de heer Carbo, de heer Van den Doel, de heer Breedeveld en de heer Bos mevrouw Keblusek (ziek), mevrouw De Vries en de heer IJdema

Transcriptie

1 37 Verslag van de 37 e overlegvergadering van de faculteitsraad met het faculteitsbestuur op woensdag 28 november 07 aanwezig van de raad: van het faculteitsbestuur: verslag: afwezig met bericht: de heer Augusteijn (tot 16.4 uur), de heer Chao, de heer D hulst, mevrouw Gawronski, de heer el Hannouche, de heer Van Kleef, de heer Litaay (tot 16. uur), mevrouw Nijenhuis, mevrouw Obbens, de heer Praamstra, de heer Tilanus, de heer Todd, de heer Waardenburg, mevrouw Winkel en mevrouw Van Woerkom-Chong de heer Carbo, de heer Van den Doel, de heer Breedeveld en de heer Bos mevrouw Hilbrands-Petstra mevrouw Keblusek (ziek), mevrouw De Vries en de heer IJdema Opening De voorzitter opent de overlegvergadering om.0 uur. De voorzitter en de leden van de raad heten elkaar welkom. 2. Vaststelling agenda Augusteijn doet het verzoek om de punten Begroting 08 (7) samen met Bestuurlijke Financiële Rapportage 3 e kwartaal 07 (8 e ) bij agendapunt 7 te behandelen en de punten Definitieve versie nota Naar een nieuwe facultaire organisatie (8f) en Vorming stuurgroep voor de uitwerking en operationalisering van de voorstellen voor de facultaire organisatie (8i) bij agendapunt 8 te behandelen. De voorzitter gaat met deze agendawijzigingen akkoord. 3. Verslag vorige vergadering Conceptverslag van de 374e e vergadering gehouden op 31 oktober 07 (37/3a). Tekstueel: Er wordt een drietal wijzigingen doorgegeven. Deze worden conform verzoek door de notulist aangepast. Naar aanleiding van: Nijenhuis vraagt n.a.v. pag. 1 m.b.t. de gesprekken met individuele medewerkers door dhr Brons naar de status van de verslaglegging. Carbo deelt mee dat de verslaglegging geen formele status heeft en niet in de betreffende personeelsdossiers zal worden bewaard. De verslagen worden door hem als vertrouwelijk behandeld. Verhagen spreekt zijn dank uit voor het unanieme vertrouwen dat de raad in hem heeft gesteld bij zijn voordracht en streeft naar een goede samenwerking. Het verslag, het vertrouwelijk verslag en de besluitenlijst worden hierna vastgesteld. 4. Voortgang bachelorherziening Tilanus merkt op dat het facultair kader voor de bacheloropleidingen (bijlage 4a) qua taalgebruik verbetering behoeft en verstrekt Verhagen tijdens de vergadering zijn op- en aanmerkingen. Bos benadrukt dat deze bijlage vooral ter informatie is bedoeld voor de nieuwe raadsleden. De voorzitter zegt toe de nodige verbeterpunten aan te zullen brengen, zonder dat dit tot inhoudelijke wijzigingen kan leiden. Augusteijn doet het verzoek aan het faculteitsbestuur om, aangezien nu sprake is van een bijna volledige wisseling, zich uit te spreken over een aantal issues, te weten: Verslag faculteitsraad d.d. 28 november 07

2 bij 2.4 op pag.6 m.b.t. het niet toestaan om cursussen te programmeren waarvan niet met zekerheid vaststaat dat ze qua logistieke en/of personele voorzieningen bij aanvang van het programma verzorgd kunnen worden. Is dit punt verstandig om op te nemen? De voorzitter deelt mee dat overmachtsituaties tot uitzonderingen kunnen leiden. Tilanus stelt voor het woord redelijkerwijs toe te voegen. Verhagen is van mening dat dit punt kan worden geschrapt, aangezien dit voor zich spreekt. - Bij 6.3 op pag. 11 m.b.t. het gedeeld onderwijs van ten minste 0 studenten. Dit is voor kleine opleidingen moeilijk(er) te realiseren. - Bij 4.2.c op pag. 9 m.b.t. minimale groepsgrootte