Het Gemeentearchief Rotterdam en het Elektronisch Depot. Digitale archieven voor de eeuwigheid?
|
|
- Bram Maas
- 8 jaren geleden
- Aantal bezoeken:
Transcriptie
1 Het Gemeentearchief Rotterdam en het Elektronisch Depot. Digitale archieven voor de eeuwigheid? Het jaar Uw tante is op 99 jarige leeftijd overleden. Dat is jammer. De burgemeester komt niet op haar verjaardag, maar u erft 10 miljoen en dat verzacht het leed aanzienlijk. Uw neef betwist u de erfenis, maar hij heeft geen been om op te staan. De originele wilsbeschikking in het archief van de betreffende notaris wijst u aan als enige erfgenaam. Met de akte is niet geknoeid. De tekst van de kopie in bezit van tante is dezelfde als die van het origineel. Na het innen van de erfenis laat ook u een testament opmaken. Uw notaris werkt inmiddels volledig digitaal. Hij bewaart de originele akte met zijn en uw elektronische handtekening en die van een paar getuigen op een harde schijf, zeg maar zijn elektronisch archief. Dat scheelt een hoop papierwerk en houdt de kosten laag. U krijgt als u het nodig vindt een printje mee voor thuis, maar de notaris kan u de akte ook even mailen, dan kunt u het testament opbergen in uw digitale kluis. In 2055 wordt u verenigd met uw tante en ook uw nabestaanden betwisten elkaar de flink gegroeide erfenis. Het oude papieren en moderne digitale archief van de notaris blijkt ondergebracht bij het Gemeentearchief Rotterdam. Het is nog niet openbaar, maar de nabestaanden krijgen inzage in het originele testament. Nou ja, origineel wat is er origineel aan een digitaal document? Hoe bewijs je de authenticiteit? Hoe zorg je ervoor dat een digitaal bestand vele jaren later nog in de oorspronkelijke opmaak leesbaar is? Hoe bewaar je digitale bestanden in oorspronkelijke staat voor de eeuwigheid? Als het bestand geconverteerd is, bijvoorbeeld van word perfect naar word, is het dan nog wel origineel? Dit zijn allemaal vragen die duidelijk maken dat het veilig en geordend bewaren en beschikbaar stellen van authentieke digitale bestanden meer omvat dan het beschikbaar stellen van voldoende schijfruimte. Wat doet het gemeentearchief? Kort gezegd: beheer, behoud en beschikbaarstelling van archieven en verzamelingen van Rotterdam en regio. Overheidsinstellingen zijn wettelijk verplicht om hun archieven ouder dan 20 jaar in te leveren en aan particulieren (personen, families, bedrijven, verenigingen, instellingen) wordt het gevraagd. Het gemeentearchief beschikt over bewaarplaatsen (depots) waarin de papieren archieven en verzamelingen zijn opgeslagen. Naast 17 km archief, telt het gemeentearchief boektitels, kranten en tijdschriften, meer dan een miljoen afbeeldingen zoals foto s, tekeningen, affiches en plattegronden, en beheert het gemeentearchief beeld en geluidverzamelingen zoals het complete archief van RTV Rijnmond. Die spullen liggen niet op één grote hoop, maar worden door deskundige medewerkers geordend en beschreven opdat het publiek op de studiezalen of via de website de stukken kan raadplegen, want dat is uiteindelijk het doel. Soms moeten stukken eerst nog worden gerestaureerd. Al die stukken rekenen we tot ons culturele erfgoed. De komst van steeds meer digitale bestanden bij het Gemeentearchief Rotterdam maakt een Elektronisch Depot noodzakelijk. Omdat een kant-en-klaar product niet voorhanden is, is het gemeentearchief al lerend aan het werk gegaan. Josje Everse en René Spork beschrijven de aanpak van dit project. Het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) ontvangt de laatste jaren steeds vaker digitale bestanden, variërend van een harde schijf met foto s tot en met grote slappe diskettes met digitale bestanden bij een particulier archief. Overheidsinstellingen en bedrijven werken in toenemende mate - en straks wellicht uitsluitend - digitaal en dat betekent dat het GAR archieven van digitale origine gaat beheren. Daarnaast zijn er tal van websites in de lucht waarvan sommigen interessant genoeg zijn om door het gemeentearchief bewaard te worden. Geconfronteerd met deze elektronische werkelijkheid groeide bij het gemeentearchief het besef van de noodzaak van de ontwikkeling van een Elektronisch Depot (Edepot) voor de bewaring van deze grote diversiteit aan bestanden.
