Verslag van de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van de Kip Caravan Club, gehouden op zaterdag 27 maart 2010 te Groenlo.

Transcriptie

1 Verslag van de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van de Kip Caravan Club, gehouden op zaterdag 27 maart 2010 te Groenlo. Conform de presentielijst zijn 89 leden aanwezig. 1. Opening en mededelingen De voorzitter, Astrid Surstedt, opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Een bijzonder welkom aan de nieuwe leden en aan die leden die voor het eerst aanwezig zijn. Ook alvast een welkom aan de heer Louw Schots, directeur KIP Nederland, hij zal iets later arriveren en als gast de vergadering bijwonen. Aansluitend aan de vergadering zal hij een korte presentatie geven. Uiteraard worden ook de aanwezige ereleden, Giel van Vliet en Peter Koreman van harte welkom geheten. Helaas zijn de andere ereleden te weten Cees Hoosemans en Bert de Winkel verhinderd. Een aantal leden heeft zich schriftelijk bij het secretariaat afgemeld. Van Gerrit Hardonk is een bedankbrief ontvangen die wordt voorgelezen. Hij is gevallen en is inmiddels nadat alle breuken aan elkaar gelijmd zijn, zoals hij zelf zegt, herstellende. Helaas is hij nog niet in staat de ledenvergadering te bezoeken maar hij laat weten dat hij in de nabije toekomst de caravan weer gaat gebruiken. Hij bedankt allen die hem de afgelopen periode hebben gesteund. De vergadering neemt een moment stilte in acht voor degenen die ons zijn ontvallen. Tijdens de vorige JAL had de voorzitter toegezegd dat er een protocol, om in aanmerking te komen voor Erelid of lid van Verdienste, geplaatst zou worden in KippeVel. Dit zal in het e.k. KippeVel gebeuren. Gezien het uitgebreide jaarverslag over 2009 gaat de voorzitter niet in op zaken die zich de afgelopen periode hebben afgespeeld. Wel gaat zij nog even in op de Lustrum activiteiten afgelopen jaar. Kernachtig samengevat zegt zij: Voor degenen die er niet geweest zijn, jammer dat u er niet was, maar kijk alvast uit naar het 4 e Lustrum dat over bijna 5 jaar gehouden zal worden. 1 Vandaag zou het Handboek Reizen worden getoond. Hans Tanger heeft, na de evaluatie in november 2009 en andere info vanuit de vereniging dit boek samengesteld. Een leidraad voor de huidige, maar vooral ook toekomstige reisbegeleiders. Een van de onderdelen van het handboek is een checklist, deze is echter nog niet helemaal klaar vandaar dat besloten is het handboek nog niet te tonen.

2 In het verlengde van voornoemd handboek wordt nu ook al gewerkt aan een Handboek Weekenden. Voor het tot nu toe gedane werk wordt Hans Tanger door de voorzitter bedankt. Het bestuur is bezig met het opstellen van een leden enquête, maar is van mening dat dit zeer gedegen moet gebeuren. Dit vergt veel werk en inven-tarisatie vooraf. De ledenwerfcampagne is het speerpunt voor dit jaar. Bij binnenkomst heeft u allemaal een infofolder met inlegvel uitgereikt gekregen. Met het kampeerseizoen in het vooruitzicht willen wij u vragen mede bezitters van een Kip caravan op de camping aan te schieten en het bestaan van de KCC toe te lichten. De presentatie van de KCC bij diverse dealers heeft geleid tot een flink aantal nieuwe leden. In verband met de wervingsactie behoeven nieuwe leden in 2010 geen inschrijfgeld te betalen. Afgelopen jaar is een oproep gedaan voor versterking van de redactie van KippeVel. Pas na dreigende taal ( dan maar een gestencild A4-tje ) heeft een aantal leden zich aangesproken gevoeld en zich gemeld om de redactie te komen versterken. Het bestuur doet weer een oproep, ditmaal voor de functie van Coördinator Commissie Techniek. In het laatste KippeVel heeft u kunnen lezen dat Wim Meewis zijn taak na 6 jaar (waarvan 4 jaar in het bestuur) zal neerleggen. Onder zijn bezielende leiding heeft de commissie een belangrijke plaats ingenomen in de vereniging. Met name de excursies, de bijdrage aan het slotweekend en de technische stukjes in KippeVel zijn voor de vereniging heel belangrijk geworden, aldus de voorzitter. Maar zonder een coördinator die deel uitmaakt van het bestuur, kan de commissie niet goed functioneren. Wie wil deze functie de komende periode op zich nemen? 2. Ingekomen stukken Benevens de bedankbrief van Gerrit Hardonk die inmiddels behandeld is en diverse afmeldingen, zijn er geen ingekomen stukken. De voorzitter vraagt instemming om agendapunt 7 en 8 om te draaien, de vergadering gaat hiermee akkoord. 3. Goedkeuren notulen Jaarlijkse ledenvergadering d.d. 4 april 2010 De notulen worden aan de orde gesteld. 2 Pagina 1, 4 e alinea: Chiel van Vliet moet Giel van Vliet

