1.3 Besluitenlijsten informatieronde 4 april en politieke ronde 11 april

Transcriptie

1 Gemeentehuis Bezoekadres Kerkbuurt 4, 1511 BD Oostzaan Postadres Postbus 15, 1510 AA Oostzaan Telefoon Fax Internet Aan: raadsleden en fractieassistenten Griffie Uw kenmerk / Uw brief Ons kenmerk Behandelend ambtenaar Afdeling RGF/LO Datum E.H.M. Ouwehand Griffie Onderwerp Uitnodiging informatieronde raadscyclus Oostzaan Geachte heer / mevrouw, Namens de voorzitter, de heer Maarten Voster, wil ik u graag uitnodigen voor de openbare informatieronde van de raadscyclus van de gemeente Oostzaan op maandag 9 mei 2011 om uur in de raadzaal van het gemeentehuis te Oostzaan. 1 Procedureel blok ( ) 1.1 Opening 1.2 Mededelingen 1.3 Besluitenlijsten informatieronde 4 april en politieke ronde 11 april 1.4 Lijst van actiepunten en toezeggingen 1.5 Ingekomen stukken week 12 t/m Vaststellen agenda 1.7 Wet gemeenschappelijke regelingen 2 Insprekers over niet geagendeerde onderwerpen ( uur) 3 Activit iteit eit: Informatie doel: de raad verzamelt informatie over aan de orde zijnde raadsvoorstellen die op de raadsagenda komen, om zo de raad in staat te stellen de juiste politieke afwegingen te laten maken. 3.1 RV Onderzoek Rekenkamercommissie: managementletters ( uur) Wilt u bij reacties altijd de datum en ons kenmerk vermelden.

2 3.2 RV Jaarverslag 2010 en werkplan 2011 gemeenteraad en griffie Oostzaan ( uur) 3.3 RV Handreiking geheimhouding ( uur) 3.4 RV Subsidieregeling duurzame energie ( uur) 4 Rondvraag 5 Sluiting Mocht U naar aanleiding van bovengenoemde agenda nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met Lizette Ouwehand, telefoon of een sturen naar: lizette.ouwehand@oostzaan.nl. Met vriendelijke groet, E.H.M. Ouwehand-Brussel Griffier pag. 2/2

3 Concept besluitenlijst informatieronde i 4 april 2011 raadscyclus gemeente Oostzaan Deelnemers: Raadsleden: Mw T.K. Schaafsma (VVD), dhr R.P. Konijnenburg (VVD), dhr A.F.B. Ronner (Groenlinks), dhr A.C. Jongert (GL), mw M. Van der Pol (Groenlinks), dhr P. Visser (Gemeentebelangen), mw. J.M. Zondervan (Gemeentebelangen), dhr M. Olij (D66), dhr T. Flens (CDA), dhr S.G.R. Julius (PvdA) Fractieassistenten: mw J. van der Blom (D66), dhr J. Ras (CDA), dhr P. Beudeker (PvdA), mw Lagerwaard (VVD) Voorzitter: dhr M. Voster Griffier: E.H.M. Ouwehand-Brussel Belangstellenden: ong. 20 Insprekers: -- 1 Procedureel blok 1.1 Opening De voorzitter opent de vergadering om uur en heet mw Ganna Kukhareva welkom. Zij werkt bij de gemeente Charkov, Oekraïne en loopt hier een week stage. 1.2 Mededelingen - Dhr Mohlmann bedankt Michael van Riet Paap voor zijn werkzaamheden. Hij heeft als stagiair onderzoek gedaan naar de effecten van de proef met de nieuwe vergaderwijze. - Mw v.d. Pol feliciteert dhr Olij met zijn verkiezing als beste raadslid. - Mw Schaafsma deelt mede dat op donderdag 14 april 2011 de hoorzitting in 2 e kamer mbt de hoogspanningsproblematiek plaatsvindt. Er zal een bus van Oostzaan naar Den Haag rijden. Mochten er mensen mee willen dan kan dat. De bus vertrekt rond uur vanuit Oostzaan. - Wethouder Stevens deelt t.a.v. de Wakerstraat het volgende mede. Er is met de WOV overeenstemming bereikt omtrent de aankoop van de grond. Onlangs is echter gebleken dat er een discrepantie zit in het bestemmingsplan De Kom. Het bestemmingsplan moet worden herzien om de intentie van grondgebonden en gestapelde bouw mogelijk te maken. Dit betekent dat na de ingediende bouwaanvraag een uitgebreide Wabo procedure moet worden doorlopen, waarbij de raad zal worden gevraagd om een VVGB. Dit geeft een forse vertraging. 1.3 Besluitenlijsten openbaar en besloten informatieronde 14 maart en politieke ronde 21 maart Verslag openbare informatieronde 14 maart 2011: - Mw v.d. Pol: bij punt 6, risicoprofiel, gevraagd naar stapeling problemen. Dhr

4 Möhlmann heeft toegezegd dat hij dat zal meenemen. Graag toevoegen. - VVD: zin bij monumentenbeleid de raad stelt kaders met opstellen van de verordening schept verwarring. De raad heeft de kaders al vastgesteld. De griffier zal dit wijzigen. Het verslag wordt met bovenstaande opmerkingen vastgesteld. n.a.v. - CDA punt 15, stand van zaken samenwerking SPOOR OPSO. Komt terug bij gemeenschappelijke regelingen. Verslag besloten informatieronde 14 maart 2011 Verslag wordt vastgesteld. Het verslag blijft besloten. Verslag politieke ronde 21 maart 2011 Het verslag wordt vastgesteld. 1.4 Lijst van actiepunten en toezeggingen - Mw Schaafsma: heeft vorige vergadering gevraagd om snelle reactie brug dhr Taams. Jammer dat deze nog niet is ontvangen. Hoopt deze z.s.m. te ontvangen. - Dhr Flens: toezegging gedaan op de inspraak van mw Vastenhouw dat de raad van het college wederhoor ontvangt. - Dhr Flens: graag z.s.m. wat horen over de toezeggingen die in maart gepland staan en toezeggingen waarbij geen datum is opgenomen in de lijst. - GL: hoe staat het met toezegging situatie sporthal. (noot griffier: zie lijst ingekomen stukken 47/ en lijst raadsvragen beantwoording vraag 8/11. en GL: verzoekt beantwoording vragen omtrent vorming baggerdepot A8. Toezegging: komt z.s.m. reactie op bovengenoemde vragen/opmerkingen. 1.5 Ingekomen stukken week 9 t/m 11 Procedure afhandeling ingekomen brieven gericht aan de raad in presidium 11 april Toezegging: Op de vraag van GL over wat de zienswijze is van het college op de bezwaren van het Kunstcentrum komt nog een reactie. 1.6 Vaststellen agenda Toevoegen oevoegen: instellen blauwe zone 1.7 Wet gemeenschappelijke regelingen J. van Run: koppelt terug uit DB t Twiske. Jaarrekening 2010 vastgesteld. Komt z.s.m. naar de raad voor een reactie. Tevens gesproken over de prettige informatieavond in Oostzaan op 15 maart jl.