van 17 studenten. Dit lijkt hem moeilijk realiseerbaar. Als bovengrens voor bacheloropleidingen geldt momenteel 16 studenten. Zelfs bij een grootte van meer dan 3 studenten kan dit problemen opleveren. - Bij 9.1 op pag. 13 m.b.t. indeling weken merkt Augusteijn op dat de tweede 1 niet tussen twee collegeperiodes valt en dus niet nader gedefinieerd is. Wat is de mening van Verhagen hierbij? Verhagen beschouwt deze laatste opmerking als een taalkundige vraag. Wat de twee laatste punten betreft het volgende. De ratio van een groepsomvang van 17 studenten ligt in een verhoging van de efficiency. Zoals bijvoorbeeld bij het Talencentrum zijn er fysieke factoren in de grootte van de zalen die grenzen stellen aan de realiseerbare doelmatigheid. Bij de hantering van dit uitgangspunt is ook van belang of door maatregelen elders in het programma over de hele linie de noodzakelijke doelmatigheid wordt bereikt. Wat betreft de groepsgrootte van 0 studenten is dit welbewust door het toenmalige faculteitsbestuur vastgesteld. Verhagen staat hier ook achter. Kleine opleidingen zoeken aansluiting bij grotere opleidingen, zodat samen 0 studenten gehaald wordt. Tilanus vraagt of anders sancties zullen volgen. Verhagen deelt mee dat alle programma s getoetst worden (zie bijlage 4a). De beoogde samenwerking om de groepsgrootte als geheel te bevorderen acht hij een goede zaak. Volgens Augusteijn is er altijd sprake van een onevenwichtigheid in de samenwerking bij kleine en grote opleidingen. Verhagen merkt op dat, indien de dominante positie van een van de partijen tot problemen mocht leiden, dit maatregelen vergt. De ervaring leert dat ook grote opleidingen er baat bij hebben om onderwijs ook voor studenten uit kleinere opleidingen te verzorgen.. Goedkeuring herziening bachelorprogramma Talen en culturen van Indonesië De voorzitter deelt mee dat dit het laatste bachelorprogramma betreft dat ter goedkeuring dient te worden voorgedragen aan de leden van de faculteitsraad. Tilanus ziet de meerwaarde niet voor deze goedkeuring door de leden van de raad en ziet dit meer als een zaak tussen de opleiding en de directeur Onderwijs. Naar zijn mening zijn de raadsleden hierover onvoldoende op de hoogte om zich een goed oordeel hierover te kunnen geven. Bos deelt mee dat deze voorlegging ter goedkeuring wettelijk verplicht is. Todd stelt voor dit programma, aangezien dit de laatste opleiding betreft, conform voorgaande procedure af te handelen. De voorzitter constateert dat ook in de toekomst door de wettelijke eisen onderwijsprogramma s de raad zullen moeten passeren. Op voorstel van de voorzitter wordt dit agendapunt als hamerstuk behandeld. Aangezien geen van de leden vragen over het programma heeft, wordt besluit nummer 9 hiermee vastgesteld. 6. Aanbod minoren 08/09 De voorzitter deelt mee dat het merendeel van de voorstellen opleidingsminoren betreft. Nijenhuis heeft twee vragen, te weten: 1. Op pag. 1 bij Engelse taal en cultuur: Vertalen Engels-Nederlands-Engels. Is dit de enige opleidingsminor die Engelse taal en cultuur aanbiedt of is er nog een tweede waarin de Engelstalige letterkunde centraal staat. Wilts deelt mee dat de opleiding Engels alleen een minor Vertalen voorstelt. Todd merkt op dat dit een bewuste keuze van de opleiding is. Augusteijn ervaart dit als een verschraling van het minoraanbod. Verslag overlegvergadering d.d. 28 november 07

