Memorix maior. e-loket BS V Procedures niet-openbare Burgerlijke Stand Webbased applicatie en e-depot. 1

Transcriptie

1 Memorix maior e-loket BS V Procedures niet-openbare Burgerlijke Stand Webbased applicatie en e-depot 1

2 Akten Burgerlijke Stand Digitaliseren Invoeren van aktegegevens inhoud Pictura vereenvoudigt procedures niet-openbare akten Burgerlijke Stand Van digitaliseren tot e-loket Enorme tijdwinst voor medewerker publiekszaken Hoe werkt het? Van niet-openbaar naar openbaar. Van burgerzaken naar archief Pictura vereenvoudigt procedures niet-openbare akten Burgerlijke Stand In de registers van de Burgerlijke Stand worden sinds circa 1811 van elke inwoner van Nederland belangrijke gebeurtenissen uit zijn of haar leven vastgelegd zoals geboorte, huwelijk en overlijden. Onze informatiemaatschappij ontwikkelt zich in hoog tempo. Er komen steeds meer toepassingen van digitale informatiesystemen. Als specialist in erfgoed digitaliseert Pictura al geruime tijd openbare akten van de Burgerlijke Stand en ontsluit deze succesvol via het web. Bij een breed publiek bestaat hier grote belangstelling voor. Digitale genealogische gegevens vinden onder andere gretig aftrek bij genealogen, op zowel professioneel als amateurniveau. Een groot deel van de registers van de Burger-lijke Stand is echter nog niet openbaar. In verband met de privacy van de op de akten vermelde personen, mogen gemeenten deze akten niet openbaar maken. De verjaringstermijn varieert tussen de vijftig en honderd jaar en is afhankelijk van het type akte. Wel kunnen deze documenten bij gemeenten ingezien worden en kan er een afdruk van gevraagd worden. Akte opzoeken Medewerker afdeling Burgerzaken Printen gewaarmerkt papier Colofon De afbeeldingen zijn een referentie naar de collecties die gedigitaliseerd zijn. Wij willen onze klanten bedanken voor het beschikbaar stellen van dit prachtige beeldmateriaal. tekst: Pictura opmaak: Michiel de Boer repro s: Pictura medewerkers lithografie: Pictura Imaginis 2011 pictura, Heiloo - nl druk: Bakker Communicatie Hoefsmid PZ Heiloo - NL T +31(0) Pictura ontwikkelde de applicatie e-loket BS die het voor gemeenten mogelijk maakt deze niet-openbare akten digitaal te beheren, in te zien en af te drukken. Pictura verzorgt hierbij het complete proces, van het scannen van de akten en het invoeren van de data, tot het beveiligd opslaan van de afbeeldingen en gegevens. Ook voor uw gemeente is het nu mogelijk om de niet-openbare registers van de Burgerlijke Stand te digitaliseren en te beheren met e-loket BS. Pictura wil graag uw partner zijn om dit op een logistiek en financieel aantrekkelijke manier te realiseren. In deze brochure leest u hoe het totale proces van digitaliseren en beheren van uw niet-openbare akten in zijn werk gaat. info@pictura-im.nl 3

