Projectsubsidies van de Vlaamse Gemeenschap in het kader van het kunstendecreet

Transcriptie

1 Projectsubsidies van de Vlaamse Gemeenschap in het kader van het kunstendecreet 1. UITBETALING VAN DE SUBSIDIE De subsidie wordt in twee schijven uitbetaald: 90% van het toegekende bedrag na de ondertekening van het subsidiebesluit. Dit is een voorschot op de subsidie; 10% na controle van het inhoudelijke en het financiële verslag. Nadat de minister het besluit houdende de toekenning van de subsidie heeft ondertekend wordt de aanvrager van deze beslissing op de hoogte gebracht. Vanaf de ondertekening van dit besluit duurt het doorgaans één tot drie weken vooraleer het voorschot gestort wordt op de rekening van de begunstigde. 2. VERMELDING MET DE STEUN VAN DE VLAAMSE OVERHEID In alle gedrukte en digitale communicatie over het project, bij elke mededeling, verklaring of publicatie en presentatie die tot stand is gekomen in uitvoering van het project, moet met de steun van de Vlaamse overheid vermeld worden, samen met het logo van de Vlaamse Gemeenschap. U kunt het logo downloaden op de website onder de rubriek agentschap > logo s. 3. HOE OMGAAN MET SUBSIDIEMIDDELEN? Subsidies zijn publieke middelen. Dit brengt de verplichting met zich mee dat deze middelen op een verantwoorde wijze beheerd moeten worden. Ook binnen de werking zelf van de organisatie die het project uitvoert, moeten de nodige voorzorgsmaatregelen genomen worden opdat de subsidiemiddelen op een verantwoorde wijze beheerd worden. - Er worden duidelijke afspraken gemaakt wie de bevoegdheid heeft om te beslissen over uitgaven of andere engagementen en hoever deze bevoegdheid reikt (voorbeeld: tot op een bepaald bedrag beslist de projectcoördinator; boven dit bedrag beslist de Raad van Bestuur). - Functiescheiding: het is aangewezen dat een andere persoon de betalingen uitvoert dan diegene die over de uitgaven beslist. - De organisatie zorgt steeds voor intern toezicht op de uitvoering van het project, zowel op inhoudelijk als op financieel vlak (voorbeeld: een projectcoördinator rapporteert periodiek aan de Raad van Bestuur over de vordering van het project en legt verantwoording af voor de gemaakte kosten). - Functiescheiding: diegene die instaat voor het toezicht is niet direct betrokken bij de uitvoering van het project (voorbeeld: een projectcoördinator zetelt niet in de Raad van Bestuur die instaat voor het toezicht). 4. RICHTLIJNEN VOOR AFREKENING 4.1 Aanvaardbare kosten Bij projecten worden enkel projectspecifieke kosten volledig als verantwoording aanvaard. Van overheadkosten wordt enkel een deel à rato van de productieperiode in aanmerking genomen voor de afrekening van het project (bvb. x-aantal twaalfden). Indien er meerdere activiteiten tegelijk waren bij de organisatie in kwestie kan er enkel een deel van de algemene kosten (analytisch) toegewezen worden aan het project, gebaseerd op het relatieve aandeel van het gesubsidieerde project binnen de totale kost van de organisatie in deze periode. Deze redenering geldt uiteraard ook voor het

2 2 afschrijfgedeelte van duurzame goederen. Alle kosten voor de realisatie van het project zoals beschreven in het goedgekeurde aanvraagdossier worden aanvaard. Hierbij is de beoordeling door het agentschap doorslaggevend, met de algemene bepalingenwet als basisfilosofie (wordt de subsidie aangewend waarvoor ze werd toegekend?). Daarbij wordt de organisatie zoveel mogelijk gehoord om eventuele onduidelijkheden of twijfelgevallen op te lossen (i.k.v. visitatie achteraf). 