2 Het E-depot zou ook een oplossing kunnen bieden voor het bewaren van reeds gedigitaliseerde archieven en verzamelingen. Denk daarbij vooral aan scans van veel geraadpleegde analoge objecten zoals de huwelijksbijlagen bij de burgerlijke stand. Ook deze gedigitaliseerde bestanden vragen om een goed beheer. Voor al deze digitale documenten ontwikkelt het Gemeentearchief Rotterdam, inmiddels in samenwerking met het Nationaal Archief en de Archiefschool, een E-depot. Omdat een binnen- of buitenlands kant-en-klaar product niet voorhanden is, zit er niets anders op dan om lerend aan het werk te gaan. Internationale ontwikkelingen in vooral Australië en Canada en bij de Belgische buren (e-david) worden op de voet gevolgd. De gemeente Rotterdam zag en ziet het belang en financiert de ontwikkeling ervan. Volgens planning opent het E-depot voor de duurzame opslag van digitale bestanden in Uiterlijk in 2010 komen de bestanden via een digtale balie beschikbaar voor het publiek. Verschillende formats Aan welke voorwaarden moet een E-depot voldoen om authentieke digitale bestanden veilig en geordend te bewaren en beschikbaar te stellen? Hoe zorg je ervoor dat andere instellingen kunnen profiteren van de ontwikkeling van een E-depot? Om met dit laatste te beginnen: een belangrijk uitgangspunt van het GAR wat betreft de ontwikkeling van het E-depot is het gebruik van open source software en open standaarden zoals het OAIS-model (Open Archival Information System), zie afbeelding. Binnen het OAIS-model worden procedures uitgewerkt voor opname, beheer, toegankelijk maken, beleid en het beschikbaar stellen. Het E-depot is straks door iedereen te gebruiken. De diensten die er gebruik van willen maken, zullen wel zelf voor implementatie moeten zorgen en voor aansluiting op de in gebruik zijnde systemen. Met de toepassing van het open source programma D-space is het GAR in 2005 gestopt. D-space komt uit de bibliotheekwereld en bleek wat betreft de variatie en gelaagdheid in de metadata niet voor ons doel geschikt. Elektronische Depots met wetenschappelijke publicaties, zoals die door bibliotheken worden ontwikkeld, bevatten vooral tekstbestanden ( bijvoorbeeld PDF en Word). Bij het Archiefdepot gaat het om een verscheidenheid aan uniek materiaal. Er is maar één origineel van een archiefstuk - je zult het niet in een ander depot aantreffen. De stukken zijn bovendien opgemaakt met behulp van verschillende programma s in verschillende versies (van concept tot origineel) en in verschillende formats (tekst, databases, spreadsheets, maar ook foto s, films, 3d modellen van bijvoorbeeld een architectuurbureau, enzovoort). En daar komt nog eens bij dat de Archiefwet aan het duurzaam bewaren van (digitale) archieven strenge eisen stelt ten aanzien van zorgvuldige bewaring en beschikbaarstelling. Bij conversie van bestanden kunnen bijvoorbeeld formules in Excel hun functie verliezen. Daarom is er bijvoorbeeld door de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief ook onderzoek gedaan naar emulatie waarbij naast de bestanden ook de hele omgeving wordt bewaard waarop deze bestanden draaiden. Eisen stellen aan digitale informatieobjecten Hoe regel je het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van digitaal ontstane archieven?
3 Uiteraard moeten we beginnen bij de leverancier van de bestanden. Digitale infiormatieobjecten dienen in hun beginstadium, zowel technisch als wat betreft selectie, al aan een aantal eisen te voldoen. Een digitaal informatieobject is namelijk meer dan bijvoorbeeld dat ene Wordbestand. Het bestaat, naast de inhoud, ook uit gegevens over het bestand, de zogenaamde metadata. Het gaat dan om administratieve of beheersmetadata over het proces (wie heeft het gemaakt en gewijzigd, wat iets zegt over de authenticiteit ) en de technische metadata over het bestand zelf (wat is het formaat). Deze metadata vormen, mét de beschrijvende of contextuele metadata die er later door de beheerder aan toe worden gevoegd, de basis waarmee de bestanden kunnen worden geïdentificeerd. Ook moeten er van te voren op basis van de inhoud keuzes worden gemaakt welke digitale informatie bewaard blijft en voor hoe lang. Een dergelijke selectie zou ingebakken kunnen zitten in een geautomatiseerd post- en registratiesysteem. En als de informatie bewaard blijft, dan is één van de eisen dat bij de aan te leveren digitale documenten die metadata aanwezig zijn, die nodig zijn om het te kunnen aanbieden aan de gebruiker. Hoe pakt hett GAR dit aan? Het deelproject preserveringsbeleid voorziet in 2008 het opstellen van de eisen waaraan een SIP moet voldoen per type archief en collectievormer, het opstellen van een procedure voor overbrenging per type archief en collectievormer, het toetsen van de eisen aan de hand van casussen uit gemeentelijk en particulier veld en diverse soorten media (tekst, bewegend beeld, geluid, statisch beeld, websites/ nieuwsbrieven). Hieruit vloeien overdrachtsprotocollen voort en instructies voor gemeentelijke en particuliere archief- en collectievormers. Opname van bestanden in het E-depot Eind 2008 zal ook de ingestprocedure gereed zijn. Deze procedure regelt hoe en in welk formaat de archiefvormers hun bestanden en metadata moeten aanleveren. De bestanden gaan bij binnenkomst eerst in quarantaine,om net als de analoge bestanden ontluisd te worden. Bovendien vindt dan controle plaats op de juistheid en de authenticiteit. Vervolgens