3 Verhagen is het hiermee weliswaar eens, maar dit is de consequentie van de ingezette procedure, waar het initiatief bij de opleidingen ligt. Bij de evaluatie zal dit worden meegenomen. Overigens is deze minor wel succesvol. 2. Op pag. 3 bij Didactiek: algemene track en track per schoolvak. Voor wie is de algemene track interessant? Als inleiding op een specifieke educatief mastertraject is een combinatie met een specifieke taal of een nader schoolvak noodzakelijk (zie pag. tweede alinea van bijlage 6b)? Naar de mening van Verhagen is dit interessant voor studenten die niet direct voor een onderwijsloopbaan opteren, maar wel behoefte hebben aan een combinatie van hun hoofdvakopleiding met expertise op het gebied van kennisoverdracht aan andere publieksgroepen (dan leerlingen in het reguliere onderwijs). Wilts voegt toe dat het vak didactiek uitsluitend door het ICLON wordt verzorgd en ook interessant is voor studenten die later geen docent willen worden. Nijenhuis acht het in dit geval dan vreemd waarom dit vak is opgenomen in dit overzicht. De voorzitter bevestigt dat e.e.a. zal worden nagegaan, maar indien inderdaad blijkt dat dit vak enkel en alleen onder ICLON valt dit niet ter goedkeuring zal worden voorgedragen aan het College van Bestuur. D hulst brengt in herinnering dat enige tijd geleden Niet-Westerse opleidingen hebben aangegeven belangstelling te hebben voor een combinatie van een bepaalde regio-expertise met disciplinaire deskundigheid; disciplinair gedefinieerde minoren bieden hiervoor een mogelijkheid. Al in een eerder stadium heeft D hulst ook gepleit om de minor te zien als een ingang op een M.Phil-programma. Hij zou dan ook graag, waar deze nog niet bestaan, zulke minoren ontwikkelen en studenten informeren over de mogelijkheden die hen deze voor de masterfase bieden. Verhagen is niet negatief over dit idee, maar stelt dat naar zijn smaak niet in alle gevallen een bachelorabituriënt alleen op basis van een minor toegang tot een masterprogramma krijgt. Volgens D hulst is dit een kwestie van formulering, namelijk wil een student richting een bepaalde master uitgaan dan is het verstandig om een keuze te maken uit deze minoren. Verhagen kan zich in deze formulering vinden. Gawronksi vraagt n.a.v. pag. 2 derde alinea van bijlage 6b m.b.t. de eis dat minoren tot ten minste het niveau 0 zou moeten leiden. Volgens haar is het niveau 0 bij een minor van twee maal vijftien lastiger haalbaar dan één keer een minor van dertig. De voorzitter deelt mee dat wat Letteren betreft alle studenten één minor van ECTS volgen. In deze context is een opbouw naar het 0-niveau probleemloos mogelijk. Verhagen voegt hieraan toe dat sommige faculteiten tijdelijk dispensatie hebben voor minoren van ECTS; daar zal het bereiken van het 0-niveau vaak niet haalbaar zijn. Augusteijn heeft twijfels of de minor voor Geschiedenis voldoet aan de eisen voor de opbouw naar niveau 0. Hij betreurt dit en zou dit liefst alsnog gecorrigeerd zien. Verhagen deelt mee dat voor alle minoren, dus ook voor Geschiedenis, een marginale toetsing heeft plaatsgevonden op dit aspect. Verhagen zegt toe hier nog eens naar te kijken. Praamstra merkt op dat PraktijkStudies bij het overzicht minoren ontbreken. Wilts deelt mee dat deze ten onrechte niet vermeld staan in het overzicht. D hulst stelt voor n.a.v. de zojuist gevoerde discussie rondom vijftien en dertig studiepunten voor een bijvak dat hierover wellicht ook onduidelijk bestaat onder de studenten; hetzelfde kan gelden voor andere specifieke eigenschappen van het minorstelsel. Studenten hebben recht op een goede voorlichting. De voorzitter gaat hiermee akkoord. Winkel vraagt of er nog richtlijnen volgen voor de overgang van bijvak- naar minorstelsel voor de studiecoördinatoren. Verhagen deelt mee dat over de overgang van studenten van de oude naar de nieuwe programma s, dus ook waar het bijvakken en minoren betreft, nog nader bericht zal worden. Wilts voegt toe dat op dit moment een werkgroep met enkele studiecoördinatoren nog voor het kerstreces een en ander op papier zal zetten hoe hiermee om te gaan; daarbij zullen ook de minoren de nodige aandacht krijgen. 