11 Selecties. Selectie versus snelselectie Planon FacilityOffice SE kent naast selecties ook nog snelselecties. Wat is nu het verschil?

Transcriptie

1 11 Selecties Met behulp van de selectiefunctie bepaalt u welke elementen, bijvoorbeeld objecten, orders of personen u in de elementensectie wilt opnemen. U kunt bijvoorbeeld alle objecten uit het bouwjaar 1964 uit het systeem filteren. De werkwijze voor het selecteren van elementen is in alle modules hetzelfde. Selectie versus snelselectie kent naast selecties ook nog snelselecties. Wat is nu het verschil? Snelselectie Er kan op slechts één veld worden geselecteerd. Selectie kan niet worden opgeslagen om later op te roepen. Slechts een beperkt aantal velden kan worden gebruikt om een selectie op in te stellen. Zeer snel in te stellen. Selectie Er kan op meerdere velden worden geselecteerd. Selectie kan worden opgeslagen om later op te roepen. Vrijwel alle velden kunnen worden gebruikt om selectie in te stellen (een en ander is wel afhankelijk van uw instellingen). Instellen kost wat meer tijd. Let op: het is mogelijk binnen een selectie een snelselectie en binnen een snelselectie een selectie in te stellen. U wilt alle objecten in Amsterdam opvragen die als kantoorpand worden gebruikt. U kunt dit heel eenvoudig doen door een snelselectie in te stellen op de plaats Amsterdam. Vervolgens stelt u een selectie in op het veld gebruiksstatus, waar u voor de optie kantoor kiest. Het zoekresultaat dat in de elementensectie wordt getoond, berust op de criteria van beide filters. Knop Naam Functie Filter aan/uit Ga naar eerste Filter aan/uit Instellen selectie Opslaan huidige filter Verwijderen filter Onderhouden filters Werken met snelselecties Hiermee geeft u de opdracht de ingestelde snelselectie uit te voeren. Hiermee gaat u naar het eerste element dat voldoet aan het ingestelde snelselectiecriterium. Hiermee geeft u in de opdracht de ingestelde filter uit te zetten. Daarnaast kunt u met deze knop een uit de keuzelijst geselecteerde filter aan- of uitzetten Hiermee krijgt u de mogelijkheid een filter in te stellen. Biedt u de mogelijkheid een filter hetzij voor eigen gebruik, hetzij voor algemeen gebruik op te slaan zodat u deze later altijd kunt oproepen. Biedt u de mogelijkheid om een opgeslagen filter te verwijderen. Indien u de juiste rechten hebt, kunt u door op deze knop te klikken filters verwijderen of de status wijzigen van Voor eigen gebruik naar Voor algemeen gebruik en vice versa. Snelselecties kunt u gebruiken als u heel snel een selectie wilt instellen of als u snel een bepaald element wilt zoeken. Bij het instellen van een snelselectie kunt u slechts een beperkt aantal velden gebruiken. De velden die u kunt gebruiken zijn afhankelijk van de elementsoort die wordt getoond in de elementensectie. Knoppen van de selectiebalk Voor het uitvoeren van selecties gebruikt u de selectiebalk. Met de knop Selectiebalk aan/uit in de werkbalk of de optie Selectiebalk uit het menu Beeld regelt u of u de selectiebalk al dan niet wilt zien. De selectiebalk bestaat uit twee onderdelen. In beide delen vindt u een aantal knoppen. In de tabel vindt u een korte uitleg over de knoppen. Basiskennis Basiskennis

