MELD UW (IDEE VOOR EEN) EVENEMENT

Transcriptie

1 MELD UW (IDEE VOOR EEN) EVENEMENT DEZE OPROEP IS BESTEMD VOOR ALLE ORGANISATOREN DIE IN 2015 EEN PUBLIEKS- EVENEMENT WILLEN ORGANISEREN. IN DEZE OPROEP VINDT U BELANGRIJKE INFORMATIE OVER HET EVENEMENTENPROGRAMMA, DE EVENEMENTENVERGUNNING EN EVENEMENTENSUBSIDIE. VERGUNNING & SUBSIDIE De evenementen in Apeldoorn leveren een belangrijke bijdrage aan Apeldoorn: aan stadspromotie, de sociale integratie, de trots van de Apeldoorners en aan de economie. Ze dragen bij aan de verdere ontwikkeling van Apeldoorn als vrijetijdsstad. De nadruk zal de komende jaren meer liggen op het uitbouwen, versterken en verbinden van bestaande initiatieven en om naast ook een evenwichtige een onderscheidende kalender voor Apeldoorn op te leveren. Wilt u met uw evenement een bijdrage leveren aan de Apeldoornse ambities? Dien dan uw evenementenvergunning vóór 1 november a.s. in. Wilt u financiële ondersteuning van uw evenement? Vraag dan vóór 1 oktober a.s. subsidie aan. Dit biedt de meeste kans op honorering. BENT U ZICH NOG AAN HET ORIËNTEREN? Heeft u ideeën voor een nieuw evenement in Apeldoorn en oriënteert u zich op de haalbaarheid ervan? Wilt u over de toekomst van uw bestaande evenement van gedachten wisselen? U kunt uw plannen al in een vroeg stadium bespreken met evenementenmanager Michaela Luttenberg van de Stichting Apeldoorn Promotie. Zij kan u ondersteuning bieden in onder andere programmering, promotie, partners, processen of locaties. Schroom niet om met ideeën te komen of voorlopige plannen voor te leggen en vragen te stellen. Voor het maken van een afspraak kunt u contact opnemen met: m.luttenberg@apeldoornpromotie.nl.

2 EVENEMENTENBELEID APELDOORN VERBINDEN EN VERSTERKEN De nadruk voor het Apeldoornse evenementenbeleid zal de komende jaren liggen op het uitbouwen, versterken en verbinden van bestaande en nieuwe initiatieven. Apeldoorn wil haar inwoners en bezoekers een evenwichtige kalender (in doelgroep, soort, tijd, locatie) bieden. Daarnaast geeft het prioriteit aan evenementen die nauw aansluiten bij de doelstellingen van de stad om Apeldoorn te presenteren als comfortabele gezinsstad met een toeristisch en recreatief toplandschap en een diversiteit aan ondernemerschap. Hierdoor wordt een koers ingezet die ervoor zorgt dat bezoekers van evenementen het beste van Apeldoorn krijgen aangeboden, maar die ook een effectieve strategie vormt om Apeldoorn sterker en gerichter te positioneren op toeristischen landelijk niveau. Met name zijn er nog nieuwe kleinschalige en sfeerverhogende initiatieven in december welkom. Daarnaast is er voor 2015 een focus op randprogrammering rondom het WK Beachvolleybal. Alle informatie over de speerpunten in het evenementenbeleid, behaalde resultaten en verbeterpunten en de taken van de Stichting Apeldoorn Promotie vindt u in het digitale magazine van Apeldoorn Promotie dat u via kunt doorbladeren. WK BEACHVOLLEYBAL 2015 Apeldoorn is in 2015 één van de speelsteden van het WK Beachvolleybal. Het Marktplein zal van eind juni tot en met begin juli het sportieve hart zijn voor deze WK. Rondom dit WK zijn we op zoek naar side-events die bijdragen aan een aantrekkelijke programmering voor bezoekers en inwoners. Voor het plan/de plannen is een financiële bijdrage beschikbaar van In de bijlage vindt u de oproep voor Randprogrammering WK Beachvolleybal met onder andere meer informatie, randvoorwaarden, criteria en indieningproces. NIEUW BELEID EN CRITERIA De gemeente Apeldoorn werkt samen met de Stichting Apeldoorn Promotie aan het vernieuwen van het evenementenbeleid. Daarbij wordt gekeken naar kansen voor evenementen en voor de profilering van Apeldoorn. De ervaringen van de afgelopen jaren worden daarbij meegenomen. In het najaar van 2014 wordt in opdracht van de Stichting Apeldoorn Promotie en de gemeente Apeldoorn een onderzoek gedaan naar de beleving en besteding van evenementen onder inwoners en bezoekers van Apeldoornse evenementen.

