieren: Bijvoorbeeld: de vrijwilliger koopt een lunch tijdens een activiteit. U hebt afgesproken dat hij deze lunch terugbetaald krijgt de vereniging. Mogelijkheid 1: U betaalt een vast, forfaitair bedrag aan de vrijwilliger (= vrijwilligersvergoeding). Dit bedrag dekt alle kosten de vrijwilliger maakt. Het maximum voor dit bedrag is 30,82 euro per dag. Een vrijwilliger moet hierop geen belastingen betalen. Per jaar mag een vrijwilliger maximum 1.232,92 euro aan vrijwilligersvergoedingen ontgen. Mogelijkheid 2: U betaalt het exacte bedrag. Bijvoorbeeld: de vrijwilliger brengt het kasticket zijn lunch binnen. De vereniging betaalt dit bedrag dan terug. Spreek steeds op voorhand af wat een vrijwilliger terugbetaald krijgt en wat niet! U kunt deze twee systemen niet combineren. Uitzondering: Vervoersonkosten mogen aan een vrijwilliger terugbetaald worden, ook al ontgt een vrijwilliger een vast bedrag. Het bedrag mag per jaar niet hoger zijn dan 635,60 euro. Dit wil zeggen dat u: Met een auto max km per jaar mag vergoeden (0,3178 euro per kilometer). Een bedrag 635,60 euro aan trein-, tram- en busticketten mag terugbetalen. 2. Moet ik de onkosten een vrijwilliger vergoeden? U bent niet verplicht om de onkosten een vrijwilliger te vergoeden, maar voor sommige vrijwilligers is deze onkostenvergoeding welkom. Het kan hen dus motiveren.

4 Hieronder vindt u voor elke rubriek voorbeelden mogelijke uitgaven en de bijhorende bewijsstukken Voorbeelden ter toelichting bij de rubrieken Bewijsstukken Publiciteit activiteit Kosten voor het ontwerpen, kopiëren of drukken Facturen of kastickets folders of affiches. Advertentiekosten. Aankoop klein materiaal Klein bureaumateriaal, demonstratiemateriaal, Facturen of kastickets decoratiemateriaal. Huur lokaal activiteit Huur, nutsvoorzieningen Facturen of kastickets Huur materiaal Geluidsinstallatie, projectiemateriaal, tafels en Facturen stoelen, podium. Eten en drinken Ingrediënten, drank, snacks, kosten cateringbedrijf. Facturen of kastickets Vervoer Verplaatsingskosten gezamenlijke uitstap, vervoer materiaal, vervoer medewerkers. Inkomtickets deelnemers Inkomtickets musea, parken, podiumkunsten Maximale subsidie 5 euro per persoon. Verzekeringen Verzekering voor deelnemers, vrijwilligers, derden, infrastructuur SABAM Wanneer muziek of voorstellingen worden gespeeld artiesten met auteursrechten. Niet nodig als het enkel achtergrondmuziek is. Telefoonkosten Telefoongesprekken in het kader de activiteit. Factuur. Ontgstbewijs met naam, route, reden verplaatsing, datum en kostprijs met tickets openbaar vervoer of kilometervergoeding met de auto. Kosten openbaar vervoer kunnen volledig ingebracht worden. Voor vervoer met de auto geldt het fiscale maximum. Factuur, betalingsbewijs de reservatie. Indien dit niet mogelijk is gelden de inkomtickets samen met een deelnemerslijst met handtekeningen. Factuur Factuur Verzendingskosten Portkosten brieven, uitnodigingen Kasticket postkantoor Fotokopies Brieven, info- of werkbladen voor deelnemers, Factuur of kasticket verslagen en andere documenten. Vergoeding medewerkers Volledige factuur telefoonbedrijf op naam de vereniging met toelichting bij de ingebrachte kosten. Voor telefoonkosten vrijwilligers gebruikt u een ontgstbewijs* met vermelding naam en reden de telefonische communicatie en de betreffende herlaadkaarten of facturen. Externe deskundigen Vrijwilligers Artiesten Spreker, lesgever of gids Voor muzikanten, acteurs of beeldende kunstes. Factuur of ontgstbewijs met beschrijving de geleverde prestatie, datum, begin- en eindtijdstip en de naam en het adres de ontger. de naam en adres de uitvoerder, naam en adres uw vereniging, datum en handtekening voor ontgst. De vrijwilligersvergoeding mag niet hoger zijn dan het fi scale maximum 30,82 euro per dag en 1.232,92 euro per jaar per vrijwilliger.

