Verslag RCU Workshop Registratie

Transcriptie

1 Verslag RCU Workshop Registratie Datum: Locatie: De Uithof, Willem C. van Unnikgebouw Organisatie RCU-commissie Registratie: Martijn Heringa (WKZ), Marjolein de Booys en Marjolein Poels (verslag) Inleiders: Tom de Neef (PRN), Pauline Bruning en Onno van Galiën (Achmea), Wendy Koster (RESPECT), René Cornelisse (Erasmus MC/PRN) Deelnemers: Mirjam van Ede (WKZ),Wanda Bothof (vk WKZ), Floris Groenendaal (kinderarts WKZ), Josefien Demmer (vk-wkz), Charlotte van Oirschot (gyn Tilburg),, Gwendolyn van Strien (vk Diak), Lucie Poppe (vk Diak), Janine Boon (gyn Diak), Simone Neele (vk Rivierenland), Monique Hovestad (vk Rivierenland), Ingrid Poulus-Dijkstra (vk Rivierenland), Bernadette Atteveld (vk Rivierenland), Marieke van Driel (vk Deventer), Wilma Bults (vk Deventer), Elze Diekman (vk Deventer), Joost Zwart (gyn Deventer), Sylvia Korten (vk Deventer), Yvonne Timmerhuis (vk Deventer), Saskia Meijer (gyn Apeldoorn), Gerrie van der Haar (vk Apeldoorn), Aukje van Beek (vk Apeldoorn), Gratia Martens (gyn Woerden), Lisette Roelofs (vk Utrecht), Erna Kerkhof (RC Zwolle), Birgit van der Goes (RC Amsterdam), Ger de Winter (PRN), Anne Marieke Schiere (PRN). 1. Opening Martijn Heringa Het doel van de commissie Registratie van het Regionaal Consortium Utrecht (RCU) is een 100% tijdige en volledige registratie. De ambitie van de commissie is om kleine stappen te maken; de registratie verbeteren door samen te werken. Met beter samenwerken kan de zorg verbeterd worden en door een betere registratie wordt de verbetering ook zichtbaar. PRN Insight is een mooie check-tool om te zien wat in de zorg verbeterd kan worden. Echter, er bestaan veel verschillen in registratie waardoor gegevens onvolledig zijn of niet goed vergeleken en/of geïnterpreteerd kunnen worden. Deze registratieverschillen ontstaan door de manier waarop gegevens worden vastgelegd. Om deze beperking te overwinnen is deze bijeenkomst georganiseerd. Het doel van de bijeenkomst is om aan het einde van de dag een lijst te hebben met geprioriteerde variabelen waarbij problemen met registreren ontstaan en waarbij wij zelf in staat zijn om de gesignaleerde knelpunten op te lossen. Er zal in groepjes gewerkt worden om per veldnaam de variabele te definiëren, het probleem te omschrijven en een suggestie te doen voor een oplossing. In het verlengde van deze bijeenkomst zullen een aantal variabelen verder worden uitgewerkt en worden opgepakt door verschillende vsv s. In april zal er een vervolgbijeenkomst plaatsvinden om te zien wat het heeft opgeleverd en verdere stappen te zetten, zodat we gezamenlijk kunnen zorgen dat verbetermaatregelen door de PRN worden overgenomen en in het veld wordt uitgerold. 2. Cursus PRN-insight Tom de Neef