3 AANVRAGEN VAN VERGUNNING APELDOORN IS EEN LEVENDIGE STAD WAAR VEEL EVENEMENTEN WORDEN GEORGA- NISEERD. DEZE EVENEMENTEN ZORGEN ERVOOR DAT APELDOORN AANTREKKELIJK BLIJFT OM TE WONEN, TE WERKEN EN TE RECREëREN. DE KEERZIJDE VAN EVENEMEN- TEN IS DE HINDER DIE OMWONENDEN KUNNEN ONDERVINDEN. VOOR VELE LOCATIES IN DE BINNENSTAD GELDT DAAROM EEN MAxIMUM AANTAL EVENEMENTEN. EVENEMENTENVERGUNNING OP TIJD AANVRAGEN Als u van plan bent om een evenement in 2015 te organiseren, adviseren wij om uw aanvraag voor een evenementenvergunning vóór 1 november 2014 in te dienen. Dit geldt met name voor middelgrote en grote evenementen, waarbij u de evenementenvergunning uiterlijk twaalf weken voor het evenement moet aanvragen. Indien u later in het jaar besluit om een evenementenvergunning aan te vragen, loopt u de kans dat uw evenement niet meer op de gewenste datum en/of locatie kan plaatsvinden, omdat het maximum aantal evenementen op een locatie is bereikt. Hoe eerder we inzicht krijgen in de evenementenaanvragen voor 2015, des te beter we kunnen werken aan: optimale afstemming van de evenementen-jaarkalender; een zorgvuldige beoordeling van de aanvraag; de risico s van het evenement; het op tijd regelen van inzet van hulpdiensten, zoals de politie. Door het vroegtijdig indienen van een evenementenvergunning wordt u ook eerder op de hoogte gesteld over de mogelijkheden en onmogelijkheden rondom uw evenement en kunnen we -waar mogelijk - in een vroeg stadium op zoek gaan naar een oplossing. HOE VRAAGT U EEN VERGUNNING AAN? Voor ieder evenement dat in Apeldoorn georganiseerd wordt, is (in principe) een evenementenvergunning nodig. De evenementenvergunningsaanvraag kunt u digitaal indienen via zoek op evenementenvergunning, WELKE GEGEVENS ZIJN NODIG VOOR EEN EVENEMENTENVERGUNNING? Afhankelijk van de grootte en aard van een evenement, moet u bij de vergunningaanvraag meerdere gegevens aanleveren. In de meeste gevallen is dat een situatietekening, een indelings-tekening van een tent, een veiligheidsplan en een draaiboek. Vooral bij grote(re) evenementen is het belangrijk dat deze gegevens volledig en duidelijk zijn, om de risico s op het gebied van veilig heid goed te kunnen beoordelen. Om de toetsing van de vergunningsaanvragen zorgvuldig te kunnen blijven doen, zullen wij dit jaar extra kritisch zijn op de kwaliteit van de aangeleverde informatie. Daarbij kunt u overigens ook op onze hulp en ondersteuning rekenen. TIJDIG AANVRAGEN VAN VERGUNNING Voor middelgrote en grote evenementen wordt de vergunning besproken met diverse partijen. Het beoordelen daarvan kost tijd. De gemeente Apeldoorn heeft het voornemen om de minimale indienings-termijn van middelgrote (B) en grote (C) evenementen beiden vast te stellen op twaalf weken. De indieningstermijn van kleine (A) evenementen blijft drie weken. De gemeente Apeldoorn sluit met de indieningstermijn van twaalf weken aan op regionale afspraken uit het multi-evenementenbeleid van de gehele regio Noord-Oost Gelderland. De termijn van twaalf weken geeft ons daarnaast meer ruimte als het gaat om zorgvuldige beoordeling van de aanvraag en de risico s van het evenement, en het op tijd kunnen regelen van inzet van hulpdiensten zoals de politie. Tenslotte is door de aangepaste indieningstermijn meer gelegenheid om ruim op tijd de evenementenvergunning te publiceren in het Apeldoorns Stadsblad. MEER INFORMATIE Op de website van de gemeente Apeldoorn kunt u meer informatie vinden over de voorwaarden voor het verkrijgen van een evenementenvergunning. Ook vindt u daar informatie over de Nota Geluid en Evenementen en het Handboek Grote Evenementen. U kunt hierin onder andere voorbeelden vinden van draaiboeken, veiligheidsplannen en situatietekeningen. Voor meer informatie over een evenementenvergunning kunt u terecht bij de eenheid Publiek, Ondernemen en Wijken. Telefoon: of apvvergunningen@apeldoorn.nl.

