HANDLEIDING GERACC DAGZORG

Transcriptie

1 HANDLEIDING GERACC DAGZORG Sinds 1 januari 2000 erkent het RIZIV centra voor dagverzorging of kortweg dagzorgcentra (DZC). Deze erkenningen werden pas begin 2001 uitgereikt, maar met terugwerkende kracht. CMS heeft ook hiervoor een facturatieprogramma ontwikkeld. Het is gebaseerd op Geracc for Windows, het programma voor de ROB- en RVT-instellingen. Wij kunnen stellen dat de problematiek van de DZC op een drietal punten verschilt t.o.v. een rustoord. 1. In een rustoord is de resident, eens opgenomen, altijd aanwezig, tenzij hij/zij het rustoord verlaat en dit tot aan het overlijden of definitief vertrek. In een DZC is de resident, eens ingeschreven, altijd afwezig, tenzij hij zich s morgens aanmeldt. Dit draait de logica van de kalender volledig om. 2. Voor een DZC erkent het RIZIV slechts 1 forfait, namelijk het F-forfait. Dit komt overeen met de score van een B-forfait of hoger. Om recht te hebben op de tegemoetkoming moet de resident minimaal 6 uur aanwezig zijn. 3. Op dagelijkse basis moet gecontroleerd worden of de resident een aantal vaste supplementen, zoals maaltijden of vervoer, al dan niet heeft gekregen. Deze handleiding bespreekt enkel de verschillen t.o.v. Geracc voor de rustoorden. Om een dossier te activeren dient u eerst contact op de nemen met CMS. De helpdesk-medewerkers zullen dit voor u kunnen installeren. Via een parameter (die u niet zelf kan aanpassen) wordt bepaald of het een DZCdossier of een rustoord-dossier betreft. Eens aangemaakt kan deze parameter niet meer aangepast worden. Voor alle zaken m.b.t. een DZC-dossier, die niet in deze handleiding zijn besproken, verwijzen wij naar de handleiding van Geracc voor de rustoorden. Inhoudsopgave I. Algemene parameters... 2 A. Parameters... 2 B. Dossier Pers tabblad Prijzen tabblad... 2 II. Criteria... 3 III. Facturatiecodes... 3 A. Algemeen tabblad... 3 B. Prijs tabblad... 3 C. Voorbeelden... 3 IV. Residenten... 4 A. Opn. 1 tabblad... 4 B. Katz tabblad... 4 C. Fact. code tabblad Verblijf Maaltijden Vervoer... 5 D. Kalender... 6 V. Planning dagzorg... 7 A. Enkelvoudige ingave... 7 B. Meervoudige ingave... 7 VI. Facturatie... 8 VII. RIZIV-facturatie... 8 VIII. Lijsten... 8 A. Planningslijst... 8 B. Aanwezigheidsregister... 8 C. Samenvattende aanwezigheidslijst /04/2009 Handleiding Geracc Dagzorg Pagina 1 van 8

2 I. Algemene parameters A. Parameters Onder de menu Tools Parameters is het Dagzorg tabblad toegevoegd. U vindt hier drie velden. In het Halve dag < veld vult u het aantal minuten in vanaf wanneer een volledige verblijfsdag mag worden aangerekend (in de privé-facturatie). In het voorbeeld zal voor elk verblijf van minstens 241 minuten (= meer dan 4 uur) een volledige dagprijs worden gefactureerd. Voor het RIZIV wordt de 6-uur regel gehanteerd. In de velden Uur in en Uur uit geeft u aan om welk uur een standaard opname en vertrek wordt gedaan. In de residenten fiche kan u dit ook ingeven, maar dat geldt dan enkel voor die resident. Geeft u daar niets in, dan worden de uren die u hier invult voorgesteld. Het betreft hier een voorstel. Aanpassingen zullen uiteraard mogelijk zijn. B. Dossier Onder de menu Bestand(en) Configuratiegegevens Dossiers geeft u de gegevens van het DZC in. Op de Adm., Riziv, Fact BH, Fact.Par., Alg.Par, Teksten en Feestd. tabbladen vult u gegevens in zoals in de rustoorddossier. Tabbladen en velden die in een DZC niet relevant zijn, zijn weggelaten. De tabbladen met essentiële verschillen worden hierna besproken. 1. Pers tabblad Op het Pers tabblad geeft u de personeelsnormen voor het RIZIV in die in een DZC gelden. Aangezien hier enkel het F-forfait van toepassing is, zal u slechts 1 kolom moeten ingeven. Per 01/01/2001 gelden de normen die in onderstaande afbeelding vermeld staan. 2. Prijzen tabblad Op het Prijzen tabblad geeft u de prijs aan die u aan het RIZIV mag aanrekenen per dag van minstens 6 uur dat een resident met F-forfait aanwezig is geweest. Indien u met terugwerkende kracht de RIZIVfacturen voor de 4 kwartalen van 2000 wilt aanmaken, moet u hier een prijs vanaf 01/01/2000 ingeven. Klik op om een nieuwe lijn toe te voegen. 14/04/2009 Handleiding Geracc Dagzorg Pagina 2 van 8