5 Modelformulieren ontgstbewijzen Ontgstbewijs verplaatsingskosten openbaar vervoer... 6 Ontgstbewijs verplaatsingskosten per wagen... 7 Ontgstbewijs forfaitaire onkostenvergoeding vrijwilliger... 8 Ontgstbewijs prestatie door derden... 9 Ontgstbewijs onkosten telefoon... 10

6 Ontgstbewijs verplaatsingskosten openbaar vervoer Ik, ondergetekende Voornaam.. Functie binnen de vereniging.. verklaar dat de vereniging.. mij een bedrag heeft betaald euro voor de volgende verplaatsingen met het openbaar vervoer: Reden verplaatsing Bedrag Ondergetekende Datum en handtekening voor ontgst Totaal Ik verklaar op eer dat bovenstaande gegevens waarheidsgetrouw werden ingevuld en voeg hierbij de tickets het openbaar vervoer als bewijsstukken... Datum Handtekening

7 Ontgstbewijs verplaatsingskosten per wagen Ik, ondergetekende Voornaam.. Functie binnen de vereniging.. verklaar dat de vereniging.. mij een bedrag heeft betaald euro voor de volgende verplaatsingen met de wagen: Reden verplaatsing Bedrag Aantal km x 0,3178 euro/km = Aantal km x 0,3178 euro/km = Ondergetekende Datum en handtekening voor ontgst Aantal km x 0,3178 euro/km = Totaal Ik verklaar op eer dat bovenstaande gegevens waarheidsgetrouw werden ingevuld en dat het fiscale maximum 0,3178 euro per kilometer niet werd overschreden... Datum Handtekening

8 Ontgstbewijs onkostenvergoeding vrijwilliger Ik, ondergetekende Voornaam.. verklaar dat de vereniging.. mij een forfaitaire onkostenvergoeding heeft betaald euro voor de volgende kosten bij de geleverde vrijwillige inzet: Omschrijf de kosten die terugbetaald worden aan de vrijwilliger Bedrag Totaal Ondergetekende Ik verklaar op eer dat bovenstaande gegevens waarheidsgetrouw werden ingevuld en dat de fiscale maxima 30,82 euro per dag en 1.232,92 euro per jaar aan vrijwilligersvergoedingen niet werden overschreden. Ik verklaar tevens geen bestuurs- of personeelslid te zijn bovenvermelde vereniging. Datum en handtekening voor ontgst.. Datum Handtekening

9 Ontgstbewijs prestatie door derden Ik, ondergetekende Voornaam.. verklaar dat de vereniging.. mij een vergoeding heeft betaald euro voor de volgende geleverde prestatie: Omschrijving de geleverde prestatie Bedrag tot tot tot Ondergetekende Totaal Ik verklaar op eer dat bovenstaande gegevens waarheidsgetrouw werden ingevuld en de inkomsten aan te geven bij de belastingsdiensten voor zover dit wettelijk verplicht is. Ik verklaar tevens geen bestuurs- of personeelslid te zijn bovenvermelde vereniging. Datum en handtekening voor ontgst.. Datum Handtekening

10 Ontgstbewijs onkosten telefoon Ik, ondergetekende Voornaam.. verklaar dat de vereniging.. mij een onkostenvergoeding heeft betaald euro voor mijn telefoonkosten. Deze telefoongesprekken voerde ik in het kader volgende activiteiten: Ondergetekende Ik verklaar op eer dat bovenstaande gegevens waarheidsgetrouw werden ingevuld en voeg hierbij de herlaadkaarten of de telefoonfactuur als bewijsstuk. Datum en handtekening voor ontgst.. Datum Handtekening