Toolkit Sterk Netwerk. Praktische handvatten voor het werken met netwerkcoaches

Transcriptie

1 Toolkit Sterk Netwerk Praktische handvatten voor het werken met netwerkcoaches

2 MOVISIE Kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling MOVISIE is hét landelijke kennisinstituut en adviesbureau voor maatschappelijke ontwikkeling. We bieden toepasbare kennis, adviezen en oplossingen bij de aanpak van sociale vraagstukken op het terrein van welzijn, participatie, zorg en sociale veiligheid. In ons werk staan vijf actuele thema's centraal: huiselijk & seksueel geweld, kwetsbare groepen, leefbaarheid, mantelzorg en vrijwillige inzet. We investeren in de kracht en de onderlinge verbinding van burgers. We doen dit door maatschappelijke organisaties, overheden, maatschappelijk betrokken bedrijven en burgerinitiatieven te ondersteunen, te adviseren én met hen samen te werken. Lokaal of landelijk, toegesneden op het vraagstuk en de organisatie. Zo kunnen deze organisaties en hun professionals hun werk voor de samenleving zo goed mogelijk doen. Kijk voor meer informatie op COLOFON Auteur(s): Michaëla Merkus Projectnummer: P8518 Datum: december 2012 MOVISIE Bestellen: Toolkit Sterk Netwerk

3 Inhoudsopgave Inleiding Raamwerk voor een projectplan Profiel vrijwillige Netwerkcoaches Werving en selectie, opzet Advertentie, voorbeeld Advertentie voor verwijzers of hulpvragers, voorbeeld Programma voor een informatiebijeenkomst, opzet Intakeformulier netwerkcoach, voorbeeld Intakeformulier netwerkcoach, voorbeeld Intakeformulier hulpvrager, voorbeeld Wanneer is iemand een zorgvrager voor project Sociale Netwerken Overeenkomst, voorbeeld Onkostenvergoeding, voorbeeld Declaratieformulier, voorbeeld Voortgangformulier Netwerkcoaching, voorbeeld Intervisiemodel Evaluatieformulier na traject voor hulpvrager, voorbeeld Het projectplan SMART doelen formuleren Gesprekstechnieken Omgaan met weerstand Niveaus van interveniëren Kostprijsberekening Projectmatig werken Handige tips bij het projectmatig werken Werving van vrijwilligers Tien gouden tips Bijlage I Financieringsmogelijkheden Meer lezen... 70

4 Inleiding Een sterk sociaal netwerk is voor iedereen belangrijk. Mensen hebben elkaar nodig. Om samen activiteiten te ondernemen of om elkaar te helpen. Toch is een sociaal netwerk lang niet voor iedereen vanzelfsprekend. Voor kwetsbare mensen en mensen met een ziekte of beperking is het soms moeilijk om uit de zorgkring te komen en een netwerk op te bouwen dat gebaseerd is op vriendschappelijkheid en gezelligheid. De methodiek Een Sterk Sociaal Netwerk reikt een kader voor vrijwilligers die als netwerkcoach aan de slag willen en vrijwilligerscoördinatoren die met netwerkcoaches willen werken. Inmiddels is er door een aantal organisaties ervaring opgedaan met de methode en zijn in het land diverse netwerkcoaches aan het werk. Wij hebben een aantal organisaties benaderd en hen gevraagd naar hoe zij te werk zijn gegaan en welke praktische tips zij hebben voor anderen die ook met de methode willen werken. De informatie die we hiermee hebben verzameld, hebben we gebundeld. Deze toolkit bevat praktische materialen en achtergronden die van dienst kunnen zijn voor de coördinatoren die de methodiek toepassen en netwerkcoaches ondersteunen en begeleiden. Veel dank is verschuldigd aan de coördinatoren die hun ervaringen met ons deelden en ons hebben geholpen deze toolkit tot stand te brengen: Aleid Borghardt projectmedewerker Mantelzorgondersteuning van welzijnsorganisatie Versa Welzijn te Hilversum, Jacqueline Broekhof, coördinator Zorg en Sociaal Netwerken bij Stichting Vrijwillige Thuiszorg Overijssel, Rein Dekker, coördinator bij SZvW te Almere, Miriam Heezen, projectcoördinator bij Stichting Vrijwillige Thuiszorg Overijssel, Hilda Mossink, coördinator bij Ravelijn te Amersfoort, Esther Poelsma, coördinator bij Humanitas te Groningen, Gerda Schregardus, coördinator EMG Platform te Utrecht, Gerda Veltman, coördinator mantelzorgondersteuning bij Het Nederlandse Rode Kruis te Nieuwegein en Peter Vis, coördinator CVD te Rotterdam. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met MOVISIE, Ilse de Bruijn: i.debruijn@movisie.nl of Toolkit Sterk Netwerk 4