4.2 Aankopen activa Organisaties die onder het kunstendecreet structureel of projectmatig gesubsidieerd worden, moeten de toepasselijke wetgeving m.b.t. boekhouding en vzw s naleven. In de praktijk zal dat voor vzw s meestal betekenen dat ze zelf, binnen de wettelijk bepaalde regels, realistische afschrijvings- en waarderingsregels bepalen en die consequent toepassen. Voor structureel gesubsidieerden houdt het verhaal hier op. Bij projectsubsidies betekent een boekhoudkundig correcte afschrijftechniek echter niet automatisch dat de aankoop of afschrijving als verantwoordingskost voor de projectsubsidie kan aanvaard worden. Dat belet zo n organisatie dus niet de aankoop of afschrijving te doen, enkel het inbrengen als kost is, zoals bij alle projectkosten, aan de voorwaarden supra gebonden. Het aankopen van duurzame goederen (zoals een computer) met projectsubsidies kan overigens enkel als ze correct worden afgeschreven. Voor duurzame goederen die worden aangekocht moet volgens de filosofie van de wetgeving op de overheidsopdrachten in principe aan de hand van 3 offertes worden aangetoond dat kopen goedkoper is dan huren voor de volledige periode (lichtprojectoren, geluidsinstallatie e.d.). Als het duurzaam goed dan is aangekocht, wordt enkel de afschrijfkost à ratio van de projectperiode in aanmerking genomen bij de afrekening. Wanneer er tegelijk meerdere activiteiten van de organisatie lopen in de betrokken periode, wordt ook à rato hiervan het deel dat in aanmerking komt als projectspecifieke kost verrekend. Indien echter een duurzaam goed integraal deel zou uitmaken van het project en achteraf niet meer bruikbaar is (bijvoorbeeld bij een installatie) dan kan het voor de totale kost worden ingebracht. 4.3 Periode In principe worden enkel kosten gerealiseerd binnen de projectperiode aanvaard. Voorbereidingskosten kunnen worden aanvaard indien de link met het project duidelijk is en voor zover ze in het aanvraagdossier voorzien werden. Kosten gemaakt vóór de uiterste indiendatum van het aanvraagdossier worden nooit aanvaard. 4.4 Adressering en herkomst van de stukken Enkel kostenbewijzen geadresseerd aan de begunstigde van de subsidie worden aanvaard. Kosten gedragen door andere organisaties komen niet in aanmerking. Kasbonnen of facturen die niet aan de gesubsidieerde gericht zijn, moeten via een duidelijke en goedgekeurde onkostennota teruggevorderd zijn bij de gesubsidieerde organisatie vooraleer ze in aanmerking komen als stavingstuk. De bewijsstukken moeten steeds afkomstig zijn van een externe rechts- of natuurlijk persoon. Interne facturatie of aanrekening wordt niet aanvaard. 4.5 Samenwerking en coproductie Uitbesteding van delen van het project De uitbesteding van de uitvoering (van een deel) van het project kan enkel als een andere organisatie beter geschikt is om dit onderdeel uit te voeren. Welke delen zullen worden uitbesteed en de reden hiervoor, moet duidelijk blijken uit het aanvraagdossier. Voor de uitbesteding moet er een overeenkomst opgesteld worden waaruit blijkt: - tussen welke partijen de overeenkomst geldt; - wat het onderwerp is van de overeenkomst; - binnen welke termijn de oplevering of levering moet gebeuren; - voor welk bedrag de overeenkomst wordt gesloten;

3 3 - welke de betalingsprocedures zijn; - welk uitvoeringsritme of programma wordt gevolgd Aandachtspunten bij samenwerking en coproductie met andere organisaties: - Bij projecten kan een samenwerking zeer nuttig zijn om een artistiek project te realiseren of om de kosten te drukken. De aard van de samenwerking kan verschillend ingevuld worden: louter artistiek-inhoudelijk, door het ter beschikking stellen van geld, personeel, expertise, ruimtes of materiaal, of door combinaties van voorgaande. Er zijn tal van termen om samenwerking aan te duiden, zoals coproductie of partnerships, maar welke omschrijving een