Handleiding Planning & Controlcyclus 2014

Transcriptie

1 Handleiding Planning & Controlcyclus 2014 Concept 19 november

2 Inhoud 1. Inleiding Aanleiding Regelgeving Opdracht voor en doel van de handleiding Focus in Leeswijzer 4 2. De P&C-cyclus op hoofdlijnen Wat is het? Hoe werkt het? Welke randvoorwaarden zijn nodig Wie doet wat 8 3. P&C cyclus op concernniveau Waterbeheerplan Kadernota Programmabegroting 2014 en de meerjarenraming Bestuursrapportages en Jaarverslaggeving (van D&H aan VV) Bestuursrapportage 1 en 2 en de Najaarsbrief Jaarverslaggeving P&C Handleiding & kalender Ambtelijke cyclus Basis voor de rapportages Jaarplannen Maandrapportage door resultaatverantwoordelijken Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd Financiële Diagnose Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd Schema raportages (onder voorbehoud van lopende ontwikkelingen) 16 2

3 1. Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt de handleiding voor de Planning en Controlcyclus In deze handleiding worden de documenten binnen deze cyclus op hoofdlijnen beschreven, inclusief de activiteiten en verantwoordelijkheden die nodig zijn om de cyclus goed te laten verlopen. Een concrete tijdsplanning voor de hele P&C cyclus 2014, de P&C kalender is in bijlage 1 opgenomen. 1.2 Regelgeving Voor de P&C-cyclus van Delfland is de onderstaande regelgeving van toepassing. Daar waar van toepassing wordt dit in de tekst verder uitgewerkt en is een verwijzing naar de betreffende regelgeving opgenomen. Nationale regelgeving: AmvB Bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW) de bundeling van alle voor waterschappen relevante regelgeving (procedure- en vormvereisten van begroting en jaarverslag) Ministeriële regeling verslaggeving waterschappen Waterschapswet (art. 108 en 109: financiële verordening en controleverordening Delfland, rechtmatigheid) Wet op de Ondernemingsraden (art. 24: jaarstukken en begroting worden ter informatie en bespreking aan OR voorgelegd) Regelgeving Provincie Zuid-Holland Provinciale verordening Zuid Hollandse waterschappen die procedurevoorschriften bevat over begroting en jaarrekening en jaarverslag. Provinciale nota Toezicht op de Waterschappen Regelgeving Verenigde Vergadering Delfland Controleverordening - rechtmatigheid (ex art. 109 Waterschapswet) Financiële verordening (ex art. 108 Waterschapswet) 1 Diverse tarieven- en legesverordeningen Begrotingsprotocol (DMT-versie) Uitvoeringsvoorschrift onvoorzien 1.3 Opdracht voor en doel van de handleiding Het doel van deze handleiding is alle voor Delfland relevante informatie rond de P&C-cyclus zodaning weer te geven dat de P&C producten efficiënt en rechtmatig kunnen worden samengesteld. Hiermee wordt een belangrijke basis gelegd voor het in control raken van de organisatie. 1.4 Focus in 2013 Het is binnen Delfland de vierde keer dat een P&C-handleiding in deze vorm verschijnt. De handleiding is voortgekomen uit een concernbreed gedeelde behoefte aan een betrouwbare samenhangende cyclus waarin duidelijk is wat er wanneer moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is. Een goede P&C-cyclus vraagt steeds energie en aandacht in de komende jaren. Voor 2014 is de ambitie dat: De planning van de P&C producten voor heel 2014 bekend is, zodat iedereen daar bij het plannen van de werkzaamheden rekening mee kan houden; 1 Diverse VV-nota s: Nota activabeleid, Kostentoerekening en kostprijsberekening, Weerstandsvermogen & risicomanagement, Reserves en voorzieningen, Financiering, Bedrijfsvoering, Verbonden partijen 3

4 Dat de werkzaamheden die met de samenstelling van de P&C producten samenhangen gestructureerd verlopen; Dat evaluatie en verbetering van P&C-producten onderdeel is van het reguliere P&Cwerk. Dat vanuit de interne rapportages de P&C producten relatief makkelijk kunnen worden samengesteld. 1.5 Leeswijzer Na de inleiding volgt een kaderstellend hoofdstuk over de hoofdlijnen van de P&C cyclus. In dit hoofdstuk zijn belangrijke uitgangspunten voor de P&C-producten telkens expliciet benoemd. In de daaropvolgende hoofdstukken worden de P&C producten op hoofdlijnen beschreven. In de bijlage is ook de kalender opgenomen, waarin de producten én het proces van samenstelling op hoofdlijnen zijn opgenomen. 4