5 E. Taams: - portefeuillehoudersoverleg verkeer en vervoer. HOV (hoogwaardig openbaar vervoerslijnen) Tot nu toe buiten de informatiestroom. Toezegging gekregen dat Oostzaan voortaan actief geïnformeerd wordt. - Openbaar vervoer. Concessie 10% bezuinigen. Op dit moment wordt onderzocht hoe te bezuinigen. Een richting is om de dienstregeling op zon- en feestdagen verder te beperken en een lijn naar het Twiske nog niet in te voeren. - Stand van zaken toekomst Spoor. Afgesproken is om een regionale conferentie te houden om alle gemeenteraden goed bij te praten over zaken die een rol spelen. De raad wordt daarover vooraf schriftelijk geïnformeerd. Bestuurlijk model Spoor moet worden gewijzigd. Wordt gezocht naar een samenwerkingsmodel vergelijkbaar met OVER-gemeenten, Ook dit zal in de conferentie aan de orde worden gesteld. - P. Mohlmann: Veiligheidsregio, regionalisering brandweer. Op 18 april informatieavond. Minister komt ook. Momenteel alleen in kaart gebracht wat regionalisering zou kunnen betekenen voor de regio. Toezegging: op de vraag van dhr Beudeker zegt de voorzitter toe met de veiligheidsregio te overleggen om een vertrouwelijk rapport aan de raad van Oostzaan te overleggen. 2 Insprekers over niet geagendeerde onderwerpen Geen insprekers 3 RV Regionaal Risicoprofiel Zaanstreek-Waterland Portefeuillehouder P. Möhlmann M Bespreking Fracties adviseren positief. GL: in het stuk staat dat er mogelijk zaken nodig zijn van inwoners. Deze zouden toch vooraf betrokken moeten worden, maar in het stuk worden ze verder niet meegenomen. Toezegging portefeuillehouder: wordt samen met stapeling van risico s meegenomen. Vervolg. Met een unaniem positief advies door als hamerstuk naar de raad van vanavond. 4 RV Brandbeveiligingsverordening Portefeuillehouder P. Möhlmann M Bespreking De fracties adviseren positief. PvdA merkt op dat bij de evaluatie wordt aangegeven dat jaarlijks verslag wordt uitgebracht. Deze verordening is tot halverwege het jaar van toepassing. Ook dan graag verslag. Toezegging: Portefeuillehouder neemt dit mee.

6 Vervolg Met een unaniem positief advies door als hamerstuk naar de raad van vanavond. 5 RV De Haal 8 10 Portefeuillehouder: C. Stevens Bespreking: Fracties adviseren in meerderheid positief t.a.v. het besluit in stemmen met het nemen van een ontwerp projectuitvoeringsbesluit op basis van artikel 2.10 van Crisis- en herstelwet. VVD adviseert negatief en wijst op het amendement aangenomen op 26 januari 2009, waarin de raad de eis stelt dat de bedrijfsverplaatsing daadwerkelijk moet plaatsvinden. Daar wordt nu niet aan voldaan. D66 kondigt motie aan in de raadsvergadering om het amendement dat destijds is aangenomen te heroverwegen. Vervolg Met een in meerderheid positief advies door als hamerstuk naar raad van vanavond. 6 RV e wijziging subsidieregeling 2011 Portefeuillehouder: dhr E. Taams Bespreking: De portefeuillehouder beantwoordt de vragen van de fracties. Vervolg: Door naar de politieke ronde van 11 april Toegevoegd: instellen blauwe zone Fracties hebben geen vragen/opmerkingen meer naar aanleiding van de reactie van het college omtrent procedure instellen blauwe zone. 8 Presentatie actualisatie archeologienota Presentatie door Dhr P. Kleij 9 Rondvraag N.a.v. vraag gemeentebelangen omtrent publicatie dhr Bakker, deelt Groenlinks mede dat dhr Bakker namens zichzelf heeft gesproken en niet namens Groenlinks. Allen delen zorg CDA over plannen 2 e kamer m.b.t. verhoging puntensysteem huurwoningen, maar wachten eerst concrete voorstellen af. 10 Sluiting Vastgesteld in de informatieronde van 9 mei 2011 M. Voster EHM Ouwehand

7 Voorzitter griffier

8 Concept besluitenlijst politieke ronde 11 april 2011 Deelnemers: Raadsleden: Mw T.K. Schaafsma (VVD), dhr A.F.B. Ronner (GL), dhr B. Jongert (GL), mw. J.M. Zondervan (Gemeentebelangen), dhr P. Visser (gemeentebelangen), dhr M. Olij (D66), dhr T. Flens (CDA), mw M.J.C Bisseling (PvdA), dhr Julius (PvdA) Fractieassistenten: dhr P. Beudeker (PvdA), mw J. van der Blom (D66), mw J. Lagerwaard (VVD), mw N. van Binsbergen (PvdA) Voorzitter: Mw. T.K. Schaafsma, Gespreksleider: er: dhr M. Voster Griffier: E.H.M. Ouwehand-Brussel Belangstellenden: 20 1 Opening De voorzitter opent de vergadering om uur. 2 Mededelingen Mw Schaafsma deelt n.a.v. het vervoer naar de hoorzitting 2 e kamer rond hoogspanningsproblematiek mee dat de bus vertrekt om uur bij het gemeentehuis. 3 Vaststellen agenda Fracties akkoord met verzoek n.a.v. de berichtgeving rond het vertrek van wethouder van Run, om dit als agendapunt onder punt 4 toe te voegen op de agenda. De voorzitter stelt de agenda verder vast en draagt de gespreksleiding over aan dhr M. Voster. 4 Positie wethouder Jan van Run Bespreking In eerste instantie feliciteren fracties dhr Van Run met zijn kandidaatstelling als gedeputeerde van de provincie Noord-Holland en wensen hem succes. Een aantal fracties geeft aan verbolgen te zijn over het feit dat zij dit via de media heeft moeten vernemen. Gezien het feit dat vorige week nog is besloten voor een jaar ontheffing van het ingezetenschap voelen fracties zich bedonderd. Zij vragen VVD en de heer Van Run om een toelichting op het gevolgde communicatietraject. Daarnaast wordt VVD gevraagd naar het vervolg. Mw Schaafsma (VVD) en dhr Van Run geven aan dat helaas is gebleken dat niet iedereen tijdig is geïnformeerd, doordat aan het eind van de week het proces in een stroomversnelling is gekomen en geven een toelichting hierop. Zij spreken hun excuses uit over het feit dat de communicatie op deze wijze is verlopen. Voor wat betreft het vervolg deelt mw Schaafsma mede, dat de VVD een nieuwe kandidaat uit de gemeente Oostzaan kan voordragen. Dit is de heer Lex Buskens. Woensdag zal met het college worden gesproken over de portefeuilleverdeling.

