8661 Geraadpleegd. Duindam. Advies: 1. In te stemmen met evenementenkalender In te stemmen met top In te stemmen met wijze subsidiëren

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: C.M. van Dam Tel.nr. : Datum: 4 november 2013 Tekenstukken: nee Bijlagen: 1 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: Evenementen 2014 Duindam 8661 Geraadpleegd consulent Team: ruimtelijk beleid en projecten Financieel: Juridisch Personeel Communicatie ICT Inkoop: Datum: 4 november 2013 Nummer: 13A Advies: 1. In te stemmen met evenementenkalender In te stemmen met top In te stemmen met wijze subsidiëren Paraaf team-manager: Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: - wethouder Duindam

2 Inleiding: In september jl. zijn alle evenementenorganisatoren (via mail + oproep Informatiepagina) gevraagd hun beoogde evenementen voor 2014 te melden. Aan de hand van deze meldingen wordt gekeken naar de capaciteiten bij politie en brandweer; naar de leefbaarheid rond de diverse evenementenlocaties en de beschikbaarheid van de door de organisatie gewenste datum en locatie. Dit leidt tot een evenementenkalender 2014 die in de loop van het jaar aangevuld wordt met evenementen die nog niet gemeld waren. Aan de hand van de ingediende gegevens en de criteria in het Evenementenbeleid worden de evenementen van een score voorzien. Zo kan de Top 10 aan evenementen worden bepaald. Op 20 november a.s. vindt de jaarlijkse Evenementennetwerkbijeenkomst plaats. Op dat moment wordt de kalender gepresenteerd evenals de Top 10. Bevoegdheid: Het is de bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders om jaarlijks een evenementenkalender vast te stellen en om subsidie te verstrekken binnen de door de raad vastgestelde kaders in het Evenementenbeleid Evenementen met de W-factor en de Algemene Subsidieverordening Gemeente Woerden Beoogd effect: Publieksevenementen dragen bij aan de sociale cohesie, levendigheid van de gemeente en zijn vanuit economisch perspectief aantrekkelijk. Met passende evenementen kan bovendien concreet invulling worden gegeven aan de gewenste positionering van Woerden bij bewoners, bezoekers en bedrijfsleven. De gemeente Woerden wil daarom een stimulerend evenementenbeleid voeren, ook al zijn de beschikbare middelen beperkt. De doelstellingen van het Evenementenbeleid zijn als volgt geformuleerd: Behoud en vernieuwing van bestaande evenementen en deze aanvullen met extra (kleinschalige) evenementen; Versterken van de positionering van Woerden als woon-, werk- en recreatiestad onder het motto Woerden, stad waar het Groene Hart klopt ; Betere spreiding van evenementen over het jaar heen en over de verschillende locaties. Argumenten:

3 Evenementenkalender 2014 In de bijlage treft u de evenementenkalender voor 2014 aan. De kalender is niet statisch. Evenementen die in de loop van het jaar aangevraagd worden kunnen toegevoegd worden. Op dit moment zijn er 3 knelpunten die met organisatoren worden besproken: 1. 7 juni is het evenement Graskaasdag gepland. Op die dag wil Woerden Bruist in de avonduren eveneens een evenement organiseren op het Kerkplein. Aangezien de Graskaasdag een Top 10 evenement is gaat dit evenement voor. Woerden Bruist gaat na of samenwerking mogelijk is, zo niet dan zoekt zij een andere datum augustus valt in de Woerdense Vakantie Week. Op die datum is het Groenendaal festival in Harmelen ook gepland. De politie heeft aangegeven dat dit qua capaciteit van de politie niet mogelijk is. De Woerdense Vakantie Week is een Top 10 evenement. Het Groenendaalfestival zoekt naar een andere datum. 3. Dit jaar is gebleken dat het westelijk deel van het Westdampark niet geschikt is als evenemententerrein. Er is al snel sprake van schade. Het oostelijk deel kan wel gebruikt worden voor evenementen. Begin september wordt de poffertjeskraam in het Westdampark opgebouwd. Met het Akoestival zijn we nog in gesprek Top 10 (volgorde van datum) 29 maart NACHTCULTUUR 7 juni Graskaasdag 9 juni Triathlon juni Havendagen 28 juni Straattheater 22 t/m 31 aug Woerdense Vakantie Week 27 september Nationaal Veteranen Treffen 21 okt Kiremko Nacht van Woerden 22 okt Koeienmarkt November intocht Sinterklaas Woerden Subsidie Subsidie is altijd een sluitpost. Inzet van financiële middelen: a. deel voor faciliteren en communiceren b. deel voor volksfeesten en gedenkdagen c. deel voor top 10 aan evenementen Ad. a. Alle evenementen worden gewaardeerd. Een deel van het budget wordt om die reden ingezet voor. Door faciliteren met hekken, kliko s etc. Door aandacht te besteden aan evenementen in advertenties op de infopagina of op flyers etc. Door voorzieningen te regelen op plekken waar die nodig zijn (bijvoorbeeld stroom, water e.d.) In 2013 zijn voor het eerst flyers gemaakt door Woerden Marketing, waarbij niet alleen aandacht wordt gegenereerd voor een Top 10 evenement, maar ook voor komende kleinere evenementen. In 2014 staan we als gemeente garant voor 8 flyers. Sinds dit jaar kent Woerden een Stichting Verkeersregelaars. Deze Stichting biedt haar diensten aan aan evenementenorganisatoren. In 2013 waren dit er 20, maar dit aantal zal groeien. Voor de opstartkosten is in 2013 subsidie verstrekt. Ad b. Volksfeest: Een evenement georganiseerd in een wijk, dorp of stad voor en door de inwoners. Kenmerken: Alle leeftijden, toegang gratis, gedragen door bewoners en ondernemers. Voorbeelden: Koningsdag 4/5 mei Sinterklaas Zegvelderie Septembermarkt Deze opsomming is niet limitatief.