2 PRN-insight is een webprogramma waarmee gegevens uit de landelijke verloskunde registratie (1 e, 2 e en 3 e lijn) inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Het is bedoeld als instrument voor kwaliteitsverbetering. PRN-insight biedt de mogelijkheid om resultaten te spiegelen met anderen. Gegevens en trends die afwijken van andere praktijken en regio s worden inzichtelijk. Hierdoor kan je elkaar opzoeken, in kaart brengen waar er verschillen zijn, de oorzaken achterhalen en van elkaar leren. Kwaliteitsindicatoren zijn variabelen waarop goed gespiegeld kan worden door de resultaten onderling met elkaar te vergelijken. PRN-insight is te vinden via: Met behulp van PRN insight kunnen verschillende analyses worden gedaan, casusselecties worden gemaakt en jaarverslagen worden opgemaakt. Een snelle manier om gegevens te bekijken en te spiegelen is via de wat opvalt functie in het programma. (Rapporten -> Indicatoren -> wat opvalt). Door te kiezen voor percentages zijn trends te vergelijken op drie niveaus: praktijk/vsv-regio/landelijk. Is een praktijk aangesloten bij een VSV dan kan de spiegel informatie voor het VSV worden getoond. Er zijn verschillende kwaliteitsindicatoren die geselecteerd kunnen worden. Binnen de LVR-1 kan gekozen worden met welke regio de gegevens vergeleken moeten worden, binnen de LVR-2 staat de regio vast. Door te kiezen voor percentielen worden de gegevens van de praktijk gepositioneerd ten opzichte van andere praktijken in dezelfde (eerste of tweede) lijn in Nederland. Een percentiel van 90 betekent dat slechts 10% van de praktijken hoger op deze indicator scoort. Een percentiel van 50 betekent dat de praktijk in het midden zit van de scores. De gegevens vanuit PRN insight mogen voor onderzoek gebruikt worden, mits ze zijn ingedeeld op basale categorieën uit de onderzoek databank. Er moet op gelet worden dat resultaten niet tot de cliënt herleidbaar zijn. Dit kan beïnvloed worden door andere variabelen te categoriseren. Ger de Winter, directeur van PRN, licht toe dat er nog verder overleg met de beroepsverenigingen plaatsvindt over de privacy van gegevens in combinatie met het vragen om toestemming. De gegevens t.b.v. kwaliteitszorg zoals die in de PRN insight kunnen zonder specifieke toestemming worden geregistreerd en gebruikt. In de ochtend konden de cursisten oefenen met eigen vragen te beantwoorden m.b.v. het programma. Het geheim is je steeds goed af te vragen, wat wil ik in de teller hebben en wat in de noemer (uitschrijven helpt) en dan vervolgens de juiste selecties te maken. De cursisten kunnen nu als voortrekker en voorbeeld fungeren in hun eigen praktijk en VSV, om anderen het gebruik te leren. De inzichten van PRN insight kunnen helpen de zorg in de praktijk te verbeteren. 3. Essentiele velden in de LVR1, LVR2 en LNR registraties Kwaliteitsindicatoren (Tom de Neef)

3 Kwaliteitsindicatoren worden gebruikt voor ZIZO (nu Kwaliteitsinstituut), IGZ en VOKS. Er is geen duidelijke, complete lijst met alle indicatoren die voor het meten van kwaliteit gebruikt worden. Eén indicatorenset voor alle bij de geboortezorg betrokken beroepsgroepen ontbreekt. Daar moeten we wel naar toe op weg naar integrale geboortezorg. Nu zijn er verschillen in definities en registratie-waarden tussen 1 e en 2 e lijn en tussen diverse beroepsgroepen. Er is een onderscheid tussen verplichte items en de kwaliteitsindicatoren. Sommige items worden niet zichtbaar gebruikt als kwaliteitsindicator, maar zijn wel belangrijk voor de casemix (zoals etniciteit). Hierdoor is het niet altijd duidelijk wat wel en niet geregistreerd moet worden. Voor Tom is de Top 3-5 variabelen waarop veel verschillen in registratie plaatsvinden: - start baring - etniciteit - pijnbestrijding/sedatie - primaire/secundaire sectio - brede overdracht. Adverse Outcome Index (Onno van Galiën) Onno schets het belang van goede en betrouwbare registratie. Er is sprake van de kwaliteitscirkel: goede registratie leidt tot spiegelinformatie die inzicht geeft op eigen resultaten, dit inzicht leidt tot verbeteringen en die verbeteringen leiden weer tot best practices. De best practices worden geregistreerd etc etc. Een indicator moet de mogelijkheden tot verbetering kunnen meten. Achmea heeft een pilot uitgevoerd met de Adverse Outcome Index (AOI) bij 3 VSV s. De AOI is overgenomen uit Amerika, en bestaat daar uit 10 items, 6 maternale uitkomsten (maternale sterfte, uterusruptuur, maternale ic-opname, onverwachte terugkeer naar OK, bloedtransfusie postpartum en ernstige perineumruptuur) en 4 perinatale uitkomsten (intrapartum- en neonatale sterfte, geboortetrauma, NICU opname bij >2500 gr, lage APGAR score na 5 min). In Nederland wordt gewerkt met een basis AOI met 5 items. De uitkomsten zijn gebaseerd op de registratie van zowel verloskundigen, gynaecologen, neonatologen en ziekenhuispersoneel. De pilot geeft veel inzicht in verschillen. Zo is de definitie van een VSV al een issue. Soms kunnen deze verschillen verklaard worden door registratieproblemen (verschillen in sterfte, bloedtransfusie in de voorgeschiedenis), onvolledigheden in de software (o.a. etniciteit niet altijd ingevuld omdat dit veld ontbreekt in sommige pakketten- Alnatal), beleidskeuzen of logistiek (bijv. de aanwezigheid van een mediumcare: als geen MC aanwezig kan een kind van 28 weken met apgar-score 7 op een NICU geplaatst worden). Toch zijn de aandachtspunten die uit de pilot naar voren komen erg interessant. Verzekeraars willen graag bijdragen aan betere kwaliteit van zorg. Zij rekenen praktijken niet af op basis van prestaties, maar willen om de tafel zitten met zorgverleners om gezamenlijk te kijken waar zorg veranderd of verbeterd kan worden, zodat ze in staat zijn om zorgkwaliteit te herkennen. De pilot heeft al veel opgeleverd ook voor de deelnemende praktijken en krijgt een vervolg. Top 4 van Onno van variabelen waarop vanuit de Adverse Outcome Index veel verschillen in registratie plaatsvinden: - sterfte