3 3 Pagina 4. bovenaan inzake aanvulling Huish. Reglement; Caro Cocx merkt op dat er al sinds 2000 de mogelijkheid was om in bijzondere situaties zgn. plus-lid te worden. De voorzitter beaamt dit en licht toe dat deze situatie eigenlijk een beetje ondergesneeuwd was en er is nu een nieuwe naam aan gegeven t.w.: buiten-lid. Deze wijzigingen in aanmerking genomen, worden de notulen verder ongewijzigd goedgekeurd. 4. Jaarverslag 2009 Onder dankzegging van de samenstellers van dit ( professionele) jaarverslag over het 2009, stelt de voorzitter het aan de orde. Vanuit de leden zijn er geen vragen. De penningmeester merkt op dat er ondanks alle controles toch drie slordigheidjes zijn geslopen in het financiële verslag. Op pagina 11 : De verwijzing naar de toelichting op pagina 15 vermeld achter overige vorderingen, moet een regel hoger staan, achter Vooruitbetaalde kosten. Op pagina 15: De tekst Overige vorderingen moet vervangen worden door Vooruitbetaalde kosten. Op pagina 21: Onder het hoofd Dotaties voorzieningen moet een regel tussen Oninbare vorderingen en Lustrumviering worden ingevoegd met de tekst Reserves verenigingen en evenementen. In de kolom Realisatie moet op deze regel een bedrag van EUR ingevoerd worden. Het totaalbedrag van de Dotaties in deze kolom dient gewijzigd te worden in EUR In dezelfde kolom wordt dan het bedrag resultaat boekjaar EUR in plaats van EUR Positief saldo bij evenementen Dat er bij de begrote bedragen bij een scouting het financieel wel eens tegen, maar ook mee kan vallen wordt duidelijk aan de hand van de volgende toelichting. De afgelopen periode heeft grote fluctuaties gekend in de benzineen dieselprijzen. Zo kan het dus gebeuren dat het ene jaar de scoutingkosten meevallen en het andere jaar erg tegenvallen. Goedkeuren Jaarrekening 2009 De voorzitter concludeert, na sondering bij de leden, dat men unaniem de jaarrekening over het boekjaar 2009 goedkeurt. Decharge van het bestuur over het gevoerde financiële beleid 2009 In het jaarverslag is een paragraaf opgenomen over de Kascontrolecommissie. De Kascontrolecommissie bestaande uit mevrouw J. Houtsma, de heer R. Kuperus en de heer J.J.M. Happel heeft de boeken over 2009 op 19 februari 2010 gecontroleerd en in orde bevonden. De vergadering gaat vervolgens unaniem akkoord met decharge van het bestuur over het gevoerde financiële beleid over 2009.

