Dienstreglement voor het reizend personeel

Transcriptie

1 Dienstreglement voor het reizend personeel

2 Inhoud I Toepassingsgebied... 3 II Arbeidsduur en werkregeling... 4 A. Definities... 4 B. Algemeen... 4 C. Arbeidsreglement... 4 III Kostenvergoeding... 5 A. Algemeen... 5 B. Kosten voor verplaatsing, verblijf en maaltijden... 5 C. Kostenvergoeding... 5 IV Vergoedingen en compensaties voor bijzondere prestaties... 6 A. Bijzondere prestaties... 6 B. Compensaties Avondprestatie Zondagsprestatie Feestdagprestatie Subsidiëring... 7 V Administratieve verplichtingen... 8 VI Regels van toepassing voor de verplaatsingen van het sedentair personeel + permanente lesgevers... 9 VII Reizen in het buitenland Dienstreglement voor het reizend personeel

3 I Toepassingsgebied Het Dienstreglement voor het reizend personeel is van toepassing op het personeel dat door de directie van de onderscheiden vennootschappen, verenigingen, afdelingen en diensten, hierna verder de directie(s) genoemd, als reizend personeel wordt beschouwd. De directies laten zich te dien einde leiden door de volgende criteria: de aard van het werk dat essentieel taakgebonden is en gekenmerkt door een zekere autonomie inzake keuze van de middelen, de dagindeling, de werkorganisatie en de contacten; de verhouding tussen de prestaties op kantoor en de prestaties op de baan; het wisselend karakter van de werkomstandigheden qua tijd en plaats; het aantal kilometer dat jaarlijks in dienstverband wordt afgelegd. Het Dienstreglement is tevens voor een aantal van zijn bepalingen van toepassing op de sedentaire personeelsleden die een dienstreis maken. Hoofdstuk VI regelt deze aangelegenheid. Dienstreglement voor het reizend personeel 3

4 II Arbeidsduur en werkregeling A. Definities Voor de toepassing van wat volgt dient in algemene zin te worden verstaan onder: standplaats : de standplaats is de plaats (centraal, provinciaal, regionaal, de eigen woning) waaraan het reizend personeelslid bij uitdrukkelijke beslissing van de directie op grond van zijn functie verbonden is. reisdag : de werkdag waarop het reizend personeelslid zich voor de uitvoering van zijn opdracht dient te verplaatsen buiten zijn standplaats. kantoordag : de werkdag waarop het reizend personeelslid zijn standplaats niet verlaat wegens kantoorwerk, vergaderingen, besprekingen, overleg, Elke werkdag is een reisdag of een kantoordag. Er kan met halve dagen gereisd worden in opdracht of met de goedkeuring van de directie. Het reizend personeelslid stelt voor elke week een werkplanning voor aan zijn directe chef (cfr. V). B. Algemeen De arbeidsduur bedraagt vijf dagen per week, in principe alle reisdagen, te presteren op de dagen en volgens een werkplanning vastgelegd door de onderscheiden directies. C. Arbeidsreglement Het Arbeidsreglement bevat de regelingen die van kracht zijn m.b.t.: de reis- en kantoordagen, de prestatienorm, het vervangingsverlof, de vakantie. 4 Dienstreglement voor het reizend personeel

5 III Kostenvergoeding A. Algemeen Het reizend personeelslid ontvangt een terugbetaling van de kosten voor verplaatsing en kosten die rechtstreeks met de reizende functie verband houden en dit voor zover het bedrag ervan verantwoord is. Telkens in hetgeen volgt de term de woning wordt gebruikt is daarmee de gewone woonplaats van het reizend personeelslid bedoeld d.w.z. de plaats waar het reizend personeelslid gewoonlijk tijdens het grootste deel van het jaar terugkeert om te overnachten na het volbrengen van zijn dagtaak, ongeacht of deze plaats zijn eigendom is, gehuurd wordt, één of meerdere kamers omvat. B. Kosten voor verplaatsing, verblijf en maaltijden 1. Reizende personeelsleden ontvangen terugbetaling van al hun verplaatsingskosten die naar aanleiding van de uitvoering van hun functie gemaakt worden op de reis- en op de kantoordagen. Zij zorgen ervoor steeds de ten opzichte van het reisdoel nuttigste weg te kiezen. 2. Reizende personeelsleden ontvangen terugbetaling van de kosten die door hun toevallig verblijf (overnachting en ontbijt) buiten de woning naar aanleiding van de uitvoering van hun functie veroorzaakt worden. 3. Reizende personeelsleden ontvangen voor iedere werkdag of vervanging van avond-of weekendwerk een forfetaire terugbetaling van kosten. 4. Representatieve maaltijdkosten Representatieve maaltijdkosten worden enkel terugbetaald volgens de modaliteiten waarin iedere directie voorziet. 5. Wanneer een reizend personeelslid buiten de woning verblijft dan worden de onder 1 tot en met 2 genoemde kosten op dezelfde wijze vergoed, zonder evenwel meer te mogen bedragen dan wat zij zouden bedragen hebben wanneer het personeelslid in de woning zou aanwezig gebleven zijn. 6. Wanneer een reizend personeelslid met vakantie is en buiten de woning verblijft en door de directie om uitzonderlijke redenen wordt teruggeroepen of op reis gezonden, dan worden de onder 1 t.e.m. 2 genoemde kosten vergoed rekening houdend met zijn verblijfplaats. C. Kostenvergoeding 1. Reizende personeelsleden ontvangen voor iedere begonnen werkdag of vervanging van avond- of weekendwerk een forfaitaire kostenvergoeding van 9,27 EUR per dag (4,635 EUR voor een halve dag). Dienstreglement voor het reizend personeel 5