9 5 Uitvoering motie 11 13: Heroverweging amendement en besluit raadsvoorstel r Voorbereidingsbesluit en vrijstellingsprocedure voor het bouwplan aan de Haal 8 en 10 op 26 januari Bespreking GL en PvdA hebben in eerste instantie in de raadsvergadering van 4 april jl. tegen deze motie gestemd. Zij vinden een heroverweging van het amendement overbodig. Er wordt naar hun mening gehandeld conform het amendement. De overige fracties met uitzondering van VVD delen deze mening. VVD is van mening dat met de besluitvorming tot het instemmen met het nemen van een ontwerp projectuitvoeringsbesluit op basis van artikel 2.10 van Crisis- en herstelwet niet wordt voldaan aan het amendement dat de bedrijfsverplaatsing daadwerkelijk plaatsvindt en heeft daarom ook tegen gestemd. Andere fracties bestrijden dit, zij geven aan dat het bedrijf wordt verplaatst. Of dat geheel of in een afgeslankte vorm is, is aan het bedrijf zelf. CDA voegt nog toe dat zij e.e.a. juridisch hebben onderzocht. GL verzoekt CDA, indien mogelijk, in de verdere procedure, dit onderzoek aan de raad te doen toekomen. Vervol ervolg Er wordt geen verder vervolg gegeven aan de uitvoering van motie 11/13 aangenomen in de raadsvergadering van 4 april, om het amendement 09/01 te heroverwegen. 6 RV e wijziging subsidieregeling 2011 D66 heeft onderstaand amendement 11/11 ingediend en vraagt reactie hierover. Tekst amendement 11/11: Ondergetekende(n) stelt/stellen de volgende tekstuele veranderingen aan te brengen in bovengenoemd raadsvoorstel: In de verordening: Artikel 6 Aanvraagtermijn veranderen in: Jaarlijkse subsidie 1: reguliere aanvraag: een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie wordt gedaan uiterlijk 1 mei in het jaar voorafgaand aan het jaar of de jaren waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft. 2: Tussentijdse aanvraag: een jaarlijkse subsidie kan ook worden aangevraagd na 1 mei voorafgaand aan het subsidiejaar en uiterlijk voor 1 oktober van het subsidiejaar. Aanvragen die na 30 september van het subsidiejaar zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Eenmalige subsidie 3: Een aanvraag voor een eenmalige subsidie wordt gedaan vanaf 1 januari en voor 1 oktober van het subsidiejaar. Aanvragen die voor 1 januari zijn ingediend worden geacht op 1 januari te zijn ingediend. Aanvragen die na 30 september van het subsidiejaar zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. 4: Het college kan andere termijnen stellen voor het indienen van een aanvraag voor daarbij aan te wijzen subsidies. In de subsidieregels: de Verdeelregels veranderen in: Voor jaarlijkse subsidies: In onderstaande volgorde: a. Eerst de reguliere aanvragen b. Als het subsidieplafond niet voldoende is om de reguliere aanvragen te honoreren, worden de berekende subsidies bepaald naar de verhouding van het plafond ten opzichte van de berekende subsidies. c. Als het subsidieplafond nog voldoende is: de tussentijdse aanvragen op volgorde van ontvangst. pag. 2/3

10 Voor eenmalige subsidies: Op volgorde van binnenkomst Vragen kort beantwoord nav amendement en reactie college. Bespreking Meerderheid spreekt zich uit in positieve zin uit over het amendement, maar zou nog graag voor de raadsvergadering van 9 mei 2011, de advisering van het college over de uitvoerbaarheid van het voorliggende amendement en de eventuele administratieve rompslomp die met het aannemen van dit amendement zou worden veroorzaakt. Vervolg Naar de raad van 9 mei 2011 met een verzoek aan het college om voor de raadsvergadering de raad te voorzien van een preadvies over het amendement 11/11 t.a.v. de uitvoerbaarheid en eventuele administratieve rompslomp. 7 Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur. Conclusie: Agendapunt 5, geen verder vervolg Agendapunt 6, geen verder vervolg Agendapunt 7, door naar raad 9 mei Vastgesteld d.d. 9 mei 2011 EHM Ouwehand-Brussel Griffier M. Voster Voorzitter pag. 3/3

11 Actiepunten en Toezegging raad Oostzaan Griffie Pagina 1 nr toezegging onderwerp Pfh info aan raad sale en leas-back constructie status procesbeschrijving raadscyclus kw mnd opmerkingen f t Kolk JvR informatie o maart 2011 brief wk Raad van State Bp Kom. Hierin wordt onderzoek genoemd. Uitleg i t over onderzoek en reden CS informatie o maart 2011 r m voorstel realisatie reclamemasten informatie o in uitvoering i i t t zienswijze college op bezwaren kunstcentrum. Brief WEEK Kunstcentrum Bezwaar tegen beeindiging contract ET informatie o onderzoek of vertrouwelijk rapport veiligheidsregio aan de raad kan worden gestuurd PM informatie o Overhangend Groen.Vanuit het dagelijks toezicht zal begin 2011 een inventarisatie worden gedaan bij welke adressen dit speelt. Deze bewoners worden aangeschreven PM informatie o vervolgvragen 19/11 gesteld door D66 t s23 10 r m49 10 visiedocument armoedebeleid ET besluitvorming o in planning opgenomen f t rv digitalisering JvR besluitvorming o onderdeel financiele werkgroep r plan 't Twiske JvR besluitvorming o raadscyclus 30 mei 1ste kwartaal 2011, stand van zaken, gesprek gehad met advocaat en leverancier. Maart definitief gereed, oplevering april (informatiebrief raad) f t overzicht energielasten Kunstgreep CS informatie o voorstel efficiente en goedkope r m afvalverwerking CS besluitvorming o overzicht mogelijk bouwlocaties woningen in r m Oostzaan CS informatie o de kwartaal 2011 volgens planning 1ste kwartaal gereed en richting raad r t grote projecten JvR informatie o e rapportage bij zomerrapportage r instapdocument over-gemeenten PM zienswijze o de kwartaal 2011 r a 61. een grofmazige visienota als kader, ter voorbereiding NvU bp buitengebied CS besluitvorming o in planning opgenomen

12 Actiepunten en Toezegging raad Oostzaan Griffie Pagina 2 nr toezegging onderwerp Pfh procesbeschrijving status raadscyclus kw mnd opmerkingen r r externe voorzitters PM besluitvorming o april 2011 r m samenwerking Over-gemeenten : gezamenlijke raadsvergadering PM informatie o april r m herijking jongerenbeleid ET besluitvorming o in planning opgenomen aanpassen verordeningen ihkv opruimen wordt meegenomen bij project r m47 10 vaartuigen PM besluitvorming o deregulering APV i t t r m t actieprogramma oostzanerveld onderzoek of mogelijk is om vaarvergoeding voor argrariers op te nemen CS/Jv R besluitvorming o ingekomen brief: toezegging evaluatie regeling starterslening b o Spreekt haar zorg uit over deze verloedering en dringt er bij het college op aan zo spoedig mogelijk beleid te ontwikkelen voor het verwijderen van de graffiti en andere bekladdingen PM besluitvorming o 2010 aangehouden tot na zomerreces in raad 14 feb nav informatieronde 14 feb 11 wederom op toezeggingenlijst geplaatst, was per abuis niet in nieuwe lijst opgenomen i t evaluatie mandaatregeling OVER-gemeenten PM informatie o 2011 r r impuls brede school-invulling combinatiefuncties ET besluitvorming o 2011 r a meting en 1-jaar meting beleidsplan maatschappelijke ondersteuning ET o 2011 i t evaluatie treasury statuut min 1x per 4 jaar JvR informatie o in planning opgenomen status o binnen termijn openstaand a binnen termijn afgehandeld o buiten termijn openstaand a buiten termijn afgehandeld toezegging m motie a amendement