7. Actualisering begroting 08 en Bestuurlijke Financiële Rapportage 3e kwartaal 07 Verslag overlegvergadering d.d. 28 november 07

4 De voorzitter geeft het woord aan Carbo voor een korte toelichting. Carbo deelt mee dat op dit moment een tweetal zaken speelt, te weten de financiële stand van zaken per ultimo het derde kwartaal van 07 en de financiële verwachting voor 08. De begroting heeft betrekking op 08. Het College van Bestuur hecht eraan dat de gevolgen van de maatregelen van de overheveling van middelen van eerste naar tweede geldstroom worden verwerkt zoals het dit wenselijk acht. De zeer moeilijke financiële situatie heeft tot de maatregelen geleid als vermeld op pag. 4 punt, te weten een aanscherping van de vacaturestop en het vooralsnog niet vrijgeven van in een eerdere versie van de begroting voorziene ruimte voor de aanstelling van nieuwe aio s. De voorzitter voegt toe dat deze vacaturestop geldt bij afloop van een aanstelling. Alleen in heel specifieke gevallen zal een aanstelling worden gecontinueerd. Gawronski uit haar bezorgdheid over de mogelijke consequenties voor het bachelor- en masteronderwijs voor studenten indien tijdelijke docenten niet gecontinueerd zullen worden. Legt dit niet een te grote druk bij de overige docenten? Waardenburg geeft hierbij als voorbeeld de vacature voor een hoogleraar Arabisch. Er werd door de voorzitter in een eerdere vergadering toegezegd dat deze vacature niet getroffen zou worden door de vacaturestop. Nu start de betreffende nieuwe hoogleraar pas per 1 september 08. Hem is bekend dat de sectie het verzoek heeft neergelegd bij het faculteitsbestuur voor opvang in de tussenliggende periode. Dit verzoek is echter afgewezen. Wat is de achterliggende reden hiervan? De voorzitter antwoordt dat de herbezetting van de leerstoel niet in het geding is. In dit bijzondere geval heeft de beoogde kandidaat een andere baan die eerst dient te worden afgerond. In overleg met onderwijsinstituut en opleiding heeft het instituut het verzoek voor onderwijsvervanging tot het moment dat de hoogleraar aantreedt ingetrokken: de opleiding acht zich in staat met de zittende staf het onderwijsprogramma te draaien. Indien er toch problemen dreigen te ontstaan dan verneemt hij dit graag. Augusteijn vraagt wat de criteria zijn voor een positief besluit op een herbezettingsverzoek. Carbo gaat in op de procedure bij de deblokkering van deze vacature. Alle aflopende aanstellingen worden in beginsel niet verlengd. In een verzoek maakt de opleiding of het onderwijsinstituut duidelijk dat het alle mogelijkheden heeft beproefd om zelf, eventueel met hulp van verwante eenheden, voor een oplossing te zorgen. Waar dit aantoonbaar onmogelijk blijkt en het gaat om cruciale onderwijsbelangen dan wel andere vitale belangen van de faculteit is herbezetting van een positie mogelijk. Dit acht hij een heldere en snelle procedure. Todd voegt hieraan toe dat bijvoorbeeld bij de opleiding Engels een stilzwijgend beleid gehanteerd wordt dat, mocht dit nodig geacht