Jaarverslag Mitros 2015

Transcriptie

1 Jaarverslag Mitros

2 Jaarverslag Mitros april 2016

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Voorwoord Voornemens versus realisatie... 4 Welkom Thuis... 4 Realisatie van voornemens Dienstverlening... 7 Huurderstevredenheid... 7 Bereikbaarheid... 8 Klachtafhandeling Woning Woonruimteverdeling Huur Vastgoed Woonomgeving Kwaliteit woonomgeving Leefbaarheid Samenwerking Huurders Stakeholders Organisatie op orde Mens en cultuur Integriteit Financiering, rendement en risico Risicomanagement Processen en ICT Governance Ondernemingsbestuur Verslag Raad van Commissarissen Afkortingen Jaarrekening Stichting Mitros Jaarverslag Mitros

4 Voorwoord Voor Mitros was 2015 een goed jaar. Rond de zomer kwamen we tot de conclusie dat het richten en inrichten van de organisatie rondom de transitie van 2012/2013 voltooid was. De koers was in gang gezet, de financiën op orde en de transformatie van het deel van de woningvoorraad met de minste kwaliteit goed op stoom. Dit gaf de ruimte om na te denken over de ambities van de organisatie op middellange termijn. Begin 2016 leidt dit tot wat we intern de stip op de horizon voor Mitros zijn gaan noemen. We gaan daarbij niet uit van grote wijzigingen van de eerder vastgestelde koers, maar wel van een versnelling en intensivering. Een belangrijk punt in 2015 was het afsluiten van nieuwe prestatieafspraken met de gemeente Utrecht voor de komende jaren. Elders in dit jaarverslag komt de inhoud daarvan aan bod. We hechten aan deze afspraken omdat ze een gemeenschappelijk kader bieden met onze belangrijkste stakeholder, waar we uit overtuiging ook aan willen werken. Ook de prestatieafspraken met de gemeente Nieuwegein stonden op de agenda, zij het dat het afronden daarvan net over de jaarwisseling getild is. HuurdersNetwerk Mitros is bij het totstandkomen van beide prestatieafspraken nauw betrokken geweest. Op het gebied van onze dienstverlening namen we nieuwe initiatieven, vooral op het gebied van digitalisering. Als onderdeel van genoemde stip op de horizon zullen we er de komende jaren nog veel mee bezig zijn. Het werken aan omvang en kwaliteit van onze woningvoorraad ging in 2015 onverminderd door. Het groot onderhoud in vorige jaarverslagen aangekondigd als de urgente projecten ligt op planning. En we hebben acquisitieactiviteiten om nieuwbouwmogelijkheden te verkrijgen, geïntensiveerd. Dit deel van ons werk moet ervoor zorgen dat Mitros ook op de lange termijn aan de statutaire doelstellingen kan voldoen. In het najaar heeft de RvC samen met de directie en de ondernemingsraad de topstructuur bij Mitros geëvalueerd. Zij hebben besproken welke directiestructuur de komende jaren het beste past bij de organisatie en haar ambities. Op basis hiervan nam de RvC eind 2015 het besluit om de directie terug te brengen van 3 naar 2 directeuren. Liesbeth Marchesini-Franso is daarom per 1 februari 2016 teruggetreden uit het bestuur. In lijn hiermee heeft de RvC besloten ook zijn eigen formatie de komende jaren terug te brengen van 7 naar 5 commissarissen was ook het jaar waarin eindelijk de nieuwe Woningwet is ingevoerd. Daaraan vooraf ging een bijzonder lange periode van maatschappelijk en politiek debat over waar het heen zou moeten met de corporatiesector. De uiteindelijke consensus mondt uit in een concentratie op de kerntaak, het verschaffen van woonruimte met een gematigde huur aan de lage inkomens. De wettelijke vertaling is omgeven met veel beperkende en vaak belastende regelgeving. De sector zal daar zijn weg in moeten vinden. Wellicht dat in de komende jaren de scherpste randjes er vanaf zullen gaan. Ondertussen is Mitros begonnen met de implementatie om te voldoen aan de wettelijke eisen. Over het afgelopen jaar zijn we vanzelfsprekend veel dank verschuldigd aan onze huurders, maatschappelijke partners en natuurlijk onze medewerkers, die opnieuw grote inzet getoond hebben bij het realiseren van ons werk in de volkshuisvesting in Utrecht en Nieuwegein. 25 april 2016 Directie Mitros, Henk Peter Kip, voorzitter Maud Hoezen Jaarverslag Mitros

5 1. Voornemens versus realisatie Welkom Thuis In Welkom Thuis, het ondernemingsplan van Mitros voor 2014 t/m 2018, richt Mitros zich volledig op haar kerntaak: het bieden van goede en betaalbare huurwoningen in prettige en leefbare buurten in de steden Utrecht en Nieuwegein, een uitstekende dienstverlening aan de huurder en het verbeteren van de woningvoorraad op zijn minst naar een basiskwaliteitsniveau. De missie van Mitros luidt: Mitros vindt dat iedereen recht heeft op goed wonen. Wij zijn er voor om dit mogelijk te maken voor mensen met een laag inkomen. Dit doen wij door het verhuren van goede en betaalbare huizen in Utrecht en Nieuwegein.. Het belangrijkste doel dat Mitros heeft gesteld, is het verhogen van de huurderstevredenheid met een organisatie die op orde is. Een hogere huurdertevredenheid is in het ondernemingsplan onderverdeeld naar: dienstverlening woning woonomgeving samenwerking met andere partijen De organisatie op orde is onderverdeeld naar: mens & cultuur financiering, rendement en risico processen en ICT Deze onderverdeling vormt dan ook de kapstok voor dit jaarverslag. Realisatie van voornemens Op basis van Welkom Thuis heeft de directie prestatieafspraken gemaakt met de Raad van Commissarissen. Hierin staan concrete doelen voor In de tabel hieronder is te zien dat Mitros haar voornemens heeft kunnen waarmaken in het verslagjaar. Voornemens 2015 Dienstverleningsconcept preciseren en waar mogelijk en wenselijk digitaliseren: Visie ontwikkelen op de mate van digitalisering van onze dienstverlening. Uitvoering geven aan deze visie (bv. inrichten van een adequaat klantportaal). Realisatie 2015 Eventuele toelichting Mitros heeft haar visie op de dienstverlening ontwikkeld. De marktoriëntatie voor het digitaliseren van de dienstverlening een integraal klantportaal heeft geleid tot een keus voor een ICTleverancier. Jaarverslag Mitros

6 Voornemens 2015 Blijven monitoren en verbeteren van het niveau van dienstverlening (volgens KWH norm). Realisatie 2015 Eventuele toelichting De KWH scores zijn op alle onderdelen van dienstverlening op het norm-niveau, behalve het onderdeel ontevredenheid. Innovatie bouw- en onderhoud intensiveren: Uitvoeren concrete projecten conform begroting 2015 (projecten Flat-mettoekomst, badkamerrenovatie Halve Maan, 10-hoog flats volgens concept- De Ridder) Bepalen verdere stappen om de stichtingskosten te verlagen, samen met andere corporaties onderzoeken. Innovatieconcept afronden Afsluiten nieuwe prestatie afspraken Utrecht en Nieuwegein Verbeteren efficiency / werkdruk / rolonduidelijkheid: Verbeteracties medewerkersonderzoek 2014 uitvoeren Uitrollen programma onderling aanspreken Sturing op rendement invoeren Procesoptimalisatie: Verhuur- en mutatieproces VvE beheer Flat-met-toekomst is in 2015 aanbesteed. De uitvoering begint in Voor de 10-hoogflats is een besluit genomen (alleen niet volgens concept De Ridder). Expeditie Doorbraak loopt. In dit project zoekt Mitros naar innovaties die het mogelijk maken om renovaties sneller, beter (met minder overlast voor bewoners) en goedkoper te kunnen doen. De uitstraling van innovatie naar lopende projecten is goed op gang gekomen. Het project loopt in 2016 door. De afspraken zijn in 2015 gemaakt. De formele afronding vond plaats in De verbeteracties zijn uitgevoerd. Verder hebben alle medewerkers van Mitros in 2015 een training feedback geven gehad. Dit gebeurde in het kader van de Mitros-kernwaarde aanspreekbaar. De trainingen zijn gegeven door eigen medewerkers, die hiervoor opgeleid zijn. Mitros heeft hiervoor in 2015 een softwarepakket geselecteerd en een waarderingsmodule geïmplementeerd. In zogenaamde kennissessies is sturing op rendement besproken met management en medewerkers. De optimalisatie van alle 4 deze processen is grotendeels in 2015 afgerond, met een kleine overloop naar Klantgerichtheid en efficiency incassoproces Intensiveren audits op toepassing bestaande processen en PDCA-cyclus vervolmaken Jaarverslag Mitros

7 Voornemens 2015 Implementeren Herzieningswet en Governancecode zodat Mitros binnen de gestelde termijnen voldoet aan de nieuwe regelgeving Realisatie 2015 Eventuele toelichting Jaarverslag Mitros

8 2. Dienstverlening Huurderstevredenheid Het verbeteren van de dienstverlening is en blijft een belangrijk speerpunt bij Mitros. Hiervoor heeft Mitros inzicht nodig in de tevredenheid van de huurders. Sinds 3 jaar laat Mitros daarom de huurderstevredenheid meten door KWH (Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector). KWH meet standaard de klanttevredenheid op de volgende onderdelen: de algemene dienstverlening klantcontact: de telefonische en de online bereikbaarheid en informatie op de website verhuizen: het zoeken en betrekken van een woning, het opzeggen van de huur ontevredenheid: de wijze waarop de corporatie omgaat met door de huurder geuite ontevredenheid onderhoud: de dienstverlening bij het uitvoeren van reparaties en onderhoud In 2014 en 2015 heeft Mitros zich hard ingespannen om de telefonische bereikbaarheid te vergroten. Huurders zijn hierover dan ook tevredener geworden. Eind 2015 waardeerden zij Mitros hiervoor met een 6,1, tegenover een 4,8 in Daarnaast richtte Mitros haar aandacht op het aanpakken en voorkomen van ontevredenheid. Voor 2015 heeft KWH de meetmethodiek op dit onderdeel aangepast. Helaas leverde dit geen betere inzichten op om van te kunnen leren en verbeteren. Wel is duidelijk dat Mitros hier nog stappen te zetten heeft. Deze beide onderdelen tellen niet mee voor het huurlabel in Mitros heeft deze laten meten omdat zij zich op deze punten wil verbeteren. Op de andere onderdelen voldoet Mitros aan de normen. Huurders waarderen de dienstverlening gemiddeld met een 7,3. KWH heeft in 2015 ook de klanttevredenheid gemeten op het onderdeel Verkoop. Op dit punt scoort Mitros met een 7,5 hoger dan een jaar eerder. Jaarverslag Mitros

9 Mitros heeft voor een deel van haar woningbezit laten meten hoe tevreden huurders zijn met hun woning. Hierbij zijn alleen woningen meegenomen waar Mitros mogelijk in de toekomst op de middellange termijn gaat investeren. Het gaat dus niet om een dwarsdoorsnede van de woningportefeuille. Juist voor deze woningen wil Mitros graag meer inzicht hebben in de klanttevredenheid. De resultaten zijn van belang bij de afweging over de mate waarin investeringsplannen nodig zijn. Bereikbaarheid In 2015 is Mitros begonnen met het project digitale dienstverlening. Huurders zoeken nog steeds vaak contact via de telefoon. Mitros wil de huurder meer mogelijkheden bieden om digitaal contact op te nemen. Dit vraagt grote aanpassingen aan bijvoorbeeld de website en achterliggende systemen. Mitros heeft onderzocht welke mogelijkheden hiervoor op de markt zijn. Op basis hiervan heeft zij een leverancier gekozen. In 2016 werkt Mitros het concept verder uit. Naast het project digitale dienstverlening is Mitros op kleinere schaal al begonnen met het stimuleren van digitaal contact. Een webcareteam monitort continu vragen die via Facebook en Twitter binnenkomen. Mitros handelt deze vragen nu op dezelfde wijze af als telefonische verzoeken van huurders. De telefonische bereikbaarheid is in 2015 sterk verbeterd. In 2014 werd slechts de helft van alle telefoontjes binnen 30 seconden opgenomen. In 2015 komt Mitros uit op een servicelevel van 75%. Dat betekent dat Mitros 75% van de telefoontjes binnen 30 seconden beantwoordde. Om de bereikbaarheid en kwaliteit van de gesprekken te verbeteren heeft Mitros fors geïnvesteerd in opleiding en coaching. De resultaten zijn er ook naar; er wordt minder doorverbonden, de gesprekstijden zijn gedaald en de kwaliteit van de gesprekken is verbeterd. Klachtafhandeling Klachtmanagement Mitros ontving in schriftelijke klachten: 683 in Utrecht en 93 in Nieuwegein. Dit is minder dan in 2014, toen Mitros 916 klachten ontving, maar nog altijd hoger dan in In dat jaar kwamen er 627 klachten binnen. Het aantal klachten over het (toepassen van) beleid is ongeveer hetzelfde gebleven in vergelijking met Wel hebben huurders meer klachten over niet (goed) uitgevoerde reparaties of onderhoud dat niet goed is. Wat hierbij een rol speelt, is het beleid van Mitros om alleen te vervangen wat stuk is. Zo vervangt Mitros niet een hele tegelwand als slechts enkele tegels kapot zijn. Of een heel keukenblok als twee kastdeurtjes kapot zijn. Het aantal communicatieklachten en schadeclaims is in 2015 afgenomen. Aandachtspunten Mitros moet bij ontvangst van een klacht sneller persoonlijk contact opnemen met de huurder. Dit gebeurt weliswaar beter dan voorheen, maar nog steeds onvoldoende. De bewaking van de klachtafhandeling loopt beter. Toch is in 2015 de afgesproken afhandelingstermijn regelmatig niet gehaald. Mitros gaat hier nog beter op sturen. Medewerkers moeten met meer empathie op klachten reageren en indien mogelijk huurders adviseren als Mitros niet kan helpen. Jaarverslag Mitros