13 Actiepunten en Toezegging raad Oostzaan Griffie Pagina 3 nr toezegging onderwerp Pfh t toezegging r rvs s schriftelijke vraag status procesbeschrijving raadscyclus kw mnd opmerkingen

14 Lijst Ingekomen Stukken Griffie week 12 *) Afdoeningsvoorstel 1 ter voorbereiding in handen van het college stellen 2 ter afdoening in handen van het college stellen 3 ter kennisgeving aannemen 4 afhandeling raad Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Afdoenings ings- voorstel * Mail Postbakjes BIS Ter Inzage mrt11 OVER-gemeenten Beantwoording raadsvragen over onderhoud aan 3 X X X sporthal Oostzaan mrt11 OVER-gemeenten Motie nr. 44 Overzicht woningbouwlocaties Oostzaan 3 X X X mrt11 Ministerie van Binnenlandse Zaken Circulaire evaluatie ontheffing woonplaats vereiste 3 X X X en Koninkrijksrelaties wethouders 11-21mrt11 Gemeente Oostzaan OZ antwoord raadsvraag GL regionaal 3 X X X risicoprofiel ZW 11-24mrt11 GroenLinks OZ raadsvraag GL kappen bomen 2 X X X 24mrt11 Stadregio Amsterdam Regioraadsvraag GL Vragen Scholenkaart 3 X X OV Amsterdam 24mrt11 Stadregio Amsterdam Regioraadsvraag PvdA Vragen aanpak 3 X X kantoren mrt11 Ministerie BZK Informatie over aanpak agressie en geweld tegen 3 X X politieke ambtsdragers mrt11 Recreatieschap Het Twiske Ontwerp Nieuwe Algemene Verordening 3 X X Lijst ingekomen stukken week 12 Pagina 1 van 2

15 Uitnodigingen Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Opmerkingen Mail Postbakjes BIS Ter Inzage 21mrt11 Pilot WWZ Eindsymposium WWZ 13apr11 X X (in postbakjes raadsleden en 1 in leescassette) 21mrt11 DMO Stadsregio Amsterdam Werkbezoek aan de Eigen Kracht Centrale 28apr11 X X X 23mrt11 VNHG Vooraankondiging ALV 27mei11 X X X mrt11 SVAG Uitnodiging symposium 20mei11 X X Lijst ingekomen stukken week 12 Pagina 2 van 2

16 Lijst Ingekomen Stukken Griffie week 13 *) Afdoeningsvoorstel 1 ter voorbereiding in handen van het college stellen 2 ter afdoening in handen van het college stellen 3 ter kennisgeving aannemen 4 afhandeling raad Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Afdoenings ings- voorstel * Mail Postbakjes BIS Ter Inzage mrt11 OVER-gemeenten Beantwoording rv 12/11 CDA inz. Servicepunt WWZ 3 X X X mrt11 OVER-gemeenten Informatie over verhuizing Servicepunt WWZ naar de 3 X X Bieb mrt11 OVER-gemeenten Beantwoording rv 13/11 GL inz. Servicepunt WWZ 3 X X X mrt11 VVD Raadsvraag 16/11 De Haal 2 X X X mrt11 D66 Raadsvraag 17/11 Verkeersborden Zuideinde 2 X X X mrt11 VVD Raadsvraag 18/11 Erfgoedverordening 2 X X X mrt11 D66 Raadsvraag 19/11 vervolgvragen overhangend groen 2 X X X Nieuwsbrieven en tijdschriften Naam nieuwsbrief/tijdschrift Opmerkingen Metropoolregio Amsterdam Jaargang 4 Nummer 1 Maart exemplaar Metropooljournaal in leescassette, de rest op de leestafel Uitnodigingen Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Opmerkingen Mail Postbakjes BIS Ter Inzage 30mrt11 Veiligheidsregio ZW Raadsinformatieavond Ma 18apr11 vanaf uur X X X 30mrt11 Gemeente Oostzaan Open dag nieuwe gemeentewerf Za 16apr uur X X X Lijst ingekomen stukken week 13 Pagina 1 van 1

17 Lijst Ingekomen Stukken Griffie week 14 *) Afdoeningsvoorstel 1 ter voorbereiding in handen van het college stellen 2 ter afdoening in handen van het college stellen 3 ter kennisgeving aannemen 4 afhandeling raad Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Afdoenings ings- voorstel * Mail Postbakjes BIS Ter Inzage mrt11 J. Vastenhouw Vordering verbeurde dwangsommen mbt 3 X X ingebrekestelling 10jan apr11 E. de Zeeuw Afschrift brief DAS aan college inz. projectbesluit 3 X X X bouwplan KBS-locatie mrt11 HHNK Reactie op bezwaarschrift De Zeeuw 3 X X apr11 Gemeente Oostzaan Antwoord op raadsvraag 16/11 VVD inz De Haal X X X apr11 Ministerie VWS Rapport Het kind van de rekening 3 X X apr11 OVER-gemeenten Evenementenbeleid 3 X X X apr11 Provincie Noord Holland Toezeggingen ambtsbezoek 3 december X X X 6apr11 Gemeente Wormerland Burgerjaarverslag Wormerland X X Nieuwsbrieven en tijdschriften Naam nieuwsbrief/tijdschrift Opmerkingen Stivas magazine Een uitgave van de stichting ter verbetering van de agrarische structuur nr. 10 maart 2011 De Bieb Nieuwsbrief voor gemeenteraadsleden Nummer 7, april 2011 (in postbakjes raadsleden) Lijst ingekomen stukken week 14 Pagina 1 van 2

18 Uitnodigingen ngen Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Opmerkingen Mail Postbakjes BIS Ter Inzage mrt11 Gemeente Oostzaan Onthulling Hannie Schaft plaquette 17apr11 X X X apr11 Gemeente Vlagtwedde Symposium 1, 2, 3 methode 23apr11 X X apr11 Kenniskring Peter de Grootelezing Economische kansen voor de regio na de crisis 27apr11 X X Lijst ingekomen stukken week 14 Pagina 2 van 2

19 Lijst Ingekomen Stukken Griffie week 15 *) Afdoeningsvoorstel 1 ter voorbereiding in handen van het college stellen 2 ter afdoening in handen van het college stellen 3 ter kennisgeving aannemen 4 afhandeling raad Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Afdoenings ings- voorstel * Mail Postbakjes BIS Ter Inzage 6apr11 OVER-gemeenten M E M O tussentijdse evaluatie amendement 3 X X X jongerenwerk en jongerencentrum 8apr11 Stadsregio Amsterdam Persbericht OV reisinformatie apps 3 X X X apr11 Milieudefensie Van oerwoud naar overheid; Een onderzoek naar 3 X X duurzaam houtgebruik in bouwprojecten van de overheid 11apr11 Comité 380kV Link naar interview Goedemorgen Nederland op 3 X X X Radio 1, inzake hoogspanningslijnen apr11 VROM-Inspectie Rectificatie brief 6jan11 inzake resultaten quick 3 X X scan uitvoering asbesttaken apr11 D66 Raadsvraag 20/11 Jongerenwerk 2 X X X apr11 Landschap Waterland Financiële jaarstukken 3 X X Gemeente Oostzaan Beantwoording raadsvraag 10/11 CDA inz. ABC boekje 3 X X X Uitnodigingen Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Opmerkingen Mail Postbakjes BIS Ter Inzage 13apr11 Architectuur Lokaal Samen bouwen aan de stad 21apr11 Almere-Poort X Lijst ingekomen stukken week 15 Pagina 1 van 1