2 Om... een snelselectie in te stellen het eerste element te zoeken dat aan de ingestelde snelselectie voldoet een snelselectie uit te voeren een snelselectie op te heffen Doe dit Zorg ervoor dat de elementsoort waarop u wilt selecteren, wordt getoond in de elementensectie. 2. Kies het veld waarop u wilt selecteren en voer de gewenste waarde in. Tip: u kunt ook alleen de eerste letter(s) invullen of werken met het [%]. U zoekt adressen uit een bepaalde plaats. De waarde Nij op een plaatsveld geeft alle adressen uit onder andere Nijmegen en Nijverdal, de waarde Nijm geeft alleen de adressen uit Nijmegen. U kunt ook zoeken op string door [%] met daarachter de gewenste waarde waarnaar u op zoek bent, in te voeren. Wanneer u op zoek bent naar de firma Zorba & Zonen voert u het volgende in: %zorba. Op deze manier vindt u alle firma s waarin de lettercombinatie zorba voorkomt. 1. Stel een snelselectie in. 2. Klik op de knop Ga naar eerste / Ga naar volgende in de selectiebalk. Het eerste element in de elementensectie dat voldoet aan het selectiecriterium wordt gemarkeerd. Door telkens opnieuw op de knop Ga naar volgende te klikken, kunt u door de elementen die aan het selectiecriterium voldoen bladeren. Let op: hierbij kunt u geen gebruik maken van [%]. 1. Stel een snelselectie in. 2. Klik op de knop Filter aan/uit in de selectiebalk. Of Druk op [Enter]. In de elementensectie staan alleen nog die elementen die voldoen aan het selectiecriterium. Let op: als u nu weer een snelselectie uitvoert, dan wordt geen rekening meer gehouden met de eerste snelselectie. Met andere woorden: elementen hoeven niet aan het criterium in de eerste snelselectie te voldoen om getoond te worden. Klik op de knop Filter aan/uit in de selectiebalk. Let op: als er ook een gewone selectie is ingesteld, dan blijft deze actief. Werken met selecties De eenvoudigste manier om te werken met selecties is het oproepen van een opgeslagen filter. Daarnaast kunt u ook zelf filters definiëren. Opgeslagen filter aan- en uitzetten Filters kunnen worden opgeslagen, waardoor u ze op ieder gewenst moment kunt oproepen. Let op: dit geldt niet voor snelselecties. Om... een opgeslagen filter aan te zetten een opgeslagen filter uit te zetten Doe dit Kies de filter die u wilt activeren uit de keuzelijst door erop te klikken. U ziet de naam van de actieve filter in de selectiebalk. 2. Om de filter te activeren klikt u op de knop Filter aan/uit in de selectiebalk. Klik op de knop Filter aan/uit in de selectiebalk. Nieuwe selectie instellen met behulp van een filter U kunt gebruik maken van opgeslagen filters, maar u kunt ook zelf selecties instellen en deze als filter opslaan. Hiertoe geeft u voor één of meerdere velden een waarde op waaraan een element moet voldoen om te worden opgenomen in de selectie. In kan per veld worden ingesteld of hierop kan worden gefilterd. Het instellen is een taak voor de functioneel systeembeheerder. 1. Selecteer in de elementensectie een element waarvoor u een nieuwe selectie wilt instellen, bijvoorbeeld een object. 2. Klik op de knop Instellen selectie in de selectiebalk. De groene achtergrond in de gegevenssectie wordt wit. 3. Klik in het veld waarop u een filter wilt toepassen. 4. Klik op de knop Toevoegen filter. De knop Toevoegen filter. Of Druk op [Ctrl] +[ ]. 5. Voer de gewenste waarde voor het veld in. Basiskennis Basiskennis

3 Indien u bent ingelogd als supervisor, verschijnt het onderstaande venster Opslaan huidige filter. De invoerwijze is afhankelijk van de veldsoort. Zie voor meer informatie de paragraaf Veldsoorten en selecties op pagina Klik op de knop OK. In velden waarop een filter gezet is, staat in rode letters de waarde van de betreffende filter. Voor keuzelijstvelden is dit de tekst [FILTER]. Met de knop Huidige filter verwijderen kunt u een bestaande filter opheffen. De knop Huidige filter verwijderen. 7. Herhaal de stappen 2 tot en met 5 als u op meer velden een filter wilt instellen. 8. Klik op de knop Filter aan/uit in de filterbalk. 3. Vink de gewenste optie aan. Let op: indien u bent ingelogd als gewone gebruiker kunt u volstaan met de filter op te slaan. 4. Voer een naam in voor de betreffende filter. 5. Klik op de knop OK. De filter is nu opgeslagen en kan op ieder gewenst moment opgevraagd worden. Opgeslagen filter verwijderen Opgeslagen filters kunnen worden verwijderd. 1. Selecteer de opgeslagen filter die u wilt verwijderen. De knop Filter aan/uit. De filter is nu actief. U kunt de filter uitzetten met de knop Filter aan/uit. Let op: als u de filter uitzet zonder deze op te slaan, dan bent u de instellingen kwijt. 2. Klik op de knop Verwijderen filter in de selectiebalk. Nieuwe filter opslaan Nieuwe filters kunnen worden opgeslagen zodat u ze altijd kunt oproepen. 1. Stel een nieuwe selectie in op het betreffende veld / de betreffende velden. Zie voor meer informatie de paragraaf Nieuwe selectie instellen op pagina Klik op de knop Opslaan huidige filter in de selectiebalk. De door u geselecteerde opgeslagen filter wordt nu verwijderd. Filters onderhouden Indien u de juiste rechten hebt, is er een knop beschikbaar in de filterwerkbalk, waarmee u de filters kunt onderhouden. Als u geen supervisorrechten hebt blijft de knop vergrijsd. Voor het onderhouden van de filters dient u de onderstaande werkwijze te volgen. Basiskennis Basiskennis