3 Van digitaliseren tot e-loket BS Pictura verzorgt het complete proces om voor uw gemeente een eigen e-loket BS te ontwikkelen. Van het scannen van de akten, tot het invoeren van de data en de beveiligde opslag. Het resultaat is een applicatie dat uw gemeente talloze voordelen biedt. In dit hoofdstuk leert u meer over deze voordelen en het totstandkomingsproces van het e-loket BS. Digitaliseren De registers of losbladige akten worden door Pictura bij u opgehaald en met speciaal beveiligd en verzekerd transport overgebracht naar Heiloo, waar ze in een geconditio-neerde ruimte worden opgeslagen. De akten worden vervolgens gedigitaliseerd. Van alle pagina s in boeken worden hoge resolutie opnames gemaakt. Elke spread (linker- en rechterpagina) krijgt een uniek nummer met barcode, zodat geen fouten kunnen ontstaan in de naamgeving van de bestanden van de digitale beelden. Losbladige akten worden eveneens op deze manier gedigitaliseerd. De digitale beelden van de akten worden vervolgens beschikbaar gemaakt in het e-loket. Invoeren van aktegegevens Het invoeren en controleren van de gegevens op de akten is een specialistische klus. De vaak handgeschreven akten zijn voor een ongeoefend oog niet altijd even goed leesbaar. Pictura beschikt over getraind personeel voor de invoer van deze data. Ook kunt u er als gemeente voor kiezen dit invoerwerk door uw eigen personeel te laten doen of door vrijwilligers. De ingevoerde gegevens worden in de database van het e-loket BS geplaatst en gekoppeld aan de scans van de akten. Beheer en gebruik De data worden door de gemeente zelf beheerd. U kunt er voor kiezen om zelf periodiek uw nieuwe akten toe te voegen, of Pictura kan dit eenmaal per jaar voor u doen. Pictura heeft de applicatie zodanig ingericht dat er zo min mogelijk stappen nodig zijn om tot het gewenste resultaat te komen. Dit maakt het e-loket BS overzichtelijk een daardoor zeer eenvoudig in gebruik voor uw (balie)medewerkers. Opslag van de beelden en indexen Alle bestanden, zowel de bestanden voor het zoeksysteem, de beelden als de databases, worden opgeslagen in het e-depot van Pictura. Dit zeer moderne (NetApp) systeem biedt een gegarandeerde en volledig schaalbare performance en optimale veiligheid. Pictura werkt bovendien met dubbele servers, één in Amsterdam en één in Heiloo. Op beide servers, verbonden door een eigen, beveiligde glasvezelkabel, staan dezelfde data. Hierdoor bestaat er altijd een up-to-date back-up van alle gegevens en blijft uw e-loket BS te allen tijde bereikbaar. Back-up van de beelden U krijgt voor uw eigen back-up een externe harde schijf aangeleverd met daarop de gedigitaliseerde registers van uw gemeente. De beelden worden aangeleverd in een jpeg 1:10 afgeleid formaat van het tiff-moederbestand. Met de provinciale archiefinspectie is overeengekomen dat opslag in dat formaat voldoende waarborg biedt voor digitale duurzaamheid. Aan het begin van ieder nieuw jaar worden de akten van het afgelopen jaar gescand en toegevoegd aan de database van het e-loket BS. De akten die openbaar mogen worden gemaakt kunnen worden overgezet. De voordelen voor u Het e-loket BS biedt u als gemeente vele voordelen. Het digitaliseren van akten levert een aanzienlijke ruimtebesparing op. Registers die eerst in een speciaal ingerichte kluis bewaard dienden te worden, kunnen na digitalisering definitief overgeplaatst worden naar het gemeentelijk archief. Het e-loket zorgt voor een snellere en efficiëntere workflow binnen een gemeentelijke organisatie. De ambtenaar Burgerlijke Stand hoeft niet meer handmatig akten te zoeken en te kopiëren, maar kan het volledige proces vanachter een computer voltooien. Wanneer u gebruik maakt van een publieke website voor openbare akten, bestaat er de mogelijkheid om verjaarde akten jaarlijks over te zetten. Hier heeft u dus geen omkijken naar. Het e-loket BS is een dynamische applicatie. Door intensieve communicatie tussen de gebruikers en ontwikkelaars van de applicatie, worden voortdurend verbeteringen doorgevoerd en nieuwe ontwikkelingen toegepast. Het e-loket BS is hierdoor geoptimaliseerd naar wensen van de gebruikers buurtkinderen in de kleine kerkstraat, Leeuwarden 4 5

4 Enorme tijdwinst voor medewerker publiekszaken Hans de Jong is medewerker back-office Publiekszaken bij Gemeente Bergen op Zoom. Deze gemeente behoort tot de eerste groep gebruikers van het e-loket BS. De Jong: Voordat wij de applicatie hadden, stonden de boeken met de niet-openbare akten van de Burgerlijke Stand bij ons beneden in een kluis. Wanneer een akte werd opgevraagd door een klant, moest de desbetreffende baliemedewerker naar de kluis lopen en het juiste boek zoeken. Nadat de randen eraf gesneden waren kon deze eerste kopie nogmaals gekopieerd worden; ditmaal op gewaarmerkt papier. Een groot verschil met hoe het nu gaat. Nu blijft de baliemedewerker op zijn plek en kunnen de akten gewoon direct op beveiligd papier geprint worden. Dit gaat een stuk sneller omdat er veel minder handelingen vereist zijn. De voordelen voor Bergen op Zoom Een ander groot voordeel van de applicatie is dat de boeken met de akten nu overgebracht zijn naar De Markiezenhof, waar het gemeentelijk archief van Bergen Op Zoom beheerd wordt. Dit scheelt een hoop ruimte. Bovendien was onze kluis al afgekeurd door de inspectie van het Archief, dus met het verhuizen van de akten was dit probleem opgelost. Het afkeuren van de kluis was vooraf ook één van de redenen om te kijken naar mogelijkheden tot het digitaliseren van akten. Bovendien is het feit dat onze baliemedewerkers op hun plaats kunnen blijven zitten wanneer een akte wordt opgevraagd een groot voordeel. Dit is een tijdswinst voor onze medewerkers, maar ook voor de burger, die de akte opvraagt. Kortom, meer gemak en een hogere omloopsnelheid. Memorix Maior - e-loket BS Gebruiksvriendelijkheid Het is geen moeilijke applicatie om mee te werken. Ik heb bij iedereen slechts een half uurtje gezeten om de basisprincipes van de applicatie uit te leggen. Het gaat ook vrij snel en eenvoudig met het zoeken van een akte in het systeem. Je weet wat voor soort akte je nodig hebt dus je kunt gemakkelijk die keuze al aanklikken. De zoekingang is bij ons in eerste instantie altijd de geboortedatum als het om een geboorteakte gaat, de overlijdensdatum wanneer het om een overlijdensakte gaat en de huwelijksdatum wanneer het om een huwelijk gaat. Dus het is een kwestie van een datum intoetsen en het soort akte selecteren waar naar Het traject gezocht wordt. Zo zijn de akten snel te vinden, waardoor het gebruik van de applicatie heel gemakkelijk te tussen het scannen van de eerste akten tot het allemaal Het hele traject heeft ongeveer een jaar geduurd leren is voor de medewerkers. werkte zoals het moest werken. Omdat de applicatie helemaal nieuw was zijn er tijdens het ontwikkelen Opleiding enkele aanpassingen geweest, die de applicatie wel We hebben voor de ingebruikname van de applicatie verbeterden, maar het traject tegelijkertijd enigszins geen uitgebreide opleiding gehad. Wel zijn enkele verlengden. Ik ben erg tevreden over de samenwerking van onze medewerkers naar Heiloo geweest voor een met Pictura. Prijstechnisch is de applicatie eveneens uitleg over de werking ervan. Een uitgebreide opleiding vind ik overigens ook niet echt nodig, want als je aantrekkelijk. zelf met het programma bezig bent leer je eigenlijk het beste. En mocht ik iets niet weten dan kan ik altijd even een mailtje sturen naar Pictura. Er zijn steeds meer gemeenten die wegens ruimtegebrek hun akten op een andere plaats moeten gaan opslaan. Zo kunnen zij vaak niet meer voldoen aan het klaar terwijl u wacht principe, maar moeten zij de akten nasturen per post, omdat deze door de medewerkers van een andere plaats gehaald dienen te worden. En dat is wat je nu dus voorkomt door de akten te digitaliseren. 6 7