20 Lijst Ingekomen Stukken Griffie week 16 *) Afdoeningsvoorstel 1 ter voorbereiding in handen van het college stellen 2 ter afdoening in handen van het college stellen 3 ter kennisgeving aannemen 4 afhandeling raad Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Afdoenings ings- voorstel * Mail Postbakjes BIS Ter Inzage apr11 Wecycle Benchmark afgifte elektrische apparaten 3 X X V 18apr11 Gemeentelijke Ombudsman Herbenoeming Gemeentelijke Ombudsman Vertrouwelijk Opmerking griffier: communicatie over raadsbesluit r 11/08 keuze extern klachtrecht aan gemeentelijke ombudsman vindt in week 17 plaats. 2 X X apr11 Recreatieschap Het Twiske Financiële jaarstukken 1 X X apr11 Gemeente Oostzaan Antwoord op RV 10/10 GL omtrent bomenkap 3 X X X apr11 Arbeidsinspectie Inspecties in bedrijven van de sociale 3 X X werkvoorziening 19apr11 Veiligheidsregio Zaanstreek- concept verslag AB 30 maart X X X Waterland apr11 Actiegroep Vroeg Op Stap Effectmeting vervroegde toegangstijd horeca 3 X X stimuleert om ook te starten apr11 Raad van State Aanvullende stukken Beroepszaak Van Loon tegen 3 X X bestemmingsplan De Kom apr11 J.J.W. van Run Verzoek ontslag als wethouder van Oostzaan 3 X X apr11 OVER-gemeenten Positief pre-advies over amendement D 66 inzake 3 X X eerste wijziging subsidieregelingen apr11 Gemeente Oostzaan Beantwoording 2 vragen (informatieronde 4 april) 3 X X Lijst ingekomen stukken week 16 Pagina 1 van 2

21 Uitnodigingen Reg. nr. Stukdatum Afzender Inhoud Opmerkingen Mail Postbakjes BIS Ter Inzage 21apr11 KennisKring Amsterdam Global Challenges Dutch Solutions 25mei11 X X Lijst ingekomen stukken week 16 Pagina 2 van 2

22 Oplegnotitie voor de gemeenteraad Oostzaan Datum: Nummer raadsvoorstel 11/01 Openbaar ja Onderwerp Onderzoek Rekenkamercommissie: managementletters Route voorstel Behandelwijze Financiële werkgroep 10 januari Informatieronde 24 januari (aangehouden) Informatieronde d.d. 9 mei 2011 Eventueel Raadsvergadering d.d. 9 mei 2011 of Politieke ronde 23 mei Raad 30 mei X Technische bespreking informatieronde 9 mei X Eventueel Raadsvergadering d.d. 9 mei 2011besluitvorming of Politieke ronde 23 mei inhoudelijke bespreking X Besluitvorming raadsvergadering 30 mei 2011 Doel De aanbevelingen voortkomend uit het onderzoek zijn gericht op hoe de raad meer zicht kan houden op de wijze waarop het college uitvoering geeft aan de gesignaleerde punten en inhoud geeft aan de voorgestelde verbeteringen en adviezen in de Management Letters. Besluit Het voorstel is reeds behandeld in de financiele werkgroep van 10 januari 2011 en de informatieronde van 24 januari Tijdens deze laatste ronde ontstond er onduidelijkheid bij de raadsleden over verschil in standpunten RKC en college mbt aanbeveling 3 en 4 van de RKC. In presidium van 31 januari is afgesproken dat een gesprek wordt georganiseerd waaraan deelnemen: dhr P. Möhlmann M (voorzitter raad), dhr d P. Visser (raadslid), dhr T. Vernooij (extern lid RKC),en dhr N. Fritz, (Deloitte) teneinde duidelijkheid hierover te krijgen. Dit gesprek heeft op 18 februari plaatsgevonden en heeft ertoe geleid dat het raadsvoorstel is gewijzigd. 1. in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek: Opvolgen Adviezen Management Letters, met dien verstande dat de invulling van de adviezen 3. en 4. plaats vindt d.m.v. een boardletter en een verbeterplan (conform het overleg tussen raad, accountanten en RKC); 2. het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven integraal uitvoering te geven aan de aanbevelingen, met inbegrip van het bovenstaande onder besluit 1 voor wat betreft de invulling van de adviezen;

23 3. tevens het college opdracht te geven de raad te informeren over de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan door hiervan verslag te doen aan de raad. Geschatte behandeltijd 15 minuten Behandelend ambtenaar Rekenkamercommissie voorzitter: Dhr. W.P.G.M. van Balen Bijlagen In bundel BIS Raadsmap Vertrouwelijk Gewijzigd raadsvoorstel x x X Gespreksverslag 18 x x x februari 2011 aanbiedingsbrief x X x onderzoeksrapport x X x reactie van het college X x en nawoord RKC X x

24 Titel Nummer 11/01 Onderzoek Rekenkamercommissie Datum 5 mei 2011 Programma Fase Onderwerp Bestuur Besluitvorming Onderzoek Rekenkamercommissie: managementletters Gemeentehuis Bezoekadres Kerkbuurt 4, 1511 BD Oostzaan Postadres Postbus 15, 1510 AA Oostzaan Telefoon Fax antwoord@oostzaan.nl Internet Afdeling Behandelend ambtenaar Portefeuillehouder Datum raadsvergadering Raadsvoorstel griffie EHM Ouwehand-griffier vergadering 14 februari 2011 Samenvatting Zoals in het Jaarplan 2007 aangekondigd heeft de rekenkamercommissie (verder RKC) een onderzoek uitgevoerd naar de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de adviezen die accountant geeft in de Management Letters. De belangrijkste conclusies die de RKC trekt houden in dat de opdracht van de raad aan de accountant onvolledig is, het college niet duidelijk aan de raad aangeeft wat zijn plannen zijn m.b.t. het opvolgen van de adviezen en daar ook onvoldoende rapportage over pleegt, waardoor het de raad aan inzicht ontbreekt hoe er op de verbeteringen wordt gestuurd en de raad zijn rol in het toezicht op de financiële huishouding en de bedrijfsvoering niet goed kan vervullen. De reactie van het college getuigt van een andere kijk op hoe er met de Management Letters omgegaan moet worden. Derhalve meent het college de aanbevelingen van de RKC niet te moeten overnemen. In het Nawoord stipt de commissie nog eens aan waarom het de raad aanbeveelt het college op te dragen dit wel te moeten doen. De commissie doet een aantal aanbevelingen die moeten leiden tot een betere, meer inhoudelijke opdracht aan de accountant, een vroeger tijstip van verschijnen van de Management Letters, een betere rapportage en verantwoording op hoofdlijnen over hoe er met adviezen van de accountant, vervat in de Management Letters, omgegaan moet worden. k RKC Oostzaan Onderzoek Management Letters - Raadsvoorstel dd. 21apr2011.doc 5 mei /5