4 5. / Begroting Definitief vaststellen contributie 2010 Voorlopige contributie 2011 De penningmeester, Albert van de Pol, geeft een korte toelichting op de begroting Caro Cocx vraagt zich af waarom de post evenementen een stijging aangeeft van ca 20% ten opzichte van vorig jaar. De penningmeester geeft aan dat er elk jaar meer mensen naar de evenementen komen. Het aantal actief betrokken leden neemt jaarlijks toe. De prijzen van consumpties, huur van de locaties, etc. stijgen jaarlijks, zodat ook deze post verhoogd moet worden. De contributie voor 2009 kan gecontinueerd worden op 40,00, naar verwachting kan dit ook voor 2011 gelden. Een van de leden merkt op dat de renteopbrengsten van de spaarrekeningen niet begroot zijn. De penningmeester licht toe dat gezien het geringe bedrag en de huidige lage rentevoet het toch enigszins onzeker is om hiervoor een bedrag op te nemen. Daarbij licht hij toe dat het slechts om tijdelijke liquiditeiten (ontvangen vooruitbetalingen) gaat die tijdelijk op de spaarrekeningen staan. In het algemeen merkt de penningmeester op dat hij sinds vorig jaar wordt geassisteerd c.q. bijgestaan door Ad Verschoor die functioneert als calculatiebureau (=financiële beheersing reizen/activiteiten). Ben Hund vraagt zich af of er in de begroting rekening gehouden is met het in kleur drukken van KippeVel. De vergadering spreekt zich unaniem uit voor zoveel mogelijk kleurdruk. Voor 2010 zal KippeVel op 4 pagina s na, in kleur verschijnen. Indien de advertentie opbrengsten meer worden, kunnen wellicht ook meer pagina s in kleur worden gedrukt. De voorzitter constateert dat er verder geen vragen zijn. De vergadering stemt unaniem in met de begroting 2010, alsmede de definitieve contributie ad. 40,00 voor 2010 en de voorlopige contributie voor 2011 op 40,00. PAUZE 8. Mutaties Bestuur De voorzitter deelt mede dat Jan Biesheuvel in 2009 om gezondheidsredenen en op eigen verzoek de functie van Coördinator Binnenland heeft neergelegd. Het Bestuur stelt voor om Gezinus Rigtering te benoemen in de ontstane vacature. De vergadering gaat unaniem akkoord met het voorstel. Naast de functie van Coördinator Binnenland neemt Gezinus Rigtering ook het beheer van de website voor zijn rekening. 4 De Coördinator Commissie Techniek, Wim Meewis, is op eigen verzoek

5 aftredend. In haar dankwoord richting Wim Meewis spreekt de voorzitter over zijn grote betrokkenheid, loyaliteit en integriteit. We zullen je node missen, je hebt met steun van je vrouw, m.b.t. het coördinatorschap, je ten dienste van de KCC gesteld. Heel veel dank hiervoor. Wim Meewis bedankt voor de vriendelijke woorden en doet bovendien nogmaals een beroep op de leden om de ontstane vacature te gaan invullen. Hij zal zeker zijn opvolger daar waar nodig helpen. 7. Mutaties Commissies Het bestuur benoemt commissieleden. 5 Kascontrolecommissie: Herbenoemd voor een 2 e termijn: Rob Kuperus Benoemd voor de 1 e termijn: Hans Happel Redactie Commissie KippeVel Benoemd voor de 1 e termijn worden: Eindredacteur Redacteur: Henry van Gorkum Redacteur: Gerry Wetters Corrector: Jan de Willigen Corrector: Ton van der Sluis Redactielid: Ab van Oeffel Redactielid: Wim Fledderus Commissie Techniek Voor de 1 e termijn wordt Jan Mast benoemd. Aftredend wegens het bereiken van de maximum termijn en niet meer benoembaar: Caro Cocx. De voorzitter wendt zich tot Caro Cocx en spreekt hem toe. Diverse functies heeft hij bekleed, voorzitter, penningmeester en twee jaar geleden nog voorgedragen voor de Cees Hoosemans trofee. Nu is het afscheid gekomen als lid van de Commissie Techniek. De club is je heel veel dank verschuldigd en daarom heeft het bestuur gemeend je voor te dragen tot Lid van Verdienste. De vergadering gaat met dit voorstel akkoord. De voorzitter feliciteert de heer Cocx met deze benoeming. In zijn dankwoord refereert Caro Cocx dat hij totaal ca. 12,5 jaar actief is geweest binnen de KCC. Maar stelt hij, er is een tijd van komen en er is een tijd van gaan en die is nu aangebroken. 9. Beantwoording schriftelijke vragen Van één van de leden is de vraag gekomen waarom er geen deelnemerslijsten meer gepubliceerd worden in KippeVel. De voorzitter antwoordt dat dit eigenlijk alleen interessant is voor degenen die zelf meegaan. Op de Nieuwjaarsreceptie hangen de lijsten. Daarnaast is het kostenaspect een belangrijk motief, bovendien kost het veel ruimte in KippeVel. Alléén de gastfamilies en reisbegeleiders krijgen de lijsten en op de evaluatiedag in november 2009 is afgesproken dat zij deze lijsten aan hun