5 1 Raamwerk voor een projectplan 1 Aanleiding Formuleer hier wat voor uw organisatie de aanleiding is om te werken met netwerkcoaches. Bijvoorbeeld omdat u als organisatie het belang onderkent van een goed sociaal netwerk voor kwetsbare mensen. Doel Ontwikkelen en implementeren van het concept netwerkcoaches binnen de eigen organisatie. Op deze manier kunnen kwetsbare mensen ondersteund worden. Doelgroep Kwetsbare mensen (personen, gezinnen) en mensen met een ziekte of beperking voor wie sociaal isolement dreigt. En vrijwilligers die als netwerkcoach hun specifieke kwaliteiten kunnen inzetten. Samenwerkingspartners Beschrijf hier met welke lokale of regionale partijen wordt samengewerkt. Denk bijvoorbeeld aan andere organisaties die werken met netwerkcoaches waarmee een gezamenlijke training voor netwerkcoaches kan worden opgezet. Noem hier het trainingbureau dat de training van de coaches verzorgt. Resultaten Netwerkcoaches zijn geworven, geselecteerd en getraind in het bijstaan van hulpvragers. De organisatie is ingericht op het werken met netwerkcoaches. Betere signalering van knelpunten van hulpvragers. Uitkomst Tevreden hulpvragers, die in staat zijn een eigen sociaal netwerk in stand te houden. Tevreden vrijwilligers, die waarschijnlijk langer blijven omdat ze specifieke kwaliteiten kunnen inzetten. Plan van aanpak Inrichten van de eigen organisatie In de eigen organisatie: Draagvlak creëren; Procedures aanpassen; Formulieren ontwikkelen voor rapportage en declaratie. Werving van netwerkcoaches Werving kan plaatsvinden: Via advertenties in regionale huis-aan-huisbladen; Via de nieuwsbrief; Website van de eigen organisatie of van anderen; Via steunpunten vrijwilligerswerk in de regio. 1 Bron: MOVISIE, 2009 Toolkit Sterk Netwerk 1

6 Informatiebijeenkomst Informatiepakket voor netwerkcoaches samenstellen. Informatieve bijeenkomst voor netwerkcoaches georganiseerd door de organisatie en een trainer. De bijeenkomst vindt plaats gedurende een middag en een avond op twee verschillende plaatsen in het hele gebied. Aan de orde komen: Taken en profiel; Tijdsinvestering; Vergoedingen; Inhoud werkzaamheden; Vrijwilligersovereenkomst voor netwerkcoach; Afspraak tot een gesprek. Selectie Afspraken plannen voor gesprekken. Sollicitatiegesprek, doel is het wederzijds aftasten of de kandidaat geschikt is en aan de verwachtingen voldoet. In het gesprek zal de coördinator: Aanvullende informatie geven; Casuïstiek uit de praktijk bespreken; Specifieke belangstelling van de netwerkcoach in beeld krijgen; Gesprek afsluiten met het uitspreken van de verwachtingen. Training Netwerkcoaches uitnodiging sturen voor: Trainingsdag 1 Trainingsdag 2 Trainingsdag 3 Coaches aan de slag Stappenplan: Geselecteerde netwerkcoaches de overeenkomst sturen; Koppeling van hulpvrager en netwerkcoach; Eerste contact tussen hulpvrager en netwerkcoach; Intervisiebijeenkomsten; Deelnemen aan bijeenkomsten voor vrijwilligers; Rapporteren aan vrijwilligerscoördinator; Contact tussen netwerkcoach en vrijwilligerscoördinator. Toolkit Sterk Netwerk 2

7 Planning Wat Wanneer Wie Materiaal Opmerkingen Inrichten van de eigen Maand 1,2,3 organisatie Draagvlak creëren Management Procedures aanpassen, Coördinatoren rapportage, declaratie Formulieren ontwikkelen Coördinatoren Formulieren Taken verdelen Coördinatoren Werving van netwerkcoaches Profiel maken van netwerkcoaches Maand 4 Coördinatoren i.s.m. management Communicatie Wervingstekst schrijven Verspreiden teksten Secretariaat Advertentie Informatiebijeenkomst Maand 4 Programma maken Coördinatoren Informatiepakket Secretariaat samenstellen Uitvoeren Coördinatoren / trainer Informatiepakket Selectie Maand 5 Kandidaten uitnodigen Gesprekken voeren Selecteren Secretariaat Twee coördinatoren Coördinatoren Ruimte Training Maand 5 Uitnodigen voor training versturen Programma samenstellen/trainer inhuren Secretariaat Trainer i.s.m. coördinatoren Brief, porto Programma Uitvoering Trainer Ruimte, catering Certificaat opstellen Secretariaat Certificaat Coaches aan de slag Overeenkomsten maken Match hulpvrager netwerkcoach Maand 6 e.v. Secretariaat Coördinatoren Toolkit Sterk Netwerk 3

8 Eerste contact Hulpvrager Onkostenvergoeding Intervisie voor vrijwilligers Hulpvrager Ruimte Rapportage aan Hulpvrager coördinator Begeleiding netwerkcoach Coördinatoren Projectmanagement Overleg Evaluatie Rapportage Management, coördinatoren Management, coördinatoren, hulpvrager Management Begroting, voorbeeld Onderdeel Kosten Personeelskosten 20 weken 3 uur coördinatoren à 35,00 20 weken 2 uur management à 60, , ,00 Activiteitenkosten Driedaagse training Zaalhuur en catering 4.500, ,00 Informatiemateriaal 100,00 advertentiekosten 250,00 Reiskosten vrijwilligers 225,00 Totale kosten ,00 Dekkingsplan Eigen middelen Aanvullende financiering Toolkit Sterk Netwerk 4