3 II. Criteria Onder Bestand(en) Configuratiegegevens Administratie Criteria geeft u de verschillende criteria in. Een criterium is een groep supplementen, waarvoor bij de opname de vraag moet gesteld worden of ze al dan niet moeten aangerekend worden. Zo kan u bijvoorbeeld een criterium Maaltijden aanmaken. Als u de uren van opname en vertrek in de kalender ingeeft, zal op dat moment ook gevraagd worden welke maaltijden (ontbijt, middag- en avondmaal) dienen aangerekend te worden. Een ander criterium kan bijvoorbeeld Vervoer zijn. In de volgende paragrafen komen we hier nog op terug. III.Facturatiecodes Onder Bestand(en) Facturatiecodes geeft u de verschillende facturatiecodes in, die zullen gebruikt worden om de diverse supplementen aan te rekenen. In vergelijking met een rustoorddossier zijn er 2 verschillen, namelijk het Aard facturatie veld (verblijf, afwezig of gewoon) op het Algemeen tabblad en de prijsbepaling op het Prijs tabblad. Op het einde van deze paragraaf overlopen we enkele voorbeelden. A. Algemeen tabblad Voor alle vaste supplementen moet u in het Aard facturatie veld Verblijf selecteren. Ook supplementen zoals maaltijden en vervoer kunnen als Verblijf geparametreerd worden. Hierdoor zal u bij de dagelijkse registratie van de opname onmiddellijk kunnen aangeven of deze supplementen al dan niet moeten gefactureerd worden. Voor variabele supplementen (zoals dranken) selecteert u Gewoon. Alle andere parameters op dit tabblad hebben dezelfde functionaliteit als in een rustoorddossier. B. Prijs tabblad Op dit tabblad dient u in het Type veld aan te geven of het een dag- of uur- of eenheidsprijs betreft. In het Enkel bij veld geeft u aan of dit supplement enkel mag aangerekend worden bij een verblijf van een volledige dag (zie I.A Parameters) of een halve dag of altijd (blanco). In het Criteria veld geeft u aan onder welk criterium dit supplement valt (zie II.Criteria). Indien het enkel het verblijf betreft selecteert u Geen. Hebt u op het Algemeen tabblad Gewoon in het Aard facturatie veld geselecteerd, dan dient u enkel het Type veld in te vullen. C. Voorbeelden Hieronder overlopen we enkele voorbeelden van facturatiecodes die we als vaste supplementen wensen aan te rekenen en waarvoor bij de opname een evaluatie dient te gebeuren of de resident het supplement al dan niet gekregen heeft. De codes die we bespreken zijn: (Uiteraard bent u vrij om andere codes te gebruiken) V1 Verblijf volledige dag (meer dan 4 uur) V2 Verblijf halve dag (max. 4 uur) V3 Verblijf per uur M1 Ontbijt M2 Middagmaal M3 Avondmaal T1 Vervoer minder dan 10 km T2 Vervoer meer dan 10 km 14/04/2009 Handleiding Geracc Dagzorg Pagina 3 van 8