gaan de bestanden over naar het E- depot om voorzien te worden van beschrijvende metadata. In het E-depot worden bewaard de originele, de duurzame (bijvoorbeeld XML of TIFF) en de geconverteerde bestanden. Het origineel zal nooit worden verwijderd. Voor het publiek kunnen bestanden in een lichter raadpleegformaat beschikbaar worden gesteld, vooralsnog via de webserver. Voor de beschrijvende of contextuele metadata maken de beherende afdelingen, zoalsarchieven, bibliotheek, beeld- en geluid, gebruik van authority files, ingericht volgens ISAAR, de internationale norm voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van organisaties, personen en families. Op die manier worden relaties gelegd tussen de bestanden in verschillende collecties. Als men zoekt op Van Ravesteyn, dan krijgt men treffers als het archief van ir. S. van Ravesteyn, o.a. architect van diergaarde Blijdorp en het nu bijna afgebroken Centraal Station Rotterdam, alsmede een geluidsregistratie van een interview met deze architect en het door Van Ravesteyn geschreven boek De Sierkunst op Nederlandsche passagiersschepen. Bovendien krijgt men de volledige beschrijving van de persoon Sybold van Ravesteyn. Omslag in opslag Voor het beheer van de digitale informatieobjecten is uiteraard schijfruimte nodig. Geheugencapaciteit (schijfruimte) is niet het probleem, servers kun je kopen, maar hoe zit het met de deskundigheid die voor het goed geordende beheer nodig is? Het Gemeentearchief Rotterdam heeft ervoor gekozen om
4 het beheer in eigen hand te houden, net als het beheer van de papieren bestanden. De kennis die over de opname, het beheer en het beschikbaar stellen wordt opgedaan blijft zo in de eigen organisatie. In de tussentijd volgt het GAR met belangstelling de discussie die gevoerd wordt over het uitbesteden van het beheer van digitale bestanden, zoals ook wel gebeurt met papieren archieven. Kleine gemeenten zonder gemeentearchief kunnen hun archieven onderbrengen bij een buurgemeente die wel over een officiële archiefinstelling beschikt. Zij benoemen de gemeentearchivaris van een nabij gelegen grotere plaats als gemeentearchivaris van hun gemeente. Daarmee plaatsen zij het beheer van hun papieren archieven buiten de gemeente van herkomst, maar wel bij een partner die aan alle wettelijke eisen voldoet conform de termijn die de Archiefwet stelt.. Overheidsarchieven worden na twintig jaar overgebracht naareen archiefinstelling, zijn dan openbaar en vervullen geen rol meer voor de administratie. Deze archieven worden voer voor historici en/of de recht- en bewijszoekende burger die bijv. in een overgebracht bouwtekeningen archief zoekt naar originele details van zijn huis dat hij in oorspronkelijke staat wil brengen. Voor de Archiefwet is er geen verschil tussen papieren en digitale archieven. Dat digitale bestanden pas na twintig jaar zullen worden overgebracht lijkt gezien de vernieuwing elke drie tot vijf jaar van het automatiseringspark - niet erg waarschijnlijk. Het beheer ondertussen extern onderbrengen bij een commerciële onderneming roept vragen op. Het gaat immers om nog niet openbare bestanden. Om de veilige bewaring van deze bestanden te garanderen zouden ze op een veel kortere termijn moeten worden overgebracht naar bijvoorbeeld het E-depot van de gemeente (dynamisch/ semi-statisch), die de bestanden vervolgens conform de wettelijke termijn overbrengt naar het E-depot van het gemeentearchief (statisch). Er kan ook voor worden gekozen om één E-depot te bouwen voor beide functies, semi-statisch en statisch. Archiefinstellingen krijgen hoe dan ook meer regie over het proces van archiefvorming, van wat nu de DIV-taken zijn. Een goede administratie is noodzakelijk voor een controleerbare en betrouwbare overheid en dient de democratische rechtsorde. Zo wil het GAR de veilige opslag van digitale archieven starten na afhandeling van een dossier en uiteraard is bemoeienis met de Rotterdamse informatiearchitectuur noodzakelijk: er waren in 2003 in Rotterdam 1300 verschillende bedrijfsspecifieke applicaties. Het GAR wil natuurlijk niet in 1300 gevallen pas bij de overdracht met de eigenaardigheden van deze applicaties geconfronteerd worden. Plannen voor 2008 Het E-depot komt in 2008, in samenwerking met het Nationaal Archief, beschikbaar.. De bestanden in het E-depot moeten uniform doorzoekbaar zijn. Dat betekent dat aan alle ontsloten objecten door de beheerder bepaalde metadata moeten worden toegekend. Zoeken via de Digitale Balie (voorlopige term) op de website levert treffers op uit archieven en verzamelingen, van archiefstuk tot en met tekening, foto, boek etc. Van sommige treffers krijgt men alleen de beschrijving te zien, van anderen ook het beschreven object (bijvoorbeeld een foto of gescand archiefstuk). De treffers kunnen worden geraadpleegd, tenzij de openbaarheid, de materiële staat of de aanwezigheid van een duplicaat dit verhinderen. Voor het raadplegen van analoge bestanden zal verwezen worden naar de studiezaal, een scherm zal verschijnen waarin men stukken kan aanvragen. Voor het raadplegen van direct beschikbare digitale bestanden zal een muisklik voldoende zijn. Uiteraard is het doen van een bestelling mogelijk. De Digitale Balie zal in het najaar worden getest, maar is uiterlijk 2010 beschikbaar voor het publiek. Het Gemeentearchief Rotterdam, dat net zijn 150-jarig bestaan achter de rug heeft, zorgt ervoor dat het verleden toekomst krijgt.
