ADLIB ARCHIEF. Veelzijdig Gebruiksvriendelijk Krachtig

Transcriptie

1 Veelzijdig Gebruiksvriendelijk Krachtig ADLIB ARCHIEF Software voor professioneel collectiebeheer in archieven en andere archief beherende instellingen

2 ADLIB ARCHIEF EEN BRON VAN KENNIS Het hart van Adlib Archief is de archievencatalogus. In deze catalogus worden de archieven volgens de regels van de International Standard Archival Description (ISAD-G 2ed) ingevoerd en opgeslagen. De tabbladen op uw computerscherm komen hierbij overeen met de rubrieken in ISAD. De hiërarchische structuur van uw archief wordt in Adlib Archief in een overzichtelijke boomstructuur weergegeven. Zo navigeert u gemakkelijk door alle delen van uw archief en vindt u snel alle gerelateerde informatie. Koppelingen naar digitale bestanden zoals Word-, Excel-, en Pdf-bestanden behoren tot de standaard mogelijkheden. Vanzelfsprekend kunt u ook digitale afbeeldingen en zelfs video en audio aan uw archiefbeschrijvingen verbinden. Adlib Archief bevat onder meer de volgende gegevensrubrieken: Identificatie Context Verwerving Inhoud en structuur Voorwaarden voor toegang en gebruik Verwante materialen Opmerkingen Beschrijvingsvalidatie Aanwinsten en aanvullingen Collectieverwerking Indexering van namen, onderwerpen en plaatsen Thesaurusbeheer Vindplaatsen Conservering Tentoonstellingen Uitlenen Literatuurverwijzingen Gebruikersvriendelijk Overzichtelijke tabbladen, intuïtieve menu s, contextgevoelige helpteksten, uitgebreide validatiebestanden en de standaard spellingscontrole zorgen ervoor dat het werken met Adlib altijd aangenaam en efficiënt verloopt. De Adlib software helpt u om uw gegevens foutloos in te voeren en te beheren en draagt zo bij aan een hoge kwaliteit van uw data. Aanpasbaar aan elk soort archief Elk soort archief of materiaal kan worden beheerd met Adlib Archief. Een klassiek archief maar ook een digitaal archief, een foto-archief of een filmarchief. Speciale wensen kunnen op maat worden gerealiseerd met behulp van Adlib Designer. Hiermee kunt u zowel de datastructuur als de user interface naar wens aanpassen. Internationale Standaarden Adlib Archief is gebaseerd op de standaarden van het International Council of Archives (ICA) en maakt gebruik van ISAD-G (2ed) en ISAAR (CPF). Dit garandeert onder andere dat u op een gestandaardiseerde manier gegevens met andere archieven kunt uitwisselen (via EAD). Axiell is deelnemer aan het Europeana Inside project, zodat u op een gemakkelijke wijze uw gegevens aan Europeana kunt toevoegen. Gevarieerde zoekmogelijkheden Adlib Archief geeft u de beschikking over maar liefst drie krachtige zoekmethoden. De Zoekassistent voert u probleemloos door de verschillende indexen. Met Zoekformulieren kunt u zoekvragen combineren en eenvoudig op meerdere velden tegelijk zoeken. De Selectietaal maakt uitgebreid zoeken op alle velden mogelijk. Zoekzinnen stelt u zelf samen met gebruik van operatoren (zoals is gelijk aan en kleiner dan ). Ook Booleaanse operatoren (zoals AND en OR ) worden ondersteund. Zoekzinnen én zoekresultaten kunt u vastleggen voor hergebruik in een pointerfile. Conservering- en Restauratie module Alle informatie met betrekking tot conditie, conservering en restauratie van uw archief kunt u nauwkeurig beheren met de ingebouwde conservering- en restauratie module. Inschrijvingen Aanwinstgegevens kunnen eenvoudig en efficiënt worden geregistreerd bij de ontvangst van nieuw materiaal. Behalve de basale beschrijvende informatie, kunnen gegevens worden ingevoerd over bron, toegang, afsluiting, copyright en fysieke conditie en kunnen ontvangstbewijzen en lijsten worden geproduceerd. Ook kunnen de fases van het verwerken van een aanwinst worden geregistreerd. Als materiaal klaar is om te catalogiseren, kan informatie uit het aanwinstrecord worden overgenomen, zodat het niet nodig is gegevens dubbel in te voeren. Het beschrijven en koppelen van additionele aanwinsten wordt ook ondersteund. Bewaarbeheer (Retention) U kunt meerdere signaleringsschema s inrichten om aan te geven wanneer het materiaal voor bijvoorbeeld overdracht, herziening of vernietiging in aanmerking komt.

