Op weg naar leeftijdsbewust personeelsbeleid. Routeplanner voor gemeenten

Transcriptie

1 Op weg naar leeftijdsbewust personeelsbeleid Routeplanner voor gemeenten 1 >

2 I n h o u d s o p g a v e c o l o f o n Inleiding 3 Noodzaak: waarom leeftijdsbewust personeelsbeleid? 5 Levensfasen en generaties 6 Routeplanner: waar stapt u op? 10 Station 1: Meten is weten Reistips Tussenstations Organisatiescan A+O fonds Gemeenten Scan Duurzame inzetbaarheid Aanvullende reisinformatie 16 Station 2: Draagvlak en daadkracht creëren Reistips Reisadvies Reizigers Aanvullende reisinformatie 24 Station 3: Actieplannen Reistips Geslaagde acties van andere organisaties Reisbestemming: competente, gemotiveerde en gezonde medewerkers Tussenstation: competent en gemotiveerd Tussenstation: gezond aan het werk 33 Station 4: Borging Reistips Heeft u uw bestemming bereikt? 38 Bijlage 1: Organisatiescan, kwantitatief deel: P&O-kengetallen 40 Bijlage 2: Analyse gegevens organisatiescan 42 Bijlage 3: Organisatiescan, kwalitatief deel: Personeelsbeleid en P&O-instrumenten 45 Bijlage 4: Overzicht van aandachtspunten en actiepunten 46 Bijlage 5: Scan Duurzame inzetbaarheid 47 Bijlage 6: Extra informatie over meten=weten 50 Bijlage 7: Aanvullende informatie over verkrijgen draagvlak 60 < 2 >

3 I n l e i d i n g D e z e ro u t e p l a n n e r i s e e n p raktische le i d raad om aan de slag te g a a n m e t le e f t i j d s b ewust personeelsbele i d. Z o d a t le e f t i j d s b ewust p e rsoneelsbele i d o p d e a g e n d a staat en blijft staan. Deze ro u t e p l a n n e r h e l p t u o m a a n d e s l a g t e g a a n m e t d e u i t d a g i n g e n w a a r g e m e e n t e n voor staan, zoals samenwerking, klantgerichtheid en digitalisering van de d i e n stverle n i n g. Alle medewerkers Het doel van leeftijdsbewust personeelsbeleid is de inzetbaarheid van álle medewerkers te verhogen. Mensen met wensen, ambities en mogelijkheden bij wie we het beste naar boven willen halen. Het gaat niet alleen om oudere medewerkers, maar om medewerkers van alle leeftijden en levensfasen. CAO en leeftijdsbewust personeelsbeleid In de CAO Gemeenten is afgesproken dat gemeenten per 1 januari 2008 Leeftijdsbewust personeelsbeleid hebben ingevoerd. Desondanks blijkt uit de Personeelsmonitor 2007 van het A+O fonds Gemeenten dat dit bij slechts 24% van de gemeenten het geval is; 76% is nog bezig met de invoering. Met deze routeplanner wil het A+O fonds Gemeenten stimuleren om in 2010 leeftijdsbewust personeelsbeleid daadwerkelijk te hebben ingevoerd. Iedereen aan de slag De routeplanner richt zich in eerste instantie op de medewerkers bij de afdeling P&O. Over het algemeen houden zij zich bezig met de implementatie van leeftijdsbewust personeelsbeleid. Daarnaast kan deze uitgave ook een hulpmiddel zijn voor leidinggevenden, directies en ondernemingsraden. Betrokkenheid Voor een effectief leeftijdsbewust personeelsbeleid moet de organisatie op alle niveaus doordrongen zijn van het belang hiervan. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris en de wethouder of burgemeester met verantwoordelijkheid voor personele zaken is essentieel. De OR ondersteunt het proces met kritische vragen over inhoud en voortgang. Maar ook dienst- of sectorhoofden moeten het belang van leeftijdsbewust personeelsbeleid inzien en de verbinding leggen met de ambitie om voor de burgers een goede dienstverlener te zijn. Daarvoor is breed inzetbaar personeel een voorwaarde. Het is noodzakelijk om alle medewerkers voortdurend optimaal inzetbaar te houden. De leidinggevenden stimuleren medewerkers om zich nieuwe methoden, technieken en ideeën eigen te maken. < > 3

4 De routeplanner: Het startpunt van de reis Om te bepalen waar uw gemeente staat met de invoering van leeftijdsbewust personeelsbeleid kunt u de routeplanner invullen. Op basis daarvan ziet u waar uw organisatie nu staat en hoe u uw reis kunt vervolgen. Eerste station: Meten is weten Heeft uw gemeente nog te weinig inzicht in cijfers en ontwikkelingen? Start dan bij het station Meten is weten met het maken van een diagnose. Tweede station: Draagvlak en daadkracht creëren Bent u al op weg met leeftijdsbewust personeelsbeleid maar is er nog onvoldoende draagvlak in uw gemeente? Ga dan naar het station Draagvlak en daadkracht creëren. Derde station: Actieplannen Bent u op zoek naar instrumenten om leeftijdsbewust personeelsbeleid in praktijk te brengen? Ga dan naar het station Actieplannen. Vierde station: Borging Ziet u uw bestemming al in de verte? Ga dan naar het station Borging om leeftijdsbewust personeelsbeleid te integreren in P&O-beleid. Noodzaak: waarom leeftijdsbewust personeelsbeleid? Een reiziger vertrekt zelden zonder bagage. Daarom starten we met een aantal argumenten die u kunt gebruiken om het management van uw gemeente mee te nemen in het belang om met leeftijdsbewust personeelsbeleid aan de slag te gaan. In het eerste hoofdstuk besteden we ook aandacht aan levensfasen, generaties en het omgaan met verschillen. We geven aan waarom het belangrijk is rekening te houden met veranderende behoeften en wensen van medewerkers. Goede reis! Het A+O fonds Gemeenten wenst u een goede reis. Kijk op voor aanvullende informatie, achtergrondartikelen en publicaties (onder Inzetbaarheid ). Heeft u vragen? m dan contact op met de Helpdesk Aan de Slag, telefoon (030) , of stuur een naar aandeslag@aeno.nl. < > 4

