Medisch Informatica Congres Elzenveld Hotel & Seminarie Antwerpen

Transcriptie

1 Medisch Informatica Congres 2016 Elzenveld Hotel & Seminarie Antwerpen

2 Initiatieven in het kader van transmurale zorgcontinuïteit tussen de 3 zorgsettings Werkgroepen thuiszorg,wzc, az groeninge Hilde Segaert, Ludo Meersdom Antwerpen 25/11/2016

3 Vzw samengesteld uit de inrichtende machten van de 4 samenstellende partners n.a.v. de fusie van 4 acute ziekenhuizen met in totaal 1065 bedden

4 HUIDIG AZ GROENINGE : 4 CAMPUSSEN 2016: sluiting cvl 2016: sluiting cls

5 1.065 bedden ligdagen klassieke hospitalisaties dagopnames spoedopnames bevallingen 300 miljoen omzet

6 220 artsen medewerkers 250 aanwervingen

7

8

9 Transmurale zorgcontinuïteit 1. Situering: az groeninge : Zorgprogramma geriatrie: - Geriatrisch overlegplatform 2x/jaar - Samenwerkingsverbanden WZC : 35 woonzorgcentra regio Kortrijk-Waregem-Menen VK thuiszorgdiensten : - WGK - Bond Moyson - SVHG 9 - Zelfst. Verpleegkundigen

10 Transmurale zorgcontinuïteit 2) Probleemstelling Doelgroep: bewoner/patiënt met een geriatrisch profiel die een transfer ondergaat naar een ZH/WZC/VK Thuiszorg Multiple pathologie, polifarmacie, fragiliteit => complexe zorg door verschillende zorgverleners Zorgoverdracht: continuïteit van zorg garanderen Gevolgen van het doorbreken van de zorgcontinuïteit: kans op incidenten is groot (fouten i.d. medicatie, heropname, ontevredenheid, niet melden MRSA, )

11 Transmurale zorgcontinuïteit Te onthouden (resultaten masterproef) Gemis van feedback, te weinig communicatie voor, tijdens en na transfer, niet altijd tijdig verwittigen op moment van ontslag (niet G-diensten) verlies van info op de spoedopname checklist: geen éénduidigheid geen uniformisatie WZC

12 Transmurale zorgcontinuïteit Te onthouden (resultaten masterproef) gemis aan info: verloop hospitalisatie, verslag paramedici, zorgplan, onduidelijkheid bij complexe medicatieschema s interpretatie KATZ door ZH en WZC Geen specifieke training (communicatie en samenwerking) Elektronisch zorgplan (geen integratie: uitz: artsen) gemis aan eenvoudige elektronische tools om info door te sturen/delen Formulier VZP 12

13 Transmurale zorgcontinuïteit Verleden: (2002) Samenwerkings-en communicatie protocol transfer tussen ziekenhuizen ZW-VL en de thuiszorg. Verbeterproject m.b.t. het transfergebeuren tussen de 3 zorgsettings (RESOC)

14 Transmurale zorgcontinuïteit Waarom? Concrete afspraken worden niet altijd nageleefd. Nood aan updating afspraken. Jaardoelstelling az groeninge Kortrijk

15 Transmurale zorgcontinuïteit Wat? Oprichten van 2 werkgroepen: Werkgroep thuiszorg az groeninge Werkgroep WZC az groeninge

16 Transmurale zorgcontinuïteit Uitgangspunt: Verbeterproject (Kleinschalig = op de 4 G-afdelingen van azg) = concrete afspraken maken tussen verpleegkundigen - ZH en verpleegk. thuiszorgdiensten - ZH en WZC

17 Transmurale zorgcontinuïteit Doelstelling: Uniforme gegevens bij opname van een patiënt vanuit thuiszorg of WZC naar het ziekenhuis. Paramedische ontslagbrief vanuit het ZH Verloop van de communicatie bij opname transfer ontslag.

18 Transmurale zorgcontinuïteit Hoe? Oplijsting maken van de minimale gegevens bij opname - oplijsting minimale gegevens VK thuiszorg azg - oplijsting minimale gegevens WZC azg Iedere organisatie behoudt zijn eigen transfertformulier en lay out, maar voegt er de ontbrekende gegevens bij uit de oplijsting van de minimale gegevens Implementatie en testfase op de G-afdelingen van az groeninge. Na evaluatie en bijsturing verder ziekenhuis brede uitrol.