5 2. De P&C-cyclus op hoofdlijnen 2.1 Wat is het? De P&C-cyclus is het systematisch sturen en beheersen van de organisatie waarbij resultaten, effecten, ontwikkelingen én middelen in samenhang worden bezien en beoordeeld. De cyclus is voortschrijdend, dat wil zeggen, gaat verder op basis van eerder genomen besluiten, en stelt die besluiten bij als dat op basis van de herijking (lees rapportage) nodig is. 2.2 Hoe werkt het? Plan-do-check-act De P&C-cyclus is een beleidscyclus, met daarin de volgende stadia: Plannen (Plan) en budgetteren: wat doen we om welke doelen te realiseren en met welke inzet van middelen. De 3 W-vragen zijn hierbij de rode draad o Wat willen we bereiken? o Wat gaan we er voor doen? o Wat gaat het kosten? Uitvoeren (Do): binnen de kaders van de planning uitvoeren, Monitoren (Check): meten en vergelijken van de voortgang aan de hand van indicatoren Analyseren & bijsturen (Act): analyseer de verschillen, verklaar deze, mede aan de hand van ontwikkelingen en bepaal of en hoe bijsturing moet plaatsvinden Figuur 1 Plan, do, check en act volgens Deming. Als we de Delflandse P&C producten gemakshalve in een groep plannings- en een groep controlproducten verdelen, omvatten de control-producten zowel de check als de act uit de beleidscyclus. Indicatoren Om de cyclus goed te kunnen doorlopen is een monitoring aan de hand van de benoemde indicatoren essentieel. Op dit moment staan de basisindicatoren exploitatie- en investeringsbudget centraal in de P&C-cyclus én wordt in kwalitatieve zin de voortgang van de doelrealisatie beschreven door de benoemde resultaten en daarbij behorende prestatie indicatoren langs te lopen. De programmabegroting 2014 is gebaseerd en ingericht op het principe van doelen, resultaten en prestatie-indicatoren per programmalijn. Waterbeheerplan (WBP), kadernota en P&C Het Waterbeheerplan, het coalitieakkoord en de kadernota zijn het vertrekpunt voor de P&Ccyclus. Het Waterbeheerplan (WBP) is een vastgesteld statisch document waarvan de actualisatie en de herijking plaatsvindt in het kadernotaproces. Daarnaast is in 2012 gestart 5

6 met de samenstelling van het WBP 5 dat vanaf 2016 de nieuwe basis voor het beleid gaat vormen. Het WBP, de kadernota en de P&C-producten moeten verder naadloos op elkaar aansluiten. De middelen die nodig zijn om de in het WBP en kadernota geformuleerde doelen te bereiken, moeten in de programmabegroting / meerjarenraming beschikbaar worden gesteld. Voor de goede orde wordt hier benadrukt dat met het van kracht worden van het WBP 4, , in principe géén aparte voortgangsrapportages over het WBP meer worden gemaakt. De randvoorwaarde is dat de P&C-rapportages zo zijn ingericht dat de voortgang van de realisatie van het WBP en kadernota duidelijk en meetbaar is. Voorwaarden van provincie De rapportages moeten ook voldoen aan de criteria die hiervoor door de provincie zijn gesteld in haar nota Toezicht 1. De jaarrekening is het logische rapportagedocument voor dat doel en wordt daar waar nodig aangevuld met informatie uit de programmarapportages. In 2011 is de provinciale rapportage voor het eerst in de jaarrekening verantwoord. Beleids en Beheersproducten (BBP) en P&C Met het oog op de onderlinge vergelijkbaarheid en de verplichte rapportages aan de Unie van Waterschappen en het Centraal Bureau voor de Statistiek werken de waterschappen in hun administratie met de BBP-structuur. Deze BBP structuur is, naast programma en lijn, op dit moment een derde dimensie in de P&C-producten. Technische uitgangspunten De technische uitgangspunten die van belang zijn voor de P&C-cyclus zijn opgenomen in het Algemeen Management Handboek, in het bijzonder het Begrotingsprotocol (AMH 8.02). Het begrotingsprotocol gaat over de budgetspelregels, de begrotingsafwijkingen en het financieel afwijkingsbeleid. In AMH hoofdstuk 07 Concern control en financieel beleid zijn alle relevante (financiële) beleidsuitgangspunten opgenomen. De uitgangspunten voor het hoe samengevat: WBP, coalitieakkoord en kadernota vormen samen het vertrekpunt voor de P&C-cyclus WBP en P&C-producten moeten al dan niet door bijstelling in overeenstemming met elkaar zijn. Er is sprake van concernsturing waarbij er resultaatverantwoordelijken zijn Welke programma s er zijn en hoe deze zijn ingevuld ligt primair vast in het coalitieakkoord dat geldt voor de zittingsperiode van het college (in principe 4 jaar); in het WBP (looptijd van 6 jaar) worden de programma s verder uitgewerkt. Teksten onderbouwen en verklaren de cijfers P&C-producten worden samengesteld door de relevante informatie uit onderliggende rapportages te verzamelen en de cijfers en toelichtingen samen te voegen naar een volgend aggregatieniveau ( oprollen ); Technische uitgangspunten zijn opgenomen in hoofdstuk 7 en 8 van het AMH. 2.3 Welke randvoorwaarden zijn nodig Tijdigheid De betrokkenen moeten tijd vrij maken of krijgen om een goede invulling aan het proces van planning en control te kunnen geven. Die tijd moet dus zijn opgenomen in de werkplannen van de betrokkenen. De leidinggevenden hebben hierin een bepalende rol, zeker als het gaat om het stellen van prioriteiten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: De Handleiding P&C wordt door D&H vastgesteld en ter kennisname aan de rekeningcommissie en de VV aangeboden. 1 De Nota Toezicht Waterschappen (PZH 2010) bevat de volgende criteria: één keer per jaar rapporteren is voldoende, rapportagemoment sluit aan bij P&C-cyclus, rapportage op basis van beleids- en procesindicatoren. 6