25 Aanleiding De aanleiding voor het onderzoek was drieledig: o De brieven van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland uit 2006 en 2007 over de zorgelijke financiële positie van Oostzaan. o Waarnemingen van de RKC aan de hand eigen onderzoek over tekortkomingen destijds (2006 en 2007) in de financiële huishouding van de gemeente. o Het overstappen van de gemeente van het ene accountantsbureau naar het andere, waarbij voor zover bekend - geen afspraken waren gemaakt over de continuïteit en over het volgen en rapporteren van eerder gesignaleerde risico s en het opvolgen van de daarbij gedane aanbevelingen. Inleiding en probleem- stelling Doel en probleemstelling: Onderzocht is de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de adviezen die accountant geeft in de Management Letters. Het onderzoek kent de volgende werkwijze: - een inventarisatie van de belangrijkste punten uit de Management Letters en de aanbevelingen die daarbij door de accountants zijn gedaan (paragraaf 2), - een analyse van de bevindingen en zo ver mogelijk wat er met die adviezen is gedaan, wanneer, in welk tempo en op welke wijze er vervolg aan is gegeven, hoe dit vervolg is georganiseerd en hoe erover aan de raad is gerapporteerd (paragraaf 3), - het geven van een oordeel over de huidige situatie en het daaruit trekken van conclusies (paragraaf 4), m.n. over de wijze waarop de raad hierover wordt geïnformeerd, - het doen van aanbevelingen aan de raad (paragraaf 5), Met als uiteindelijk doel over hoe de raad meer zicht kan houden op de wijze waarop het college uitvoering geeft aan de gesignaleerde punten en inhoud geeft aan de voorgestelde verbeteringen en adviezen in de Management Letters. Overweging Vanuit de gedachte dat de raad op hoofdlijnen geïnformeerd dient te zijn over de stand van zaken en de verbeterpunten m.b.t. de bedrijfsprocessen heeft een overleg plaats gevonden tussen een vertegenwoordiging van de raad, van de RKC en de accountant hoe hieraan invulling te geven conform k RKC Oostzaan Onderzoek Management Letters - Raadsvoorstel dd. 21apr2011.doc 5 mei /5

26 de adviezen van de RKC. De hoofdlijnen van de bevindingen over de bedrijfsprocessen kan de accountant op de volgende wijze rapporteren: in een met het College/management afgestemde managementletter aan de Raad (najaar van het te controleren boekjaar) in een rapport op hoofdlijnen, boardletter genoemd, aan de Raad (najaar van het te controleren boekjaar) bij het verslag van bevindingen bij de jaarrekening (voorjaar na het boekjaar bij vaststelling van de jaarrekening). De RKC geeft aan dat zij aan de raad met name het volgende adviseren: De controle van de bedrijfsprocessen moet eerder in het jaar worden uitgevoerd en de Management Letters moet uiterlijk voor eind oktober van elk jaar zijn verschenen en besproken worden om tijdig bij te kunnen sturen, zowel door de Raad als door het College/management. Hierbij is het tevens belangrijk dat het College een verbeterplan bijvoegt. De conclusie van het overleg was: de raad wordt op hoofdlijnen geïnformeerd, bij voorkeur middels een boardletter. De RKC adviseert de raad in de opdracht aan de accountant, zoals vastgelegd in het jaarlijks onderzoeksprotocol, voor 2011 mee te nemen dat naar de Raad een boardletter moet worden verzonden. Om de tijdige bijsturing mogelijk te maken zal de boardletter in het najaar van het controlejaar aan de Raad worden verzonden. het College zal bij de boardletter een verbeterplan opstellen en aan de Raad zenden. In geval van de nieuwe structuur voor de Overgemeente zien deze afspraken er als volgt uit: Aan het bestuur van de Overgemeente wordt een Management Letter gezonden over de bevindingen van de controle van de bedrijfsprocessen. Aan de Raad van de gemeente Oostzaan wordt een boardletter gezonden met de bevindingen van de bedrijfsprocessen, inclusief de door de Overgemeente uitgevoerde processen, die van toepassing zijn voor Oostzaan. k RKC Oostzaan Onderzoek Management Letters - Raadsvoorstel dd. 21apr2011.doc 5 mei /5

27 Voorstel Voorstel raadsbesluit: 1. in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek: Opvolgen Adviezen Management Letters, met dien verstande dat de invulling van de adviezen 3. en 4. plaats vindt d.m.v. een boardletter en een verbeterplan (conform het overleg tussen raad, accountanten en RKC); 2. het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven integraal uitvoering te geven aan de aanbevelingen, met inbegrip van het bovenstaande onder punt 1 voor wat betreft de invulling van de adviezen; 3. tevens het college opdracht te geven de raad te informeren over de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan door hiervan verslag te doen aan de raad. Met dit voorstel meegestuurd: - 1. aanbiedingsbrief - 2. onderzoeksrapport - 3. reactie van het college en - 4. nawoord rekenkamercommissie - 5. gespreksverslag d.d. 18 februari inz. Onderzoek Management Letters (tussen raad, RKC en accountant) Stukken ter inzage: idem De rekenkamercommissie van de gemeente Oostzaan Dhr W.P.G.M. van Balen voorzitter k RKC Oostzaan Onderzoek Management Letters - Raadsvoorstel dd. 21apr2011.doc 5 mei /5

28 RAADSBESLUIT Onderzoek Rekenkamercommissie - Managementletters Nummer 11/01 De raad van de gemeente Oostzaan Gezien het advies van de Rekenkamercommissie; Besluit: 1. in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek: Opvolgen Adviezen Management Letters, met dien verstande dat de invulling van de adviezen 3. en 4. plaats vindt d.m.v. een boardletter en een verbeterplan (conform het overleg tussen raad, accountanten en RKC); 2. het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven integraal uitvoering te geven aan de aanbevelingen, met inbegrip van het bovenstaande onder besluit 1 voor wat betreft de invulling van de adviezen; 3. tevens het college opdracht te geven de raad te informeren over de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan door hiervan verslag te doen aan de raad. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 9 mei 2011 E.H.M. Ouwehand-Brussel griffier P.J. Möhlmann voorzitter k RKC Oostzaan Onderzoek Management Letters - Raadsvoorstel dd. 21apr2011.doc 5 mei /5