6 2. De kostenvergoeding omvat klein verteer, maaltijden onderweg, kosten voor parking, vestiaire, wagenstalling, telefonische oproepen, en alle vormen van telecommunicatie. 3. Voor zover zij niet via de afdelingssecretariaten konden bekomen worden, worden eveneens de verantwoorde en bewezen kosten van diverse kleine kantoorbenodigdheden en materialen, portkosten inbegrepen, terugbetaald. 4. De onder 1 t.e.m. 3 genoemde vergoedingen worden niet toegekend aan de personeelsleden die reeds anderszins voor de genoemde uitgaven vergoed worden. IV Vergoedingen en compensaties voor bijzondere prestaties A. Bijzondere prestaties De directies kunnen van het reizende personeel prestaties op avonden, zondagen en feestdagen vergen. Zij maken ieder voor zich uit welk van deze prestaties de omschrijving bijzonder dienen te hebben, waardoor zij voor een bijzondere vergoeding of compensatie in aanmerking komen. Komen daarvoor niet in aanmerking de prestaties die normaal tot de functie van de betrokkene behoren; waarvoor reeds een andere vorm van verloning bestaat; die geleverd worden binnen de gebruikelijke uitvoeringstijd van de functie. In algemene zin kan van bijzondere prestaties slechts sprake zijn wanneer effectief dient gepresteerd, wanneer aan een manifestatie actief dient deelgenomen of wanneer de prestatie van de betrokkene plaatsvindt ingevolge een uitdrukkelijke en voorafgaande opdracht van de directie. De hiernavolgende regeling is derhalve niet automatisch van toepassing op activiteiten zoals het aanwezig zijn op manifestaties, studiedagen, vergaderingen, colloquia en het behartigen van allerlei relaties waartoe geen bijzondere uitdrukkelijke en voorafgaande opdracht werd gegeven, zelfs indien ze werden vermeld in de werkplanning en als zodanig werden goedgekeurd. Dat voor een bepaalde prestatie geen bijzondere vergoeding of compensatie wordt goedgekeurd, sluit evenwel de toepassing van de regeling inzake de kostenvergoeding (III) niet uit. B. Compensaties 1. Avondprestatie Een compenseerbare bijzondere avondprestatie is deze die doorloopt of aanvangt na 18u.30 en een aanwezigheid ter plaatse vereist tot tenminste 20 u., op voorwaarde dat, reistijd inbegrepen, tenminste 2 uren eraan besteed worden, waarvan tenminste 1 uur aan effectieve prestatie. De compensatie bestaat in: een geldelijke compensatie per compenseerbare bijzondere avondprestatie of 6 Dienstreglement voor het reizend personeel