4 Tot op heden was geen duidelijke rekenmethode voor het toekennen van subsidie aan Oranjeverenigingen. Voorgesteld wordt om uit te gaan van een basisbedrag van 1.000,-- per kern. De verenigingen krijgen vervolgens 0,12 per inwoner. Het minimum bedrag is 1.500,--. Vanwege de toeloop van bezoekers van buiten Kamerik en de daarmee gepaard gaande veiligheidseisen een extra bedrag toekennen van 1.500,--. Maxima: Woerden: 5.000,-- Kamerik: 3.000,-- Harmelen 2.000,-- Deze bedragen komen redelijk overeen met de bedragen die de verenigingen afgelopen jaren hebben ontvangen. Deze rekenmethode de komende jaren gebruiken. Koningsdag/Oranje basissubsidie Inwoneraantal 0.12 per inw. totaal subsidie Woerden , , maximaal Kamerik , , maximaal extra Zegveld , , (minimum) Harmelen , , maximaal Ad c. Top 10 evenementen zijn van belang voor het op de kaart zetten van Woerden. Kader: eerst aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om sponsorgelden binnen te halen. Als je gesponsord wordt dat vindt de Woerdense samenleving jouw evenement belangrijk. Maximum subsidie 2.000,-- (afhankelijk van begroting). Kanttekening: Vanuit de kleine kernen wordt vaak opgemerkt dat de Top 10 alleen uit Woerdense evenementen bestaat. Dit heeft te maken met de vastgestelde criteria en het doel van de Top 10: het op de kaart zetten van Woerden. Evenementen in de kleinere kernen zijn veelal voor de eigen inwoners. Hier is het budget voor Volksfeesten voor bedoeld. Verder is het ook belangrijk dat evenementen tijdig hun evenement aanmelden en om subsidie verzoeken. Financiën: Subsidiëren van evenementen is gedekt in de begroting FCL Uitvoering: Zie communicatie Communicatie / Website: 20 november Netwerkbijeenkomst December publicatie Evenementenkalender 2014 Brief aan organisatoren Top 10 evenementen Ondernemingsraad: Samenhang met eerdere besluitvorming:

5 Dit is een jaarlijks terugkerend proces op basis van het Evenementenbeleid. Bijlagen: Evenementenkalender 2014

6 Evenementen in 2014 ( versie 7 oktober 2013) Januari 18 Klaverfeest Haanwijk 31 Lampionoptocht Harmelen Februari 11 Regiocross junioren Wijkpark Molenvliet 21 Knotwilgenloop atletiekbaan Clytoneus Woerden Maart maart beperkte capaciteit politie i.v.m. Nuclear Security Summer Den Haag 1 Carnavalsoptocht Harmelen 22 Klompenfeest Reijerscop x sport en gezondheidmarkt Kerkplein 29 NACHTCULTUUR Binnenstad Woerden April 9 t/m 12 kermis Harmelen X Scholenproject Markt Kerkplein Woerden 12 Kamerikse Weteringloop Kamerik 18 t/m 21 Lammetjesmarkt Reijerscop Harmelen Lammetjesmarkt Boerinn Mijzijde 25 sloepentocht/vlootschouw Harmelen 26 Kinderspelen Harmelen 26 Koningsnacht Kamerik/Woerden 27 Koningsdag alle kernen Mei 4 dodenherdenking alle kernen 5 Bevrijdingsdag alle kernen uur van Woerden Wijkpark Molenvliet 11 Tour de terras Kerkplein Woerden X Make a Wish day 30 Jazzin Woerden Binnenstad Woerden juni t/m augustus Zomerkaasmarkt Juni 2 Singelloop Woerden 2 t/m 5 Avond4daagse Harmelen 2 t/m 5 jeugd Avond4daagse Woerden 7 Graskaasdag Kerkplein Woerden + Zomermarkt Binnenstad 7 Woerden Bruist Kerkplein 9 Triathlon Woerden/Kamerik Shantyfestival/Havendag Binnenstad Woerden 17 t/m 22 Evangelisatie Tentcampagne Badkuip Woerden 16 t/m 20 Avond4daagse Linschoten X tentfeest Harmelen X Straatvoetbaltoernooi Kerkplein Woerden 20/21 outdoor mini marathon Exercitieveld Woerden 21 Woerden Bruist Kerkplein 29 Straattheater Binnenstad Woerden 1

7 Juli 4/5 Babypop Babylon Woerden 12 Woerden Bruist Kerkplein Woerden 12 Harleydag Exercitieveld Woerden 13 WK-finale Kerkplein Woerden 26 Woerden Bruist Kerkplein Woerden Augustus 22 t/m 31 Woerdense Vakantie Week Exercitieveld Woerden X Internationale Meerkamp sportpark Cromwijck 23 Groenendaalfestival Harmelen X kaasmarkt binnenstad Woerden X Vakantie Week Kamerik Kamerik 30 Roemeniëmarkt Zegveldse Uitweg Woerden September 6 POFFERTJESKRAAM 6 Septembermarkt Harmelen X Kamerik Proeft Kamerik Atelierroute Groot Woerden X Taptoe Snellerpoort Woerden 13 Open Monumentendag alle kernen 13 stadsgolf Woerden 13 in 80 dagen rond de wereld Binnenstad Woerden 14 Akoestival en Kunstpark Westdampark 20 Summerlake Molenvliet Woerden X Wijkfeest Schilderskwartier Woerden 27 Nationaal Veteranen Treffen Exercitieveld Woerden 28 Tour de terras Kerkplein Oktober 4 Cromwijckloop Woerden Kermis Exercitieveld Woerden 21 Nacht van Woerden Binnenstad Woerden 22 Koeienmarkt Binnenstad Woerden November X intocht Sinterklaas Harmelen en Woerden X Intocht Sinterklaas Kamerik December 6 t/m 4 jan Woerdense Winter Weken Kerkplein 31 Oud en Nieuw 2

8 2014 Score 1 Naam evenement score Locatie Positionring Historie of Stad/Gr.Hrt 5 Regio+ 5 Educatief scholen 5 punten Aantal bezoekers Uniek ook in Wrd. - 1 ook in regio - 5 Uniek - 15 Carnaval optocht volksfeest Harmelen --?? ?? Koningsdag Volksfeest Alle kernen 4/5 mei Volksfeest Alle kernen Kamerik Proeft? Kamerik Zegveld smaakt meer? Zegveld Zegvelderie volksfeest Zegveld Septembermarkt volksfeest Harmelen > ( ) 5 Samnwerking Met 1 4 Met 2 8 Met meer 10 Overtre -dingen 1 Koeiemart + braderie Kermis 2 Woerdense Vakantie Week 3 Kiremko Nacht van Woerden 40 binnenstad > ACW, Stadshart, 40 Exercitieveld 34 Exercitieve ld + binnenstad 4 Triathlon 30 Binnenstad + Kamerik W.Bruist stage > Brandweer, ACW, Horeca 10 5 Maatsch. Stage 5 > WTC + WVW > Div sport verenigingen 10 5 NACHTCULTUUR 25 exercitievld 5 -- > div. Cultuur, ondernemers 10 5 Nat. Veteranen Treffen 25 Exercitieve 5 -- > ld + routes 7 Graskaasdag 24 Kerkplein Straattheater 23 Binnenstad 5 -- > Klooster, Woerden (15.000) SOAP 8 8 Intocht Woerden 23 binnenstad 5 -- > div Shantyfestival Bravour Havendag 19 Binnenst evenementen, Stadshart 4 Tot 500 = 1 Ca = 2 Ca = 3 Ca = 4 Meer dan = 5 1 Alleen evenementen waarvoor een evenementenvergunning wordt afgegeven en die niet commercieel zijn // die zich voor 1 oktober 2013 aangemeld hebben