Advies: 1. In te stemmen de evenementenkalender 2016; 2. In te stemmen met de Top 10 evenementen en het honoreren van één evenement per dorpskern.

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: R. van Doggenaar Tel nr: 8434 Nummer: 15A Datum: 19 november 2015 Tekenstukken: Nee Bijlagen: 2 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): n.v.t. Team: Ruimtelijk beleid en projecten Margot Stolk, Carolien van Dam, Janneke Steens Onderwerp: Evenementen 2016 Advies: 1. In te stemmen de evenementenkalender 2016; 2. In te stemmen met de Top 10 evenementen en het honoreren van één evenement per dorpskern. Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: wethouder Koster

2 Inleiding: In september jl. zijn alle evenementenorganisatoren via de en een oproep op de Informatiepagina benaderd om hun beoogde evenementen voor 2016 te melden. Aan de hand van deze meldingen wordt gekeken naar: - de risico's rondom evenementen en de beschikbare capaciteit bij de hulpdiensten (politie en brandweer); - de leefbaarheid rond de diverse beoogde evenementenlocaties (spreiding naar locaties en tijd); - de beschikbaarheid van de door de organisatoren gewenste locaties en data. Na afweging van bovenstaande aspecten is voor het jaar 2016 een evenementenkalender opgesteld. In de loop van het jaar wordt de kalender aangevuld met evenementen die in eerste instantie nog niet waren aangemeld. Aan de hand van de ingediende gegevens worden de evenementen van een score voorzien. Op basis van deze score wordt de Top 10 evenementen bepaald. Op 25 november 2015 vindt de jaarlijkse Netwerkbijeenkomst Evenementen plaats. Tijdens deze bijeenkomst worden de evenementenkalender en de Top 10 evenementen van 2016 gepresenteerd. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: Het is de bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders om jaarlijks een evenementenkalender vast te stellen en om subsidie te verstrekken binnen de door de raad vastgestelde kaders in het evenementenbeleid Evenementen met de W -factor en de Algemene Subsidieverordening Gemeente Woerden Beoogd effect: Publieksevenementen dragen bij aan de sociale cohesie en levendigheid in een gemeente. Daarnaast leveren evenementen een bijdrage aan de lokale economie. Met passende evenementen kan bovendien concreet invulling worden gegeven aan de gewenste positionering van Woerden bij bewoners, bezoekers en het bedrijfsleven. De gemeente Woerden voert daarom, ook al zijn de beschikbare middelen beperkt, een stimulerend evenementenbeleid. De doelstellingen van het evenementenbeleid zijn als volgt: Behoud en vernieuwing van bestaande evenementen en deze aanvullen met (kleinschalige) evenementen; Versterken van de positionering van Woerden als woon-, werk- en recreatiestad onder het motto Woerden, hoofdstad van het Groene Hart ; Betere spreiding van evenementen door het jaar heen en over verschillende locaties. Argumenten: 1. De evenementenkalender 2016 In de bijlage treft u de evenementenkalender voor het jaar 2016 aan. De kalender is geen statisch document. Evenementen die in de loop van het jaar worden aangevraagd worden, mits vergund, toegevoegd aan de kalender. 2. Top 10 evenementen 2016 In 2014 is bij het vaststellen van de evenementenkalender 2015 door het college tevens een nieuwe scoringsmethodiek voor de Top 10 vastgesteld. Deze scoringsmethodiek is ook dit jaar toegepast. De in 2015 vastgestelde scoringsmethodiek vindt u in de bijlagen behorend bij dit voorstel.

