GIDS ONKOSTEN. Inhoud

Transcriptie

1 GIDS ONKOSTEN Deze gids is alleen maar van toepassing voor de contracten die behandeld worden buiten de Activiteit SMart. Deze gids is niet van toepassing voor de contracten binnen de Activiteit Smart. Zie gids productie reglement. Inhoud PROFESSIONELE ONKOSTEN... 2 JE CONTRACT AANGEVEN MET PROFESSIONELE ONKOSTEN Het principe Je onkosten aangeven Je contract printen... 4 VERSCHILLENDE TYPES ONKOSTEN Onkosten in België Verplaatsingen Overnachtingen Maaltijden Bureaukosten Internet Telefoon, gsm Afwezigheid van sanitaire voorzieningen Parking Tolgeld Andere Onkosten in het buitenland Verplaatsingen naar het buitenland Maaltijden en verplaatsingen in het buitenland Overnachting in het buitenland Gids onkosten 1

2 PROFESSIONELE ONKOSTEN Als je onkosten maakt tijdens je prestatie, kan je aan je opdrachtgever de terugbetaling vragen van die onkosten. Enkel onkosten die in verband staan met de prestatie worden aanvaard. Meer bepaald gaat het om verplaatsingskosten, verblijfkosten, maaltijdkosten en eenmalige kosten tijdens de uitvoering van het contract. JE CONTRACT AANGEVEN MET PROFESSIONELE ONKOSTEN 1. Het principe Je moet elke onkost per type aangeven, tijdens de online-aangifte van je contract. Je moet bijgevolg de kosten van verplaatsing, verblijf, maaltijden en andere eenmalige kosten tijdens de uitvoering van het contract, afzonderlijk aangeven. Je kan dit op twee manieren doen. Ofwel lever je bewijsstukken voor je werkelijke kosten, ofwel vraag je een forfaitaire vergoeding (bedrag toegestaan door de RSZ). In beide gevallen moet je kunnen aantonen dat deze kosten met de werkelijkheid overeenstemmen. 2. Je onkosten aangeven Gids onkosten 2

3 1) Je geeft je onkosten online aan: nadat je dat te factureren bedrag hebt ingegeven, kan je klikken op ingeven en berekenen van je onkosten. Het totaalbedrag van je aangegeven onkosten is inbegrepen in het te factureren bedrag. 2) Klik op toevoegen om het scherm te openen waar je je onkosten kan aangeven : Gids onkosten 3

4 3) Vul elke rubriek in. Online geven we je informatie die je helpt bij de aangifte. Het veld beschrijving is uitermate belangrijk. Leg daar uit waarom de gemaakte onkosten noodzakelijk waren voor de prestatie. Zonder degelijke beschrijving is het voor ons onmogelijk om je onkosten te aanvaarden. Voorbeeld: je hebt onkosten ingegeven voor verplaatsingen in België, leg dan in het veld beschrijving uit waarom die verplaatsing noodzakelijk was voor de geleverde prestatie. Als je kiest voor bewezen onkosten, stuur dan samen met je contract een kopie van het originele bewijsstuk op. Het is ook mogelijk om de bewijsstukken te uploaden vanop je computer. Het originele bewijsstuk moet je zelf bewaren. Aangezien dit veel handiger en efficiënter is, raden we je aan om de bewijsstukken te uploaden. Het volstaat om te klikken op uploaden tijdens de ingave van de kosten. Als het onmogelijk is om het bewijsstuk te uploaden, stuur dan een kopie ervan op. Vermeld op die kopie de referentie van het contract: het NET-nummer. Je vindt dat nummer bovenaan rechts op het contract (voorbeeld: 2011.NET ). Vermeld in het veld gewenste terugbetaling het bedrag dat je wil ingeven voor dit type onkost. Dat bedrag kan nooit hoger zijn dan het bedrag van de reële uitgave in geval van bewezen onkosten, of van het toegestane forfait. Het is wél mogelijk om een bedrag in te geven dat lager is dan de werkelijke kost of het toegestane forfait. 3. Je contract printen Je kan het contract na de aangifte uitprinten. Indien je onkosten aangaf, print dan eveneens de bijlage met onkosten uit. Deze maakt deel uit van het ondertekende contract. Toch moet je zelf, als prestatieverstrekker, de bijlage nog tekenen, dit om te bevestigen dat je onkosten reëel zijn en dat je voldoet aan de voorwaarden om de aangegeven onkosten te aanvaarden. Gids onkosten 4