3 Axiell is de toonaangevende leverancier van informatiebeheer software. Eén van Axiell s producten is Adlib Archief: een professioneel software pakket voor het beheer van historische, bedrijfs- en overheidsarchieven. Adlib Archief kan naadloos geïntegreerd worden met onze uitgebreide Museumen Bibliotheek applicaties, tot één compleet systeem. Adlib is schaalbaar van één gebruiker tot oneindig en van een kleine collectie tot zeer grote collecties. Adlib is dus altijd inzetbaar (ook bij een sterke groei) voor iedere organisatie!

4 Meertalig De gebruikers interface kan tussen meerdere talen direct omschakelen en u kunt data meertalig invoeren. U kunt dan uw catalogus in al deze talen doorzoeken en presenteren. Adlib maakt gebruik van Unicode waardoor u uw gegevens ook in niet Westerse talen kunt invoeren en terugvinden. Open systeem Adlib Archief is een open systeem. Axiell weet dat alles om uw data draait en dat u altijd zelf over uw gegevens wilt kunnen beschikken. In Adlib zit uw data niet opgesloten, maar is op tal van manieren te benaderen en te gebruiken. Zo kunt u met Adlib gemakkelijk gegevens uitwisselen volgens het OAI-PMH-protocol en is het aanleveren van uw data aan derden, zoals content aggregators, eenvoudig. Natuurlijk kunt u uw data ook gemakkelijk zelf exporteren en behoort ook importeren tot de standaard functies in Adlib. Afdrukken naar keuze De Afdrukassistent maakt afdrukken eenvoudig en efficiënt. U kunt kiezen uit voorgedefinieerde rapporten. Zelf rapportages en lijsten maken kan met de rapportgenerator. Daarnaast kunt u rapporten in Microsoft Word maken. U kunt de door u geselecteerde gegevens overzetten naar een Word-sjabloon waarvan u zelf de lay-out bepaalt. Krachtige thesaurussoftware De Adlib thesaurussoftware behoort tot de beste in zijn soort: helder van opzet, gemakkelijk uit te breiden en eenvoudig te beheren. Adlib ondersteunt tevens het gebruik van externe online thesauri waarvoor webservices beschikbaar zijn. Uitbreidingen & keuzemogelijkheden Standaard database Adlib maakt gebruik van de Microsoft SQL Server database, inclusief de gratis MS SQL Express versie, die geschikt is voor de wat kleinere systemen. Uitbreidingsmodules Om de Bibliotheekapplicatie nog completer te maken kunt u deze uitbreiden met optionele modules. Alle modules werken vanzelfsprekend volledig geïntegreerd met de catalogus en thesauri zodat u nooit gegevens dubbel hoeft in te voeren en deze door het systeem heen direct beschikbaar zijn. U heeft de keuze uit: Uitleenmodule: voor het snel en efficiënt afhandelen van al uw leentransacties Tijdschriftenmodule: abonnementenbeheer voor tijdschriften en losbladigen Bestelmodule: gebruik deze module om het hele bestelproces van boeken makkelijk te beheren Adlib Internet Server Met de Adlib Internet Server breidt u uw mogelijkheden nog verder uit. Hiermee kunt u uw catalogus volledig doorzoekbaar maken via internet en intranet. Zoals alle Adlib software is deze module volledig configureerbaar: u kunt zelf bepalen welke velden u wilt kunnen doorzoeken en/of tonen. De presentatie van de webapplicatie wordt bepaald via stylesheets, hierdoor kunt u deze gemakkelijk aanpassen aan uw huisstijl of bestaande website. API koppelingen API koppelingen (Application Programming Interface) geven de mogelijkheid om uw data te koppelen aan andere systemen, bijvoorbeeld aan een Digital Assets Managementsysteem, een andere website of een webwinkel. De API koppeling faciliteit is een onderdeel van de Adlib Internet Server en de MS SQL Server versie van Adlib. Adlib API maakt van uw Adlib systeem een bijzonder open en toegankelijk systeem. Meer info op Alleen Archief of combineer Adlib Archief Standaard wordt geleverd met Adlib Designer, de Adlib toolkit. Hiermee kan de applicatie geheel naar wens worden aangepast. Men kan dit zelfstandig doen of met hulp van Axiell of combineer Adlib Archief met Adlib Bibliotheek en/of Adlib Museum. Heeft u namelijk ook een museale collectie of een bibliotheek dan kunt u gebruik maken van de Adlib Plus of XPlus versie. Adlib Archief Plus en XPlus zijn dus de volledig geïntegreerde combinaties met Adlib Museum of Adlib Bibliotheek. Plus combineert twee applicaties naar keuze, Adlib XPlus combineert alle drie. Instellingen die op twee of drie vakgebieden materialen bezitten of in beheer hebben kunnen deze nu in één complete Adlib-applicatie beheren. U doorzoekt met één zoekvraag alle collecties. De koppelingen tussen de archief, bibliotheek- en/of museum gegevens (en thesaurus) zorgen voor een grote verrijking van de informatie.