10 De interne communicatie bij Mitros blijft een aandachtspunt om te voorkomen dat klachten tussen afdelingen blijven hangen of van de ene afdeling naar de andere heen en weer geschoven worden. Herijking klachtenproces In de loop van 2015 heeft Mitros het proces klachtafhandeling onder de loep genomen. Klachten zijn waardevolle signalen van huurders waarmee Mitros haar dienstverlening kan verbeteren. In het 4e kwartaal van 2015 is Mitros een experiment begonnen met het sneller en meer pragmatische afhandelen van klachten over schade. De opgedane ervaringen vormen aanleiding en input voor de herijking van het proces klachtafhandeling in Klachtencommissie Huurders die niet tevreden zijn over de afhandeling van hun klacht door Mitros, kunnen terecht bij een onafhankelijke klachtencommissie. Tot 1 september was dit de Klachtencommissie voor Mitros. De commissie had een eigen reglement, vastgesteld door huurdersorganisatie HuurdersNetwerkMitros en door de directie van Mitros. In 2015 heeft Mitros samen met een aantal corporaties in de regio een regionale klachtencommissie opgericht, de Klachtencommissie Woningcorporaties Regio Utrecht. KWRU in het kort. In de zomer ging de regionale klachtencommissie met vier corporaties van start. Op 1 januari 2016 sloten nog vier corporaties zich aan. Het klachtenreglement van de KWRU is gebaseerd op het model klachtenreglement van Aedes. De KWRU heeft een eigen website ( en brochure. Beide klachtencommissies brengen in een uitgebreid eigen jaarverslag verantwoording af over hun werkzaamheden. Jaarverslag Mitros

11 3. Woning Woonruimteverdeling Toewijzing algemeen Huisvestingsverordening Op 1 januari 2015 is na jaren van overleg de nieuwe Huisvestingswet in werking getreden. Daardoor is de regionale huisvestingsverordening per 1 juli 2015 komen te vervallen. Ook is de Wgr+, waaronder de BRU-gemeenten vielen, afgeschaft. Gevolg is dat de tot dan toe in de BRU regionaal samenwerkende gemeenten nu ieder voor zich een huisvestingsverordening opstellen en goedkeuren. De regionale gemeenten hebben er daarbij voor gekozen om één uniforme verordening te maken. Daarin bestaat wel ruimte voor lokaal beleid. Dit beleid is beperkt tot een aantal standaardregelingen. Het overgrote deel van die regelingen bestond al. Gemeenten en corporaties hebben regelmatig overlegd bij het opstellen van de nieuwe verordeningen. Daarbij zijn geen grootschalige wijzigingen doorgevoerd. Het streven was om de verordening huisvestingswet-proof te maken. Fundamentele zaken zoals de omvang van de woningmarktregio Utrecht, het aanbodmodel, de selectiecriteria (inschrijftijd), de huurprijsgrens en het maximaal twintig procent van de vrijkomende woningen via loting toewijzen, zijn niet veranderd. Ook blijft het direct bemiddelen voor woningen gewoon mogelijk. Toch is niet alles bij hetzelfde gebleven. De provinciale bindingseis is per 1 juli 2015 vervallen. De bezettingsnormen zijn omgezet van een uitsluitingscriterium naar een voorrangscriterium. Het 55-pluslabel voor toewijzing van woningen aan senioren, is omgezet naar het label Voorrang 65-plus. Vooruitlopend op de aanpassing van de verordeningen per 1 juli 2016 is eind 2015 de huurinkomenstabel verder aangepast aan het passend toewijzen. Bij passend toewijzen moet 95% van de toewijzingen aan huurtoeslaggerechtigden onder de aftoppingsgrenzen van de huurtoeslag plaatsvinden. Per 1 januari 2015 was al geregeld dat huishoudens die recht hebben op huurtoeslag, voorrang krijgen op deze woningen. Zij mochten daarnaast echter ook nog reageren op woningen boven deze huurprijsgrenzen. In november 2015 is dit aangepast. Sindsdien hebben corporaties de mogelijkheid om huurtoeslaggerechtigden uit te sluiten voor sociale huurwoningen met een huurprijs boven de voor hen geldende huurtoeslaggrens. Corporaties en gemeenten hebben vervolgens wel afspraken gemaakt over het behoud van een voldoende slaagkans voor de huurtoeslaggerechtigden. Voor huishoudens met een inkomen boven de huurtoeslaggrens en tot is er niets veranderd. Zij kunnen op alle woningen blijven reageren. Alleen zijn hun kansen bij de huurwoningen tot aan de aftoppingsgrenzen wel flink afgenomen door de voorrang die huurtoeslaggerechtigden hierbij krijgen. Om de doorstroming te bevorderen hebben ouderen sinds 2014 zowel in Utrecht als in Nieuwegein voorrang als zij verhuizen naar een kleinere, gelijkvloerse woning en daarbij een grote woning achterlaten. Deze regeling is vanaf 2015 extra aantrekkelijk gemaakt met een kortingsregeling: de netto huurprijs van de kleinere woning waar zij naartoe verhuizen, is niet meer dan 50 hoger dan de netto huurprijs van de grote woning die zij achterlaten. Ook deze kortingsregeling wordt corporatie-overstijgend toegepast. In 2015 heeft Mitros woningen via Woningnet verhuurd. Behalve aan de reguliere woningzoekende verhuurt Mitros ook aan specifieke doelgroepen, zoals statushouders en huishoudens met een zorgvraag. Jaarverslag Mitros

12 Aantal toewijzingen In 2015 kwamen ruim woningen van Mitros vrij. Dit is minder dan het jaar ervoor. Toen was sprake van een uitschieter door de nieuwbouw die Mitros opleverde en door de extra inspanningen van Mitros om de opgelopen mutatieleegstand terug te brengen. In 2015 zijn wel weer meer woningen verhuurd dan in de jaren 2012 en Deze stijging lijkt erop te duiden dat de verhuisgeneigdheid op de huurmarkt langzaam begint aan te trekken. Nieuwbouw is in ieder geval niet de oorzaak. Mitros heeft in 2015 maar zeer beperkt nieuwbouw opgeleverd. Aantal vrijgekomen woningen In de tabel Aantal toewijzingen in 2015 is te lezen welke huishoudens (naar grootte, leeftijd en inkomen) in de vrijgekomen woningen terecht zijn gekomen. Het gaat hier alleen om woningen die via WoningNet zijn verhuurd. Aantal toewijzingen in persoon Huur 403,06 Huur 403,07 t/m 576,87 Huur > 576,87 Totaal <65 < jaar < Subtotaal personen Huur 403,06 Huur 403,07 t/m 576,87 Huur > 576,87 Totaal <65 < jaar < Subtotaal personen Huur 403,06 Huur 403,07 t/m 618,24 Huur > 618,24 Totaal <65 < jaar < Subtotaal Totaal Totaal Jaarverslag Mitros

13 Uit de tabel komt het volgende naar voren: 85% is toegewezen aan woningzoekenden met een laag inkomen. Dit is 10% meer dan de voorgaande drie jaren het geval was. De aanpassing van de huur/inkomenstabel, waarbij huurtoeslagontvangers voorrang krijgen op woningen onder de aftoppingsgrens, heeft dus effect gehad. Deze voorrangsregeling heeft ook tot gevolg dat ruim 90% van de woningen met een huurprijs onder de aftoppingsgrens is toegewezen aan een huurder met een inkomen tot aan de huurtoeslaggrens. Vorig jaar was dit nog 80%. Bijna een kwart van de aangeboden woningen heeft een subsidiabele huurprijs tot aan de aftoppingsgrenzen van de huurtoeslag. Dit is iets meer dan in De strakkere bezettingsnorm uit de huisvestingsverordening heeft ook zijn effect gehad: het aandeel toewijzingen aan een eenpersoonshuishouden is bijna 50%. Dit is 10% minder dan in de voorgaande jaren. Het aandeel toewijzingen aan een drie- of meer persoonshuishouden is gestegen met bijna 8% en bedraagt nu 28%. Het aandeel verhuringen aan ouderen is met 10% ongeveer gelijk gebleven. Toewijzing wonen, welzijn zorg en maatschappelijk vastgoed Wonen met zorg De behoefte aan kleinschalige woonvormen in de wijk neemt toe. Dit komt door ontwikkelingen in de samenleving, veranderingen in wet- en regelgeving van wonen en zorg, en de wensen van huurders. In de zorg is de trend al enige tijd dat mensen zo lang mogelijk in hun eigen wijk en woning blijven wonen. In het kader van wonen met zorg heeft Mitros woningen beschikbaar gesteld voor bijzondere doelgroepen. Naast woningen voor ouderen met een zorgvraag, gaat het ook om woningen voor de maatschappelijke opvang. Mitros heeft woningen beschikbaar gesteld voor mensen uit de OGGZ-doelgroep. In Utrecht is met de STUW afgesproken om maximaal 10 procent van de mutatiewoningen van het voorgaande jaar in de sociale huursector beschikbaar te stellen voor deze doelgroep. Voor 2015 betekent dit dat Mitros in Utrecht 94 woningen moest toewijzen aan cliënten uit de maatschappelijke opvang. Hiernaast zou Mitros in Utrecht 9 woningen aan instellingen toewijzen. Deze afspraken heeft Mitros niet gehaald. Ze heeft in Utrecht 71 woningen aan cliënten en 8 woningen aan instellingen verhuurd. De reden hiervoor is het onvoldoende vrijkomen van geschikte (kleine) woningen. Naast de cliënten uit de maatschappelijke opvang doen ook de statushouders een beroep op dergelijke woningen. Verder hebben sommige kandidaten bijzondere woonbehoeften, waardoor ze lastig te plaatsen zijn. In Nieuwegein zijn 2 woningen toegewezen aan individuele cliënten en 5 woningen aan een instelling. Rolstoeltoegankelijke woningen In Utrecht heeft Mitros 9 rolstoelwoningen aangeboden aan het Vierde Huis. Hiervan zijn 6 woningen daadwerkelijk toegewezen aan kandidaten die daarvoor op voordracht van Het Vierde Huis in aanmerking komen. Jaarverslag Mitros

14 Cijfers Bijzondere doelgroepen (uitgezonderd reguliere seniorenwoningen) Nieuwe verhuringen in 2015 Lichamelijke functiebeperking (volledig rolstoeltoegankelijke woningen) Utrecht Nieuwegein 6 0 Woningen maatschappelijke opvang 71 2 Woningen aan instellingen 8 5 Nieuwbouw kleinschalig groepswonen 0 0 Statushouders Een bijzondere doelgroep zijn de statushouders. Vanuit de overheid krijgt elke gemeente een taakstelling mee voor het aantal statushouders dat vanuit asielzoekerscentra moet verhuizen naar reguliere woonruimte. Hiervoor werken de gemeente, het Vierde Huis, Vluchtelingenwerk en de corporaties samen. Statushouders krijgen buiten WoningNet om een woning aangeboden. In 2015 had Mitros als taakstelling om 281 statushouders in Utrecht aan woonruimte te helpen. Dit aantal is gehaald: 281 statushouders verhuisden naar een reguliere woning. In Nieuwegein heeft Mitros 48 statushouders gehuisvest in een woning. Daarmee is de taakstelling van 69 niet gehaald. Voor de huisvesting van statushouders krijgt Mitros van de gemeente kandidaten voorgedragen. Het afgelopen jaar heeft de gemeente Nieuwegein zelf veel statushouders gehuisvest in een leegstaand pand. Hierdoor heeft Mitros in 2015 minder statushouders hoeven te huisvesten. Ook heeft Mitros in 2015 een bijdrage geleverd aan de noodopvang voor vluchtelingen door een pand beschikbaar te stellen. Mitros heeft hiervoor een oud schoolgebouw aan de Amerikalaan ingericht. Leegstand en mutatiegraad Leegstand Na de grote daling in 2014 nam de leegstand (en dus ook de daarbij horende dervingskosten) in 2015 verder af van 264 naar 203, een daling van 23 procent. In Utrecht stond een woning gemiddeld 19 dagen leeg. In Nieuwegein is de doelstelling (30 dagen) net niet gehaald en ging het om gemiddeld 32 dagen. Mutatiegraad In 2015 heeft Mitros in totaal woningen verhuurd. De mutatiegraad (definitie van de Autoriteit Woningcorporaties, dus zonder tijdelijke verhuur en wisselwoningen) komt daarmee op 5,9 procent. Dit is iets lager dan in De mutatiegraad was in Nieuwegein hoger dan in Utrecht. Verhuur vrije sector In 2015 heeft Mitros 161 woningen opnieuw verhuurd in de vrije sector. Dit is 9 procent van het totaal aantal nieuwe verhuringen. Huur Huurbeleid De huur is de belangrijkste inkomstenbron voor Mitros. Niet alleen bij de jaarlijkse huurverhoging per 1 juli, maar ook bij mutatie past Mitros de huren aan. Jaarverslag Mitros