7 Detailplanningen en richtlijnenbrieven worden minstens vier weken voor de daadwerkelijke verzending van de uitvraag (informatie en formats vanuit Bedrijfsvoering/Financiën) verstuurd aan de direct betrokkenen op zowel verantwoordelijk als uitvoerend niveau. Dit is tevens het startmoment van een bepaald P&C product. Aanlevering en verwerking van basisgegevens (alle middelen) is altijd bij, zeker bij afsluiting van een boekingsperiode. Er is voldoende proces- en aanlevertijd om alle betrokkenen hun werk goed te laten doen Bij prioriteitstellingsvragen, gaat het P&C-proces zoveel mogelijk voor. Juistheid en volledigheid Er is één centraal financieel systeem waarin de basisinformatie voor de P&C-cyclus is opgenomen: GIDS. Dit centrale systeem bevat de geldende informatie, dat wil zeggen: de informatie waarover door bevoegde organen (bestuur) of personen (budgethouders) besloten is én die daarna administratief verwerkt is hetzij centraal, hetzij decentraal in de organisatie (zie verder de paragraaf wie doet wat ). Extra comptabele overzichten moeten zoveel als mogelijk worden vermeden en zijn alleen acceptabel als GIDS die faciliteiten niet biedt. Uitgangspunten betrouwbare informatie en formats: GIDS wordt dagelijks bijgewerkt en is dus actueel GIDS is het basisinformatiesystemen voor de P&C-producten voor zover het om investeringen en exploitatie gaat. Investeringsramingen in GIDS voldoen aan de SSK-criteria en andere financieeltechnische uitgangspunten als beschreven in het AMH. Bij de start van een P&C-productieproces moet tijd ingeruimd worden met betrokkenen (Bedrijfsvoering/Financiën) om tot een uitvraag te komen met betrouwbare informatie en bruikbare formats. Het initiatief daarvoor ligt bij degene die het proces faciliteert (zie paragraaf Wie doet wat ). P&C producten, overzichten en formats staan op een centrale plaats op de K-schijf: /P&C cyclus/jaar x Rechtmatigheid De P&C-producten moeten voldoen aan de criteria die zijn opgenomen in het controleprotocol Rechtmatigheid. Inzicht (cijfers, ontwikkelingen, bestuur) Een van de basisdoelen van de P&C-cyclus is een relatie te leggen tussen inhoudelijke voortgang en middelen én de mogelijkheid hierop te kunnen bijsturen. Dit gebeurt langs de lijn van de 3 W s: o Wat willen we bereiken? o Wat gaan we er voor doen? o Wat gaat het kosten? Het gaat er voor wat betreft de bestuurlijke rapportages om alleen afwijkingen ten opzichte van de begroting te verklaren, zowel financieel als inhoudelijk. Hierbij geldt dan dat: De ondersteunende teksten inzicht geven in de veelal bestuurlijke - ontwikkelingen en aansluiten op de cijfers. het P&C product in principe voor de portefeuillehouders geen verrassingen bevat. Met andere woorden de inhoud is met de portefeuillehouder afgestemd. Evalueren In het proces zullen altijd knelpunten of vraagstukken opduiken die niet direct zijn op te lossen zijn of die ad-hoc moeten worden opgelost. In beide gevallen is het van belang te zorgen voor borging van de oplossing zodat hiervan kan worden geleerd. Daarnaast zal na de tot standkoming van een P&C-product het proces worden geëvalueerd. 7