19 Transmurale zorgcontinuïteit samenwerken Geen zwakke schakels afspraken nakomen

20 Afspraken met de verpleegkundige thuiszorgdiensten Bij opname: Relevante info = oplijsting van minimale gegevens bij opname van thuis naar ZH. Gebruik van eigen aangepast document Via mail naar callcenter@azgroeninge.be Wanneer: binnen de 24 à 48 u. Call center stuurt de opnamegegevens door naar de afdeling en naar de sociale dienst. Afzender wordt in cc gezet. 20

21 Mogelijkheid tot wekelijkse overleg met sociale dienst of afdeling om evolutie en toestand patiënten te bespreken. Telefonisch of elektronisch contact met sociale dienst i.v.m. verblijf patiënt. Filter: indien nodig doorschakelen naar afdeling Bij transfer naar andere afdeling: communicatie van vertrekkende afdeling naar thuisverpleging (of sociale dienst indien betrokken) Afspraken met de verpleegkundige thuiszorgdiensten Tijdens het verblijf in het ziekenhuis Verpleegkundige thuiszorgdienst neemt zelf initiatief tot:

22 Afspraken met de verpleegkundige thuiszorgdiensten Bij ontslag: Telefonisch contact met thuiszorg i.v.m. gepland ontslag door sociale dienst of door afdeling (indien geen SD) Paramedische ontslagbrief wordt meegegeven met de patiënt. Indien sociale dienst betrokken ook ontslagbrief sociaal werker. Bij complexe zorgsituatie/opstart thuiszorg : multidisciplinair overleg (MDO). 22

23 Afspraken met de WZC Bij opname: Eigen opnameformulier wordt systematisch meegegeven naar zh met de info (cfr. oplijsting minimale gegevens). Lay out is afhankelijk van het gebruikte softwarepakket Afdeling waar patiënt is opgenomen stuurt een mail terug naar het WZC met volgende gegevens: - afdeling waar patiënt verblijft - behandelende arts - naam afdelingsverantwoordelijke - intern telefoonnummer - navraag naar ontbrekende gegevens via dezelfde mail. 23

24 Afspraken met de WZC Tijdens verblijf in het ZH en indien terugkeer naar WZC onmogelijk is: melding aan sociale dienst ZH door verantwoordelijke WZC of sociale dienst WZC met uitleg waarom terugkeer niet mogelijk is en reeds ondernomen stappen vanuit het WZC. Sociale dienst ZH volgt situatie op in samenspraak met patiënt/familie/verantwoordelijke of sociale dienst WZC. 24

25 Afspraken met de WZC Tijdens verblijf in ZH: WZC kan op eigen initiatief contact opnemen met de afdeling. Bij transfer naar andere ZH.afdeling: - Communicatie van vertrekkende afdeling naar WZC (en sociale dienst zh indien betrokken) - Mail naar WZC: afdeling waar de patiënt is opgenomen, behandelende arts indien gekend, naam afdelingshoofd, telefoonnummer en adres 25

26 Afspraken met de WZC Bij ontslag Telefonisch contact door afdelingsverantwoordelijke: belangrijke info en aandachtspunten. Mondeling doorgeven datum + uur, regeling vervoer, verwittigen familie Paramedische ontslagbrief Gevalideerde medicatielijst Medische ontslagbrief in dubbel aan huisarts en WZC 26

27 Transmurale zorgcontinuïteit Actie Verbeterproject opstarten op de G-afdelingen Briefing en info directies WZC en directies verpleegkundige thuiszorgdiensten + teamleden informeren Oppuntstelling softwarepakketten Startdatum: 1 februari 2016 Resultaatsindicatoren: gedurende 2 maanden systematisch gebruik van evaluatieformulier/opname (WZC az groeninge; VK thuiszorg az groeninge) Evaluatie: april 2016

28 Transmurale zorgcontinuïteit Evaluatie Voorjaar 2016 Najaar 2016 WZC : altijd medicatieschema 75 % gegevens mee Ontbreekt soms: - Katz- schaal - dossier VZP WZC: Altijd medicatieschema Altijd gegevens mee Ontbreekt soms: - Katz-schaal - dossier VZP VK thuiszorgdiensten 80 % gegevens medicatieschema Zelfst. Vk weinig respons Vk Thuiszorgdiensten 100 % gegevens medicatieschema Zelfst Vk : weinig respons 28

29 Transmurale zorgcontinuïteit Resultaten: Gegevensdoorstroming bij opname = routine geworden Soms ontbrekende info = KATZ en VZP Goede transmurale communicatie (opname- verblijf ontslag ) Paramedische ontslagbrief + gevalideerd medicatieschema Zelfst. VK. afhankelijk van eigen initiatief, geen gezamenlijk initiatief (inhaalbeweging is noodzakelijk) Informatiestroom verloopt via mail = niet beveiligde weg!!! 29

30 Transmurale zorgcontinuïteit e Health Box De ehealthbox is een postbus die gratis ter beschikking wordt gesteld door het ehealth-platform, een initiatief van de federale overheid. Dit maakt het mogelijk dat de verschillende zorgactoren op een beveiligde en geëncrypteerde manier met elkaar kunnen communiceren. 30