15 Huurverhoging In 2015 voerde Mitros een gemiddelde huurverhoging door van 2,41 procent. Hierbij zijn de onzelfstandige woningen niet meegeteld. Huishoudens met een laag inkomen die wonen in een sociale huurwoning met een huur boven 596,75, kregen een lagere huurverhoging: 1,5% in plaats van 2,5%. Voor de overige groepen paste Mitros, net als in 2014, de inkomensafhankelijke huurverhoging toe, zoals vastgesteld door het Rijk. Het gaat om de volgende percentages: Huurverhogingspercentage Inkomen t/m , huurprijs 596,75 2,5% Inkomen t/m , huurprijs > 596,75 1,5% Inkomen tussen en % Inkomen vanaf % Hiernaast hanteert Mitros het uitgangspunt dat de huur voor huurders met een inkomen onder , die wonen in een sociale huurwoning, door de huurverhoging niet boven de 710,68 uit mag komen. Huurdersorganisatie HNM heeft, net als in 2014, een negatief advies uitgebracht over het toepassen van de inkomensafhankelijke huurverhoging. HNM maakt zich veel zorgen over de betaalbaarheid. Mitros deelt deze zorg. Dat was de reden om de lage inkomens in een dure huurwoning (> 596,75) te ontzien bij de huurverhoging. Huurharmonisatie Naast de huurverhoging past Mitros de huur aan bij het vrijkomen van woningen. In 2015 heeft Mitros het streefhuurbeleid aangepast. Dit was nodig omdat vanaf 1 januari 2016 passend toewijzen is ingevoerd. Dit houdt in dat lage inkomens alleen in aanmerking komen voor woningen met een huur die past bij hun financiële situatie. Het oude streefhuurbeleid paste niet meer binnen dit rijksbeleid. In het nieuwe streefhuurbeleid is de woningvoorraad van sociale huurwoningen als volgt verdeeld: Gewenste verdeling voorraad sociale huurwoningen in Utrecht en Nieuwegein 30% 50% 576,87 576,87-618,24 > 618,24 20% Het nieuwe streefhuurbeleid is voorgelegd aan HNM. HNM heeft een positief advies uitgebracht over het streefhuurbeleid. Huurdifferentiatie De gemiddelde netto huur van de zelfstandige woningen van Mitros bedroeg op 1 juli Dit is ongeveer 74 procent van de maximaal redelijke huur. Jaarverslag Mitros

16 Verdeling huidige woningvoorraad naar netto huur (december 2015) 5% 15% 17% 63% 576,87 576,87-618,24 618,24 710,68 > 710,68 Prijsbeleid bedrijfsonroerendgoed Mitros verhuurt haar bedrijfsonroerendgoed (BOG) tegen een marktconforme huurprijs. Jaarlijks past Mitros de contractuele huurverhoging toe op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI). Huurbetaling Betalingsachterstanden Mitros voert een actief beleid om huurachterstanden te voorkomen. Het achterstandspercentage (van vertrokken en huidige huurders) is gedaald met 0,4%. De achterstand is afgenomen met Het bedrag dat is afgeboekt, is echter gestegen met ten opzichte van De werkelijke daling in achterstand is dus , nog steeds een substantiële daling. Het gemiddelde achterstandsbedrag per huurder is met 14% fors gedaald. Ook is het aantal huurders met een achterstand iets afgenomen (-3%). Betalingsachterstand Betalingsregeling Aantal huishoudens Gemiddeld bedrag Bezwaarschriften In 2015 dienden 531 huurders een officieel bezwaar in tegen de huurverhoging. Dit had vaak te maken met de inkomensafhankelijke huurverhoging. Huurders met een laag inkomen kregen, zoals hiervoor vermeld, slechts 1,5% huurverhoging. Van een aantal huurders was het inkomen echter onbekend bij de Belastingdienst. Deze huurders is gevraagd om alsnog hun inkomen op te geven. 409 huurders gaven hier gehoor aan. Reden van het bezwaar Blind 5 4 Chronisch ziek Gehandicapten Inkomen Jaarverslag Mitros

17 Reden van het bezwaar Kan het niet meer betalen Onderhoud Samenstelling huishouden Servicekosten 6 1 Vrije sectorwoning 7 11 Meerdere van bovenstaande redenen Subtotaal Verzoek verlaging naar 1,5% Eindtotaal Mitros heeft de helft van de huurders in het gelijk gesteld. In 197 gevallen (37%) was het bezwaar niet ontvankelijk. Van de 54 uitspraken van de Huurcommissie zijn er 52 in het voordeel van Mitros uitgesproken. Van 1 bezwaar was de uitspraak begin 2016 nog niet bekend. In 1 zaak is Mitros in het ongelijk gesteld. Van de 409 aanvragen tot huurverlaging tot 1,5% zijn er 365 gehonoreerd (89%). Ontruimingen op basis van huurachterstand Mitros heeft in 2015 veel minder woningen ontruimd dan het jaar ervoor. Ontruimingen op basis van huurachterstand Aantal ontruimingen Redenen voor het afgenomen aantal ontruimingen zijn: Mitros heeft in een eerder stadium contact gezocht met huurders met een huurachterstand. Door zo vroeg al in gesprek te gaan, konden Mitros en de huurder sneller aan een oplossing werken. Daarmee voorkwamen zij dat de achterstand teveel opliep. De procedure bij het incassobureau is deels veranderd. Het innen van het achterstandsbedrag is hierbij niet in het geding, maar huurders krijgen soms nog een tweede kans. De crisis is op zijn retour. Dat begint voelbaar te worden. De samenwerking met sociale partners als schuldhulpverlening en buurtteams is verbeterd. Een deel van de 44 ontruimingen had, behalve een huurschuld, ook nog een andere reden, zoals overlast, onrechtmatige bewoning of een hennepplantage (zie hoofdstuk leefbaarheid). Vastgoed Woningportefeuille Het woningbezit van Mitros was op 31 december 2015 als volgt onderverdeeld. De tabel is opgesteld op basis van de netto huur voor huurverlaging (exclusief servicekosten). Jaarverslag Mitros

18 Kernvoorraad 618,24 Bereikbaar 618,24-710,68 Vrije sector > 710,68 Overig Totaal Onzelfstandig Eengezinswoning Meergezinswoning zonder lift* Meergezinswoning met lift BOG en MOG Garage Overig (inclusief bergingen) ASKA WOM Monumenten Totaal * meergezinswoning zonder lift: benedenwoning, bovenwoning, flat zonder lift en maisonnette Bedrijfsonroerendgoed Mitros had eind panden aan bedrijfsonroerendgoed in bezit. In totaal ging het om vierkante meter bruto vloeroppervlak. Dit is m 2 minder dan in Deze daling is onder andere het gevolg van de sloop van de Pieter Bothstraat 35, J.P. Coenhof 260 en de verkoop van 2 kleinere bedrijfspanden. Eind 2015 waren 418 panden verhuurd. Achttien hiervan had Mitros in eigen gebruik, bijvoorbeeld als huismeesterkantoor of ontmoetingsruimte. Twee panden, van in totaal m 2, heeft Mitros om-niet verhuurd aan het antikraakbedrijf FMT. Dertien panden stonden leeg; van de bijna m 2 verhuurbaar vloeroppervlak was op 31 december vierkante meter (nog) niet verhuurd. Onderhoudsbeleid Basiskwaliteit en urgente projecten In 2013 heeft Mitros de basiskwaliteit geformuleerd waaraan al haar woningen moeten voldoen. Dit niveau geldt voor alle woningen in Utrecht en Nieuwegein, of deze nu zijn bestemd voor verhuur of verkoop. Mitros hanteert hiervoor de volgende uitgangspunten: De woning is heel en goed onderhouden, door zowel Mitros als de huurder; De bewoners voelen zich veilig in hun woning en woonomgeving; De woning biedt voldoende comfort; De woning gebruikt niet bovenmatig veel energie. Het grootste deel van de woningen van Mitros voldoet al aan de basiskwaliteit. In ongeveer woningen is de basiskwaliteit gedeeltelijk aanwezig. Daar moet Mitros nog wel een en ander oppakken. Met zo n woningen moet Mitros hard aan de slag om ze op het gewenste niveau te brengen. De eerste van deze urgente projecten zijn inmiddels afgerond. Mitros streeft ernaar dat in 2025 al deze woningen de gewenste basiskwaliteit hebben. Onderhoudskosten De onderhoudskosten van Mitros zijn in vier categorieën te verdelen: planmatig onderhoud, dagelijks onderhoud, mutatieonderhoud en overig onderhoud. Jaarverslag Mitros

19 Onderhoud Totaal 2015 Totaal 2014 x x Planmatig onderhoud inclusief contractonderhoud en advieskosten Dagelijks onderhoud Mutatieonderhoud Overig onderhoud Totale uitgaven onderhoud Onderhoud gerealiseerd in 2015 (aantallen OGE) Totaal Planmatig onderhoud inclusief contractonderhoud Dagelijks onderhoud Mutatieonderhoud Overig onderhoud Dagelijks en mutatieonderhoud (DOMO) Bij dagelijks onderhoud gaat het om reparaties die Mitros verricht op verzoek van huurders. Mutatieonderhoud is onderhoud in een woning waarvan de huur is opgezegd. Zo brengt Mitros de onderhoudsstaat van de woning opnieuw op gewenst basisniveau voordat de nieuwe huurder er komt wonen. Dagelijks onderhoud Aantal OGE met onderhoud: Bedrag Begroot (x 1.000) Gerealiseerd (x 1.000) (exclusief APK) Gemiddelde kosten per OGE met onderhoud ( ) 530 Mutatieonderhoud Aantal OGE met onderhoud: Bedrag Begroot (x 1.000)* Gerealiseerd (x 1.000)* Gemiddelde kosten per OGE met onderhoud ( ) * inclusief APK De kosten voor dagelijks onderhoud waren in 2015 veel minder dan begroot. Er was slechts iets meer dan 6 miljoen nodig, terwijl er bijna 8 miljoen was begroot. Dit kwam doordat huurders minder reparatieverzoeken indienden. Ook voerde Mitros meer reparatieverzoeken zelf uit. De kosten zijn daarbij lager dan bij uitbesteding. Verder is de productiviteit van de eigen onderhoudsdienst verhoogd. Jaarverslag Mitros

20 Ook de kosten voor het mutatieonderhoud zijn sterk onder de begroting gebleven. Er was 8,9 miljoen begroot, maar er was slechts 6,3 miljoen nodig. Dit heeft deels te maken met de gedaalde mutatiegraad, maar ook de gemiddelde mutatiekosten per woning zijn gedaald. De mutatiekosten bij verhuur van bedrijfsonroerendgoed zijn hoger. Dat is logisch gezien de aard en omvang van de betreffende panden. Planmatig onderhoud (PO) Planmatig onderhoud is het onderhoud aan het casco van woningen en bedrijfsonroerendgoed. Bijvoorbeeld schilderwerkzaamheden, houtrotreparaties en het vervangen van dakbedekking. Het onderhouden van woning- en gebouwinstallaties, zoals verwarmingsketels, mechanischeventilatie-units en liften, valt ook onder planmatig onderhoud. Ook bij planmatig onderhoud is meer begroot dan nodig bleek. Voor dit verschil zijn twee verklaringen. Enerzijds positieve onderhandelings- en aanbestedingsresultaten en minderwerk bij uitvoering. Anderzijds loopt een aantal projecten door in Hierdoor is een deel van de kosten naar 2016 doorgeschoven. Planmatig onderhoud inclusief contractonderhoud Bedrag Aantal OGE met onderhoud: Begroot (x 1.000) Gerealiseerd (x 1.000) Gemiddelde kosten per OGE met onderhoud ( ) Het planmatig onderhoud laat Mitros uitvoeren door gespecialiseerde aannemers. Nieuwbouw en renovatie Mitros bouwt aan diverse projecten. Daarbij richtte Mitros zich in 2015 op de aanpak van de bestaande woningvoorraad. Mitros gaf in 6 urgente projecten prioriteit aan de woningen met de slechtste kwaliteit. In 2015 zijn 4 van de 6 urgentieprojecten afgerond. Ook is het renovatieproject in de Bomenbuurt in Ondiep opgeleverd. De nadruk lag bij al deze projecten op het verbeteren van het comfort en het binnenklimaat van de woningen. De komende jaren blijft Mitros veel onderhoud uitvoeren. Vooral om ervoor te zorgen dat woningen voldoen aan de gewenste basiskwaliteit. Dit betekent in ieder geval een opknapbeurt van keuken, badkamer en toilet. En het aanbrengen van dubbel glas en centrale verwarming. Het nieuwbouwprogramma blijft in 2015 beperkt tot projecten waar al eerder (juridische) verplichten voor waren aangegaan. Vanaf 2016 ontstaat er weer ruimte voor investeringen door aankoop of nieuwbouw van sociale huurwoningen. Projecten in cijfers Gestarte nieuwbouw- en renovatieprojecten Begin 2015 is Mitros begonnen met het groot onderhoud bij het laatste urgentieproject, de Rode Driehoek. Ook gaat Mitros nog verder in de Halve Maan. In 2015 startte het onderhoud in het gebied rond het kanaal. In Nieuwegein startte het onderhoud aan het seniorencomplex A Capella. Na een lange voorbereidingsperiode begon Mitros in 2015 met de bouw van 31 woningen in Hart van Lombok en 38 woningen bij het Queeckhovenplein. Daarnaast bouwde zij de laatste koopwoningen van het project Het Stadse Huis. Jaarverslag Mitros