8 2.4 Wie doet wat Planning & Control is een concernbrede verantwoordelijkheid. Het is juist daarom belangrijk te benoemen wie waarvoor verantwoordelijk is. Er is gekozen voor een onderscheid in verantwoordelijkheid voor het proces van de P&C-cyclus en de inhoud van de P&C-cyclus. Hierna wordt eerst uiteengezet wat daarbij de rolverdeling is in termen van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap De verantwoordelijkheid voor het totaal ligt bestuurlijk bij het college van D&H en ambtelijk bij de secretaris-directeur. Daarbinnen geldt de volgende rolverdeling: voor elk onderwerp is een D&H-lid bestuurlijk opdrachtgever en is een DMT-lid ambtelijk opdrachtgever. Op zijn of haar beurt wordt deze ondersteund door een opdrachtnemer. De P&C-cyclus is voor wat het betreft het proces de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Financiën en ambtelijk de Concerncontroller. Inhoudelijk zijn de inhoudelijke portefeuillehouders verantwoordelijk waarmee de programmalijn wordt gevolgd. Het programma Organisatie is de verantwoordelijkheid van de dijkgraaf en ambtelijk van de secretaris-directeur. Ambtelijk Opdrachtgeverschap P&C-proces Het ambtelijk opdrachtgeverschap voor het P&C proces omvat de verantwoordelijkheid voor de inrichting, de monitoring en de sturing van het proces en de concrete tijdsplanning met stappen. Daarnaast is de consolidatie van wat in de P&C-producten staat belangrijk én het bewaken van de geldende kaders zodat het een rechtmatig product is. Voor de Delflandse P&C-cyclus is deze verdeling per product als volgt: Concernniveau: concerncontroller Programmaniveau: programmaverantwoordelijk DMT-lid Sectorniveau: sectorhoofd Teamniveau: teamleider Investeringsprojectniveau: resultaatverantwoordelijke Ambtelijk Opdrachtgeverschap P&C-inhoud Binnen de kaders van het proces is deze opdrachtgever verantwoordelijk voor het leveren van inhoud. Om die inhoud te leveren zal het zeker op concernniveau nodig zijn om een proces te organiseren wat leidt tot die inhoud. De kwaliteit van de inhoud en zorg voor het juiste abstractieniveau van de inhoud is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Ook hier geldt dat de opdrachtgever de randvoorwaarden op orde moet brengen waaronder bovenstaande gerealiseerd kan worden. Programmacyclus Het programmaverantwoordelijk DMT-lid heeft de eindverantwoordelijkheid voor de programmaproducten en in de concerncyclus programmahoofdstukken. Het gaat om: de inhoudelijke en cijfermatige kwaliteit (bestuurlijke relevantie en eenduidig abstractieniveau) van het stuk op programmaniveau; het kortsluiten van het stuk met de portefeuillehouder; een juiste, tijdige en volledige aanlevering van het stuk zowel tekstueel als cijfermatig. Teamcyclus De teamleider is verantwoordelijk voor de teamcyclus, van waaruit de P&C-producten worden gevoed. Daarnaast levert de teamleider een bijdrage aan de programmacyclus in zijn rol als doel/resultaatverantwoordelijke. Ambtelijk opdrachtnemerschap P&C-proces De opdrachtgever heeft een opdrachtnemer die zorgt voor de acties die samenhangen met het proces of die deze acties laat uitvoeren. Het gaat dan om de zorg voor de tijdsplanningen, de formats en de toelichtingen (bijvoorbeeld een richtlijnenbrief), het verzamelen en verspreiden van basisinformatie (geld, tijd, formatie); het verzamelen en controleren op volledigheid en juistheid van de aangeleverde informatie en deze verwerken in de administratieve systemen. Het ligt voor de hand dat de opdrachtnemer zich daarbij laat ondersteunen door de financieel adviseurs. 8

9 Voor de Delflandse P&C-producten is de verdeling van het opdrachtnemerschap als volgt: Concerncyclus: teamleider Financiën: totaalproces, binnen die kaders: zie programmacyclus. Programmacyclus: programmaverantwoordelijk DMT-lid in samenwerking met de coördinator van het programma en de resultaatverantwoordelijken Teamcyclus: teamleider Investeringencyclus: resultaatverantwoordelijke Ondersteuning Controller De controller is verantwoordelijk voor het toezicht houden op een adequate werking en onderhoud van de administratieve organisatie en de interne controle van de organisatie. In de P&C-cyclus houdt dit in: het toezicht op tijdigheid, juistheid, kwaliteit en volledigheid. De controller heeft een toetsende functie ten aanzien van de geldende beleidsstukken, protocollen en procedures. Ook geeft de controller gevraagd en ongevraagd advies over bovenstaande. De controller houdt contact over de voortgang en kwaliteit met de programmaverantwoordelijke DMT-leden om bijvoorbeeld gestagneerde processen weer op gang te krijgen en/of risico s en knelpunten aan te kaarten. De controller geeft gevraagd en ongevraagd advies met als doel de kwaliteit van de opgeleverde eindproducten te waarborgen. Voor de controllers geldt dat zij via het programma en via de lijn werken; ze zijn zowel aan één of meerdere sectoren als aan één of meerdere programma s gekoppeld. Financieel adviseur De financieel adviseur is verantwoordelijk voor de aanlevering van financiële basisinformatie uit GIDS en formats, het verzamelen en analyseren van die informatie. De financieel adviseurs zorgen voor een verdere uitwerking van de concernplanning in opdracht van het programmaverantwoordelijk DMT-lid. De financieel adviseurs zorgen voor een proces dat leidt tot ingevulde formats en zorgen daarmee voor de informatieverzameling en verwerking en analyse. Met vragen kunnen ze terecht bij de medewerkers van het taakveld Financieel beleid & advisering van het team Financiën. Ook voor de financieel adviseurs geldt dat zij gekoppeld zijn aan resultaatverantwoordelijken. Daarnaast is de financieel adviseur verantwoordelijk voor: het verwerken van mutaties in GIDS naar aanleiding van begrotingswijzigingen kwaliteitscontrole op financiële administratie binnen de sector Teamleider Financiën Deze is verantwoordelijk voor: het voeren van een juiste, tijdige en volledige financiële administratie; de afsluiting van de boekingsperiodes. de richtlijnen planning en voortgang. Het verspreiden van planningen en formats en bijbehorende toelichtingen. Het verzamelen en consolideren van de gegevens tot één P&C-product en het nagaan of de gegevens overeenstemmen met de in de begroting vastgelegde financiële kaders. Het opstellen van de financiële paragrafen (o.a. kostentoerekening, financiering, reserves en voorzieningen, weerstandvermogen, belastingen). Het verwerken van de begroting en bestuursrapportages (begrotingswijzigingen) in GIDS. Ontwikkelen van financiële beleidskaders. Teamleider P&O Deze is verantwoordelijk voor de verwerking van formatieve gegevens, na besluitvorming door VV en D&H en het tijdig leveren van de formatieoverzichten voor de begroting. 9