gesubsidieerde organisatie daarvoor gebruikt is niet van belang. - Welke omschrijving u ook kiest, er zijn een aantal belangrijke zaken die u steeds in acht moet nemen met het oog op een transparante aanwending van de toegekende subsidie: - Alle afspraken dienen schriftelijk worden vastgelegd in een overeenkomst, af te sluiten voor de start van het project. Deze vermeldt de contracterende partijen en de termijn waarover de samenwerking loopt. - Er is een duidelijke weergave van alle (financiële of materiële) kosten en opbrengsten die door samenwerkende organisaties gedeeld of verdeeld worden. Absolute bedragen of relatieve verhoudingen (percentages) moeten expliciet in de overeenkomst vermeld staan. - Ook als de samenwerking het meewerken van personeel aan een gezamenlijk project of product betreft, moeten alle voorwaarden duidelijk in de overeenkomst staan. - De uitvoering van de samenwerking moet duidelijk in de boekhouding geverifieerd kunnen worden en overeenstemmen met de afspraken uit de overeenkomst. Bij wijzigingen wordt best ook een correct gedateerde wijzigende overeenkomst gemaakt. - Ten slotte is het met het oog op een correcte aanwending van toegekende subsidies niet geoorloofd dat een gesubsidieerde organisatie een som geld geeft aan een andere organisatie, zonder dat er een duidelijke tegenprestatie aan verbonden is. Er moet dus steeds een evenwaardige return verbonden worden aan de samenwerking. Deze return kan van financiële of materiële aard zijn. Dit principe houdt dus ook in dat organisaties die delen in de kosten, ook een gelijk(waardig) stuk van de opbrengsten innen en omgekeerd. - Mits contractueel overeengekomen, kan de ontvanger van de projectsubsidie deze geheel of gedeeltelijk overdragen aan een andere organisatie om het project, of delen ervan, uit te voeren. Dat ontslaat de initiële ontvanger van de subsidie echter niet van de verplichting om de decretale subsidievoorwaarden na te leven, of deze door de samenwerkende partner te laten naleven. Het is de initiële ontvanger van de subsidie die verantwoording moet afleggen over de naleving van de subsidievoorwaarden, zoals bijvoorbeeld het naleven van de toepasselijke cao. U legt in het samenwerkingscontract de afspraken vast over de naleving van de subsidievoorwaarden, en de rapportering daarover. Van zodra er sprake is van een coproductie, wordt deze verantwoordelijkheid gedeeld door de beide producenten. - Degene aan wie de subsidie is toegekend blijft dus verantwoordelijk voor de naleving van (en rapportering over) de subsidievoorwaarden die van toepassing zijn op de subsidie die aan hem werd toegekend. Bij beheer door een andere organisatie, samenwerking of coproductie zorgt de oorspronkelijke gesubsidieerde ervoor dat die voorwaarden ook nageleefd worden door andere organisaties die deze subsidie beheren of delen van de aanvraag uitvoeren. M.a.w. een reeds gesubsidieerde organisatie die een projectsubsidie in opdracht beheert, leeft voor de uitvoering van dit project ook de subsidie- en loonvoorwaarden die aan dit project verbonden zijn na. - Als de ontvanger van de projectsubsidie deze geheel of gedeeltelijk overdraagt aan een meerjarig binnen het kunstendecreet gesubsidieerde organisatie, dan kan die organisatie dit op twee manieren boekhoudkundig verwerken: Ofwel maakt ze de kosten en opbrengsten van het project via een rekeningcourant zichtbaar op haar balansrekening; ofwel maakt ze die integraal zichtbaar in de kosten- en opbrengstenrekeningen via analytische boekhouding. In dit geval worden de projectkosten en opbrengsten meegenomen bij de toetsing van de kwantitatieve subsidienormen bij die organisatie (bijvoorbeeld: de norm inzake eigen inkomsten).