21 Gestarte projecten Huurwoningen Koopwoningen Zorgwoningen Bedrijfsruimte (m 2 ) Sloop Sloop en nieuwbouw Het Stadse Huis (fase 3 en 4) 22 De Gouverneur (Hart van Lombok) 31 2 Queeckhovenplein Fruitbuurt Noord I 156 Lauwerecht 7A 23 Grootonderhoud/renovatie Urgentieproject Rode Driehoek (fase 1) A Capella Halve Maan III 199 Totaal Opgeleverde nieuwbouw- en renovatieprojecten In 2015 leverde Mitros leverde 881 huurwoningen op. Iets meer dan de helft hiervan was onderdeel van de urgentieprojecten. Opgeleverde projecten Huurwoningen Koopwoningen Zorgwoningen Bedrijfsruimte (m 2 ) Sloop Sloop en nieuwbouw Mariakwartier 35 De Handelaar 36 Het Stadse Huis 42 Boekhoven Bosch 6 Grootonderhoud/renovatie Boekhoven Bosch 34 Urgentieproject Halve Maan I Urgentieproject Spinozaplantsoen 135 Bomenbuurt 349 Urgentieproject Fruitbuurt-Noord (gebied 2) Urgentieproject Kanaleneiland-Noord noord (blok 4 en 5) Totaal Mitros voert projecten uit conform de prestatieafspraken die zij met de gemeente heeft gemaakt: Bouwen aan de Stad (BAS gemeente Utrecht); Prestatieafspraken Nieuwegein Hierin is onder meer geregeld wanneer huurders recht hebben op een bijdrage in de verhuiskosten en hoe hoog deze moet zijn. Jaarverslag Mitros

22 Keuzepakketten voor de huurder Mitros wil graag dat de huurder zich thuis voelt in zijn woning. Daarom biedt zij huurders bij grootonderhoud, renovatie en nieuwbouw keuzepakketten voor de keuken, het toilet en de badkamer. Duurzaamheid Mitros investeert in duurzaamheid door een groot deel van haar woningbezit energiezuiniger te maken. Bijvoorbeeld met betere isolatie. Isolatie is belangrijk voor het wooncomfort en de gezondheid van de huurder. En het draagt bij aan het verlagen van de woonlasten door een besparing op de energierekening. Op deze manier neemt Mitros ook haar verantwoordelijkheid om de CO 2 -uitstoot te beperken. Labelstappen In 2015 heeft Mitros de energieprestaties van haar woningen verbeterd met labelstappen. Mitros heeft daarmee haar prestatieafspraak met de gemeente Utrecht (minimaal energielabelstappen per jaar) gehaald. Vooral met de grootonderhoudsprojecten Spinozaplantsoen, Bomenbuurt fase 3, Halve Maan deelgebied I en Fruitbuurt-Noord leverde Mitros een forse bijdrage hieraan. Hier gingen ruim 360 woningen van energielabel E, F en G naar label B. Bij deze woningen heeft Mitros STEP-subsidie aangevraagd. Dit is een subsidie van de rijksoverheid voor investeringen in sociale huurwoningen waarbij de woningen drie of meer energielabelstappen verbeteren en minimaal energielabel B bereiken. Mitros heeft in 2015 voor genoemde projecten een voorlopig totaalbedrag toegekend gekregen van afgerond Pilot Flat met toekomst Met de pilot Flat met toekomst op de Camera Obscuradreef in Overvecht zoekt Mitros naar een slimme oplossing voor de naoorlogse systeembouwflats. De bedoeling is dat deze flats op een betaalbare wijze weer tientallen jaren mee kunnen. Uitgangspunt van de pilot is een Nulop-de-Meter (NOM) oplossing. Hierbij wordt de energierekening van de huurder ingezet voor de energetische verbetering en renovatie van de woning. De huurder krijgt zo een nog beter huis met een moderne uitstraling en een prettiger binnenklimaat. Zijn woonlasten blijven gelijk of worden minder. In 2015 is de pilot aanbesteed. Het consortium Nieuw Utrechts Peil gaat in 2016 aan de slag met acht woningen in het eerste portiek. Als de eerste woningen klaar zijn, gaan er mensen op proef wonen. Zo kunnen zij ervaren wat het betekent om in een energieneutrale woning te wonen. Als de resultaten positief zijn, gaat Nieuw Utrechts Peil ook de andere vijf portieken op deze wijze renoveren. Energiecampagne Mitros is in 2015 samen met de andere STUW corporaties en de gemeente gestart met een campagne, waarbij huurders een gratis energieadvies kunnen aanvragen. Bij dit persoonlijk besparingsadvies krijgen de huurders ook een energiebox met energiezuinige producten ter waarde van 50,-. In 2015 ontvingen 236 Mitros-huurders een dergelijk gratis advies. Door het advies hebben zij gemiddeld 10% (ongeveer 140 per jaar) bespaard op de energielasten. In 2016 zetten de corporaties en de gemeente de campagne voort. Verkoop woningen Mitros verkoopt woningen om haar woningportefeuille te verbeteren. In 2015 heeft Mitros een nieuwe selectie gemaakt van woningen die zij wil verkopen. De lijst bestaat uit ongeveer woningen. Het gaat om ouder en minder renderend bezit. Mitros heeft het aantal eengezinswoningen op de verkooplijst verminderd. Mitros verkoopt de woningen zodra de huurder de huur opzegt. Of als een huurder zijn woning zelf wil kopen. Mitros heeft in 2015 in totaal 584 OGE s verkocht. Via de reguliere individuele verkopen heeft Mitros 343 woningen en 16 parkeerplaatsen/bergingen in Utrecht en Nieuwegein verkocht. In Jaarverslag Mitros

23 de regio zijn 2 woningen verkocht. Dit zijn minder reguliere verkopen dan in het jaar Toen verkocht Mitros 355 woningen en 14 parkeerplaatsen/bergingen. Naast de individuele woningverkoop heeft Mitros nog 87 woningen via dispositie - dus complexgewijs - verkocht. De totale opbrengst hiervan was 15,7 miljoen. Daarnaast zijn er twee bedrijfsruimtes verkocht. Via de 100%-deelneming in Mitros ASKA BV heeft Mitros 134 onzelfstandige eenheden om niet overgedragen aan de GEM Kanaleneiland CV, waarin Mitros participeert. Voor deze inbreng krijgt Mitros onder meer 70 huurwoningen met een grondprijs om niet terug. Aantal Totale opbrengst ( ) Gemiddelde opbrengst ( ) Eengezinswoningen Beneden-/bovenwoningen Appartementen Onzelfstandige eenheden Parkeerplaatsen/bergingen Complexgewijs (dispositie) Bedrijfsruimte Onzelfstandige eenheden ASKA Totaal * * gemiddelde opbrengst is exclusief ASKA Jaarverslag Mitros

24 4. Woonomgeving Kwaliteit woonomgeving In haar ondernemingsplan heeft Mitros ook haar beleid voor de wijkaanpak opgenomen. Onder de noemer focussen en vasthouden is de sociale inzet in de wijken aangescherpt. De prioriteiten liggen op het gebied van: schoon, heel en veilig; sociaal beheer en contact met bewoners en ondernemers; ontwikkeling en ontmoeting van mensen ondersteunen (door middel van vastgoed); lokale verankering, ofwel samenwerken in de wijk. Hierbij staan sociaal en fysiek niet los van elkaar, maar gaan hand in hand. Buurtbeheerders De kwaliteit van de woonomgeving heeft een directe relatie met de leefbaarheid in een buurt. Om de leefbaarheid in buurten te versterken heeft Mitros veel buurtbeheerders ingezet. Zij houden onder andere toezicht op: het beheer van de gemeenschappelijke ruimten; de schoonmaak van de gemeenschappelijke ruimten; het onderhoud van het groen. Daarnaast pakken ze signalen op uit de buurt. Zij kijken hoe het sociale klimaat in een buurt is. Hebben bewoners onderling contact? Wordt er samengewerkt? Ze spelen proactief in op potentiële overlastproblemen. En ze stimuleren initiatieven van bewoners om de buurt te verbeteren. Om de buurtbeheerders houvast te geven bij hun werk heeft Mitros voor de woonomgeving, en dan vooral de portieken, de zogenaamde Mitroskwaliteit vastgesteld. Mitros vindt dat de woonomgeving ten minste aan deze kwaliteit moet voldoen. In 2015 heeft Mitros dit beleid ingevoerd. Dit heeft geleid tot het besluit om de slechtste portieken op te knappen. Dat gebeurt de komende jaren. Zelfbeheer In 2015 heeft Mitros geëxperimenteerd met een aantal kleine initiatieven om huurders actiever te betrekken bij hun woonomgeving. Hiermee speelde Mitros in op de vraag van huurders of zij meer zelf mochten doen in het beheer. Meer zelf doen zorgt voor een grotere betrokkenheid, voor eigenaarschap en efficiënter werken. Daarom faciliteert Mitros dit soort verzoeken. En zij bekijkt hoe zij deze initiatieven duurzaam kan maken. Enkele voorbeelden zijn: Huurders hebben op het Spinozaplantsoen een stuk gemeenschappelijk groen omgevormd tot een buurtmoestuin. Hier komen mensen samen om te tuinieren. Of ze lopen langs voor een praatje. Deze eetbare ontmoetingstuin heeft in 2015 bij de uitreiking van de participatiepluim een aanmoedigingsprijs ontvangen. Mitros is met de huurders in gesprek om een groter stuk groen in zelfbeheer te geven. Huurders zetten zich in Overvecht in als buurtambassadeur. Daarbij ondersteunen ze de buurtbeheerder en nemen taken over. Huurders maken zelf hun portiek schoon (in een complex in Kanaleneiland) of besteden de schoonmaak samen met Mitros aan (in Leidsche Rijn). Met huurdersorganisatie HNM heeft Mitros spelregels opgesteld voor de besteding van het leefbaarheidsbudget, het Betere Buur(t) Budget. In 2016 gaat Mitros hier ervaring mee opdoen. Jaarverslag Mitros

25 Leefbaarheid Leefbaarheidsmaatregelen Aanpak overlast Als huurders overlast ervaren van hun buren, schakelen zij vaak de hulp in van Mitros. Het gaat dan bijvoorbeeld om geluidsoverlast, ruzie, pesterijen en soms zelfs om bedreigingen. Buurtbemiddeling In 2015 heeft Mitros 744 overlastzaken onderzocht en er 543 afgehandeld. Sommige gevallen verwijst Mitros door naar Buurtbemiddeling: in 2015 waren dit er 44 in Utrecht en 15 in Nieuwegein. Buurtbemiddeling wordt in Nieuwegein en Utrecht uitgevoerd door getrainde vrijwilligers. Ernstige overlast Als de overlast zeer complex is, meldt Mitros de zaak bij het project Woonoverlast (onder begeleiding van een casemanager van welzijnsorganisatie U-Centraal). De huurder, de casemanager en de woonconsulent van Mitros zoeken samen naar een oplossing om de overlast te verminderen. Bij Mitros ging het in 2015 om 17 dossiers in Utrecht. Ontruimingen Mitros heeft 6 woningen moeten ontruimen vanwege aanhoudende ernstige woonoverlast, 3 in Nieuwegein en 3 in Utrecht. Laatste-kans-beleid Soms krijgen huurders die overlast veroorzaken, nog één laatste kans. In 2015 heeft Mitros 7 huurders aangemeld bij Het Vierde Huis om te beginnen aan een Laatste-Kans-traject. Een Laatste-Kans-traject heeft een looptijd van twee jaar. Project Voorkom Huisuitzetting Mitros neemt deel aan het Utrechtse project Voorkom Huisuitzetting. Huurders met huurschuld, waarbij Mitros een vonnis heeft voor ontruiming, kunnen onder bepaalde voorwaarden deelnemen. Het doel is dat huurder in de woning kan blijven wonen en dat schulden worden gesaneerd. De huurder krijgt hierbij begeleiding door het Buurtteam. In 2015 heeft Mitros 26 huurders aangemeld voor dit project. Dit is ongeveer een halvering ten opzichte van Deze daling heeft wellicht te maken met de preventieve aanpak bij huurschuld waarmee Mitros dit jaar is begonnen. Hierbij neemt Mitros in een vroeg stadium al contact op met huurders die een huurachterstand hebben (zie ook paragraaf Huurbetaling). Onrechtmatige bewoning Mitros begon 2015 met nog 127 openstaande dossiers van onrechtmatige bewoning. Daar kwamen dat jaar 186 nieuwe dossiers bij. Mitros heeft in meldingen van onrechtmatige bewoning onderzocht en afgerond. Op grond van dit onderzoek heeft Mitros 7 woningen ontruimd. 34 huurders hebben na het onderzoek de huur zelf opgezegd. In de overige gevallen heeft Mitros niet kunnen aantonen dat er sprake was van onrechtmatige bewoning. Illegale hennepteelt In 2015 heeft Mitros 50 meldingen ontvangen over het vermoeden van een hennepplantage in een woning. In totaal heeft de politie 19 hennepplantages in Utrecht en 2 in Nieuwegein ontmanteld. Bij 14 zaken heeft de huurder vervolgens op verzoek van Mitros de huur opgezegd. In 4 zaken heeft Mitros de woning ontruimd (al dan niet in combinatie met huurschuld), 3 in Utrecht en 1 in Nieuwegein. Over 2 zaken loopt de juridische procedure door Jaarverslag Mitros