5 N o o d z a a k : w a a r o m l e e f t i j d s b e w u s t p e r s o n e e l s b e l e i d? W i l t u h e t t o p m a n a g e m e n t van uw gemeente overtuigen om met le e f t i j d s b ewust personeelsbele i d a a n d e s l a g t e g a a n? We b i e d e n u e e n a a n t a l a rg u m e n t e n o m d e n o o d z a a k van le e f t i j d s b ewust p e rsoneelsbele i d t e a g e n d e re n. O o k g a a n we in op levensfa s e n, g e n e raties en het belang van omgaan met verschille n. I n d i t h o o f d stuk komen de cijfe rs aan de ord e o m u w a rg u m e n t a t i e t e o n d e r b o u wen. Argumenten om met leeftijdsbewust personeelsbeleid aan de slag te gaan G e m e e n t e n v e r a n d e r e n, h e t w e r k v e r a n d e r t Gemeenten worden geconfronteerd met veranderingen: nieuwe vormen van dienstverlening, samenwerking met andere gemeenten, efficiencyverbetering en de toenemende invloed van ICT. Het is belangrijk dat medewerkers nieuwe vaardigheden en competenties leren en zo gemotiveerd, met plezier én vertrouwen met deze veranderingen kunnen omgaan. I n v e s t e r i n g i n i e d e r s b e l a n g Het werken aan een brede en langdurige inzetbaarheid van medewerkers is in ieders belang. Onder inzetbaarheid wordt daarbij verstaan de mate waarin personen in staat zijn en bereid zijn betaald werk te vinden en te behouden. Brede en langdurige inzetbaarheid vergroot de kans dat de veranderingen binnen de gemeente door de medewerkers begrepen, gedragen en uitgevoerd worden. Functies, de gevraagde kennis en competenties veranderen. Medewerkers moeten in staat zijn mee te veranderen en zich te blijven ontwikkelen. Dat gaat niet vanzelf, voor niets gaat de zon op. Met alle medewerkers echt in gesprek gaan, naar hen luisteren, hen binden en behouden vraagt aandacht en investering. Investering in medewerkers leidt tot groei van organisatie en medewerkers. Het vraagt werkgeversverantwoordelijkheid én werknemersverantwoordelijkheid. K r a p p e r e a r b e i d s m a r k t Zoals blijkt uit de hierna volgende diagram is de gemeentelijke sector sterk vergrijsd. De gemiddelde leeftijd van de gemeentelijke bezetting in 2007 was 44,8 jaar. Door de vergrijzing in de gemeentelijke sector ontstaan problemen in de personeelsbezetting. Gemeenten kunnen niet alle functies met nieuw talent van buiten de organisatie invullen. Daarom is investering in de ontwikkeling van zittende medewerkers noodzakelijk. < > 5

6 Alle gemeenten G of meer inwoners (excl. G4) tot inwoners tot inwoners tot inwoners Minder dan inwoners 1,6% 15,8% 29,6% 33,7% 14,6% 4,7% 2,0% 17,5% 29,6% 32,5% 13,5% 4,8% 1,5% 16,0% 29,6% 34,2% 14,7% 4,0% 1,6% 15,7% 29,0% 33,8% 15,4% 4,5% 1,4% 14,7% 30,2% 34,2% 14,5% 4,9% 1,4% 14,4% 29,2% 34,2% 15,5% 5,2% 1,6% 14,6% 29,3% 34,0% 15,8% 4,6% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% jonger dan 25 jaar 25 tot 35 jaar 35 tot 45 jaar 45 tot 55 jaar 55 tot 60 jaar 60 jaar en ouder Gemeentelijke bezetting in personen naar leeftijdsklasse en gemeentegrootteklasse in procenten in Bron: Salarisbestanden gemeenten V e r a n d e r b e r e i d h e i d n e e m t a f b i j t e b e p e r k t e i n v e s t e r i n g Het vooroordeel is dat investering in oudere medewerkers leidt tot verspilling van geld, terwijl juist non-investering leidt tot verspilling van menselijk kapitaal. Oudere medewerkers hebben binnen hun loopbaan vaak nog vijf, tien of vijftien jaar te gaan. Mits deze medewerkers in hun jongere jaren niet langdurig en eenzijdig fysiek of mentaal zijn overbelast. Als ze de kans krijgen om bij te blijven in hun vak, kunnen zij hun kennis en ervaring inzetten en overdragen. In de publicatie Levenslang Inzetbaar1 treft u meer informatie aan over de veranderingen in inzetbaarheid bij het ouder worden. Continu investeren in ontwikkeling stimuleert de mobiliteit en veranderbereidheid van medewerkers. Leeftijdsbewust personeelsbeleid is erop gericht alle medewerkers gedurende hun hele loopbaan betrokken en actief te houden. V a n O n e s i z e f i t s a l l n a a r O n e s i z e f i t s m e Ieder mens is anders. Ruimte voor meer maatwerk in het P&O-beleid zorgt ervoor dat mensen beter en prettiger werken. Dit leidt tot meer productiviteit, minder verzuim, minder verloop en gezonde en tevreden medewerkers. Gezien de toenemende verscheidenheid van mensen, culturen en levensfasen binnen uw organisatie en op de arbeidsmarkt, is het steeds belangrijker om rekening te houden met die verschillen. In de volgende paragraaf gaan we nader in op die verschillen in levensfasen en generaties. De nadruk ligt daarbij op verschillen in levensfasen omdat over de invloed van generaties nog weinig bekend is. Levensfasen en generaties L e v e n s f a s e n e n g e n e r a t i e s : o m g a a n m e t v e r s c h i l l e n Aandacht voor levensfasen staat al bij veel gemeenten op de agenda. Het resultaat is een divers P&Obeleid, met bijvoorbeeld meer contractvormen en keuzemenu s van arbeidsvoorwaarden. < 6 >