4 V1 V2 V3 M1 M2 M3 T1 T2 Algemeen tabblad Aard facturatie Verblijf Verblijf Verblijf Verblijf Verblijf Verblijf Verblijf Verblijf Journaal Uitgaven Uitgaven Uitgaven Uitgaven Uitgaven Uitgaven Uitgaven Uitgaven Centralisatiecode Geen Geen Geen Geen Geen Geen Geen Geen Sorteringcode In mindering Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Verpleegkosten Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Afdr. ind. kostennota Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja In detail Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Neen Afdr. bovenaan factuur Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Wachtrekening Afhankelijk van boekhouding Niet opnemen glob. ing. Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Diversen tabblad Rekening Afhankelijk van boekhouding Vertaling tabblad Omschrijving in andere talen Prijs tabblad Type Dagprijs Dagprijs Uurprijs Dagprijs Dagprijs Dagprijs Dagprijs Dagprijs Enkel bij Volle dag Halve dag Blanco Criteria <Geen> <Geen> <Geen> Maaltijden Maaltijden Maaltijden Vervoer Vervoer IV. Residenten Onder Bestand(en) Residenten geeft u de residenten in die zich in het DZC aanbieden. In vergelijking met een rustoorddossier zijn er 4 verschillen, namelijk op het Opn.1 tabblad, het Katz tabblad, het Fact. code tabblad en in de kalender. Alle andere tabbladen worden ingegeven zoals in een rustoorddossier. Velden die in een DZC niet relevant zijn werden weggelaten. A. Opn. 1 tabblad Op dit tabblad geeft u, net zoals in een rustoorddossier opnamedatum en uur in. Dit houdt enkel in dat de resident vanaf dan in het DZC ingeschreven is. Als hij die dag ook werkelijk aanwezig was, zal u dat later via de kalender of planning moeten ingeven. In het Dagzorg kader geeft u in het Voorstel opname veld de uren waartussen de resident gewoonlijk aanwezig is. Als u de resident voor een bepaalde dag als aanwezig ingeeft, zullen die uren voorgesteld worden. Laat u dit veld blanco, dan zullen de uren van het Dagzorg tabblad in de parameters voorgesteld worden (zie I.A. Parameters). B. Katz tabblad De ingave van de KATZ-score is identiek aan die van een rustoorddossier, met het verschil dat hier enkel F of NO forfait mag ingegeven worden. Een F forfait wordt toegekend als de resident een B of hoger zou halen in een RVT dossier. Scoort hij of zij lager, dan wordt NO (nomenclatuur) ingegeven. Bij het opslaan van een nieuwe of gewijzigd forfait zal een Aanvraag voor de tegemoetkoming voor verzorging en bijstand in de handelingen van het dagelijkse leven in een centrum voor dagverzorging (document 770) afgedrukt worden (zie bijlage 1). C. Fact. code tabblad Op dit tabblad worden alle vaste supplementen ingegeven waarvoor een evaluatie bij de dagelijkse opname dient te gebeuren. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of de resident een halve of volle dag aanwezig is, kan er gevraagd worden welke maaltijden hij neemt, of hij afgehaald is enz 14/04/2009 Handleiding Geracc Dagzorg Pagina 4 van 8

5 Aan de hand van voorbeelden die in III.Facturatiecodes zijn aangehaald, bespreken we hieronder de verschillende mogelijkheden. 1. Verblijf Aangezien we niet op voorhand weten of de resident een halve of volledige dag (in ons voorbeeld meer of minder dan 4 uur) aanwezig zal zijn, moeten we zowel de facturatiecodes V1 als V2 ingeven. Aan de hand van de parameters van de facturatiecode zal één van beide aangerekend worden. 2. Maaltijden Ook de 3 maaltijden moeten geëvalueerd worden. Vul de lijst aan met de codes M1, M2 en M3. Op het Prijs tabblad vinkt u Standaard aanrekenen aan als de resident dit supplement meestal wel neemt. Het betreft hier een voorstel, dat bij de opname nog kan gewijzigd worden. Het Info veld bespreken we bij het vervoer (hieronder). 3. Vervoer Tenslotte evalueren we of de resident wordt afgehaald. Aangezien het normaal gezien altijd dezelfde afstand zal zijn, moeten we hier enkel de code T1 of T2 ingeven. In het Info veld geeft u bijvoorbeeld TOUR 1 in. Zo kan men later een planningslijst opmaken van alle resident die in TOUR 1 worden opgehaald. 14/04/2009 Handleiding Geracc Dagzorg Pagina 5 van 8