29 Gespreksverslag d.d. 18 februari 2011 inzake onderzoek Management Letters Deelnemers: De heer P. Möhlmann (voorzitter Raad) De heer P. Visser (raadslid) De heer T. Vernooij (extern lid RKC) De heer C. Timmerman (extern lid RKC) De heer N. Fritz (Deloitte) De heer M. Dubbelman (Deloitte) Doel overleg Besproken wordt de rapportage Management Letters zoals opgesteld door de Rekenkamercommissie (hierna: RKC) van de gemeente Oostzaan. Doel van het gesprek is helderheid te verkrijgen over de rol van de Management Letter van de accountant in de relatie met de adviezen van de RKC in haar rapport. Status Management Letter Bij de behandeling van het rapport in de vergadering van de Raad is onduidelijkheid ontstaan over de rol van de Management Letter. De RKC gaf aan dat deze aan de Raad gericht moet worden, het College was van mening dat deze aan het College/management gericht was. De accountant zegt hierover het volgende: De controle van de externe accountant bestaat uit twee delen, het eerste deel heeft betrekking op de controle van de bedrijfsprocessen (veelal in het najaar van het controlejaar, zogenaamde interim-controle), het tweede deel heeft betrekking op de controle van de jaarrekening (veelal in het voorjaar na het controlejaar). De accountant is verplicht bij het afgeven van de controleverklaring te rapporteren over de bevindingen van de controle aan de opdrachtgever (verslag van bevindingen). Ook is de accountant verplicht om de Raad tijdig te informeren over significante tekortkomingen in de interne beheersing. Dit vormt een hulpmiddel voor de Raad bij het uitvoeren van de toezichtstaken. De bevindingen die volgen uit de controle van de opzet, invoering en werking van de bedrijfsprocessen rapporteert de accountant veelal in een Management Letter, die tot op heden was gericht aan het College/management. De hoofdlijnen van de bevindingen over de bedrijfsprocessen kan de accountant op de volgende wijze rapporteren: in een met het College/management afgestemde managementletter aan de Raad (najaar van het te controleren boekjaar) in een rapport op hoofdlijnen, boardletter genoemd, aan de Raad (najaar van het te controleren boekjaar) bij het verslag van bevindingen bij de jaarrekening (voorjaar na het boekjaar bij vaststelling van de jaarrekening). Op welk van de bovenstaande wijze gerapporteerd moet worden is aan de opdrachtgever, in dit geval de Raad. De Raad bepaalt dus welke rapportages zij ontvangt en wanneer. Adviezen RKC De RKC geeft aan dat zij aan de Raad met name het volgende adviseren: De controle van de bedrijfsprocessen moet eerder in het jaar (als gevolg van de aanbesteding accountantsdiensten is de interim-controle was dit voor het jaar 2010

30 overigens niet mogelijk) worden uitgevoerd en de Management Letters moet uiterlijk voor eind oktober van elk jaar zijn verschenen en besproken worden om tijdig bij te kunnen sturen, zowel door de Raad als door het College/management. Hierbij is het tevens belangrijk dat het College een verbeterplan bijvoegt. De RKC licht toe dat dit punt vooral betrekking heeft op het tijdig informeren van de Raad over de bevindingen opdat door zowel College als Raad kan worden bijgestuurd. Primair is het College verantwoordelijk maar de Raad kan het College vragen een bepaald item aan te pakken zodat dit bij het opstellen van de jaarrekening is opgelost. Gediscussieerd wordt of het noodzakelijk is de managementletter te sturen of een rapport op hoofdlijnen (boardletter). De RKC geeft aan dat het vooral van belang is de Raad op hoofdlijnen te informeren zodat bijsturing mogelijk wordt. Ook door middel van een boardletter wordt de Raad naar de mening van de RKC goed geïnformeerd en wordt aan de aanbeveling van de RKC voldaan. Verder wordt het verbeterplan besproken. De RKC geeft het belang van een dergelijk plan aan, niet alleen voor de rechtmatigheid, maar ook voor de doelmatigheid en doeltreffendheid, de belangrijkste onderzoeksdoelen van de RKC. Gediscussieerd wordt of het College alle punten uit de boardletter/managementletter moet opvolgen. Zowel accountant als RKC geeft aan dat dit niet zo behoeft te zijn als het College daar goede redenen voor heeft. In een verbeterplan kan ook worden besloten een punt bewust niet op te pakken. Door middel van communicatie hierover in het verbeterplan is de Raad dan wel op de hoogte van het beleid van het College rond de gerapporteerde verbeterpunten. Conclusie Geconcludeerd wordt dat het weinig zinvol is een discussie te houden of de Management Letter nou wel of niet aan naar de Raad moet worden verzonden. De accountant geeft aan dat de Raad in ieder geval tijdig geïnformeerd moet worden over significante tekortkomingen in de interne beheersing. Dat kan gelijktijdig met het uitkomen van de Management Letter gebeuren. Belangrijk is dat de volgende zaken door alle aanwezigen worden gedeeld: de Raad wordt op hoofdlijnen geïnformeerd, bij voorkeur middels een boardletter. De RKC adviseert de Raad in de opdracht aan de accountant zoals vastgelegd in het jaarlijks onderzoeksprotocol voor 2011 mee te nemen naar de Raad een boardletter moet worden verzonden. Om de tijdige bijsturing mogelijk te maken zal de boardletter in het najaar van het controlejaar aan de Raad worden verzonden. het College zal bij de boardletter een verbeterplan opstellen en aan de Raad zenden. In geval van de nieuwe structuur voor de Overgemeente zien deze afspraken er als volgt uit: Aan het bestuur van de Overgemeente wordt een Management Letter gezonden over de bevindingen van de controle van de bedrijfsprocessen. Aan de Raad van de gemeente Oostzaan wordt een boardletter gezonden met de bevindingen van de bedrijfsprocessen, inclusief de door de Overgemeente uitgevoerde processen, die van toepassing zijn voor Oostzaan.

31

32 ONDERZOEK OPVOLGING ADVIEZEN MANAGEMENT LETTERS Definitieve versie Rekenkamercommissie Oostzaan 29 november 2010 Contactadres: De Rekenkamercommissie p/a de Griffie Postbus 15, 1510 AA Oostzaan

33 Inhoudsopgave pagina 1. Inleiding Aanleiding voor en opzet van het onderzoek Verantwoording 4 2. Inventarisatie belangrijkste risico s en daarbij gedane aanbevelingen 4 3. Analyse van de bevindingen 8 4. Conclusies Aanbevelingen 12 Bijlagen Tabel bevindingen n.a.v. Managementletters

34 Inleiding In het jaarplan 2007 heeft de Rekenkamercommissie (verder RKC) een onderzoek aangekondigd naar de mate waarin en de wijze waarop de gemeente Oostzaan gevolg geeft aan de Management Letters van de accountant. Het onderzoek zou oorspronkelijk de periode bestrijken, maar betreft uiteindelijk de periode van Aanleiding voor en opzet van het onderzoek De aanleiding voor het onderzoek was drieledig: 1. De brieven van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland uit 2006 en 2007 over de zorgelijke financiële positie van Oostzaan, waarbij met name genoemd worden het feit dat de financiële positie van Oostzaan al sinds 2003 onder druk staat en het ontbreken van materieel evenwicht in de begroting 2007 en de meerjarenraming Waarnemingen van de RKC aan de hand eigen onderzoek over tekortkomingen destijds (2006 en 2007) in de financiële huishouding van de gemeente, zoals het ontbreken van een verplichtingen-administratie, het ontbreken van een onderhoudsplan voor het eigen vastgoed, het afschrijven van vaste activa over een onverantwoord lange periode, het niet aansluiten van een projectadministratie bij de financiële administratie, enz. 3. Het overstappen van de gemeente van het ene accountantsbureau naar het andere, waarbij voorzover ons bekend - geen afspraken waren gemaakt over de continuïteit en over het volgen en rapporteren van eerder gesignaleerde risico s en het opvolgen van de daarbij gedane aanbevelingen. De accountant brengt over elk jaar twee rapporten uit: 1. De accountantsverklaring, die vergezeld gaat van het Rapport van Bevindingen waarin is beschreven wat de accountant aan bedrijfsvoering en interne controle heeft onderzocht om tot zijn oordeel te komen en 2. De Management Letter, waarin de accountant beschrijft wat hij van de bedrijfsvoering en de interne controle heeft onderzocht en welke aanbevelingen voor verbetering hij doet n.a.v. een interim controle, teneinde te bereiken dat de verbeteringen leiden tot een snellere en positievere beoordeling van de jaarrekening. Om deze reden heeft de RKC ervoor gekozen niet de Accountantsverklaringen, maar het opvolgen van de Management Letters te onderzoeken. Dit onderzoek beoogt te zijn: - een inventarisatie van de belangrijkste punten uit de Management Letters en de aanbevelingen die daarbij door de accountants zijn gedaan (paragraaf 2), 3