9 2 Profiel vrijwillige Netwerkcoaches 2 Vrijwillige netwerkcoaches gaan via een basisstappenplan aan de slag om samen met een hulpvrager het netwerk rondom diegene (weer) op te bouwen. De methode kan beschouwd worden als een boeiende trektocht samen met de hulpvrager van A naar B. De vrijwilliger treedt op als assistent, coach en verbinder. Vooraf staat niet vast wat de vrijwilliger op deze reis allemaal tegenkomt. Taken Een hulpvrager ondersteunen en begeleiden in het weer opbouwen, versterken of uitbreiden van de sociale contacten via huisbezoeken ongeveer 1x per twee weken. Gesprekken voeren met de hulpvrager over het belang van sociale contacten. Methodisch werken via het stappenplan Natuurlijk een netwerkcoach. De hulpvrager ondersteunen en motiveren bij het invullen van de werkbladen. Contacten leggen. Deelnemen aan bijeenkomsten met andere netwerkcoaches. Vastleggen van de werkzaamheden en deelnemen aan evaluatie gesprekken van de pilot. De netwerkcoach Vindt het leuk om vanuit mogelijkheden en wensen van een persoon te werken. Staat stabiel in het leven. Kan goed luisteren en is communicatief vaardig. Is geduldig. Is een bruggenbouwer/netwerker, die midden in de samenleving staat. Is ondernemend, creatief en flexibel. Kan zelfstandig en planmatig werken en is in staat om te organiseren. Is bereid zich te verdiepen in de methodiek van Natuurlijk een netwerk. Is in staat te reflecteren op eigen handelen. Accepteert de tijdelijkheid van het contact met de hulpvrager. Kan samenwerken met een team van vrijwillige netwerkcoaches. Heeft levenservaring opgedaan die van pas komt, maar valt niet in een bepaalde leeftijdscategorie. Scholing Bereid zijn tot het volgen van een training: Training Natuurlijk een netwerkcoach, ondersteuning bij leven in en met de samenleving. Wat levert het op? Als vrijwillige netwerkcoach heb je boeiend en interessant werk waarin je: andere mensen een stap verder helpt. nieuwe mensen leert kennen. meewerkt aan een nieuwe methodiek. inzicht krijgt in de lokale sociale kaart. 2 Bron: Humanitas Groningen Toolkit Sterk Netwerk 5

10 3 Werving en selectie, opzet 3 Vooraf: Een netwerkcoach wil zich in principe voor een aantal jaren/aantal trajecten binden. Er is een netwerkcoach per kern/gemeente nodig voor de herkenbaarheid. Werving kan plaatsvinden via: berichten of advertenties in regionale huis-aan-huisbladen; de eigen nieuwsbrief en die van anderen; eigen website en die van anderen; steunpunten vrijwilligerswerk en steunpunten mantelzorg in de regio. Telefonische reactie, actie secretariaat: toesturen van de informatiekrant; toesturen profiel en trajectinformatie/inschrijfformulier; begeleidende brief met traject; uitnodigen voor informatie bijeenkomst, middag of avond; gegevens noteren op standaard formulier; bij vragen doorverwijzen naar de juiste persoon. Informatieve bijeenkomst over netwerkcoaches op een middag of avond op twee verschillende plaatsen in het hele gebied. Aan de orde komen: taken en profiel; tijdsinvestering; vergoedingen; cursus inhoud; inhoud werkzaamheden; vrijwilligersovereenkomst voor de netwerkcoach; inschrijfformulier invullen; afspraak tot een gesprek Sollicitatiegesprek met coördinator, doel is het wederzijds aftasten of de kandidaat geschikt is en aan de verwachtingen voldoet. In het gesprek zal de coördinator: aanvullende informatie geven; casuïstiek uit de praktijk bespreken; specifieke belangstelling van de netwerkcoach in beeld krijgen; past de coach in het regio team; gesprek afsluiten met het uitspreken van de verwachtingen. 3 Bron: Blink, 2009 Toolkit Sterk Netwerk 6

11 Volgen van introductie cursus: Keuze doordeweekse dag en 1 avond of 2 zaterdagen. Bij alle dagdelen is ook een coördinator aanwezig. Definitieve selectie Coördinator/teamleider neemt contact op met netwerkcoach voor aanname of afwijzing. Na aanname het traject in gang zetten van overeenkomst, opbouw caseload en werkafspraken. Eindresultaat Netwerkcoaches gekoppeld aan hulpvragers binnen 2 maanden. Toolkit Sterk Netwerk 7

12 4 Advertentie, voorbeeld 4 Word vrijwillige NETWERKCOACH bij ORGANISATIE X Ben je een bruggenbouwer? Heb je talent voor organiseren en plannen? Ga je graag met mensen om? Kun je vanuit mensen hun eigen kracht en talenten werken? Dan is dit iets voor jou! Als netwerkcoach begeleid je mensen in het weer opbouwen van hun sociale netwerk. Je wordt als coach gekoppeld aan een hulpvrager en samen gaan jullie volgens een bepaalde methodiek aan de slag. ORGANISATIE X traint je in deze methodiek. Tijdsinvestering : minimaal 1 dagdeel per week Start training : DATUM, TIJDSTIP Geïnteresseerd? Neem contact op met ORGANISATIE X, CONTACTPERSOON, TELEFOONNUMMER, ADRES. Meer informatie is ook te vinden op WEBSITE. 4 Bron: Humanitas Groningen Toolkit Sterk Netwerk 8

13 5 Advertentie voor verwijzers of hulpvragers, voorbeeld 5 Ik zorg al een paar jaar voor mijn man en ons wereldje wordt steeds kleiner De contacten om mij heen zijn sterk verminderd en ik wil weer wat oppakken, maar waar moet ik beginnen? Ik merk dat ik niet meer alles zelf kan doen, maar ik heb weinig contact in de buurt. Wat nu? Via ORGANISATIE X zetten getrainde vrijwilligers zich graag in als NETWERKCOACH. Een vrijwillige netwerkcoach: - biedt u een luisterend oor, een frisse blik en geeft extra steun. - helpt uw informele contacten in kaart te brengen en op te bouwen. - richt zich op het versterken van uw eigen kracht. - draagt geen kant en klare oplossingen aan, maar denkt met u mee! Herkent u zich in de voorbeelden of heeft u zelf belangstelling voor een netwerkcoach? Neemt u dan contact op met ORGANISATIE X via TELEFOONNUMMER of kijkt u op WEBSITE. 5 Bron: Humanitas Groningen Toolkit Sterk Netwerk 9