5 VERSCHILLENDE TYPES ONKOSTEN 1. Onkosten in België 1.1. Verplaatsingen Verplaatsingen tussen je woning en de plaats waar je werkt of tussen twee verschillende plaatsen waar je werkt. Je kan kiezen tussen een forfaitaire vergoeding of een vergoeding van het exact uitgegeven bedrag op basis van bewijsstukken. Eigen wagen: maximaal forfait van 0,3412 EUR/kilometer. Dit bedrag omvat alle kosten voor je wagen: onderhoud, verzekeringen, brandstof, Eigen fiets: maximaal forfait van 0,22 EUR/kilometer. Dit bedrag omvat alle kosten voor je fiets. Openbaar vervoer: bewijsstuk: indien abonnement, mag het maximale bedrag niet hoger zijn dan het aantal gepresteerde dagen vermenigvuldigd met de dagprijs (= de totale kostprijs gedeeld door het aantal dagen dat het geldig was). Voorbeeld: je hebt een jaarabonnement van de MIVB en je gebruikt dit voor je verplaatsingen gedurende vier dagen dat je een contract hebt. Totale kostprijs = 478 EUR Aantal dagen geldig = 365 dagen Aantal aangevinkte prestatiedagen = 4 Het maximale bedrag voor deze vier gepresteerde dagen = (478/365x4=) 5,24 EUR Andere, zoals huur van een wagen: bewijsstuk van de huurprijs + tankbonnetje indien niet inbegrepen in de huurprijs. Je kan verplaatsingskosten inbrengen indien je verplaatsing noodzakelijk was om het gevraagde werk uit te voeren, op de gepresteerde werkdag. Verplaatsing naar de maatschappelijke zetel van je opdrachtgever Foto s op locatie. Gids onkosten 5

6 1.2. Overnachtingen Kosten voor een overnachting als je s nachts niet thuis kan geraken omdat de plaats waar je werkt te ver van je woning ligt. Je kan kiezen tussen een forfaitaire vergoeding of een vergoeding van het exact uitgegeven bedrag op basis van bewijsstukken. Het maximale forfait bedraagt 35 EUR/nacht. Opgelet: dit bedrag dekt de overnachtingskosten, het avondmaal en het ontbijt. Het is dus niet mogelijk om daarnaast nog een van deze of allebei deze maaltijden op een andere manier terug te betalen. Indien bewijsstuk, vergoeden we je het bedrag dat je werkelijk uitgaf voor de overnachting. Je kan overnachtingskosten inbrengen als je onmogelijk thuis kan geraken na het werk omdat de plaats waar je werkt te ver van je woning ligt Maaltijden Wat? Kosten voor maaltijden tijdens je prestaties in omstandigheden die je geen andere keuze laten dan buitenshuis te eten. Forfait of bewijsstuk? Je kan kiezen tussen een forfaitaire vergoeding van maximaal 7 EUR per maaltijd, of een vergoeding van het exact uitgegeven bedrag op basis van bewijsstukken. Je kan het forfait enkel inbrengen als er aan specifieke voorwaarden voldaan is. Volgende voorwaarden moeten tegelijk vervuld zijn: 1) Je bent een niet-sedentaire werknemer, op verplaatsing gedurende ten minste 4 uren. Een niet-sedentaire werknemer is een werknemer zich gedurende dezelfde dag van de ene naar de andere locatie moet verplaatsen omdat hij/zij niet op één werkplek werkt. 2) Je hebt geen andere mogelijkheid dan buitenshuis te eten. Aanvaarde voorbeelden: Een fotograaf maakt een reeks portretten van mensen uit 5 verschillende provincies. In totaal is hij meer dan 4 uren aan het werk op verplaatsing (= tijd tijdens de verplaatsing zelf + tijd tijdens de afspraak met de modellen). > Forfaitaire maaltijdonkosten aanvaard omdat aan beide voorwaarden voldaan is: de werknemer is niet-sedentair, op verplaatsing gedurende meer dan 4 uren EN is verplicht om buitenshuis te eten, geen andere mogelijkheid. Geweigerde voorbeelden: Gids onkosten 6