5 Voor actueel nieuws zie: of meldt u aan voor onze digitale nieuwsbrief. Josje Everse, Projectleider E-depot en René Spork, projectleider Digitale Dienstverlening
Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces
Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere
Nadere informatieAcquisitiebeleidsplan Noord-Hollands Archief 2015-2020
Acquisitiebeleidsplan Noord-Hollands Archief 2015-2020 Maart 2015 Het Noord-Hollands Archief wil fungeren als het geheugen van de provincie Noord-Holland en de aangesloten gemeenten in Kennemerland en
Nadere informatieZeeuws e-depot presentatie e-depot Monitor 10 februari 2016
Het Zeeuws Archief is beheerder van de archieven van het Rijk, het Waterschap, de Provincie en drie gemeenten. Sinds 2008 staat digitale duurzaamheid hoog op de agenda. In dat jaar sloten we ons aan bij
Nadere informatieNota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen
Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Koninklijke Nederlandse Akademie
Nadere informatieTermen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot
Afgedrukt : 722011 Pagina 1 van 12 R.S. Jonker Aangeboden digitaal archiefstuk A Digitaal archiefstuk (DA), zoals de archiefvormer het aanbiedt aan het depot. Hiertoe wordt het door de zorgdrager verwijderd
Nadere informatieDigitale duurzaamheid 101. Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet.
Digitale duurzaamheid 101 Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet. Wie zijn wij? Vader van Amber (5) en Stijn (3) Getrouwd met Pamela O.a.Vader.man.vriend.eigenzinnig. dichter.gouda.zelfstandig
Nadere informatieNota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid
Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Raad voor de Transportveiligheid (RVTV)
Nadere informatieHelemaal Digitaal. Tips voor een beter beheer van je digitaal archief
Helemaal Digitaal Tips voor een beter beheer van je digitaal archief Digitaal archief? - digital born archief: - alle documenten/stukken die digitaal werden aangemaakt - bv. verslagen van bestuursvergaderingen
Nadere informatieBesluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017
Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende
Nadere informatieIeder document direct beschikbaar
Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject
Nadere informatieModel verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.
Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden
Nadere informatiegelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,
VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste
Nadere informatieHET WETTELIJK DEPOT VAN NUMERIEKE
HET WETTELIJK DEPOT VAN NUMERIEKE PUBLICATIES Sophie Vandepontseele Operationeel directrice Hedendaagse Verzamelingen Dag van de Bibliothecaris 17 november 2016 Maatschappelijk belang? HET BELGISCHE UITGEVERSERFGOED
Nadere informatie1.2 Onder welke voorwaarden zou u scans en beschrijvingen van documenten beschikbaar willen stellen via een gezamenlijk platform?
Aantal verstuurde enquetes Aantal ingevulde enquetes % responders 71 21 30% 1.2 Onder welke voorwaarden zou u scans en beschrijvingen van documenten beschikbaar willen stellen via een gezamenlijk platform?
Nadere informatienemen van een e-depot
Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan
Nadere informatieOpen Data. Themamiddag Actieve Openbaarheid
Open Data Themamiddag Actieve Openbaarheid Open Data Middag Actieve Openbaarheid 11 februari 2016 Agenda Wat is open data + wet- en regelgeving Beleid Open Data Nationaal Archief Hoe is het Nationaal Archief
Nadere informatieStudiedag Digitaal Archiveren
Studiedag Digitaal Archiveren Woensdag 18 april 2007 Provinciehuis s-hertogenbosch Beleidsregel digitale vervanging Bijna is het zover! Ingmar Koch & Yvonne Welings 18 april 2007 Wie ben ik? Ingmar Koch
Nadere informatieInzage in beperkt openbaar archief
Inzage in beperkt openbaar archief 1. Waarom zijn sommige archieven beperkt openbaar? Bij het Historisch Centrum Overijssel wordt onderscheid gemaakt tussen particuliere archieven en overheidsarchieven.