3 De Top 10 evenementen voor 2016 ziet er als volgt uit: 1 Nachtcultuur Kiremko Nacht van Woerden Koeiemart 4 Graskaasdag 5 Nationaal Veteranentreffen Triatlon Woerden 24-uur van Woerden 8 Summerlake Outdoor festival (commercieel) 9 Woerdense Vakantieweek Straattheaterfestival N.B. Wijzigingen ten opzichte van 2015 zijn de volgende: Shantyfestival en Havendagen zijn opgesplitst. In 2016 vinden er geen Havendagen plaats. Shantyfestival zonder Havendagen scoort niet hoog genoeg om in de Top 10 te komen. Akoestival en Kunstpark valt, ten faveure van de 24-uur van Woerden, uit de Top 10. De 24-uur van Woerden vindt eens per twee jaar plaats en stond als gevolg hiervan vorig jaar niet in de Top Subsidie Subsidie is altijd een sluitpost. Inzet van financiële middelen: a. Deel voor faciliteren en communiceren; b. Dell voor volksfeesten en gedenkdagen; c. Deel voor Top 10 evenementen en evenementen in de dorpskernen Ad a Alle evenementen worden gewaardeerd. Een deel van het budget wordt om die reden ingezet om evenementen te faciliteren met o.a. de teams Wijkonderhoud en Afval en Reiniging alsmede op het gebied van marketing (Opname in Uitkalender Woerden Marketing, rubriek Leuk! etc.). Ad b Een Volksfeest is een evenement georganiseerd in een wijk, dorp of stad voor en door de inwoners. Kenmerken zijn: alle leeftijden, toegang gratis, gedragen door bewoners en ondernemers. In 2013 is door u een rekenmethode voor de komende jaren vastgesteld voor het toekennen van subsidie aan Oranjeverenigingen. Ad c Eerst dient te worden aangetoond dat alles eraan gedaan is om sponsorgelden binnen te halen. Als een evenement gesponsord wordt, dan blijkt hieruit dat de Woerdense samenleving het evenement belangrijk vindt. Alle niet-commerciële evenementen in de Top 10 ontvangen een subsidie van 2.000,-. Uitzondering hierop is de Koeiemart. De Koeiemart is een gemeentelijk evenement met een daaraan gerelateerde werkbegroting. Het subsidiëren van een gemeentelijk evenement door de gemeente is een vreemde constructie. In overleg met de portefeuillehouder is besproken om de subsidie voor de Koeiemart te stoppen en, indien nodig, de werkbegroting te verhogen. Een dergelijke verhoging zal, indien nodig, middels een separaat advies aan u worden voorgelegd. Naast de Top 10 evenementen is in overleg met de portefeuillehouder gesproken over het geven van meer aandacht aan evenementen in de omliggende kernen. De gemeente Woerden omvat immers meer dan enkel de stad Woerden. Via de huidige scoringsmethodiek komen evenementen in de dorpskernen vaak niet in aanmerking voor subsidie. Voorgesteld wordt om in 2016 per kern 500,- beschikbaar te stellen. Eén evenement per kern zal met een bedrag van 500,- worden gehonoreerd. De evenementen die het best scoren op de bovengenoemde criteria komen hiervoor in aanmerking. Voor 2016 zijn dit de volgende evenementen: - Lammetjesdag (Kamerik) - Avondvierdaagse (Harmelen) - Zegveld Helpt! (Zegveld) De financiering van deze honorering past binnen het huidige budget voor evenementen.

4 Kanttekening: n.v.t. Financiën: Subsidiëren van evenementen is gedekt in de begroting FCL Uitvoering: Zie communicatie. Communicatie / Website: Op 25 november vindt de jaarlijkse netwerkbijeenkomst plaats voor evenementenorganisatoren. Doel van de bijeenkomst is netwerken, informatie over nieuwe ontwikkelingen delen en van elkaar leren. Ook wordt de lijst met de Top 10 evenementen en de evenementenkalender bekend gemaakt. Doorgaans wordt deze bijeenkomst goed bezocht en als nuttig ervaren. Alle bij ons bekende organisatoren hebben via de een uitnodiging ontvangen. Na vaststelling zal de evenementenkalender worden verzonden naar het Toeristen Informatie Punt en Woerden Marketing. Woerden Marketing zal in januari op basis van de evenementenkalender een Uitkalender (flyer) uitbrengen met een jaaroverzicht van alle evenementen. De evenementenorganisaties uit de Top 10 en de gekozen evenementen uit de dorpskernen krijgen een brief waarin zij op de hoogte worden gesteld van de plaatsing en worden geattendeerd op de mogelijkheid om subsidie aan te vragen. Ondernemingsraad: n.v.t. Samenhang met eerdere besluitvorming: Jaarlijks terugkerend proces op basis van het evenementenbeleid Evenementen met de W-factor. Bijlagen: 1. Evenementenkalender 2016 (15i.04427) 2. Vastgestelde scoringsmethodiek Top 10 (collegevoorstel 14A.00833)