26 in En 1 van de woningen had Mitros aan de SSH verhuurd. De SSH heeft deze zaak zelf verder afgehandeld. In totaal heeft Mitros, inclusief de 44 ontruimingen vanwege huurschuld, in 2015 in 58 woningen moeten ontruimen. Jaarverslag Mitros

27 5. Samenwerking Huurders Algemene structuur De huurders van Mitros hebben zich op drie niveaus georganiseerd: bewonerscommissies, bewonersgroepen en een huurdersorganisatie. De bewonerscommissies en bewonersgroepen zijn vooral in hun eigen gebouw en soms op buurtniveau actief. De huurdersorganisatie behartigt de belangen van alle huurders van Mitros. Huurdersorganisatie Mitros overlegt met één huurdersorganisatie: HuurdersNetwerkMitros (HNM). HNM vertegenwoordigt de huurders uit Nieuwegein en Utrecht. HNM voert gesprekken met Mitros over beleid en beheer. Dit zijn constructieve gespreken. Daarnaast krijgt Mitros adviezen van HNM die haar scherp houden. Ook in 2015 heeft Mitros de inzet en betrokkenheid van HNM zeer gewaardeerd. Nieuwe Woningwet In 2015 stond ook de nieuwe Woningwet regelmatig op de agenda van het overleg tussen HNM en Mitros. De nieuwe Woningwet heeft op allerlei terreinen gevolgen voor het overleg tussen beide partijen, zoals: Prestatieafspraken Op basis van de nieuwe Woningwet is HNM volwaardig gesprekspartner in het overleg tussen de gemeente en Mitros over de prestatieafspraken. In 2015 heeft Mitros nieuwe prestatieafspraken gemaakt met zowel de gemeente Nieuwegein als de gemeente Utrecht. HNM heeft actief deelgenomen aan het opstellen van deze nieuwe afspraken. Begin 2016 zijn de nieuwe afspraken ondertekend. Afspraken over samenwerken Vanuit de Woningwet vindt een aantal wijzigingen op beleidsniveau plaats. Mitros moet aangepast beleid altijd ter advisering voorleggen aan HNM. Dit verloopt volgens de normale werkwijze die HNM en Mitros met elkaar hebben afgesproken. In 2015 heeft Mitros HNM advies gevraagd over het beleid over passend toewijzen. Ook vormt het advies van het HNM over de begroting nu een onderdeel van de begrotingscyclus van Mitros. In 2015 presenteerde Mitros daarom de conceptbegroting van 2016 aan het HNM. In 2016 neemt Mitros HNM mee in de totale begrotingscyclus. Overleg en advies Een aantal keren per jaar voert HNM formeel overleg met Mitros. Hierbij is de directeur Wonen aanwezig. In juni waren de voltallige directie en een afvaardiging van de Raad van Commissarissen aanwezig. Tijdens deze overleggen waren de belangrijkste gespreksonderwerpen: de begroting het jaarverslag de jaarlijkse huurverhoging het versterken van het HuurdersNetwerkMitros de prestatieafspraken met gemeente Nieuwegein en Utrecht de betaalbaarheid en het huurprijsbeleid uitgebrachte adviezen over beleid. Adviestrajecten In 2015 heeft Mitros naast de hiervoor genoemde adviestrajecten ook de volgende onderwerpen ter advisering aan HNM voorgelegd: de jaarlijkse huurverhoging, de verkoop van Jaarverslag Mitros

28 Mitros Warmte, het streefhuurbeleid, de algemene huurvoorwaarden, stook- en servicekosten, de Mitroskwaliteit Woonomgeving en het klachtenreglement van de nieuwe regionale klachtencommissie. Werkgroepen Naast de adviestrajecten heeft HNM zich in een aantal werkgroepen bezig gehouden met het leefbaarheidsbudget, duurzaamheid en huurderparticipatie. Bewonerscommissies en bewonersgroepen Onder de huurders van Mitros zijn circa veertig bewonerscommissies en bewonersgroepen actief. Deze groepen van huurders zijn in gesprek met Mitros over leefbaarheid in de buurt, onderhoud van hun woongebouw en grootonderhoud en herstructurering. Nieuwe samenwerkingsovereenkomst De samenwerking met de bewonerscommissies en bewonersgroepen is geregeld in een samenwerkingsovereenkomst. In 2014 is ook deze samenwerkingsovereenkomst vernieuwd. Anders dan voorheen is dat er nu nog maar één overeenkomst is, die geldt voor zowel de Nieuwegeinse als de Utrechtse bewonerscommissies en bewonersgroepen. Financiële bijdrage Mitros biedt zowel de huurdersorganisaties als de bewonerscommissies financiële ondersteuning. Bewonerscommissies in herstructureringsgebieden ontvangen een extra bijdrage in het kader van de Utrechtse Regeling Ondersteuningsgelden. Financiële bijdrage ( ) HNM Bewonerscommissies jaarlijkse bijdrage Bewonerscommissies extra vergoeding leefbaarheidsactiviteiten Bewonerscommissies avondbijeenkomst Bewonerscommissies in kader herstructureringsprojecten Huurderspanel Het Huurderspanel Mitros is een gezamenlijk initiatief van Mitros en HNM. Met het panel willen HNM en Mitros inzicht krijgen in de mening van een min of meer representatieve groep huurders. Het panel bestaat uit ongeveer huurders uit Utrecht en 300 uit Nieuwegein. De panelleden worden 2 tot 3 keer per jaar uitgenodigd hun mening te geven via internetvragen en/of in een groepsgesprek. In 2015 zijn, via een digitale enquête, de volgende onderwerpen voorgelegd: Energiebesparing Twee derde van de panelleden bleek betaalbare huurprijzen belangrijker te vinden dan energiebesparing. Op de vraag meer woningen op een acceptabel energielabel krijgen of minder woningen op een heel hoog energieprestatie niveau brengen lopen de meningen sterk uiteen. Activeren netwerk HNM Doel van dit onderzoek was om te kijken hoe HNM huurders meer bij zich kan betrekken zodat er een sterk netwerk ontstaat. Veel panelleden hebben aangegeven interesse te hebben in de activiteiten van HNM. Zij willen actief deelnemen als een onderwerp hen aanspreekt. Er is vooral veel interesse in de workshops van HNM. Het onderzoek gaf ook een beter beeld van de onderwerpen die huurders aanspreken. Jaarverslag Mitros

29 Stakeholders Contacten met stakeholders Over heel veel onderwerpen is Mitros regelmatig in gesprek met haar huurders en (maatschappelijke) partners. Het gaat bij dit soort contacten, zowel formeel als informeel, om meer dan het maken van afspraken of het uitwisselen van informatie. Mitros wil ook weten wat deze stakeholders van Mitros verwachten en hoe Mitros het in hun ogen doet. Deze interactie is mede bepalend voor het beleid en de prestaties van Mitros. Het stakeholderspalet van Mitros ziet er als volgt uit: Categorie Stakeholders Verbijzondering Wijze van communiceren Huurders Huurders 1-op-1 contacten in de wijk Mitros Panel Huurdersspreekuur (met directie) Nieuwe vormen van huurderparticipatie Gemeente Utrecht en Nieuwegein Corporaties CFV en WSW en overige financiële instellingen Welzijnsinstellingen Zorginstellingen Huurderskoepels Wethouder Colleges B& W Utrecht en Nieuwegein Gemeenteraad Utrecht en Nieuwegein Ambtelijke organisatie Utrecht en Nieuwegein Bestuurlijk overleg STUW, corporaties Nieuwegein en in regionaal verband Werkgroepen Mitros niveau Op projectniveau of in de wijk Op projectniveau of in de wijk Bestuurlijk overleg Werkgroepen Bestuurlijk overleg Mitros en wethouder Wonen Bestuurlijk overleg corporaties en Mitros (STUW in Utrecht, met Portaal en Jutphaas in Nieuwegein) Ad hoc overleg met andere wethouders / burgemeester Incidenteel Aanwezig bij raadsinformatieavonden 1x per jaar uitnodiging raadsleden Utrecht en Nieuwegein, verder één op één contact met raadsleden om hen te informeren en vanuit stakeholdermanagement Ambtelijk overleg op strategisch niveau, wijk- en buurtniveau Meerdere malen per jaar, strategische agendabepaling Meerdere malen per jaar Meerdere malen per jaar Meerdere malen per jaar Meerdere malen per jaar Politie In de wijk Meerdere malen per jaar, continu vanuit buurtbeheer Brandweer Veiligheidsregio Onderwijsinstellingen: ROC en Hogeschool Op projectniveau of in de wijk Op projectniveau of in de wijk In de wijk Meerdere malen per jaar Meerdere malen per jaar Jaarverslag Mitros

30 Categorie Stakeholders Economic Development Board Maatschappelijk Netwerk Utrecht Buurtinitiatieven Verbijzondering Mitros niveau Mitros niveau In de wijk Wijze van communiceren Minimaal 1x per jaar Twee keer per jaar Prestatieafspraken Zowel in Utrecht als in Nieuwegein heeft Mitros, net als andere corporaties, prestatieafspraken gemaakt met de gemeente. Deze gingen over onder meer de omvang van de sociale voorraad en de kernvoorraad, duurzaamheid, doorstroming, fysieke en sociale investeringen. De prestatieafspraken zijn zowel in Utrecht als in Nieuwegein vernieuwd. Het maken van de nieuwe prestatieafspraken verliep in goede samenwerking met huurdersorganisatie HNM. Vanaf het eerste bod dat Mitros heeft uitgebracht op de Woonvisie van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein, tot en met de ondertekening van de afspraken, is HNM aangeschoven en betrokken partij geweest. Zowel in Utrecht als in Nieuwegein heeft Mitros samen met de gemeente en de andere corporaties huurdersbijeenkomsten gehouden. Op de agenda stonden de verschillende thema s uit de Woonvisie en de bijdrage van de corporaties daaraan. De betaalbaarheid van het wonen, de beschikbaarheid en duurzaamheid waren zowel in Utrecht en Nieuwegein belangrijke speerpunten. In Nieuwegein is door de vergrijzing ook wonen en zorg een speerpunt. Behalve met HNM zijn de prestatieafspraken ook met de RvC en de Auditcommissie Wonen een aantal keren besproken. Dit proces is eind 2015 afgerond. Utrecht De oude prestatieafspraken, voor de periode 2011 t/m 2015, zijn in Utrecht gebundeld in het boekje Bouwen aan de Stad. De belangrijkste afspraken voor Mitros staan in onderstaande tabel. Mitros heeft aan alle afspraken voldaan. Thema Omvang voorraad sociale huurwoningen Te behalen resultaat eind zelfstandige woningen Stand eind 2015 Duurzaamheid labelstappen per jaar PKVW certificaten Verkoop Statushouders 58 extra woningen verkopen in de binnenstad en Utrecht Oost Flexibele taakstelling Jaarverslag Mitros

31 Nieuwegein De gezamenlijke corporaties streefden in Nieuwegein naar een voorraad sociale huurwoningen op 1 januari 2015 van woningen. Aan deze afspraak hebben zij voldaan met een volume van rond de woningen. Ook de gezamenlijke afspraak over een kernvoorraad van woningen is ruim gehaald. Mitros draagt hieraan ruimschoots haar aandeel bij: Prestatieafspraken aandeel Mitros Werkelijk aantal Mitros Sociale huurwoningen (huurprijs < 710,68) Kernvoorraad (huurprijs < 618,24) Jaarverslag Mitros