worden, de docenten breed inzetbaar zijn binnen de opleiding Engels. Augusteijn betreurt het feit dat het cohort aio s voor 08 niet wordt vrijgegeven. De voorzitter begrijpt dit, maar benadrukt dat de mogelijkheden om de noodzakelijke bezuinigingen elders te vinden nihil zijn. Augusteijn constateert dat in beide stukken duidelijk naar voren komt dat er sprake is van een groei van de algemene bijdrage. Dit kan hij niet goed rijmen met de boodschap dat de financiële situatie zeer ernstig is. Hij heeft ernstige bezwaren tegen het gegeven dat het College aan het beschikbaar komen van extra middelen, op zich het resultaat van de groei van het aantal studenten en dus van de werking van het allocatiemodel, aan voorwaarden verbindt. De voorzitter heeft begrip voor de door het College gestelde voorwaarden. Eerst dient de financiën in control te zijn, dan volgen de extra middelen van het College. De Faculteit der Letteren is de enige eenheid waar de groei van het tekort zo groot is. Nijenhuis stelt de vraag of haar veronderstelling dat de faculteit onder het tot nu toe vigerende toewijzingsmodel waarschijnlijk altijd te weinig middelen heeft ontvangen terecht is. Deze veronderstelling is gebaseerd op de informatie dat in het nieuwe (concept) BIM de toename van aan de faculteit door het CvB toe te wijzen middelen aanzienlijk groter is dan de toewijzing aan andere faculteiten. De voorzitter betwijfelt dit; in dit kader wijst hij op de zeer aanzienlijke nullastfinanciering waarover Letteren kan beschikken; andere in omvang even grote faculteiten hebben een veel kleinere nullast. Er volgt een discussie. Verslag overlegvergadering d.d. 28 november 07

5 Todd is van mening dat in vergelijking met het buitenland er weinig wordt gedaan aan het benaderen van sponsoren. De voorzitter dankt hem voor de suggestie en constateert dat waar zich mogelijkheden aandienen hiervan gebruik gemaakt moet worden. Dit is echter niet nieuw voor de faculteit, zij kent al een aantal gesponsorde leerstoelen. Tilanus vraagt om uitleg over de effecten van de vakantiereserves op de financiële situatie van de faculteit. Carbo zet uiteen dat de niet opgenomen dagen ten laste komen van de exploitatie 07. Dit wordt als administratieve schuld vermeld bij de opmaak van de jaarrekening. Dit jaar werd duidelijk dat ultimo 06 een deel van de vakantiereserve niet in de balans was verwerkt; dit had wel gemoeten. Daarom moest dit in 07 gecorrigeerd worden; dit leidt tot de stijging van het tekort over 07 met tot een bedrag van ,-. De faculteit heeft er alle belang bij dat het stuwmeer 07 niet groter uitvalt dan van 06. Het gunstigste is uiteraard een terugloop. D hulst stelt een informatieve vraag over de matching tweede geldstroom: in de meerjarenbegroting loopt het hiervoor gereserveerde bedrag op terwijl met het wegvallen van de matchingsverplichting voor de Vernieuwingsimpuls dit niet noodzakelijk lijkt. Carbo deelt mee dat conform de instructie van het CvB de effecten van de overheveling van middelen van eerste naar tweede geldstroom alleen voor de tranche 08 in de meerjarenbegroting zijn verwerkt; de tranches voor latere jaren zitten er dus nog niet in. Dit zal tot ingrijpende aanpassingen moeten leiden, de totale aanslag voor Letteren zal uitkomen op ruim ,=. Nijenhuis vraagt of bij de drie vermelde vacatures in het NRC, waaronder hoofd FZ, ook gekeken is naar het belang voor de organisatie. De voorzitter bevestigt dit, want er is hierbij sprake van vitaal belang van de faculteit. Het andere belang dat het