6 D. Kalender Zoals in de inleiding reeds aangegeven wordt de kalender volledig anders bekeken. De resident zal in een DZC steeds afwezig zijn, tenzij men hem aanwezig zet. Dit geldt zelfs voor de eerste opname. De knoppen <Aanwezig> en <Afwezig> zal u er niet meer vinden. Deze werden vervangen door een <Planning> knop. Via deze knop geeft u het opname- en vertrekuur in, alsook een aantal supplementen die aan de resident zullen moeten aangerekend worden. Dit zijn alle verblijfssupplementen die op het Fact. code tabblad ingebracht zijn (zie IV.C. Residenten/ Fact. code tabblad). Aangezien het in praktijk eenvoudiger zal zijn om deze gegevens via de Dagzorg Planning menu in te geven zullen we dit bespreken in V. Planning. Als een resident zich niet meer aanmeldt, kan u deze via de <Definitief vertrek> knop uitschrijven. In het geval de resident zich toch nog eens aanmeldt, zal u hem via een heropname terug moeten inschrijven of zal u via de <Correctie> knop het definitief vertrek moeten schrappen. 14/04/2009 Handleiding Geracc Dagzorg Pagina 6 van 8

7 V. Planning dagzorg In een DZC-dossier zal u een nieuw menu-item terugvinden, nl Dagzorg. Onder deze menu kan u een aantal ingaven doen, alsook enkele lijsten afdrukken, die enkel betrekking hebben op een DZC. Onder de menu Dagzorg Planning dagzorg geeft u, nadat u een resident geselecteerd hebt, het opname- en vertrekuur in, alsook een aantal supplementen die aan de resident zullen moeten aangerekend worden. U krijgt een overzicht van de residenten in het DZCdossier. Via de <Volgorde> knop bepaalt u de sortering (op code of op naam). Via de <Resident> knop bepaalt u of u alle of enkel de aanwezige residenten wilt behandelen. Via de <Planning> knop geeft u het opname- en vertrekuur in, alsook een aantal supplementen die aan de resident zullen moeten aangerekend worden. Dit zijn alle verblijfssupplementen die op het Fact. code tabblad ingebracht zijn (zie IV.C. Residenten/ Fact. code tabblad). Deze knop en de <Planning> knop in de kalender hebben identiek dezelfde werking. U verkrijgt een scherm met een kalender, gekoppeld aan 1 of meer tabbladen. Het eerste zal steeds het Opname tabblad zijn. Afhankelijk van het aantal vaste facturatiecodes, die u in de residentenfiche hebt ingegeven, kunnen nog andere tabbladen volgen. De naam van het tabblad is steeds de naam van het criterium, dat u aan de facturatiecode hebt gekoppeld. In het eerder aangehaalde voorbeeld zal het scherm er als volgt uitzien. U kan dus op één scherm aangeven wanneer de resident opgenomen is, welke maaltijden hij heeft genomen en of hij opgehaald werd. U kan dit dag per dag ingeven (enkelvoudige ingave) of u kan dit voor verschillende dagen tegelijkertijd doen (meervoudige ingave). Aangezien beide manieren lichtjes verschillen bespreken we deze in afzonderlijke paragrafen. A. Enkelvoudige ingave Als u slechts op één bepaalde dag dubbelklikt, zal de datum in het Datum veld op het Opname tabblad ingevuld worden. Als Uur in en Uur uit zullen de uren die u op het Opn. 1 tabblad van de resident voorgesteld worden. Uiteraard kunnen deze nog aangepast worden. Op het maaltijden tabblad krijgt u de drie maaltijden. Deze worden hier getoond omdat voor de resident de codes M1, M2 en M3 als vaste facturatiecode zijn ingegeven. Aangezien daar Standaard aanrekenen is aangevinkt, zal dit hier ook zo zijn. Hetzelfde geldt voor het Vervoer tabblad. Ook hier staat u vrij om dit aan te passen. Klik op <OK> om te bevestigen. Komt u later op die dag terug, dan zal de eerder ingegeven situatie getoond worden. Deze kan dan eventueel gewijzigd worden. Als u eerder had aangegeven dat de resident die dag aanwezig was en u wilt dit ongedaan maken, dan hoeft u enkel de velden met de uren blanco te maken. B. Meervoudige ingave Als u verschillende dagen tegelijkertijd wenst in te geven, omdat een bepaalde situatie zich herhaalt, selecteert u die dagen. Dit kan u door op elke dag afzonderlijk te dubbelklikken. Wenst u een volledige week te selecteren, dan dubbelklikt op de weeknummer. Wenst u een bepaalde weekdag te selecteren (bijvoorbeeld alle maandagen), dan dubbelklikt u op de letter (m). Combinaties hiervan zijn ook mogelijk. Voor de volledige maand dubbelklikt op de linkerbovenhoek van de kalender. 14/04/2009 Handleiding Geracc Dagzorg Pagina 7 van 8