7 De rol die betaald werk speelt in het leven van mensen is niet gedurende het hele leven dezelfde. Wat voor een veranderingen zich voordoen en wanneer dat gebeurt, is natuurlijk voor iedereen verschillend. Er is echter wel een patroon zichtbaar. Voor jonge starters (onder de dertig) is werk veelal een manier om de eigen identiteit vorm te geven. Dit is een proces, met veel uitproberen, grenzen zoeken en leren: samenwerken en functioneren in een organisatie. Maar er moet ook een antwoord worden gevonden op basale vragen als Wat kan ik?, Wat wil ik? en Wat vind ik leuk?. Rond de dertig is het spitsuur: een nieuwe fase waarin mensen een gezin starten. Tegelijk zetten mensen in deze fase vaak cruciale loopbaanstappen. Deze kunnen grote invloed hebben op het verdere werkzame leven. Er worden dus op twee fronten hoge eisen gesteld. In deze fase zijn mensen op zoek naar een nieuw evenwicht tussen de eisen die gesteld worden door het werk en door het privéleven. Veel ouders, vaak vrouwen, kiezen ervoor om minder te gaan werken. Na de veertig treedt veelal een stabilisatie op in het denken over de toekomst. Het dringt door dat deze toekomst niet oneindig is. Dit leidt tot een evaluatie: waar sta ik, wat heb ik bereikt, en wat wil ik nog bereiken? Dit kan leiden tot een duidelijke koersverandering, omdat helder wordt dat bepaalde wensen te weinig aan bod zijn gekomen. Er treedt een besef op van nu of nooit. Zingeving wordt belangrijker, en werk wordt steeds meer gezien als manier om die zingeving te bereiken en steeds minder als manier om zichzelf te bewijzen. Voor ouders die kinderen hebben opgevoed is in deze of de volgende fase soms sprake van een hernieuwde start; ze hebben weer meer tijd en aandacht voor hun werk. Boven de vijftig wordt verdieping en zingeving steeds belangrijker. De deskundigheid en ervaring is ijzersterk, maar mensen lopen soms tegen hun fysieke grenzen aan. Vaak ontstaat ook de wens om de eigen kennis en ervaring over te dragen aan minder ervaren collega s. Als we niet aan deze wensen tegemoetkomen, bestaat het gevaar van vastroesten, gebrek aan motivatie en een gevoel van zinloosheid. Soms zijn deze medewerkers minder prestatiegericht, maar de behoefte om uitgedaagd te worden blijft. R e k e n i n g h o u d e n m e t l e v e n s f a s e n De veranderingen per levensfase hebben gevolgen voor de manier waarop men in het werk staat en daarmee ook voor passende werkzaamheden. Medewerkers in verschillende levensfasen hebben veranderende drijfveren, visie op werk en binding met organisaties. Het is daarom belangrijk het P&Obeleid voortdurend af te stemmen op de belastbaarheid en de behoeften van medewerkers, rekening houdend met die levensfasen. Dit levert concrete resultaten op: een betere balans tussen werk en privé, bredere inzetbaarheid, minder ziekteverzuim en een hogere medewerkertevredenheid. L e v e n s f a s e n e n a r b e i d s v o o r w a a r d e n Op het gebied van arbeidsvoorwaarden betekent dit dat veel gemeenten keuzemenu s aanbieden: flexibiliteit in contractvormen arbeidstijden thuiswerkmogelijkheden duobanen variabele begin- en eindtijden finderopvang zorgverlof levensloopregelingen. < > 7