5 Evenementen in 2016 Januari 1-3 IJsbaan Kerkplein 9 Klaverfeest Haanwijk 23 (Harmelen) 9 Nieuwjaarsconcert Concordia 22 Stamppot Avond Schulenburg (Kamerik) 28 Lampionnenoptocht Dorpskern (Zegveld) Februari 21 Platen en CD Beurs Recreatiecentrum H20 27 Knotwilgenloop Atletiekbaan Maart 15 en16 Kledingbeurs de Hutkoffer' Maranathakerk 26 en 28 Lammetjesdag Mijzijde (Kamerik) April 1 en 2 Nachtcultuur Binnenstad 16 Kamerikse Weteringloop In en rondom Kamerik 16 Toneelavond Milandhof (Zegveld) 23 Zegveld Helpt! Naast Milandhof (Zegveld) 26 Spot Jeugd theaterfestival Schilderskwartier 26 Koningsnacht Kamerik/ Woerden 27 Koningsdag Alle kernen 28 Spot Jeugd theaterfestival Snel en Polanen Vanaf half april t/m augustus Kaasmarkten op zaterdag Mei 2 Spot Jeugd Theaterfestival Molenvliet 3 Spot Jeugd Theaterfestival Harmelen 4 Dodenherdenking Alle kernen 5 Bevrijdingsdag Alle kernen 5 Jom Hasjoa Joods Monument Bernhardlaan 16 Triatlon Woerden en Kamerik 20 en 21 De 24 uur van Woerden Wijkpark Molenvliet 21 Muziekfestival Cultuurpodium Babylon VTC Beachvolleybal Parkeerplaats Thijs van der Polshal 30 tot 2 jun Avond-4-daagse Harmelen In en rondom Harmelen Juni 2 Seniorendag Harmelen Het wapen van Harmelen 4 Graskaasdag Kerkplein en omgeving 6 t/m 9 Avondvierdaagse Woerden In en rondom Woerden 10 Dragon boat race In en nabij Singel Woerden 10 en 11 Koor Bravour Shantyfestival Binnenstad 13 Singelloop Singels Woerden 17 en 18 Concours Hippique Mennen Exercitieveld en Brediusbos 25 Straattheaterfestival Binnenstad Woerden Juli 8 90's at the park Strand Cattenbroek 9 Dedicated Outdoor Strand Cattenbroek 9 Harleydag Exercitieveld Augustus 12 t/m 20 Woerdense Vakantieweek Exercitieveld 27 Roemeniëmarkt n.n.b. (Zegveld) 27 Singelpolo Singel, stationsweg en Defensie eiland 27 Kamerik Proeft Dorpskern Kamerik

6 28 Akoestival en Kunstpark Westdampark September 2 en 3 Babypop festival Cultuurpodium Babylon 3 Vrijwilligersmarkt Hart voor Woerden Kerkplein 3 Septembermarkt Centrum Harmelen 9 OMD Klassendag Gemeente Woerden 10 Open Monumentendag Gemeente Woerden 10 Stadsgolf Parken in Woerden 17 Wijkfeest Schilderwijk In en rondom het winkelcentrum Tournoysveld 17 Summerlake Outdoor Festival Wijkpark Molenvliet 24 Nachtcultuur Theater het Klooster 24 Nationaal Veteranen Treffen Exercitieveld Oktober 14 Indoor Dweil Exercitieveld 15 44e Oktoberfest Exercitieveld Vakantie Bijbel Week Zegveld De Voorhof (Zegveld) 25 Kiremko Nacht van Woerden Exercitieveld 26 Koeiemart Centrum November 6 Gluren bij de buren In heel Woerden 11 Sint Maarten optocht Snel en Polanen 21 Thai-Kickboksgala Sporthal Snellerpoort Woerden December 31 Oud en Nieuw De kalender is onder voorbehoud van vergunningverlening

7 N I E T O P E N B A A R VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: C.M. van Dam Tel nr: 8661 Nummer: 14A Datum: 3 november 2014 Team: RBP Tekenstukken: Nee Bijlagen: 2 Afschrift aan: weth. Stolk, D. Viveen N.a.v. (evt. briefnrs.): n.v.t. Onderwerp: Evenementen 2015 Advies: 1. In te stemmen met evenementenkalender In te stemmen met nieuwe scoringsmethode 3. In te stemmen met Top Verzoeken om braderieën en themamarkten aan te houden tot 1 januari 2015 Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: wethouder Stolk