4 4 De keuze voor een van beide werkwijzen is geheel vrij. In beide gevallen geldt: de subsidie is enkel een subsidie voor degene aan wie ze officieel wordt toegekend. Voor een organisatie die de subsidie in naam van een andere gesubsidieerde ontvangt of er in opdracht iets mee uitvoert zonder dat ze de officiële gesubsidieerde is, is dit boekhoudkundig dus een inkomst uit samenwerking. 4.6 Wat met de opbrengsten? Organisaties die een subsidie ontvangen voor een project zijn verplicht om ook de opbrengsten verbonden aan het project op te geven in de afrekening. Ook opbrengsten die nog niet gerealiseerd zijn, maar die betrekking hebben op de periode t.e.m. de afrekeningsdatum moeten opgenomen worden in de afrekening. Het saldo van 10% van het subsidiebedrag neemt u dus als opbrengst op in de afrekening. De afrekeningsdatum kiest u vrij op voorwaarde dat tot op deze datum minimaal de projectaanvraag gerealiseerd werd (mag later indien er meer activiteiten konden gerealiseerd worden dan gepland), maar ligt uiterlijk 15 maanden na de toekenning van de projectsubsidie. Inkomsten eigen aan de gewone werking worden niet meegenomen in de projectafrekening (bijvoorbeeld lidgelden, werkingssubsidies ), tenzij de gesubsidieerde organisatie ook algemene kosten proportioneel als verantwoording van het project wil inbrengen. Enkel in dat geval is het verantwoord om (bvb. via een analytische verdeelsleutel) zowel algemene kosten als algemene opbrengsten in gelijke verhoudingen aan een project toe te schrijven. 5. EIGEN INBRENG Het kunstendecreet legt geen voorwaarden op inzake eigen inbreng. 6. VERANTWOORDING SUBSIDIE Bij de toekenning van de subsidie van de Vlaamse Gemeenschap is het uitgangspunt dat de subsidie bedoeld is om het begrote tekort bij een project op te vangen. Indien er bij de afrekening van het project toch een positief resultaat blijkt te zijn volgt er echter geen terugvordering van een (deel van) de toegekende subsidie. Het ministerieel besluit dat de toekenning van projectsubsidies aan organisaties binnen het Kunstendecreet bepaalt, stelt immers (met ingang van 2011) dat het saldo wordt uitbetaald nadat bij het toezicht kon vastgesteld worden dat aan de voorwaarden van artikel 11 van het uitvoeringsbesluit van het Kunstendecreet werd voldaan. Daarnaast stelt het ministerieel toekenningsbesluit dat de toegekende subsidie met rechtsgeldige bewijsstukken moet worden verantwoord en dat deze verantwoording van projectkosten minstens gelijk moet zijn aan het subsidiebedrag. Het financiële resultaat van het project heeft dus geen invloed op het uitbetalen van het saldo en een positief resultaat wordt dus niet in mindering gebracht. Hierdoor wordt vermeden dat organisaties met een succesvol project dat meer opbrengsten genereert dan voorzien, worden geconfronteerd met de terugvordering van een deel van hun subsidie omwille van het positieve financiële resultaat. Natuurlijk kunnen er wel bijsturingen gebeuren bij eventuele volgende projectaanvragen op basis van de informatie die wordt verworven uit de afrekeningsdossiers. Deze methode gaat uit van een meer stimulerende benadering ten opzichte van de gesubsidieerde projecten. Zo worden inspanningen om zo veel mogelijk eigen inkomsten te verwerven immers niet afgestraft, wat bij een deficitsubsidiëring wel het geval is. Deze aanpak kadert in het aanmoedigen van cultureel ondernemerschap. 7. SANCTIONERING EN APPRECIATIEBEVOEGDHEID MINISTER De organisatie is verplicht om een volledig overzicht van kosten en opgaven van het project te bezorgen. Correcties in de ingediende opgave van kosten en opbrengsten gebeuren via grondig nazicht in het kader van visitaties. Wanneer de subsidies niet aangewend worden waarvoor ze toegekend waren of bij het uitblijven van passende verantwoording gaat het agentschap over tot het inhouden van saldi of gedeeltelijke terugvordering. Dit gebeurt op basis van de algemene bepalingenwet en de minister heeft in deze geen appreciatierecht. Het agentschap brengt de minister steeds op de hoogte van dergelijke niet-uitbetaling van een saldo of gedeeltelijke terugvorderingen.