8 Levensfase aandachtspunten m.b.t. arbeidsvoorwaarden Jonge starters Levensloopregeling (verlofsparen voor langere vakanties), scholing en persoonlijke ontwikkeling Spitsuur van het leven Zorgverlof (kinderen), levensloopregelingen, (aanvullend) pensioenopbouw Stabilisatie Zekerheid, scholing, sabbatical en eventuele heroriëntatie, (aanvullend) pensioenopbouw Deskundige senior Zorgverlof (mantelzorg) Veroudering Pensioen Levensfasen en arbeidsvoorwaarden. Bron: Handboek Levensfasegericht personeelsbeleid, Qidos 2006 G e n e r a t i e s Naast het bestaande inzicht in levensfasen, zijn de verschillen tussen generaties een nieuwe invalshoek in dit thema. Kenmerken van generaties zijn: Iedere generatie ontwikkelt een eigen herkenbare identiteit van waaruit ze hun werk en de werkomgeving beïnvloeden. Iedere generatie kan vernieuwen; het is inherent aan de impuls om zaken anders te benaderen dan de vorige. Het is een misvatting dat alleen de jongste generatie innovatie in een organisatie brengt. Generatiegenoten communiceren en vinden makkelijker aansluiting bij hun eigen generatie; uitwisseling tussen generaties gebeurt vaak te weinig. De invloed van een generatie op de bedrijfscultuur en besluitvorming neemt toe als steeds meer mensen uit dezelfde generatie een coördinerende en leidinggevende rol krijgen. De bedrijfscultuur wordt opnieuw geformuleerd. Het binden en boeien van alle generaties vraagt om veelvormigheid in beleid. Om de kracht van verscheidenheid te benutten, moet het personeelsbestand uit een mix van generaties bestaan. Een goede verstandhouding binnen bedrijven vraagt om een dialoog tussen de generaties, verantwoordelijkheid van de organisatie maar ook van medewerkers zelf. Het helpt als medewerkers gestimuleerd worden regelmatig stil te staan bij heden, verleden en toekomst. Daarom zijn er in de cao afspraken gemaakt over persoonlijke ontwikkelingsgesprekken en is er op verzoek van de werknemer recht op een loopbaanadvies na elke periode van vijf jaar. Medewerkers hebben in hun privéleven bepaalde verantwoordelijkheden die zij goed en zelfstandig aankunnen. Dat verwacht de organisatie ook binnen het werk, medewerkers moeten zelf aan hun ontwikkeling werken. Toch blijkt aanvullende coaching vaak nodig om medewerkers te stimuleren hun loopbaan en leven daadwerkelijk in eigen hand te nemen. < > 8

9 Het model Levensfasen & Generaties (zie schema) illustreert de samenhang tussen de punten die aan bod zijn gekomen. GOED WERKGEVERSCHAP INTERGRAAL HR BELEID DUURZAME INZETBAARHEID GEMOTIVEERDE, COMPETENTE, GEZONDE MEDEWERKERS GENERATIEMANAGEMENT LEVENSFASEBEWUST PERSONEELSBELEID 20-ers 30-ers 40-ers 50-ers 60-ers Levensfasen en generaties in schema Samengevat Leeftijdsbewust personeelsbeleid voor alle leeftijden: stimuleert dat alle medewerkers competent, gemotiveerd, gezond en breed inzetbaar willen en kunnen werken, nu en in de toekomst; houdt rekening met het feit dat behoeften, wensen en eisen rondom arbeid niet constant zijn maar per levensfase en per persoon veranderen; houdt kennis en kunde up-to-date; houdt veranderbereidheid in stand en stimuleert mobiliteit; stelt medewerkers in staat om zich te ontwikkelen binnen hun huidige functie en naar andere functies te groeien. < 9 >

10 Station meten = weten Station draagvlak Station actieplannen Station borging R o u t e p l a n n e r : w a a r s t a p t u o p? Duurzame inzetbaarheid is een kwestie van maatwerk en kan worden bereikt door oog te hebben voor verschillen in de organisatie. Verschillen tussen man en vrouw, opleiding, ambities en naar levensfase. Voordat gewerkt wordt aan invoering van leeftijdsbewust personeelsbeleid moet daarom eerst de vraag worden beantwoord of duurzame inzetbaarheid wordt bevorderd vanuit het perspectief van levensfasen. Sommige gemeenten, zoals de gemeente Leeuwarden, zijn gericht op individueel maatwerk en willen daarom in het beleid geen onderscheid maken naar leeftijd of levensfase. Indien de gemeente ervoor kiest duurzame inzetbaarheid te bevorderen door middel van een leeftijdsfasebewust personeelsbeleid is een eerste stap om samen met een collega, leidinggevende, diensthoofd of een OR-lid de vragen te beantwoorden van de routeplanner. U kunt dan zelf bepalen waar uw gemeente staat met de invoering van leeftijdsbewust personeelsbeleid. Op een van de stations in de routeplanner kunt u vervolgens informatie vergaren om uw reis te verdiepen. En dat is meteen ook uw startpunt voor het vervolgtraject. Als u tussendoor iets vergeten bent, kunt u teruggaan. Als een bepaald station voor u niet belangrijk is, kunt u natuurlijk gewoon doorreizen. U bepaalt zelf de bestemming, de route en de reistijden. < > 10

11 1. Personeelsbezetting en -planning? Kent u de samenstelling van uw personeelsbestand naar leeftijd en functieduur? Kent u de omvang van de in-, door- en uitstroom in de afgelopen vijf jaar? Kent u de omvang van het verloop en verzuim binnen de organisatie naar leeftijd e.d.? Heeft u inzicht in de te verwachten in-, door- en uitstroom binnen de organisatie? Heeft u inzicht in de te verwachten bezettingsknelpunten van specifieke doelgroepen? R o u t e a d v i e s : 5 x j a : 1 x o f m e e r n e e : U bent op weg met leeftijdsbewust personeelsbeleid U bent nog onvoldoende bekend met de omvang van de ontwikkelingen binnen de organisatie. Reis verder en beantwoord de volgende vragen Ga naar Station 1 Meten is weten 2. O n t w i k keling en perspectief? Investeren alle medewerkers van jong tot oud in hun ontwikkeling? Zijn leidinggevenden gericht op ontwikkeling van alle medewerkers? Is P&O voldoende gericht op ontwikkeling van alle medewerkers? Biedt de organisatie loopbaanbegeleiding en perspectief voor alle leeftijden? Werkt de ondernemingsraad mee aan invoering van leeftijdsbewust personeelsbeleid? R o u t e a d v i e s : 5 x j a : 1 x o f m e e r n e e : U bent op weg met leeftijdsbewust personeelsbeleid U bent nog onvoldoende draagvlak voor leeftijdsbewust personeelsbeleid. Reis verder en beantwoord de volgende vragen Ga naar Station 2 Draagvlak en daadkracht creëren < 11 >