Nadere informatieArchiefverordening gemeente Haarlem 2018
Archiefverordening gemeente Haarlem 2018 De raad van de gemeente Haarlem; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van [datum, 2018/66139]; gelet op de artikelen 30, eerste lid,
Nadere informatieMemorie van toelichting
Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor
Nadere informatieSlotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl
Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie
Nadere informatieArchiveren Wat? Archiveren Waarom? Archiveren Hoe?
Brochures: aanbevelingen en advies 5 Archiveren Wat? Archiveren Waarom? Archiveren Hoe? Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving
Nadere informatieREGIONAAL ARCHIEF LEIDEN. Algemene Informatie
REGIONAAL ARCHIEF LEIDEN Algemene Informatie ALGEMENE INFORMATIE Het Regionaal Archief Leiden beheert de archieven van een aantal (voormalige) gemeenten, te weten Hillegom, Leiden, Leiderdorp, Noordwijk,
Nadere informatieTarieven dienstverlening Het Utrechts Archief
Tarieven dienstverlening Het Utrechts Archief Vastgesteld door het bestuur van Het Utrechts Archief, 22 maart 2012 Prijzen zijn in en inclusief 21% BTW Kopieën en prints (vrijgesteld van BTW) Kopieën en
Nadere informatieProject E-depot 2005. Eindrapportage 2005
Document 2005/038 Versie: 1.0 Datum: 9 april 2006 Auteur: Klaartje Pompe Vastgesteld: stuurgroep d.d. 9-5-2006 Gemeentearchief Rotterdam 1 Inhoud Inleiding... 3 Definitie E-depot... 3 Projectdoel... 3
Nadere informatieE-depot Achterhoek. Algemene inleiding
E-depot Achterhoek Algemene inleiding 1 Deelnemende partijen 2 Algemene inleiding op het project E-depot voor de Achterhoek De ontwikkelingen op het gebied van digitaal werken binnen de overheid gaan zeer
Nadere informatieBest practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op
Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een
Nadere informatieVerslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk
Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening
Nadere informatieTarieven dienstverlening Het Utrechts Archief Vastgesteld door het bestuur van Het Utrechts Archief, 29 maart 2010
Tarieven dienstverlening Het Utrechts Archief Vastgesteld door het bestuur van Het Utrechts Archief, 29 maart 2010 Prijzen zijn in en inclusief 21% BTW Kopieën en prints Kopieën en (reader)prints: A4 en
Nadere informatieTarieven dienstverlening Het Utrechts Archief
Tarieven dienstverlening Het Utrechts Archief Vastgesteld door het bestuur van Het Utrechts Archief, 29 maart 2010 Prijzen zijn in en inclusief 19% BTW Kopieën en prints Kopieën en (reader)prints: A4 en
Nadere informatieArchiveren digitale bestemmingsplannen. Workshop
Workshop Tijdens deze sessie Aanleiding Vervolgens in de praktijk: Hans Dekker van de gemeente Houten Karola Czuj van de gemeente Almere Ysbrand Tromp van de provincie Overijssel Discussie Ambitie en doel
Nadere informatieArchiefzorg en beheer 2013/2014
T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave
Nadere informatieMonitor Erfgoedinspectie
Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel
Nadere informatieSubstitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief
Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen Paul Drossens - Rijksarchief Inhoud Wettelijk kader en rol Rijksarchief Voorbeeld: substitutie van personeelsdossiers
Nadere informatiebij het in gebruik nemen van een e-depot
STAPPENPLAN bij het in gebruik nemen van een e-depot Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden December 2015 Inleiding Dit stappenplan laat zien welke
Nadere informatieWhite paper. Simac Archief Services: archiveren conform wetgeving
White paper Simac Archief Services: archiveren conform wetgeving Inleiding Simac Archief Services Simac Archief Services bestaat uit een tweetal verschillende diensten die uiteraard te combineren zijn
Nadere informatieHoe selecteer je preserveringstools? Sara van Bussel. Koninklijke Bibliotheek
Hoe selecteer je preserveringstools? Sara van Bussel Koninklijke Bibliotheek Hoe selecteer je preserveringstools? Het probleem van digitale duurzaamheid Types digitale preservering Preserveringstools in
Nadere informatieBLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling IGUO Nr. 591 23 april 2018 Beheerregeling informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) De Connectie 2018 De directeur
Nadere informatieAlgemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?
Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl
Nadere informatienoord-hollands archief
2017014981 nini Verslag van het beheer Overgebracht archief Gemeente Bloemendaal 2016 VJ' M Mŕ Chateau dit Zmancnburij ļ ^ I ïtwatcri Stooiiny í MachwÅB dt Verslag van het beheer Overgebracht archief Gemeente
Nadere informatieAfdelingshoofd: het hoofd van een afdeling binnen de Dopingautoriteit;
Regeling van het bestuur van de Dopingautoriteit van 1 januari 2019, houdende de beheersregels voor documentaire informatie (Beheerregeling DI Dopingautoriteit 2019) Het bestuur van de Dopingautoriteit,
Nadere informatie15 / 22 september Kees Brouwer. Architectuur e-depot
15 / 22 september 2014 - Kees Brouwer Architectuur e-depot 2 Probleemstelling Probleem digitaal informatiebeheer niet op orde voldoen niet aan eisen archivering geen voorzieningen voor langdurige opslag
Nadere informatieKerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding
Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend
Nadere informatiePrivacyverklaring CommuniCadans
A-Introductie Privacyverklaring CommuniCadans Als ondernemer bewaar ik gegevens van klanten, leveranciers en andere belanghebbenden. Dit is inclusief belangstellenden die uit interesse een abonnement nemen
Nadere informatieDigitaal Depot Nationaal Archief
Wat is een e-depot? Jacqueline Slats Nationaal Archief of the Netherlands Studiedag Digitale Depots, 15 oktober 2008 Felixarchief Antwerpen 1 De Digitale Overheid De samenleving werkt meer en meer met
Nadere informatieDigitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven
Digitaal archiveren Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitale dementie Digitaal Analoog Virtueel Fysiek Bestand Document Digitaal werken = normaal Digitaal archiveren = problematisch Vandaag Gisteren
Nadere informatieEen i-depot is een dienst die door het BBIE wordt aangeboden om aan documenten een vaste datum te verlenen.
i-depot 1. Wat is een I-depot? Een i-depot is een dienst die door het BBIE wordt aangeboden om aan documenten een vaste datum te verlenen. Een i-depot is geen intellectueel eigendomsrecht, maar een hulpmiddel
Nadere informatiegelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,
Archiefverordening gemeente Gooise Meren De raad van de Gemeente Gooise Meren, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede
Nadere informatieModel Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris
Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen
Nadere informatieBouwarchieven, echt openbaar?
Bouwarchieven, echt openbaar? Bouwarchieven, echt openbaar? Archiefinnovatie Decentrale Overheden AIDO 7 april 2016 Nieuwegein Even voorstellen Grondslag ontstaan bouwarchieven Woningwet 1901 Gemeenten
Nadere informatieGegevensmanagement in relatie tot archivering
Gegevensmanagement in relatie tot archivering NORA expertgroep gegevensmanagement 1 februari 2018 contact@nationaalarchief.nl Gegevensmanagement Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in
Nadere informatieStappenplan aansluiting e-depot Regionaal Archief Alkmaar
Stappenplan aansluiting e-depot Regionaal Archief Alkmaar Versie 0.9 30 januari 2017 Brigit Hoomans / Anje van der Lek Inleiding Het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) bereidt samen met zijn gemeentelijke
Nadere informatieNederlands Muziek Instituut en Haags Gemeentearchief 2013-2016
Samen werken aan een gezamenlijke toekomst Nederlands Muziek Instituut en Haags Gemeentearchief 2013-2016 [Verkorte versie] 1. Inleiding Bij de advisering door de commissie Hirsch Ballin is ten aanzien
Nadere informatieMINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)
MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,
Nadere informatieAan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, 25 maart 2008 Nummer voorstel: 2008/30
Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 25 maart 2008 Nummer voorstel: 2008/30 Voor raadsvergadering d.d.: 22-04-2008 Agendapunt: Onderwerp:
Nadere informatieWat zijn archiefstukken? Wat is een archief? Beginselen Ordening
Wat zijn archiefstukken? Wat is een archief? Beginselen Ordening 2010 Document (3), ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft
Nadere informatieREGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN
REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie
Nadere informatieSterk in de toekomst. van het verleden
Sterk in de toekomst Inleiding Inleiding Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis, biedt informatie omtrent allerlei onderwerpen uit de geschiedenis van de gemeente Heerlen en de regio. Deze informatie
Nadere informatieDe voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Postbus 20018 2500 EA DEN HAAG
> Retouradres Postbus 20011 2500 EA Den Haag De voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Postbus 20018 2500 EA DEN HAAG Programmadirectie Dienstverlening Regeldruk en Informatiebeleid Afdeling
Nadere informatieKeramiekmuseum Princessehof Leeuwarden Verwervingsprocedure
1. Verwerving Deze procedure is opgezet aan de hand van SPECTRUM-N: Standaard voor collectiemanagement in musea, versie 1.0 (2008). Omschrijving Het beheren en documenteren van de overwegingen bij potentiële