7 een halve dag vervangingsverlof per compenseerbare bijzondere avondprestatie, die kan genomen worden binnen de twee maanden na de tweede te compenseren bijzondere avondprestatie of verschuiving op de dag van de bijzondere avondprestatie zelf of de werkdag nadien, zodanig dat de betrokken werkdag een aanvang neemt na de middag maar niet later dan 13u.30 of een combinatie van de voornoemde compensatievormen. De directie kan een regeling treffen waardoor verplicht een forfaitaire geldelijke compensatieregeling of het stelsel van de verschuiving in werking treedt wanneer het aantal compenseerbare bijzondere avondprestaties permanent de grens van het aanvaardbare zou overschrijden. 2. Zondagsprestatie Om compenseerbaar te zijn dient aan de bijzondere zondagsprestatie, reistijd inbegrepen, tenminste 2 uren te worden besteed, waarvan tenminste 1 uur aan effectieve prestatie. Bijzondere zondagsprestaties worden gecompenseerd, onafgezien de toekenning van vervangingsverlof (zie het Arbeidsreglement). De directie heeft vanaf 1/01/2001 hiervoor een forfetair bedrag voorzien van 25 EUR per 1/2 dag. Deze vergoeding wordt uitbetaald via de onkostenvergoeding. Op de reisverslagen moet wel nog de extra melding gemaakt worden opdat de loonadministratie deze uitbetaling vlot kan regelen. Naast deze vergoeding blijft ook het vervangingsverlof (1/2 dag = 1/2 dag) van toepassing. De compensatie voor een bijzondere zondagprestatie is met deze voor een bijzondere avondprestatie cumuleerbaar. 3. Feestdagprestatie Voor bijzondere prestaties op de wettelijke en regionale feestdagen en op hun vervangingsdagen worden dezelfde compensaties toegekend als voor bijzondere zondagprestaties. 4. Subsidiëring Indien bijzondere prestaties in aanmerking komen voor subsidiëring moet het betrokken reizend personeelslid het nodige doen opdat deze subsidies effectief door zijn werkgever zouden bekomen worden. Dienstreglement voor het reizend personeel 7

8 V Administratieve verplichtingen A. Of de directie haar goedkeuring hecht aan de werkplanning, het leveren van kantoorarbeid, het reizen met halve dagen, het leveren van prestaties op avonden, zondagen en feestdagen, het werken op de vrije dag in de week, blijkt uit de goedkeuring van de werkplanning. De werkplanning, in welke vorm ook opgesteld, dient uiterlijk de vrijdag voorafgaande aan de week waarop zij betrekking heeft of op een andere dag conform de afdelingsgewoonte op een in het bezit te zijn van de directe chef of van de aangeduide verantwoordelijke. Elke wijziging van de planning dient tijdig (desgevallend telefonisch) meegedeeld conform de regels die de directie daaromtrent zou opgelegd hebben. De werkplanning kan slechts na voorafgaande goedkeuring van de hiërarchisch verantwoordelijke worden uitgevoerd. B. Het werkverslag en de staat van de reiskosten dienen uiterlijk op de vijfde dag van de maand volgend op de prestaties, bij de aangeduide verantwoordelijke te worden ingediend. C. Herhaalde overtreding van de voorschriften onder A en B stelt de betrokkene bloot aan de in het Arbeidsreglement voorziene sancties. 8 Dienstreglement voor het reizend personeel

9 VI Regels van toepassing voor de verplaatsingen van het sedentair personeel + permanente lesgevers A. Voor de personeelsleden die niet behoren tot het reizend personeel en die in opdracht van de directie op reis gaan gelden, voor de reisdagen, alle regels voorkomend onder art. 9, 3 van het Arbeidsreglement en III en IV hiervoor. Wat de terugbetaling van kosten betreft, is er voor opdrachten buiten het kantoor een kostenvergoeding voorzien, maar niet voor vergaderingen waarvoor de kosten collectief door de dienst gedragen worden. Eetmalen = lunch van huis uit meegenomen Middag = 6,20 EUR Avond = 2,48 EUR Klein verteer = 1,24 EUR per begonnen reisdag. Voor elke niet forfaitaire vergoeding wordt een bonnetje of factuur aangehecht. B. Permanente lesgevers ontvangen per werkdag of vervanging van avond- of weekendwerk een forfaitaire kostenvergoeding van 5,00 EUR per dag (2,50 EUR per halve dag). Deze kostenvergoeding dekt alle kosten voor klein verteer, maaltijden onderweg, wagenstalling en communicatie. C. Permanente lesgevers en het sedentair personeel dat dikwijls op reis gaat, is bovendien onderworpen aan hetgeen onder V bepaald is. VII Reizen in het buitenland A. Dienstreizen naar het buitenland, de gewone dienstreizen in de grensstreek buiten beschouwing gelaten, dienen vooraf en uitdrukkelijk goedgekeurd door de directie. De aanvraag moet het duidelijke programma van de reis bevatten en voldoende tijd op voorhand aan het betrokken afdelingssecretariaat gemeld om de vereiste formaliteiten tijdig te laten vervullen. B. Wie een buitenlandse reis inricht of eraan deelneemt, dient zich vooraf op de hoogte te stellen van de schikkingen die desbetreffend door zijn werkgever zijn genomen inzake verzekeringen, reisbijstand, voorschotten en afrekeningen in vreemde munt. Tevens staat hij in voor de voor hemzelf te vervullen formaliteiten als daar zijn paspoort, visum, ziekteverzekering, Dienstreglement voor het reizend personeel 9