12 3. I e d e re e n co m p e t e n t, g e m o t i veerd e n g e z o n d? Heeft uw gemeente een actieplan om de competenties van medewerkers van alle leeftijden te ontwikkelen? Heeft uw gemeente een actieplan om alle medewerkers gemotiveerd te houden? Heeft uw gemeente een actieplan om alle medewerkers gezond te houden en om uitval van medewerkers te voorkomen? R o u t e a d v i e s : 3 x j a : 1 x o f m e e r n e e : U bent op weg met leeftijdsbewust personeelsbeleid Er zijn te weinig actieplannen voor leeftijdsbewust personeelsbeleid. Reis verder en beantwoord de volgende vragen Ga naar Station 3 Actieplannen 4. I n t e g raal P&O-bele i d? Heeft de gemeente het leeftijdsbewust personeelsbeleid geïntegreerd in het P&O-beleid? Is dit beleid op alle medewerkers van toepassing? Is het leeftijdsbewust personeelsbeleid geborgd bij management en medewerkers en wordt er naar gehandeld? Wordt er daar waar nodig door P&O en het management samengewerkt aan kwaliteitsverbeteringen van leeftijdsbewust personeelsbeleid? R o u t e a d v i e s : 3 x j a : 1 x o f m e e r n e e : U heeft leeftijdsbewust Leeftijdsbewust personeelsbeleid is personeelsbeleid ingevoerd. nog geen integraal onderdeel van het Monitor en evalueer regelmatig P&O-beleid. de resultaten en houd het beleid up-to-date. Ga naar Station 4 Integreren in P&O-beleid < 12 >

13 Station meten = weten Station draagvlak Station actieplannen Station borging S t a t i o n 1 : m e t e n = w e t e n Opstappen op station 1 betekent inzicht krijgen in het personeel leeftijd en levensfase dat nu in uw organisatie werkt. En in wat op korte of langere termijn nodig is. De interne organisatieontwikkelingen, komende veranderingen en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt zijn belangrijk. Meten is weten is geen doel op zich. Het gaat om het belang en de urgentie van de problematiek rondom de huidige en toekomstige personeelsbezetting. En over de inzetbaarheid van álle medewerkers. Het vastgestelde belang en de urgentie bepalen hoe u verder op reis gaat met leeftijdbewust personeelsbeleid. Een belangrijke eerste stap is feiten, cijfers en ontwikkelingen op een rij te krijgen. Dit station biedt u een handvat om informatie te verzamelen over uw eigen organisatie R e i stips Enkele reistips op basis van ervaringen van andere organisaties: Kijk vooral naar het aantal jaren waarin de huidige functie wordt verricht (functieduur), naar capaciteiten, werkstijl en werkbelasting. Laat u niet leiden door leeftijd en vooroordelen daarover. Belang en urgentie kunt u aantonen met behulp van een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van de huidige en toekomstige personeelsbezetting. Stap van denken en praten over naar doen. Ga snel aan de slag met de vastgestelde personele knelpunten en ontwikkelingen T i p v a n d e G e m e e n t e Z w o l l e Breng het van macro naar micro, maak het voelbaar. Leeftijdsbewust personeelsbeleid heeft alles te maken met strategische personeelsplanning. Vertaal de analyse naar functies en naar afdelingen. Breng in kaart bij welke afdelingen en functies in uw gemeente verschuivingen in de leeftijdsopbouw gaan plaatsvinden, kwalitatief en kwantitatief: Advies- en beleidswerk Baliewerk Buitendienst Handhaving Ondersteunende diensten < > 13

14 Kijk allereerst eens naar de volgende vragen. Kunt u deze vragen kwantitatief en kwalitatief goed beantwoorden, ga dan naar het volgende station. Zijn er nog open einden, neem dan de tussenstations. Hoe ontwikkelt de organisatie zich, krijgen we binnenkort en/of in de toekomst bezettingsproblemen? Waar in de organisatie gaat dit spelen? Gaat het om specifieke personeelsgroepen? Bijvoorbeeld: bepaalde functies, functiegroepen, functieniveaus en/of leeftijdsgroepen. Gaat het om specifieke probleemgebieden? Bijvoorbeeld: instroom, professionele ontwikkeling, leeftijdsopbouw, functieverblijftijd, belasting en gezondheid, arbeidsverzuim, doorstroom, loopbaanperspectief, kennis en expertise behoud, uitstroom. Hoe groot zijn de knelpunten in aantallen? Hoe groot zijn de knelpunten in termen van vakexpertise, competenties en kennisbehoud? Wanneer gaan de knelpunten spelen? 1. 2 Tu ssenstations Om goed inzicht te krijgen in nut en noodzaak van leeftijdsbewust personeelsbeleid en een gedegen analyse te maken, adviseren wij een aantal tussenstations te nemen. In de bijlagen vindt u hiervoor: O r g a n i s a t i e s c a n A + O f o n d s G e m e e n t e n De organisatiescan heeft de volgende onderdelen: Kwantitatief: P&O-kengetallen (bijlage 1) Analyse van de gegevens (bijlage 2) Kwalitatief: Personeelsbeleid en P&O-instrumenten (bijlage 3) Overzicht van de aandachts- en actiepunten (bijlage 4). Een digitale versie van de organisatiescan kunt u vinden op S c a n D u u r z a m e i n z e t b a a r h e i d De scan Duurzame inzetbaarheid (bijlage 5) biedt leidinggevenden inzicht in de mate van inzetbaarheid van de eigen medewerkers. Het biedt P&O ers inzicht in hoe leidinggevenden binnen uw gemeente het P&O-beleid ervaren. Zet de scan uit onder enkele leidinggevenden. Dit levert veel informatie op die u bij uw uitwerking van het leeftijdsbewust beleid verder kan helpen en daarmee betrekt u de leidinggevenden. < > 14