32 6. Organisatie op orde Mens en cultuur Interne organisatiestructuur Organogram In 2015 heeft Mitros een aantal kleine wijzigingen binnen het management doorgevoerd. Zo is bij de afdeling Onderhoud het aantal teammanagers teruggebracht van 3 naar 2. De afdeling Klantcontact had juist een extra teammanager nodig. Verder zijn na het vertrek van de manager Personeel & Organisatie de afdelingen Directieondersteuning en Personeel & Organisatie samengevoegd. De manager Directiezaken en P&O, een nieuwe functie, stuurt deze afdeling aan. De organisatiestructuur zag er in 2015 als volgt uit: Verantwoordelijkheden lager in de organisatie In het najaar heeft de RvC de topstructuur bij Mitros geëvalueerd. De Raad heeft hiervoor gesprekken gevoerd met de directie en de ondernemingsraad. De conclusie was dat de organisatie goed op orde is en dat het nu tijd was om de verantwoordelijkheden lager in de organisatie te leggen. Eind 2015 heeft Mitros een eerste aanzet gedaan om uiteindelijk de verantwoordelijkheden lager in de organisatie te kunnen beleggen. Dit betekent dat de directie steeds meer taken en verantwoordelijkheden bij de managers zal leggen. Zij delegeren Jaarverslag Mitros

33 vervolgens weer taken aan individuele medewerkers. Hieruit volgde ook de beslissing van de RvC om in 2016 de directie terug te brengen van 3 naar 2 directeuren. P&O-beleid Mitros heeft in 2015 het Prestatiemanagement herzien en met instemming van de ondernemingsraad vastgesteld. Ook het aanstellingsbeleid is herzien. Niet alleen vanwege recente wetswijzigingen, maar ook vanwege het streven de organisatie flexibel en wendbaar te houden. Verder heeft Mitros een aantal (administratieve) processen binnen het P&O-beleid op orde gebracht en alle personeelsdossiers gedigitaliseerd. Mede vanwege dat laatste moest Mitros ook het Privacyreglement herzien. Personeel Bezetting Eind 2015 werkten bij Mitros 354 medewerkers in loondienst. Dat is 7 minder dan in Daarnaast heeft Mitros het aantal ingeleende medewerkers verder verminderd naar 13 in Personele bezetting (op 31 december 2015) Aantal FTE Aantal FTE Aantal FTE Vast contract , , ,2 Tijdelijk contract 34 27, , ,6 Totaal in loondienst , , ,8 Inleenkrachten regulier 6 4,9 9 7, ,2 Inleenkrachten projecten 7 3,9 9 3, ,9 Totaal inleenkrachten 13 8, , ,1 Totaal , , ,9 Ziekteverzuim De eerdere dalende tendens in het ziekteverzuim heeft zich in 2015 bescheiden voortgezet. Het percentage is gezakt van 4,2 in 2014 naar 4,1 in In 2014 en 2015 heeft het forse aantal langdurig zieken veel aandacht gekregen. Dit heeft ook geleid tot een afname van deze situaties. Extra aandacht is nu vooral nodig op het gericht aanpakken van frequent verzuim om de meldingsfrequentie te verlagen Totaal verzuimpercentage (exclusief zwangerschapsverlof) 4,1 4,2 4,7 5,5 Meldingsfrequentie 1,5 1,3 1,0 2,6 Integriteit Mitros heeft een Beleidskader Integriteit met daarbij behorende gedragscode, de Negen gouden regels. Ieder jaar evalueert Mitros haar integriteitsbeleid met directie en RvC. Beleidskader Integriteit Het beleidskader gaat onder andere over afspraken rond indiensttreding en dienstverband, inkoop van goederen en diensten, privacy en verkoop en verhuur van zakelijk onroerend goed. Jaarverslag Mitros

34 Een aantal activiteiten uit het Beleidskader Integriteit is, na instemming van de ondernemingsraad, in 2015 opgepakt en afgerond: Aanstellingsbeleid In november heeft Mitros nieuw aanstellingsbeleid vastgesteld. De integriteitsscreening van personeel is uitgebreid met een derde categorie voor functies met een hoog integriteitsrisico. Het gaat om de volgende functies: directeur, manager Financiën & Control, manager Vastgoedontwikkeling, manager Verkoop en Zakelijke Verhuur, inkoper, lid RvC en treasurer. Aan deze screening is een persoonlijk interview door een gespecialiseerd extern bureau toegevoegd. Verder neemt Mitros geen partner of familieleden (1 e en 2 e graad) van medewerkers meer aan. Privacyreglement Mitros heeft een nieuw privacyreglement vastgesteld. Hierin staan afspraken over het gebruik van persoonsgegevens van mensen die bij of voor Mitros werken. Het reglement sluit aan op de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Track-en-trace bedrijfsbussen Mitros heeft sinds 2015 een track-en-trace-systeem in haar bedrijfsbussen voor de registratie van gereden kilometers (belastingwetgeving). Ook gebruikt Mitros het systeem voor het verbeteren van de bedrijfsvoering van de afdeling Onderhoud. Meldprocedure vermoeden misstand (voorheen Klokkenluidersregeling) Mitros heeft de meldprocedure bij het vermoeden van een misstand aangepast. Hier is intern en extern over gecommuniceerd. De regeling staat op de website van Mitros. Beleidsregels mobiele devices en telefonie Ook heeft Mitros in 2015 beleidsregels voor mobiele devices (tablet, laptop) en telefonie (smartphone) vastgesteld. De rechten en plichten voor het gebruik van deze middelen zijn in een overeenkomst vastgelegd. Negen gouden regels Begin 2015 hebben leidinggevenden de nieuwe Integriteitscode persoonlijk uitgereikt aan en besproken met de medewerkers. De Negen gouden regels zijn een terugkerend onderwerp op de agenda. Mitros wil hiermee integer gedrag bevorderen. Het uitgangspunt van het integriteitsbeleid is dat medewerkers eigen verantwoordelijkheid nemen en in hun afdelingsoverleg casuïstiek bespreken en zo een gezamenlijke norm bepalen. De Negen gouden regels gaan over gezond verstand, openheid, transparantie en aanspreekbaar zijn. Ze zijn terug te vinden op de website van Mitros. Vertrouwenspersoon integriteit Eind 2014 is een medewerker van Mitros als Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) van start gegaan. De VPI heeft diverse cursussen gevolgd om zich verder te bekwamen in deze rol. In 2016 volgt nog een aanvullende cursus. Ook onderhoudt de VPI contact met vertrouwenspersonen Integriteit bij andere organisaties. Meldingen In 2015 heeft de Vertrouwenspersoon Integriteit 11 gesprekken gevoerd. Het ging om de volgende hulpvragen: Elkaar aanspreken Geen vertrouwen in verhouding leidinggevende medewerker Transparantie De meldingen zijn ook aan de orde geweest in een vergadering van de RvC. Jaarplan De VPI heeft een eigen jaarplan gemaakt. Dit jaarplan ging onder andere over het eigen handelen, integriteit verder op de agenda zetten van management en medewerkers, vergroten van kennis, bieden van advies over en reflectie op integriteit. Jaarverslag Mitros

35 Evaluatie Elk half jaar geeft de VPI een terugkoppeling aan de directie over de verrichtte activiteiten. Alert blijven en het onderwerp levend houden zijn gedeelde uitgangspunten. Beleid en praktijk sluiten steeds beter op elkaar aan. Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen Ongewenste Omgangsvormen zoals pesten, seksuele intimidatie, roddelen, discriminatie, agressie en geweld horen niet thuis bij Mitros. Medewerkers kunnen hiervoor, behalve bij hun leidinggevende, terecht bij een externe vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, werkzaam bij ArboNed. Meldingen In 2015 heeft de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen 5 meldingen ontvangen. Meldingen Intimidatie en onheuse bejegening in de lijn 1 Intimidatie 3 Seksuele intimidatie 1 Aantal In alle gevallen hebben de medewerkers de situatie zelf opgelost, met ondersteuning van de vertrouwenspersoon of van hun manager. Integriteit bij werving en selectie lid Raad van Commissarissen In 2015 is een nieuwe commissaris toegetreden tot de RvC. De kandidaat is voor de benoeming uitgebreid gescreend door een extern bureau. Financiering, rendement en risico Jaarresultaat Jaarrekening 2015 Begroting 2015 Jaarrekening 2014 bedragen x Bedrijfsopbrengsten Bedrijfslasten Exploitatieresultaat Resultaat vastgoedportefeuille Financieringsresultaat Resultaat deelneming Belastingen Jaarresultaat Jaarverslag Mitros

36 Jaarrekening 2015 Begroting 2015 Jaarrekening 2014 bedragen x Omzet verkopen bestaande bouw Verkoopkosten bestaande bouw Boekwaarde verkopen bestaande bouw Verkoopresultaat bestaande bouw Verkoopresultaat koopwoningen Afwaardering onrendabele investeringen Mutatie actuele waarde Resultaat vastgoedportefeuille Een toelichting op het jaarresultaat is te lezen in hoofdstuk 1 en 2 van de jaarrekening, die is opgenomen in de bijlage. Financiële continuïteit en meerjarenperspectief Het belangrijkste uitgangspunt in het financieel beleidsplan is dat de strategische keuzes die Mitros maakt, passen binnen de voorwaarde dat Mitros een financieel gezonde corporatie blijft. De normen vanuit de AW (Autoriteit Woningcorporaties) en het WSW (Waarborgfonds Sociale Woningbouw), zijn naast onze eigen financiële eisen, harde randvoorwaarden. Mitros is een financieel gezonde organisatie als zij aan de volgende criteria kan voldoen: voldoende vermogen om op lange termijn aan verplichtingen te kunnen voldoen; voldoende liquiditeit om op korte termijn aan betalingsverplichtingen te kunnen voldoen; voldoen aan eisen die toezichthouders (AW en WSW) en verstrekkers van vreemd vermogen aan Mitros stellen; voldoende financiële buffers om risico s te kunnen afdekken. In 2016 is de vermogenspositie van Mitros verder verbeterd. Het beleid dat Mitros heeft ingezet met het verscherpt toezicht, wordt hiermee gecontinueerd. Doel is om in te zetten op een efficiënte organisatie. Dit heeft ertoe geleid dat de bedrijfslasten verder zijn gedaald ten opzichte van Voor een belangrijk deel wordt dit veroorzaakt door een daling van de onderhoudslasten, maar ook de personeelslasten en overige bedrijfslasten zijn verder gedaald. Het vermogen is met ruim 7% gestegen naar miljoen. De solvabiliteit voldoet met bijna 72% ruimschoots aan de eisen en is ruim voldoende om eventuele tegenvallers te kunnen opvangen. De toezichthouders beoordelen de solvabiliteit op bedrijfswaarde. Deze stijgt de komende jaren verder tot ruim 40%. Jaarverslag Mitros

37 Voor de financiële continuïteit is het van belang dat Mitros altijd aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Om te beoordelen of Mitros hier op korte termijn aan kan voldoen hanteert Mitros conform het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) de interest coverage ratio (ICR). Hieronder volgt een nadere toelichting op de ICR. De interest coverage ratio (ICR) De ICR drukt de verhouding uit van de operationele kasstroom en de rentelasten. Oftewel, kan Mitros de rentelasten betalen uit het saldo van de 'gewone' inkomsten en de 'gewone' uitgaven? Een ICR van 1,0 geeft aan dat dit saldo gelijk is aan de (netto) rentelasten. Intern houdt Mitros een minimumeis van 1,4 aan. Dit is gelijk aan de eis die het WSW hanteert. Door de aflossingen op de langlopende leningen en de dalende rentelasten neemt de ICR de komende jaren verder toe. De ICR-grafiek laat zien dat Mitros de komende jaren ruimschoots aan de interne eis en de eis van het WSW blijft voldoen. Borgingsplafond Het WSW heeft medio 2015 Mitros opnieuw voor 3 jaar borgingsplafond verstrekt. Sinds 2014 hanteert het WSW hiervoor een andere beoordelingssystematiek. Het WSW heeft in juli 2015 Jaarverslag Mitros