10 Sectorhoofd Bedrijfsvoering Is eigenaar van GIDS en verantwoordelijk voor een goede werking van het systeem. 10

11 3. P&C cyclus op concernniveau 3.1 Waterbeheerplan Het waterbeheerplan is het kader voor alle activiteiten van de organisatie. Voor een periode van 6 jaar legt de VV vast welke doelstellingen ze wil bereiken en wat daarvoor gedaan moet worden. Het WBP geeft op hoofdlijnen een overzicht van de kosten die daarmee gemoeid zijn. WBP en Meerjarenraming moeten één op één op elkaar aansluiten: inhoud en benodigde middelen moeten met elkaar kloppen. Het waterbeheerplan houdt rekening met de integrale plannen van het rijk, de provincie en de provinciale verordening. Omdat het geldende waterbeheerplan nog tot 2016 loopt, gaat de handleiding P&C 2014 niet verder in op de inhoud en het proces van dat plan. 3.2 Kadernota Positie in de P&C-cyclus De kadernota 2015 volgt op de programmabegroting 2014 en de meerjarenraming , de Jaarrekening en -verslag 2013 en Burap 1 van De kadernota wordt inhoudelijk opgebouwd vanuit de jaarplannen De kadernota wordt gevolgd door de programmabegroting 2015 en de meerjarenraming Doel Het WBP is een vastgesteld statisch document dat wordt herijkt en geactualiseerd in de kadernota. Voor een effectief en efficiënt verloop van het begrotingsproces worden in de kadernota de kaders vastgesteld voor de komende (meerjaren)begroting. De kadernota vormt de start van het begrotingsproces voor 2015, wat een termijn omvat van 2015 t/m Het waterbeheerplan in combinatie met de programmabegroting 2014 en de meerjarenraming is het uitgangspunt voor de kadernota De kadernota 2015 herijkt het waterbeheerplan (Ambitiecheck) en de programmabegroting 2014 en de meerjarenraming op basis van de structurele effecten van de Jaarrekening 2013 (waarin Bestuursrapportage 1 en 2 van 2013 zijn verwerkt) en Bestuursrapportage Het document is vooral van belang voor de kaderstellende en beleidsbepalende functie van het algemeen bestuur. In de besprekingen over de kadernota geeft het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de herijkte beleidsmatige en financiële kaders mee die gelden voor de uitwerking van het meerjarenbeleid. Inhoud In de kadernota 2015 worden de ontwikkelingen en structurele effecten verwerkt die nog niet door de VV in de begrotingscyclus zijn vastgelegd en wordt aangegeven wat daarvan het effect is op het beleid van het waterschap voor de komende jaren. De financiële gevolgen, inclusief die voor de waterschapsbelastingen die worden opgelegd, worden in beeld gebracht. De kadernota leidt tot een besluit over welke financiële en inhoudelijke kaders gelden voor het begrotingsproces. De financiële kaders dienen aan te sluiten bij de in de nota geformuleerde ontwikkelingen en beleid. Het betreft zowel interne als externe ontwikkelingen, zowel financieel als inhoudelijk. De kadernota is in vorm vrij omdat het geen wettelijk vereist P&C product is. In verband met de onderlinge vergelijkbaarheid van de P&C-producten wordt een identieke indeling van die producten gevolgd. Hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit geeft de uitgangspunten: er is een programma-indeling, waarin doelstellingen, beleid en de kosten zijn weergegeven. Eenvoudig geformuleerd, gaat het in de P&C-producten dus telkens om de beantwoording van de 3 W-vragen: Wat willen we bereiken? Wat gaan we er voor doen? Wat gaat het kosten? 11