15 Aan de hand van onderstaande vragen kunt u controleren of u klaar bent voor het volgende station. Heeft u een volledig en eenduidig inzicht in de vraag welk personeel u nu in huis heeft en wat u op korte of langere termijn nodig heeft, kwantitatief én kwalitatief? Dit inzicht hoeft niet voor de hele gemeentelijke organisatie te gelden, maar kan ook afgebakend worden tot een bepaald(e) organisatieonderdeel of afdeling. Heeft u zicht op de problematiek en/of specifieke knelpunten rondom leeftijdsbewust personeelsbeleid? Heeft u aandachtspunten en actiepunten geformuleerd en vastgelegd in een tussentijdse rapportage die door het betrokken hoger management is gefiatteerd? Heeft u medereizigers uit uw organisatie ontmoet die het belangrijk vinden samen met u op te trekken om de gezamenlijk geformuleerde ideeën en plannen te gaan uitdragen? Die vinden dat het aan de slag gaan met leeftijdsbewust personeelsbeleid niet alleen een zaak van P&O is, maar juist een aanpak vereist die door alle geledingen gedragen wordt? Kunt u het belang en de urgentie van het oplossen van die problematiek en/ of specifieke knelpunten op het gebied van leeftijdsbewust personeelsbeleid aantonen? Kunt u de risico s aantonen als u niets onderneemt? Kunt u de voordelen voor management, medewerkers en andere betrokkenen van de geformuleerde oplossingen benoemen en communiceren? Kunt u prioriteiten en/of speerpunten voor actieplannen aangeven en beargumenteren? Weet u waar u gaat beginnen? Weet u waarmee u ervaring gaat opdoen? En wat u daarna gaat ondernemen? Wiens medewerking vereist is om uw plannen succesvol te laten zijn? Welke aanvullende kennis of ervaring u daarvoor nodig heeft? Plant u om voor eind 2010 leeftijdsbewust personeelsbeleid -proof te zijn? Straalt u geloof en vertrouwen uit dat de geformuleerde acties en oplossingen mogelijk en haalbaar zijn? D e m e e s t e v r a g e n m e t j a b e a n t w o o r d? Dan heeft u zicht op het probleem, u heeft actiepunten geformuleerd en u heeft er vertrouwen in dat deze haalbaar zijn. Ga dan door naar station 2. D e m e e s t e v r a g e n m e t n e e b e a n t w o o r d? U bent nog niet helemaal klaar om door te reizen. Investeer nog eens extra in de vragen waar u nee op heeft geantwoord. Of maak een tussenstap: organiseer een rondetafelgesprek of een kleine werkconferentie met collega s, enkele leidinggevenden, een afvaardiging uit de ondernemingsraad of een paar werknemers. Bespreek met hen de uitkomsten van uw meten is weten -acties. Toets de oplossingsrichtingen en aanpakken die u denkt te gaan ondernemen. Bespreek met hen de hiervoor genoemde vragen en formuleer uw aandachtpunten, actiepunten en tijdsfasering. < 15 >

16 1. 3 A a n v u l le n d e re i s i n fo r m a t i e Voor alternatieve routeadviezen en aanvullende bagage voor station 1 verwijzen wij u naar bijlage 6 en naar Daar vindt u de alternatieve bronnen, instrumenten en meetmethodieken. We lichten ze hier in het kort toe. 1. P e r s o n e e l s m o n i t o r A + O f o n d s G e m e e n t e n N i v e a u : g e m e e n t e Elke gemeente die deelneemt aan de Personeelsmonitor heeft toegang tot het dashboard waar u gegevens vindt over bezetting, instroom, uitstroom en ontvangen subsidies van het A+O fonds Gemeenten. Via dit dashboard is een simulatie mogelijk van de personeelsopbouw. U kunt hiermee een voorspelling doen van hoe uw personeelsbestand er over drie of vijf jaar uitziet. Een gemeente kan zichzelf vergelijken met gemeenten van dezelfde omvang of met gemeenten in de eigen regio. Dit dashboard bevat gegevens van 2002 tot en met 2007 en is gebaseerd op de gegevens van salarisadministraties. Het dashboard is alleen toegankelijk voor gemeenten, elke gemeente heeft een contactpersoon die over inloggegevens beschikt. Wilt u inloggen op het dashboard? 2. S t r a t e g i s c h e p e r s o n e e l s p l a n n i n g ( S P P ) N i v e a u : g e m e e n t e l i j k e o r g a n i s a t i e Strategische personeelsplanning is het voorbereiden, vormgeven en implementeren van strategisch beleid rond instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. Het doel van strategische personeelsplanning is inzicht te verkrijgen in de vraag welk personeel de organisatie op korte en langere termijn nodig heeft, rekening houdend met ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Uit de Monitor Gemeenten 2007 van het A+O fonds blijkt 14% van de gemeenten een vorm van strategische personeelsplanning heeft ingevoerd. Dit is vooral het geval bij gemeenten met of meer inwoners. Het A+O fonds faciliteert de ontwikkeling van SPP met interactieve workshops. 3. P e r s o n e e l s s c h a a r s t e s c a n ( P S S ) N i v e a u : g e m e e n t e l i j k e o r g a n i s a t i e ( o n d e r d e e l ) De PSS van de Gemeente Venray is een instrument dat zowel objectief als subjectief (aan de hand van een bundeling van interne en externe bronnen) de schaarste in een organisatie kan meten en kan weergeven in een scorecard (in de vorm van een verkeerslichtmodel ). Onderdeel van PSS zijn drie (gedigitaliseerde) vragenlijsten: een voor de HR-manager, een voor de leidinggevenden en een voor de medewerkers. Via internettoepassingen kan een ieder op een voor hem gewenst moment de vragenlijst invullen. De informatie wordt samengevoegd met diverse landelijke bronnen (onder andere data van het CBS en het ROA). Het resultaat is een professioneel rapport in diagrammen op het niveau van: genereren van instroom binden met doorstroom beheersen van uitstroom. < > 16

