ARCHIEVEN EAD. Partijen om zaken mee te doen V1-2010

Transcriptie

1 ARCHIEVEN V in EAD Partijen om zaken mee te doen

2 inhoud Voorwoord Probleemloos over op EAD Van word naar EAD Archieven online toegankelijk Drie partijen voor EAD Drie partijen sloten onlangs een alliantie om hun klanten de ultieme service voor te digitaliseren archieven te bieden: Pictura, Ivo Zandhuis en Armatiek. Op elk tijdstip en vanaf elke plek kunt u met Memorix Maior uw collectie beheren. Memorix Maior is een webbased beheer pakket, ontwikkeld voor alle soorten collecties. Fotograaf, Archief, Musea,...voor iedere omgeving kunnen wij Memorix Maior inrichten. Webbased Klantportaal Collectiebeheer Digital Asset Management Vocabulairebank Gebruikersbeheer Webwinkel Hoeveel gebundelde inventarissen staan er momenteel nog in kasten op de studiezaal? Heel veel. Speuren in dikke boeken heeft iets romantisch en dat is mooi maar uiteindelijk wil iedereen toch dat de inventaris op internet komt om aldus voor een grotere publiek bereikbaar te worden. Daarvoor moet de inventaris-vanaf het papieren origineel of vanuit Wordbestanden- in een EAD-structuur worden gegoten. EAD staat voor Encoded Archival Description. Een hiërarchisch systeem. Als de omzetting naar EAD is voltooid kan de informatie worden bewerkt in een speciale EAD-editor. De drietrapsraket ziet er als volgt uit. 1. Ivo Zandhuis beschikt over de kennis en de didactische vaardigheden om een op het eerste oog tamelijk complex EADproces te verklaren en uit te leggen aan iedereen die er mee gaat werken. Bovendien kan Zandhuis de hele operatie begeleiden. 2. Armatiek is gespecialiseerd in de conversie van Word-bestanden naar EAD. 3. Pictura plaatst EAD s uiteindelijk in het open sourceprogramma promead (lees hiervoor de duidelijke toelichting van technisch directeur Mark Lindeman verderop in deze brochure) en verzorgt voor de klant een daarop aansluitende betrouwbare storage. Aan het eind van de keten kunt u uw digitale toegangen via uw website doorzoekbaar maken met onze archievenapplicatie die in nauwe samenwerking met het Nationaal Archief gemaakt is. tekst 3

3 Een automatiseringsspecialist met historisch gevoel Probleemloos over op EAD Ivo Zandhuis wilde als kleuter al archeoloog worden waarmee zijn interesse voor het verleden op reeds zeer jeugdige leeftijd is verklaard. Vanaf zijn vijftiende groef Zandhuis zich een weg door zijn familiegeschiedenis en op de middelbare school koos hij geschiedenis als extra vak. En toch besloot Zandhuis informatica te gaan studeren aan de Technische Universiteit in Eindhoven maar hij bleef zijn keuzevak geschiedenis ook tijdens die studie trouw. Ivo Zandhuis Adviseur van cultureel erfgoed Zandhuis geldt inmiddels als superspecialist op het gebied van EAD. Vraag aan Zandhuis hoe snel we met EAD aan de slag kunnen als we het in onze werkomgeving hebben geïntroduceerd. Zandhuis:,,De introductie van Encoded Archival Description (EAD) in een organisatie behelst meer dan het installeren van ProMEAD. Voordat archiefinventarissen kunnen worden bewerkt met een EADeditor, moeten ze natuurlijk eerst worden omgezet naar EAD. Daarnaast heeft de informatie in de archiefinventarissen een relatie met het depot en met gedigitaliseerd materiaal. Maar belangrijker: het werken met EAD heeft consequenties voor de werkzaamheden van de medewerkers. Is dat niet heel erg ingrijpend?,,dat valt wel mee. Maar toch... om de overgang naar EAD te kunnen maken, moet nieuwe kennis worden opgedaan over de werking van de software en EAD zelf. Het is nieuwe kennis, die niet in iedere organisatie zo maar voor handen is. Gelukkig ben ik in staat op maat een plan op te stellen voor de introductie van nieuwe software. Uit de praktijk blijkt dat het goed werkt als ik tijdens de hele introductie als aanspreekpunt beschikbaar blijf voor het oplossen van technisch-inhoudelijke kwesties en het verklaren van de werking van de software. Voor dit laatste heb ik overigens de cursus ProMEAD in twee dagdelen ontwikkeld. Hoe ziet de samenwerking met Pictura eruit?,,met Pictura heb ik regelmatig contact over de werking van de software die zij beschikbaar stellen om met EAD te werken. Als ik een vraag over deze software niet al zelf kan beantwoorden, heb ik snel contact met een medewerker die de vraag voor ons kan beantwoorden. Voor Pictura is het prettig om voor de klant een gespecialiseerd aanspreekpunt te hebben. Voor de klant is het handig, omdat de introductie van EAD in hun organisatie veel soepeler verloopt. 5