12 In de kadernota worden deze vragen per programmalijn op het niveau van doelen, resultaten en prestatie-indicatoren gemonitord. Naast de programmabeschrijving bestaat de kadernota uit een algemene toelichting, waarin ten minste staat: de gevolgen voor de WBP-doelstellingen (Ambitiecheck) per programma de financiële uitgangspunten zoals die in de (herijkte) begroting zijn vastgelegd. Planning De kadernota vormt de start van het begrotingsproces Vooruitlopend op de vaststelling in de VV van 10 juli 2014 is de ambtelijke voorbereiding van Programmabegroting 2015 en de meerjarenraming al gestart; eventuele gevolgen van de formele vaststelling van de kadernota zullen in het proces van de begroting worden verwerkt. 3.3 Programmabegroting 2015 en de meerjarenraming Positie in de P&C-cyclus De Programmabegroting 2015 en de meerjarenraming volgt op de kadernota 2015 en Burap 1 en De Programmabegroting 2015 en de meerjarenraming worden gevolgd door de Najaarsbrief 2014 en de jaarrekening 2014; Doel In de Programmabegroting 2015 en de meerjarenraming stelt de Verenigde Vergadering de financiële en inhoudelijke kaders vast waarbinnen het College de komende begrotingsjaren moet opereren. Per programmalijn geeft de Verenigde Vergadering aan welke doelen zij wil bereiken en wat de beoogde effecten daarvan zijn door middel van het benoemen van doelen, resultaten en prestatie-indicatoren. Ook wordt aangegeven hoeveel dit mag kosten. Feitelijk bestaat de totale programmabegroting 2015 uit drie delen: de bestuurlijke programmabegroting en de meerjarenraming en de ambtelijke beheersbegroting. De programmabegroting is het document dat de financiële en inhoudelijke kaders van de VV voor het college bevat voor het volgende begrotingsjaar. Hierover wordt via de Bestuursrapportages (tussentijds) en het Jaarverslag (achteraf) gerapporteerd. De meerjarenraming bevat de meerjarige 1 doorkijk en is primair van belang voor de kostenontwikkeling, de financieringsonderbouwing en de tariefsstelling. De beheersbegroting is de gedetailleerde financiële uitwerking van de begroting. Het is een tabel, waarin de programmabegroting is toegedeeld aan de lijnorganisatie op basis waarvan de financiele bedrijfsvoering van de organisatie plaats vindt en is voor intern gebruik. Inhoud De Programmabegroting 2015 en de meerjarenraming is de uitwerking van de vastgestelde kadernota 2015 in concrete doelstellingen, resultaten en prestatie-indicatoren per programmalijn en de bijbehorende (financiële) middelen. Voor wat betreft de voorbereiding is sprake van één proces en één document. Op het niveau van de Toelichting (MJR) en Paragrafen (Begroting) omschrijft het Waterschapsbesluit wat minstens in de begroting moet zijn opgenomen. 2 Planning De VV stelt de Programmabegroting 2015 en de meerjarenraming vast op 20 november Deze datum wordt bepaald door de vereisten uit de waterschapswet 1 en het tijdig gereed zijn van de administratie voor het nieuwe boekjaar. 1 WS-wet art 100: ten minste 3 op het begrotingsjaar volgende jaren. 2 Waterschapsbesluit artikel 4.7 en 4.8 omschrijft de minimum vereisten aan de inhoud van de toelichting (MJR); artikel 4.11 t/m 4.25 die voor de paragrafen (Begroting). 12

13 De ambtelijke voorbereiding is erop gericht om de conceptbegroting van de (exploitatie- en investerings)budgetten eind augustus 2014 ambtelijk te hebben afgerond. Daarna volgt het afstemmingsproces in DMT en het College. 3.4 Bestuursrapportages en Jaarverslaggeving (van D&H aan VV) Bestuursrapportage 1 en 2 en de Najaarsbrief Positie in de P&C-cyclus Burap (januari tot en met maart) volgt op de jaarrekening en jaarverslag 2013, de programma begroting 2014 en de meerjarenraming Burap wordt opgebouwd vanuit de begroting 2014 en de team en programmarapportages januari t/m maart. Burap wordt gevolgd door de Kadernota 2015, Burap 2 en de Najaarsbrief. Burap (tot en met juni) volgt op Burap Burap wordt opgebouwd vanuit de Begroting 2014, Burap ; programma- en teamapportages januari t/m juni. Burap wordt gevolgd door de Najaarsbrief en de jaarrekening en jaarverslag Doel Via de Buraps informeert D&H de VV over de afwijkingen ten opzichte van de begroting en de voortgang op de prestatie-indicatoren. Het is een middel voor informatievoorziening en verantwoording, op basis waarvan de VV eventueel kan bijsturen door bijvoorbeeld over begrotingswijzigingen te beslissen. De wijzigingen kunnen betrekking hebben op de lopende begroting, maar ook doorwerken in de meerjarenraming. De structurele effecten uit de Burap s en jaarrekening zijn daarnaast van belang als input in het begrotingsproces Voor Burap 1 geldt dat deze vooral van belang is voor het bijstellen van de begroting 2014 voor de structurele effecten die na vaststelling van de oorspronkelijke begroting 2014 hebben plaatsgevonden. Deze effecten komen met name naar voren uit de jaarrekening Voor Burap 2 geldt dat gerapporteerd wordt over de begroting 2014 inclusief de bijstellingen uit Burap 1. Burap 2 is verder van groot belang als input voor het proces van de programma begroting 2015 en de meerjarenraming Daarnaast voert de accountant over de eerste zes maanden van het jaar een interim-controle uit waarin Burap 2 één van de onderwerpen is. Om de tijd tussen Burap 2 en het Jaarverslag te overbruggen wordt een Najaarsbrief opgesteld die informatief van karakter is. De Najaarsbrief is net als de Burap een rapportage op afwijking die wordt vorm gegeven in een informatieve brief. De Najaarsbrief volgt op Burap 2 en wordt gevolgd door het Jaarverslag. Inhoud In verband met de onderlinge vergelijkbaarheid van de P&C-producten wordt, zoals bij de beschrijving van de kadernota al geschetst, in principe een identieke indeling van die producten gevolgd. Conform hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit gelden de uitgangspunten: er is een programma-indeling, waarin doelstellingen, beleid en de kosten zijn weergegeven. Over de afwijkingen ten opzichte van de 3 W-vragen wordt gerapporteerd. Elk programma bestaat uit een overzicht van kerncijfers met een korte toelichting. Voor de Burap 1 en 2 en de Najaarsbrief geldt dat alleen over afwijkingen ten opzichte van het vorige vastgestelde P&C product wordt gerapporteerd. Voor wat betreft de inhoud gaat het om afwijkingen op de doelen en resultaten, maar wordt de voortgang gerapporteerd betreffende de prestatie-indicatoren. Planning 1 WS-wet art 101: het DB zendt de begroting binnen 2 weken na vaststelling, en uiterlijk 1 december aan GS van de provincie. 13