17 4. H R 3 P - m o d e l N i v e a u : a f d e l i n g / o r g a n i s a t i e ( o n d e r d e e l ) Om de veerkracht van een afdeling met (oudere) medewerkers te analyseren kan gebruik worden gemaakt van het HR3P-model (Human Resource - Performance - Potential - Portfolio). De HR3Pmethode omvat 4 stappen: 1. Beoordeling van de prestatieniveaus; 2. Beoordeling van het potentieel; 3. Portfolio analyse; 4. Bepalen van oplossingsrichtingen. Met de HR3P-matrix kunnen beschikbare kwaliteiten binnen een organisatieonderdeel in kaart worden gebracht. Meer informatie is te vinden op de website: personeel.pdf 5. V l o o t s c h o u w N i v e a u : a f d e l i n g / o r g a n i s a t i e ( o n d e r d e e l ) In een vlootschouw wisselen lijnmanagement en betrokken P&O ers onderling beelden uit over de afdelingsbijdragen, de resultaten, het functioneren en de ontwikkeling van de medewerkers. Op deze wijze kan intersubjectief consensus worden bereikt over zaken als: beloning en bonussen; ontwikkelpotentieel en -mogelijkheden binnen de functie en/of vakgebied; speciale extra rollen en taken op basis van getoonde kwaliteiten, aanwezige talenten en ontwikkelpotentieel; doorgroeipotentieel en loopbaanmogelijkheden naar andere functie en/of vakgebied, binnen de afdeling of organisatiebreed. 6. A f d e l i n g s f o t o N i v e a u : a f d e l i n g De afdelingsfoto geeft een momentopname van het arbeidspotentieel op een afdeling met vier hoofdonderwerpen: 1. Functioneren (binnen de huidige functie) 2. Ontwikkelen (binnen de huidige functie) 3. Bewegen (binnen de huidige functie en/of naar een andere functie) 4. Portfolio (personeelsgegevens en kengetallen). 7. O n d e r z o e k N i v e a u : l a n d e l i j k Algemene informatie over demografische ontwikkelingen en de gevolgen ervan voor regio s en sectoren vindt u op: (kies voor Arbeidsmarkt ), (kies voor dossier Vergrijzing ), (kies Arbeidsmarkt en welvaartsstaat, kies vervolgens Vergrijzing ). Of ga naar (zoek op arbeidsmarkt ). < > 17

18 Station meten = weten Station draagvlak Station actieplannen Station borging s t a t i o n 2 : d r a a g v l a k e n d a a d k r a c h t c r e ë r e n De reis naar invoering van leeftijdsbewust personeelsbeleid wordt door de gehele organisatie gemaakt en niet alleen door P&O. Opstappen op station 2 betekent gesignaleerde knelpunten bespreken met alle belanghebbenden, hen erover informeren en hen erbij betrekken. Als gezamenlijke belangen zijn vastgesteld en er voldoende draagvlak is, dan kunt u verder op reis. Voordat we ingaan op de rol van alle belanghebbenden geven we eerst een aantal reistips en -adviezen om draagvlak en daadkracht te creëren R e i stips Enkele reistips op basis van ervaringen van andere organisaties: Leeftijdsbewust personeelsbeleid is een gezamenlijke verantwoordelijk: directie en ondernemingsraad, P&O, management en medewerkers bespreken de knelpunten en maken afspraken over oplossingsrichtingen en actieplannen. Zoek en bespreek het gezamenlijke belang om met leeftijdsbewust personeelsbeleid aan de slag te gaan. Spreek het management aan op verantwoordelijkheid, de risico s van niets doen, actiebereidheid en voorbeeldgedrag. Praat niet over medewerkers, maar met hen: betrek medewerkers van het begin tot het einde R e i s a d v i e s Het draagvlak en de daadkracht bij de reisgenoten zijn doorslaggevend voor het invoeren van leeftijdsbewust personeelsbeleid. Beproefde manieren om draagvlak en daadkracht te creëren: Presenteer de bevindingen uit Meten is weten en/of je oplossingsrichtingen aan alle reisgenoten. Organiseer doelgroepgerichte of gemixte werkbijeenkomsten, waarin (top)managers, medewerkers en ondernemingsraad mee kunnen brainstormen over de oplossingsmogelijkheden gericht op leeftijdsbewust personeelsbeleid. Zet het hoofd P&O, de gemeentesecretaris of een van de diensthoofden op een zeepkist en laat hem/haar het belang van leeftijdsbewust personeelsbeleid enthousiast uitdragen op momenten waarop veel medewerkers aanwezig zijn. < > 18