4 Serieus puzzelen voor gevorderden Van Word naar EAD Maarten Kroon en Arjan Loeffen vormen Armatiek. Het bedrijf biedt expertise aan op het gebied van informatie-integratie, -beheer en -ontsluiting. In de samenwerking met Pictura en Ivo Zandhuis houden beide heren zich bezig met het serieuze, hogere puzzelwerk. Hoezo puzzelen? Omdat de meeste archieven lang niet altijd beschikken over buitengewoon logisch geordende inventarissen. De keuze voor EAD voor de registratie van inventarissen houdt in, dat bestaande inventarissen moeten worden omgezet in dit XML formaat. Uw inventarissen zijn wellicht ingevoerd in Microsoft Word. Hoe maakt u de stap naar EAD, en verder nog: naar een EADeditor zoals ProMEAD? Armatiek BV heeft, in samenwerking met Ivo Zandhuis, software ontwikkeld waarmee dat mogelijk wordt. Op basis van een vast formaat waarin inleidingen en inventarissen binnen Word zijn ingevoerd, is het mogelijk de omzetting automatisch te laten uitvoeren. Binnen een webomgeving ( kunt u uw bestanden uploaden, waarna deze worden omgezet naar EAD. Deze EAD wordt -op haar beurt- vervolgens omgezet naar PDF. Zowel EAD als PDF volgen de richtlijnen van het Nationaal Archief. Maarten Kroon en Arjan Loeffen 6 7

5 Archieven online toegankelijk Waar nu nog voornamelijk conversie van bestaande databases (MS Access, ABS Archeion) en toegangen (bv. in MS Word) ingezet worden om EAD s te genereren, is het ook mogelijk om een specifiek EAD programma in te zetten, waardoor de auteur van de toegang geholpen wordt om een technisch juiste en goed uitwisselbare toegang te maken. In samenwerking met het Nationaal Archief ontwikkelt Pictura Database Publishing de applicatie promead (project Make EAD). Zoals bij alle applicaties van Pictura werkt dit gereedschap met een webbrowser en een internettoegang, zodat u overal waar een internetaansluiting is, aan uw toegang kunt werken, zonder eerst software te hoeven installeren. promead wordt ter beschikking gesteld onder de GNU General Public License, het product is dus Open Source. U hoeft als eindgebruiker dus geen licentiekosten te betalen om promead te kunnen gebruiken. De broncode is gratis te downloaden. Pictura Database Publishing bv Waar in het archiefbeheersysteem voornamelijk Het EAD project is in 1993 geïnitieerd door de ontwikkeling van EAD dat de standaard uitwisselbaar leent dit zich uitstekend tot transparante uitwisseling administratieve gegevens van het archief geregistreerd bibliotheek van de Amerikaanse University of California moet zijn met ISAD(G), een andere veel gebruikte van gegevens tussen archieven onderling. XML docu- worden, is in de EAD ruimte om contextuele infor- in Berkeley, in een poging om coderingsstandaard te standaard in het archiefwezen. menten zijn niet gebonden aan specifieke software, matie op te nemen, inclusief uitgebreide bibliografische ontwikkelen voor door een machine leesbare toegan- of besturingssystemen. Hierdoor worden toekomstige gegevens van de vormers en een getrapte indeling in gen zoals inventarissen, registers, indexen en andere In 2008 heeft een doorontwikkeling van EAD geleid conversie-problemen vermeden en wordt de digitale rubrieken. Naast de klassieke verschijningsvorm van documenten. tot de vervanging van de DTD door een XML schema, duurzaamheid sterk verbeterd. toegangen in boekvorm kan de EAD gebruikt worden waardoor een nog betere verwerking en controle van om zoekmogelijkheden op een website te realiseren Sinds 2002 ligt er een nieuwe versie van de coderings- de EAD mogelijk is. De XML documenten worden gecontroleerd door en archiefstukken kunnen online geraadpleegd en standaard, volledig gericht op XML en DTD tech- De codering van de toegangen ligt vast in een XML een elektronisch document: de DTD (Document Type eventueel aangevraagd worden. nologie. Een belangrijk uitgangspunt is geweest bij de document. Omdat XML een open standaard formaat is, Definition). Dit is een formele, voor de machine lees- 8 9