Nadere informatieAmsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis
Gent 1. Leeszaal 2. Raadplegen van collecties: Bibliotheekcollectie Archiefcollectie Beeld & Geluidcollectie Digitale collectie 3. Kopieën 4. Bestelformulier reproducties (Beeld & Geluid) 1. Leeszaal
Nadere informatieDigitaal archief. Een Centraal Digitaal Depot. Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens
Digitaal archief Een Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens Een : digitaal opslaan van dossiers van ketenpartners voor een wettig
Nadere informatieHandboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem
Handboek Vervanging bouwarchief 1900-2010 gemeente Lochem Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Verantwoording... 3 2.1 Aanleiding... 3 2.2 Archiefwettelijk kader... 3 2.3 Doel Handboek Vervanging... 4 2.4 Reikwijdte
Nadere informatieGemeente Edam-Volendam Handboek Retrospectieve Vervanging Lopende Voorzieningen WMO / WVG 2018
Gemeente Edam-Volendam Handboek Retrospectieve Vervanging Lopende Voorzieningen WMO / WVG 2018 Vastgesteld: Versie: 1.0 Auteur: Conny van der Laan Inhoud 1. Inleiding...3 2. Reikwijdte van het vervangingsbesluit...3
Nadere informatieRegelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden
Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer
Nadere informatieE-Facturering. Leuker kunnen we het niet maken. Fou-Khan Tsang RA. Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal
E-Facturering Leuker kunnen we het niet maken Fou-Khan Tsang RA EVEN VOORSTELLEN WAAR MOET U AAN DENKEN Fiscus Administratieve organisatie en interne beheersing Wat is een elektronische factuur? Voor de
Nadere informatieB) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films
Mevrouw drs. M. C. van Heese Erfgoedinspectie/Collecties en Archieven IPC 3500 Postbus 16478 2500 BL Den Haag Amsterdam, 11 februari 2016 Betreft: De stoot van de rijkscollectie BYE Filmmuseum Geachte
Nadere informatieInformatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot
Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale
Nadere informatieHoe open zijn wij? Informatieblad over hergebruik en open data
Hoe open zijn wij? Informatieblad over hergebruik en open data Hoe open ben jij? Informatieblad over hergebruik en open data Burgers en bedrijven moeten over openbare overheidsinformatie kunnen beschikken.
Nadere informatieRegeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen
Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;
Nadere informatieInzage in beperkt openbaar archief
Inzage in beperkt openbaar archief Het overgrote deel van de archieven die bij het Historisch Centrum Overijssel (HCO) worden bewaard is volledig openbaar en daarmee zonder meer ter inzage in de studiezaal.
Nadere informatieModel Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris
Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,
Nadere informatieElektronisch factureren
Elektronisch factureren Inleiding Elektronisch Factureren in RADAR is mogelijk vanaf versie 4.0. Deze module wordt niet standaard meegeleverd met de RADAR Update maar is te bestellen via de afdeling verkoop
Nadere informatieBehoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug
Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders
Nadere informatieProcedure, voorwaarden en richtlijnen (Handleiding) bij het opnemen van particuliere archieven door het
Bijlage bij het Plan voor de acquisitie van particuliere archieven, 2014-2018 Procedure, voorwaarden en richtlijnen (Handleiding) bij het opnemen van particuliere archieven door het RHC Zuidoost Utrecht
Nadere informatieBEZOEKERSREGLEMENT STADSARCHIEF DELFT. 1. Algemeen 2 2. Registratie en toegang 2 3. Raadpleging 3 4. Overige bepalingen 5
BEZOEKERSREGLEMENT STADSARCHIEF DELFT 1. Algemeen 2 2. Registratie en toegang 2 3. Raadpleging 3 4. Overige bepalingen 5 Stadsarchief Delft is een openbare ruimte waar een aantal huisregels geldt. Deze
Nadere informatieBesluit Informatiebeheer 2015
15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende
Nadere informatieDigitaal werken en digitaal archiveren
Digitaal werken en digitaal archiveren DRM en substitutie bij DNB Bert Kooi en Ines van Dijk 15 maart 2016 Programma Substitutie Van digitale hulpmiddelen naar digitaal werken Fysiek hybride digitaal archief
Nadere informatieNederlandse Gedragswetenschappen Grote Kruistraat 2/1, 9712 TS Groningen. 1. Inleiding
1. Inleiding De geschiedenis van de Nederlandse psychologie, pedagogiek en onderwijskunde verdween uit de curricula van Nederlandse universiteiten en waardevol historisch materiaal gerelateerd aan deze
Nadere informatieNummer archiefinventaris: 2.14.5317. Auteur: Centrale Archief Selectiedienst. Nationaal Archief, Den Haag 2010. Copyright: cc0
Nummer archiefinventaris: 2.14.5317 Inventaris van het archief van het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen: Werkgroep Landbouwonderwijs van de Ned.-Belgische Subcie v/d gelijkwaardigheid van diploma's
Nadere informatieDocument Management System Aanvullende instructies voor het koppelen van documenten en het raadplegen ervan vanuit boekingen en lijsten.