4 1. Klik op de knop Onderhouden filters in de selectiebalk. Het venster Filters verschijnt, met daarin de gebruikersfilters die aan de huidige selectiecriteria voldoen. Het kopiëren van een filter, met behulp van de knop Filter kopiëren in de werkbalk. De knop Filter kopiëren. Wanneer u op deze knop klikt, wordt de geselecteerde filter gekopieerd. Het tonen van filterinformatie, met behulp van de knop Filterinfo tonen in de werkbalk. De knop Filterinfo tonen. Wanneer u op deze knop klikt, wordt een venster met informatie over de geselecteerde filter getoond: Het venster biedt de volgende mogelijkheden: Het verwijderen van filters, met behulp van de knop Verwijderen in de werkbalk. De knop Verwijderen. Het veranderen van een filtertype, met behulp van de knop Filtertype wijzigen in de werkbalk. De knop Filtertype wijzigen. Het automatisch opslaan van de waarden die betrekking hebben op de weergave van het venster Filters zelf, namelijk de hoogte en breedte van het venster, de breedte en volgorde van de kolommen en de kolom waarop gesorteerd wordt. Wanneer u op deze knop klikt, verschijnt het venster Aanpassen filtertype. Hier kunt u het gewenste filtertype kiezen. 2. Doe de gewenste instellingen en klik op de knop OK. De ingestelde waarden worden bij het sluiten van het venster Filters automatisch opgeslagen. Veldsoorten en selecties Het venster waarmee u een filter op een veld instelt, is afhankelijk van de veldsoort. In de volgende paragrafen wordt voor iedere veldsoort aangegeven hoe u de filter kunt instellen. Tekstveld Voor een tekstveld voert u simpelweg de gewenste waarde in met behulp van het volgende venster. Basiskennis Basiskennis

5 Memoveld Op memovelden kunt u geen selectie instellen. Keuzelijstveld Het instellen van een filter op een keuzelijstveld gaat in principe hetzelfde als het invullen van een keuzelijst. Zodra u in een keuzelijstveld op de knop Toevoegen filter klikt, verschijnt de betreffende keuzelijst waaruit u kunt selecteren. Bij een eenvoudige keuzelijst kunt u met [Ctrl] of [Shift] meerdere items tegelijkertijd selecteren. Dit geldt niet voor andere soorten keuzelijsten. Opmerking: Wanneer u in een keuzelijstvenster de optie Geen waarde ingevuld aanvinkt, dan worden alleen die elementen getoond waarvan het veld waarop u wilt filteren niet is ingevuld. Numeriek veld Het invoeren van een filter op een numeriek veld gebeurt met behulp van het volgende venster. Let op: u bent verplicht een keuze uit de lijst te maken en u kunt dus nooit zelf een waarde invoeren. Negatief filter In is het mogelijk bij het maken van selecties een negatief filter in te stellen. Hiertoe is de optie Negatief filter toegevoegd aan sommige keuzelijstvensters die u voor het maken van meervoudige selecties kunt gebruiken. De onderstaande schermafdruk uit de module Personenbeheer laat zien hoe in het keuzelijstvenster Functie een negatief filter is ingesteld op de functies Manager en Directie. Dit betekent dat alle personen worden getoond, behalve die personen waaraan de functie Manager of Directie is gekoppeld. Rekenveld In een rekenveld kunnen datums (datumveld), getallen (numeriek veld) en bedragen (geldveld) staan. Hoe de filter ingevoerd moet worden hangt dus af van de waarde die in het veld staat. Zie voor meer informatie de paragraaf Veldsoorten op pagina 39. Ja/nee-veld Op ja/nee-velden kunt u een selectie instellen. Het invoeren van een filter op een ja/nee veld gebeurt met behulp van het volgende venster. U kunt daarbij kiezen uit de Basiskennis Basiskennis