7 Een fotograaf maakt een industriële fotoreportage in één bepaald bedrijf. Tijdens de middag gaat hij extern eten. > Forfaitaire maaltijdonkosten geweigerd omdat het hier niet gaat om een niet-sedentaire werknemer. Je kan een vergoeding vragen voor een maaltijd aan de hand van een bewijsstuk indien de externe maaltijd noodzakelijk was om de gevraagde prestatie uit te voeren: je hebt geen keuze, je moet extern gaan eten. Aanvaarde voorbeelden: Een cameraman werkt de hele dag op een externe locatie. > Onkosten aanvaard omdat de cameraman geen alternatief heeft : hij moet extern eten, er is geen andere mogelijkheid. Een museum organiseert een monografische tentoonstelling over een bepaald kunstenaar en vraagt aan de scenograaf om de betreffende kunstenaar uit eten te nemen en de rekening te betalen. > Onkosten aanvaard omdat de lunch deel uitmaakt van de door de opdrachtgever gevraagde prestatie. Geweigerde voorbeelden: Een acteur gaat lunchen met collega s, omdat hij geen zin heeft om de eetzaal van het theater te gebruiken. > Onkosten geweigerd omdat het niet noodzakelijk is om extern te eten. Het volstaat niet om extern te gaan eten. Om onkosten in te brengen, moet de externe maaltijd noodzakelijk zijn. Een journalist die schrijft voor een bepaalde krant, gaat na de prestatie (aanwezigheid op een persconferentie), eten met de verantwoordelijke cultuur van een andere krant, eveneens aanwezig op de persconferentie), om eventueel toekomstige opdrachten in de wacht te slepen. > Onkosten geweigerd omdat de maaltijd geen deel uitmaakt van de door de opdrachtgever gevraagde prestatie Bureaukosten Uitgaven voor verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, als je thuis, of in een lokaal waarvan de kosten niet direct door je werkgever betaald worden, werkt. Forfait of bewijsstuk? Je kan een forfaitair bedrag van maximaal 5.41 EUR/dag dat je thuis werkt inbrengen. Je kan deze onkost inbrengen als je, om de door je opdrachtgever gevraagde prestatie uit te voeren, regelmatig thuis werkt. Aanvaarde voorbeelden: Een journalist schrijft thuis een of meerdere artikels en brengt het grootste deel van de dag thuis door. Een grafisch vormgever werkt thuis aan de gevraagde opdracht. Geweigerde voorbeelden: Een acteur werkt de hele dag in de gebouwen van zijn opdrachtgever (repetitie en voorstelling). Voordat hij vertrekt, geeft hij zijn contract thuis aan via internet en print het uit. > Onkosten geweigerd omdat het aanmaken en het uitprinten van het contract geen deel uitmaken van de prestatie gevraagd door de opdrachtgever. Gids onkosten 7

8 1.5. Internet Uitgaven voor internetverbindingen of een internetabonnement voor elke gepresteerde dag waarop je internet nodig hebt om je prestatie te verrichten. Je kan internetkosten laten terugbetalen op basis van een bewijsstuk : we vergoeden je het bedrag dat je werkelijk uitgaf voor je internetverbinding, tijdens de gewerkte dagen. Ticket van een cybercafé op de werkdag Maandelijks abonnement: berekening volgens het aantal gewerkte dagen, op basis van het maandelijkse factuurbedrag. Het maximale bedrag dat je mag ingeven, is de maandelijkse kostprijs gedeeld door het aantal dagen van de maand en vermenigvuldigd met het aantal in de kalender aangevinkte dagen. Voorbeeld: je factuur voor juni bedraagt 40 EUR en je hebt in die maand 13 dagen gewerkt Totale kostprijs = 40 EUR Aantal dagen tijdens deze maand = 30 dagen Aantal aangevinkte dagen = 13 Maximale terugbetaling voor de 13 gepresteerde dagen = (40/30x13=) 17,33 EUR. Wanneer aanvaard? Internetkosten worden enkel aanvaard indien je internetverbinding noodzakelijk is om de gevraagde prestatie uit te voeren. Aanvaarde voorbeelden: Een journalist schrijft thuis een artikel en heeft internet nodig om opzoekingen te doen voor het gevraagde artikel. Geweigerde voorbeelden: Een acteur werkt de hele dag in de gebouwen van zijn opdrachtgever (repetitie en voorstelling). Voordat hij vertrekt, geeft hij zijn contract thuis aan via internet. > Onkosten geweigerd omdat de aanmaak van het contract geen deel uitmaakt van de prestatie gevraagd door de opdrachtgever Telefoon, GSM Telefoonkosten noodzakelijk om je prestatie uit te voeren. Je kan telefoonkosten laten terugbetalen op basis van een bewijsstuk. Maandelijkse factuur: je kan het werkelijk uitgegeven bedrag aan telefoonkosten laten terugbetalen. Als er op je factuur zowel professionele (=noodzakelijk voor je prestatie) als privé-oproepen staan, moet je nagaan welk bedrag overeenstemt met de oproepen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van je prestatie. Betaalkaart: idem Gids onkosten 8