5 e-loket BS Hoe werkt het? 3 Uit het resultaat word de juiste akte geselecteerd. 1 De medewerker selecteert de gewenste procedure. In dit voorbeeld Akte zoeken en afdrukken. 2 Het zoekformulier helpt de medewerker eenvoudig en snel de juiste akte te vinden. e De akte kan hierna vanuit een pdf geprint worden. Bij oudere akten is er de mogelijkheid om een deel van de akte te selecteren. *Om privacyredenen worden in de screenshots gegevens van openbare akten getoond. De applicatie is echter bedeold voor niet-openbare akten. 8 9

6 Van niet-openbaar naar openbaar Van burgerzaken naar archief AlleFriezen.nl is een mooi voorbeeld van de meest optimale toepassing van de ontsluiting van openbare akten van de Burgerlijke Stand. Pictura ontwikkelde het concept en de site en maakte het project in samenwerking met diverse Friese instanties en gemeenten tot een enorm succes. Niet alleen wetenschappers, maar ook een gestaag groeiend publiek, vinden het steeds belangrijker om te weten wie hun voorouders waren en onder welke omstandigheden zij leefden. Genealogische bronnen zijn talrijk en buitengewoon divers. Het is in feite alles waar een naam op voorkomt, zoals bidprentjes, doopregisters, begraafregisters, notariële archieven of aktes van de Burgerlijke Stand. Wereldwijd speuren naar Friese voorouders Het digitaliseringsproject is een gezamenlijk initiatief van de provincie Fryslân, de deelnemende gemeenten, Streekarchivariaat Noord-Oost Friesland, Historisch Centrum Leeuwarden, Fries Historisch en Letterkundig Centrum Tresoar en Pictura. Het project koppelt de gedigitaliseerde afbeeldingen van de openbare registers Burgerlijke Stand aan de inhoudsgegevens van Tresoar. Dankzij de bouw van de website AlleFriezen.nl kan iedereen de akten vandaag de dag op zijn gemak online doorzoeken. Binnen afzienbare tijd is het gelukt om de Friese gemeenten te overtuigen van de waarde van één centrale online beheeromgeving voor de registers van de Burgerlijke Stand. AlleFriezen.nl is onderdeel van een groter geheel: achter alles draait de online beheeromgeving van Pictura; Memorix Genealogie met databases voor de openbare registers. Deze zijn daarnaast ook te doorzoeken op de site en kunnen door middel van een link gekoppeld worden aan de gemeentelijke websites. Vrijwel alle Friese gemeenten doen aan het project mee. Pictura zette al hun openbare Burgerlijke Stand archieven online. Een uniek project dat vanwege de digitale overkoepeling van meerdere gemeentearchieven en een integrale doorzoekbaarheid grote genealogische waarde heeft. Voortaan kan iedereen, met Fries bloed in de aderen, waar ook ter wereld, speuren naar zijn voorouders in het vaderland Fryslan. Compleet concept Ook bijzonder is dat Pictura AlleFriezen.nl als een concept heeft ontwikkeld en geproduceerd. Niemand heeft er dus verder omkijken naar gehad. Uiteraard werd het geheel gecontroleerd en gecoördineerd door Tresoar, de Friese archievendienst en de archiefinspectie. Het succes De website AlleFriezen.nl is een enorm succes. Sinds de lancering van de site in maart 2009 hebben meer dan twee miljoen mensen vanuit de hele wereld het online archief geraadpleegd. 11

7 Duurzame opslag voor digitale collecties Schematische weergave Pictura IT-infrastructuur Internet Heiloo Secundair systeem Mirror Glasvezelverbinding van 10Gb/s Amsterdam Primair systeem