6 mogelijkheid te filteren op velden waarin ja, nee of niets is ingevuld, door het aanvinken van het betreffende aankruisvak. Datumveld Als u een datumveld gebruikt in een selectie, dan kunt u aangeven dat de datum binnen een bepaalde periode moet vallen of dat het een bepaalde dag moet zijn. Het instellen gaat met behulp van het volgende venster. Datum-/tijdveld Op datum-/tijdvelden kunt u met behulp van het volgende venster een selectie instellen. Tijdveld Op tijdvelden kunt u met behulp van het volgende venster een selectie instellen. Relatieve selecties op datum-/tijdvelden Het kan voorkomen dat u bijvoorbeeld in de module Vastgoedbeheer maandelijks een selectie wilt instellen op alle verzekeringen waarvan de opzegdatum de komende maand verstrijkt. In de module Werkorders wilt u misschien dagelijks weten welke orders die dag dienen te worden uitgevoerd. Hiervoor gebruikt u een selectie op een datumveld. Het zou natuurlijk handig zijn als u een dergelijke terugkerende selectie kunt opslaan, maar als u de Basiskennis Basiskennis

7 datum op de normale manier invult, kan dit niet, omdat deze per keer dat u de selectie wilt gebruiken, verschilt. Gelukkig is het mogelijk te rekenen vanaf de huidige datum/tijd door een relatieve filter in te stellen op een datum-/tijdveld. Relatief wil zeggen ten opzichte van de huidige datum en tijd. Voor het bepalen van de huidige datum en tijd wordt de systeemdatum gebruikt. Er is een aantal argumenten beschikbaar waarmee u de relatieve filter kunt definiëren. De argumenten zijn in zowel in het Nederlands als in het Engels gedefinieerd en zijn hoofdletter-ongevoelig. De twee talen kunnen door elkaar gebruikt worden. In de onderstaande tabel ziet u de datum-/tijdargumenten op een rijtje: Om een relative datumfilter in te stellen op systeemdatum op systeemtijd stellen op jaren stellen op maanden stellen op weken stellen op dagen op uren op minuten op seconden Doe dit Voer in &Datum of &Date. Voer in &Tijd of &Time. Voer in &J of &Y. Voer in &M. Voer in &W. Voer in &D. Voer in &U of &H. Voer in &N. Voer in &S. U wilt een relatieve datum-/tijdfilter instellen op het veld Datum gewenst gereed in de module Werkorders, zodat u alle werkorders te zien krijgt die gereed moeten zijn tussen uur vandaag en uur de volgende dag. Als u de filter om uur activeert en definieert zoals in de onderstaande afbeelding, dan worden alleen de orders geselecteerd die gereed moeten zijn tussen uur vandaag en uur de volgende dag. Argumenten voor datum en tijd kunnen ook gecombineerd worden, bijvoorbeeld &Datum &D-1 &Tijd &U-8, wat betekent: 1 dag en 8 uur (totaal 32 uur) voorafgaand aan de huidige datum/tijd. Let op: Het filterresultaat is afhankelijk van het tijdstip waarop de filter wordt geactiveerd, namelijk de systeemdatum en -tijd. Het is dus niet mogelijk een filter te definiëren waarmee alle werkorders die vandaag gereed moeten zijn geselecteerd kunnen worden. Een dergelijke selectie kan het best benaderd worden door een filter te definiëren met in het vak Van de waarde &datum &d-1 en in het vak Tot de waarde &datum &d+1. Hiermee wordt een gedeelte van de vorige dag en een gedeelte van de volgende dag meegenomen in de selectie en in ieder geval de complete huidige dag. Periodeveld Op periodevelden kunt u geen selectie instellen. Verbindingsveld Op verbindingsvelden kunt u geen selectie instellen. Geldveld Op berekende geldvelden kan een selectie worden ingesteld. Het plaatsen van een filter op een geldveld gaat op dezelfde wijze als het plaatsen van een filter op een numeriek veld. Zie voor meer informatie de paragraaf Numeriek veld op pagina 52. Vrije velden In is het niet mogelijk op vrije character-velden die in de Velddefinities als Getal, Geheel getal of Datum zijn gedefinieerd, een filter toe te passen. In het venster Velddefinities staat voor deze velden de optie In selectie uit en wordt deze vergrijsd weergegeven. Er zijn echter ook vrije velden die zijn gedefinieerd als datumveld of getalveld. Daarop kunt u WEL een filter toepassen. Basiskennis Basiskennis