4 AANVRAGEN VAN SUBSIDIE ER KOMEN STEEDS MEER EVENEMENTEN IN APELDOORN. DAT IS MOOI, WANT EVENEMENTEN BRENGEN LEVEN IN DE BROUWERIJ EN LATEN AAN BEWONERS EN BEZOEKERS DE MOOIE KAN- TEN VAN ONZE STAD ZIEN. DE GEMEENTE ONDERSTEUNT EEN DEEL VAN DE EVENEMENTEN MET SUBSIDIE. BENT U VAN PLAN IN 2015 EEN EVENEMENT TE ORGANISEREN? VRAAG DAN VóóR 1 OKTOBER 2014 SUBSIDIE AAN. NIEUW IN 2015 Nieuw: eerder aanvragen, eerder uitsluitsel: indienen vóór 1 oktober 2014 Vaak zijn er meer aanvragen dan er geld beschikbaar is. Wij adviseren u daarom om uw aanvraag tijdig in te dienen. De deadline voor het aanvragen van evenementensubsidie (als uw begroting hoger is dan ,-) staat op 1 november Wij verzoeken u echter om vóór 1 oktober 2014 uw subsidieaanvraag voor 2015 in te dienen. Daardoor kunnen we u uiterlijk eind november 2014 uitsluitsel geven over het toegekende subsidiebedrag voor Tweede ronde: indienen vóór 1 maart 2015 Indien uw begroting lager is dan ,- en/of u uw aanvraag na 1 november 2014 indient, dan verzoeken we u tenminste voor 1 maart 2015 uw aanvraag in te dienen. Komt uw aanvraag na 1 maart binnen, dan heeft u grote kans dat het evenementen-subsidiebudget besteed is. Digitaal aanvragen Vanaf 1 oktober a.s. is een digitaal formulier voor uw aanvraag evenementensubsidie beschikbaar op Tot die tijd kunt u uw aanvraag gewoon op papier indienen. In de bijlagen vindt u de aanvraag voor evenementensubsdie CRITERIA EVENEMENTENSUBSIDIE De gemeente Apeldoorn heeft een evenementensubsidiebudget om evenementen te ondersteunen. Een organisator kan hiervoor in aanmerking komen indien hij/zij voldoet aan de criteria uit de evenementensubsidieregeling, Deze criteria zijn: Het evenement leidt niet tot een ongelijkmatige spreiding van evenementen naar doelgroep en soort. Het evenement past qua locatie en tijd in het jaarprogramma van evenementen in de gemeente Apeldoorn. Het evenement haalt tenminste 60% van de inkomsten uit andere bronnen dan uit subsidie van de gemeente. De financiële onderbouwing (begroting) van het evenement is duidelijk en/of voldoende gemotiveerd. Maximaal drie keer wordt aan een nieuw en terugkerend evenement subsidie verstrekt. In bijzondere situaties kan het college van B&W hiervan afwijken. Het evenement moet binnen de gemeentegrenzen worden gehouden. Het evenement is toegankelijk voor een ieder. De organisator van het evenement is een rechtspersoon. Uitbetaling van subsidie voor zover geen sprake is van een voorschot vindt niet plaats indien (een) evenementenvergunning(en)/ ontheffing(en) benodigd is/ zijn, en deze niet is/zijn verleend. Landelijke formules komen in aanmerking voor subsidie, indien er een duidelijke inbedding is met betekenis voor de gemeente. ADVIES EVENEMENTENSUBSIDIE De Stichting Apeldoorn Promotie adviseert het college van burgemeester en wethouders over evenementensubsidie en stimuleert het opleveren van een evenwichtige en onderscheidende evenementenkalender voor Apeldoorn. Apeldoorn Promotie beoordeelt alle ingediende aanvragen (per aanvraag en vervolgens als onderdeel van het totale jaarprogramma). Naast de criteria van de subsidieregeling wordt het evenement ook beoordeeld op de economische spin-off, bezoekersaantallen, verbinding, onderscheidende identiteit, kwaliteit en belevingswaarde om in aanmerking te komen voor evenementensubsidie.