14 6 Programma voor een informatiebijeenkomst, opzet 6 Duur : 1,5 uur Materiaal : Informatiemap over organisatie, netwerkcoach, trainer Ontvangst met koffie en thee Welkom Voorstellen organisatie Waarom deze bijeenkomst Huishoudelijke mededelingen Voorstellen Voorstelrondje (externe) trainer en betrokkenen vanuit de organisatie Voorstelrondje deelnemers Wat doen netwerkcoaches Ingaan op de bedoeling van het werken met netwerkcoaches en intervisie Taken en profiel Tijdsinvestering Vergoedingen Inhoud werkzaamheden Vrijwilligersovereenkomst voor netwerkcoach Organisatorische zaken Gang van zaken, aanmelding met inschrijfformulieren, selectiegesprekken, afspraken maken en training. De training Toelichting door trainer over de inhoud van de training. Gelegenheid tot vragen stellen Aanmelden voor selectiegesprek Einde 6 Bron: Tandem, 2009 Toolkit Sterk Netwerk 10

15 7 Intakeformulier netwerkcoach, voorbeeld 7 De professionele of vrijwillige netwerkcoach is iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat, graag met mensen werkt en die plannen en organiseren geen opgaaf vindt. Het belangrijkste is natuurlijk dat de coach de meerwaarde inziet van een netwerk voor mensen met een ziekte of beperking en zin heeft om hier de schouders onder te zetten. Competentieprofiel van vrijwillige netwerkcoach Waarom denk jij dat wij jou zullen kiezen als netwerkcoach? Wie ben jij en wat brengt jou bij deze functie? De netwerkcoach is bereid en in staat om een persoonlijk contact op te bouwen met de mantelzorger en cliënt, voor wie versterking van het netwerk volgens de methodiek Natuurlijk, een netwerk wordt gewenst. Hoe heb je je eigen persoonlijke contacten opgebouwd? Ben je ook in staat dit te vertalen naar de situatie van een hulpvrager? Waaruit blijkt dit? Heb je ervaring in het werken met kwetsbare mensen, in je familie- of kennissenkring? Of ervaring als mantelzorger? Hoe zie jij de rol van een sociaal netwerk rondom een kwetsbaar iemand? De methode De netwerkcoach is bereid om zich te verdiepen in de genoemde methodiek. De netwerkcoach vindt het leuk om vanuit mogelijkheden en wensen van mensen te werken. Hoe zou je dat aanpakken? Heb je ervaring in het methodisch werken, b.v. vanuit je eigen werk? De netwerkcoach is flexibel en creatief in het werken aan het persoonlijke netwerk. De netwerkcoach kan planmatig werken en is in staat om te organiseren. Kun je iets vertellen waaruit blijkt dat je planmatig kan werken [bijv. over je werk indien van toepassing of vrijwilligerswerk wat je doet of gedaan hebt]. 7 Bron: Stichting Ravelijn Toolkit Sterk Netwerk 11

16 Welke werkervaring heb je die gerelateerd is aan deze functie? Wat zijn jouw verwachtingen van dit traject? De netwerkcoach ziet er de uitdaging in om met persoon, verwanten en professionals samen te werken aan versterking van het persoonlijke netwerk. De netwerkcoach is een bruggenbouwer/netwerker, die midden in de samenleving staat en die ook kan werken een cultuur die niet de eigen is. Geef een voorbeeld uit je leven waaruit blijkt dat je een bruggenbouwer bent. Hetzelfde geldt voor een netwerker zijn. Illustreer dit ook met een voorbeeld. De netwerkcoach is een betrouwbare (samenwerkings) partner. Hoe sta jij t.o.v. privacy, b.v.. Reflecteren op jezelf; hoe zie jij jezelf? Gevraagde tijdsinvestering De geschatte tijdsinvestering bedraagt een dagdeel in de week, gedurende minimaal een half jaar. De netwerkcoach zal bij de uitvoering van het werk te maken hebben met verschillende partijen, waaronder familie/verwanten en professionals. Toolkit Sterk Netwerk 12

17 8 Intakeformulier netwerkcoach, voorbeeld 8 Coördinator:.. Datum:.. Naam netwerkcoach: Adres: Postcode + Plaats: Tel.nr:.. Mobiel:. .. Geboortedatum: Man/vrouw Vervoer: 0 Auto 0 Fiets 0 Openbaar vervoer Mijn hoogst genoten opleiding is: Ervaringen binnen werk/ familie/gezin die ik heb opgedaan die ik voor de functie als netwerkcoach kan gebruiken: Voorkeur doelgroep netwerkcoach: Kruis minstens één doelgroep aan! O Mantelzorgers O Sociaal geïsoleerde ouderen O Mensen met een psychiatrische achtergrond O Mensen met een langdurige ziekte of handicap O Mensen die ingrijpende gebeurtenissen hebben meegemaakt 8 Bron: Stichting Vrijwillige Thuiszorg Toolkit Sterk Netwerk 13