8 Bij een meervoudige ingave zal u merken dat alle gegevens in het rood en niet in het zwart vermeld worden. De rode kleur geeft aan dat bij de bevestiging van het scherm via de <OK> knop u de desbetreffende velden niet wijzigt ten opzichte van een vorige situatie. Dit is zo geprogrammeerd omdat niet noodzakelijk alle velden voor de verschillende dagen moeten aangepast worden. Wilt u bijvoorbeeld enkel het opnameuur voor de geselecteerde dagen ingeven of wijzigen, dan moet u dit effectief intypen. Betreft het bijvoorbeeld enkel het ontbijt, dan dubbelklikt u op het desbetreffende veld. Dat veld zal dan zwart worden. Dit heeft dus tot gevolg dat als u voor meerdere een identieke situatie wilt ingeven, u eerst de dagen moet selecteren, daarna de uren moet intypen en tenslotte de gewenst supplementen moet aanvinken. VI. Facturatie Via de planning hebt u een aantal standaardsupplementen ingebracht. Het spreekt vanzelf dat nog andere supplementen daaraan kunnen toegevoegd worden. Deze worden, zoals in een rustoorddossier, via de menu Facturatie Ingave suppl./inkomsten ingebracht. Ook de automatische facturatie en afdruk van de facturen gebeurt zoals in een rustoorddossier. VII. RIZIV-facturatie Ook deze facturatie verloopt identiek zoals in een rustoorddossier. Enkel de layout van de individuele kostennota is aangepast (zie bijlage 2). VIII. Lijsten Behalve diegene die onder de menu <Katz schaal> worden afgedrukt en die aangepast zijn naar een DZC (enkel met forfait F), zijn nog 3 specifieke lijsten toegevoegd. U vindt ze alle 3 onder de menu Dagzorg. A. Planningslijst Deze lijst geeft u een overzicht over één of meerdere dagen van 1 bepaalde facturatiecode. Hierop krijgt u bijvoorbeeld een overzicht van wie een middagmaal neemt. Als u de lijst per opmerking sorteert, worden bijvoorbeeld alle mensen die in Tour 1 moeten opgehaald worden gegroepeerd (zie bijlage 3) B. Aanwezigheidsregister Deze lijst geeft u een overzicht van wie er op één bepaalde dag aanwezig is, met vermelding van de uren, het forfait en de vaste supplementen (zie bijlage 4). C. Samenvattende aanwezigheidslijst Deze lijst kan u gebruiken voor uw semestriële statistieken. Hierop krijgt u het aantal dagen dat elke resident gedurende een bepaalde periode aanwezig was, uitgesplitst per forfait en volle of halve dag (zie bijlage 5). 14/04/2009 Handleiding Geracc Dagzorg Pagina 8 van 8