8 Inleiding: In september jl. zijn alle evenementenorganisatoren (via mail + oproep Informatiepagina) gevraagd hun beoogde evenementen voor 2015 te melden. Aan de hand van deze meldingen wordt gekeken naar de risico s en de capaciteit bij politie en brandweer; naar de leefbaarheid rond de diverse evenementenlocaties (spreiding qua locaties en tijd) en de beschikbaarheid van de door de organisatie gewenste datum en locatie. Dit leidt tot een evenementenkalender 2015 die in de loop van het jaar aangevuld wordt met evenementen die nog niet gemeld waren. Aan de hand van de ingediende gegevens worden de evenementen van een score voorzien. Zo kan de Top 10 aan evenementen jaarlijks worden bepaald. Op 18 november a.s. vindt de jaarlijkse Evenementennetwerkbijeenkomst plaats. Op dat moment wordt de kalender gepresenteerd evenals de Top 10. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: Het is de bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders om jaarlijks een Evenementenkalender vast te stellen en om subsidie te verstrekken binnen de door de raad vastgestelde kaders in het Evenementenbeleid Evenementen met de W-factor en de Algemene Subsidieverordening Gemeente Woerden Beoogd effect: Publieksevenementen dragen bij aan de sociale cohesie, levendigheid van de gemeente en zijn vanuit economisch perspectief aantrekkelijk. Met passende evenementen kan bovendien concreet invulling worden gegeven aan de gewenste positionering van Woerden bij bewoners, bezoekers en bedrijfsleven. De gemeente Woerden wil daarom een stimulerend evenementenbeleid voeren, ook al zijn de beschikbare middelen beperkt. De doelstellingen van het Evenementenbeleid zijn als volgt geformuleerd: Behoud en vernieuwing van bestaande evenementen en deze aanvullen met extra (kleinschalige) evenementen Versterken van de positionering van Woerden als woon-, werk- en recreatiestad onder het motto Woerden, hoofdstad van het Groene Hart Betere spreiding van evenementen door het jaar heen en over verschillende locaties. Argumenten: 1. Evenementenkalender 2015 In de bijlage treft u de Evenementenkalender 2015 aan. De kalender is niet statisch. Evenementen die in de loop van het jaar aangevraagd worden kunnen toegevoegd worden. Het schuiven van de zomervakantie heeft effect op de jaarlijkse kalender. Immers de Woerdense Vakantieweek is in de laatste week van de zomervakantie. Het Akoestival & Kunstmarkt schuift ook mee. Er zijn dit jaar geen knelpunten ontstaan omdat zowel het Groenendaal festival als de Streekmarkt in Paassfeer twee data hebben genoemd, waaruit we een keuze hebben gemaakt. 2. Braderieën en themamarkten Voor deze specifieke evenementen is een beleidsregel in de maak. Het concept komt nog op de agenda van de Marktcommissie d.d. 17 november a.s. Daarna wordt hij zo spoedig mogelijk aan uw college ter vaststelling aangeboden. Voorgesteld wordt om in afwachting van deze besluitvorming de aanvragen voor braderieën en themamarkten aan te houden.

9 3. Top 10 Methode Eind 2013 is het Merkpaspoort Woerden gepresenteerd door Stichting Woerden Marketing. Met Woerden Marketing is de scoringsmethode uit het Evenementenbeleid onder de loep genomen om te komen tot een nieuwe wijze van scoren die beter past bij het doel. De Top 10 dient een afspiegeling te zijn van de evenementen die Woerden op de kaart zetten en representatief zijn voor het merk Woerden. Destijds is vastgesteld dat uw college de scoringsmethode mag aanpassen. De scoringsmethode zoals in het Evenementenbeleid Evenementen met de W-factor is opgenomen (zie bijlage) bleek al snel niet te voldoen (te complex en geen goed Woerdens beeld). De afgelopen jaren is hier al in overleg met de portefeuillehouder aan gesleuteld. Om te bepalen of een evenement in de lijst met Top 10 evenementen komt, wordt voorgesteld om dit in het vervolg te beoordelen aan de hand van de volgende criteria en hier vervolgens de volgende punten aan toe te kennen: Bezoekersaantallen tot 500 = 1 punt Tot = 2 punten Tot = 3 punten Tot = 4 punten Meer dan = 5 punten Aantrekkingskracht buiten de gemeente = 5 punten Kernwaarden Woerden (Historisch Hart/Groene Hart) = 5 punten Kernwaarde Kloppend Hart samenwerking met 1 organisatie = 4 punten Samenwerking met 2 organisaties = 8 punten Samenwerking met meerdere organisaties = 10 punten Educatief (lesprogramma, stagiaires) = 5 punten Uniek een dergelijk evenement is ook elders in Woerden 1 punt Een dergelijk evenement is ook elders in de regio 5 punten In de regio is geen evenement als deze 15 punten N.B. onder de regio wordt verstaan: gemeente Nieuwkoop, Bodegraven-Reeuwijk, Ronde Venen, Montfoort, Breukelen. Profilering door de organisatie zelf (ruim) voldoende = 5 punten (zeer) goed = 10 punten Indien een organisatie zich niet aan afspraken, voorwaarden houdt kan een aftrek van 5 punten plaatsvinden. Resultaat 1. NACHTCULTUUR Triathlon Koeienmarkt 4. Kiremko Nacht van Woerden 5. Graskaasdag 6. Summerlake (nieuw) 7. Shantyfestival en Havendagen 8. Woerdense Vakantie Week Nationaal Veteranen Treffen 10. Straattheaterfestival Akoestival en Kunstpark (nieuw) N.B. in 2014 stond de intocht van Sinterklaas in de Top 10, maar dit jaar wordt deze onder de volksfeesten geschaard.