4 - APGAR - bloedtransfusie fluxus - rupturen (3 e en 4 e graads) De Respect-studie (Wendy Koster) De Respect studie bestaat uit twee fases. De eerste fase bestaat uit het valideren van een predictiemodel voor preeclampsie en diabetes gravidarum om zwangeren met een hoog risico tijdig te identificeren. De tweede fase bestaat uit het implementeren van dit predictiemodel door het aanbieden van multidisciplinaire zorgpaden voor zwangeren met een hoog risico. De Respect studie haalt gegevens uit verschillende bronnen. De cliënt vult zelf een vragenlijst in, het lab en het RIVM leveren lab waardes aan en de verloskundige/gynaecoloog registreert gegevens. Er wordt voor de studie geen gebruik gemaakt van de LVR-1 en 2 vanwege de beperkingen hiervan. Het combineren en invoeren van de gegevens voor de Respect studie kost hierdoor veel tijd. De Respect studie loopt ook aan tegen verschillen in registratie. Zo worden door praktijken verschillende definities van zwangerschapsdiabetes en hypertensie gebruikt. Voor de eerste fase van de studie is dit niet zo van belang, maar wanneer de zorgpaden worden ingevoerd dienen de protocollen wel op 1 lijn te liggen. Variabelen waarop vanuit de Respect-studie veel verschillen in registratie plaatsvinden: - preeclampsie (wel niet en juiste definiëring - geboortegewicht - zwangerschapsdiabetes (wel niet en juiste definiëring) - zwangerschapsduur bij de bevalling - perinatale sterfte - APGAR Knelpunten (Martijn Heringa en René Cornelisse) René start zijn verhaal met de opmerking dat de gemiddelde tijdsbesteding van de registratie ongeveer 10 minuten per kind is, maar daar rustig nog 10 minuten bij kan worden opgeteld als je het klagen over de registratie meetelt! Een belangrijk knelpunt in de huidige registratie is dat niet duidelijk is wie bij welke VSV hoort. PRN-insight verzamelt alle gegevens automatisch per VSV wanneer een praktijk heeft aangegeven tot dat VSV te behoren. Doordat praktijken in meerdere VSV s kunnen zitten zijn de data in PRN-insight geen absolute getallen, maar vinden er soms dubbelingen plaats. Er wordt nog over oplossingen nagedacht. Ook de delay tussen invoer en output (1,5 jaar) maakt het gebruik van de registratie lastig. Hij benadrukt dat alleen relevante data geregistreerd moeten worden, waar je daadwerkelijk wat mee doet maar anderzijds gewaakt moet worden dat geen velden worden weggegooid waar je later spijt van gaat krijgen. Vektis bevat veel relevante data waar je gebruik van kan maken. Verder moet je uitkijken voor teveel casemix-correctie. Het risico is dat relevante verschillen en signalen weggecasemixed worden. Het delen van gegevens stuit geregeld op weerstand uit angst dat de cijfers door zorginkopers gebruikt worden om een praktijk af te rekenen op prestaties. De onderlinge concurrentie weegt soms niet op tegen het vertrouwen in elkaar en de zorgverzekeraar. De eigen praktijk kan in PRN-insight worden afgezet tegenover het VSV of de regio,