19 Organiseer rondetafelgesprekken, lunchmeetings, focusgroepen, speciale werkoverlegbijeenkomsten, prikbordacties, interviews en artikelen in het huismagazine rondom leeftijdsbewust personeelsbeleid. Maak er een project van of organiseer een pilot om ideeën uit te proberen met actieve deelname van enkele managers, OR-leden en medewerkers. Houd het onderwerp op de agenda van werkoverleggen en informeer de hele organisatie over voortgang en tussentijdse resultaten. Maak en gebruik een activiteitenplan en een communicatieplan en betrek de reisgenoten daarbij. Zet het thema op de agenda van alle individuele gesprekken en de jaarlijkse gesprekscyclus. Deel meningen, ervaringen en resultaten over leeftijdsbewust personeelsbeleid met het (top) management, de dienst- en afdelingshoofden. Maak project en aanpak deel van eigen jaarafspraken met de direct leidinggevenden. Zoek sponsors en bondgenoten voor project en aanpak. Organiseer en onderhoud netwerken van ambassadeurs en ervaringsdeskundigen, binnen en buiten de eigen organisatie. Ga op zoek naar aansprekende voorbeelden en goede resultaten over leeftijdsbewust personeelsbeleid binnen andere gemeenten en organisaties. Nodig P&O ers uit die organisaties uit om een presentatie te verzorgen tijdens de lunch of het werkoverleg. Ga niet het wiel opnieuw uitvinden. Er zijn al heel veel goede resultaten, goed werkende instrumenten en inspirerende voorbeelden elders gerealiseerd. Leer, implementeer, communiceer en overtuig R e i z i g e rs Het ideale reisgezelschap bestaat uit vijf reizigers die samen op reis gaan. Die reizigers komen uit de volgende groepen: 1. De medewerkers 2. De direct leidinggevenden 3. P&O 4. De ondernemingsraad 5. Het management In deze paragraaf gaan we in op de rol en de betrokkenheid van deze vijf groepen. 1. D e m e d e w e r k e r s : i e d e r e m e d e w e r k e r h e e f t e i g e n v e r a n t w o o r d e l i j k e n m o e t z e l f i n i t i a t i e f n e m e n Iedere medewerker weet zelf het best wat zijn ambities zijn en in hoeverre de huidige functie ook op lange termijn voldoende uitdaging en bevrediging biedt. Daarom is het aan de medewerker om tijdig initiatief te nemen om in gesprek te gaan over inzetbaarheid en toekomst. Daarnaast is iedere medewerker verantwoordelijk voor zijn of haar eigen gezondheid en levensstijl en het tijdig signaleren van veranderingen in zijn of haar inzetbaarheid en belastbaarheid. Ook voor het onderhouden en verder ontwikkelen van de eigen vakspecifieke kennis, vaardigheden en competenties is de medewerker mede verantwoordelijk, zodat zijn of haar functioneren en loopbaan duurzaam is én blijft. < > 19

20 G o e d v o o r b e e l d : G e m e e n t e L e e u w a r d e n Het project BV Ik is erop gericht instrumenten te ontwikkelen en aan te bieden die medewerkers ondersteunen bij het maken van keuzes in hun loopbaan en op factoren die van invloed zijn op die keuzes. Doelstellingen van het project: Medewerkers van alle leeftijden stimuleren om hun persoonlijke belangen en behoeftes in balans te brengen met hun loopbaanontwikkeling en -ambities. Medewerkers stimuleren om een persoonlijk ondernemersplan, de BV Ik, te ontwikkelen. Faciliteiten bieden om medewerkers te ondersteunen bij het creëren van een balans tussen persoonlijke en loopbaanbelangen, startpunt hierbij is het ontwikkelen van een persoonlijk ondernemingsplan, de BV Ik. Met behulp van de persoonlijke ondernemingsplannen zicht krijgen op de persoonlijke en loopbaanbelangen van medewerkers en de knelpunten die zich daarbij voordoen. Beter inspelen op specifieke omstandigheden en behoeften van medewerkers in verschillende fasen van hun leven en loopbaan. Arbeidsvreugde van alle medewerkers verhogen. Medewerkers binden aan de organisatie en hun duurzame inzetbaarheid waarborgen. 2. D e d i r e c t l e i d i n g g e v e n d e n : i n t e g r a a l v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r u i t v o e r i n g v a n l e e f t i j d s b e w u s t p e r s o n e e l s b e l e i d Bij leeftijdsbewust personeelsbeleid speelt individueel maatwerk bij de organisatie van het werk en de inzet van het personeelsinstrumentarium een grote rol. De direct leidinggevende speelt daarbij een cruciale rol. P&O zal leidinggevenden voldoende moeten toerusten met informatie en faciliteiten om daadwerkelijk dat individuele maatwerk te kunnen bieden. Handreikingen voor leeftijdsbewust leidinggeven: Ken de risico s voor de inzetbaarheid die samenhangen met leeftijd, levensfase en loopbaanfase. Stel vast hoe u leeftijdsbewust leiding geeft: hoe houdt u rekening met leeftijd, levensfase en loopbaan van uw medewerkers? Zorg voor een open cultuur waarin medewerkers zich vrij voelen zich te uiten. Ga na hoe u de kennis en ervaring van uw medewerkers optimaal benut om de organisatiedoelstellingen te bereiken. Stel de functieduur en de veranderbereidheid van de medewerkers vast. Benut deze informatie bij jaar- of functioneringsgesprekken, ga ook in op individuele wensen en behoeften, belasting en belastbaarheid, en inzet van capaciteiten. Durf onderscheid te maken. Spreek medewerkers die zich niet ontwikkelen aan op hun houding en gedrag. Stimuleer medewerkers om zelf na te denken over hun inzetbaarheid en sta open voor hun oplossingen. Stel vast wat u van P&O nodig heeft om u verder te ontwikkelen op dit onderwerp. < > 20