5 Wereldwijd gebruiken meer dan 2600 instellingen onze software: van kleine (privé) collecties tot grote nationale archieven!

6 Nu en in de toekomst Axiell heeft in haar lange bestaan al veel bibliotheken, musea en archieven geautomatiseerd. Kernbegrippen voor Axiell zijn continuïteit, Internationale Standaarden, Open Systemen en gebruiksvriendelijke software. Technische en inhoudelijke continuïteit zorgen ervoor dat uw systeem niet alleen nu werkt maar ook in de jaren die komen. Internationale standaarden en Open Systems zorgen ervoor dat u vrijelijk uw data kunt delen en gebruiken ook in samenwerking met andere software of systemen. Gebruiksvriendelijke software zorgt voor zorgeloos en efficiënt gebruik. Deze kernbegrippen, de betrokkenheid bij het werkveld en het toepassen van de nieuwste technische ontwikkelingen, hebben geleid tot een groot aantal tevreden klanten en zijn ook de reden dat steeds nieuwe instellingen en bedrijven voor Adlib kiezen. Adlib Hosting Adlib zonder IT zorgen Axiell neemt u alle IT-zorgen uit handen door uw gehele Adlibapplicatie te hosten. Axiell zorgt dan voor de infrastructuur en voor alle technische ondersteuning die normaal door uw eigen systeembeheerder zou moeten worden gegeven. Voordelen Hosting Altijd de laatste software Uitstekende hardware in hoogwaardige datacentra Automatische back-ups van het systeem Automatisch onderhoud Adlib software inclusief updates en upgrades, natuurlijk ook van ondersteunde software van Microsoft Werken vanaf de plek die u kiest Altijd genoeg opslagruimte Zakelijke en financiële voordelen hosting Geen aanschafkosten licenties Geen ICT personeel nodig Geen beheer complexe ICTinfrastructuur Geen servers of serverruimte met alle voorzieningen zoals back-up-systemen in onderhoud Geen grote investeringen nodig voor hardware en software Advies, maatwerk en conversie De kennis en ervaring van Axiell komt vooral tot uiting bij de implementatie van een nieuw systeem. De mensen van Axiell staan u tijdens het hele traject met raad en daad bij. Met behulp van Adlib Designer kunnen de verschillende applicaties precies op maat worden gemaakt, tegemoetkomend aan uw specifieke wensen. Adlib Designer is de toolkit waarmee o.a. schermen en databases aangepast kunnen worden. Desgewenst voeren wij de omzetting van gegevens vanuit uw oude systeem voor u uit, en begeleiden wij uw organisatie bij de invoering van het nieuwe systeem. Continuïteit en ondersteuning Na aanschaf van de Adlib software bent u met de onderhoudsovereenkomst bij Axiell verzekerd van doorlopende ondersteuning. Hulp en service zijn namelijk geen sluitpost, maar maken een wezenlijk onderdeel uit van ons bedrijf. Via onze online MyAdlib service en de telefonische Helpdesk kunt u bij ons terecht voor advies en ondersteuning. De onderhoudsovereenkomst omvat bovendien ook een abonnement op nieuwe versies van de Adlib software. Zo groeit uw systeem met de nieuwste ontwikkelingen mee en bent u altijd verzekerd van up-to-date software. Cursussen Adlib software is eenvoudig in gebruik maar biedt veel mogelijkheden. De cursussen van Adlib voeren u stap voor stap door alle verschillende functies, zodat u uw applicatie later optimaal kunt benutten. Deze cursussen zijn beschikbaar voor beginners maar ook voor ervaren applicatiebeheerders die bijvoorbeeld snel en efficiënt willen leren werken met Adlib Designer. Training op maat en op locatie behoren natuurlijk ook tot de mogelijkheden. Axiell ALM Netherlands BV Postbus 1436, 3600 BK Maarssen Nederland Tel: +31 (0) ALM.sales@axiell.com alm.axiell.com