14 Burap wordt in de VV van 5 juni 2014 vastgesteld. Burap wordt in de VV van 25 september 2014 vastgesteld. Najaarsbrief 2014 wordt op 18 december 2014 aan de VV aangeboden. De samenstelling van Burap 2 (periode jan t/m juni) valt grotendeels samen met de schoolvakantie. Om die reden zullen met betrokken sleutelfunctionarissen uit de ambtelijke organisatie afspraken gemaakt moeten worden over verlof of vervanging. De planning zoals opgenomen in de bijlage dient als uitgangspunt Jaarverslaggeving Positie in de P&C-cyclus Jaarverslaggeving 2013 volgt op de begroting 2014, Burap 1 en Jaarverslaggeving 2013 wordt opgebouwd vanuit de begroting 2013 en de programma- en teamrapportages. Jaarverslaggeving 2013 wordt gevolgd door de Burap ; Kadernota 2015 Doel De jaarverslaglegging is het sluitstuk van de jaarlijkse planning en controlcyclus waarmee D&H aan de VV verantwoording aflegt over het door het college gevoerde bestuur 1. De jaarverslaggeving betreft een verantwoording over de bestede middelen en de bereikte resultaten ten opzichte van de begroting, waarbij rekening wordt gehouden met de bijstellingen vanuit de bestuurrapportages. De jaarverslaglegging wordt getoetst door de accountant. De accountant brengt een advies uit aan het bestuur, inclusief een oordeel over de kwaliteit en betrouwbaarheid en rechtmatigheid. De jaarrekening is verder van belang voor een aantal externe doelen zoals de opgave voor de berekening van het totale EMU-saldo en CBS statistieken. Ook moet de vastgestelde jaarrekening inclusief besluit uiterlijk 15 juli van het volgende jaar aan de toezichthouder (de provincie) zijn aangeboden Inhoud De indeling van jaarverslaglegging volgt de indeling van de programmabegroting. In het Waterschapsbesluit zijn verder vele wettelijke vereisten beschreven waaraan de verslaglegging moet voldoen. De volgende hoofdonderdelen zijn te onderscheiden: Het jaarverslag, met daarin opgenomen de programmaverantwoording en de financiële paragrafen 2. De jaarrekening, met daarin opgenomen: de exploitatierekening ingedeeld naar programma s, kostendragers en kosten- en opbrengstensoorten en de balans 3. Planning De jaarverslaglegging moet worden vastgesteld vóór de vaststelling van de Burap 1 en de kadernota, zodat de in de P&C-cyclus opeenvolgende documenten elkaar ook daadwerkelijk opvolgen. Voor 2014 is besloten dat de jaarrekening en het jaarverslag 2013 in de VV van 24 april 2014 zal worden behandeld. Dit betekent dat sprake is van een zeer krappe planning welke weinig ruimte laat voor afwijkingen. In het proces is ruimte voor de accountscontrole ingebouwd inclusief de rapportage aan D&H en VV. 3.5 P&C Handleiding & kalender 2014 Doel Duidelijkheid scheppen rond de P&C-cyclus. Inhoud 1 WS wet art WS besluit art t/m WS besluit art t/m