6 reis- /activiteiten deelnemers zullen gaan verstrekken. De penningmeester zegt toe dat in de toekomst (streefdatum na ) op het besloten gedeelte van de site de lijsten gepubliceerd zullen gaan worden. Herman Visser vraagt zich af waarom georganiseerde evenementen tegenwoordig met enige dagen worden opgerekt waarbij meestal vrijdag s een excursie wordt georganiseerd. Deel uitmakend van de werkende natie zou hij graag zien dat dergelijke zaken op zaterdag worden gepland. Geantwoord wordt dat excursie s vaak alleen op door de weekse dagen georganiseerd kunnen worden. Bedrijven willen veelal hun poorten op zaterdag niet meer openen. De algemene trend is ook dat deelnemers steeds vaker een paar dagen eerder komen en plakken er vaak nog een paar dagen aan vast. Inspreker houdt een pleidooi om te trachten ook evenementen op zaterdag te organiseren. De penningmeester geeft aan dat voor 2011 er weer een paar korte en lange weekenden georganiseerd gaan worden. Dit onderwerp zal zeker in de nog te houden enquête aan de orde komen, een ieder kan dan hier zijn mening over geven. Op de vraag waarom evenementen veelal in het oosten van het land plaats vinden is het antwoord klip en klaar. In oost Nederland is het meestal goedkoper, zeker wat betreft de horecagelegenheden. 10. Rondvraag Daan Krommenhoek heeft het idee dat jonge mensen geen caravan meer kopen maar opteren voor een all-inclusive vakantie in het buitenland. Het is jammer maar op dit moment kiezen jongeren voor dit concept. Ook Dick Bokkelkamp vraagt om deelnemerslijsten te publiceren. De voorzitter antwoord dat hierin reeds is voorzien. Wij hopen na e.e.a. op het besloten gedeelte te gaan publiceren. Caro Cocx vraagt aandacht voor het honden beleid. Vroeger kon de hond altijd mee, maar vanaf 2006 zijn honden niet meer gewenst tenzij anders vermeld. De voorzitter maakt de vergelijking met roken, waarbij de maatschappelijke attitudes gewijzigd zijn. Daarnaast zijn wij afhankelijk van de geldende reglementen bij de campings. Bij scouting wordt er altijd op gelet of honden wel/niet toegestaan zijn. Wees er van overtuigd dat het bestuur haar uiterste best doet om het iedereen naar het zin te maken. 6 Ben Hund benadrukt dat het houden van een ledenenquête een goed zaak is. Maar hij vraagt zich af of leden die opzeggen worden benaderd. De penningmeester deelt mede dat alle opzeggingen worden nagegaan en zonodig schriftelijk worden verzocht om aan te geven waarom men heeft opgezegd. Maar als men vervolgens hier niet op reageert worden de motieven niet bekend. Degenen die wel reageren en hun motieven aangeven kunt u

7 terug vinden in het jaarverslag. Jan van Haarlem deelt mede dat bij aanmelding van reizen die gelijktijdig plaatsvinden (bijv. Hongarije en Griekenland) het lang duurt voor uitsluitsel bekend is. Het kan dan voorkomen dat je de boot mist bij andere reizen omdat die inmiddels zijn volgeboekt. Albert van der Pol geeft aan dat de procedure ook dit jaar geanalyseerd zal worden, natuurlijk blijven er altijd haken en ogen. Misschien moeten we overwegen de mogelijkheid van voorinschrijvingen te schrappen. Jaap Janssen is voorstander van een ledenenquête maar hij benadrukt dat het van groot belang is dit niet anoniem te doen. De mensen die de enquête invullen, moeten voor hun persoonlijke mening uit durven komen! 11. Sluiting Alvorens de voorzitter de vergadering sluit wil zij allen die zich op een of andere wijze hebben ingezet voor de KCC hartelijk bedanken. Vervolgens wordt de vergadering gesloten onder dankzegging voor ieders inbreng. Albert van der Pol wijst nogmaals op de vacature van de coördinator Commissie Techniek. Tevens deelt hij mede dat hij in 2012 als penningmeester aftredend is. Het penningmeesterschap van de KCC is een functie die niet zomaar is over te dragen. Hij zou graag zien dat er voorafgaand aan zijn aftreden iemand alvast bijv. een jaar gaat meelopen. Zodoende kunnen kennis en kunde ter zake langzamerhand eigen worden gemaakt. Zijn vraag is dus: wie wil penningmeester worden van de KCC? Groenlo, 27 maart 2010 ( ALF KCC ) 7