18 In te vullen door consulent na intake Voldoet de netwerkcoach aan de gewenste criteria? Kruis de criteria aan waar de netwerkcoach al aan voldoet: O is gemotiveerd O heeft (levens) ervaring O is bereid de training (3 dagdelen) te volgen O heeft wekelijks een dagdeel voor vrijwilligerswerk ter beschikking voor ten minste een half jaar O staat stevig in zijn/haar schoenen O kan goed luisteren, is communicatief O is geduldig O vindt het leuk om vanuit mogelijkheden en wensen van mensen te werken O staat midden in de samenleving O is ondernemend en creatief O is een betrokken en betrouwbare partner O kan zelfstandig en planmatig werken en is in staat om te organiseren O kan reflecteren op eigen handelen, zelfstandig en binnen de intervisiegroep Toolkit Sterk Netwerk 14

19 9 Intakeformulier hulpvrager, voorbeeld 9 Naam medewerker:.. Datum:.. Naam:. Adres:. Postcode + Plaats: Tel.nr:.. Mobiel:. .. Geboortedatum: Man/vrouw Tot welke doelgroep behoort de hulpvrager: Kruis minstens één doelgroep aan! O Mantelzorgers O Sociaal geïsoleerde ouderen O Mensen met een psychiatrische achtergrond O Mensen met een langdurige ziekte of handicap O Mensen die ingrijpende gebeurtenissen hebben meegemaakt Kan de hulpvrager voldoen aan de volgende voorwaarden: O actieve inbreng door het formuleren van persoonlijke doelen en zetten van (kleine) stappen O bereidheid om gesprekken met de coach te voeren over het belang van sociale contacten O acceptatie van tijdelijkheid van het contact met de projectmedewerker O bereidheid om minstens zes coachingsafspraken aan te gaan. 9 Bron: Stichting Vrijwillige Thuiszorg Toolkit Sterk Netwerk 15

20 Contactpersonen Naam: Relatie / Functie: Tel.nr: Gezins en/of familiesamenstelling Naam: Relatie: Tel.nr: Huidig netwerk Naam + tel.nr: Taak: Hulpvraag: Toolkit Sterk Netwerk 16

21 Wie kunnen we benaderen Naam: Relatie: Tel.nr: Vervolgafspraken Opmerkingen.. Toolkit Sterk Netwerk 17

22 10 Wanneer is iemand een zorgvrager voor project Sociale Netwerken 10 Iemand moet tot de doelgroep van de organisatie behoren. Heeft een lichamelijke, psychische of verstandelijke beperking of een chronische ziekte. Iemand ervaart zijn sociale netwerk als te klein en voelt zich eenzaam Iemand heeft behoefte aan uitbreiding van de sociale contacten Iemand kan/ komt zelf niet tot het ontwikkelen van initiatieven die leiden tot vergroten van het sociale netwerk Iemand is gemotiveerd en in staat tot actieve inbreng door het formuleren van persoonlijke doelen en zetten van (kleine) stappen Iemand is bereid om gesprekken met de netwerkcoach te voeren over het belang van sociale contacten. Iemand is bereid om middels de methodiek Natuurlijk een netwerkcoach! te werken aan vergroten/versterken van het netwerk. Iemand accepteert de tijdelijkheid (6-9 maanden) van het contact met de netwerkcoach Iemand is bereid om minstens zes coachingsafspraken aan te gaan. Iemand moet zich niet in een crisis bevinden en tijd en energie hebben om met de methode aan de slag te gaan. Iemand accepteert de grenzen van ondersteuning door een vrijwillige netwerkcoach. Dit houdt in dat, indien er professionele hulp ingeschakeld moet worden, er contact wordt gezocht met maatschappelijk werk. Dit in overleg met een (project)medewerker Sociale Netwerken van de Vrijwillige Thuiszorg. De vrijwillige netwerkcoach wordt niet ingezet voor het oplossen van conflicten (b.v. met familie of buren). Iemand heeft meer nodig dan alleen praktische hulp waardoor de inzet van een reguliere vrijwilliger niet voldoende is. 10 Bron: Stichting Vrijwillige Thuiszorg Toolkit Sterk Netwerk 18

23 11 Overeenkomst, voorbeeld 11 <Naam organisatie> Vertegenwoordigd door: <Naam voorzitter / directeur van de organisatie> en Naam Adres Woonplaats Geboortedatum :. :. :. :. verder te noemen de vrijwillig(st)er komen overeen, waarbij zij er vanuit gaan, dat deze overeenkomst geen arbeidsovereenkomst is in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Artikel 1 De vrijwillig(st)er zal ten behoeve van <naam organisatie> specifiek voor het project Sociale Netwerken, werkzaamheden verrichten zonder dat hij/zij hieraan op enigerlei wijze aanspraak op een beloning ontleent. Artikel 2 De vrijwillig(st)er zal voor de overeengekomen werkzaamheden ten minste een dagdeel per week beschikbaar zijn. Deze tijdsinvestering wordt ingevuld in overleg met de persoon voor wie de werkzaamheden van netwerkcoach worden uitgevoerd. Artikel 3 De vrijwillig(st)er komt overeen met <naam organisatie> de trainingsbijeenkomsten bij te wonen, tenzij sprake is van overmacht of anderszins gegronde redenen. Artikel 4 Namens <naam organisatie> zal als contactpersoon en coördinator optreden: <naam coördinator> De vrijwillig(st)er richt zich tot bovengenoemde personen, voor alle zaken die de uitoefening van de overeengekomen werkzaamheden betreffen. Artikel 5 In geval van verhindering of ziekte dan wel het nemen van vrije dagen brengt de vrijwillig(st)er de coördinator hiervan tijdig op de hoogte. Artikel 6 De coördinator zal zorg dragen voor de uitoefening van de werkzaamheden, noodzakelijke begeleiding in de meest ruime zin. 11 Bron: Servicecentrum Mantelzorg, 2008 Toolkit Sterk Netwerk 19