9 Telefoonkosten worden aanvaard indien het ingegeven bedrag overeenstemt met de oproepen die nodig zijn om de gevraagde prestatie uit te voeren Afwezigheid van sanitaire voorzieningen Kosten tijdens de prestatie, in omstandigheden die je niet toelaten om gebruik te maken van sanitaire voorzieningen die normaal gezien aanwezig zijn in bedrijven of op werven. Je kan kiezen tussen een exacte vergoeding op basis van een bewijsstuk, of een forfaitair bedrag per dag dat je op verplaatsing bent. Wanneer aanvaard? Het forfait is aanvaard als twee voorwaarden tegelijk vervuld zijn : 1) Je verplaatst je gedurende meer dan 4 uur voor rekening van je opdrachtgever. 2) Je hebt geen toegang tot sanitaire voorzieningen in de onderneming van je ondernemer, in een bijhuis of op sommige werven. Voorbeelden : Een journalistieke reportage buitenshuis. De verplaatsingen duren meer dan vier uur zonder dat de journalist ondertussen opnieuw passeert in het kantoor van de krant. Vergoeding op basis van bewijsstukken is aanvaard indien het tijdens je prestatie noodzakelijk is gebruik te maken van externe sanitaire voorzieningen. Buitenopnames voor een film gedurende verschillende uren. De opdrachtgever heeft geen of onvoldoende infrastructuur voorzien Parking Wat? Parkeerkosten die je binnen het kader van je prestaties maakt. Het betreft kosten die je maakt tijdens een professionele verplaatsing en niet over het woonwerkverkeer. Forfait of bewijsstuk? Je moet het ingegeven bedrag bewijzen met een bewijsstuk. Wanneer aanvaard? Over het algemeen gaat het over gevallen waarbij je je met je eigen wagen moet verplaatsen om een prestatie uit te voeren (woonwerkverkeer niet inbegrepen) en je ook moet betalen om je wagen te parkeren. Gids onkosten 9

10 1.9. Tolgeld Kosten van tolgeld gelinkt aan een professionele verplaatsing voor de uitvoering van je prestatie. Je moet het bedrag van de tolkosten bewijzen met een bewijsstuk. Wanneer aanvaard? Over het algemeen gaat het over gevallen waarbij je je met je eigen wagen moet verplaatsen om een prestatie uit te voeren en je ook tolgeld moet betalen Andere Wat? Andere gemaakte kosten, noodzakelijk voor de uitvoering van het contract, tijdens de dag van de prestatie. Enkel uitgaven voor diensten of goederen die opgebruikt of waardeloos zijn na de prestatie, worden aanvaard. Je moet het ingegeven bedrag bewijzen met een bewijsstuk. Wanneer aanvaard? Aanvaarde voorbeelden: Je hebt kopies nodig om uit te delen aan je leerlingen, op de dag dat je lesgeeft Je moet een werkkostuum huren op de werkdag. Geweigerde voorbeelden: Je koopt een boek/dvd om jezelf bij te scholen of om te gebruiken als didactisch materiaal tijdens de les Je koopt een werkkostuum Je koopt materiaal dat pas opgebruikt is na verschillende keren werken: verf, printerinkt. Gids onkosten 10