38 op basis van de dpi 2014 geoordeeld dat Mitros aan de gestelde financiële ratio s voldoet. De doorrekeningen van de financiële kengetallen voor Mitros op basis van de meest recente meerjarenbegroting vertonen wederom geen knelpunten. De volgende financiële ratio s worden beoordeeld op basis van realisatie (drie jaar dvi) en op basis van prognose (vijf jaar dpi): ICR (Interest Coverage Ratio) norm is 1,4 en houdt rekening met noodzakelijk geachte risicobuffers; Generieke aflossingsfictie van twee procent is vervangen door corporatiespecifieke DSCR (Debt Service Coverage Ratio) en deze houdt rekening met de restant levensduur van het bezit. Loan to Value meet de kasstroomgenererende capaciteit (KGC op basis van bedrijfswaarde) op lange termijn in relatie tot vreemd vermogen; Solvabiliteitsratio meet de omvang van het eigen vermogen in relatie tot het totale vermogen (wederom bedrijfswaarde); Dekkingsratio is gebaseerd op de WOZ-waarde van het bij het WSW ingezet onderpand. De modellen die het WSW gebruikt voor de beoordeling, zijn doorgerekend. De uitkomsten van alle modellen zijn binnen de norm. Ruimte De financiële positie van Mitros is ruim boven de gewenste eisen van de toezichthouders. Mitros heeft een gewenste risicobuffer bepaald bovenop de eisen. Het surplus zet Mitros in voor intensivering van de volkshuisvestelijke prestaties. Daarbij bepaalt Mitros haar inzet in lijn met haar doelenhiërarchie. Ondanks de herziening van de Woningwet en andere ingrepen in het huurbeleid is de financiële positie van Mitros ruim toereikend om aan de prestatieafspraken te kunnen voldoen. Risicomanagement Systeem van risicobeheersing en beheersingsmethodiek Mitros kiest voor een integrale benadering van risico s die het realiseren van ondernemingsdoelstellingen kunnen bedreigen. Het systeem van risicobeheersing en de interne controle, gebaseerd op de three lines of defense -gedachte, is erop gericht om directie en management inzicht te geven in de actuele status en ontwikkeling van beheersing van significante risico s. Mitros streeft ernaar om de kans op fouten, het nemen van verkeerde beslissingen en het verrast worden door onvoorziene omstandigheden zoveel mogelijk te reduceren. Risicoanalyse en monitoring van interne beheersmaatregelen Uitgaande van de top vijf strategische risico s heeft Mitros de vijf belangrijkste afdelingsrisico s en de vijf belangrijkste risico s per proces benoemd. De beheersing, monitoring en rapportage van de onderkende risico s is georganiseerd in interne processen en bijbehorende afdelingen. De planning- en controlcyclus van Mitros is zo ingericht dat er inzicht is in de beheersing van het risico. De directie en de Raad van Commissarissen ontvangen ieder kwartaal een rapportage van de uitkomsten en actuele status. Compliance Met compliance borgt Mitros op een actieve manier de naleving van wet- en regelgeving, branche(governance)regelingen, (beleids)regelingen van (toezichthoudende) overheidsinstanties, afspraken met stakeholders en intern geldende regels. De manager Juridische zaken & compliance is als compliance officer binnen Mitros verantwoordelijk voor het in beeld brengen en signaleren van compliance risico s. In samenspraak met de directie en het management bekijkt de compliance officer welke acties en beheersmaatregelen nodig zijn Jaarverslag Mitros

39 om gesignaleerde risico s beheersbaar te maken. Zij monitort deze acties en rapporteert hierover aan de directie en de Raad van Commissarissen. In 2015 lag de focus op: het bewaken van de uitgezette acties om te borgen dat het verkoopproces (disposities) voldoet aan wet- en regelgeving het actieplan voor de implementatie van de nieuwe regels voor woningcorporaties (Woningwet/BTIV en bijbehorende besluiten) en de uitgezette acties ter voorbereiding van de implementatie binnen Mitros van de regels uit de Wet meldplicht datalekken en de overige regels uit de privacyregelgeving. Audit, auditplan en rapportage De internal auditor is gepositioneerd in de derde lijn van het three lines of defense model. Hij is verantwoordelijk voor het onafhankelijk en objectief uitvoeren van audits en voor advisering. Het doel hiervan is het management een objectieve spiegel voor te houden over de kwaliteit van de beheersing van de organisatie. Als bewaker van het risicomanagementsysteem is de internal auditor verantwoordelijk voor het tijdig signaleren en rapporteren van risico s die de realisatie van de strategische doelstellingen kunnen belemmeren. Hij stelt jaarlijks een auditplan op en rapporteert de belangrijkste resultaten van de uitgevoerde audits ieder kwartaal aan de directie en de Raad van Commissarissen. Geen absolute zekerheid Al deze systemen kunnen nooit de absolute zekerheid bieden dat Mitros haar doelstellingen realiseert. Of dat er geen materiële verliezen, fraude of overtreding van geldende wet- en regelgeving optreden. Ook brengen de activiteiten van Mitros risico s met zich mee die buiten de invloedsfeer van de directie liggen. Denk aan veranderingen in de politieke context of in wet- en regelgeving. Maar ook (ingrijpende) conjuncturele ontwikkelingen, zoals zich die de laatste tijd voor hebben gedaan, liggen buiten de genoemde invloedssfeer. Mitros kan de bovengenoemde risico s niet beïnvloeden. Toch volgt zij de ontwikkelingen nauwgezet en anticipeert zij hier zoveel mogelijk op. Accountantscontrole Jaarlijks beoordeelt de externe accountant in het kader van de controle van de jaarrekening het geheel aan beheersingsmaatregelen. De bevindingen staan in de Management Letter en het accountantsverslag. Beide worden met de directie, de Auditcommissie Financiën en de RvC besproken. Uitwerking risico s Risico Impact Kans Strategische risico s 1. Geen/beperkte toegang kapitaalmarkt, specifiek voor de niet-daeb-portefeuille Hoog Laag 2. Niet passend woningaanbod bij de vraag Hoog Medium 3. Slecht/negatief imago corporatie(sector) door onvoldoende snel reageren op veranderingen 4. Betaalbaarheid woningen wordt slechter door groeiende kwetsbare groep Medium Medium Medium Medium Jaarverslag Mitros

40 Risico Impact Kans 5. Cultuurverandering en afhankelijkheid van ICT-systemen Hoog Medium Operationele risico s 6. Projectrisico s Medium Medium 7. Kwaliteit dienstverlening, bijvoorbeeld integraal onderhoud Medium Medium 8. Fraude Hoog Medium Financiële risico s 9. Vastgoedsturing en vastgoedwaardering Hoog Laag Rapportage risico s 10. Verstrekken onjuiste informatie Medium Laag Compliancerisico s 11. Voldoen aan wet- en regelgeving Medium Medium Strategische risico s Strategische risico s zijn risico s, inschattingen en onzekerheden die voortkomen uit de visie en het ondernemingsplan van Mitros, op een horizon van vier jaar. Voor 2015 heeft Mitros de volgende strategische risico s vastgesteld. 1. Kapitaalmarkt Geen of beperkte toegang tot de kapitaalmarkt waardoor Mitros de benodigde financiering niet kan krijgen om haar onderhoud, renovatie en investeringen conform planning uit te voeren. Het verkrijgen van (nieuwe) financieringen is noodzakelijk om gemaakte afspraken te kunnen nakomen. Het WSW bepaalt jaarlijks het saldo financieringen dat Mitros met WSW borging kan krijgen. Maatregel: Het WSW bepaalt de hoogte van het borgingsplafond mede op grond van het risicoprofiel van de corporatie. Hiervoor moet Mitros adequate informatie (onder meer kasstroomprognoses en liquiditeitsprognoses) verstrekken. Om de juistheid en volledigheid te borgen zijn deze gegevens eerst intern door diverse disciplines gecontroleerd (vier-ogenprincipe). Om niet volledig afhankelijk te zijn van het WSW onderzoekt Mitros ook mogelijkheden van alternatieve financiering. 2. Woningaanbod Het woningaanbod sluit op termijn (10 of 20 jaar) niet meer aan op de wensen van de huurders. Dit komt door het tempo waarmee de samenleving verandert, maar daarnaast ook door onvoldoende technologische en duurzame oplossingen en verkeerde bouwmaterialen. Mitros hecht waarde aan het verhuren van goede en betaalbare huizen in Utrecht en Nieuwegein. Slim, innovatief en duurzaam renoveren en bouwen is een voorwaarde om ook in de (nabije) toekomst hieraan te voldoen. Maatregel: Mitros heeft haar visie hierop vertaald naar het nieuwe portefeuilleplan en uitgewerkt in complexplannen. Hierdoor is de toekomst van een woningblok bekend (uitponden, doorexploiteren, enz.). Daarnaast zet Mitros bij renovaties en planmatig Jaarverslag Mitros

41 onderhoud naast prijsvorming ook fors in op innovatie en energiebesparing. Bovendien monitort Mitros de ontwikkeling van de kernvoorraad nauwlettend. 3. Imago Slecht of negatief imago van de corporatiesector door externe of interne incidenten. Het gevolg is dat de relatie met diverse stakeholders moeizamer verloopt, huurderstevredenheid niet verbetert en werkvreugde bij werknemers afneemt. Beeldvorming van de organisatie wordt steeds belangrijker. Een incident is niet uit te sluiten. Integer handelen vindt Mitros zeer belangrijk. Daarom eist Mitros dit van haar medewerkers, maar ook van haar leveranciers. Maatregel: Om het beeldvormingsrisico te beheersen heeft Mitros reputatiemanagement geïntroduceerd. Op basis van een zorgvuldige analyse heeft ze het huidige en het gewenste reputatieprofiel vastgesteld. Het integriteitsbeleid is zowel intern als extern gecommuniceerd. Naast het stellen van kaders treft Mitros ook maatregelen (bijvoorbeeld periodieke afdelingsgesprekken) om het onderwerp integriteit levend te houden. 4. Betaalbaarheid Betaalbaarheid van de woningen voor huurders door de verslechterde economische situatie. Maatregel: Mitros heeft een nieuw huurbeleid ontwikkeld. Daarnaast onderzoekt zij mogelijkheden om voldoende betaalbare woningen te behouden. In de prestatieafspraken met de gemeente zijn hier afspraken over gemaakt. Het passend toewijzen, dat vanaf 2016 van kracht is, is hierbij bepalend. 5. Interne organisatie: a. De werkelijke verandercapaciteit van de organisatie en de medewerkers wijkt dusdanig af van de verwachting dat het risico bestaat dat Mitros de gewenste organisatie en cultuurverandering niet kan realiseren. b. De afhankelijkheid van ICT-systemen Maatregel: Om de gewenste cultuurverandering te realiseren heeft Mitros een feedbacktraject ingezet. Verder werkt Mitros volgens een plan van aanpak aan de continue verbetering van ICTsystemen en -voorzieningen. Daarnaast heeft Mitros een cultuuromslag naar rendementssturing ingezet. Operationele risico s Operationele risico s zijn risico s die te maken hebben met processen, systemen en mensen. Voorbeelden hiervan zijn project- en ontwikkelingsrisico s of veiligheidsrisico s. 6. Projectrisico s Verkeerde inschattingen in een project vertragen de uitvoering van projecten, waardoor projecten duurder worden dan begroot en leiden tot meer bewonersoverlast. Maatregel: De directie keurt projecten goed conform het besluitvormingsproces. In het besluitvormingsproces zijn diverse mechanismen, waaronder een risicoanalyse en een verplichte toetsing door specialisten (projectcontroller, fiscalist en de manager Juridische Zaken), verankerd. Onder leiding van de projectleider monitort Mitros bij de uitvoering belangrijke aspecten, zoals communicatie en nakomen van contracten. Jaarverslag Mitros

42 7. Kwaliteit dienstverlening De dienstverlening van Mitros is van onvoldoende kwaliteit met als gevolg een slechter imago bij bewoners en leveranciers. Een voorbeeld is onvoldoende integrale benadering van onderhoud. Hierdoor ondervinden bewoners meer overlast. En inefficiënties leiden tot hogere kosten en een lagere klanttevredenheid. Maatregel: Mitros heeft haar dienstverlening verbeterd en meet de huurderstevredenheid via KWH. 8. Fraude Maatregel: Om het frauderisico te beheersen begint Mitros met de tone at the top. Fraudeherkenning is geen doel op zich, maar fraude wordt niet geaccepteerd. Als Mitros fraude constateert, leidt dit tot ontslag op staande voet. Om het besef hiervan binnen de organisatie te vergroten heeft Mitros integriteitsbeleid, een protocol ongewenste omgangsvormen en een klokkenluidersregeling. Daarnaast screent Mitros medewerkers voor bepaalde functies. In de automatiseringssystemen is controletechnische functiescheiding doorgevoerd om het risico zoveel mogelijk te beheersen. Mitros verwerkt betalingen uitsluitend na twee autorisaties door verschillende personen. Financiële risico s 9. Vastgoedsturing en vastgoedwaardering Een verkeerde waardering van het woningbezit heeft grote gevolgen voor de kwaliteit van de informatieverstrekking door Mitros, zowel intern als aan externe belanghebbenden. Mitros waardeert haar vastgoed op marktwaarde in verhuurde staat. Hiervoor is goed inzicht nodig in de kenmerken van het vastgoed, zoals het soort object, faciliteiten, ouderdom en staat van onderhoud. Daarnaast is inzicht in het financiële rendement per complex van belang. Maatregel: Mitros heeft haar visie op het vastgoed uitgewerkt in het portefeuilleplan. Bij investeringsbesluiten, maar ook bij renovaties en planmatig onderhoud toetst Mitros, naast technische noodzaak, op uitgangspunten uit het portefeuilleplan en op financiële rendementen. Mitros heeft de gegevens over het vastgoed vastgelegd in de vastgoedadministratie. In het proces zijn diverse interne controles doorgevoerd, waaronder het vier-ogen-principe. Dit moet de kwaliteit van deze data borgen. Voor de marktwaardering werkt Mitros met een taxatiemanagementsysteem en een taxateur. Mitros baseert de gehanteerde parameters voor de waardering op marktontwikkelingen. Zij stemt dit voorafgaand af met de taxateur. De taxateur onderzoekt jaarlijks een derde van de woningportefeuille van Mitros en verstrekt een aannemelijkheidsverklaring bij de waardering. Rapportagerisico s Rapportagerisico is het risico dat onjuiste, onvolledige en niet tijdige informatie wordt verstrekt aan interne en externe belanghebbenden. Daarnaast moeten de verstrekte gegevens betrouwbaar en van goede kwaliteit zijn. 10. Informatievoorziening Verstrekken van onbetrouwbare, onjuiste en onvolledige informatie aan interne en externe belanghebbenden. Maatregel: Mitros hanteert het three lines of defense -principe bij de totstandkoming van informatie. Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor de juiste informatie. Control en Audit hebben een belangrijke taak bij de controle van de informatie voordat Mitros deze verstrekt aan in- en externe belanghebbenden. Om de betrouwbaarheid van informatie te garanderen heeft Mitros in haar primaire informatiesystemen diverse (geautomatiseerde) controles ingebouwd. Voorbeelden zijn rechtenbeheer en controletechnische Jaarverslag Mitros