10 4. Subsidie Subsidie is altijd een sluitpost. Inzet van financiële middelen: a. Deel voor faciliteren en communiceren b. Deel voor volksfeesten en gedenkdagen c. Deel voor Top 10 evenementen Ad a Alle evenementen worden gewaardeerd. Een deel van het budget wordt om die reden ingezet om evenementen te faciliteren met o.a. de teams Wijkonderhoud en Afval & Reiniging alsmede op het gebied van marketing (Opname in Uitkalender Woerden Marketing, rubriek LEUK! etc.). Ad b Een Volksfeest is een evenement georganiseerd in een wijk, dorp of stad voor en door de inwoners. Kenmerken zijn: alle leeftijden, toegang gratis, gedragen door bewoners en ondernemers. Vorig jaar is door u een rekenmethode voor de komende jaren vastgesteld voor het toekennen van subsidie aan Oranjeverenigingen. Ad c Eerst dient aangetoond te worden dat er alles aan gedaan is om sponsorgelden binnen te halen. Als een evenement gesponsord wordt dan vindt de Woerdense samenleving het evenement ook belangrijk. Richtinggevend is een subsidie van 5% van de totale begroting met een maximum van 2.000,--. Kanttekening: 1. Over de wijze van het faciliteren van evenementen door de teams Wijkonderhoud en Afval & Reiniging wordt door deze teams separaat advies aan u uitgebracht in Braderieën en themamarkten zijn eveneens evenementen. U ontvangt in november/december a.s. een separaat advies met beleidsregels voor deze specifieke evenementen. Financiën: Subsidiëren van evenementen is gedekt in de begroting FCL Uitvoering: Zie communicatie Communicatie / Website: Op 18 november vindt de jaarlijkse netwerkbijeenkomst plaats voor evenementenorganisaties. Doel van de bijeenkomst is netwerken, nieuwe ontwikkelingen brengen en van elkaar leren. Ook wordt de lijst met Top 10 evenementen en de evenementenkalender bekend gemaakt. Doorgaans wordt deze bijeenkomst zeer goed bezocht en als nuttig ervaren. Doelgroep is in eerste instantie alle evenementenorganisaties. Alle organisaties die een evenement organiseren in 2015 worden via uitgenodigd voor de bijeenkomst. Ook wordt op de Infopagina in de Woerdense Courant de bijeenkomst aangekondigd. In principe is de bijeenkomst dus voor alle geïnteresseerden toegankelijk. De pers wordt geattendeerd op de bijeenkomst via de aktiviteitenkalender van het college die vermeld staat op de persagenda van het persoverleg. Daarnaast wordt de pers apart uitgenodigd via een persuitnodiging, Hierin wordt ook het programma van de bijeenkomst bekend gemaakt. Ook de gemeenteraad wordt geattendeerd op de bijeenkomst. De evenementenkalender wordt verzonden aan het Toeristen Informatie Punt en aan Woerden Marketing. BeleefWoerden zal in januari een Uitkalender (flyer) uitbrengen met een evenementenjaaroverzicht. De evenementenorganisaties uit de Top 10 lijst krijgen een brief waarin zij op de hoogte gesteld worden van de plaatsing en worden geattendeerd op de mogelijkheid om subsidie aan te vragen.

11 Ondernemingsraad: -- Samenhang met eerdere besluitvorming: Dit is een jaarlijks terugkerend proces op basis van het Evenementenbeleid Evenementen met de W-factor Bijlagen: 1. Evenementenkalender 2015 (14i.04748) 2. Scoringsmethode uit evenementenbeleid Evenementen met de W-factor (14.i04749)