5 maar niet tegenover een andere individuele praktijk. De herleidbaarheid van gegevens naar een VSV zou dan ook juist minder beangstigend hoeven zijn dan naar een individuele praktijk. Er zijn ook voorbeelden waarin het delen van gegevens juist goed gaat. In Tilburg worden de gegevens binnen de kring gedeeld. De gegevens zijn niet herleidbaar naar individuele praktijken en LVR1 en 2 worden gecombineerd. Opvallende resultaten worden tijdens een bijeenkomst gezamenlijk bekeken, wat erg nuttig blijkt te zijn. Dit zou als voorbeeld kunnen dienen voor andere VSV s. In PRN-insight krijgen praktijken alleen de eigen data terug. Dezelfde cliënt kan dus verschillend terugkomen als in de 1 e en 2 e lijn andere gegevens zijn ingevoerd. Momenteel zijn er nog twee datasets (LVR 1 en LVR 2), het combineren van de gegevens uit deze datasets duurt erg lang en loopt daardoor altijd ruim 1 jaar achter. Er is een nieuwe dataset door PRN ontwikkeld (dataset 1.3) waarin de registratie voor de 1 e en 2 e uniform is gemaakt. Doordat nog niet alle praktijken gebruik maken van deze dataset moeten oude bestanden nog steeds worden omgezet, wat informatieverlies en vertraging tot gevolg heeft. Registreren kost zowel tijd als geld. Daarom is het van belang om goed te registreren zodat ook echt iets met de gegevens gedaan kan worden. Het is zoeken naar een juiste balans tussen enerzijds alleen registreren wat echt nodig is en anderzijds genoeg registreren om verschillen te kunnen verklaren. De ambitie zou moeten liggen binnen de gedachte van integrale ketenzorg. Wanneer 1 keer goed geregistreerd wordt aan de bron zou dit de registratie aanzienlijk vereenvoudigen. Middagprogramma In drie werkgroepen werd gevraagd een top 10 van variabelen op te stellen waarvan we zelf in staat zijn om de registratie te verbeteren. Gevraagd werd om zich op te geven om een digitaal werkende subgroepjes te komen tot een systematische aanpak van problemen: probleemverheldering, kaders voor een oplossing, mogelijke oplossingen, implementatie ideeen en mogelijkheden om de verbetering te monitoren (zie onderstaande bijlage). Uit de discussie kwam de bijgevoegde tabel als opzet naar voren. Het doel is hierop te reageren om hem te completeren en in april een workshop te houden - bij voorkeur bij een VSV die nu niet aanwezig was- om de eerste resultaten te bespreken. Aan het eind van de bijeenkomst waren de meningen zeer positief over het genomen initiatief en de organisatie van deze dag. We moeten hier zeker mee verder.

6 1. Bijlage Systematische aanpak van problemen Model probleemaanpak, stappenplan: 1. Probleemdefinitie Er is sprake van een probleem als er verschil is tussen de gewenste situatie en de feitelijke situatie. 2. Analyse Wat zijn de belemmerende en bevorderende factoren om tot een oplossing te komen? 3. Criteria Aan welke vereisten moet een oplossing voldoen, b.v. t.a.v. kosten, tijdsbeslag, inzet personeel, doelstelling afdeling, opvattingen over bejegening. 4. Mogelijke oplossingen Er worden mogelijke oplossingen gegenereerd, b.v. in een brainstormsessie. 5. Keuze Er word gekozen voor die oplossing die het best/meest voldoet aan de onder punt 3 genoemde criteria 6. Evaluatie Na verloop van tijd wordt nagegaan of het probleem is opgelost of dat nog moet worden bijgestuurd. Aandachtspunt is dat duidelijk moet zijn wie bij het oplossen van een probleem betrokken wordt, en hoe de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn verdeeld.