faculteitsbestuur hanteert is een direct belang bij onderwijs. Praamstra ziet de logica niet in van de zinsnede vermeld op pag. 4 van de memo (7a): Tevens is besloten met de eenheden. Carbo deelt mee dat vooralsnog het bepalen van een geactualiseerde indicatieve formatie door de vacaturestop weinig relevant is, te meer daar de uitkomst ervan marginaal zal verschillen van de huidige gegevens. Overwogen is dat het informeren van alle opleidingen over de allocatie 08 gegeven de vacaturestop als een verwarrend signaal werkt. D hulst deelt de mening van Praamstra, omdat een update van de uitkomsten van het allocatiemodel voor de opleidingen geldt als objectieve maatstaf/instrument voor de onderwijsrendementen. Carbo zegt toe e.e.a. te zullen nagaan. Gawronski zijn sterke afwijkingen opgevallen in de kwartaalrapportage voor huisvesting. Waarom is er sprake van een stijging in de derde kwartaalrapportage? Carbo maakt zich meer zorgen over de toename van het batensaldo van het onderwijs en overige baten. Hiervoor valt niet uit te sluiten dat deze getallen te optimistisch blijken; als dit het geval is, stijgt het verwachte tekort verder. Voor D hulst is dit een bevestiging dat de financiën niet in control zijn, maar deels berust op aannames. Hij stelt dan ook voor om te kiezen voor andere instrumenten om de financiën beheersbaar te krijgen. Verhagen vraagt zich hierbij af wat de opstelling is m.b.t. de financiële situatie binnen brede lagen van deze organisatie. 8. Definitieve versie nota Naar een nieuwe facultaire organisatie en vorming stuurgroep voor de uitwerking en operationalisering van de voorstellen voor de facultaire organisatie De voorzitter geeft hierbij een korte toelichting. Er is in de toekomst sprake van vier instituten, waarbij binnen twee instituten weer twee schools zullen worden ondergebracht. Voor het opzetten hiervan zijn kwartiermakers benaderd die namens de onderzoeksinstituten met het faculteitsbestuur op regelmatige basis zaken voorbespreken hoe e.e.a. moet worden ingericht, te weten: de heren Van Alphen, De Ligt, Kaper, Schaeken, Smits, en Zwijnenberg; aan dit overleg nemen ook de vertegenwoordigers van de oude onderzoeksinstituten De Ligt, Meel, Roding, Schaeken en Walraven deel. Uit de namenlijsten blijkt dat sommigen een dubbelpositie innemen. Deze groep, met Verslag overlegvergadering d.d. 28 november 07

6 6 uitzondering van De Ligt, is gisteren voor het eerst bijeengekomen om de herstructurering van deze faculteit te bespreken. Alle raadsleden en een groep hoogleraren zijn uitgenodigd voor een discussie over de strategische keuzen voor de faculteit op woensdag 19 december a.s. van.00 tot 12. uur in collegezaal 148. De voorzitter zal de keuzes van het faculteitsbestuur presenteren met de bijbehorende probleemanalyse. Na de bijeenkomst volgt een periode voor het indienen van schriftelijke reacties bij de voorzitter. Op basis hiervan zal hij een strategienota formuleren en deze eind januari/begin februari 08 gesegmenteerd binnen de faculteit in een aantal bijeenkomsten met delen van de facultaire gemeenschap bespreken. Het streven is om iedereen uiterlijk 1 september a.s. te informeren over de keuzes van de faculteit en de consequenties die daarmee verbonden zijn, zodat medewerkers zo kort mogelijk in onzekerheid verkeren. 9. Rondvraag en beantwoording rondvraag Er zijn verder geen vragen.. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 17. uur en dankt alle aanwezigen voor hun inbreng. Verslag overlegvergadering d.d. 28 november 07