24 Artikel 7 Werkelijk gemaakte kosten, die verband houden met de uitoefening van het werk van de netwerkcoach, worden vergoed. De vrijwillig(st)er dient voor het maken van die kosten vooraf toestemming te krijgen van de coördinator. Artikel 8 De vrijwillig(st)er is tijdens de werkzaamheden als netwerkcoach en (direct voorafgaand aan de werkzaamheden) op weg van de woning naar de plaats van het werk en terug (direct volgend op de werkzaamheden), volgens de meest gebruikelijke route, verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen. Artikel 9 De vrijwillig(st)er zal in het kader van de werkzaamheden die hij/ zij als netwerkcoach uitvoert, in geen enkel geval geld of goederen aannemen van degene voor wij hij/ zij de werkzaamheden verricht. Ook vormen van nalatenschap (in de vorm van erfenissen, legaten et cetera) zullen niet worden aangenomen. Artikel 10 De vrijwillig(st)er onderschrijft de noodzaak tot verplichting tot geheimhouding. Deze geheimhouding betreft alle informatie die verkregen wordt van of naar aanleiding van contact met de hulpvrager, mede netwerkcoaches en/ of medewerk(st)ers van <naam organisatie>. Artikel 11 Geschillen tussen vrijwillig(st)ers onderling, zullen samen met de coördinator tot een oplossing moeten komen. Geschillen tussen vrijwillig(st)er en de coördinator zullen, indien niet oplosbaar door beide betrokkenen, voorgelegd worden aan de directeur van <naam organisatie>. Artikel 12 De overeenkomst wordt gesloten met ingang van:. voor onbepaalde tijd. Artikel 13 De vrijwillig(st)er en de coördinator zijn bevoegd de overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een redelijke termijn waarbinnen aangegane verplichtingen kunnen worden afgerond en informatie kan worden overgedragen. Artikel 14 Wanneer er voor de vrijwillig(st)er of voor de coördinator ernstige redenen zijn om de relatie met <naam organisatie> te verbreken dan kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang worden beëindigd. Artikel 15 De vrijwillig(st)er kan de coördinator om een getuigschrift verzoeken waarin vermeld staat welke werkzaamheden en gedurende welke periode verricht zijn voor <naam organisatie>. Toolkit Sterk Netwerk 20

25 Artikel 16 Beide partijen zullen de in deze overeenkomst neergelegde afspraken naar behoren nakomen. Artikel 17 De vrijwillig(st)er verklaart door ondertekening een exemplaar van deze overeenkomst te hebben ontvangen.. <naam> Voorzitter van het bestuur van <naam organisatie>. <plaats en datum>. <naam> Directeur van <naam organisatie>. <plaats en datum>. <naam> De vrijwillig(st)er. <plaats en datum> Toolkit Sterk Netwerk 21

26 12 Onkostenvergoeding, voorbeeld 12 Vaste onkostenvergoeding De netwerkcoach kan gebruik maken van een vaste onkostenvergoeding van bijvoorbeeld 17,50 per maand. In deze vergoeding zijn inbegrepen de gemiddelde kosten voor: woon-werkverkeer van huis naar kantoor en vice versa; bijwonen thema/intervisie avonden, trainingen; vrijwilligersbespreking; jaarlijkse evaluatie gesprekken met coördinatoren; telefoonverkeer naar organisatie en vrijwilligers. Van deze onkostenvergoeding kunnen ook de onkosten die zij maken voor het begeleiden van de hulpvrager worden betaald, zoals een kaartje met verjaardag, bloemen bij ziekte et cetera. Eventuele andere kosten komen alleen voor vergoeding in aanmerking, als hier van tevoren toestemming is gegeven door de coördinator. Declaratieformulier Het volledig ingevulde en ondertekende declaratieformulier kan eens per drie maanden ingeleverd worden per post. Niet per in verband met de handtekening. Indien de coach van mening is dat hij/zij niet uitkomt met de onkostenvergoeding, dient de coach een specificatie van de gemaakte kosten te overleggen tijdens een persoonlijk gesprek met een van de vrijwilligerscoördinatoren. 12 Bron: Tandem, 2009 Toolkit Sterk Netwerk 22

27 13 Declaratieformulier, voorbeeld 13 Dit formulier terugsturen naar: <adres organisatie> Onkostenformulier netwerkcoaches Naam: Rekeningnummer: Adres: Pc / Plaats: MAANDEN: BEDRAG: Totaal Paraaf coördinator Handtekening netwerkcoach Handtekening manager 13 Bron: Tandem, 2009 Toolkit Sterk Netwerk 23

28 14 Voortgangformulier Netwerkcoaching, voorbeeld 14 Inleiding Sinds twee jaar wordt er binnen Steunpunt Zorg voor Welzijn gewerkt aan de ontwikkeling van de dienst Netwerkcoaching. In deze periode hebben we geleerd dat een aantal zaken van groot belang is: - De vrijwilliger, de coach, heeft ondersteuning nodig als hij/zij vastloopt in het contact met de hulpvrager - De vrijwilliger mag pas afscheid nemen van de hulpvrager als er zekerheid is dat de hulpvrager op eigen kracht verder kan gaan - De vrijwilliger heeft belang bij het uitwisselen van ervaring met andere vrijwilligers Eén van de middelen om aan bovenstaande zaken te werken is de driemaandelijkse terugkomdag. Daarnaast is dit formulier ontwikkeld waarmee de vrijwilliger aangeeft welke weg hij/zij heeft bewandeld, hoe ver het traject is gevorderd, welke hulpmiddelen ingezet zijn en hoe effectief die zijn geweest. We vragen alle netwerkcoaches om ter voorbereiding van de terugkombijeenkomst dit formulier in te vullen en (digitaal) terug te sturen. Ter herinnering: netwerkcoaching (zie de handleiding) is verdeeld in drie fasen: - Fase 1: Kennismaking en oriëntatie - Fase 2: Coaching - Fase 3: Doen (het uitvoeren van plannen) Zoals in de cursus is aangegeven kan er een individueel traject worden gevolgd. Het is niet nodig om alle stappen te nemen en elk hulpmiddel te gebruiken. De uitgangspunten hierbij zijn de drie basisregels: 1. De hulpvrager bepaalt de stappen die er worden gezet 2. De werkbladen zijn niet heilig 3. Je biedt alleen ondersteuning als dat nodig of gewenst is Veel succes met invullen en onze dank daarvoor. 14 Bron: SZvW Toolkit Sterk Netwerk 24