Document Management System Aanvullende instructies voor het koppelen van documenten en het raadplegen ervan vanuit boekingen en lijsten. Rel. 90-08 Inaras N.V. WWW.OCTOPUS.BE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
Nadere informatiePresentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): Digitalisering in de praktijk
Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): Digitalisering in de praktijk 1 Kwaliteitswaarborging In digitaliseringstrajecten Marc Holtman Stadarchief
Nadere informatieStappenplan digitaal archiefbeheer
Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor
Nadere informatieOPENBAAR EXEMPLAAR, NAMEN ZIJN VERWIJDERD
OVERDRACHT VAN DIGITALE INFORMATIE DOOR DE ARCHIEFVORMER: HET SUBMISSION INFORMATION PACKAGE (SIP) Deelproject 8 Preserveringsbeleid OPENBAAR EXEMPLAAR, NAMEN ZIJN VERWIJDERD Datum Wijziging versie 18
Nadere informatieVragenlijst ten behoeve van het zelf op orde brengen van uw digitale archief, en/of ten behoeve van een adviesgesprek over uw digitale archiefbeheer
Vragenlijst ten behoeve van het zelf op orde brengen van uw digitale archief, en/of ten behoeve van een adviesgesprek over uw digitale archiefbeheer TOELICHTING: Deze vragenlijst is bedoeld voor (kleinere)
Nadere informatie= betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) 1. Taakgebied
Algemene opmerkingen:? betekent: niet te achterhalen / betekent: niet van toepassing AFDELING = betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) 1. Taakgebied =
Nadere informatieDe archieven in hun digitale vormingscontext
De archieven in hun digitale vormingscontext De archieven in hun digitale vormingscontext Deel 1 : De digitale overbrengingsprocedure (e-transfer) 04/12/2017 Fiona ARANGUREN & Sébastien SOYEZ DIGI-P@T
Nadere informatieOmzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw
Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw In de whitepaper waarom u eigen documenten niet langer nodig heeft schreven we dat het rondmailen van documenten geen
Nadere informatiePrivacyverklaring. 1. Persoonsgegevens
Privacyverklaring 1. Persoonsgegevens Valuas verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn. 2. Ontvangers
Nadere informatieVerslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016
Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,
Nadere informatieFactsheet Mozard Archief
Archivering met de Mozard Suite Factsheet Mozard Archief Mozard maakt het mogelijk de archiefprocessen volledig zaakgericht te ondersteunen. Een zaak is een hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd
Nadere informatieVerenigingsarchief zkt. archivaris. 18 mei 2017, Maldegem
Verenigingsarchief zkt. archivaris 18 mei 2017, Maldegem Verenigingsarchief zkt. archivaris Wat is archief? Waarom archief bewaren? Hoe archief bewaren? Wat is archief? Wat is archief? Wat is archief?
Nadere informatieheeft het voorstel van burgemeester en wethouders gelezen van 10 januari 2017 DIR/IDA (nr );
GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Amersfoort. Nr. 29857 1 maart 2017 Archiefverordening gemeente Amersfoort 2016 De raad van de gemeente Amersfoort; heeft het voorstel van burgemeester en wethouders
Nadere informatieprogramma programma digitaal archiveren? digitaal archiveren? digitaal archiveren? Voormiddag: DAVID onderzoekresultaten
programma Voormiddag: DAVID onderzoekresultaten 10u05: Digitaal archiveren? 10u20: Kantoordocumenten Casus: Archiveren van e-mail» Juridisch kader» Archiveringsprocedure bij de stad Antwerpen 11u10: Pauze
Nadere informatieInventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën: Registers Indische Couranten
Nummer archiefinventaris: 2.10.36.111 Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën: Registers Indische Couranten Auteur: A.M. Tempelaars Nationaal Archief, Den Haag 1986 Copyright: cc0 This
Nadere informatieVermeulen Reinigingstechniek, Tuin- en Parkmachines B.V. Telefoonnummer: adres:
Privacy Statement Vermeulen Reinigingstechniek, Tuin- en Parkmachines B.V. hecht veel waarde aan het beschermen van uw privacy en (persoons)gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.
Nadere informatieTool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal
Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig
Nadere informatieArchiveren. Digitaal vertaald. Han Pieterse han.pieterse@networq24.com 31-5-2007 1
Archiveren Digitaal vertaald Han Pieterse han.pieterse@networq24.com 31-5-2007 1 Nieuwe wetgeving en oude gewoontes Archiefwet voor overheidsinstellingen, Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is van kracht,
Nadere informatieRegeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities
Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde
Nadere informatie