15 Werking en verantwoordelijkheden rond de P&C-cyclus benoemen, P&C-producten omschrijven, incusief planning van de afzonderlijke producten, en een jaarkalender. Planning Behandeling in D&H op 26 november 2013 Besluitvorming De handleiding wordt ingebracht in DMT voor het reguliere besluitvormingsproces richting D&H/VV en getoetst op haalbaarheid. De secretaris-directeur is verantwoordelijk voor het laten behandelen van het product in het college van D&H. Het college van D&H stelt de handleiding vast en legt deze ter informatie voor aan de VV. 3.6 Ambtelijke cyclus De P&C producten komen voort uit de ambtelijke cyclus van rapportage. In deze ambtelijke cyclus wordt vooralsnog maandelijks volgens een vastgesteld schema vanuit de teamrapportages uiteindelijk op afwijkingen op programmaniveau gerapporteerd en besproken in de diverse portefeuillehouders overleggen. De basis voor deze maandelijkse rapportages wordt gevormd door de vastgestelde jaarplannen. Vanuit de uitkomsten van de maandelijkse rapportages worden uiteindelijk de Burap 1 en 2, de Najaarsbrief en de jaarrekening vervaardigd Basis voor de rapportages Eenduidigheid tussen verschillende opvolgende rapportages. Van doel/resultaat tot programma en bestuurlijke producten: Gebaseerd op de indeling in programma s en programmalijnen van het WBP, zowel voor het inhoudelijke werk als voor de meer organisatorische zaken. Uitgaan van de basisgegevens uit de standaardoverzichten, die via Business Objects kunnen worden gegenereerd uit GIDS of verstrekt via Persmaster. Hieronder worden de diverse producten kort toegelicht Jaarplannen Doel Het jaarplan geeft aan welke activiteiten een resultaatverantwoordelijke uitvoert om uitvoering te geven aan programmadoelstellingen. Het jaarplan is de basis voor de Programmabegroting. Inhoud Omschrijving van de activiteiten per programma en voor het team, inclusief de tijd en de middelen die daarvoor nodig zijn. Het jaarplan maakt ook duidelijk wie binnen het team welke activiteiten uitvoert en speelt daarmee een belangrijke rol in de PVB-cyclus van de medewerkers. Het jaarplan gaat ook in op het PIOFAH gedeelte van het team. Planning Op te leveren voorafgaand aan de programmabegroting Teamrapportages en Programmarapportages Doel De resultaatverantwoordelijken zijn teamleiders en opdrachtgevers. Middels teamrapportages rapporteert een resultaatverantwoordelijke op de voortgang van resultaten en middelen. Middels programmarapportages rapporteren doelverantwoordelijken over voortgang ten aanzien van doelrealisatie. De teamrapportage bestaat uit: 15

16 De voortgang op programmadoelstellingen, resultaten en prestatie-indicatoren. De uitputting van exploitatiebudgetten De voortgang op investeringsprojecten (indien van toepassing) De voortgang ten aanzien van PIOFAH De programmarapportage bestaat uit: De voortgang algemeen De voortgang per programmalijn met daarin ten minste de prestatie-indicatoren Een vermelding van (nieuwe ontwikkelingen in) risico s De aandachtspunten voor de portefeuillehouder Overzichten van de exploitatiebudgetten op programmalijn Overzichten van de investeringsprojecten op programmalijn en vervolgens op fase. Een toelichting van projecten/budgetten die afwijken van de planning. Bij de rapportage ten behoeve van de bestuursrapportages (Burap 1, 2 en de Najaarsbrief) wordt dit geleverd: 1. De afwijkingen op alle relevante programmadoelstellingen en resultaten. 2. Een voorspelling van de uitputting van begrotingsposten aan het jaareinde. 3. De voortgang betreffende de prestatie-indicatoren 4. De actualisatie van risico s Bij de laatste rapportage van het jaar wordt voor het jaarverslag geleverd: De realisatie van de programmadoelstellingen, resultaten en prestatie-indicatoren van het lopende jaar en een financiële toelichting op de bestede middelen. Planning De teamrapportages worden maandelijks gemaakt. De programmarapportages worden gemaakt over de maanden februari, april, mei, augustus, oktober en november Over januari en juli wordt niet gerapporteerd, voor de overige maanden wordt een Burap, Najaarsbrief of Jaarverslag gemaakt Concernrapportage Doel Informatieve voortgangsrapportage op concernniveau voor alle programma s over investeringen en exploitatie ten behoeve van de secretaris-directeur en DMT. Inhoud Rapportage op totaalniveau voor de onderdelen investeringen en exploitatie. Planning De concernrapportage wordt maandelijks ter beschikking gesteld in de maanden waarin ook programmarapportages worden gemaakt Schema raportages (onder voorbehoud van lopende ontwikkelingen) Voor de de maandelijkse rapportages, de behandeling in de diverse pfo s en de aansluiting op de P&C producten is onderstaand schema van toepassing. Er is aangegeven op welke data de producten van het DMT t/m de VV worden behandeld. Voor de programmarapportages geldt, dat de rapportage over de aangegeven maand wordt gemaakt. 16

17 Prog. Rap. Prog. Rap. Prog. Rap. Prog. Rap. Prog. Rap. Prog. Rap. Jan. Feb. Maart April Mei Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Jaarverslag 13 DMT 19 PFO s Vóór 5 D&H 4 Com. 8 VV 24 Burap 1 14 DMT 2 PFO s Vóór 16 D&H 29 Com. 20 VV 5 Burap 2 14 DMT 23 PFO s Vóór 6 D&H 19 Com. 9 VV 25 Najaarsbrief 14 DMT 15 PFO s Vóór 29 D&H 25 Com. 2 VV 18 Kadernota 15 DMT 30() PFO s Vóór 14 D&H 27 Com. 24 VV 10 Begroting 15 DMT 17 PFO s Vóór 1 D&H 14 Com. 4 VV 20 Jaarplannen 1 17

18 18