29 Fase: Stap: Middelen 15 : Toegepast ja/nee: 1. 1: Kennismaking Persoonlijk ABC Fotoboeken e.d. Levensloopposter Droomposter De wondervraag 2. Netwerk in kaart De groslijst De netwerkkaart 3. Kwaliteit Netwerkwensen De t.v. vraag/wet van Sint De deur uit De buurtkaart Kom er uit top Persoonlijke mogelijkheden De 3 p s Rondje positief 6. Team up Nieuwe contacten Brainstormen Top drie acties Agenda maken Beoordeling acties 8. Persoonlijk actieplan De 5 W s SMART 9. Plannen uitvoeren 10. Leren van ervaringen Tips voor onderweg Op je handen zitten Verslaglegging (Pstarrt) Resultaat: Opmerkingen: Verbeter punten: 15 De instrumenten zijn geen onderdeel van de toolkit Toolkit Sterk Netwerk 25

30 15 Intervisiemodel 16 Rolverdeling tijdens intervisie - Er is sprake van één inbrenger - Een gespreksleider - Een binnencirkel van maximaal 6 mensen - Een buitencirkel van de overige aanwezigen. Deze mensen observeren en nemen alleen deel aan de evaluatie. Afspraken - Inbrenger formuleert onderaan zijn/haar casus een vraag - Bij onderdeel 7 leunt de inbrenger achterover en reageert niet. De anderen spreken in de derde persoon en richten zich niet rechtstreeks tot de inbrenger. - Intervisie staat standaard op de agenda, tenzij er andere onderwerpen zijn die voorrang hebben op de agenda. - De gespreksleider stuurt drie weken van tevoren een mail rond met de vraag wie er een casus in wil brengen. Stappenplan en tijdspad 1. Lezen casus 5 minuten 2. Korte toelichting door indiener 5 minuten 3. Vragen ter verduidelijking 5 minuten Geen oplossingen, suggesties of uitweidingen 4. Korte antwoorden door inbrenger 5 minuten 5. Stellen van vragen die echt nodig zijn om verder te gaan. 5 minuten Wanneer er geen dringende vragen zijn, dan is er meer tijd voor onderdeel 7 6. Korte antwoorden door inbrenger 5 minuten 7. Groep formuleert het probleem en geeft suggesties aan de 20 minuten inbrenger 8. Inbrenger reageert 5 minuten 9. Evaluatie 5 minuten 16 Bron: Stichting Vrijwillige Thuiszorg Toolkit Sterk Netwerk 26

31 16 Evaluatieformulier na traject voor hulpvrager, voorbeeld 17 Datum: Naam hulpvrager: Naam vrijwilliger: Algemene vragen 1. Hebt u eerder een netwerkcoach tot uw beschikking gehad? 2. Zo ja: hoe hebt u, over het algemeen, het contact met deze persoon ervaren? Vragen wat betreft de aanpak netwerkcoach 1. Hebt u het idee een sterker sociaal netwerk gekregen te hebben? Licht uw antwoord toe. 2. Welke tips heeft u voor ORGANISATIE om de dienst netwerkcoach te verbeteren? Geef hieronder uw score en opmerkingen bij elk onderwerp (omcirkelen wat van toepassing is. 1 = helemaal mee oneens, 2 = niet erg mee eens, 3 = een beetje mee eens, 4 = helemaal mee eens) a. Ik weet precies wat het idee achter netwerkversterking inhoudt Opmerkingen: b. Ik vind mijzelf een geschikte kandidaat voor netwerkversterking Opmerkingen: c. Ik heb echt wat gehad aan de contacten met mijn netwerkcoach Opmerkingen: d. Qua sociale contacten voel ik mezelf nu zekerder Opmerkingen: 17 Bron: SZvW Toolkit Sterk Netwerk 27

32 e. De ondernomen activiteiten vond ik bevorderlijk voor mijn sociale netwerk Opmerkingen: Vragen wat betreft de ervaring met de inzet van de vrijwilliger 3. Hoe verliep de eerste kennismaking tussen u en uw huidige vrijwilliger? 4. Wat vindt u van de ondernomen activiteiten met de vrijwilliger? 5. Hoe voelde u zich in het bijzijn van de vrijwilliger? 6. Zijn er dingen die u graag anders had willen zien? Geef hieronder uw score en opmerkingen bij elk onderwerp (omcirkelen wat van toepassing is. 1 = helemaal mee oneens, 2 = niet erg mee eens, 3 = een beetje mee eens, 4 = helemaal mee eens) f. Mijn netwerkcoach hield zich altijd aan zijn/haar afspraken Opmerkingen: g. Ik voelde mij begrepen door mijn netwerkcoach Opmerkingen: h. Ik voelde mij gerespecteerd door mijn netwerkcoach Opmerkingen: i. Mijn netwerkcoach deed echt zijn/haar best om mij te helpen Opmerkingen: j. Ik vind dat mijn netwerkcoach veel inzet getoond heeft Opmerkingen: Toolkit Sterk Netwerk 28