11 2. Onkosten in het buitenland 2.1. Verplaatsingen naar het buitenland Wat? Verplaatsingen van je woon- of werkplaats in België naar een werkplaats in het buitenland. Dit type onkost slaat ook op verplaatsingen van een werkplaats in het buitenland (Frankrijk bijvoorbeeld) naar een andere werkplaats in een ander land in het buitenland (Duitsland bijvoorbeeld). Forfait of bewijsstuk? Je kan kiezen tussen een forfaitaire vergoeding of een vergoeding van het exact uitgegeven bedrag op basis van bewijsstukken. Eigen wagen: maximaal forfait van 0,3412 EUR/kilometer. Dit bedrag omvat alle kosten voor je wagen: onderhoud, verzekeringen, brandstof, Eigen fiets: maximaal forfait van 0,22 EUR/kilometer. Dit bedrag omvat alle kosten voor je fiets. Openbaar vervoer: bewijsstuk: indien abonnement, mag het maximale bedrag niet hoger zijn dat de het aantal gepresteerde dagen vermenigvuldigd met de dagprijs (= de totale kostprijs gedeeld door het aantal dagen dat het geldig was). Voorbeeld: je hebt een jaarabonnement van de MIVB en je gebruikt dit voor je verplaatsingen gedurende vier dagen dat je een contract hebt. Totale kostprijs = 478 EUR Aantal dagen geldig = 365 dagen Aantal aangevinkte prestatiedagen = 4 Het maximale bedrag voor deze vier gepresteerde dagen = (478/365x4=) 5,24 EUR Andere, zoals huur van een wagen: bewijsstuk van de huurprijs + tankbonnetje. Je kan verplaatsingskosten op de dag van de prestatie inbrengen indien je verplaatsing naar het buitenland noodzakelijk was om het gevraagde werk uit te voeren. Verplaatsing naar de plek van tewerkstelling, in het buitenland Foto s op locatie, in het buitenland. Gids onkosten 11

12 2.2. Maaltijden en verplaatsingen in het buitenland Wat? Alle andere kosten die niet onder de overnachtings- en verplaatsingskosten naar het buitenland vallen en die je binnen het kader van een prestatie in het buitenland maakt. Je kan het exacte bedrag van de kosten laten terugbetalen op basis van een bewijsstuk. Zoniet kan je kiezen om een forfaitair bedrag terug te laten betalen. Dit forfait hangt af van het land waarin je je prestatie doet 1. Opgelet: als je een forfaitair bedrag laat terugbetalen, omvat dat alle kosten behalve de overnachtingskosten en de kosten voor de verplaatsing naar het land waarin je de prestatie verricht. Volgende kosten vallen hieronder: maaltijden transport ter plaatse (tolkosten zijn aanvaard) drank en versnaperingen plaatselijke communicatie drinkgeld. Je kan onkosten voor verplaatsingen en maaltijden in het buitenland inbrengen als je in het buitenland werkt. Ingeval van forfait: de totale dagelijkse onkostenvergoeding geldt voor: Elke dag tussen twee nachtelijke reizen naar het buitenland Voor reizen naar het buitenland waarbij je dezelfde dag vertrekt en terugkomt als je minstens tien uur afwezig bent van je vaste werkplaats. Voor de dagen van vertrek en terugkomst heb je recht op de helft van deze onkostenvergoeding. Als je tijdens dezelfde reis verschillende landen doorkruist, is de plaats waar je de laatste nacht doorbrengt bepalend voor het toekennen van het forfait voor de volgende 24 uur. Aanvaarde voorbeelden: Een muzikant concerteert in Frankrijk (forfait van 95 EUR/dag), vertrek op maandag, verblijf in Frankrijk op dinsdag en woensdag, terugkeer op donderdag (4 contractdagen): Halve forfaits voor dagen van heen-en terugrit. Voor de dagen vallend tussen twee buitenlandse overnachtingen, hele vergoeding. Bijgevolg: Maandag = 47.5 EUR Dinsdag, woensdag = 2x 95 EUR Donderdag = 47.5 EUR. Een muzikant concerteert in Frankrijk, vertrekt maandag en komt dinsdag terug: 95 EUR (2X 47.5 EUR) Een muzikant concerteert in Frankrijk, vertrekt maandag, en keert maandag terug, in totaal was hij meer dan 10 uren afwezig van zijn huis of vaste werkplek: 95 EUR. 1 Het exacte forfait, overeenkomend met het land van tewerkstelling, is online zichtbaar tijdens de aangifte van je contract. Gids onkosten 12

13 Geweigerde voorbeelden: Een communicatiemedewerker, wonend in Tournai, dichtbij de Franse grens, werkt regelmatig en systematisch in Frankrijk voor zijn werk in een Franse onderneming. > Forfait geweigerd omdat de verplaatsing naar Frankrijk onderdeel is van de normale dagelijkse professionele activiteit van de werknemer Overnachting in het buitenland Wat? Overnachtingskosten voor een prestatie in het buitenland. Forfait of bewijsstuk? Het is enkel mogelijk om het exacte bedrag op kasticketjes, kasbonnetjes, facturen of andere bewijsstukken te laten terugbetalen. Overnachtingskosten in het buitenland worden aanvaard als de overnachting nodig was voor je prestatie. Gids onkosten 13