5 EVENEMENTENSUBSIDIE AANVRAGEN? Het aanvraagformulier voor evenementensubsidie vindt u in de bijlagen en op zoek op evenementensubsidie. Het formulier en de evenementensubsidie 2015 met het projectplan, marketing- en communicatieplan, begroting en dekkingsplan stuurt u vervolgens naar: Gemeente Apeldoorn t.a.v. het Subsidiebureau Postbus ES Apeldoorn MEER INFORMATIE Voor meer informatie over de evenementensubsidie kunt u terecht op zoek op evenementensubsidie. Er bestaat ook de mogelijkheid om het plan, indien gewenst, met de evenementenmanager van Stichting Apeldoorn Promotie voor te bespreken. Voor het maken van een afspraak kunt u contact opnemen met Michaela Luttenberg, m.luttenberg@apeldoornpromotie.nl U ontvangt vanuit het Subsidiebureau een ontvangstbevestiging en Stichting Apeldoorn Promotie ontvangt vanuit de gemeente een afschrift van uw subsidie-aanvraag.

6 COLLECTIEVE EVENEMENTENPROMOTIE APELDOORN PROMOTIE BRENGT IN 2015 COLLECTIEVE PROMOTIEMIDDELEN UIT OM INWO- NERS EN DAGTOERISME TE INFORMEREN OVER DE EVENEMENTEN EN HET OVERIG VRIJE- TIJDSAANBOD IN APELDOORN. DEZE MIDDELEN ZIJN GERICHT OP EEN COLLECTIEF BELANG DAT UITEINDELIJK LEIDT TOT BETERE INFORMATIE, ZICHTBAARHEID, EEN POSITIEF ECONO- MISCH EFFECT OP HET GEBRUIK/BEZOEK VAN VRIJETIJDSVOORZIENINGEN IN APELDOORN, DE STADSPROMOTIE ( VEEL TE DOEN IN DE STAD ) EN DE SOCIALE COHESIE ( TROTS OP DEZE STAD ). COLLECTIEVE PROMOTIEMIDDELEN CON- SUMENTEN 2015 Vrijetijdsportal Social media (Facebook, Twitter en Pinterest) Zomerevenementenkalender Apeldoorn (eind april - september) Najaarskalender Apeldoorn (november-april) Weekly Apeldoorn (overzicht van evenementen en activiteiten) Folderverspreiding i.s.m. Citydogsnetwerk Citymap Apeldoorn Bioscoopreclame in JT Festiwall (evenementen zichtbaar maken op evenementen) inclusief Meeting point COLLECTIEVE PROMOTIE ZAKELIJKE MARKT Zakelijke nieuwsbrief per kwartaal 2x per jaar Netwerkbijeenkomst Diverse workshops (o.a. crowdmanagement, social media) Uitnodigingen voor seminars, bijeenkomsten MEER INFORMATIE Wilt u meer weten over de collectieve promotiemogelijkheden, combinatiepakketten en partnerships van Apeldoorn Promotie? Neem dan contact op met: Michaela Luttenberg, bereikbaar van maandag t/m donderdag, m.luttenberg@apeldoornpromotie.nl.