31 Transmurale zorgcontinuïteit E health Box (een webtoepassing) die toelaat berichten te lezen en versturen (toegankelijk via My ehealth ) vereist een (organisatie)certificaat voor het encrypteren en tekenen van berichten Om de integratie van de webservice te vergemakkelijken, te raadplegen en te publiceren in de ehealthbox, biedt het ehealth-platform connectoren aan voor de verschillende actoren in de gezondheidszorg Meer informatie opzetten connectie eh-box: 31

32 Transmurale zorgcontinuïteit ehealth Connector (koppelbox) Doel: De informatie uit verschillende systemen komt integraal terecht bij de cliënt en de behandelaar. De koppelbox maakt dit mogelijk door de systemen op een eenvoudige en veilige wijze aan elkaar te koppelen. 32

33 Transmurale zorgcontinuïteit ehealth Connector (koppelbox) Koppelbox: zorgt voor integratie, monitoring, authenticatie en autorisatie. Het platform heeft een aantal niveaus waarin de koppelingen en relaties tussen systemen tot stand worden gebracht. Vb: EPD 33

34 communicatie Via e Health box 34

35 e Health Box Technische opzet connector Zie cookbook via website ehealth (overheid) Connector/module via je eigen softwareleverancier Firma s die zich hierin specialiseren az groeninge werkt voor het elektronisch patiëntendossier samen met UZ leuven ( ) Bijkomend moet er een patient INSZ in het bericht staan (rijksregisternummer) Patiënt moet gekend zijn in het EPD 35

36 End to end communicatie WGK azg (periode mei-november 2016) Opname patiënt WGK - laadt opnameformulier op in e-healthbox - stuurt mail met melding naar call center azg KWS: Opnameformulier staat automatisch in EPD Call center: - Brengt WGK op de hoogte op welke afdeling de patiënt is opgenomen - Brengt verpleegeenheid en sociale dienst op de hoogte dat er een opnamedocument in KWS staat 36

37 STAVAZA voor az groeninge Ontvangen van berichten via Ehbox = OK tonen in het elektronisch patiëntendossier = OK Notificatiemelding: In dossieroverzicht= OK Postbus geadresseerde = OK 37

38 Ontvangen berichten 38

39 voorbeeld 39

40 Versturen van berichten via eh box Evolutie: az groeninge is klaar voor: Paramedische ontslagbrief vanuit EPD gevalideerd medicatieschema vanuit EPD Ontslagbrief sociale dienst vanuit EPD Naar geadresseerden die via ehealth box kunnen ontvangen en waarvan wij dit weten: Momenteel enkel met Witgele Kruis West-Vlaanderen Who s next? (andere thuiszorgdiensten, WZC) Momenteel testfase op 1 eenheid geriatrie uitbreiding ziekenhuis breed 40

41 Skype For Business (S4B) S4B in az groeninge

42 Wat is S4B? Is een product van Microsoft om uw infrastructuur te vereenvoudigen met één platform voor: bellen, vergaderingen, video, delen programma s Bedoelt voor de zakelijke markt Voorheen Microsoft office communicator 27 October 2007 Office Communicator March 2009 Office Communicator 2007 R2 25 January 2011 Lync Release Lync Skype for Business 42

43 Wat is S4B? Is een instantmessenger-, videogesprek- en telefonieprogramma van Microsoft. Lync is de opvolger van het zakelijke Windows Messenger. Om Lync te kunnen gebruiken is een Microsoft Lync Server nodig, of kan als Lync Online als onderdeel van Office 365 worden gebruikt. 43

44 S4B in azg 1) Interne communicatie IT Directie Kwaliteit Middenkader/zorgmanagers Overdracht tussen afdelingen bij patiënt transfer => IZ en SU 44

45 S4B in azg 2) Externe communicatie Test : Overdracht tussen VPE en externe zorginstelling Toekomst: Communicatie tussen arts/paramedici en patiënt zonder dat patiënt zich fysiek moet verplaatsen. Cfr. Reumatologie 45

46 Overdracht azg - WZC via S4B Audio = microfoon aan/uit Visueel contact gesprekspartner (webcam aan/uit) Delen van het scherm in EPD (via KWS) programma, presentatie, bureaublad Vb: Complexe zorg, evolutie wondzorg (delen van foto s toestand wondevolutie) Gestructureerde overdracht aan de hand van ISBAR methode (I: identificatie; S: situatie; B : achtergrond; A: assessment; R : Recommendiations) 46

47 Demo overdracht azg-wzc (S4B) 47

50 Transmurale zorgcontinuïteit Ons gezamenlijk succesverhaal?

51 Transmurale zorgcontinuïteit Onze inzet in de zorg = kwaliteit en veiligheid Resultaat = tevreden patiënt/bewoner en medewerkers