35 - een analyse van de bevindingen en zo ver mogelijk wat er met die adviezen is gedaan, wanneer, in welk tempo en op welke wijze er vervolg aan is gegeven, hoe dit vervolg is georganiseerd en hoe erover aan de raad is gerapporteerd (paragraaf 3), - het geven van een oordeel over de huidige situatie en het daaruit trekken van conclusies (paragraaf 4), - het doen van aanbevelingen aan de raad over hoe zicht te houden op de wijze waarop het college uitvoering geeft aan de gesignaleerde punten en de voorgestelde verbeteringen en adviezen in de Management Letters (paragraaf 5). 1.2 Verantwoording Het onderzoek is zoals gepland eind 2007 van start gegaan. Een eerste inventarisatie en analyse van de beschikbare Management Letters is uitgevoerd en een gesprek met de gemeentesecretaris en het hoofd van de afdeling Financiën heeft plaatsgevonden. Hierbij bleek, dat de Management Letter 2007 voorlopig nog niet was te verwachten en dat enkele documenten, die invulling moesten geven aan de door de accountant uitgebrachte aanbevelingen, nog niet gereed waren. (Dit betrof m.n. het Visiedocument Planning & Control en het Uitvoeringsdocument Planning & Control.) De RKC heeft besloten de Management Letter 2007 af te wachten. Deze liet echter erg lang op zich wachten. Uiteindelijk ontving de RKC dit document pas in december 2008! Op dat moment was er sprake van dat de Management Letter 2008 kort daarna zou verschijnen. Dit signaal heeft de RKC ertoe gebracht ook op de Management Letter 2008 te wachten. Deze ontving de RKC eind maart Echter, intussen liepen er verschillende andere onderzoeken bij de RKC en waren de prioriteiten zodanig verschoven, dat het onderzoek naar eind 2009 is doorgeschoven. Het is in december 2009 opnieuw opgestart. Besloten is ook de Management Letter 2009 hier nog in mee te nemen, daar deze in december 2009 reeds in concept gereed was en na de vaststelling door het college in januari 2010 ook beschikbaar was. De eerste jaren van de oorspronkelijke onderzoeksperiode, 2002 en 2003, kwamen nu wel ver in het verleden te liggen. Intussen was bij de gemeente een hoop verbeteringsactiviteit in gang gezet, c.q. uitgevoerd. De RKC achtte het daarom beter de onderzoeksperiode op 6 jaar te houden, teruggerekend vanaf Inventarisatie belangrijkste risico s en daarbij gedane aanbevelingen Het onderzoek bestrijkt de jaren 2004 tot en met In de jaren tot en met 2004 was de maatschap Deloitte & Touch de accountant van Oostzaan. In de jaren erna - tot op heden werd en wordt de accountantscontrole uitgevoerd door PriceWaterhouseCoopers. Hoewel de door beide accountants uitgebrachte rapporten verschillen in aanpak en presentatie, geven ze toch wel een duidelijk beeld van de punten die door de accountant belangrijk werden geacht om op te pakken. 4

36 2004: Er zijn 11 aanbevelingen gedaan, hiervan waren 7 oude aanbevelingen, waarvan er 6 nog openstonden vanuit 2003 en 1 was voltooid. Voorts werden er 4 nieuwe aanbevelingen aan toegevoegd. Meest opvallende in deze rapportage was het onthouden van een goedkeurende verklaring met als redenen: - Onvoldoende inzicht in de (eigen) wet- en regelgeving en de kwaliteit van de uitvoering daarvan. Derhalve het ontbreken van een adequaat toetsingskader. - Het ontbreken van concrete afspraken welke regels minimaal gehandhaafd en dus getoetst gaan worden. - Het niet op orde zijn van de Administratieve Organisatie en de Interne Controle. - Het niet voldoen aan de rechtmatigheidseisen. In dit kader drong de accountant specifiek aan op het vervaardigen van (financiële) procesbeschrijvingen en het periodiek nagaan of die ook worden gevolgd. De slotconclusie van de accountant was dat er nog veel werk verzet diende te worden en met name de interne beheersing van de bedrijfsvoering op een hoger peil moet komen. Overstap naar andere accountant: Tot zover de Management Letters van Deloitte. In deze rapporten viel op dat er geen prioritering, c.q. urgentiecriterium aan de onderwerpen werd verbonden. Tevens verdwenen onderwerpen van de lijst zonder dat werd geconstateerd wat de status er van was. Een aantal stond nog te boek als niet gestart of bezig met implementatie, maar werden in de meeste gevallen niet overgenomen door PWC (PriceWaterhouseCoopers), die de accountantstaken vervult vanaf Vanaf 2005 wordt er wel een prioritering gegeven aan de onderwerpen van aanbeveling. 2005: Er worden door PWC 22 aanbevelingen gedaan, waarvan 14 met de prioriteit hoog en één met de prioriteit urgent. Van deze aanbevelingen zijn er 3 die ook voorkomen in de controle op de jaarrekening Het oordeel van PWC komt neer op de volgende kritische kanttekeningen: - Getrouwheid jaarrekening goedgekeurd, maar ten aanzien van rechtmatigheid is een verklaring van oordeelonthouding afgegeven. - Informatiewaarde van de jaarstukken is verbeterd, maar moet meer worden gericht op de specifieke behoefte van de raad en geeft nauwelijks indicatie van de impact van gesignaleerde risico s. - De planning & control is niet goed ingericht. - De solvabiliteitspositie van de gemeente is slecht. - De interne controle op uitbestede werkzaamheden (Sociale Zaken) is onvoldoende. Het college heeft bewust afgezien van aanvullende maatregelen om te komen tot een goedkeurende oordeel over de rechtmatigheid en prioriteit te geven aan naar de mening van de accountant beperkt aantal activiteiten voor het structureel verbeteren van de interne beheersing van de organisatie. De accountant ondersteunt deze keuze. Wel wordt opnieuw geadviseerd een plan van aanpak op te stellen van maatregelen die ten doel hebben de gemeentelijke organisatie in te richten in overeenstemming met de eisen van rechtmatigheid. 5