33 k. Er zijn nog veel dingen die mijn netwerkcoach moet leren Opmerkingen: Vragen wat betreft ondersteuning in de toekomst 7. Zou u in de toekomst nog een keer een vrijwilliger tot uw beschikking willen hebben? 8. Zo ja: wat is uw reden daarvoor? 9. Zo nee: hoe ziet u uzelf vanaf nu zonder vrijwilliger? Toolkit Sterk Netwerk 29

34 17 Het projectplan 18 Wat is een projectplan? Vrijwel elk nieuw initiatief krijgt de vorm van een project. In het begin zijn het wellicht vooral uw visie, ideeën en enthousiasme die ervoor zorgen dat de start gemaakt wordt, maar al snel zult u iets op papier willen zetten. Bijvoorbeeld wat u wilt bereiken, wie er meedoen, wat er moet gebeuren, hoe u dat voor elkaar denkt te krijgen en wanneer alle activiteiten plaatsvinden. Het document waarin u de samenhangende onderdelen van uw initiatief omschrijft, is het projectplan. Het biedt een gestructureerd overzicht van wat u van plan bent. Een goed projectplan beschrijft de connectie tussen de aanleiding voor het initiatief, het doel, de activiteiten, de verwachte resultaten en de benodigde middelen. Verder staan in het projectplan een planning en een begroting. Daarmee is het projectplan hét basisdocument voor de uitvoering van uw initiatief. Waarom is het nodig? U maakt een projectplan in eerste instantie voor uzelf. Omdat u in het plan de uitgangspunten, afspraken en werkwijze vastlegt, vormt het een referentie voor uzelf en voor iedereen die bij het project betrokken is. Een goed projectplan biedt u de structuur op basis waarvan u de uitvoering ter hand kunt nemen. Verder is een projectplan onmisbaar om fondsenwerving goed te kunnen uitvoeren. Vanuit uw projectplan kunt u makkelijk en compleet putten om aan anderen uit te leggen waarom uw initiatief van belang is en wat u gaat doen. Potentiële financiers zullen vrijwel altijd een projectplan willen zien, omdat zij willen beoordelen of het de moeite waard is hun middelen aan u te doneren. Een goed projectplan laat zien dat u serieus bent, dat u heeft nagedacht over wat u wilt bereiken, en dat u in staat bent om een inschatting te maken van de kosten. Dat maakt u in potentie een aantrekkelijke partner. Hoe maakt u een projectplan? Een projectplan is eigenlijk niets anders dan een gestructureerde manier om de samenhang tussen alles wat u van plan bent en wat u daarvoor nodig hebt op papier te zetten. Een projectplan hoeft zeker geen dik document met allerlei bijlagen te zijn. In een paar A4-tjes kunt u alle essentiële onderdelen op papier krijgen. Er bestaan vele manieren en formats om een projectplan te maken. Essentieel zijn de volgende onderdelen: aanleiding en achtergrond vraagstuk of probleem doelstelling doelgroep resultaten aanpak of activiteiten input risico s en voorwaarden monitoring en evaluatie organisatie 18 Bron: MOVISIE, 2007 Toolkit Sterk Netwerk 30

35 planning begroting Aanleiding en achtergrond Onder deze kop beschrijft u wat de aanleiding is waarom u het initiatief hebt genomen. Ook kunt u hier aangeven wat de achtergrond van uw initiatief is, welke ontwikkelingen er gaande zijn en wat er bijvoorbeeld al gebeurt in uw organisatie of omgeving. Vraagstuk of probleem Dit is een cruciaal onderdeel van uw projectplan. Hier omschrijft u kort en duidelijk wat er mis is, wat er moet veranderen, wat nog niet geregeld is. Een goede probleemomschrijving zet de lezer meteen op het juiste spoor. Het is daarom belangrijk om het vraagstuk zo concreet mogelijk te omschrijven. Zeg dus niet: Het probleem in onze gemeente is dat deze onvoldoende hartveilig is, maar: Nog elk jaar overlijden in onze gemeente 10 inwoners aan hartfalen. Wij kunnen dat aantal niet verminderen omdat er geen defibrillatoren hangen en er onvoldoende opgeleide reanimisten zijn. Doelstelling De doelstelling is misschien wel het belangrijkste deel van het projectplan. Een goed omschreven doel laat in één klap zien wat u wilt bereiken doormiddel van uw project. Het is dus de moeite waard om de tijd te nemen voor een goede formulering. Een doelstelling wordt altijd geformuleerd op overkoepelend niveau, en gaat over de uiteindelijke uitkomst van uw project. Stel uzelf de vraag: hoe ziet het eruit als uw project afgelopen is, wat is er dan gerealiseerd, wat is er ten goede veranderd? Het antwoord op deze vragen schrijft u vervolgens SMART op. Ook is het van belang om de relatie tussen doelstellingen, resultaten en activiteiten goed in de gaten te houden. In onderstaand schema wordt die relatie zichtbaar gemaakt. Simpel gezegd: door het uitvoeren van activiteiten worden resultaten behaald. Al die resultaten bij elkaar zouden ertoe moeten leiden dat het doel is gehaald. Het halen van het doel betekent dat uw project effect heeft. Toolkit Sterk Netwerk 31