6 Eenvoudig indeling van bestanddelen in rubrieken, d.m.v. slepen en neerzetten Het aanpassen van gegevens uit de toegang middels zelf in te richten formulieren bare, uitdrukking van de XML structuur en syntax regels waaraan een document met een specifiek document type moet voldoen. Waar nu nog voornamelijk conversie van bestaande databases (MS Access, ABS Archeion) en toegangen (bv. in MS Word) ingezet worden om EAD s te genereren, is het ook mogelijk om een specifiek EAD programma in te zetten, waardoor de auteur van de toegang geholpen wordt om een technisch juiste en goed uitwisselbare toegang te maken. Zoals bij alle applicaties van Pictura werkt dit gereedschap met een webbrowser en een internettoegang, zodat u overal waar een internetaansluiting is, aan uw toegang kunt werken, zonder eerst software te hoeven installeren. Als u gebruik maakt van Memorix kunnen ook gedigitaliseerde archiefdocumenten gekoppeld worden en doorzoekbaar gemaakt worden. Ook hier blijft de hiërarchische structuur in takt: een scan is te vinden door een trefwoord uit de inleiding, een hoofdrubriek en de eigen metadata van de scan te combineren. Voor de bezoeker is het direct duidelijk waar in de toegang een hit zich bevindt: in de inleiding, in de archiefbestanddelen of in een scan. Via een uitklapbare boomstructuur kan de bezoeker door de toegang bladeren. De bezoeker kan eventueel een selectie van archiefbestanddelen maken om te printen. Beschrijving van een bestanddeel Online doorzoeken EAD documenten Voor de nieuwe website van het Nationaal Archief is een applicatie ontwikkeld die het mogelijk maakt om snel en trefzeker archiefstukken te vinden uit de toegang. De hiërarchische structuur van een EAD document wordt door een slim proces omgezet naar onze Collection Information Search Server (CISS), waardoor u archiefstukken niet alleen kunt vinden op de eigen metadata, maar ook op de overerfde metadata van de series en rubrieken. Ook informatie uit de inleiding is doorzoekbaar. Bladeren door de aanwezige toegangen 10 11

7 Duurzame storage Schematische weergave Pictura IT-infrastructuur Colofon De afbeeldingen zijn een referentie naar de collecties die gedigitaliseerd zijn. Wij willen onze klanten bedanken voor het beschikbaar stellen van dit prachtige beeldmateriaal. tekst: Job Janssens / Pictura opmaak: Michiel de Boer repro s: Pictura medewerkers lithografie: Pictura-im 2010 pictura, Heiloo - nl Hoefsmid PZ Heiloo - NL T +31(0) info@pictura-im.nl