5 5 Bij het niet-naleven van de decretale voorwaarden bij zowel projectsubsidies als meerjarige subsidies onder het Kunstendecreet (correcte boekhouding voeren ), moet het agentschap steeds een sanctie voorstellen aan de minister (Vlaamse Regering) die in verhouding staat tot de vastgestelde inbreuk. 8. INDIENEN VAN HET EINDVERSLAG Als het aanvraagdossier goed is opgesteld, de doelstellingen helder zijn geformuleerd, en de effecten en beoogde resultaten goed worden omschreven, vormt het aanvraagdossier ook een basis voor de evaluatie van het project in het eindverslag. De Vlaamse Gemeenschap betaalt het saldo pas uit na de evaluatie van het project. Die gebeurt op basis van het werkingsverslag. Dit verslag wordt vergeleken met het oorspronkelijke aanvraagdossier en de doelstellingen, effecten en begroting die daarin waren opgenomen. Het agentschap heeft ook het recht om ter plaatse de uitvoering van het project, de financiële afhandeling en de bewijsstukken na te kijken. Het werkingsverslag van een project omvat (cfr. uitvoeringsbesluit Kunstendecreet): 1 de resultatenrekening over de realisatie van het project met een specificatie van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post; 2 de specificatie van alle bezoldigingen, sociale lasten, vergoedingen, commissie- en erelonen, uitkoopsommen en voordelen in natura voor de personen die op artistiek, technisch, administratief of organisatorisch vlak hebben meegewerkt aan de realisatie van het project, met vermelding van de namen van de begunstigden; 3 als de toegekende projectsubsidie minstens euro bedraagt: het verslag van een erkende accountant die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie die het project heeft gerealiseerd, met commentaar bij de resultatenrekening; 4 een inhoudelijk verslag van het gerealiseerde project. 5 een kopie of scan van de rechtsgeldige bewijsstukken van de projectkosten voor minstens het bedrag van de toegekende subsidie. In het inhoudelijke verslag geeft u weer hoe het project werd uitgevoerd, welke resultaten werden bereikt en wat de oorzaken zijn van een eventuele vertraging of slechts gedeeltelijke uitvoering. Wanneer het project niet het beoogde resultaat opleverde èn daar geen verantwoording voor wordt afgelegd, wordt het saldo niet uitbetaald en kan het voorschot of een deel ervan worden teruggevorderd. Tijdens de visitatie naderhand controleert het agentschap de achterliggende, originele stavingstukken en eventuele afwijkingen tegenover de aanvraag en gaat in dialoog met de organisatie na in hoeverre deze correct en aanvaardbaar zijn. Het eindverslag moet uiterlijk 15 maanden na ondertekening van het toekenningsbesluit worden ingediend en ten laatste op 15 oktober van het jaar volgend op de toekenning van de subsidie. U dient drie exemplaren van het werkingsverslag in en bezorgt dit ook digitaal (via hetzelfde e- mailadres waarop u eerder uw aanvraag bezorgde). Het indienen van het eindverslag gebeurt op volgend adres: Kunsten en Erfgoed Afdeling Kunsten Arenbergstraat Brussel Laatste update: 3/07/2014