43 functiescheiding. In de planning- & controlcyclus is tijd ingepland voor het controleren van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van verstrekte gegevens. Compliancerisico s Compliance betekent binnen Mitros het voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving, branche(governance)regelingen en (beleids)regelingen van (toezichthoudende) overheidsinstanties. 11. Niet voldoen aan wet- en regelgeving en aan in de in de sector geldende governance- en beleidsregelingen kan (grote) financiële en reputatieschade tot gevolg hebben. Mitros opereert in een sterk gereguleerde omgeving. Naast de reguliere wet- en regelgeving waaraan een (vastgoed)bedrijf moet voldoen, heeft Mitros door haar maatschappelijke functie ook te maken met sectorspecifieke regelgeving met betrekking tot de markt waarin zij opereert. Het gaat daarbij om milieuwetgeving (asbest en energie), toewijzingsregels, regels voor de verkoop van woningen, financiële (beleids)regels (derivaten en WSW) en governanceregels (WNT en Wet bestuur en toezicht). Maatregel: Mitros maakt de compliancerisico s die voortvloeien uit relevante wet- en regelgeving beheersbaar. Een risicoanalyse van de toewijzingsregels, de regels bij verkoop van woningen, asbestwetgeving en de regels uit de nieuwe Warmtewet heeft geleid tot acties en beheersmaatregelen. De compliance officer bewaakt de voortgang van deze acties en beheersmaatregelen. Processen en ICT Om de doelstellingen uit het ondernemingsplan te kunnen verwezenlijken, zorgt Mitros ervoor dat medewerkers met behulp van soepel lopende processen het werk goed kunnen doen. Naast een beschrijving van de werkprocessen is het voor de uitvoering van de werkzaamheden van groot belang dat de ICT-systemen op orde zijn. Mitros beoordeelt projecten op het gebied van ICT, net als alle andere projecten, op basis van de bijdrage die het ICT-systeem levert aan het realiseren van de doelen uit het ondernemingsplan. Mitros stuurt hierbij actief op het verminderen van risico s, het waarborgen van de continuïteit en het verlagen van de kosten voor ICT. Project Nano In 2014 is Mitros begonnen met het implementeren van de processen dagelijks onderhoud en mutatieonderhoud in het ERP systeem Empire. Het systeem Pharos wordt daarmee geleidelijk aan vervangen. Hiermee bevordert Mitros de integraliteit. Ook lopen hierdoor de onderhoudsprocessen efficiënter door het inzetten van apps en portalen. In 2015 heeft Mitros dit project succesvol afgerond. Niet alleen medewerkers van Mitros maar ook co-makers in de keten maken gebruik van de nieuwe functionaliteit. Project DIV Uit onderzoek is gebleken dat Mitros te veel ongestructureerde data heeft. Vooral de grote hoeveelheid documenten die Mitros jaarlijks produceert, is onvoldoende toegankelijk voor medewerkers en huurders. Daarom introduceerde Mitros in 2014 het document management systeem E-Content. In 2015 is E-Content in de gehele organisatie geïmplementeerd. E- Content biedt de mogelijkheid om documenten structureel te archiveren en zaakgericht te werken. Daarnaast ondersteunt het met een werkstroom-functionaliteit ook de processen. Enterprise servicebus (ESB) Ook in 2015 heeft Mitros verder gewerkt aan de uitbouw van de Enterprise servicebus. Dit is een ICT-systeem dat de integratie tussen de verschillende informatiesystemen bij Mitros, en ook externe bronnen, op een beheersbare manier aan elkaar koppelt. Door het inzetten van de Jaarverslag Mitros

44 ESB kunnen koppelingen meervoudig gebruikt worden. Hiermee beperkt Mitros de risico s van afhankelijkheid tussen de informatiesystemen. Werken onder architectuur Werken onder architectuur betekent dat wijzigingen op een gestructureerde doorvoeren. Daarvoor heeft Mitros haar complete ICT-architectuur in kaart gebracht en in een informatiesysteem vastgelegd. Hierdoor kan Mitros nu de impact van een wijziging vooraf bepalen. Zo vermindert Mitros risico s van het omvallen van systemen. Informatiebeveiliging Vanwege het belang van informatiebeveiliging besteedt Mitros veel aandacht aan de veiligheid van systemen en data. Vooral de informatiesystemen die via internet toegankelijk zijn, vormen een risico. Mitros neemt daarom diverse maatregelen om deze risico s te beperken. Een onafhankelijk bedrijf heeft een risicoanalyse uitgevoerd voor Mitros. De conclusie is dat Mitros op technisch gebied de informatiebeveiliging goed op orde heeft. Op het gebied van bewustzijn kan en moet Mitros in 2016 nog slagen maken. Programmamanagement Het programmanagement is verder uitgebouwd door het inzetten van de risico-waardematrix. Mitros beoordeelt alle gewenste wijzingen op toegevoegde waarde. Ook bepaalt ze wat het risico is als zij de wijzigingen niet door zou voeren. Hierdoor kan Mitros integraal kiezen welke wijzigingen zij wel doorvoert en welke (nog) niet. Met de oprichting van de adviesgroep ICT, samengesteld uit collega s van de verschillende organisatieonderdelen, worden de gemaakte keuzen door de hele organisatie gedragen. Basis op orde Voor een optimaal gebruik van de informatiesystemen is het belangrijk om te beschikken over een up-to-date ICT-platform. In 2015 heeft Mitros een groot gedeelte van dit platform vernieuwd. Door deze vernieuwing biedt het platform de gewenste performance en veiligheid. Jaarverslag Mitros

45 7. Governance Ondernemingsbestuur Nieuwe Governancecode Per 1 mei 2015 is de nieuwe Governancecode Woningcorporaties van kracht. De verantwoording in het jaarverslag van Mitros over 2015 is echter op advies van de accountant nog gebaseerd op de oude Governancecode van In 2015 en 2016 werkt Mitros hard aan de implementatie van de nieuwe Governancecode (zie hiervoor het Verslag van de Raad van Commissarissen). Directieverslag Good governance Mitros hanteert een zorgvuldige bedrijfsvoering en streeft naar maatschappelijk en open ondernemen. Dit betekent dat het de directie integer en transparant handelt en dat er goed intern toezicht is op dat handelen en het afleggen van verantwoording daarover. Good governance is hierbij een sleutelbegrip en is essentieel voor het vertrouwen van de maatschappij in corporaties. Mitros volgt bij de beleidsvoorbereiding, beleidsvorming, beleidsuitvoering en beleidsverantwoording de regels van good governance. Zij conformeert zich aan de Governancecode. De internal auditor controleert de naleving hiervan ieder jaar. In 2015 heeft hij geconstateerd dat Mitros de Governancecode 2011 geheel heeft nageleefd. De governancestructuur heeft Mitros beschreven in het Directiestatuut. Hierin staan de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de directie. Samenstelling directie De directie van Mitros bestond in 2015 uit Henk Peter Kip (directievoorzitter), Maud Hoezen (directeur financiën) en Liesbeth Marchesini-Franso (directeur wonen). Werkwijze en verantwoordelijkheid De directie is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, de financiering, het beleid, de resultaten en de continuïteit van Mitros. De strategie en doelstellingen zijn vastgelegd in het ondernemingsplan Welkom Thuis. De directie is verantwoordelijk voor de beheersing van de risico s en voor de naleving van weten regelgeving. De volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling van Mitros en de belangen van bij Mitros betrokkenen staan hierbij voorop. In de statuten en het door de Raad van Commissarissen vastgestelde directiestatuut is vastgelegd welke besluiten de directie mag nemen met/zonder voorafgaande goedkeuring door de Raad van Commissarissen. De directie legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Daartoe verschaft zij de Raad de benodigde informatie en bespreekt onder andere de manier waarop de interne controle en beheersing zijn ingericht. Tegenstrijdige belangen Mitros heeft in haar statuten vastgelegd welke functies strijdig zijn met die van directielid. In 2015 bekleedde de directie geen nevenfuncties die strijdig zijn met de statuten. Om ieder risico op belangenverstrengeling te voorkomen is expliciet afgesproken dat de directie alle eventuele (nieuwe) nevenfuncties meldt bij en bespreekt met de remuneratiecommissie van de RvC. Jaarverslag Mitros

46 De directie heeft in 2015 geen transacties uitgevoerd waarbij sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling. Beloning van de directie De Raad van Commissarissen stelt de beloning van leden van de directie vast. Bij de benoeming van de nieuwe directie in het najaar van 2012 is bij de beloning al rekening gehouden met de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen (WNT) die per 1 januari 2013 is ingegaan. De nieuwe directie wordt dan ook beloond binnen het kader van de WNT. Hierop was de WNT-staffel nog niet van toepassing, aangezien deze op het moment van benoeming nog niet van kracht was. Bij de bepaling van het salaris van de directieleden wordt alleen een vast inkomen verschaft en niet een variabel deel op basis van prestaties. De directievoorzitter verdiende meer dan het maximum volgens de in 2015 geldende Blokstaffel ( ). Omdat de bezoldigingsafspraken met de heer Kip zijn gemaakt vóór inwerkingtreding van de Blok-staffel (1 januari 2014), is het overgangsrecht van toepassing op de honorering van de heer Kip. Het overgangsrecht houdt in dat de bezoldigingsafspraken gedurende vier jaar gerespecteerd worden. Daarna volgt een afbouwperiode van drie jaar tot de norm van Vervolgens nog een afbouwperiode van twee jaar tot de dan geldende WNT2-bezoldigingsnorm, waarbij de maximum bezoldiging is verlaagd naar het ministersalaris. De beloning ziet er als volgt uit: Beloning directie Mitros ( ) H.P. Kip Voorzitter L. Marchesini-Franso Directeur Wonen M.G.W. Hoezen Directeur Financiën Kosten Salaris inclusief vakantiegeld Belastbare onkostenvergoeding Vervoermiddel Pensioenen Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering Toetsingsloon WNT Sociale lasten Totaal werkgeverslast Het bezoldigingsbeleid van de directie van Mitros staat op de website. Permanente educatie In de Governancecode is opgenomen dat bestuurders van woningcorporaties in drie jaar tijd, ingaande in 2015, 108 PE-punten moeten halen. Eind 2015 was de stand van zaken als volgt: Jaarverslag Mitros

47 nog te behalen 2016/2017 behaald in Verslag Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (hierna de Raad of de RvC) van Mitros houdt toezicht op de directie en op de algemene gang van zaken bij de woningcorporatie en de met haar verbonden ondernemingen. Tevens vervult hij de werkgeversrol van de directie en staat hij de directie met raad ter zijde. Ook onderhoudt de Raad contacten met interne en externe stakeholders. Algemeen De Raad vervult zijn toezichtstaken zoals deze in de Governancecode woningcorporaties (juli 2011) beschreven staat. In artikel 11 van de statuten van de Stichting Mitros staan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad. In het RvC-reglement van 20 april 2011 is dit verder uitgewerkt. Beide documenten staan op Met ingang van 1 mei 2015 is een nieuwe Governancecode voor woningcorporaties van kracht geworden. Corporaties hebben tot 1 januari 2016 de tijd om de wijzigingen door te voeren. In het verslagjaar is gestart met de implementatie van de nieuwe Governancecode. De belangrijkste veranderingen ten opzichte van de oude code worden genoemd in de paragraaf Governancecode: naleving en implementatie. In dit jaarverslag legt de Raad verantwoording af over de wijze waarop hij invulling heeft gegeven aan de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden in het afgelopen jaar. Taken en werkwijze Om zijn taak goed te kunnen vervullen laat de Raad zich regelmatig mondeling en schriftelijk door de directie informeren over de maatschappelijke prestaties en de financiële resultaten in relatie tot de beoogde doelen, relevante externe ontwikkelingen en de wensen en behoeften van belanghebbenden. De Raad laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. In het verslagjaar hebben de Raad en de directie 5 maal regulier vergaderd. In september was er samen met de directie een 2-daagse heisessie, waar onder andere gesproken is over de gevolgen van de Nieuwe Woningwet, en de directie een eerste beeld heeft geschetst van de nieuwe ambities, de zogenoemde Stip op de horizon. Verder is uitgebreid gesproken over een goede invulling van de adviesrol van de RvC richting de directie. Dit gesprek is gevoerd onder begeleiding van een externe begeleider. De uitkomst van de discussie is vastgelegd in de notitie Visie op bestuur en toezicht. Ook zijn afspraken gemaakt over de concrete invulling van Jaarverslag Mitros